The robots are coming: zijn ze al welkom in de vastgoedsector? · The robots are coming: zijn ze al welkom in de vastgoedsector? KPMG PROVADA University — 6 juni 2018

The robots are coming: zijn ze al welkom in de vastgoedsector?KPMG PROVADA University

—

6 juni 2018

ContentsI. Wie is wie?

II. Introductie Robotic Process Automation (RPA) 12:00 – 12:20

III. De praktijk 12:20 – 12:30

IV. Napraten 12:30 – 13:00

Agenda

I. Wie is wie?II. Wat zijn deverwachtingen

4

Provada 6 juni 2018

© 2018 KPMG N.V., a Dutch limited liability company, is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International

Cooperative (‘KPMG International’), a Swiss entity. All rights reserved.

Wie is wieDimitri is co-leading de Integrated Finance Transformation en robotiserings praktijk voor KPMG Nederland.

Dimitri heeft meer dan 12 jaar consulting ervaring met een focus op financial management, finance transformation

programs, design en implementatie van control and administratieve functies. De laatste jaren ligt zijn focus op

operational excellence en robotisering.

II. Introductie RoboticsProces Automatiom

6

Provada 6 juni 2018



Cognitieve systemen zijn de volgende stap in automatisering

Tijd

Pro

ductivi

teit

1 100 jaar

2

Mechanische systemen

Informatie systemen

Cloud

4 5 jaar

Cognitieve systemen

5

35 jaar

3

Internet systemen

15 jaar

7

Provada 6 juni 2018



Drie gebieden binnen huidige functies

Operationele / transactionele

activiteiten

Waarde toevoegende activiteiten

Functionele / Specialistische

activiteiten

8

Provada 6 juni 2018



Verschuiven van menselijke arbeidskrachten naar waarde toevoegende activiteiten

Cognitieve

RoboticsRPA

Business Functie Vandaag

Business Functie 2020

Business partner activiteiten

Functionele / specialistische activiteiten

Operationele / transactionele activiteiten

Business partner activiteiten

Functionele / specialistische activiteiten

Operationele / transactionele activiteiten

9

Provada 6 juni 2018



De toevoeging van Robotics in de (financiële) functie

Waarde toevoegende activiteiten

10

Provada 6 juni 2018



Drie typen Robotisering

Cognitive automation

— Artificial intelligence

— Herkennen en verwerken van spraak en taal

— Zelf-optimalisatie/zelf-lerend vermogen

— Verwerken van super data sets

— Voorspellende analyses/hypothese vormen

— Evidence-based leren

— Verzamelen van kennis

— Lerend vermogen

— Mogelijkheid tot werken met

ongestructureerde data

— Herkennen van patronen

— Lezen van handleidingen van

bronbestanden

— Applicaties gebaseerd op macro’s

— Screen scraping data collectie

— Workflow

— Visio-achtige building blocks

— Process mapping

— Business process management

Basic process automation

Enhanced process

automation

Machine

Learning

Large-scale

processing

Adaptive

alteration

Artificial

intelligence

Big data

analytics

Natural

language

processing

Verwerken van

ongestructureerde

data

Rules

engine

Screen

scraping

Work

flow

11

Provada 6 juni 2018



Sp

ec

ific

Ge

ne

ric

Point to Point

Robotic

Desktop

Automation

Robotic

Process

Automation

Cognitive

Automation

Enhanced

Process

Automation

Cognitive automation –

Cognitive robotics

Enhanced process automation –

Machine learning

Basic process automation –

Proces robotics

Social

Robotics

Overzicht Robotics oplossingen

12

Provada 6 juni 2018



Selectiecriteria voor Robotics

Advanced/Cognitive Robotics criteriaProces Robotics criteria

Rules Based

RepetitiefGestructureerde

Data

Criteria

Hoog Volume Gestandaardiseerd

Gedragspatronen

Complexe

ProcessenOngestructureerde

Data

Criteria

Grote

Data Sets

Verschillende

data Bronnen

Proces Robotics solutions kunnen het werk sneller en efficiënter uitvoeren dan

de huidige handmatige inspanningen. Bij het evalueren van doelgebieden voor

Proces Robotics, identificeer transactionele activiteiten die voldoen aan de

volgende criteria:

Advanced / Cognitieve Robotics kan worden gebruikt om taken die

hooggekwalificeerde menselijke arbeid behoeven te transformeren. Bij het

evalueren van doelgebieden voor Advanced / Cognitieve Robotics, identificeer

activiteiten die voldoen aan de volgende criteria:

13

Provada 6 juni 2018



Demo: Factuur aanmaken

14

Provada 6 juni 2018



6Demo: Chatbot (IPsoft Amelia)

15

Provada 6 juni 2018



Eerdere ervaringen met implementatie projectenOnze bevindingen vanuit eerdere Robotics implementatie projecten kunnen worden geclusterd in vijf thema’s:

Robotics implementatie is geen IT-project

Gedetailleerde werkinstructies zijn erg nuttig bij het ontwerpen van de robotiseringsoplossing

Naast kostenbesparing, is kwaliteitsverbetering een groot voordeel van Robotics implementaties

Ondersteunende diensten zoals IT, HR en de juridische en fiscale diensten moeten worden betrokken bij het implementatie proces

Verander management is een belangrijke succesfactor

1

2

3

4

5

III. Klantcasus

17

Provada 6 juni 2018



Kwaliteitsverhoging:

- Door uitsluiting van typfouten; de robot maakt geen fouten

bij het invoeren van de grootboekrekeningen

- het maken de juiste beslissingen; de robot ziet geen

gegevens over het hoofd in de beschrijvingen bij de

betalingen.

Tijdswinst:

- Boeken van de inkomende betaling gaat sneller doordat er

niet geschakeld hoeft te worden tussen Excel en

boekhoudpakket

- Robot verwerkt op hoge snelheid de geschikte regels,

waarna er meer tijd overblijft om de uitval te behandelen.

Mogelijkheden

- De goede voorbereiding op gebied van IT hebben ons

geholpen om een snelle start te maken

- De gedetailleerde procesbeschrijvingen hebben bijgedragen

om korte doorlooptijd te realiseren.

Lessons learned

WoningcorporatieVoor een woningcorporatie zijn twee processen gerobotiseerd waarbij inkomende betalingen op basis van kenmerken op

verschillende manieren geboekt moesten worden. De volgende processen zijn gerobotiseerd:

- VVE-bijdrage: inkomende IBAN –nummers van VVE-betalingen worden vergeleken met een database om te bepalen op welke

grootboekrekening de betaling geboekt moet worden

- Huurinkomsten: op basis van een beslissingsboom wordt er bepaald op welk grootboekrekening de betaling geboekt moet

worden

18

Provada 6 juni 2018



Kwaliteitsverhoging:

- Kwaliteitsverhoging van data en inspecties, geen menselijke

fouten en onnodig wachten

Tijdswinst:

- Reductie van handmatige handelingen per week, wat gelijk

is aan 28 uur werk per week

Mogelijkheden

- Korte doorlooptijd bij installatie van Robotiseringssoftware

zorgde voor een prettig en snel traject

- Goede beschikbaarheid van business & IT medewerkers bij

inhoudelijke vragen

- Flexibiliteit bij medewerkers met het aanleveren van test

inspecties in software applicaties

Lessons learned

WoningcorporatieVoor een woningcorporatie is er een proces gerobotiseerd waarbij een huurwoning vrijgegeven wordt voor een nieuwe huurder

nadat er een inspectie heeft plaatsgevonden. De bevindingen worden vastgelegd in een portaal waarnaar de financiële

administratie meerdere handelingen moet uitvoeren om dit te verwerken in het ERP-systeem.

19

Provada 6 juni 2018



Voorbeelden van doelprocessen Verstuur geautomatiseerde

betalingsherinneringen

Verminderde DSO door factuur verwerkingstijd te reduceren

Automatisch ontvangen CRM details als de klant belt

Goederen-ontvangst

Payroll

Tax

Plan to Perform

Purchase to Pay

Record to Report

Order to Cash

FinanceRobotics

Voeg automatisch de juiste BTW toe aan facturen

Belasting compliance checks

Transfer pricing checks

Automatisch invoeren van uren in geval van ziekte

Aanpassen van benefits in het geval de benefits package verandert

Creëer geautomatiseerde en gestandaardiseerde rapportages over payroll data

Automatisch aanpassen van begrotingen en voorspellingen

Najagen van managers om budget en forecast input

Creëer gestandaardiseerde voorgestelde begrotingen, gebaseerd op de financiële doelen van het bedrijf

Payroll

Tax

Plan to Perform

Order to Cash

Record to Report

Purchase to Pay

Download bedrijfsverslagen en verwerk de resultaten in een spreadsheet

Update verslagen automatisch na afsluiting van de maand

Genereer gestandaardiseerde rapportages

Keur automatisch facturen goed onder een bepaald niveau

Stuur automatisch reminders naar fiatteurs als het proces te lang duurt

Creëer inkooporders

Geautomatiseerde 3-way matching

Geautomatiseerd posten van het grootboek

IIII. Vragen en afsluiting

Thank you

Dimitri Sloof

Finance & Business Services

Director, Amstelveen

Mob: +31 6 23302951

[email protected]

Appendix

23

Provada 6 juni 2018



KPMG’s Robotics framework 6x6Medewerkers en Competenties

—Case for change

—Afstemmen cultuur en strategie

—Communicatie en ondersteuning

—Strategische HR planning

—Trainingsprogramma & Uitvoering

—Performance Management

Performance & Risico Management

—Definiëren van KPI en rapportage—Creëren van rapportage en

publicatie

—Monitoring en corrigerende acties—Definiëren en monitoren van

Control raamwerk

—Procesanalyse en Management

—Audit en Quality Assurance

Technologie

—Infrastructuur

—Onderhoud

—Enterprise Data Management—Raamwerk architectuur /

technologie

—Bibliotheek management

—Cyber Security

Leverancier Management

—Selectie leverancier—Contracteren & licentie

management

—Marktkennis van oplossingen

—Risico management leverancier

—Relatiemanagement

—Performance management

Organisatie Structuur & Governance

—Opzetten CoE

—Structuur

—Rollen en verantwoordelijkheden

—Business Process Management

—Regelgeving en Compliance—Richtlijnen, Standaarden en

Beleid

Pijplijn en Implementatie

—Procesanalyse & selectie

—Methodiek oplevering

—Organiseren van teams—Oplevering van geautomatiseerde

processen / Bots

—Quality Assurance & Uitrol

—Value Management

1

2

3

5

4

6

Mensen en

Competenties

Organisatie

Structuur &

Governance

Pijplijn en

Implementatie

Robotics

Performance en

Risico

ManagementTechnologie

Leverancier

Management

KPMG on social media KPMG app

De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

© 2018 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van

zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten

voorbehouden.

http://to.kpmg.nl/2iv8HTV

http://to.kpmg.nl/2iv8HTV

http://to.kpmg.nl/2j4tejc

http://to.kpmg.nl/2j4tejc

http://to.kpmg.nl/2i6b5NQ

http://to.kpmg.nl/2i6b5NQ

http://to.kpmg.nl/2i6acoF

http://to.kpmg.nl/2i6acoF

http://to.kpmg.nl/2ivbvAp

http://to.kpmg.nl/2ivbvAp

http://to.kpmg.nl/2hOgmvR

http://to.kpmg.nl/2hOgmvR

The robots are coming: zijn ze al welkom in de vastgoedsector? · The robots are coming: zijn ze al welkom in de vastgoedsector? KPMG PROVADA University — 6 juni 2018

Documents