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Tipo de Norma: Procedimiento
Nombre: Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y
posgrado de la MaD, Inglés, Competencias Específicas y
Validación de Conocimientos.
Código: VAD PR 23 2017 VOl
Nombre
Elaboración Mtro. Luis Moneada
Elaboración lng. Carmen Agi la
Proponente Mgtr. María Paula
Espinosa
Revisión Ab. Cristina
Jurídica Luzuriaga
Aprobación Mgtr. Ramiro
Cárdenas
Manifestación de conformidad
Cargo
Director de Calidad y
Centros Universitarios
Administrativo Depto.
Mejora Continua
Dirección de Operaciones
Abogada/Procuraduría
Vicerrector de Administrativo
Fecha
,,.,.-"
07/0 {2017
07
07/07/2017
10/07/2017
11/07/2017
Para la revisión y aprobación de este Proceso, han manifestado su conformidad con el texto del mismo, así como de los anexos que lo conforman, las personas abajo firmantes:
Nombre Cargo Fecha Firma
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Dr. Santiago Acosta Vicerrector Académico
Dra. Rosario De Rivas Vicerrectora MAD 11/07/2017
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Tipo de Norma: Procedimiento
Nombre: Gestionar informe de evaluacíones presenciales de grado y
posgrado de la MaD, Inglés, Competencias Específicas y
Validación de Conocimientos.
Código: VAD_PR_23_2017_V01
Nombre
Elaboración Mtro. luis Moneada
Elaboración lng. Carmen Agila
Cargo
Director de Calidad y Centros Universitarios
Administrativo Depto. Mejora Continua
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Fecha
07/07/2017
p . 1 Mgtr. María Paula roponente E . Dirección de Operaciones 07 /07 /2017
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Revisi~~-~. Cristina Jurídica 1 A~uzuriaga
Manifestación de conformidad
Para la revisión y aprobación de este Proceso, han manifestado su conformidad con el texto del mismo, así como de los anexos que lo conforman, las personas abajo firmantes:
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Dr. Santiago Acosta Vicerred:pr; Académico 11/07/2017 ' -...
Dra. Rosario De Rivas Vicerre~tora MAD 11/07/2017
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1 OBJETIVO
EVALUACIONES PRESENCIALES
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Código: VAD_PR_23_2017 _ V01
Fecha a robación
de 11/07/2017
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Gestionar informe de evaluaciones presenciales en físico y en línea de los estudiantes,
que, por novedades en los procesos Académicos u Operativos, no fueron evaluados en
las fechas establecidas en el calendario académico.
2 ALCANCE
El presente documento está dirigido a los estudiantes de grado y posgrado de la MaD,
inglés, competencias específicas y validación de conocimientos.
El procedimiento comprende identificar la novedad suscitada, registrarla en el reporte,
entregar el reporte en el centro universitario, la validación de la información y registro
del trámite en el STA, la emisión de la resolución del trámite y finalmente el envío a los
diferentes actores para conocimiento, generación de evaluaciones y preparación de la
logística.
3 TERMINOLOGÍA, DEFINICIÓN Y SÍMBOLOS
STA: Sistema de Trámites académicos. OIG: Oficina de Información y Gestión
Mgtr. María Revisión Proponente Paula
Jurídica Ab. Cristina Luzuriaga
Espinosa
Cargo Dirección de
Cargo Abogada/Procuraduría Operaciones
Aprobación Mgtr. Ramiro Cárdenas
Cargo Vicerrector de Administrativo
4 DESCRIPCIÓN.
EVALUACIONES PRESENCIALES
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Código: VAD_PR_23_2017 _V01
de Fecha a robación
11/07/2017
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4.1 PROCEDIMIENTO: Gestionar informe de los procesos académicos y operativos con evaluaciones presenciales de la MAD, Inglés, Competencias específicas y Validación de conocimientos.
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Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Fecha a robación
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de 11/07/2017
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1.1 4.2 PROCEDIMIENTO: Gestionar informe de problemática general causada en la logística del proceso de evaluaciones presenciales de la MAD, Inglés, Competencias específicas y Validación de conocimientos.
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Mgtr. María Revisión
Aprobación Mgtr. Ramiro Proponente Paula
Jurídica Ab . Cristina Luzuriaga Cárdenas
Espinosa
Cargo Dirección de
Cargo Abogada/Procuraduría Cargo Vicerrector de
Operaciones Admi R-istrativo
EVALUACIONES PRESENCIALES
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
2 DESCRIPCIÓN.
Código: VAD_PR_23_2017 _V01
Fecha a robación
de 11/07/2017
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5.1 PROCEDIMIENTO: Gestionar informe de los procesos académicos y operativos con evaluaciones presenciales de la MAD.
5.1.1 Gestionar informe del proceso académico con evaluaciones presenciales de la MAD.
#
1.
2.
3.
4.
s.
6.
Actividad Responsable de actividad
Informar la novedad Estudiante académica
Entregar formulario de Docente problemática evaluador estudiantil
Registrar novedad en el reporte de problemática estudiantil
Estudiante
Entregar reporte Docente
de problemática evaluador
estudiantil
Registrar SSEE de problemática sede estudiantil centros
la o
en el STA universitarios
Revisar, validar trámite y registrar Secretaria de casos en el titulación reporte
Mgtr. María Revisión
Proponente Paula Jurídica Espinosa
Cargo Dirección de
Cargo Operaciones
Descripción
Al identificar la novedad académica suscitada, el estudiante debe informar al docente evaluador de forma inmediata durante el evento de evaluación .
El docente evaluador debe entregar el formulario de problemática estudiantil para que el estudiante registre la novedad académica detectada. (Anexo 1)
El estudiante debe registrar en el reporte de problemática estudiantil, la novedad presentada en el evento de evaluación y
entregar al docente evaluador.
El docente evaluador entrega el reporte de la problemática estudiantil al coordinador del centro universitario. En caso de OIG entrega al Coordinador Zonal.
SSEE de la sede o centros universitarios registran el trámite en el STA desde el tipo de trámite "Solicitudes por Evaluaciones Presenciales" y subtipo "Solicitudes Académicas por Evaluaciones Presenciales".
La secretaria de titulación revisa los trámites ingresados por el subtipo de trámite "Solicitudes Académicas por Evaluaciones Presenciales". Valida con el docente que el trámite proceda. Registra en el reporte de estudiantes por novedades con evaluaciones presenciales
Controles
1 día
1 día
2 días
Aprobación Mgtr. Ramiro Ab. Cristina Luzuriaga Cárdenas
Abogada/Procuraduría Cargo Vicerrector de Administrativo
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Código: VAD_PR_23_2017 _V01
Fecha a robación
de 11/07/2017
7.
8.
9 .
10.
Presentar reporte Secretaria de de casos titulación
Consolidación,
Validación y firma de casos
Secretaria Líder
Enviar reporte de Secretaria casos autorizados Líder
Aplicar lineamientos y Secretarias emitir respuesta de titulación al trámite
Proponente
Cargo
Mgtr. María Paula
Espinosa Dirección de Operaciones
Revisión Jurídica
Cargo
Página
MaD, los casos con la respuesta del docente. (Anexo 2)
La secretaria de titulación presenta el reporte de casos a la secretaria líder para validación final con el vicerrectorado MaD.
La secretaria líder con la aprobación de la Coordinación de Titulación, consolida los
reportes de su área en un solo documento, valida los casos autorizados y no autorizados con Responsable de Sistema de Estudio -Vicerrectorado MaD.
Ambas partes deberán firmar el documento. (Anexo 3)
La secretaria líder envía el informe de casos
autorizados y resolución a los siguientes
departamentos: l. A las secretarias de titulación de su área
para que procedan a contestar los trámites,
2. Centro de Evaluaciones para impresión
de evaluaciones, 3. Vicerrectorado de la MAD; Posgrados,
Unidad Operativa de Cursos de
Formación, Reconocimiento de
Estudios para conocimiento, 4. Dirección de Operaciones-Área de
Planificación para logística de aulas y
docentes; y 5. Departamento de Mejora Continua
para seguimiento y control.
Las secretarias de Titulación emiten la respuesta en el formato de contestación al trámite indicando la resolución de acuerdo a los lineamientos para procesos académicos y operativos de evaluaciones presenciales, establecidos por la MaD. (Anexo 4 y 5)
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2 días
Aprobación Ab. Cristina ~uzuriaga
Mgtr. Ramiro Cárdenas
Abogada/Procuraduría Cargo Vicerrector de Administrativo
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Especificas y Validación de Conocimientos
Fecha a robación
Página
de 11/07/2017
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Aplicar lineamientos y Centro de emitir respuesta Evaluaciones al trámite
Imprimir evaluaciones
Enviar cuadro de casos autorizados
Realizar va lidación final
Recibir notificación
Centro de Evaluaciones
Centro de Evaluaciones
SSEE de la sede o centros universitarios
Estudiante
Mgtr. María Revisión Proponente Paula Jurídica
Espinosa
Cargo Dirección de
Cargo Operaciones
con Responsable de Sistema de Estudio -Vicerrectorado MaD. Ambas partes deberán firmar el documento. (Anexo 3)
Responsable del centro de evaluaciones emite la respuesta en el formato de contestación al trámite indicando la resolución de acuerdo a los lineamientos para ·procesos académicos y operativos de evaluaciones presenciales, estab.lecidos por la MaD. (Anexo4y5)
Responsable del centro de evaluaciones imprime evaluaciones de casos autorizados.
Responsable del centro de evaluaciones envía el informe de casos autorizados y
resolución a los siguientes departamentos:
l. Vicerrectorado de la MAD; Posgrados, Titulaciones, Unidad Operativa de Cursos de Formación, Reconocimiento de Estudios para conocimiento,
2. Dirección de Operaciones-Área de Planificación para logística de aulas y
docentes; y
3. Departamento de Mejora Continua para seguimiento y control.
SSEE de la sede o centros universitarios realiza la validación final del trámite para informar de la resolución al estudiante.
Estudiante recibe la respuesta a su trámite en el formato de contestación. (Anexos)
2 días
2 días
Aprobación Mgtr. Ramiro Ab. Cristina Luzuriaga Cárdenas
'·~ :r 1 UIP.L Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Fecha a robación
de 11/07/2017
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5.2 PROCEDIMIENTO: Gestionar informe de problemática general causada en la logística del proceso de evaluaciones presenciales.
#
1.
2.
Actividad
Identificar novedades
Registrar en
Responsable de actividad
Docente Evaluador
problemática Docente evaluador general
Entregar reporte 3. de problemática Docente evaluador
general
4.
s.
6.
7.
8 .
Enviar problemática general
Revisar y
segmentar problemática
Elaborar y
enviar informe de problemática
Anal izar problemática y
tomar acciones correctivas
Elaborar y
enviar Informe final
Coordinador Zonal
Gestora Operativa
Gestora Operativa
Vicerrectorado de Modalidad Abierta y a Distancia
Vicerrectorado de Modalidad Abierta y a Distancia
Mgtr. María Revisión Proponente Paula
Jurídica Espinosa
Cargo Dirección de Cargo Operaciones
Descripción
Identifica las novedades suscitadas en la logística del proceso de evaluaciones presenciales.
El docente debe registrar en el reporte de problemática general, las novedades detectadas en la logística del proceso de evaluaciones presenciales. (Anexo 6)
El docente evaluador entrega el reporte de problemática general al Coordinador Zonal.
El Coordinador Zonal envía la problemática general unificada a Gestora Operativa - Dirección de Operaciones.
Revisa la problemática generada en la logística del proceso de evaluaciones presenciales. Segmenta por tipo de problemática para enviar el informe.
Elabora el informe basado en la problemática generada en la logística del proceso de evaluaciones presenciales. Envía mediante oficio el informe de problemática al Vicerrectorado de la Modalidad Abierta y a Distancia. Analiza y toma medidas correctivas en base al informe de problemática genera l suscitado en la logística de evaluaciones presenciales por evento académico. Elabora el informe final en base a la problemática generada y a las acciones correctivas implementadas por evento académico.
Controles
2 días laborables
5 días laborables
1 día laborable
2 días laborables
Aprobación Mgtr. Ramiro Ab. Cristina Luzuriaga Cárdenas
Abogada/Procuraduría Cargo Vicerrector de Administrativo
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Específicas y Validación de Conocimientos
Fecha a robación
Página
de 11/07/2017
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Anexo 4: lineamientos para procesos académicos y operativos de evaluaciones presenciales, modalidad a distancia.
a. El estudiante deberá informar al docente la novedad generada con las evaluaciones presenciales durante el evento de evaluación, en los siguientes casos:
l. En el proceso académico
.!' Los contenidos no corresponden a las guías y/o libros .
.!' Preguntas mal formuladas .
.!' Duplicidad de preguntas.
2. En el proceso operativo
.!' No llegaron las evaluaciones presenciales .
.!' Le llegó evaluación que correspondía a otro parcial.
.!' Le llegó evaluación incompleta .
.!' El alumno no consta en el listado.
b. La fecha establecida para registrar el trámite en el STA, es hasta 2 días laborables después del evento académico.
c. No se aceptan casos de semestres o eventos anteriores a las fechas establecidas.
d. Los estudiantes de Grado, Postgrado, Competencias Específicas, Inglés y Validación de Conocimientos que presenten novedades en las evaluaciones presenciales deben acogerse a lo siguiente:
l. Evaluaciones del primer parcial / semestre: El estudiante debe rendir las primeras evaluaciones en fechas calendarizadas para las segundas evaluaciones.
2. Evaluaciones del segundo parcial/semestre: El estudiante debe rendir las segundas evaluaciones en fechas calendarizadas para la evaluación final.
3. Evaluación final: El estudiante deberá rendir las evaluaciones finales en fechas calendarizadas para un evento académico posterior.
e. Al tratarse de una inconsistencia académica u operativa que afecte a más de un estudiante en el mismo componente, se debe notificar formalmente la resolución ~ .
tomada de acuerdo a cada caso. V/
Mgtr. María Revisión
Aprobación Mgtr. Ramiro Proponente Pau la
Jurídica Ab. Cristina Luzuriaga Cárdenas
Espinosa
Cargo Dirección de Cargo Abogada/Procuraduría
Cargo Vicerrector de Operaciones Administrativo
EVALUACIONES PRESENCIALES
Gestionar informe de evaluaciones presenciales de grado y posgrado de la MaD, Inglés, Competencias
Especificas y Validación de Conocimientos
Código: VAD _PR_23_2017 _ V01
11/07/2017 Fecha a robación
de
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f. El tiempo de respuesta de este trámite en el STA, es hasta 10 días laborables después de cada evento académico.
Anexo 5: Formato para respuesta al trámite.
CONTESTACIÓN AL TRÁMITE DE SOLICITUDES POR EVALUACIONES PRESENCIALES - MAD