Tinjauan Mutu Pada PT. XYZ Berdasarkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 1 st Farida Risqi Nur Safitri Departemen Teknik Sistem Dan Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Indonesia [email protected]2 nd Sri Gunani Partiwi Departemen Teknik Sistem Dan Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Indonesia [email protected]merupakan perusahaan industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). Saat ini PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018. Perusahaan belum melakukan re-sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015 menggunakan AS/NZS 4360:2004, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dengan gap analysis berupa self- assessment checklist dan untuk mengetahui seberapa besar kesiapan perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Risiko yang ada di PT. XYZ dari 15 proses yang dilakukan berjumlah 54 risiko. Persentase tinjauan mutu PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015 sebesar 58,51% atau dengan kata lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Kata Kunci—ISO 9001:2015, Risk Based Thinking, Gap Analysis, Self- Assessment Checklist, AS/NZS 4360:2004. Sektor pengadaan listrik termasuk dalam industri yang mengalami pertumbuhan secara dinamis, dengan menyumbang 0,97% PDB Indonesia, sedangkan ketika tersebut digabungkan dengan pengadaan gas maka akan mencapai 5,47% PDB Indonesia [1]. Sektor tersebut terus mengalami pertumbuhan tiap tahunnya, hal ini mengindikasikan kebutuhan listrik semakin besar. Hal ini berbanding lurus dengan semakin ketatnya persaingan yang terjadi antara perusahaan kontraktor listrik sebagai rekanan dari PT. PLN (Persero) untuk mewujudkan tersedianya kebutuhan konsumsi listrik. Untuk menghadapi persaingan tersebut, maka perusahaan kontraktor listrik dituntut untuk memberikan service yang terbaik kepada konsumen termasuk kepada PLN dengan memberikan kualitas/ mutu pelayanan yang terbaik. Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan memiliki kualifikasi yang menjanjikan yang bisa ditawarkan ke konsumen, yaitu dengan pengadopsian dan pengimplementasian program peningkatan kualitas secara efektif dalam bentuk sertifikasi standar ISO 9001 mengenai Sistem Manajemen Mutu. PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan kontraktor listrik yang berdiri sejak tahun 2014. Bidang pekerjaan PT. XYZ adalah industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018, hal ini mengakibatkan menurunnya jumlah proyek yang diterima oleh PT. XYZ, hal ini disebabkan berkurangnya rasa percaya klien kepada perusahaan karena belum memiliki sertifikat ISO 9001:2015, dan juga ada beberapa keluhan dari klien mengenai mutu layanan perusahaan. Hal yang harus dilakukan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah dengan membuat perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan mutu perusahaan dalam kondisi saaat ini. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dan untuk mengetahui kekurangan persyaratan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Gap Analysis berupa self-assessment checklist digunakan pada penelitian ini untuk melakukan tinjauan mutu pada perusahaan, penelitian ini juga melakukan analisis risiko dikarenakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 memiliki pembaruan berupa risk based thinking oleh karena itu penelitian ini menggunakan AS/NZS 4360:2004 untuk melakukan analisis risiko perusahaan. A. Diagram Alir Penelitian Diagram alir penelitian menggambarkan keseluruhan tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian, berikut merupakan diagram alir penelitian yang dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini. TP-41 Abstrak— Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ yang I. PENDAHULUAN II. METODOLOGI PENELITIAN
7
Embed
Tinjauan Mutu Pada PT. XYZ Berdasarkan Sistem Manajemen ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Sektor pengadaan listrik termasuk dalam industri yang
mengalami pertumbuhan secara dinamis, dengan menyumbang
0,97% PDB Indonesia, sedangkan ketika tersebut digabungkan
dengan pengadaan gas maka akan mencapai 5,47% PDB
Indonesia [1]. Sektor tersebut terus mengalami pertumbuhan tiap
tahunnya, hal ini mengindikasikan kebutuhan listrik semakin
besar. Hal ini berbanding lurus dengan semakin ketatnya
persaingan yang terjadi antara perusahaan kontraktor listrik
sebagai rekanan dari PT. PLN (Persero) untuk mewujudkan
tersedianya kebutuhan konsumsi listrik. Untuk menghadapi
persaingan tersebut, maka perusahaan kontraktor listrik dituntut
untuk memberikan service yang terbaik kepada konsumen
termasuk kepada PLN dengan memberikan kualitas/ mutu
pelayanan yang terbaik. Salah satu upaya yang bisa dilakukan
adalah dengan memiliki kualifikasi yang menjanjikan yang bisa
ditawarkan ke konsumen, yaitu dengan pengadopsian dan
pengimplementasian program peningkatan kualitas secara
efektif dalam bentuk sertifikasi standar ISO 9001 mengenai
Sistem Manajemen Mutu.
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan kontraktor listrik yang berdiri sejak tahun 2014. Bidang pekerjaan PT. XYZ adalah industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018, hal ini mengakibatkan menurunnya jumlah proyek yang diterima oleh PT. XYZ, hal ini disebabkan berkurangnya rasa percaya klien kepada perusahaan karena belum memiliki sertifikat ISO 9001:2015, dan juga ada beberapa keluhan dari klien mengenai mutu layanan perusahaan. Hal yang harus dilakukan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah dengan membuat perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan mutu perusahaan dalam kondisi saaat ini. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dan untuk mengetahui kekurangan persyaratan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Gap Analysis berupa self-assessment checklist digunakan pada penelitian ini untuk melakukan tinjauan mutu pada perusahaan, penelitian ini juga melakukan analisis risiko dikarenakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 memiliki pembaruan berupa risk based thinking oleh karena itu penelitian ini menggunakan AS/NZS 4360:2004 untuk melakukan analisis risiko perusahaan.
A. Diagram Alir Penelitian
Diagram alir penelitian menggambarkan keseluruhan
tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian, berikut
merupakan diagram alir penelitian yang dapat dilihat pada
Gambar 1 berikut ini.
TP-41
Abstrak— Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ yang
I. PENDAHULUAN
II. METODOLOGI PENELITIAN
B. Studi Lapangan dan Literatur
Studi lapangan merupakan langkah awal yang dilakukan
untuk survey di PT. XYZ dan didapatkan infromasi bahwa PT.
XYZ belum melakukan sertifikasi ISO 9001:2015, hal ini
dikarenakan sumber daya manusia (karyawan) yang ada di
PT.XYZ belum sepenuhnya menerapkan dan melakukan
prosedur seperti yang ada dalam ISO 9001, belum dilakukannya
perbaruan ke ISO 9001:2015 juga mengakibatkan penurunan
jumlah proyek yang didapat oleh PT.XYZ. Literatur yang
digunakan berasal dari buku, jurnal, artikel, internet dan
berbagai literatur lain yang dapat memberikan informasi serta
pengetahuan guna menunjang penelitian, baik yang terbaru
ataupun penelitian- penelitian terdahulu.
C. Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer
yang diperoleh dengan cara melakukan brainstorming atau
bagian administrasi dan tenaga ahli kelistrikan PT. XYZ. Pada
tahap penilaian risiko juga menggunakan metode wawancara
semi terstruktur dengan SDM atau pegawai yang pernah
megalami risiko tersebut, sekedar melihat atau terlibat dalam
risiko- risiko yang sudah diidentifikasi pada tahap sebelumnya,
penilaian risiko berdasarkan nilai L (likelihood) dan C
(consequence). Matriks analisis risiko secara kualitatif yang
digunakan dapat dilihat pada Tabel I [2] berikut ini.
Likelihood
Consequences
Insignificant 1
Minor 2
Moderate 3
Major 4
Catastrophic 5
A (Almost
Certain) H H E E E
B (Likely) M H H E E
C
(Possible) L M H E E
D (Unlikely)
L L M H E
E (Rare) L L M H H
Keteranngan:
E (Extreme) : Diperlukan tindakan dengan segera
H (High) : Diperlukan perhatian dari manajemen senior
M (Moderate) : Tanggung jawab harus ditentukan
L (Low) : Dikelola dengan prosedur rutin yang ada
Tahap kedua yang dilakukan adalah melakukan tinjauan mutu yaitu dengan pengukuran gap analysis (self-assessment checklist) sebelum dilakukan perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, yang digunakan untuk melakukan identifikasi gap antara prosedur yang tertulis dengan proses berdasarkan persyaratan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, memberikan gap analysis checklist tersebut kepada pihak- pihak perusahaan yang dijadikan narasumber atau informan. Tabel II merupakan scoring yang digunakan sebagai indikator penilaian [3] dan Tabel III merupakan range yang digunakan pada pengukuran kesiapan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 untuk melihat hasil kesenjangan dalam gap analysis [4], kedua tabel tersebut dapat berubah setelah dilakukan proses brainstorming dengan pihak perusahaan, karena adanya penyesuaian dengan kondisi perusahaan.
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
TP-42
TABEL I. MATRIKS ANALISIS RISIKO KUALITATIF
TABEL II. INDIKATOR PENILAIAN
Score Keterangan
1 Jika organisasi/ perusahaan tidak memahami apa yang mereka
butuhkan dan tidak melakukan hal tersebut
2 Jika organisasi/ perusahaan memahami pentingnya kegiatan
tersebut, tetapi tidak melakukannya
3
Jika organisasi/ perusahaan memiliki dokumen terkait kegiatan tersebut, tetapi masih juga belum menerapkan atau melakukan
tetapi tidak ada catatan mengenai itu
4 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan tersebut tetapi tidak dilakukan secara konsisten
5 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan dengan baik dan
melakukannya secara konsisten
Range Keterangan
75%-100% Tingkat kesiapan organisasi tinggi (sudah siap) untuk
melengkapi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
50%-74%
Tingkat kesiapan organisasi sedang atau masih butuh
adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2015
1%-49%
Tingkat kesiapan organisasi rendah atau masih sangat
membutuhkan perbaikan, karena kondisi organisasi masih berbeda jauh dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Untuk mendapatkan persentase seperti pada Tabel V digunakan rumus (1) sebagai berikut.
Persentase Klausul = Skor Checklist
Skor Maksimum x 100% (1)
Keterangan:
Skor Checklist = Hasi penilaian tiap klausul (sesuai hasil
observasi)
Skor Maksimum = Total nilai maksimum tiap klausul yang
diharapkan oleh perusahaan (sesuai kesepakatan)
Memberikan daftar rancangan dokumen sebagai
rekomendasi yang harus dipenuhi, dibuat atau diperbarui oleh
PT. XYZ berdasarkan persyaratan yang ada pada klausul ISO
9001:2015 dan kemudian memberikan rekomendasi yang harus
dilakukan oleh PT. XYZ pada klausul yang memiliki nilai
persentase di bawah 75%
E. Penutup
Kesimpulan yang akan diambil berdasarkan hasil penelitian
yang telah dilakukan dan juga menjawab dari tujuan penelitian,
serta saran yang diberikan untuk penelitian yang akan datang
yang memiliki bahasan yang sama dengan penelitian ini.
A. Analisis Risiko PT. XYZ
Manajemen risiko perusahaan yang dilakukan di PT. XYZ
pada tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko. setelah
dilakukan identifikasi didapatkan hasil yang dapat dilihat pada
Tabel IV berikut
TABEL IV. REKAP HASIL IDENTIFIKASI RISIKO PT. XYZ
No. Proses/ Kegiatan Risiko
1. Mendapatkan informasi
tentang tender proyek baru
Proyek mengalami kegagalan atau berhenti di tengah jadwal
pengerjaan
2. Pemilihan tender proyek
yang akan diikuti
Mengalami kekalahan ketika mengikuti tender
Menghabiskan waktu, tenaga dan
uang
Kehilangan kesempatan dalam mengikuti tender proyek yang lain
Kehilangan kesempatan dalam
mendapatkan proyek yang lebih
sesuai dengan perusahaan
3.
Pembuatan proposal
(termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan
mengisi dokumen
penawaran
Mata lelah dan terjadi gangguan
penglihatan
Terjadi kesalahan dalam
pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian
dokumen
Terjadi kesalahan dalam
pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian
dokumen
Mengalami low back pain
Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan
Hilang fokus
Rasa sakit pada bagian tubuh yang
tersetrum
Hilang kesadaran (pingsan)
4. Pengajuan proposal penawaran
Tidak terkirim atau tidak masuk
dalam system perusahaan yang
mengadakan tender
Keterlambatan pengajuan (terlewat
dari waktu yang sudah ditentukan)
Pengajuan tidak diterima
Tidak menang dalam lelang (tidak mendapatkan proyek)
5. Perencanaan dan
penjadwalan proyek
Terjadi keterlambatan pengerjaan
dan penyelesaian proyek
6. Pembuatan skema kelistrikan
Membuat ulang skema
Petugas lapangan tidak memahami skema yang telah diuat
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
7. Pemilihan alat dan material
untuk instalasi listrik
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
8. Pemilihan supplier material
untuk instalasi listrik
Terjadi kendala pada aktivitas
proyek
Terjadi penurunan kualitas hasil
proyek
Mencari dan menjalin kerja sama
dengan supplier baru
9.
Pemesanan/ pembelian alat
dan material untuk instalasi
listrik kepada supplier
Memesan alat dan material
pengganti
Memesan alat dan material di
supplier yang lain
Memesan alat dan material dengan
jumlah dan spesifikasi yang tidak sesuai
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
TABEL III. RANGE PERSENTASE PENILAIAN
TP-43
ini menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
No. Proses/ Kegiatan Risiko
10. Penerimaan alat dan material
instalasi listrik dari supplier
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Menerima alat dan material dengan
jumlah dan spesifikasi yang tidak
sesuai
Alat dan material disimpan dengan posisi yang tidak semestinya
Terjadi cidera
11.
Pembayaran alat dan
material instalasi kepada supplier
Over budgeting pada rencana
keuangan perusahaan
12. Proses instalasi listrik
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Tersterum/ tersengat aliran listrik
Cidera ringan sampai berat, bahkan
bias menyebabkan kematian
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Terjadi kendala pada aktivitas
proyek
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Pemasangan instalasi tidak sesuai
13. Melakukan evaluasi dari
hasil instalasi listrik
Hasil evaluasi tidak sesuai dengan
yang ada di lapangan
14. Pembuatan laporan
keuangan perusahaan
Terjadi kesalahan pengetikan atau perhitungan
Kesalahan dalam perencanaan
keuangan untuk masa yang akan datang
Laporan keuangan tidak sesuai
dengan kenyataan (kurang detail)
15. Melakukan evaluasi kinerja
karyawan perusahaan
Evaluasi kinerja karyawan tidak sesuai dengan kenyataan
Ketidaksesuain dalam pemberian
bonus dan apresiasi kepada
karyawan
Dari hasil identifikasi risiko didapatkan total 54 risiko dari
15 proses yang dilakukan di PT. XYZ, kemudian dilakukan
penilaian risiko pada setiap risiko tersebut, Tabel V berikut ini
merupakan contoh hasil penilaian risiko pada proses pembuatan
proposal (termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan
mengisi dokumen penawaran.
TABEL V. CONTOH HASIL PENILAIAN RISIKO PT. XYZ
Risiko L C Keterangan
Mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan B 2 High
Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low
Mengalami low back pain C 2 Medium
Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan
E 2 Low
Hilang fokus C 1 Low
Rasa sakit pada bagian tubuh yang tersetrum C 2 Medium
Hilang kesadaran (pingsan) D 2 Low
Dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan oleh PT. XYZ
terdapat 54 risiko dengan 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7
risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Proses atau kegiatan
yang dilakukan PT. XYZ yang memiliki risiko paling banyak
adalah proses pembuatan proposal yang termasuk juga
perencanaan dan penjadwalan proyek serta pengisian dokumen
penawaran. Proses tersebut memiliki 7 risiko dengan tingkatan
low, 2 risiko dengan tingkatan medium dan 1 risiko dengan
tingkatan high, adapun risiko yang memiliki tingkatan high
tersebut adalah mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan, hal
ini dikarenakan beberapa karyawan mengeluh bahwa matanya
mengalami kelelahan dan gangguan, serta harus dilakukan
pertolongan pertama dan tentunya hal tersebut sangat
mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut, oleh karena itu
diperlukan perhatian yang lebih lagi dari pihak perusahaan
untuk mengatasi atau setidaknya memitigasi risiko tersebut.
Rekomendasi yang dapat diberikan untuk memitigasi terjadinya
risiko tersebut adalah dengan mengatur jarak pandang mata ke
layar komputer, mengatur durasi dalam penggunaan komputer,
dan mengatur pencahayaan komputer. Jarak pandang mata ke
layar komputer yang baik menurut Occupational Safety and
Health Assocoation (OSHA) adalah 46-61 cm atau yang ideal
sekitar 50,80 cm [5]. Durasi penggunaan komputer juga akan
berpengaruh pada kelelahan mata [6], oleh karena itu mata juga
perlu beristirahat setidaknya selama 5 menit setelah menatap
layar komputer selama 30 menit. Pengaturan pencahayaan yang
sesuai standar adalah sebesar 300 lux untuk ruangan
perkantoran yang menggunakan komputer, hal ini sesuai
dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 Tahun 2002
mengenai Persyaratan Lingkungan Kerja dan Industri, serta
pengaturan visual display dari layar komputer berupa resolusi
dan kekontrasan juga diperlukan [7].
B. Tinjauan Mutu PT. XYZ
Tinjauan mutu dilakukan menggunakan wawancara
terstruktur dengan menggunakan self- assessment checklist.
Self- assessment checklist yang diberikan kepada pihak
perusahaan (direktur utama perusahaan) berisi 65 pertanyaan
yang sesuai dengan setiap klausul yang ada pada ISO
9001:2015. Pengisian pertanyaan- pertanyaan tersebut
didasarkan pada kondisi perusahaan saat ini yang dengan cara
pemeriksaan dokumen- dokumen yang terkait serta melakukan
observasi lapangan tentang implementasi dokumen- dokumen
tersebut, sedangkan untuk penilaian didasarkan pada Tabel II
dan Tabel III. Dari hasil pengisian self- assessment checklist
yang sudah dilakukan oleh pihak perusahaan, didapatkan hasil
yang dapat dilihat pada Tabel VI berikut.
TABEL VI. HASIL TINJAUAN MUTU PT. XYZ BERDASARKAN
KLAUSUL ISO 9001:2015
Klausul Skor
Checklist
Skor
Maksimal Persentase
(4) Konteks
Organisasi 15 25 60%
(5) Kepemimpinan 14 25 56%
(6) Perencanaan 14 25 56%
(7) Dukungan 38 70 54,28%
(8) Operasi 70 120 58,33%
(9) Evaluasi Kerja 24 40 60%
(10) Peningkatan 13 20 65%
Rata- rata 187 325 58,51%
Dari Tabel VI di atas hasil persentase yang dihitung
menggunakan persamaan 1 menunjukkan bahwa pemenuhan
kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan
klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata
TP-44
lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, jadi perusahaan
butuh beberapa rekomendasi dan pemenuhan dokumen yang
belum dimiliki oleh perusahaan yang sesuai dengan ISO
9001:2015.
C. Usulan Rancangan Dokumen
Rencana perbaikan yang diberikan kepada PT. XYZ adalah
dengan memenuhi dokumen sesuai syarat atau klausul yang ada
pada ISO 9001:2015, berdasarkan hasil self- assessment
checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak
perusahaan, maka didapatkan beberapa dokumen yang harus
dipenuhi oleh PT. XYZ dapat dilihat pada Tabel VII berikut.
TABEL VII. DAFTAR RANCANGAN DOKUMEN
Nama Rancangan
Dokumen Klausul
Nama Rancangan
Dokumen Klausul
SWOT Analisis 4,6 Ruang Lingkup Sistem
Manajemen Mutu 4
Sasaran Mutu 6 SOP Pengendalian Dokumen
7
Kebijakan Mutu 5 SOP Pengendalian
Rekaman 7,8,9,10
Bisnis Proses 4,8 SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
10
Struktur Organisasi 4 SOP Pengendalian
Ketidaksesuaian 8,10
Job Description 5,7 SOP Tinjauan Manajemen Mutu
9
Matriks
Kompetensi 7 Kriteria Pemilihan Supplier 8
SOP Audit Internal 9 Strategi Inovasi Perusahaan 8
Daftar rancangan dokumen pada Tabel VII ini diberikan
kepada PT. XYZ dengan harapan dapat membantu perusahaan
dalam mempersiapkan untuk melakukan sertifikasi ISO
9001:2015. Rancangan dokumen tersebut sudah disesuaikan
dengan kebutuhan PT. XYZ dilihat dari hasil self- assessment
checklist yang sudah dilakukan, dan tentunya sesuai dengan
klausul yang ada pada ISO 9001:2015. Contohnya, pada klausul
4 (konteks organisasi) dokumen yang perlu dipenuhi atau dibuat
oleh PT. XYZ adalah dokumen SWOT analisis (diperlukan
perbaruan dari dokumen yang sudah ada), dokumen bisnis
proses yang berisi aktivitas yang dilakukan oleh PT. XYZ
dimulai dari input sampai dengan output, dokumen struktur
organisasi (diperlukan perbaruan dan kelengkapan dari
dokumen yang sudah ada), dan dokumen ruang lingkup sistem
manajemen mutu yang berisi ruang lingkup dari penerapan
sistem manajemen mutu di PT. XYZ. Dokumen untuk
memenuhi klausul 5 (kepemimpinan) adalah dokumen
kebijakan mutu yang berisi kebijakan- kebijakan dari PT. XYZ
terhadap sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan dan
dokumen job description yang berisi tugas dan wewenang dari
setiap divisi dan jabatan yang ada di perusahaan. Klausul 6
(perencanaan) membutuhkan dokumen SWOT analisis dan
sasaran mutu (diperlukan kelengkapan dari dokumen yang
sudah ada), untuk klausul 7 (dukungan) diperlukan dokumen
job description, dokumen matriks kompetensi yang berisi
kriteria untuk kompetensi setiap SDM yang ada di perusahaan,
dokumen SOP pengendalian dokumen yang berisi cara
pengendalian dari seluruh dokumen sistem manajemen mutu
ISO 9001:2015 di PT. XYZ baik dokumen yang baru maupun
dokumen yang direvisi, dan dokumen SOP pengendalian
rekaman yang berisi cara teknis yang digunakan untuk
melakukan pengendalian rekaman agar dapat terdokumentasi
dengan baik yang nantinya digunakan sebagai bukti dari
terlaksananya suatu kegiatan serta dapat menjadi sumber
pengembangan untuk masa yang akan datang. Dokumen untuk
memenuhi klausul 8 (Operasi) adalah dokumen bisnis proses,
dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP
pengendalian ketidaksesuaian yang berisi cara pengendalian
ketidaksesuaian yang terjadi dalam bisnis proses yang
dilakukan oleh PT. XYZ terutama mengenai output yang
mereka hasilkan, dokumen kriteria pemilihan supplier berisi
kriteria- kriteria yang perlu dipenuhi oleh supplier ketika ingin
bekerja sama dengan dengan PT. XYZ yang dapat disesuaikan
dengan spesifikasi proyek yang sedang dikerjakan oleh
perusahaan, dokumen strategi inovasi perusahaan yang berisi
rencana dan stategi dalam pembuatan inovasi jasa yang akan
dilakukan oleh PT. XYZ, dan formulir survei kepuasan
pelanggan yang berisi beberapa pertanyaan yang berkaitan
dengan pelayanan dan output yang diberikan PT. XYZ kepada