TimeFrame KANCELARIA

TimeFrame KANCELARIA

System zarządzania pracą

Warszawa maj 2007

• 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi• Analizy i projekty oparte o standardy UML• Wykorzystywanie nowoczesnych technik

programistyczntych• Prowadzenia projektów według

sprawdzonych standardów• Wdrożenie i maintenance – współpraca z

dużymi klientami• Referencje

Umiejętności

TFS – systemy

• TimeFrame KANCELARIA

• TimeFrame DMS

• TimeFrame Departament prawny

Główne moduły systemu

BilingWorkFlow – praca grupowa

DMS – zarządzanie dokumentami

Baza danych klientów,projektów,pracowników,itp.

TFK i Kancelaria

Prawnicy

Prosty interfejs do zarządzania pracą i dokumentami oparty o przeglądarkę WWW

Administracja

Moduł umożliwiający kontrolę nad procesami księgowymi i zarządzającymi Szybkie generowanie raportów, podsumowań, wykresów

Narzędzia kontroli pracy Narzędzia do kontroli obiegu dokumentów i zleceń

Partnerzy

Wgląd w aktualny stan kancelarii

IT

Narzędzia umożliwiające współpracę z programem

Szefowie projektów

Kontrola przebiegu pracy Zatwierdzanie prac i zadań

Portal wewnętrzny• Dostęp do danych poprzez przeglądarkę WWW

(dowolne miejsce)• Publikowanie dokumentów• Moduły:

– Klienci– Dane teleadresowe– Projekty– Dokumenty– Terminy– Zadania– Urlopy– Sprawdzania konfliktów– Koszty klientów– Koszty pracowników– Zaliczki klientów– Zaliczki pracowników– Formatki bilingowe– CV– Biblioteka– Korespondencja i kontakty – Analizy

• Raporty• Wykresy

Klient

• Dane teleadresowe

• Powiązania pomiędzy podmiotami

• Projekty, modele rozliczeń

• Dane księgowe

• Analizy

Terminarz

• Terminy• Rezerwacja sal• Zadania• Sprawdzanie stanu realizacji• Automatyczne przypomnienia

Kontrola

Odbiór faktur

Obieg informacji bilingowych

Sporządzanie raportów, wpisywanie kosztówZatwierdzanie godzin i kosztówWysyłanie zestawień i fakturRejestrowanie przepracowanych godzin

• Stawki– za godzinę– progresywne– regresywne– za grupę prac– za konkretną pracę– za usługi– indywidualne– grupowe

• Koszty• Zaliczki• Ryczałty

– na kwotę– na procent– na kwotę dodatkową– na koszty– na godziny– wiele innych

• Faktury– z wielu projektów, etapów– kontynuowane– korygujące

• Waluty– dowolne waluty na poziomie każdego obiektu

• faktur, prac, stawek, kosztów, ryczałtów– dowolna waluta domyślna do rozliczeń globalnych

Możliwości rozliczeniowe

Tworzenie raportów

Założenia budżetowe

Dane wprowadzane

przez pracowników

Obliczenia

Istotne parametry mające wpływ na funkcjonowanie

kancelarii

• Raporty dla firm o liczbie prawników do 15– zestawienia bilingowe wewnętrzne i zewnętrzne– faktury– rozliczanie premii pracowników– inne

• Raporty korporacyjne– budżety– zyskowności klientów, – opłacalności projektów i

pracowników, – rozliczenia partnerskie– inne

około 200 raportów

Księgowość menadżerska

Przykłady raportów

• Raport dla klienta (TimeSheet)• Skuteczności• Zyskowności• Porównywanie z budżetem (Gross Margin)• Premii• Magazyny godzin i kosztów (Inventory)• Płatności• Planowanej sprzedaży• Kontroli sposobu wprowadzania danych • Wiele innych

Przykłady raportów

Raporty skuteczności pracowników mają na celu pokazanie skuteczności pracy i sprzedaży danego pracownika. Występują w

różnych konfiguracjach uwypuklając różne parametry

Raporty godzin niesprzedawalnych pokazują strukturę godzin wewnętrznych oraz ich relacje do godzin sprzedawalnychRaport magazyn godzin (inventory) pokazuje stan godzin

przepracowanych dla danego klienta/projektu

Ocena sprzedaży/zyskowności klienta

Raporty tego typu pokazują sprzedaż kancelarii lub grup partnerskich na klienta.

Dostępnych jest wiele wykresów sprzedaży• dla całej kancelarii• dla poszczególnych klientów• dla klientów z podziałem na miesiące• dla pracowników• dla partnerów• inne

Pokazany wykres przedstawia zyskowność godzinową dla klientów. Raporty zyskowności uwzględniają:

• koszty osobowe

• koszty klienta

Kontrola wpisywania danych

Kontrola opóźnień we wpisywaniu danych• dla kancelarii• dla poszczególnych pracownikówUwzględnianie opóźnień w systemie premiowaniaAnaliza sprzedaży na podstawie opóźnieńKontrola przepływu prac (np. zmian projektów)Kontrola wpisów dla projektów wewnętrznych

DMS – zarządzanie dokumentami kancelarii

• Składowanie dokumentów elektronicznych

• Ewidencja dokumentów „papierowych”

• Baza korespondencji, wiedzy …

• Udostępnianie dokumentów

• Rozszerzone informacje o dokumentach

• Zabezpieczenie wersji oryginalnych

• Bezpieczeństwo danych

Co zapewnia DMS TFS

• Powiązanie z obiektami z systemu bilingowego TFK: klient, projekt

• Jednostki przechowywania dokumentów: folder

• Powiązanie z bazą danych teleadresowych

• Działanie samodzielne

• Odnośniki

Uporządkowanie dokumentów

Wyszukiwanie

• Wyszukiwanie po zawartości• Informacje o dokumencie nie zawarte w

nim samym– Nazwa– Fizyczny rodzaj dokumentu– Specyfikacja– Specjalizacja– Przynależność do klienta, do projektu– Definiowalne właściwości

Wersje i relacje

Załącznik

DokumentDokumentPierwotny

Wersja 1Rewizja 1Wersja 1

Rewizja 2Wersja 1Rewizja 3

Wersja 2Rewizja 4Wersja 2

Rewizja 5Wersja 2Rewizja 6

…

• Powiązania między dokumentami

• Wersje w obrębie dokumentu

• Wersje równoważne: tłumaczenia

• Ukrywanie informacji o dokumencie i jego zawartości

• Określanie uprawnień do modyfikacji dokumentów

• Ograniczenie indeksowania zawartości• Szyfrowanie zawartości

– Zewnętrzne narzędzie– Niezależny podsystem szyfrujący

• Historia zmian i statystyki pobrań

Kontrola dostępu

Integracja z Pulpitem

• TFS DMS widoczny jako element pulpitu Windows

• Kopiowanie, przenoszenie otwieranie dokumentów w systemie jak zwykłych plików

• Dedykowane okna do wyszukiwania i wyświetlania właściwości dokumentów

• Integracja z programami z pakietu Microsoft Office

Dostęp poprzez przeglądarkę internetową

• Wyszukiwanie dokumentów

• Pobieranie dokumentów

• Dodawanie dokumentów

• Określanie dodatkowych atrybutów

• Możliwość pracy zdalnej poprzez internet

System dedykowany

Cechy rozwiązania

• Rozwiązanie przygotowane specjalnie dla Klienta (dokładna analiza potrzeb) oparte o posiadane moduły

• Możliwa integracja z DMS• Możliwa integracja z systemami

wewnętrznymi Klienta• Zabezpieczenia zgodne z wymogami IT• Dzięki doświadczeniu i posiadanym

modułom najkrótszy czas wykonania

Przykład aplikacji• Ewidencja spraw (postępowań)

– Podział na kancelarie/oddziały– Podstawowe dane, zdarzenia

• Pozwani/powodowie• WPS• Koszty/wydatki• Korespondencja• Terminy• Inne

– Wyszukiwanie, przeglądanie– Kontrola dostępu

• Podmioty– Osoby– Firmy– Instytucje– Adresy

• Terminarze– Różne typy terminów

• Korespondencja• Dokumenty (pliki)

– Bezpośrednie podpięcie do DMS

Prezentacja danych

Edycja danych

• Spójny system – integracja wielu funkcjonalności

• Gromadzenie wiedzy

• Kontrola istotnych parametrów finansowych

• Dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji

• Rozbudowa systemu według potrzeb

Konkluzje

• Domański Zakrzewski Palinka• Richardson Rios Olechowski International Lawyers• Gessel i Wspólnicy• Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór• Kuczek Maruta i Wspólnicy• Góralczyk Rychlicki Boroń• Sieniawski• Zawartka i Wspólnicy• Hałuszczyński• Chałas i Wspólnicy• Chajec Don-Siemion & Żyto• M. Furtek i Wspólnicy• Wójcik i Złotnik• Siemiątkowski & Davis• Plucińska Stopczyk Mikulski

Referencje