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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA
COMUNICACIN
PROGRAMA DE POSTGRADOS MAESTRA EN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
PRIMERA COHORTE
ESTRATEGIA DE COMUNICACIN PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTROL
ACADMICO DE LA ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN
DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Licda. Irma Yolanda Marroqun Garca de Santizo Noviembre de
2010
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ndice RESUMEN i INTRODUCCIN ii
Captulo I
1. Situacin actual de la comunicacin en Guatemala 1 1.1. La
comunicacin organizacin en Guatemala 2 1.2. Definicin de
comunicacin organizacional 5 1.3. Cooperando en pro del cambio de
la comunicacin organizacional 9 1.4. Comunicacin organizacional que
deteriora la relacin humana 10 1.5. Barrera en el modo de ver,
pensar, sentir y comunicar las cosas 10 1.6. Comunicacin
organizacional en beneficio de las relaciones 12
humanas 1.7. Acciones estratgicas 12
1.7.1. Misin 13 1.7.2. Visin 14
1.8. Flujos de comunicacin organizacional 14 1.9. Bases tericas
16 1.10. Tesis de grado 17 1.11. Mtodo funcionalista 22 1.12.
Modelo de comunicacin 22 1.13. Campos de aplicacin de la
comunicacin 23 1.14. Comunicacin 23 1.15. Comunicacin interna 24
1.16. Comunicacin organizacional 25 1.17. Estrategia 25
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1.18. Modelo Terico 29 1.19. Diagnstico 29 1.20. Ubicacin del
problema con enfoque terico determinado 31 1.21. Relacin entre
teora, adopcin y objeto de estudio 31 1.22. Adopcin de una postura
del investigador 32
CAPTULO II 34 2. Escuela de Ciencias de la Comunicacin 34
2.1. Naturaleza 34 2.2. Sntesis histrica de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin 34 2.3. Objetivos generales de la
Escuela de Ciencias de la Comunicacin 36 2.4. Organizacin 36 2.5.
Consejo Directivo 37
2.5.1. Funciones del Consejo Directivo 37 2.6. Director 38
2.6.1. Atribuciones del Director 38 2.7. Funciones del
secretario 39 2.8. Coordinacin Acadmica 40 2.9. Departamento de
Control Acadmico 41
CAPTULO III 44 3. Diagnstico comunicacional 44
3.1. Metodologa 44 3.2. Objetivo General 45 3.3. Objetivos
especficos 46 3.4. Diseo 46 3.5. Poblacin 46
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3.6. Muestra 46 3.7 Instrumentos o tcnicas 47 3.7.1.
Cuestionario 47 3.7.2. Observacin 47 3.7.3. Grupos de discusin 47
3.7.4. Estadstica 48 3.8. Principales hallazgos 48 3.9.
Investigacin de campo 51 3.10.Grupos de enfoque 51 3.11. Funciones
del personal del Departamento de Control Acadmico 52 a. Asesor 52
b. Auxiliar II, responsable del Departamento de Control Acadmico 53
c. Auxiliar I, responsable de la carrera de Publicidad Profesional
55 d. Secretaria I, responsable de la carrera de Periodismo y
Locucin 56 Profesional 3.12. Cuestionario a equipo de trabajo del
Departamento de Control 58 Acadmico de la ECC 3.13. Cuestionario a
estudiantes 61
CAPTULO IV 65 Propuesta: Estrategia de Comunicacin para el
Departamento de 65 Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin Introduccin 67 Estrategia de comunicacin 71 Cmo vamos a
llevar el plan por audiencia? 71 Plan de accin por audiencia 72
Cronograma 73
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Indicadores por evaluacin 75
Bibliografa 79
Apndice 83
a) Cuestionario a equipo de trabajo del departamento de Control
Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin
b) Cuestionario a estudiantes de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin
c) Propuesta : Manual de procedimientos d) Separador de
lectura
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RESUMEN El presente informe contiene la sistematizacin de las
actividades relacionadas con la Prctica Profesional Supervisada
PPS- , de la primera cohorte de la Maestra en Comunicacin
Organizacional, de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
La Prctica Profesional Supervisada se realiz en los meses de
mayo a octubre de 2010, inici con un diagnstico institucional donde
se cont con la participacin de una muestra de la poblacin de
estudiantes y equipo de trabajo del Departamento de Control
Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin. En el
desarrollo de este proceso, la Maestrando comparti experiencias con
ambos grupos.
Ambos grupos objetivos, manifestaron una actitud de colaboracin
y el inters para encontrar la ruta ms viable en funcin de una
comunicacin organizacional, que conlleve a ambos entes al xito de
los procesos administrativos acadmicos
El objetivo planteado para las PPS, es fortalecer las
capacidades de las instituciones pblicas o privadas, en materia de
comunicacin organizacional de las mismas, Aunado a establecer, de
forma participativa las necesidades institucionales de consolidar
el trabajo de comunicacin que permita fortalecer las polticas de
comunicacin organizacional a inmediato, mediano y largo plazo.
Producto del diagnstico de comunicacin realizado en el
Departamento de Control Acadmico y trabajo de campo, se procedi a
disear una estrategia de comunicacin, que permiti la elaboracin de
un Manual de funcionamiento de este departamento, de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
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El informe contiene reconstruccin y anlisis del contexto en el
que se realiz la prctica, los objetivos, la metodologa, los
resultados y su proceso de elaboracin, el cual fue posible con el
apoyo de las profesionales: Karina Estrada MSc, MSc Lilly Soto
Vsquez, y MSc Dinna Lissette Estrada Moreira, quienes desde sus
especialidades y objetivos de la Maestra en Comunicacin
Organizacional de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, guiaron este proceso, en la
definicin de la Practica Profesional Supervisada.
Este informe se dividi por captulos, como lo indica el normativo
vigente de Postgrados de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin.
El captulo I, intima sobre la situacin actual de la comunicacin
organizacional en Guatemala, el captulo II, lleva a recorrer como
surge la Escuela de Ciencias de la Comunicacin ECC-, su naturaleza,
organizacin administrativa y un conocimiento sobre cmo operan las
estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico
para comunicarse con la comunidad estudiantil de la ECC.
El captulo III, aborda el diagnstico comunicacional sobre las
estrategias de comunicacin de departamento de Control Acadmico,
cuyo resultado, permiti dar vida a una estrategia de comunicacin,
concatenada con el producto titulado: Manual de Funcionamiento del
Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin, propuesta a consideracin de las autoridades de la esta
Unidad Acadmica.
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INTRODUCCIN Las estrategias de comunicacin del departamento de
Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC),
de la Universidad de San Carlos de Guatemala es un estudio
elaborado con el objetivo de conocer las estrategias de comunicacin
que se emplean en dicho departamento, detectando si estas son
eficientes o no, con el fin de poder desarrollar una estrategia
idnea que mejore la va de comunicacin. La estrategia de comunicacin
que por definicin contempla un horizonte temporal a medio y/o largo
plazo- se emplea para unificar criterios, prioridades y valores en
todas las manifestaciones de comunicacin que surgen en las
instituciones. Constituyendo la gua estndar para comparar las
realizaciones de todo tipo en el rea de comunicacin, tanto internas
como externas.
Para gestionar una estrategia de comunicacin, como primer paso
es importante conocer el nivel de comunicacin que prctica el rea,
departamento, coordinacin o la institucin como tal para comunicarse
con su grupo objetivo, para lo cual se debe evaluar las diferentes
variables que en su conjunto conforman una estrategia de
comunicacin.
Con el establecimiento de una estrategia, se trata de garantizar
el mantenimiento de una lnea coherente en todas las manifestaciones
de comunicacin, en funcin de los objetivos; especialmente de
aquellos elementos que contribuyen a la consecucin del
posicionamiento fijado.
Es por ello, que el diagnstico comunicacional, Cules son las
estrategias de comunicacin del Departamento de Control Acadmico de
la Escuela de Ciencias de la Comunicacin para comunicarse con los
estudiantes de la USAC?, plantea la situacin actual y soluciones
eficaces para lograr por medio de herramientas
comunicacionales,
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que los colaboradores de dicho departamento pongan en prctica y
as tener una buena comunicacin final entre los usuarios a lo largo
de sus aos de formacin educativa.
Para poder desarrollar el diagnstico comunicacional, se realiz
una vivencia integral mayo a julio, 2010- con el personal del
Departamento de Control Acadmico de la ECC y estudiantes de dicha
casa de estudios, haciendo uso de las tcnicas de investigacin y con
el apoyo de encuestas y documentos internos de la ECC. La
recoleccin de dicha informacin, proporcionaron la ruta de datos
importantes para su elaboracin, sumado al estudio profesional del
desarrollo y funcionamiento de la comunicacin.
Partiendo de las divisiones que hace la ciencia en cuanto a los
mtodos utilizados en la investigacin, se emple el mtodo inductivo y
deductivo de lo general a lo particular, se analiz las estrategias
de comunicacin que practica el Departamento de Control Acadmico con
los estudiantes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Para garantizar los resultados representativos tiles para el
conocimiento de la realidad, se utiliz este mtodo sustentado a
partir de un hecho concreto, vivenciado por la investigadora en el
proceso de profesora universitaria en la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se aplic el enfoque funcionalista, que permite establecer cmo
funcionan las estrategias de comunicacin del Departamento de
Control Acadmico Vs. estudiantes de la ECC, el enfoque descriptivo
que aborda una situacin reciente y describe las estrategias de
comunicacin que se registran dan en este departamento, que
permiti
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conocer la situacin de la comunicacin interna de ECC de la USAC,
se estableci el conocimiento sobre sus caractersticas y sobre su
magnitud, obteniendo de esta manera una visin ms completa del
problema.
Se desarroll una investigacin diagnstica, que determin la
situacin actual de las necesidades de comunicacin interna de la
unidad acadmica ECC, explicada bajo la perspectiva de fundamentos
tericos y un trabajo de campo.
El hecho de realizar un estudio descriptivo-diagnstico de la
realidad que se da en un momento y lugar determinado se requiere
conocer el objeto de estudio, por lo que nicamente fueron
planteados objetivos y no hiptesis.
La poblacin objeto de estudio fueron los estudiantes y
trabajadores de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se tom una muestra de diez estudiantes y cuatro trabajadores del
Departamento de Control Acadmico, muestra estratificada a travs del
mtodo estadstico de la raz cuadrada.
Los instrumentos o tcnicas fortalecimiento de la investigacin
fueron: el cuestionario, la observacin, grupos de enfoque (Focus
Grup), los datos obtenidos de la encuesta a los sujetos de la
muestra, se tabularon para graficarlos y presentar los porcentajes
respectivos, a travs del mtodo estadstico de la raz cuadrada.
Este estudio ha permitido el anlisis de los desiguales
escenarios comunicacionales que de una u otra manera afectan el
buen desarrollo de las gestiones administrativas acadmicas de la
comunidad de ciencias de la comunicacin y del personal del
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Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
La investigacin lleva a la reflexin de la importancia que tiene
la comunicacin organizacional como el conjunto total de mensajes
que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y
entre sta y su medio. Estos mensajes se intercambian en varios
niveles y de diversas maneras, pueden transmitir a travs de canales
interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticados,
desde memorada, circulares, boletines o revistas, carteleras de
avisos y manuales, hasta computarizados, sonido ambiental, as como
a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a
numerosos pblicos.
Derivado del estudio realizado, se procedi a elaborar la
Estrategia de Comunicacin, producto de sta, surge el nacimiento de
un Manual de Procedimientos del Departamento de Control Acadmico de
la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, el cual ser sometido a
consideracin de las autoridades superiores de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin, para su anlisis, evaluacin, aprobacin y
divulgacin.
La Maestranda.
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CAPTULO I 1. Situacin actual de la comunicacin organizacional en
Guatemala
Todo cambio propone un riesgo. En el mundo actual los cambios
son vertiginosos y se debe estar preparado para ellos. En la
sociedad de la comunicacin, sta constituye el eje de la interaccin
social de hoy. En esta interrelacin por supuesto estn incluidas las
organizaciones, que a travs de una estructura relativamente
permanente de pautas, roles y relaciones que las personas realizan
segn determinadas formas sancionadas y unificadas tienen el
propsito de satisfacer necesidades sociales bsicas.
Los nuevos escenarios y las propuestas en el campo
comunicacional son espacios de grandes dimensiones que en algunos
pases an estn por conocerse y explorarse.
Slo la mera aplicacin de la comunicacin, fuera de los medios
tradicionales pone de manifiesto una serie de limitaciones en
cuanto a su conceptualizacin y las diversas formas en que sta se
puede trabajar. El proceso viene en forma descendente. Es decir,
desde una inexistente visin integral de pas que seala a Estado y
gobiernos, hasta los diferentes gremios y grupos que conforman el t
ejido social. No debe verse slo como una forma de desarrollo sino
tambin como una manera de articular mensajes a niveles individuales
y colectivos.
Existe una especie de aislamiento en la cual no se ha
visualizado la necesidad de un cambio y una nueva propuesta a nivel
nacional que tome en cuenta una visin integral de identidad por
medio de las polticas de comunicacin. Ha incidido la falta de
identificacin de los espacios en los cuales stas polticas se
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puedan poner en marcha y procuren articular los mensajes de
diversas voluntades entre diferentes actores sociales. Otra
limitante es la inexistencia de la relacin de comunicacin con la
cultura y la democratizacin de la sociedad.
Estas concepciones slo para ilustrar la ignorancia que ha
prevalecido desde la cspide hasta su base, en las cuales por
supuesto estn incluidas las organizaciones. No obstante, stas
quedaron fuera del marco por mucho tiempo y es hasta aos recientes
que inicia la preocupacin por adaptarse a los cambios y nuevas
tendencias de la era de la globalizacin.
1.1. La comunicacin organizacional en Guatemala Los estudios y
la aplicacin de la comunicacin organizacional es un nuevo horizonte
que se abre paso a paso, Guatemala en su experiencia an resulta
novsima, mientras que en otras naciones se trabaja dcadas atrs.
Todava resulta confuso delimitar los planteamientos subyacentes
a las relaciones pblicas y la comunicacin organizacional,
institucional o corporativa, en las cuales algunos encuentran
diferencias y similitudes. An en los espacios acadmicos se descubre
un encendido debate de cmo definirlas y si pueden ser objeto de
diferencias. Aunque esto indica una buena seal, al menos se discute
la necesidad de enseanza y aplicacin.
Para el caso de los comunicadores sociales guatemaltecos
graduados en las universidades del pas, este deslinde presenta una
serie de interrogantes. Hace apenas un par de aos que se inician
las reformas curriculares para incluir la comunicacin
organizacional como un nfasis o especializacin en pre-grado y ya se
hacen intentos por instituirla como maestra, tal el caso de la
Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
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Las academias deben enfrentar las realidades al paso de los
cambios, aunque para consuelo la idea sea, ms vale tarde que
nunca.
En la experiencia o ms bien en la exploracin inicial de los
sujetos de este estudio, los comunicadores sociales que ya cruzaron
el lmite, conocen la amplitud de la dimensin, los obstculos que
pueden enfrentar y la misin que deben llevar a cabo, la gran
pregunta por dnde y cmo empezar?
El desafo es saber cmo desplazarse en este agreste terreno,
desprovistos de conocimientos, sin el instrumental necesario y con
una lnea difusa de orientacin. A iniciar una nueva fase de
experimentacin. Segn los entrevistados con esta actitud asumieron
el reto y ms an cuando los resultados indican que un poco ms de la
mitad de ellos apenas recibieron dentro de su formacin como
comunicadores(as) un solo curso de comunicacin institucional o
relaciones pblicas en toda su carrera.
La lgica indica que para realizar la transformacin entonces se
requiere de la investigacin para llegar a conocer a profundidad, el
contexto en el que se est inmerso, las funciones que se desempean,
e interpretar el estado general de la institucin con su pblico.
Cuntos de los comunicadores sociales dieron importancia al proceso
de diagnstico de las entidades que se les asignaron?
Los comunicadores, en charla informal de comunicadores
encuestados admiti haber efectuado alguna vez un proceso de
diagnstico en la entidad. Sin embargo no mencionaron en su mayora
mtodos objetivos y representativos que exponga el rigor de la
investigacin formal, ms bien recay en procedimientos informales que
slo brindan pistas de algunos problemas en particular. Entre estos
mtodos se menciona el buzn de sugerencias, el anlisis del correo, e
informes del pblico.
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Entre los mtodos cualitativos y cuantitativos nicamente se
mencionaron la entrevista y las encuestas de opinin en escaso
nmero.
Se puede observar que la idea central es conocer el tipo de
imagen que tiene un grupo de personas acerca de la institucin. Se
reconfirma cuando a los entrevistados se les pregunta acerca de las
responsabilidades asignadas a su cargo, a la cual responden en un
95% que la imagen institucional es una de las ms importantes. Se
incluyen, entre otras, el diseo de estrategias de comunicacin
dirigidas tanto a lo externo como a lo interno.
Existe otra relacin que deja entrever la importancia que se
concede a la imagen institucional en esta segunda fase del
experimento. Al proponerse la mencin de las labores que efecta con
mayor frecuencia, ms de la mitad coincide en que la atencin a la
prensa y la redaccin de boletines informativos, es la ms
recurrente.
Sin embargo despus de la primera, viene como segunda labor la
planificacin de acciones de comunicacin dentro del marco de la
institucin que agilicen los propsitos que persigue la misma.
Paradoja que enfrenta la realidad de una postulacin conceptual con
un profesional que no sabe cmo aplicarla. Entonces hasta dnde en
realidad puede llegar ser profesional de la comunicacin?
Esta diferencia seala la dinmica de establecer parmetros entre
la mera fabricacin de imgenes y el proceso comunicativo que se
efecte en base a los propsitos de una eficiente conducta
institucional. Todas esas acciones que indican la interiorizacin de
elementos bsicos entre los individuos y las instituciones. Esta
aplicable a travs de las herramientas adecuadas, el conocimiento,
la identificacin y la aceptacin de una comunicacin hecha para las
entidades pblicas. No ser receta ni tampoco ser milagro, pero lo
importante
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es adaptarse al futuro o ms bien al presente para no presentar
el rezago cultural a causa de autoaislamientos.
Que la brecha entre la realidad y los campos de accin se ajusten
a las transformaciones mundiales, sin dejar a nada ni nadie atrs.
No es un trabajo fcil. El objetivo requiere de las habilidades y
esfuerzos coordinados de un nmero de personas y de organizaciones.
La academia es parte fundamental. Ser parte esencial el comunicador
social?
Posiblemente no. Lo que si es una certeza, es que los ahora
comunicadores sociales en vas de expansin a otras dimensiones deben
saber qu lneas de comunicacin requieren, cules son las nuevas
propuestas, definir sus responsabilidades, sumarse al riesgo y la
inestabilidad del ambiente. Buscar nuevas oportunidades, centrarse
en las personas, orientarse a los resultados y mantener los canales
de comunicacin abiertos. Adems es probable que ellos no sean los
mejores agentes del cambio. Lo mejor es que el laboratorio est
abierto, pueden dedicarse a efectuar la experimentacin en una
desconocida dimensin. Difcil pero no imposible: la comunicacin
organizacional en las instituciones pblicas.
1.2. Definicin de Comunicacin Organizacional La Comunicacin
organizacional es el conjunto total de mensajes que se
intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre
sta y su medio.
Estos mensajes se intercambian en varios niveles y de diversas
maneras, pueden transmitir a travs de canales interpersonales o de
medios de comunicacin ms o menos sofisticados, desde memoranda,
circulares,
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boletines o revistas, carteleras de avisos y manuales, hasta
computarizados, sonido ambiental, as como tambin a travs de los
medios de comunicacin masiva, para llegar a numerosos pblicos
externos.
Para Gldhaber (1978:35) La comunicacin organizacional puede ser
entendida como el proceso de produccin, circulacin y consumo de
significados entre una organizacin y sus pblicos.
Esta comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter
jerrquico, basado en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas,
etctera, que permiten la importancia de la relacin individual
frente a las relaciones colectivas y la cooperacin entre directivos
o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de
una empresa depende plenamente de una buena comunicacin
organizacional. As pues, la comunicacin organizacional estudia las
formas ms eficientes dentro de una organizacin para alcanzar los
objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al
pblico externo.
La comunicacin organizacional segn la Enciclopedia libre
Wikipedia (www.wikipedia.com) es: un proceso de comunicacin, de
emisin y recepcin de mensajes dentro de una compleja organizacin.
Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones
dentro de la organizacin, o externo (por ejemplo, entre
organizaciones). Si la organizacin se trata de una empresa, la
comunicacin distingue tres sistemas:
Operacionales (se refiere a tareas u operaciones)
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Reglamentarios (rdenes e instrucciones) Mantenimiento
(relaciones pblicas, captacin y publicidad).
La comunicacin organizacional es como el sistema de
interrelaciones y entendimiento laborales, por medio de la
definicin de una Misin y Visin Institucionales propias, que dan
estructura a los objetivos de logro, dirigidos hacia el beneficio
individual, colectivo, y por ende empresarial, permitiendo el
posicionamiento en el mercado productivo.
Con frecuencia se escucha decir a los administradores y
directivos de una empresa, que el personal no tiene la capacidad de
comprender las dificultades que se tienen para operar, y que slo
quieren GANAR MS, en ello estriba la generacin de factores de
desaliento y prdida de inters hacia el trabajo, por lo que el
sentimiento de logro se excluye de la actitud de cada persona, lo
que en su momento provoca que:
1. La toma de decisiones carezca de anlisis, para definir la
injerencia y nivel de responsabilidad.
2. No cuente con los mecanismos de informacin, y difusin sobre
polticas y lineamientos de trabajo, por rea y puesto.
3. Asuma que existen dificultades pero no se acte para evitarlas
o minimizarlas.
4. Los sistemas de administracin se dirijan ms hacia el
cumplimiento de metas y resultados que a los procesos.
No se puede hablar de Comunicacin Organizacional sin tener en
cuenta que sta se establece con base en la creacin, mantenimiento y
renovacin de:
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a. Cultura (valores): principios, conceptos y creencias,
explcitos o implcitos, compartidos por todos los que forman parte
de la Empresa. Ello define quienes somos.
b. Estructura: cmo est operativamente organizada la empresa,
adems de que determina las relaciones laborales con y entre las
distintas reas que conforman la estructura orgnica. Ello define cmo
estamos funcionando.
c. Estrategia: pasos que deben darse para alcanzar los objetivos
de la empresa. Ello define cmo se hacen las cosas.
d. Recursos (habilidades) reas, capacidades, conocimientos,
fortalezas. Ello define qu tenemos.
e. Procedimientos: rutinas, formas en que se ejecutan las
actividades, niveles de accin e interrelaciones. Ello define qu nos
corresponde hacer.
f. Personal (potencial humano), factor que debe definirse con
base en perfiles, habilidades, actitudes, aptitudes, conocimientos,
acorde al nmero necesario que requiere un rea o actividad
determinada y que debe adems estar en relacin directa a la
remuneracin necesaria y suficiente que requiere el colaborador y
que puede otorgar la empresa. Define el Capital Intelectual de la
Empresa.
g. Estilo de Direccin: actitudes que adoptan en el proceso de
gestin los integrantes de los niveles directivos de la Empresa.
Esto implica la gran responsabilidad de asumir un liderazgo
creativo y transformador que no est definido solamente por un rol
jerrquico, sino ms bien por la actitud que busque retos y afronte
los conducentes riegos del mercado laboral. Ello define la
Inteligencia Emocional de la Empresa.
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Ante esta perspectiva, la comunicacin dentro de la empresa no
dar pie a las dudas, engaos o decepciones, ya que cada miembro
conocer al nivel que le
corresponda la informacin, documentacin, etctera, que le
permitan tomar las decisiones adecuadas de su nivel hacia
abajo.
1.3. Cooperando en pro del cambio de la comunicacin
organizacional El cambio como elemento generador de barreras en la
comunicacin organizacional, responde a la presencia de paradigmas,
que en definitiva detienen la evolucin de una organizacin, de esta
forma, estn estticos los niveles de crecimiento en la medida en que
se mantiene como principio aquel viejo adagio poltico mexicano hay
que cambiar para no cambiar, llevando a nivel de reflexin por parte
de los integrantes de la comunidad laboral debemos analizar:
1. Por qu tenemos que cambiar? 2. Para qu cambiar? 3. Qu es lo
que debemos cambiar? 4. Sabemos qu tenemos que cambiar? 5. Cmo
iniciar el cambio? 6. Quin debe dirigir el cambio?
Todo cambio y modificacin de esquemas, conlleva un serio y
decidido anlisis, que supere por mucho a las buenas y demaggicas
intenciones de directivos y colaboradores. Una buena relacin humana
implica compromisos clara y concretamente comunicados.
El desarrollo empresarial fundamenta su posicionamiento en la
medida en que se orientan los esfuerzos suficientes para conocer y
dar a conocer qu se
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espera, de quines se espera y quines dirigirn el rumbo. Para
ello es trascendente establecer:
1. Qu se quiere comunicar? 2. Cmo se va a comunicar? 3. Saber
cmo hacerlo? 4. Analizar cmo lo puede recibir la gente? 5.
Propiciar en consecuencia una cultura de empresa
De tal suerte directivos(as) y colaboradores(as) tendrn la
posibilidad de interrelacionarse bajo un clima laboral sustentado
inicialmente en la tarea ms que en la relacin.
1.4. Comunicacin organizacional que deteriora la relacin humana
Obstruccin Agresin Centralizacin Parcialidad Alejamiento
1.5. Barrera en el modo de ver, pensar, sentir y comunicar las
cosas Ordenar, definir, estructurar, excesivamente. No ver puntos
de vista diferentes. Limitarse artificialmente. Juzgar antes de
tiempo. Llenarse de tareas. Enamorarse de las ideas propias.
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Desinters: no hay reto. Miedo al fracaso. Incapacidad de aflojar
la tensin. Incapacidad de tolerar lo desconocido. Demasiada
motivacin. Arrogancia, sentirse el nico, el mejor. Ser hombre o
mujer de accin. Ser juguetn es para nio. La razn, la lgica, lo
prctico es lo bueno. Sentimientos, juegos cualitativos, intuicin
son malos. La tradicin es mejor que el cambio. Los problemas
siempre se pueden resolver con el mtodo
cientfico y mucho dinero. Temor a nuestra mente. Suprimir la
imaginaciones perder el tiempo. Distracciones. Falta de tiempo. El
jefe es mandn. No hay apoyo a las ideas. Ambiente de poca
cooperacin y confianza. Falta de informacin. Exceso de
especializacin. Pensar siempre del mismo modo. Dificultad para
expresar las ideas. Lentitud para expresarse.
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12 1.6. Comunicacin organizacional en beneficio de las
relaciones humanas
Cuando el directivo empresarial se asume cmo un lder
comprometido con el logro de sus intereses a travs del
establecimiento de un clima laboral sano, inserta en sus
colaboradores un sentimiento de satisfaccin e igual compromiso ya
que colectivamente dirigen su accionar en la misma direccin:
se logra cambiar el orden y tipo de pensamiento. Se inicia la
renovacin en la manera de hacer las cosas. Se logra cambiar la
tensin por atencin. Se produce una interseccin entre expectativas
personales y
organizacionales. Se logra entonces la relacin ganar-ganar.
Al comunicar a nuestro capital humano de modo abierto nuestras
intenciones, expectativas, normas, polticas, etctera, evitamos
afectar la dignidad de las personas generando siempre una relacin
respetuosa, en la que cada quien cumpla con sus responsabilidades y
asume sus derechos, mostrando as, crecimiento y avance ya que cada
quien tiene clara su participacin y alcances.
1.7. Acciones estratgicas El proceso social de todo ser humano
se encuentra vinculado a visiones,
misiones, polticas, objetivos y metas que se bifurcan en los
diferentes mbitos de su vida (social, cultural, personal, familiar,
etc.), las que son inherentes a ellas. Por tanto, el hombre a lo
largo de su trayectoria, enfrenta las encrucijadas de definir quin
es, qu quiere ser y cmo lo debe lograr.
La importancia de establecer nuestra Visin, Misin, Objetivos,
Metas y Polticas, tanto a nivel Institucional como personal,
propicia que se obtengan elementos
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sistmicos que marquen el rumbo adecuado a seguir, logrando con
esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se
dice.
1.7.1. Misin Qu es? Es un enunciado breve y sencillo que
describe la razn de ser de una
organizacin dentro de su entorno y la sociedad en general. La
Alta Gerencia debe hacer la seleccin de cul es la razn prioritaria,
es decir, la Misin Central de la Organizacin y subsecuentemente los
departamentos realizarn la propia, que deber ser congruente en
todos sentidos con la central. La discusin entorno de la misin
sirve para guiar el establecimiento de objetivos y metas, para
aprobar proyectos y programas y asignar los recursos, estos tres
ltimos deben ser dirigidos al cumplimiento de la Misin.
Una vez enunciada la misin, es de suma importancia que los
dirigentes la difundan a toda la organizacin y no slo eso, adems,
deben de pregonarla con el ejemplo, pues de otra manera la misin
ser superflua y carente de sentido para la organizacin.
Para que la misin se estructure correctamente y abarque los
aspectos primordiales que le competen, se deben tomar en cuenta las
respuestas a las siguientes preguntas:
Por qu existimos como organizacin? Cul es nuestro propsito?
Cules son nuestros productos o servicios? Quines son nuestros
clientes? Cules son nuestros valores?
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Es importante resaltar el hecho de que, al responder a estos
cuestionamientos, se debe ser congruente con el enfoque propuesto
anteriormente. Si bien es cierto
que debe existir una misin para la organizacin no debemos
soslayar el que a otros niveles (Gerencias, Subgerencias,
Departamentos, etc.) tambin es importante desarrollar la misin.
1.7.2. Visin Qu es la visin? sta es simple y sencillamente lo
que queremos llegar a
realizar, este elemento es conceptualizado en el largo plazo, ya
que detrs de ste, debe haber mucho trabajo por desarrollar.
Ejemplo:
Ser la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC, la ms
grande del mundo.
Ofrecer servicios educativos en ciencias de la comunicacin ms de
N usuarios en el XXI.
Se discierne que, la visin, no es otra cosa sino la expectativa
de crecimiento que tenemos con respecto a nuestra empresa y el
entorno que nos rodea. Cabe resaltar entonces, que esta visin,
marca el rumbo de nuestros esfuerzos y trabajo, sin sta corremos el
riesgo de fracasar ante las embestidas de los mercados ms
slidos.
1.8. Flujos de comunicacin organizacional El flujo de la
comunicacin desde la dinmica de las organizaciones.
Comunicacin descendente: transmite polticas, procedimientos,
reglas y manuales.
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15
Comunicacin ascendente: contiene quejas, sugerencias, reportes
de desempeo, investigacin de actitudes.
Comunicacin lateral: en ella se manejan memoranda.
interdepartamental, conferencias de lnea y asesora, interaccin
de
empleados con sus supervisores, relacin Sindicato -Empresa.
Cabe resaltar, que la actividad grupal sin comunicacin puede
ofrecer dificultades durante un proceso de cambio. Es esencial que
los sistemas de comunicacin internos en una organizacin, fluyan con
rapidez y precisin, con el fin de cumplir con las caractersticas de
una comunicacin eficaz para que permita que la toma de decisiones
sea la ms adecuada para prevenir, y/o corregir cualquier tipo de
fallas. Para que la comunicacin en una empresa fluya adecuadamente,
se debe ser:
claros Emitir el mensaje utilizando un lenguaje simple. Evitar
el uso de palabras que den lugar a ambigedades. Construir
sintcticamente las oraciones siguiendo un estructura simple:
Sujeto-Verbo-Complemento. Hacer uso de los canales ms adecuados
dependiendo de la
naturaleza del mensaje. Exponer cada idea en forma positiva.
Utilizar el mayor nmero posible de canales. Reiterar las partes
fundamentales del mensaje. Proponer ejemplos que clarifiquen el
mensaje. Establecer una relacin de empata con el interlocutor.
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Elegir el momento oportuno para transmitir el mensaje. Eliminar
en lo posible, la existencia de intermediarios entre el
emisor y el receptor. Directos
Reducir el mnimo de tiempo que va desde la emisin hasta la
recepcin.
Expresar lo que se espera del interlocutor. Precisos
Distinguir perfectamente bien entre la idea principal y las
ideas secundarias.
Explicar los objetivos que se persiguen. Concisos
Evitar la excesiva longitud del mensaje. La comunicacin
organizacional, reflejo de las relaciones
humanas en la Organizacin.
Para finalizar, se hace importante introducir como perspectiva
de desarrollo, que una organizacin productiva debe tender hacia el
establecimiento de una cultura interna que base su actuar en una
inteligencia emocional, filtrada desde los mandos de direccin cuya
finalidad, refleje la capacidad de responder de la mejor manera a
las exigencias que el medio nos presenta.
1.9. Bases Tericas Antecedentes Se procede a recuperar las
propuestas comunicativas que se encontraron al
realizar una revisin bibliogrfica de tesis de grado de
Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin de la ECC, y que en su
contenido recogen interesantes
propuestas.
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1.10. Tesis de grado El trabajo de tesis Diagnstico de la
Comunicacin organizacional en
corporacin Reforma, de la autora Moran Ramrez (2000:1), tiene
como objetivo General, determinar las necesidades de Comunicacin
Organizacional en Corporacin Reforma. Objetivos especficos: 1.
establecer prioridades y necesidades del pblico interno y externo
de Corporacin Reforma respecto a los flujos de comunicacin para
girar la propuesta de Comunicacin organizacional. 2. Elaborar la
propuesta de Comunicacin organizacional para Corporacin Reforma a
travs de la estructura de un sistema de clasificacin de mensajes.
Jerarquizar dentro de la propuesta, medios de comunicacin interna
de acuerdo a las necesidades detectadas en la evaluacin realizada
al personal de la organizacin.
Morn, se concret a realizar una investigacin sobre documentacin
bibliogrfica y de campo, con un enfoque funcionalista, porque por
medio de la informacin recopilada se logra analizar la situacin
actual de los sistemas de comunicacin organizacional de la entidad
Corporacin Reforma. Y su muestra: 10% del total del Universo.
Sujetos de la muestra: 40 personas que ocupan diferentes puestos en
la organizacin. El instrumento: Cuestionario con preguntas.
Principales conclusiones: la comunicacin debe mirarse como un
proceso constante en el cual pueden variar objetivos segn las
necesidades, pero sin desviarse del objetivo general de ser puente
entre la administracin y el personal. El comunicador en la empresa
debe cumplir un papel de asesor (an cuando tenga trabajo operativo)
ms que hacedor de cosas. Su estudio hace nfasis, en que se debe
tomar en cuenta los modelos de desarrollo de los sistema de
comunicacin en el que el recurso humano juega un papel movilizados
de esfuerzos y de acciones conjuntas, son muy pocas las
instituciones
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donde el personal ejecutivo planifica la comunicacin
organizacional, es decir, a travs de los diferentes niveles de la
estructura organizacional, desde la base, pasando por los mandos
intermedios hasta la alta Direccin, olvidando por otra parte las
instituciones que sta (la comunicacin organizacional) produce
transformaciones en la forma de pensar y en las actitudes de las
personas involucradas en una tarea comn, auspicia tambin una mejor
percepcin de la realidad y de los problemas que enfrentan en las
organizaciones, haciendo conciencia sobre como asumir un compromiso
solidario para su superacin.
Los mensajes, pueden emplear canales verbales y/escritos,
utilizar la estructura formal de la organizacin o las redes
informales, viajar horizontal o verticalmente en la pirmide
jerrquica, circular dentro de la organizacin o rebasar sus
fronteras. Todas estas variables forman un fenmeno rico y complejo
que, en su conjunt, se denomina Comunicacin Organizacional, pues,
no es posible imaginar una organizacin sin comunicacin.
El autor Hernndez Turcios (2009:3), en su tesis Las
comunicaciones interpersonales como herramientas para sinergia en
la cultura organizacional a los docentes de la Escuela de Ciencias
de la Comunicacin, tiene como objetivo General, promover las
Comunicaciones Interpersonales como herramientas para la Sinergia
en la Cultura organizacional de los Docentes de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
Como objetivos especficos: 1. Identificar cules son los
distintos elementos bsicos para que los docentes de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de
Guatemala puedan tener mas accesibilidad a la preparacin
profesional llevando a cabo cursos, talleres, seminarios etc. 2.
En
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la Universidad de San Carlos de Guatemala puedan tener mas
accesibilidad a la preparacin profesional llevando a cabo cursos,
talleres, seminarios etc. 2. En relacin a Comunicacin Interpersonal
como herramienta para sinergia en la cultura organizacional.
Incentivar a docentes de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin
de la USAC, a que pongan en prctica las Comunicaciones
Interpersonales con el propsito de mejorar sus relaciones
personales e interpersonales. El enfoque es funcionalista y su
muestra 67 profesores universitarios titulares de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin.
Presenta como principales conclusiones presenta, que la fuerza
de una organizacin y/o institucin esta en el trabajo grupal, en la
armona, en el pensar igual, en uno mismo sentir dejando las
asperezas por un lado y de seguir hacia un triunfo. Acota, que hay
que tomar en cuenta que la comunicacin es fundamental en el
desarrollo de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, que en este
caso es el aspecto menos cuidado.
Otro documento importante es el estudio La Comunicacin
organizacional en funcionamiento del Departamento de merchandising
(publicidad en el punto de venta) de una distribuidora de licores,
de la autora Garca Hernndez (2003:4), cuyo objetivo general, es
conocer el funcionamiento del departamento de merchandising, las
tcnicas y procedimientos que utiliza para este estudio,
Distribuidora Guatemalteca para el desempeo dentro de los
Supermercados Paz. Objetivo Especfico: Conocer las tcnicas de la
comunicacin organizacional, para mantener informado, integrado y
motivado al personal de Merchandising. Verificar las reglas que
utilizan las empresas que cuentan con publicidad en el punto de
venta para operar dentro de los Supermercados Paz y as prestar el
servicio de Merchandising. Constatar si la publicidad en el punto
de
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venta es un medio de comunicacin efectivo con el cliente y
verificar su incidencia en la venta de los productos.
Estudio que establece que la Comunicacin Organizacional, se
entiende como un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a
facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los
miembros de la organizacin, o entre las organizaciones y su medio;
o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los
pblicos internos y externos de la organizacin, con el fin de que
sta ltima cumpla mejor y rpidamente sus objetivos.
Es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los
integrantes de una organizacin y entre ste y su medio. Estos
mensajes se intercambian en varios niveles y diversas maneras.
Pueden transmitirse, por ejemplo, a travs de canales
interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos sofisticado,
desde memorandos, circulares, boletines o revistas, tableros de
avisos y manuales, hasta programas audiovisuales, circuitos
internos de televisin, sistemas computarizados, sonido ambiental o
a travs de los medios de comunicacin masiva, para llegar a
numerosos pblicos externos; pueden emplear canales verbales o no
verbales, utilizando la estructura formal de la organizacin o las
redes informales, viajar horizontal o verticalmente en la pirmide
jerrquica, circular dentro de la organizacin o rebasar sus
fronteras.
De los trabajos de tesis analizados se encuentra el trabajo de
investigacin de Castaeda Meja (2003:1) Diagnstico y propuesta de la
comunicacin interna de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin, de
la USAC, la que contempla como objetivo general, establecer la
adecuacin y funcionalidad de las actuales estructuras de
comunicacin interna de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de
la USAC. Determinar las necesidades comunicacionales
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desde los diferentes sectores que conforma la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin.
Estudio que hace mencin de las teoras de la organizacin que
tratan de explicar cmo funcionan las organizaciones y cmo se puede
hacer que funcionen con mayor eficiencia. Dentro de las teoras
organizacionales que se manejan en la actualidad, se encuentran los
sistemas de informacin, tambin conocido como automatizacin, la cual
se refiere a volver la organizacin un sistema y operar va proceso y
procedimientos, la incorporacin de mtodos y procedimientos de
trabajo que hagan todos los trmites ms fluidos y rpidos con apoyo
de la organizacin y mtodos. Se persigue evitar pasos innecesarios y
reducir al mnimo la papelera, que forma parte de los expedientes;
adems, que la sistematizacin incorpora sistemas de control que
garantizan la calidad del trabajo.
La tesis Propuesta de Estrategias comunicacionales internas y
externas para crear una imagen positiva del Ministerio de Finanzas
Pblicas de Guatemala, Alegra Herrera (2003:4),Objetivo general:
conocer cules son las estrategias que pueden impulsar interna y
externamente, la Direccin de Comunicacin Social, para crear una
imagen positiva del Ministerio de Finanzas Pblicas de Guatemala y
como objetivos especficos presenta: 1. Identificar cules son las
estrategias que puede impulsar interna ye externamente la Direccin
de Comunicacin Social para crear una imagen positiva del Ministerio
de Finanzas Pblicas.
Determinar las fechas claves, seleccionar un presupuesto
detallado de los costos que abarcar la ejecucin de la misma,
selecciona el mercado objetivo y
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determina las polticas a seguir en materia de producto, precio,
promociones y distribucin. De esta forma se logra impulsar y
promover la imagen institucional a travs de la presentacin general,
creacin de redes y departamentos de Relaciones Pblicas o de
Comunicacin Social.
La estrategia de mercadotecnia, empieza con una investigacin,
aporta un completo entendimiento del comportamiento del consumidor,
propone anlisis realista de costo-beneficio y hace nfasis en la
comunicacin y solucin de problemas.
Las cinco tesis revisadas son de enfoque funcionalista toda vez
que se concentran en la funcin que dentro de la organizacin
desempea la comunicacin.
1.11. Mtodo funcionalista El trmino funcionalismo se refiere a
una corriente terica y metodolgica que
insiste en el estudio de las funciones dentro del sistema
social, concebido como una totalidad integrada por individuos,
grupos o instituciones. En las ciencias
sociales establece que todos los aspectos de la sociedad tienen
un fin y son indispensables para la supervivencia de los
individuos.
1.12. Modelo de comunicacin De acuerdo con el modelo de
comunicacin de Harold D. Laswell y Paul
Lazarsfeld comparte la metodologa de cinco preguntas: quin
dice?, qu dice?, en qu canal?, a quin lo dice?, y con qu efecto?
Esta teora en la que se basa Laswell parte de todo estudio
funcionalista, llegando as a otra teora que se le conoce como
Agenda Setting, sta recalca la idea de que los
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medios influyen en la manera de pensar a quienes exponen sus
mensajes. Esta metodologa incluye varias perspectivas, pues, los
medios de comunicacin usan como herramienta bsica el poder de la
opinin pblica, dando lugar a una relacin entre los mismos medios y
las audiencias.
1.13. Campos de aplicacin de la comunicacin El ser humano
comunica a travs de un conjunto de instrumentos (la palabra, los
gestos, la vestimenta, el tono, la posicin corporal, entre otros),
Miquel (1999:53) afirma que: La comunicacin es un todo integrado,
de ah la mxima de que todo comunica o es imposible no
comunicar.
Los seres humanos utilizan mltiples canales para comunicarse,
uno de los cuales es el lenguaje verbal. Cuando alguien no responde
a una pregunta, en realidad est ofreciendo una respuesta. Cuando
una persona permanece en silencio tambin emite un mensaje.
El desafo para la comunicacin intercultural es que as como en el
lenguaje verbal existen mltiples lenguas, tantas otras se pueden
encontrar en el lenguaje del silencio, de los gestos, del
espacio.
1.14. Comunicacin En palabras de Marc y Picard (1992:10), la
comunicacin puede ser definida
como un sistema abierto de interacciones; esto significa que
aquello que sucede entre los interactuantes no se desenvuelve nunca
en un encuentro a solas cerrado, en un vaco social, sino que se
inscribe siempre en un contexto. Interiano(1997:6),afirma que: la
comunicacin, es el intercambio de ideas, sentimientos, emociones
entre un comunicador y un receptor.
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1.15. Comunicacin interna Le da la sensacin de que siempre es el
ltimo en enterarse de algo? Se oyen
rumores a todas horas sobre cuestiones relacionadas con su
trabajo y eso le crea incertidumbre? A veces no tiene claro qu
objetivos se persiguen con su trabajo? Si ha contestado s a alguna
de estas preguntas (o a todas) su empresa necesita mejorar la
estrategia de comunicacin interna. Es muy fcil caer en la tentacin
de descuidar la comunicacin interna a favor de las relaciones
pblicas y los mensajes que se envan al exterior (marketing, ventas,
imagen corporativa), la comunicacin externa. El retorno de la
inversin es mucho ms difcil de ver en el primer caso.
Sin embargo, una buena comunicacin con el cliente interno (no
hay que olvidar este concepto) es fundamental para que ste compre
nuestros valores, se sienta respaldado y por lo tanto la
organizacin reciba impulsos de sus miembros y sea ms
competitiva.
Las situaciones descritas en las preguntas anteriores son
sntomas de una deficiente poltica de comunicacin interna en una
organizacin. Para conseguir que los mensajes calen y las
informaciones importantes lleguen a las personas adecuadas, la
comunicacin debe fluir en todos los sentidos y no slo en el
tradicional descendente", es decir, de la gerencia a los
trabajadores. Es necesario que los mensajes lleguen tambin en el
sentido contrario (de abajo hacia arriba), as como de forma
horizontal facilitando su intercambio entre los diversos
departamentos, grupos y empleados.
Todos los miembros de la empresa deben disponer de informacin
suficiente relacionada con sus atribuciones (qu deben hacer y por
qu), su puesto de trabajo (condiciones, obligaciones y derechos) y
sobre la propia organizacin.
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Esto evitar las incertidumbres, los rumores y la prdida de
orientacin, factores tpicos que atentan contra la
productividad.
Canalizar adecuadamente la informacin a travs de cauces formales
y en el momento adecuado reviste especial importancia en empresas
que se enfrentan a perodos de cambio. Es en esos momentos cuando
los empleados sufren mayores incertidumbres de ndole personal y por
tanto la motivacin se encuentra en sus momentos ms bajos. La mala
informacin, el comunicar a destiempo o la rumorologa pueden ser
fatales en esos casos y una estrategia de comunicacin adecuada es
fundamental.
1.16. Comunicacin Organizacional Estudio que establece que la
Comunicacin Organizacional, se entiende como
un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y
agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la
organizacin, o entre las organizaciones y su medio; o bien, a
influir en las opiniones, actitudes y
conductas de los pblicos internos y externos de la organizacin,
todo ello con el fin de que sta ltima cumpla mejor y rpidamente sus
objetivos, Fernndez (1991.3).
1.17. Estrategia En definitiva, una estrategia de comunicacin
interna efectiva y bien gestionada
puede brindar mltiples beneficios a cualquier empresa y/o
asociaciones, los cuales se traducen en una mayor competitividad de
sta:
asegura que todo el mundo reciba los mensajes adecuados en los
momentos apropiados.
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Ayuda a conocer los objetivos del negocio y la cultura de la
empresa, facilitando que todos sus miembros remen en la misma
direccin.
Crea las oportunidades necesarias para que se compartan las
mejores prcticas y el conocimiento.
Mejora la toma de decisiones. Puede contribuir notablemente a la
realizacin de vigilancia
tecnolgica, legal y comercial, que son tres puntos fundamentales
en una empresa competitiva.
Fomenta la confianza. Aumenta la eficiencia y la efectividad de
las operaciones. Hace visibles y reconoce los logros individuales y
colectivos de la
empresa, as como las aportaciones relevantes de los miembros y
grupos de trabajo.
Motivos que fomentan el fracaso de las estrategias de
comunicacin, interna
Dificultad para ver el retorno de la inversin.
Al igual que ocurre con la del departamento de comunicacin
interna suele encontrarse trabas para disponer de los recursos
humanos y la inversin necesarios debido a la dificultad para
demostrar contablemente el retorno. Esto no suele ocurrir con la
comunicacin externa y relaciones pblicas, ms aceptadas.
Somos una empresa pequea
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Este es un error muy comn. No es necesario contar con cientos o
miles de empleados para beneficiarse de las ventajas de una
adecuada comunicacin. Obviamente una organizacin grande deber
utilizar ms tcnicas y herramientas dada su complejidad, pero una
empresa pequea, con unas cuantas acciones concretas bien dirigidas
puede obtener grandes beneficios.
Carencia de formalizacin en los procedimientos
No suelen existir pautas escritas cuyo cumplimiento se exija a
sus responsables en lo que se refiere a metodologa, planificacin,
medicin de resultados, etc.
Ausencia de definicin clara de responsabilidades.
Es fundamental delimitar ntidamente la responsabilidad que cada
persona tiene en el proceso formal de comunicacin. Esto no se
refiere slo al personal dedicado especficamente a estas tareas,
sino a todos: trabajadores pertenecientes a un departamento que
deben aportar contenido para comunicados, la gerencia, todos los
destinatarios de comunicaciones que deben responder a ellas
adecuadamente.
Interlocucin compleja
En ocasiones existen demasiados interlocutores y revisores que
se sitan entre el origen de un mensaje y sus destinatarios, lo que
realiza en exceso su transmisin y disminuye mucho su
efectividad.
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Identificacin de audiencias deficiente
Hay que seleccionar los destinatarios de cada mensaje de forma
adecuada, para transmitir los mensajes al grupo objetivo
deseado.
Falta de coherencia
Debe existir un control centralizado de informacin importante,
que asegure que no llega por diferentes cauces de forma que se
pueda interpretar de maneras diferentes en cada uno. Por otra
parte, toda la comunicacin, independientemente del medio por el que
se realice, deber mantener una homogeneidad de estilos, lenguaje y
esttica.
Deficiente medicin de resultados
Lo que conduce a interpretaciones errneas sobre la efectividad y
contribuye al problema anteriormente mencionado de prdida de
recursos asignados por no discernir el retorno.
Exceso de informacin
Como casi todo en la vida, en este caso los extremos tampoco son
recomendables. Tan nociva es la falta de comunicacin como su
exceso. ste contribuye a que exista confusin, prdidas de tiempo,
prdida de inters por lo que se comunica, y por consiguiente una
reduccin de la competitividad.
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Perdida de inters por lo que se comunica, y por consiguiente una
reduccin de la competitividad.
En definitiva para gestionar de forma eficaz la comunicacin
interna hay que crear el marco cultural adecuado, en el que todas
las personas aportan algo, en el que se usan las herramientas
(tecnolgicas o no) adecuadas, y se fomenta el flujo de mensajes en
todas las direcciones. Esto ayudar a disminuir la incertidumbre,
reforzar las metas de la empresa convirtindola en un organismo gil,
efectivo y por lo tanto ms competitivo.
1.18. Modelo Terico La manera como lo presenta Vidales (1954:35)
los hechos comunicacionales
desde la perspectiva funcionalista la informacin tiende a
interpretarse como un conjunto de datos que disminuyen la
incertidumbre. Los datos son entonces una especie de informadores y
transformadores del individuo y de la sociedad. No existe el
problema de la contradiccin entre la comunicacin y la informacin
dentro de esta corriente, la comunicacin y la informacin son dos
funciones armnicas y complementarias.
1.19. Diagnstico Se puede definir al diagnstico como un proceso
analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en
un momento dado para descubrir
problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los
primeros y aprovechar las segundas.
En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas
de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus
niveles y
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tambin las producciones comunicacionales de una organizacin
tales como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los
comentarios que la gente de la
organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto
se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la
profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de
los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre
los que se van a aplicar.
El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer
paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de
la organizacin. El diagnstico consiste en investigar la realidad
social en la cual se desea planificar, para determinar la
naturaleza y magnitud de los procelas que se manifiestan en ella,
as como, sus causas y consecuencias.
El diagnstico de comunicacin es un ejercicio para la
diferenciacin de los elementos de la realidad, que se basa en que
la realidad social no es transparente y que las situaciones se
encuentran insertas en una complejidad de interacciones.
Un diagnstico en s es la descripcin y explicacin sistemtica de
una situacin problema con fines operativos. Se enfoca al campo
pragmtico y aduce una intervencin inmediata en la realidad en lugar
de ser una concentracin de conocimientos tericos.
Se requiere que el diagnstico se realice a travs de una
investigacin de campo, una reflexin contextual y una identificacin
de alternativas de intervencin. El siguiente paso consiste, en
realizar un anlisis diagnstico o
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tambin llamado pronstico por algunos autores en donde se
estudian los datos recolectados en el trabajo de campo y con ello
se identifican las reas crticas, necesidades prioritarias, recursos
disponibles y potenciales y, las alternativas de intervencin.
1.20. Ubicacin del problema con enfoque terico determinado El
presente trabajo se basa en la teora funcionalista, que se
fundamenta en que la comunicacin se adhiere a la sociedad, es
decir, que se cohesiona, mientras que la informacin rompe con esa
estructura y renueva las pautas de relacin.
Una estructura social constituye el fundamento para el estudio
de la coyuntura que conforman la comunicacin y la informacin,
implicando que la relacin entre ambos elementos es complementaria
para la sociedad, lo que permite un equilibrio para mejorar las
relaciones de comunicacin e informacin entre los actores
estudiantes y Departamento de Control Acadmico de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
1.21. Relacin entre teora adopcin y objeto de estudio La teora
funcionalista est basada en la interrelacin de los componentes,
ya
sea del organismo o bien de un sistema determinado como lo es la
sociedad, en donde los hechos se ubican en su contexto y se
convierten productos de instituciones o de personas, que se
encuentran ntimamente relacionadas y que actan en l, lo que les
permite determinar las probabilidades para su desarrollo, con esta
teora buscamos la relacin que se tiene con el objeto de estudio que
en el presente estudio se enfoca en las estrategias de comunicacin
que utiliza el Departamento de Control Acadmico relacionadas con
informacin de inters
-
32
del estudiante de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.22. Adopcin de una postura por parte del investigador La
Maestrando, en el presente proceso de acuerdo con las bases que
permiten
realizar una investigacin descriptiva fija postura en cuanto que
esta investigacin escribe el fenmeno de las estrategias de
comunicacin que prctica el personal del Departamento de Control
Acadmico, quienes son la fuente directa y fiable, como lo son los
estudiante de la ECC, cuya informacin obtenida de estos sujetos,
permite documentar los datos de la investigacin, y es transaccional
en tanto que se realiz la investigacin en el perodo de junio a
julio de 2010.
-
CAPTULO II 2. Escuela de Ciencias de la Comunicacin 2.1.
Naturaleza
La naturaleza de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC)
de la Universidad de San Carlos de Guatemala, segn el Reglamento
General (1976) es la unidad acadmica encargada de desarrollar la
formacin terica y prctica y la educacin profesional en el campo de
la especialidad en estrecha relacin con las ciencias y disciplinas
afines, autorizadas para expedir grados y ttulos universitario, y
los diplomas especiales que correspondan a los estudios que
imparta. Es eminentemente de servicio pblico.
2.2. Sntesis histrica de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin La Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, es producto de una serie de
innovaciones y transformaciones que desde su inicio fue sufriendo
la Escuela Centroamericana de Periodismo ECAP-, primer
establecimiento dedicado al estudio y formacin de profesionales del
periodismo centroamericano, afirma Santizo (1991:16:). Contina su
escrito que en 1975,se dio una reestructura institucional en la
Escuela Centroamericana de Periodismo, por medio de un Congreso de
transformacin que seal la urgencia de dotar a la Escuela de un
mayor rigor cientfico, una estrecha vinculacin de la teora y la
prctica, un serio concomiendo del pas, as como de las ms eficaces y
modernas tcnicas pedaggicas. Como resultado de estos
planteamientos, se produjo el desglose de la Facultad de
Humanidades y el Consejo Superior Universitario acord, en Acta
29-75, la creacin de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin,
adscrita a la Rectora de la Universidad. Posteriormente, el 31 de
mayo de 1976, en Acta 13-76 punto quinto, se aprob el reglamento de
la nueva institucin.
-
35
A partir del reconocimiento legal de cambio, sucedieron una
serie de cambios menores, entre los cuales estuvo la aprobacin de
nuevos planes de estudio y metodologa de la enseanza, creacin de
nuevos organismos con poder de decisin; Comisin Directiva Paritaria
y la Comisin Acadmica.
Dadas las reestructuras mencionadas, entre las cuales
encontramos como principal la ampliacin del campo de estudio hacia
los fenmenos comunicacionales y sus distintos campos de ampliacin,
surgi la necesidad de crear nuevas carreras ligadas a los avances
de la tecnologa en los mismos. Es as como en 1983 empezaron a
funcionar en la Escuela las carreras tcnicas de: Locucin,
Publicidad y Fotografa, sta ltima suspendida por diversos factores
que impidieron su funcionamiento. Carreras que fueron aprobadas por
el Consejo Superior Universitario en Acta 2-84 punto Tercero del 8
de febrero de 1984.
Se ha determinado que sus estudios se desarrollarn sobre la base
de una integracin real de las funciones docentes, de investigacin y
servicio, de manera que sus egresados adquieran conocimiento del
medio nacional, capacidades y actitudes para promover y realizar
cambios positivos en el mbito de su especialidad cientfica y en el
medio social en que actan.
Para los efectos de su funcionamiento se le considera con las
mismas cualidades y atribuciones que a las escuelas facultativas
asignan los estudios de la Universidad y sus egresados tendrn
tambin las mismas cualidades, atribuciones, obligaciones.
-
36
2.3. Objetivos Generales de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin a) Formar profesionales de las ciencias de la
comunicacin capaces de intervenir humana, tcnica y cientficamente
en el proceso de transformacin y liberacin de Guatemala.
b) Formar profesionales capaces de investigar, informar y
orientar los diversos hechos sociales para que desarrollen una
dinmica y eficiente funcin en la resolucin de la problemtica
nacional.
c) Establecer y fomentar la adecuacin del estudiante de ciencias
de la comunicacin al medio guatemalteco, proporcionndole los
conocimientos tericos y prcticos, que le permitan la interpretacin
de los fenmenos socioeconmicos del pas y de la funcin que el
profesional de las ciencias de la comunicacin desempea.
d) Participar como un todo, estudiantes y profesores en los
procesos tendientes a formar una conciencia crtica en torno a los
problemas del subdesarrollo y proyectar su accin, con miras a
incorporar a la mayora de la poblacin en la bsqueda de soluciones
que permitan la transformacin integral del pas.
e) Formar la accin multidisciplinaria en el proceso
adicional.
2.4. Organizacin Para el presente estudio, fue significativo el
establecer la organizacin de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin (ECC), debido a que, de ella emanan las decisiones
relevantes y trascendentales en los niveles acadmicos y
administrativos.
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2.5. Consejo Directivo Es el rgano decisorio,
administrativo-docente de la ECC, es el Consejo Directivo
conformado por el Director, dos profesores titulares, dos
estudiantes, un representante de los graduados, que no labore en la
Unidad Acadmica y un Secretario, el cual debe tener categora de
Profesor Titular, en la ECC.
Los representantes docentes son electos por y entre los
profesores titulares por mayora absoluta, durando en sus funciones
cuatro aos. Los representantes de los estudiantes son electos por
la poblacin estudiantil y duran en sus funciones dos (2) aos. El
representante de los egresados dura cuatro (4) aos en sus funciones
y es electo por mayora absoluta entre los egresados que estn
presentes en la eleccin.
2.5.1 Funciones del Consejo Directivo a) Dirigir y administrar
la Escuela
b) Definir la poltica de la Escuela c) Velar por el cumplimiento
de las leyes, universitarias, estatutos de la
Universidad, reglamento de la Escuela, y otras disposiciones
legales procedentes.
d) Ejecutar las decisiones de los jurados calificadores en los
concursos de oposicin en lo relativo a los cargos docentes y
tcnicos de conformidad con lo que prescriban los estatutos y
reglamentos.
e) Proponer el nombramiento del personal docente y tcnico cuando
los cargos no pueden ser provistos por el sistema de oposicin en lo
relativo a cargos docentes y tcnicos, de conformidad con lo que
prescriben los estatutos y reglamentos.
e) Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto anual de la
Escuela.
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38
g) Planificar, ejecutar y velar por el cumplimiento tanto de las
labores administrativas como de las funciones acadmicas, sta ltima
con la asesora de la Comisin Acadmica.
h) Proponer al Consejo Superior Universitario a travs de
Rectora, todas las medidas y proyectos conducentes a la superacin
de la Escuela.
2.6. Director El Director ser uno de los catedrticos titulares,
quin es electo por mayora absoluta de por lo menos dos de los tres
sectores electorales: profesores titulares, estudiantes y graduados
a nivel de licenciatura. Dura en sus funciones cuatro aos y slo
puede ser electo por un perodo ms.
2.6.1. Atribuciones del Director a) Velar por el buen
cumplimiento de las actividades acadmicas y
administrativas e informar al Consejo Directivo de lo actuado al
respecto. b) Atender lo relativo a horarios de clases, calendario
de exmenes y
dems relacionadas con las funciones acadmicas de la Escuela, y
con las labores administrativas.
c) Presentar, recibir y dar trmite a todas las iniciativas y
proyectos que para la mejor marcha de la Escuela sern presentadas
por docentes y estudiantes y organizacin de Escuela.
d) Gestor de las decisiones del Consejo Directivo e) Nombra
personal a indefinido o a trmino (administrativo) f) Propone
personal docente a trmino y para Escuela de Vacaciones g) Firma:
requisiciones, rdenes de compra, cheques para pago h) Convoca a
reuniones al Consejo Directivo i) Gestiona presupuesto j) Preside
el consejo de postgrado de la ECC
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k) Define polticas acadmicas de la ECC l) Convoca a reuniones a
coordinadores de carrera, EPS. m) Autoriza licencia de permiso a
profesores universitarios, personal
administrativo y de servicio, con o sin goce de sueldo.
2.7. Funciones del Secretario a) Planificar y preparar
agenda
b) Tienen derecho a voz, pero no a voto c) Redactar y
transcribir actas del Consejo Directivo
d) Asistir a las actividades internas en la USAC y fuera de ella
e) Atencin a la comunidad de Ciencias de la Comunicacin
(autoridades, estudiantes, profesores universitarios, personal
administrativo, de servicios y visitantes)
f) Participacin en la elaboracin del presupuesto g) Coordinar
que las actividades del Departamento de Control Acadmico se
realicen con calidad y eficiencia h) Planificacin y coordinacin de
exmenes privados de carreras tcnicas y licenciatura i) certificar
actas de exmenes privados
j) Refrendar y sellar actas de graduacin k) Representar al
Director de la ECC, en actos pblicos y privados l) Pertenece al
Consejo de Secretarios adjuntos de la USAC, funcin principal de
este consejo, ser asesor directo del Sr. Rector.
m) Vela por el buen funcionamiento de los edificios que albergan
a la ECC.
n) Velar por el cumplimiento de los deberes y obligaciones del
personal administrativo y de servicio
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) Planifica y coordina acto protocolario de graduacin
2.8. Coordinacin Acadmica Es la que se encarga de todo lo
concerniente al quehacer acadmico: a) Planificar actividades
anuales por semestre b) Elabora horarios de clase c) Cumple con lo
indicado por el Director respecto a la asignacin de
carga acadmica de cada profesor universitario d) Resuelve
problemas estudiantiles y de profesores universitario e) Es miembro
de la Comisin Acadmica de la ECC f) Vela por el cumplimiento de
horario de clases g) Supervisa el proceso acadmico en los salones
de clase h) Autoriza equivalencias internas y externas, siempre y
cuando el
estudiante presente las Actas de cursos aprobados en otras
Unidades acadmicas de la USAC, o bien, de otras universidades y
presentar los programas del curso o cursos de su inters firmados
por el Secretario o Secretaria de la Unidad Acadmica.
i) Planifica y calendariza las pruebas especficas de la ECC,
para aspirantes de primer ingreso
j) Entrega resultados de la prueba especfica, a los aspirantes
de primer ingreso
k) Coordina Con el Departamento de Control Acadmico la asignacin
de cursos de primer ingreso y de reingreso
l) Planifica y calendariza con el departamento de Control
Acadmico exmenes de cierre de semestre y de recuperacin
m) Autoriza formulario, para que el profesor universitario,
pueda hacer correcciones de notas en el Acta final de cursos o bien
de recuperacin, toda vez presente los cuadros de zona y el examen,
en el Departamento
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41
de Control Acadmico, ambos documentos se adjuntan al Acta que
est en archivo de este departamento.
2.9. Departamento de Control Acadmico Este Departamento fue
creado en 1975, y sus funciones son:
a) Atencin a estudiantes, en asignaciones de cursos, tanto para
los de primer ingreso como los que se encuentran en carrera.
b) Recepcin de Actas de cierre de semestre como de recuperacin
de las tres carreras tcnicas (Periodismo, Publicidad y
Locucin).
c) Recepcin de Actas de cierre de semestre de la Licenciatura en
Ciencias de la Comunicacin y recuperacin.
d) Actas de Postgrados (Maestra en Comunicacin Organizacional y
Maestra en Comunicacin para el Desarrollo y Doctorado en
Comunicacin Social).
e) Extiende certificacin general de cursos. f) Cierre de pensum.
g) Constancia de cierre h) Reporte de cursos aprobados. i) Elabora
Actas de graduacin de carreras tcnicas, licenciatura,
Ejercicio Profesional Supervisado y Post-grados. j) Orienta y
entrega documentacin al graduado para que gestione
impresin de su ttulo. k) Informes a autoridades de la ECC. l)
Relacin con el Departamento de Registro y Estadstica de la
USAC. m) Relacin con el Sistema Universitario de Nivelacin
-SUN-. n) Relacin con Orientacin Vocacional de la USAC.
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) Relacin con Auditora Interna de la USAC. o) Relacin con
Tesorera de la ECC. p) Relacin con el Departamento de Comunicacin y
Divulgacin de
la ECC. q) Relacin con el Coordinador Acadmico d la ECC (fechas
de
asignacin de cursos, cursos de recuperacin y equivalencias). r)
Retroalimentacin de pgina WEB. s) Procesamiento de datos. t)
Archivo de Actas y de equivalencias. u) Reuniones internas con
autoridades de la ECC. v) Atencin al pblico interno y externo.
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ExtensionRectangle
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CAPTULO III 3. Diagnstico comunicacional 3.1. Metodologa
Partiendo de las divisiones que hace la ciencia en cuanto a los
mtodos utilizados en la investigacin, se emple el mtodo
inductivo-deductivo de lo general a lo particular, se analizaron
las estrategias de comunicacin que se practican en el Departamento
de Control Acadmico con los estudiantes de la jornada vespertina de
la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la Universidad de San
Carlos de Guatemala y testimonial porque se hizo uso de fuentes
directas con testigos fiables sobre lo que se quiere documentar, en
el presente caso la/las estrategia(s) de comunicacin que prctica el
equipo de trabajo del Departamento de Control Acadmico Vs.
Estudiantes de la ECC, a travs de la observacin en la misma fuente
en la sede donde se centran estudiantes y Departamento de Control
Acadmico.
Para garantizar los resultados representativos tiles para el
conocimiento de la realidad. Se utiliz este mtodo sustentado a
partir de un hecho concreto, vivenciado por la investigadora en el
proceso de profesora universitaria en la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se aplic el enfoque funcionalista, que nos lleva a establecer
cmo funcionan las estrategias de comunicacin del Departamento de
Control Acadmico Vs, estudiantes de la jornada vespertina de la ECC
y descriptivo porque aborda una situacin reciente y describe las
estrategias de comunicacin que se dan en el departamento de Control
Acadmico, para conocer la situacin de la comunicacin interna de la
Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la USAC, se establece
el
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conocimiento sobre sus caractersticas y sobre su magnitud,
obteniendo de esta manera una visin ms completa del problema.
Especficamente, se desarroll una investigacin diagnstica que
determin la situacin actual de las necesidades de comunicacin
interna de la unidad acadmica ECC, explicada bajo la perspectiva de
fundamentos tericos y un trabajo de campo.
El hecho de realizar un estudio descriptivo-diagnstico de la
realidad que se da en un momento y lugar determinado se requiere
conocer el objeto de estudio, por lo que nicamente se plantearon
objetivos y no hiptesis.
Se estableci la relacin entre las variables dependientes e
independientes. Es decir, la adecuada comunicacin interna en la
Escuela de Ciencias de la Comunicacin en sus diferentes niveles, la
necesidad de informacin que se tiene, el perodo de permanencia en
la unidad acadmica, la forma en que se obtiene la informacin, los
medios por los que se obtienen, los medios idneos para su recepcin,
mbito de desarrollo y actitud del estudiante.
Para manejar todos los factores que intervienen en la presente
investigacin se llev a cabo el desarrollo de varias fases:
Investigacin bibliogrfica, trabajo de campo, procesamiento y
anlisis de la informacin.
3.2. Objetivo general Detectar las estrategias de Comunicacin
del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de Ciencias de
la Comunicacin ECC- de la Universidad de San Carlos de Guatemala,
para identificar si stas son eficientes.
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46 3.3. Objetivos especficos
a. Conocer si las estrategias de comunicacin que posee el
Departamento de Control Acadmico de la ECC, para comunicarse.
b. Con los estudiantes de esta Unidad Acadmica, para desarrollar
la estrategia ms idnea como resultado por medio de la encuesta
diseada para tal fin. c. Analizar las estrategias de comunicacin
del Departamento de Control
Acadmico por medio delo FODA, para detectar sus fortalezas,
debilidades y amenazas.
d. Implementar una estrategia de comunicacin, que rena las
necesidades reales de comunicacin entre los actores: Departamento
de Control Acadmico y comunidad estudiantil de la ECC, a travs del
instrumento recoleccin de datos .
3.4. Diseo El diseo de esta investigacin es descriptivo, porque
aborda una situacin reciente y describe las estrategias de
comunicacin que practica el Departamento de Control Acadmico, para
comunicarse con los estudiantes de la Escuela Comunicacin Ciencias
de la Comunicacin. No experimental porque se trabaj sobre las
variables recurriendo a descripciones y opiniones de los sujetos de
estudio, y transaccional porque se realiz en el perodo de junio a
julio de 2010, en la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
USAC.
3.5. Poblacin La poblacin de nuestro trabajo son los estudiantes
y trabajadores de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
3.6. Muestra Diez (10) estudiantes y cuatro (4) trabajadores. La
muestra fue estratificada a
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travs del mtodo estadstico de la raz cuadrada. Se seleccion una
muestra no probabilstica, en la cual la eleccin no depende de la
probabilidad, sino de las
causas relacionadas con las caractersticas de la investigacin,
se procedi a tomar diez estudiantes de la seccin A, jornada
vespertina de la carrera tcnica de publicidad profesional y
trabajadores del Departamento de Control Acadmico de la Escuela de
Ciencias de la Comunicacin de la USAC.
3.7. Instrumentos o tcnicas 3.7.1. Cuestionario El Cuestionario
que se utiliz con el personal del departamento de Control
Acadmico y estudiantes de la ECC, conteniendo preguntas abiertas
y cerradas para validar los datos cualitativos de la misma. Tambin
los entrevistados a travs de este instrumento respondieron al porqu
de la misma, eso convirti a dicho instrumento en cuantitativo, con
la finalidad de tener un instrumento mixto, se presenta el
cuestionario para ambos entes, ver apndice a y b.
Se explic a los sujetos lo importante de su participacin en la
investigacin y el beneficio que tendran al conocer la estrategia a
presentarse para mejorar su gestin administrativa acadmica en la
ECC.
3.7.2. Observacin Se utiliz la tcnica de la observacin
encubierta o abierta, durante los meses
de mayo y junio de 2010, para observar a los encuestados y
permitir que se comportaran de manera natural para evitar que se
comportaran diferentes al saber que estn siendo observados.
3.7.3. Grupos de discusin Los grupos de discusin, es una tcnica
que, a partir del discurso de un grupo
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previamente seleccionado, permite obtener informacin relevante y
til en relacin a una temtica o fenmeno social, por ello, se utiliz
esta herramienta como tcnica cualitativa con el equipo de trabajo
del Departamento de Control Acadmico de la ECC, en su lugar de
trabajo, en fechas alternas en los meses de junio y julio de 2010,
para conocer sus impresiones y opiniones sobre sus actividades,
siendo este personal con quien se tena que hacer el primer
contacto.
3.7.4. Estadstica Los datos obtenidos de la encuesta a los
sujetos de la muestra, se tabularon
para graficarlos y presentar los porcentajes respectivos.
Asimismo se analiz cada respuesta.
3.8 Principales hallazgos Esta investigacin ha permitido el
anlisis de los desiguales escenarios
comunicacionales que de una u otra manera afectan el buen
desarrollo de las gestiones administrativas acadmicas de la
comunidad de ciencias de la comunicacin (personal administrativo y
estudiantes) del departamento de Control
Acadmico de la Escuela de Ciencias de la Comunicacin de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Los diversos instrumentos que se aplicaron en este estudio,
permiti obtener valiosa informacin de los sujetos de la muestra,
trabajadores del Departamento de Control Acadmico y estudiantes de
la Escuela e Ciencias de la Comunicacin, que dan como resultado que
las estrategias que actualmente se tienen en prctica no cumplen su
cometido y que se hace necesario innovar y crear nuevas estrategias
de comunicacin para mantener informados a los estudiantes de
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ciencias de la comunicacin de las gestiones administrativas
acadmicas, porque las actuales no cumplen su cometido y una
institucin que no se comunica, sufre
serios problemas, pues se afecta tanto la fuente como a el
perceptor, que en el presente caso es el estudiante.
La investigacin tambin nos lleva a al reflexin de la importancia
que tiene la comunicacin organizacional como el conjunto total de
mensajes que se intercambian entre los integrantes de una
organizacin, y entre sta y su medio. Estos mensajes se intercambian
en varios niveles y de diversas maneras, pueden transmitir a travs
de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o menos
sofisticados, desde memorada, circulares, boletines o revistas,
carteleras de avisos y manuales, hasta computarizados, sonido
ambiental, as como a travs de los medios de comunicacin masiva,
para llegar a numerosos pblicos.
El equipo de trabajo se encuentra conformado por cuatro
integrantes, una persona de sexo masculino y tres personas de sexo
femenino. La persona de sexo masculino, debido al horario laboral
que desarrolla y la funcin de asesor (2 horas) en la categora de
profesor titular, es una persona prcticamente ajena a las funciones
que realizan las mujeres.
Las fminas cumplen con una jornada laboral de lunes a sbado, en
la categora de trabajadoras administrativas, siendo las de mayor
carga laboral, ya que brindan atencin a los ms de 6,400 estudiantes
comprendidos en las tres jornadas (vespertina, nocturna y PAD) que
sirve la Escuela de Ciencias de la Comunicacin en sus tres carreras
intermedias: Publicidad, Locucin y Periodismo, tres post-grados:
Maestra en Comunicacin organizacional, Comunicacin para el
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Desarrollo y Doctorado en Comunicacin Social, lo cual dificulta
mantener una comunicacin fluida y personalizada con los estudiantes
de la ECC.
Las trabajadoras del Departamento de Control Acadmico, expresan
gran inters en informar al estudiante de gestiones de su inters,
sin embargo, son muy escasos los recursos con que cuentan para
divulgar la informacin.
Tienen inters en cumplir inmediatamente las solicitudes de los
estudiantes, pero debido a la alta demanda y el poco personal (tres
trabajadoras), no se puede cumplir con cada uno de ellos.
Eventualmente en perodo de asignacin reciben apoyo de Jennifer
Guzmn y Rosa Mara Rodrguez, secretaria de Extensin y Secretaria de
Docentes.
No cuentan con un manual de funcionamiento, ni con una gua de
orientacin de los trmites administrativos acadmicos que
obligatoriamente debe realizar el estudiante. El personal del
departamento est consciente, que la razn de ser de la Escuela, son
los estudiantes y es por ello que desean mejorar y mantener una
comunicacin ms directa y constante (cara a cara), visitndoles en el
aula.
La mayora de estudiantes no atiende la informacin que se publica
en los espacios publicitarios, ya que segn ellos no tiene los
requisitos para ser un afiche publicitario.
En relacin a la pgina de Internet, se establece que el proceso
para ingresar en ella es muy largo y la mayora de veces surgen
inconvenientes que impide realizar la consulta. Se encuentra que
las autoridades y docentes no informan a los estudiantes sobre las
gestiones que pueden ser para beneficio e inters de sus procesos
acadmicos
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y ste recibe informacin que proviene de una fuente
secundaria.
El porcentaje de envo de informacin relacionada con asignacin de
cursos, pago de exmenes de recuperacin, validacin de actas, cierre
de notas, entre otros, es mnima.
Los hallazgos establecidos en base a la convivencia entre el
Departamento de Control Acadmico y los estudiantes, tienen una
importancia social, ya que en base a stos se deben de resolver las
barreras de comunicacin y hacer de ese departamento una fuente de
ayuda y apoyo para el estudiante.
3.9. Investigacin de campo Para el diagnstico o determinacin de
necesidades de los usuarios de la Escuela de Ciencias de la
Comunicacin se obtuvieron datos del Departamento de Control
Acadmico y de estudiantes a travs del la observacin, entrevista y
el instrumento encuesta.
3.10. Grupos de discusin Para efectos de este trabajo, se utiliz
esta herramienta como tcnica cualitativa con cuatro integrantes del
equipo de trabajo del departamento de Control Acadmico de la
Escuela de Ciencias de la Comunicacin (ECC), realizada en el lugar
de trabajo de cada uno, en fechas alternas en los meses de junio y
julio de 2010, para conocer sus impresiones y opiniones sobre sus
actividades, siendo este personal con quien se tena que hacer el
primer contacto.
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3.11. Funciones del personal del Departamento de Control
Acadmico a. Asesor
Horario
Nombre y apellidos
Cargo
Carreras que atiende
Jornada
Asuntos
Contacto Interno
Contacto Externo
15:00 a
17:00 Hrs.
Lunes a
Viernes
Ingeniero Sergio
Geovanni Gtica
Asesor
N