“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad” CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO TRABAJO TEÓRICO PRÁCTICO Presentado por: FLORES ELESCANO, Kathlin Isamar Para Optar el Título de: PROFESIONAL TÉCNICO DE SECRETARIADO EJECUTIVO Huancayo – Perú 2012 PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C
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“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”
CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO
TRABAJO TEÓRICO PRÁCTICO
Presentado por:
FLORES ELESCANO, Kathlin Isamar
Para Optar el Título de:
PROFESIONAL TÉCNICO DE SECRETARIADO EJECUTIVO
Huancayo – Perú
2012
PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE
CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C
Asesora:
Lic. Guilliana Dávila Yupanqui
A: Mis padres por brindarme apoyo moral, como económico en mi realización profesional.
ÍNDICE
Portada i
Asesoría ii
Dedicatoria iii
Índice iv
Introducción vi
Capítulo IASPECTOS GENERALES
1.1 Datos generales de la Institución……………………………………….....1
1.2 Breve reseña histórica de la institución…………………………………...2
1.3 Actividades de la institución…………………………………………………3
1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)…………….7
1.5 Ejecución de las prácticas…………………………………………………..8
1.5.1 Inicio
1.5.2 Término
1.6 Total de horas……………………………………………………………....8
1.7 Autoridad o Jefatura de dependencia de las prácticas…………….….8
Capítulo IIDESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Funciones del Área de puesto donde se realizó las Prácticas………..9
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados…………………………...11
2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas…………………...15
2.4 Dificultades………………………………………………………………….16
2.5 Logros alcanzados…………………………………………………………17
Capítulo IIIAPORTES DE LA PRACTICANTE
3.1 En el aspecto Cognoscitivo (Conocimiento)…………………………….19
3.2 En el aspecto Procedimental (Mejora de Proceso)…………………….26
3.3 Aspecto Actitudinal…………………………………………………………38
CONCLUSIONES………………………………………………………………39
SUGERENCIAS………………………………………………………………...40
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………...41
v
INTRODUCCIÓN
El presente informe de prácticas finales titulado MEJORAMIENTO DE
ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE
CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C;
da cuenta de las funciones realizadas en el periodo 2012.
Los objetivos de la práctica fueron:
Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y
ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y
alfabéticamente).
Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones
al personal del área para su adecuado procedimiento.
Evaluar la organización de archivos en el área, para su conservación
mediante los diferentes tipos de archivamiento.
Los métodos que se han empleado para redactar el presente informe son: el
Método Descriptivo, se utilizó para describir los tipos de Archivamiento utilizados,
Cronológicamente, así como el método Comparativo porque nos permitió establecer
diferencias entre la anterior gestión y la implementada por la que suscribe.
Las Técnicas que se han empleado son la Entrevista para saber el grado de
conocimiento del personal sobre las Técnicas de Archivamiento, la Encuesta se
utilizó para tener información necesaria sobre la satisfacción sobre el archivamiento
que se debe tener a cada documento, así mismo se utilizó la técnica de
Observación para conocer más sobre las causas y consecuencias que tiene cada
personal al no conocer las técnicas archivísticas, donde buscaremos soluciones
para su protección.
El informe consta de tres capítulos, el primero describe los aspectos
generales de la Empresa de Transporte Turismo; el segundo capítulo la descripción
de las funciones realizadas como Secretaria Administrativa en la Área de
Contabilidad; y el tercer capítulo, los aportes tanto cognoscitivos, procedimentales y
actitudinales como trabajadora y practicante desempeñados desde el 2 de mayo
hasta el 15 de agosto del 2012, en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 1 pm.
Finalmente, agradezco al Lic. Roger Martínez Meza por su apoyo profesional
desinteresado durante el trabajo que desempeñé en la Oficina del Área de
Contabilidad.
La autora.
vii
Capítulo I
ASPECTOS GENERALES
1.1 Datos Generales de la Institución
Razón Social : Empresa de Transporte Turismo
Central S.A.C
Representante Legal : Oscar Roberto Ávila Cajahuanca
Jefe Inmediato : Roger Martínez Meza
Área : Oficina de Contabilidad
Dirección : Jr. Ayacucho Nº 274
Departamento : Junín
Provincia : Huancayo
Distrito : Huancayo
1.2 Breve reseña histórica de la institución
La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL
S.A.C, nace un 25 de agosto de 1994, en ese entonces el directorio se
conformó de la siguiente manera: Presidente de Directorio Sr. Oscar Roberto
Ávila Cajahuanca, Gerente General Sr. Juan Ávila Galarza y como Gerente
Administrativo Srta. Vilma Ávila Cajahuanca. Plantearon en forma visionaria y
objetiva una idea empresarial y tomaron la decisión de constituir la Empresa,
inscribiéndolo el día 26 de agosto de 1994 en la ficha 46, folio 78, Asiento 1 de
los Registros Públicos de la Provincia de Huancayo.
Es así que el día 01 de Setiembre de 1994 se da inicio a las
operaciones comerciales, con dos concesiones de ruta que comprendía de
Huancayo–Huánuco, Huancayo–Tingo María y viceversa, los servicios se
prestaban con dos vehículos de propiedad de la empresa, que debido al
incremento de las necesidades de los clientes y el buen servicio que se
brindaba, se llegó a contratar vehículos de propiedad de terceros
(comisionistas).
En el año de 1997, nuestra empresa tiene una reestructuración
organizacional donde se incorporan nuevos accionistas, la Srta. Gladys Ávila
Cajahuanca y el Sr. Juan Carlos Ávila Cajahuanca accionistas que vienen
trabajando hasta la fecha en forma empresarial, con planes y estrategias de
gestión comercial, estableciendo metas y objetivos que permitan el crecimiento
ordenado y sostenido, que implica la buena aceptación de nuestros usuarios y
pobladores de las regiones donde contamos con nuestras agencias, para el
progreso y desarrollo de la empresa.
A la fecha han transcurrido 14 años de permanencia en el mercado
empresarial; siguiendo por el camino de la prosperidad demostrando a sus
clientes una orientación al servicio, mejora continua de nuestros procesos,
capacitación de nuestro recurso humano, tecnología de punta en la
2
implementación de nuevas unidades de transportes, así como, en los sistemas
de información de nuestra empresa.
Empresa que siempre se ha identificado con los usuarios de la Selva
Central, Selva Oriental, Lima y Ayacucho zona Sur.
1.3 Actividades de la Empresa
La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL S.A.,
con asiento en la Provincia de Huancayo- Región Junín - Perú, dedicada al
servicio de transporte de pasajeros a nivel interprovincial, somos conscientes
que para ser líder en el mercado, debemos brindar un servicio cuya calidad
tenga su respaldo en un sistema de Gestión que integre los recursos
disponibles y le permita lograr la plena satisfacción de sus clientes. Para el
cumplimiento de las actividades se establecen los siguientes principios:
Promover, desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad
asegurando el cumplimiento y aseguramiento de los requisitos de la
Norma ISO9001.
Gestionar los recursos humanos en el marco de un proceso de mejora
continúa que permite obtener una mayor eficacia en la gestión.
Haciendo especial hincapié en el desarrollo de las competencias
necesarias del personal.
Asumir una aptitud proactiva y empática para prevenir las causas que
puedan dar origen a inconformidades en la atención a nuestros
clientes.
El cumplimiento permanente de los compromisos asumidos, la mejora
continúa de los procesos y la superación de las expectativas de los
clientes son la base para lograr un adecuado funcionamiento de la
empresa.
Involucrar a las partes interesadas de la empresa en socios de su
calidad, desarrollo y rentabilidad.
3
1.4 Filosofía de la Empresa
Empresa líder con la clara convicción de brindarle un servicio de calidad
acorde a las necesidades y exigencias que el cliente merece.
El éxito de Turismo Central S.A.C, es el resultado de una constante
innovación, planeamiento, creatividad y desarrollo de nuestros servicios, con
el incansable afán de sustentar siempre nuestra filosofía y misión: Clientes
satisfechos.
1.4.1 Misión
"Somos una empresa comprometida con el transporte de pasajeros, a
nivel regional y nacional, tenemos el mejor servicio, puntualidad,
seguridad, buses modernos, comodidad, terminal moderno, relación
precio-calidad, estructurando ofertas y promociones en convenio con
nuestros socios estratégicos, que permitan obtener niveles de
competitividad y rentabilidad”.
1.4.2 Visión
"Ser una organización competitiva, con liderazgo a nivel regional y
nacional, reconocida por su alto nivel de calidad, atención al cliente y
seguridad en los servicios de transporte de pasajeros, con
compromiso social que contribuya al desarrollo e integración de
nuestros pueblos".
1.4.3 Valores
Los siguientes principios y valores serán orientadores de la conducta,
y de todas nuestras acciones y decisiones en el que hacer de la
Empresa. Creemos en los siguientes valores empresariales:
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CALIDAD – PRODUCTIVIDAD
Brindar un buen servicio desde el principio, cumpliendo con la cadena
de responsabilidades, satisfaciendo las necesidades del cliente. Es
lograr resultados al menor costo, optimizando la utilización de
recursos, que son escasos y costosos, buscando la mejora continua y
la rentabilidad de nuestra empresa. Somos una organización que
considera que el éxito se alcanza trabajando con responsabilidad por
la tarea bien hecha y con un profundo compromiso por mejorar
constantemente la calidad en los servicios que brindamos.
MORALIDAD DE LOS ACTOS
Es actuar respetando la ley, la legislación y los reglamentos internos,
sin incurrir en actos deshonestos o de dudosa negociación,
respetando el derecho de los demás, evitando sacar ventaja de
nuestra posición empresarial, operaciones empresariales honestas,
llevar a cabo las operaciones empresariales con integridad y una
conducta laboral ética, que resulta fundamental para el logro de
nuestros objetivos.
ORIENTACIÓN HACIA EL SERVICIO AL CLIENTE
Una permanente actitud de respeto, preocupación, pro actividad, y
alto sentido de colaboración ante los requerimientos de los clientes,
internos, externos y consumidores finales. Nuestros clientes y el
mercado son la fuerza que guía todo lo que hacemos. Buscamos
satisfacer sus necesidades e impresionarlos, haciéndoles fácil el uso
de nuestros servicios el trabajar con nosotros, brindándoles los
servicios que desean y desarrollando una excelente relación con
nuestros usuarios (fidelización).
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RESPETO AL MEDIOAMBIENTE
Es actuar en armonía con el entorno ecológico, promoviendo la
conservación de la naturaleza, requerimiento básico para lograr
mejores condiciones de vida en el futuro.
SEGURIDAD
Es buscar la seguridad e Idoneidad en el desempeño de las labores,
cuidando la vida y la salud de las personas, instalaciones, mobiliario y
el buen uso de los recursos que disponemos.
TRABAJO EN EQUIPO
El personal debe comprometerse con las metas empresariales,
generando el interés colectivo por los resultados y por lograr un buen
clima laboral y organizacional.
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1.5 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)
7
1.6 Ejecución de Trabajo
1.6.1 Inicio
02 de Mayo de 2012
1.6.2 Término
Trabajo Activo
1.6.3 Total de horas:
460 Horas.
1.7 Autoridad o jefatura de dependencia del Trabajo
Responsable del Área: Sr. Roger Martínez Meza
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Capítulo II
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS
2.1 Funciones del Área de Puesto donde realizó las Práctica
2.1.1Objetivo General de la Contabilidad
Proporciona información de hechos económicos, financieros
y sociales suscitados de la empresa; de forma continua, ordenada y
sistemática, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el
objeto de llevar CUENTA Y RAZÓN del movimiento de las riquezas
privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada
toma de decisiones.
Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática
sobre el movimiento económico y financiero dela empresa.
Establecer en términos monetarios, la información histórica o
predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que
dispone la empresa.
Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de
ingresos y egresos.
Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la
situación financiera de la empresa.
Prever con anticipación las probabilidades futuras de la empresa.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo
económico.
Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de
todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad
puede tener fuerza probatoria conforme a Ley.
Proporcionar oportunamente información en términos de unidades
monetarias, referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido
movimiento hasta la fecha de emisión.
Suministrar información requerida para las operaciones de
planeación, evaluación y control, salvaguardar los activos de la
institución y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la
empresa.
Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y
operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la
organización.
2.1.2 Funciones del Área de Contabilidad
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Verificación de los comprobantes de pago de las diferentes
agencias a nivel nacional.
Ingreso de los comprobantes de pago al sistema (Boleta de
Ventas, Facturas, Boletas de Encomienda, Guías de Remisión,
Etc.)
Elaborar y evaluar los ingresos y egresos que cuenta dicha
empresa, al igual a las diferentes agencias.
Elaboración de Cajas Diarias, a través de liquidaciones de pasajes
y encomiendas que se dan a diario.
Supervisión y Control de las ventas.
Elaboración de informes semanales (reporte de ventas y gastos)
2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados
2.2.1 Métodos
Método Descriptivo
Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a través de la descripción exacta de las actividades,
objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección
de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que
existen entre dos o más variables.1
OBJETIVO Nº1
Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y
ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas
(cronológica y alfabéticamente).
El método descriptivo se utilizó en analizar el estado actual
de los documentos, para describir las condiciones que tenían, donde
1Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer,Manual de técnica de la investigacióneducacional.pág. 55
Guía de Entrevista para el Responsable del Área de Contabilidad
INSTRUCCIONES: A continuación se presenta un conjunto de preguntas sobre las técnicas de Archivos. Por favor responder con toda sinceridad, ya que los resultados nos permitirán conocer un poco más de sus conocimientos:
1. ¿Qué es Archivo?
2. ¿Qué tipos de Archivos conoces actualmente?
3. ¿Conoces el procedimiento y ordenamiento del Archivo?
4. ¿Sabes a qué se refiere el Sistema de Archivos?
5. ¿Conoces algún Sistema de Archivo?
6. ¿En el área utilizan alguna Técnica de Archivo?
7. ¿Cuántas personas en el área conoces las Técnicas de Archivo?
ANEXO 2
Guía de Observación para los Responsable del Archivamiento
OBJETIVO: Conocer el comportamiento y habilidades que tiene cada empleado a la hora de poder archivar un documento.
GUÍA DE OBSERVACIÓN BIEN MAS O MAL
MENOS1. Se siente satisfecho con el trabajo
que realiza dentro del área de contabilidad.
2. Se siente satisfecho con la capacitación que se está dando.
3. Se siente satisfecho con los procesos que estamos dando a cada documento.
4. Se siente satisfecho con el equipo de trabajo que cuenta el área.
ANEXO 3
Cuestionario para el Área Administrativa
OBJETIVO: el motivo de este cuestionario es poder conocer que referencias o aportaciones tendría hacia el área de contabilidad.
Fecha: ……………….. Edad: ……………… Genero:……………
1. ¿Conoces las Técnicas de Archivos? SI NO
2. ¿Con qué frecuencia ustedes tiene reunión en la empresa?
a) Semanalb) Quincenalc) Mensuald) Ninguna de las anteriores
3. ¿Existe alguna supervisión a los trabajadores al momento de realizar sus actividades? Cómo, explique
4. ¿En el área de contabilidad los trabajadores cuentan con los implementos adecuados para la realización de sus trabajos? Explique
5. ¿Estarían de acuerdo que en cada área, tendrían capacitaciones de acuerdo al trabajo que se debe realizar?