Chapter 25 Tim Foster - d b a M F C ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & Construction) Short Service Employee (SSE) Policy Tim Foster - dba MPC ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & Construction) has adopted the following progrann to ensure that short service employees are identified, appropriately supervised, trained, mentored, and managed. This program is adopted in order to prevent accidents such as personal injury, injury to others, environmental damage, and/or p r o p e r t y d a m a g e b y t h e s h o r t s e r v i c e employee. Definition Tim Foster - dba MPC ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & Construction) defines a short service employee (SSE) as any person or personnel with less than six (6) months experience in his/her current position or with one's current employer. A person or persons can also b e c l a s s i f i e d as a n S S E i f t h e y change jobs w i t h i n t h e c o m p a n y they are w o r k i n g f o r o r a s a new h i r e f o r t h e s a m e t y p e o f p o s i t i o n f o r a n o t h e r company. Worl< c r e w a s s i g n m e n t s a n d r e s t r i c t i o n s • A single employee as h i s o w n crew is n o t c o n s i d e r e d a SSE. • When crew/group sizes o f l e s s t h a n f i v e ( 5 ) a r e assembled, no m o r e t h a n one (1) SSE p e r g r o u p / c r e w is allowed. • When working w i t h c r e w / g r o u p sizes larger than f i v e ( 5 ) m e m b e r s , t h e S S E ' s will not exceed 20% o f t h e crew/group make up. When the crew/groups exceed the twenty percent ( 2 0 % ) m a k e up o f S S E ' s , t h i s w i l l o n l y be p e r m i t t e d w i t h a written variance form, which w i l l s e r v e a s t h e m i t i g a t i o n p l a n ; approved b y t h e Supervisor and/or Manager i n c h a r g e o f t h e project. Communication a n d N o t i f i c a t i o n The processes for the proposed crew/group, when using an SSE, are outlined in the Short Service Employee Form. Prior to beginning t h e j ob assignment the Supervisor/Manager i n c h a r g e w i l l s u b m i t t o t h e p r o j e c t s coordinator, on-site supervisor, or contractor; the completed SSE form f o r a l l t h e j o b s t h a t w i l l c o n t a i n SSE personnel. The work owner o r s u p e r v i s o r / p e r s o n in charge will decide SSE approval status and will keep t h e o r i g i n a l c o m p l e t e d f o r m i n t h e p r o j e c t files. Identification All SSE personnel will be visibly identified. This will be done by employing one of the following methods: • Wearing a h i g h - v i s i b i l i t y H a r d Hat or, • Wearing a high-visibility Vest. • Any method which clearly i d e n t i f i e s t h e e m p l o y e e a s a n SSE t o a n y o n e onsite. smmvB mmmr 2s-i
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C h a p t e r 2 5 Tim F o s t e r - d b a M F C ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & C o n s t r u c t i o n )
S h o r t S e r v i c e E m p l o y e e ( S S E ) P o l i c y Tim F o s t e r - d b a M P C ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & C o n s t r u c t i o n ) h a s a d o p t e d t h e f o l l o w i n g p r o g r a n n t o e n s u r e t h a t s h o r t s e r v i c e e m p l o y e e s a r e i d e n t i f i e d , a p p r o p r i a t e l y s u p e r v i s e d , t r a i n e d , m e n t o r e d , a n d m a n a g e d . T h i s p r o g r a m i s a d o p t e d i n o r d e r t o p r e v e n t a c c i d e n t s s u c h a s p e r s o n a l i n j u r y , i n j u r y t o o t h e r s , e n v i r o n m e n t a l d a m a g e , a n d / o r p r o p e r t y d a m a g e b y t h e s h o r t s e r v i c e e m p l o y e e .
D e f i n i t i o n
Tim F o s t e r - d b a M P C ( M a i n t e n a n c e P r o j e c t s & C o n s t r u c t i o n ) d e f i n e s a s h o r t s e r v i c e e m p l o y e e ( S S E ) a s a n y p e r s o n o r p e r s o n n e l w i t h l e s s t h a n s i x ( 6 ) m o n t h s e x p e r i e n c e i n h i s / h e r c u r r e n t p o s i t i o n o r w i t h o n e ' s c u r r e n t e m p l o y e r . A p e r s o n o r p e r s o n s c a n a l s o b e c l a s s i f i e d a s a n S S E i f t h e y c h a n g e j o b s w i t h i n t h e c o m p a n y t h e y a r e w o r k i n g f o r o r a s a n e w h i r e f o r t h e s a m e t y p e o f p o s i t i o n f o r a n o t h e r c o m p a n y .
Worl< c r e w a s s i g n m e n t s a n d r e s t r i c t i o n s
• A s i n g l e e m p l o y e e a s h i s o w n c r e w i s n o t c o n s i d e r e d a S S E .
• W h e n c r e w / g r o u p s i z e s o f l e s s t h a n f i v e ( 5 ) a r e a s s e m b l e d , n o m o r e t h a n o n e ( 1 ) S S E p e r g r o u p / c r e w i s a l l o w e d .
• W h e n w o r k i n g w i t h c r e w / g r o u p s i z e s l a r g e r t h a n f i v e ( 5 ) m e m b e r s , t h e S S E ' s w i l l n o t e x c e e d 2 0 % o f t h e c r e w / g r o u p m a k e u p . W h e n t h e c r e w / g r o u p s e x c e e d t h e t w e n t y p e r c e n t ( 2 0 % ) m a k e u p o f S S E ' s , t h i s w i l l o n l y b e p e r m i t t e d w i t h a w r i t t e n v a r i a n c e f o r m , w h i c h w i l l s e r v e a s t h e m i t i g a t i o n p l a n ; a p p r o v e d b y t h e S u p e r v i s o r a n d / o r M a n a g e r i n c h a r g e o f t h e p r o j e c t .
C o m m u n i c a t i o n a n d N o t i f i c a t i o n
T h e p r o c e s s e s f o r t h e p r o p o s e d c r e w / g r o u p , w h e n u s i n g a n S S E , a r e o u t l i n e d i n t h e S h o r t S e r v i c e E m p l o y e e F o r m . P r i o r t o b e g i n n i n g t h e j o b a s s i g n m e n t t h e S u p e r v i s o r / M a n a g e r i n c h a r g e w i l l s u b m i t t o t h e p r o j e c t s c o o r d i n a t o r , o n - s i t e s u p e r v i s o r , o r c o n t r a c t o r ; t h e c o m p l e t e d S S E f o r m f o r a l l t h e j o b s t h a t w i l l c o n t a i n S S E p e r s o n n e l . T h e w o r k o w n e r o r s u p e r v i s o r / p e r s o n i n c h a r g e w i l l d e c i d e S S E a p p r o v a l s t a t u s a n d w i l l k e e p t h e o r i g i n a l c o m p l e t e d f o r m i n t h e p r o j e c t f i l e s .
I d e n t i f i c a t i o n
A l l S S E p e r s o n n e l w i l l b e v i s i b l y i d e n t i f i e d . T h i s w i l l b e d o n e b y e m p l o y i n g o n e o f t h e f o l l o w i n g m e t h o d s :
• W e a r i n g a h i g h - v i s i b i l i t y H a r d H a t o r , • W e a r i n g a h i g h - v i s i b i l i t y V e s t .
• A n y m e t h o d w h i c h c l e a r l y i d e n t i f i e s t h e e m p l o y e e a s a n S S E t o a n y o n e o n s i t e .
smmvB mmmr 2s-i
M o n i t o r i n g S S E ' s
T h e s u p e r v i s o r w i l l m o n i t o r t h e i r e m p l o y e e s , w h i c h i n c l u d e s t h e S S E p e r s o n n e l f o r H e a l t h , E n v i r o n m e n t a n d S a f e t y ( H E S ) a w a r e n e s s .
T h e i d e n t i f i e r m a r k i n g t h e S S E m a y b e r e m o v e d f r o m t h e S S E P r o g r a m a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e s u p e r v i s o r a t t h e e n d o f t h e r e q u i r e d s i x - m o n t h p e r i o d i f h e / s h e h a s :
• W o r k e d s a f e l y .
• A d h e r e d t o a l l H E S p o l i c i e s a n d ,
• H a d n o r e c o r d a b l e i n c i d e n t s a t t r i b u t e d t o h i m / h e r .
T h e s u p e r v i s o r s h a l l r e q u i r e t h e e m p l o y e e t h a t f a i l s t o c o m p l e t e t h e s i x - m o n t h p e r i o d f r e e o f r e c o r d a b l e i n c i d e n t s , t o g e t t h e o p e r a t o r t o a p p r o v e i n w r i t i n g p r i o r t o a l l o w i n g t h e p e r s o n t o r e t u r n t o t h e o p e r a t o r ' s p r o p e r t y .
M e n t o r i n g P r o c e s s
T h i s w i l l b e d o n e b y a s s i g n i n g a l l S S E ' s a m e n t o r f o r t h e f i r s t s i x ( 6 ) m o n t h s o f e m p l o y m e n t . A m e n t o r ' s r e s p o n s i b i l i t y i s t o p r o v i d e g u i d a n c e a n d d e v e l o p t h e S S E p e r s o n n e l . A m e n t o r m a y o n l y b e a s s i g n e d o n e ( 1 ) S S E p e r c r e w / g r o u p . T h e m e n t o r m u s t b e o n s i t e w i t h t h e S S E t o m o n i t o r t h e S S E a t a l l t i m e s .
T h e m e n t o r m u s t m e e t t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s :
• B e f a m i l i a r w i t h t h e S S E ' s j o b , h a v e t h e o v e r s i g h t r e s p o n s i b i l i t i e s r e q u i r e d , a n d a l l h a z a r d s a c c o m p a n i e d w i t h t h e j o b .
• H a v e u p t o d a t e o r i e n t a t i o n t r a i n i n g .
• B e f a m i l i a r w i t h a l l s i t e p o l i c i e s , p r o c e d u r e s , a n d a n y r e q u i r e d s p e c i a l i z e d a c t i o n s w i t h t h e w o r k t o b e d o n e .
• S h o w t h e a b i l i t y t o r e c o g n i z e a n y h a z a r d s a n d / o r u n s a f e a c t s .
• A r e a b l e a n d w i l l i n g t o c h a l l e n g e t h e i r p e r s o n n e l o n t h e j o b i f t h e y d o n o t m e e t s i t e p r o c e d u r e s , p o l i c i e s , o r o t h e r r e q u i r e m e n t s a n d w i l l s e e t h a t t h e s t o p w o r k a u t h o r i t y i s e n f o r c e d .
• P a r t i c i p a t e a c t i v e l y i n t h e b e h a v i o r - b a s e d s a f e t y p r o c e s s .
N o t e : A m e n t o r m u s t k e e p a h e l p f u l e y e o n n e w h i r e ' s i n y o u r c r e w . T a k e t i m e t o d e s c r i b e t h e l a y o u t o f t h e p r o j e c t , t h e b e s t m e t h o d t o a c c e s s t h e w o r k , o r h o w t o w o r k a t o o l t h e y h a v e n e v e r u s e d b e f o r e .
S u b - C o n t r a c t o r M a n a g e m e n t
S u b - C o n t r a c t o r s w o r k i n g o n s i t e w i l l h a v e a s s i g n e d m e n t o r s t h a t m o n i t o r t h e i r e m p l o y e e s o n l y . M e n t o r i n g o f o u t s i d e e m p l o y e e s w i l l b e d o n e o n a n i n d i v i d u a l b a s i s , a n d a s r e q u i r e d . T h e y w i l l a l s o b e m a n a g e d f o l l o w i n g t h i s p o l i c y .
H i g h H a z a r d A r e a s
S S E ' s m a y i n c e r t a i n s i t u a t i o n s b e p r o h i b i t e d f r o m e n t e r i n g i n t o a n d w o r k i n g i n h i g h h a z a r d a r e a s , t h e s e m a y i n c l u d e :
• N a t u r a l l y o c c u r r i n g r a d i o a c t i v e m a t e r i a l ( N O R M ) .
• H 2 S a r e a s
• C o n f i n e d s p a c e s • H i g h V o l t a g e e n v i r o n m e n t s , e t c .
© s « T y ssEVDCiES cdjmimMy 2 5 - 2
P r o c e d u r e s
Tim Foster - dba MPC (Maintenance Projects & Construction) h a s s e t f o r t h t h e s e p r o c e d u r e s t o v e r i f y a l l w o r k i s b e i n g c a r r i e d o u t u n d e r t h e g u i d e l i n e s o f t h i s c h a p t e r b y h a v i n g :
• T h e s u p e r v i s o r s c o m m u n i c a t e t h e S S E p o l i c y a n d p r o c e d u r e a t a l l p r e - j o b m e e t i n g s .
• T h e s u p e r v i s o r s u b m i t s t h e c r e w / g r o u p m a k e u p a n d a l l S S E f o r m ( s ) t o t h e o n - s i t e r e p r e s e n t a t i v e o f t h e w o r k o w n e r f o r a p p r o v a l .
• T h e s u p e r v i s o r w i l l h a v e t h e o n - s i t e r e p r e s e n t a t i v e v a l i d a t e t h e c r e w / g r o u p m a k e u p a n d e x p e r i e n c e l e v e l .
• T h e s u p e r v i s o r w i l l s e e t h a t t h e o n - s i t e r e p r e s e n t a t i v e a p p r o v e s t h e S S E v a r i a n c e f o r m .
• T h e s u p e r v i s o r w i l l m a k e s u r e t h e o n - s i t e r e p r e s e n t a t i v e p o s t s t h e f o r m s t o t h e a p p r o p r i a t e d a t a b a s e , i f r e q u i r e d .
P r o g r a m R e v i e w
Tim Foster - dba MPC (Maintenance Projects & Construction)'s S h o r t S e r v i c e E m p l o y e e P r o g r a m w i l l e n s u r e t h e f o l l o w i n g p r a c t i c e s a r e k e p t u p t o d a t e o n a r e g u l a r b a s i s w h e n u s i n g a n d w o r k i n g w i t h S S E ' s :
• C o n t i n u o u s m o n i t o r i n g o f t h e S S E . • E n s u r i n g a l l c h a n g e s / u p d a t e s t o t h e f o r m s a r e s u b m i t t e d p r i o r t o b e g i n n i n g w o r k
a n d w h e n e v e r a c h a n g e m a y o c c u r t h e r e a f t e r .
©sM^ry §{EEvoc€S mmmy 25-3
C o n t r a c t o r S h o r t - S e r v i c e E m p l o y e e F o r m & Variance S u p e r v i s o r m u s t c o m p l e t e a n d s u b m i t t h i s f o r m t o w o r k o w n e r s u p e r v i s i o n f o r a p p r o v a l p r i o r t o a r r i v a l o n l o c a t i o n . T h e w o r k o w n e r s u p e r v i s i o n m u s t a p p r o v e t h e i n d i v i d u a l S S E b e f o r e h e / s h e a r r i v e s o n l o c a t i o n .
S S E I n f o r m a t i o n
C o n t r a c t o r C o m p a n y n a m e :
R e q u e s t D a t e :
S S E N a m e :
D a t e o f E m p l o y m e n t : C u r r e n t J o b T i t l e :
Y e a r s R e l a t e d E x p e r i e n c e : E x p e r i e n c e i n C u r r e n t P o s i t i o n : Y r s M o n t h s
I s t h i s e m p l o y e e i n c o m p l i a n c e w i t h y o u r S u b s t a n c e A b u s e P o l i c y ? • Y e s • N o
H a v e s i t e o w n e r , c o n t r a c t o r a n d H E S p o l i c i e s ( i n c l u d i n g S t o p W o r k A u t h o r i t y ) b e e n r e v i e w e d w i t h S S E ? • Y e s • N o
W h o h a s b e e n a s s i g n e d a s t h e S S E ' s m e n t o r ?
M e n t o r ' s E x p e r i e n c e : Y r s M o n t h s
L i s t a l l t r a i n i n g p r o v i d e d t o t h e S S E : L i s t a n y p r e v i o u s s p e c i a l t r a i n i n g :
*
S S E ( s ) i d e n t i f i e d b y : • H a r d H a t - H i g h V i s i b i l i t y • V e s t - H i g h V i s i b i l i t y
• O t h e r : C o l o r :
©SKTiy SIEKVOCIES C©«Niy 25-4
I I . S S E C r e w C o m p o s i t i o n R e q u i r e m e n t s
C h o o s e o n e o f t h e c r e w t y p e s b e l o w . I f a n y o f t h e s t a t e d l i n n i t a t i o n s a r e e x c e e d e d , p r o c e e d t o t h e v a r i a n c e f o r m o n n e x t p a g e .
• S i n g l e p e r s o n c r e w - c a n n o t b e a n S S E ( V a r i a n c e R e q u i r e d )
• 2 - 4 p e r s o n c r e w - n o m o r e t h a n o n e S S E
• 5 o r m o r e p e r s o n c r e w - n o m o r e t h a n 2 0 % S S E ( s ) p e r c r e w
• E x c e e d i n g 2 0 % S S E p e r c r e w ( V a r i a n c e R e q u i r e d )
I I I . S S E R e v i e w a n d A p p r o v a l
• C o n t r a c t o r S u p e r v i s i n g M a n a g e r : D a t e :
• C P L W o r k L o c a t i o n S u p e r v i s o r : D a t e :
• W o r k O w n e r : D a t e :
I V . C o n t r a c t o r S S E F o r m R e p o s i t o r y
• C S M D a t a B a s e : D a t e :
• C P L W o r k l o c a t i o n D a t e :
• W o r k O w n e r f i l e : D a t e :
© s « i r y s{EiK¥ocss cQmmv 25-5
T h i s f o r m i s t o b e f i l l e d o u t w h e n e v e r t h e c o n d i t i o n s o n t h i s f o r m o r a n y o t h e r e l e m e n t o f t h e S h o r t S e r v i c e E m p l o y e e P o l i c y c a n n o t b e m e t .
I V . V a r i a n c e I n f o r m a t i o n
V a r i a n c e J u s t i f i c a t i o n
( W h a t a r e t h e c u r r e n t c i r c u m s t a n c e s a n d w h a t w i l l b e d o n e t o e n s u r e a n a c c e p t a b l e l e v e l o f r i s k ? )
A l t e r n a t i v e s t o V a r i a n c e
( I f t h e v a r i a n c e i s d e n i e d , w h a t a r e t h e a l t e r n a t i v e s t o c o m p l e t i n g t h e s c o p e o f t h e w o r k ? B r i e f l y d e t a i l t h e c o s t a n d o p e r a t i o n a l i m p a c t o f t h e a l t e r n a t i v e s . )
L i s t t h e s t e p s t o b e t a k e n t o m a n a g e / m i t i g a t e t h e S S E r i s k t o a n a c c e p t a b l e l e v e l :
1 .
2 .
3 .
4 .
5 .
6 .
7 .
8 .
9 .
1 0 .
V . V a r i a n c e R e v i e w a n d A p p r o v a l s
V a r i a n c e E x p i r a t i o n D a t e :
C o n t r a c t o r M a n a g e r / S u p e r v i s o r
S i g n e d :
W o r k O w n e r ' s o n - s i t e r e p r e s e n t a t i v e
S i g n e d
• A p p r o v e s • D e n i e s
D a t e :
• A p p r o v e s • D e n i e s
D a t e :
N o t e : F o r l a r g e j o b s , p l e a s e u s e a s e p a r a t e s h e e t t o l i s t a l l S S E s o n t h e c r e w b y n a m e a n d j o b t i t l e .
©S«lFy S€E¥IGES COMK̂ lMy 25-6
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