ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA “Evaluación del Control Interno a la Empresa Florícola E.Q.R. EQUATOROSES C.A.” Tesis previa la obtención del título de “Licenciada en Contabilidad y Auditoría – Contador Público” Autora: Paulina Alexandra Gallo Álvarez Directora: Doctora Liz Valle Carrión Centro Universitario: Latacunga 2010
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ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
“Evaluación del Control Interno a la Empresa Florícola
E.Q.R. EQUATOROSES C.A.”
Tesis previa la obtención del título de “Licenciada en Contabilidad y Auditoría – Contador Público”
Autora: Paulina Alexandra Gallo Álvarez
Directora: Doctora Liz Valle Carrión
Centro Universitario: Latacunga
2010
Dra. Liz Valle Carrión
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS
CONTABLES Y AUDITORIA
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de tesis desarrollado por la estudiante,
Paulina Alexandra Gallo Álvarez ha sido orientado y revisado
durante su ejecución por lo tanto autorizo su presentación.
Loja, Marzo del 2010
f)………………………..
ii
“ Yo PAULINA ALEXANDRA GALLOALVAREZ declaro conocer y aceptar la
disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica
Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice: “ Forman
parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de
investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que se realicen
a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de
la Universidad”
f. ..........................
iii
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente
trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
INFORMACION GENERAL CI0 Cuestionario de Control Interno ME0 Matriz de Evaluación de Control Interno H/H Hoja de Hallazgo
GESTION TALENTO HUMANO CI1 Cuestionario de Control Interno ME1 Matriz de Evaluación de Control Interno PA1 Programa de Auditoria d1 Descriptivo ECI1 Entrevista de Control Interno H/H1 Hojas de hallazgo
ABASTECIMIENTO CI2 Cuestionario de Control Interno ME2 Matriz de Evaluación de Control Interno PA2 Programa de Auditoria d2 Descriptivo ECI2 Entrevista de Control Interno H/H2 Hojas de hallazgo
INGRESOS CI3 Cuestionario de Control Interno ME3 Matriz de Evaluación de Control Interno PA3 Programa de Auditoria d3 Descriptivo ECI3 Entrevista de Control Interno H/H3 Hojas de hallazgo
INVENTARIOS CI5 Cuestionario de Control Interno ME5 Matriz de Evaluación de Control Interno PA5 Programa de Auditoria d5 Descriptivo ECI5 Entrevista de Control Interno H/H5 Hojas de hallazgo
COMERCIALIZACION Y VENTAS CI6 Cuestionario de Control Interno ME6 Matriz de Evaluación de Control Interno PA6 Programa de Auditoria d6 Descriptivo
EC16 Entrevista de Control Interno H/H6 Hojas de hallazgo
ME4 Matriz de evaluación de Control Interno PA4 Programa de Auditoria d4 Descriptivo ECI4 Entrevista de Control Interno H/H4 Hojas de Hallazgo
Cuadro 9.
67
P/T 1
3.2.2. ETAPA DE EJECUCIÓN
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A.
CIo
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
COMENTARIOS SI NO N/A
GESTIÓN INSTITUCIONAL
1
Los fines y las actividades principales de la entidad corresponden a:
▪ Prestación de Servicios
▪ Ventas de Productos?
√
La actividad primordial de a empresa es la venta de rosas
2 En la empresa se ha implantado y/o se encuentra en aplicación la planificación estratégica?
√ La empresa si realiza planificaciones estratégicas.
3
En la empresa se encuentra definido:
▪ Las metas?
▪ La misión?
▪ La visión?
√
La empresa tiene enfoque administrativo.
4
La empresa cuenta con parámetros de indicadores de gestión para medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía?
√
La empresa si cuenta con sistemas de evaluación.
5 La empresa tiene establecida una estructura orgánica-funcional?
√
La empresa tiene establecida su estructura orgánica las funciones se conocen y están distribuidas
6
Para medir la calidad, cantidad, grado y oportunidad con que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del cliente se realiza: Comparación del producto con la satisfacción de la necesidad?
√
La empresa si evalúa nivel de satisfacción del cliente.
7
Para evaluar la gestión de la empresa se preparan los siguientes documentos: * Planes operativos? *Informe de actividades de cumplimiento de metas?
√
La empresa trabaja con informes de cumplimiento de metas.
8
La empresa cuenta con los siguientes sistemas: *Sistema de presupuestación bien estructurado? *Sistema de Políticas financieras?
√
La empresa si elabora sistemas o presupuestos, y políticas financieras.
9 La empresa maneja sistemas de administración de bienes?
√
La empresa si maneja sistemas de administración de bienes.
10 La empresa realiza estudios FODA? √
11 Se ha realizado auditorias a la empresa? √
68
P/T2
3.2.2.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME1
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A
COMENTARIOS
COMPONENTE TALENTO HUMANO
1 La empresa cuenta con un departamento administrativo bien definido √
2 Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal √ el Jefe de Recursos humanos
3 Existen planes de adiestramiento y desarrollo de personal √
A cada empleado se le capacita en el área de trabajo
4 La empresa diseña planes de incentivos y retribuciones económicas √ La retribución no se da
5 Se hace planificación para evitar la rotación frecuente √
6 La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos √
Cada uno de los departamentos tiene especificada sus funciones
7 Existe una estructura orgánica definida √ si tiene un estructura organizada
8 El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos √
en cada área se les da una explicación y se remiten a un jefe inmediato
9 Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos √
existen procedimientos y detalles de funciones para que una persona en un determinado momento pueda desarrollar el cargo
10
Se a formalizado y dado a conocer al personal de la empresa las funciones y responsabilidades √
Preparado por: PG Fecha :28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
69
P/T3
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI1
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: GESTION DE TALENTO HUMANO
1 La empresa cuenta con un departamento administrativo bien definido?
1 1
2 Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal?
1 1
3 Existen planes de adiestramiento y desarrollo del personal?
1 0
4 La empresa diseña programas de incentivo y retribuciones económicas?
1 0
5 Se hace planificación para evitar la rotación frecuente?
1 0
6 La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos
1 1
7 Existe una estructura orgánica definida ?
1 1
8 El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos dentro de la empresa?
1 1
9 Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos?
1 1
10
Se ha formalizado y dado a conocer al personal de la empresa funciones y responsabilidades?
1 1
10
7
70
- Evaluación del Riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP 7 x 100
10
70.00 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 10.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Administración se determinó que tanto el nivel de confianza como el nivel de
riesgo son moderados.
CP= CT/ PT*100
71
P/T4
PROGRAMA DE AUDITORIA PA1 EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A.
PERIODO: Enero-Junio 2008.
COMPONENTE: Gestión Del Talento Humano
CONTENIDO FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
-Evaluación del sistema de control interno del componente en estudio.
ME1 PG 28/08/08
-Determinación del nivel de riesgo y nivel de confianza.
CI1 PG 28/08/08
- Entrevista de control interno.
ECI1 PG 29/08/08
- Examinar las funciones que realiza con relación a utilización de formularios y documentación utilizada en este componente.
d1 PG 30/08/08
- Examinar que los formularios y documentación de soporte sea archivada en forma adecuada.
d1 PG 30/08/08
Preparado por: PG Fecha:
Revisado por: Fecha:
72
P/T5
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
ECI1
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS FECHA: 25 de agosto del 2008
1. La empresa cuenta con un departamento Administrativo bien definido? La empresa si cuenta con un departamento de administración, este se encarga de vigilar el comportamiento del recurso humano. 2. Se aplica un proceso completo de selección y contratación de personal? La empresa si maneja un proceso interno para selección y contratación de personal. 3. Existen planes de adiestramiento y desarrollo de personal? La empresa no diseña planes frecuentes de capacitación de personal como de relaciones humanas, 4. La empresa diseña programas de incentivos y retribuciones económicas? La empresa no desarrolla programas de incentivos y retribuciones. 5. Existe rotación frecuente de personal? Existe rotación del personal. 6. La empresa tiene diseñado un modelo de perfil de puestos? En la empresa cada uno de los departamentos tiene especificada sus funciones 7. Existe una estructura orgánica definida? Si tiene una estructura orgánica, lo que permite tener claras cada unas de las funciones para las cuales son contratadas las personas, son ubicadas de acuerdo a las necesidades de la empresa. 8. El personal identifica fácilmente niveles jerárquicos dentro de la empresa? Se remiten a un jefe inmediato, el mismo que les informa los cargos de cada persona especialmente a nivel jerárquico y a donde tiene que recurrir para determinado tramite. 9. Existen manuales de funciones, políticas y procedimientos? Existen procedimientos y detalles de funciones para que una persona en un determinado momento pueda desarrollar el cargo, las políticas a seguir también existen por varios programas con que esta relacionada la empresa como FLP, LA BASC, Sello Verde, los cuales le exigen a la finca un manual de funciones. 10. Se ha formalizado y dado a conocer al personal de la empresa funciones y responsabilidades? Se da a conocer las funciones de cada empleado para evitar la desviación de funciones.
Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
73
P/T6
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO
d1
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A
COMPONENTE: Gestión Del Talento Humano
FECHA: 25 de agosto del 2008
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de administración se
determinó que la persona responsable del área es el Jefe de Recursos Humanos. El
mismo que se encuentra capacitado sobre el proceso que se debe seguir para
seleccionar y contratar personal.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de selección y contratación de
personal son: Contratos de Trabajo y Avisos de Entrada.
Registro de información
La información sobre detalle de empleados es llevado por el jefe de recursos
humamos el mismo que se encarga de enviar documentos necesarios al IESS para el
respectivo registro de afiliación.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de los empleados es el jefe de
recursos humanos, conjuntamente con sus asistentes, cada una en las dos fincas
que tiene esta empresa San Luis y San José.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
74
FLUJOGRAMA DE GESTION DE TALENTO HUMANO
no
si
VACANTE Publicación anuncio
Recepción de
carpetas Cumple el perfil del
cargo
Pruebas de Admisión
Entrevistas
Selección en base a resultados
Formularios de Ingresos Contrato de Trabajo
Aviso de entrada al IESS
Ingreso a Nóminas
75
P/T7
3.2.2.2. COMPONENTE COMPRAS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME2
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE DE COMPRAS
1 La empresa cuenta con un departamento de compras?
√ La empresa cuenta con la gerente de compras y una asistente
2 Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores? √
Se solicita el RUC y dctos legales
3 Tiene un registro de proveedores actualizados? √
La empresa actualiza anualmente los proveedores en el sistema contable
4 Se cumple con el programa de adquisición de productos? √ Debido a los imprevistos
5 El área de compras tiene definido un presupuesto mensual? √
El presupuesto mensual, se lo aplica por áreas
6 El personal lleva registro adicional de compras?
√
El sistema tiene una actualización con la entradas de bodega y kardex
7 Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para escoger la mejor alternativa? √
La gerente de compras hace un estudio de precios antes de realizar la compra
8 Antes de ejecutar los pedidos se verifica la existencia en bodega?
√
Por parte de los ingenieros par saber si va ser necesario mas stock para el consumo
9 Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
√
10 Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la compra? √ El gerente de costos
11 Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra √
12 Todas las adquisiciones tienen orden de compra √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
76
P/T8
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
CI2
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE COMPRAS
1 La empresa cuenta con un departamento de abastecimiento?
1 1
2 Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores?
1 1
3 Tiene un registro de proveedores actualizado?
1 1
4 Se cumple con el programa de adquisición de productos?
1 0
5 El área de abastecimiento tiene definido un presupuesto mensual?
1 1
6 El personal de abastecimiento lleva registros auxiliares de compras?
1 0
7
Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para tomar la mejor alternativa?
1 1
8 Antes de ejecutar los pedidos de compras, se verifican las existencias en bodega?
1 1
9 Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
1 0
10 Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la compra?
1 1
11 Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra?
1 1
12 Todas las adquisiciones tienen orden de Compra?
1 0
12
8
77
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP 8 x 100
12
66.67 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 11.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
compras se determinó que tanto el nivel de confianza como el nivel de riesgo son
moderados.
CP= CT/PT *100
78
P/T9
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
PERIODO: Enero-Junio 2008.
COMPONENTE: Compras
PA2
CONTENIDO
FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Entrevista de control interno.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación
utilizada en este componente.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME2
CI2
ECI2
d2
d2
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha :28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
79
P/T10
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO EQR EQUATOROSES C. A
ECI2
CARGO: GERENTE DE COMPRAS
FECHA: 28 DE Agosto del 2008.
1. La empresa cuenta con un departamento de Compras?
La empresa si cuenta con un departamento de Compras, que está dado por la gerente
de compras, y una asistente.
2. Se estudian las mejores condiciones para la contratación de proveedores?
Se solicita pro formas a proveedores para ver la mejor oportunidad de financiamiento,
calidad del producto, y que cumpla con los requisitos legales de facturación.
3. Tiene un registro de proveedores actualizado?
La empresa actualiza anualmente los proveedores en el sistema contable y los
proveedores se va actualizando, con la consulta respectiva en la página del SRI, y en
base a su razón social.
4. Se cumple con el programa de adquisición de productos?
Existe una planificación de riego, fertilización semanal, se imprime un saldo de stock el
cual se entrega a los ingenieros agrónomos como al gerente de poscosecha para
prever la adquisición del producto y evitar desperdicios, pero no se cumple en su
totalidad porque surgen imprevistos, por este motivo no se adquiere todo mediante la
orden de compra
5. El área de Compras tiene definido un presupuesto mensual?
El presupuesto mensual, se lo aplica por áreas donde los ingenieros de producción ,
jefe administrativo, ventas no pueden excederse del presupuesto mensual, salvo la
temporada de Valentín y madres, en donde el material de poscosecha puede variar de
acuerdo al aumento de las ventas, y debido al clima, o enfermedades que estén
atacando a las flores, para el caso siempre se cuenta con un presupuesto para todos
los gastos de la empresa, tanto para los fijos, como variables, y la empresa trata de no
sobrepasar de los límites propuestos.
80
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO EIC2
EQR EQUATOROSES C. A
6. El personal de compras lleva registros auxiliares?
El sistema tiene una actualización con la entradas y salidas de bodega y kardex
automática, además se trabaja con órdenes de compra, las cual en el sistema
especifican los faltantes no entregados por el proveedor, pero si se ve la necesidad de
llevar registros auxiliares, que al momento no se efectuan.
7. Se solicita cotización de precios a diferentes proveedores para tomar la mejor
alternativa?
La gerente de compras hace un estudio de precios antes de realizar la compra, y se
solicita una opinión al jefe de producción, para el caso de insumos para verificar la
calidad del producto, además la empresa es parte de DIMACOR con el que se tiene un
convenio que tienen algunas florícolas para que por el monto de las compras las
florícolas afiliadas tenga mejores precios.
8. Antes de ejecutar los pedidos de compras, se verifican las existencias en
bodega?
Por parte del bodeguero para saber si va ser necesario más stock para el consumo,
previsto.
9. Siempre llega la totalidad del producto junto a la factura?
La factura llega por el total de la orden de compra, según lo revisado hasta el fin de
mes en ocasiones no ha llegado la totalidad del producto, lo que amerita una provisión
para evitar que la bodega con la cuenta contable no tengan el mismo saldo.
10. Otra persona a más del responsable de bodega revisa las existencias previa la
compra?
Si el gerente de costos, coordinadora de costos gerente de contabilidad
11.- Se recibe la factura en concordancia con la orden de compra?
Si ya que ésta prepara el proveedor en base a la orden de compra
12.- Todas las adquisiciones tienen orden de Compra? No, se efectúan en ocasiones entrada simples.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008.
Aprobado por: Fecha:
81
P/T11
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d2
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Compras
FECHA: 28 de agosto del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de Compras se determinó
que la persona responsable del área es la Gerente de Compras. Para adquisición de
mercadería intervienen el ingeniero de producción, gerente de poscosecha, el
contador, la asistente de compras, bodeguero.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de adquisición de mercadería a
proveedores son: órdenes de compra, ingresos de bodega, facturas, comprobantes de
retención, comprobantes de liquidación a proveedores.
Registro de información
La información sobre detalle de mercadería solicitada, e ingresada, costos y otros es
registrada de la siguiente manera, el ingreso es registrado desde bodega en
concordancia a la compra en el sistema advanced software un sistema contable
propio de la empresa, la asistente de compras verifica valores con factura, pasa a
contabilidad para su registro, emisión de retención, y luego al gerente de contabilidad
para la aprobación del pago,
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar la factura y otros documentos de respaldo son las
asistentes contables designadas de acuerdo al gasto de la empresa.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008.
Aprobado por: Fecha:
82
FLUJOGRAMA COMPONENTE COMPRAS
no no
si
si si
si
no
no
INICIO
Control de existencias
Hay Requisición
Cotizo precios
Orden de
compra
Recepción del
producto Ingreso a bodega
validación orden de compra y producto
Devolución del
producto
Valoración del producto vs factura en el
sistema
Factura correcta
Devolución factura
al proveedor
Recepción de cambio de factura
Fin
Compras emergente
entrada simple
Valoración
del producto
83
P/T12
3.2.2.3. COMPONENTE INGRESOS
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME3
No
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE INGRESOS
1
Se aplica una adecuada segregación de
funciones registro, contabilización, y
recaudación de ingresos? √
2
Se maneja registro detallados y adecuados de
todos los ingresos? √
3
La contabilización de los ingresos se lo realiza
de manera inmediata √
4
Existe un modelo de verificación y control
formal de ingresos √
5
Se lleva Control numérico de los
comprobantes de un empleado que no sea
responsable de estos? √
6
Se realiza arqueos sorpresivos de efectivo por
un empleado que no sea responsable de esto? √
7
Se entrega comprobantes de ingreso al
departamento de contabilidad como soporte de
transacciones? √
8 El empleado realiza cuadres de dinero diario? √
9 El empleado realiza cuadres de valores diario? √
10
El dinero y valores, son custodiados en un
lugar seguro? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
84
P/T13
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI3
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE INGRESOS
1
Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro recaudación contabilización de ingresos?
1 1
2
Se maneja registros detallados y adecuados de todos los ingresos?
1 1
3
La contabilización de los ingresos se lo realiza de manera inmediata?
1 1
4
Existe un modelo de control y verificación formal de ingresos?
1 1
5
Se lleva control numérico sobre comprobantes de ingreso de un empleado que no sea responsable de estos?
1 0
6
Se realizan arqueos sorpresivos de efectivo por un empleado que no sea el responsable de esto?
1 1
7
Se entrega comprobantes de ingreso al departamento de contabilidad como soporte de transacciones?
1 1
8
El empleado realiza cuadres diarios de dinero recibido?
1 0
9
El empleado realiza cuadre diario de valores ?
1 0
10
El dinero y valores son custodiados en un lugar seguro
1 1
10 7
85
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 7 * 100
10
70.00 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 12.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Finanzas con el componente Ingresos se determinó que tanto el nivel de
confianza como el nivel de riesgo son moderados.
86
P/T14
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A.
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: INGRESOS
PA3
CONTENIDO
FECHA
PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control interno
del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y nivel de
confianza.
- Verificar el saldo contable de la cuenta
ingresos.
- Cotejar cuadres diarios de ingresos en
efectivo.
- Examinar las funciones que realiza con
relación a utilización de formularios y
documentación utilizada en este
componente.
- Revisar si la empresa maneja registros
detallados de los ingresos.
- Verificar si la empresa lleva un control
numérico de comprobantes de ingresos y
cuadres diarios.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea archivada
en forma adecuada.
ME3
CI3
ECI3
ECI3
d3
d3
d3
d3
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha:2/08/2008
Aprobado por: Fecha:
87
P/T15
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI3
CARGO: Gerente De Costos y Presupuestos FECHA: 28 DE AGOSTO del 2008. 1. Se aplica una adecuada segregación de funciones de registro, recaudación y contabilización de ingresos? Las funciones de registro, recaudación y contabilización de ingresos son llevados por la asistente de tesorería, bajo la supervisión del contador. 2. Se maneja registros detallados y adecuados de todos los ingresos? Se lleva registro de los ingresos de la empresa en un programa diseñado específicamente para esto. 3. La contabilización de los ingresos se lo realiza de manera inmediata? La contabilización de ingresos se la realiza en forma diaria, en el momento de recibir el dinero en efectivo o cuando se verifique el depósito realizado, por el cliente a excepción de la comercializadora que especifica días después el detalle del pago. 4. Existe un modelo de control y verificación formal de ingresos? Si existe un control de ingresos al cual se anexa la factura de venta copia del depósito, y esta se verifica conciliando la cuenta contable con el estado del banco, junto a ello se lleva un anexo de cobro y un auxiliar contable propio del sistema contable. 5. Se lleva control numérico sobre comprobantes de ingresos por un empleado que no sea responsable de estos? Si se lleva control numérico de comprobantes de ingreso, pero no es controlado por una persona ajena al manejo. 6. Se realizan arqueos sorpresivos de efectivo por un empleado que no sea el responsable de esto? Si se realiza y esto lo hace el jefe de costos y presupuestos en un momento dado. 7. Se entrega comprobantes de ingreso al departamento de contabilidad como soporte de transacciones? Todos los comprobantes de ingreso son custodiados en el área de contabilidad. 8. El empleado realiza cuadres diarios de dinero recibido? El empleado realiza cuadres de efectivo pero no son diarios 9. El empleado realiza cuadre diario de valores? Los valores en papeles también son cuadrados y reportados pero no son diariamente 10. El dinero y valores son custodiados en un lugar seguro? Las ventas al exterior son depositados en montos mensuales por la única comercializadora que posee EQR, siendo EQR USA, ellos depositan a varias facturas en detalle anexo al pago y mediante transferencia bancaria, en el caso de venta nacional que es poco se recibe depósitos en el Banco del Pichincha, y otros valores pequeños son custodiados bajo una caja en la empresa para al otro día ser depositados.
1 La empresa cta con una bodega apta para sus productos?
1
1
2 Cuenta la bodega con personal preparado, para su eficiencia?
1
1
3 Poseen equipos de protección para insumos y productos químicos?
1
1
4 Todos los productos ingresan con orden
de compra?
1
0
5 Tiene un método de inventarios que utiliza?
1
1
6 Cuenta con sistema propio?
1
1
7
Todas las salidas de materiales tienen
firmado y respaldado el egreso de
bodega?
1
0
8 Las salidas son digitadas inmediatamente?
1
0
9 Se realizan inventarios diarios?
1 0
10 Auditoria externa a presenciado un
inventario?
1
1
11 El sistema permite controlar el manejo de bodegas
1 1
12 Se realiza algún cruce mensual de bodega?
1
1
12 8
100
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de según la
importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la Institución, la
misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 8 * 100
12
66.67 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 14.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la matriz de evaluación de preliminar de control Interno al área de
finanzas con el componente Inventarios se determinó que tanto el nivel de
confianza como el nivel de riesgo son moderados.
101
P/T24
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: INVENTARIOS
PA5
CONTENIDO
FECHA PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Verificar el saldo en kardex de los
inventarios.
- Cotejar saldos entre sistema y el
inventario físico.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación utilizada
en este componente.
- Revisar si la empresa maneja
registros detallados de inventarios.
- Verificar si la empresa lleva un control
numérico de comprobantes de kardex.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME5
CI5
CI5
CI5
d5
d5
d5
d5
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
102
PT/25
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI5
CARGO: Jefe de Contabilidad. FECHA: 28 DE AGOSTO DEL 2008. 1. La empresa cuenta con una Bodega apta para sus productos? Si, la empresa cuenta con una bodega apta para los productos químicos, tanto de insumos como de materiales de post cosecha. 2. Cuenta la bodega con personal preparado, para su eficiencia? El personal de bodega ésta capacitado para realizar su trabajo, se le informa del riesgo de los productos, su pesaje, el traje que deben usar, para no sufrir daños, las unidades de medida, como se debe realizar el manejo de papeles, su despacho, y firmas. 3. Poseen equipos de protección para insumos y productos químicos? La empresa se compromete a entregar el equipo necesario para la protección, de los empleados de bodega, brinda la máxima seguridad por ser parte de SELLO VERDE. 4.- Todos los productos ingresan con orden de compra?
El 90 % de productos ingresan con orden de compra, pero en algunas ocasiones se puede constatar de que existe entrada del producto y luego se genera la orden de compra o se realiza una entrada simple. 5. Tiene un método de inventarios que utiliza? El método de valoración es el promedio ponderado. 6. Cuenta con un sistema propio? El sistema con el que cuenta la empresa es ADVANCED SOTWARE, el mismo que tiene los diferentes módulos, como clientes, compras, ventas, recursos humanos, activos fijos, y así como el de inventarios. 7. Todas las salidas de materiales tienen firmado y respaldado el egreso de bodega? No, en el consecutivo mensual que se revisa se constata falta de firmas por el personal autorizado. 8. Las salidas son digitadas inmediatamente? En algunas ocasiones primero se efectúa la salida de producto físicamente por la urgencia y en ocasiones luego la entrada o ingreso a bodega 9. Se realizan inventarios diarios? No, por el moviendo de producto, el bodeguero lo hace semanal de lo que mas tiene uso. 10. Auditoria externa a presenciado un inventario? Si, auditoria a presenciado inventarios, se le a entregado un manual de procedimientos para toma de inventarios físicos.
11. El sistema permite controlar el manejo de bodegas? El sistema permite que otra persona ajena, a bodega como compras y costos verifiquen asignación de centros de costos, de acuerdo al producto, además si las entradas están de acuerdo a los ítems detallados en la factura, después del cruce mensual el contador general, coloca candados de seguridad, en el sistema para que ningún movimiento pueda ser modificado. 12. Se realiza algún cruce mensual en bodega? Se hace un cruce mensual por parte de costos, para verificar si el total de ingresos de bodega coteja con todas las facturas recibidas, esto se verifica mediante un archivo que genera el sistema llamado entradas por grupo e item, este se confronta con el estado de cuenta de bodega de insumos o materiales, ya que en la cuenta se registra la entrada por medio de factura de compra valor antes de iva, ya que el mismo se registra en iva pagado y es parte del crédito fiscal de la empresa, en el caso de existir diferencias, se verifica y se procede a corregir el error. En cuanto a egresos el control es revisar las salidas físicas con la firma de los ingenieros y revisar su centro de costos, para que vaya al costo correcto, como riego y fertilización, o el bloque de la variedad que corresponda el consumo de agroquímico, además se cuenta con una bodega de materiales para poscosecha, y otra de materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa, estas salidas van directo al gasto de la empresa, la salidas de insumos y postcosecha maneja costos, para tener el dato de costo tallo, para la venta. Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
104
P/T26
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO
d5
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Inventarios.
FECHA: 28 de AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de inventarios se determinó
que la persona responsable del área de este componente es el gerente de
contabilidad, el bodeguero, la asistente de compras, Los mismos que se encuentra
capacitados sobre el proceso que debe seguir para llevar un control diario de l
mismo.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de registro y contabilización de
inventarios son: ordenes de compra, guía de remisión, nota de recepción, factura,
finaliza con una solicitud de cheque, para pasar a tesorería, en el caso de egresos de
bodega el solicitante que esta autorizado emite un memo de salida, el bodeguero
genera la salida, en el sistema e imprime firman el recibido, y se archiva en orden
secuencial.
Registro de información
Los registros de comprobantes se emiten en el sistema de inventarios tanto notas de
recepción que es el ingreso de bodega, las salidas y para casos especiales de
obsequios no facturados, existen las entradas simples.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar información de todos los ingresos y egresos de
la empresa es la asistente contable y coordinadora de costos, dependiendo de la
bodega sea de insumos o materiales.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
105
No
Si
Si
No
Pedido de productos por los
diferentes Departamentos
Elaboración Requisición
EnvíoDepartamento
Compras
EntregaProductos
Elaboración Ordenes de
Compras (adquisición)
Existe en stock?
Solicitud Insumos
Solicitud Materiales
Recepción Ordenes de
Compra Bodega
Verificación de Requisición en
base O.C.Está elabor.
O.C.
Comunicación Dep.Compras
Recepción productos de proveedor en base
O.C.
Elaboración Ingresos a Bodega
en el sistema
Insumos Materiales
No
SiCominicación
Departam.Compras
Entrega Productos
Solicitud Insumos
Inventario Interno
Solicitud Materiales
Firmas respaldo
Emisión reportes a Diferentes
Departamentos
Generación Movimientos a Finanzas
(semanal)
Semanales
Mensuales
Diarios
Verificación
Verificación O.C. pendientes
de llegar
Trimestrales
Voz de alertaDiario
Semanal
Correctivos
Entrega documentos
(diario)
Recepción saldos en sistema (mensual)
EmergentesSemanal
FLUJOGRAMA DE INVENTARIO
106
P/T27
3.2.2.6. COMPONENTE COMERCIALIZACIÓN
EVALUACION PRELIMINAR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EQR EQUATOROSES C.A
ME6
RESPUESTAS
No PREGUNTAS SI NO N/A COMENTARIOS
COMPONENTE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
1 La empresa cuenta con un departamento de
ventas bien definido? √
2
El departamento de comercialización cuenta con
recursos humanos y materiales, necesarios para
el cumplimiento de funciones? √
3 Se conoce información de la competencia a
cerca de precios, calidad y diversidad? √
4 Se realizan programas de promoción y
publicidad? √
5 Cuenta con catálogos y lista de precios √
6 Existe un proceso adecuado para ventas en
efectivo y a crédito √
7 El personal de ventas se encuentra capacitado √
8 Se elabora presupuesto de ventas? √
9 Existe planificación de ventas por áreas
geográficas? √
10 Se lleva algún tipo de control sobre cartera? √
11 Se realiza control de ventas por ordenes de
embarque y su liquidación? √
12 Se cumple con el presupuesto de ventas? √
Preparado por: PG
Aprobado por:
Fecha :28/08/2008
Fecha:
107
P/T28
EVALUACION PRELIMINAR CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO EQR EQUATOROSES C.A
CI6
No PREGUNTAS PONDERACION
CALIFICACION
COMPONENTE: COMERCIALIZACION Y VENTAS
1
La empresa cuenta con un departamento de
comercialización y ventas bien definida?
1 1
2
El departamento de comercialización cuenta
con recursos humanos y materiales
necesarios para el cumplimiento de
funciones?
1 1
3
El departamento de comercialización y
ventas realiza gestión de identificación de
mercados reales y potenciales de los
productos que la empresa oferta?
1
1
4
Se realizan programas de promoción y
publicidad?
1
0
5 El área cuenta con catálogos de productos,
lista de precios? 1 1
6
Existe un proceso adecuado para venta en
efectivo y ventas a crédito?
1 1
7
El personal de ventas tanto interno como
externo se encuentra capacitado?
1 1
8
Se elaboran presupuestos de ventas?
1 1
9
Existe planificación de ventas por áreas
geográficas?
1 0
10
Se lleva un tipo de control sobre la cartera
de clientes a plazo?
1 1
11
Se realiza control de ventas por ordenes de
embarque y su liquidación?
1 1
12 Se cumple con el presupuesto de ventas? 1 0
12
9
108
- Evaluación del riesgo
Para la calificación de riesgos se asigna una ponderación de 1, según
la importancia y veracidad que estos factores tengan dentro de la
Institución, la misma que permitirá obtener los resultados deseados.
Parámetros de Ponderación de Riesgos:
CP= Confianza Ponderada
CT= Calificación Total
PT= Ponderación Total
CP= CT/PT *100
CP 9 * 100
12
75 %
Determinación del Nivel de Riesgo:
Cuadro 15.
A M B
RIESGO (3) (2) (1)
15% -50% 51%-75% 76% 95%
√
CONFIANZA B M A
(1) (2) (3)
- Nivel de Riesgo:
Mediante la Matriz de Evaluación de Preliminar de Control Interno al área de
Comercialización y ventas se determinó que tanto el nivel de confianza como el
nivel de riesgo son moderados.
109
P/T29
PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C. A
PERIODO: ENERO-JUNIO 2008.
COMPONENTE: COMERCIALIZACION Y VENTAS
PA6
CONTENIDO
TIEMPO
FECHA PT ELABORADO
PROCEDIMIENTO:
- Evaluación del sistema de control
interno del componente en
estudio.
- Determinación del nivel de riesgo y
nivel de confianza.
- Análisis del procedimiento que
efectúa la empresa del
componente en estudio.
- Entrevista de control interno.
- Examinar las funciones que realiza
con relación a utilización de
formularios y documentación
utilizada en este componente.
- Examinar que los formularios y
documentación de soporte sea
archivada en forma adecuada.
ME6
CI6
ECI6
ECI6
d6
d6
PG
PG
PG
PG
PG
PG
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
28/08/08
Preparado por: PG Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
110
P/T30
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI6
CARGO: Jefe de Comercialización FECHA: 28 DE AGOSTO DEL 2008. 1. La empresa cuenta con un departamento de comercialización y ventas bien definido? Si, la empresa cuenta con un departamento de comercialización y ventas. 2. El departamento de comercialización cuenta con recursos humanos y materiales necesarios para el cumplimiento de funciones? El departamento de ventas esta formado por vendedores internos los mismos que trabajan para la única comercializadora de flor EQR USA , Los vendedores disponen de la información en línea de las rosas en producción y venden para la comercializadora el total de producción distribuida a todos los países del mundo. 3. Se conoce información de la competencia a cerca de: precios, calidad y diversidad? La empresa trabaja con precios similares a los de la competencia, tomando en cuenta que la calidad de la flor es mejor a la de la competencia, en cuanto a la diversidad, coloca variedades nuevas que solicita el cliente en el exterior, y que no todas las fincas poseen, por su costo, de la regalía y patrón. 4. Se realizan programas de promoción y publicidad? Los programas de promoción y publicidad, se mantiene la misma tendencia de venta. 5. El área cuenta con catálogos de productos, lista de precios? EQR posee una página con catálogos en inglés para la exposición de variedades que posee y algo importante el tamaño del tallo, por que no todos los países a exportarse solicitan el mismo grado variando entre grado 40 50 60 70 80 90. 6. Existe un proceso adecuado para ventas en efectivo y ventas a crédito? Existe un proceso definido para ventas, la venta de flor de exportación se lo realiza a crédito treinta días, la de contado especialmente se da por la venta flor nacional, caso raras excepciones las cuáles son analizadas por presidencia ejecutiva. 7. El personal de ventas tanto interno como externo se encuentra capacitado? EQR ha sido una empresa que se ha caracterizado por capacitar al personal de ventas de manera frecuente, pues de esta manera la empresa brindará un servicio de calidad a los clientes y a todos aquellos que visitan la empresa. 8. Se elaboran presupuestos de ventas? Los presupuestos de ventas son elaborados en conjunto con la gerencia de la empresa, y el departamento de producción, para lo cual se toma en consideración referencia de ventas del año anterior y mediante estas se presupuesta, para lo cual se necesita un análisis de producción en base a la cantidad de rosas que por temporadas aspira a tener para cultivo mes a mes, se elabora un presupuesto de producción con el cual conoce ventas que va a disponer por variedad de rosa para colocar en el mercado, y evitar la baja de flor por falta de venta.
111
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO ECI6
9. Existe planificación de ventas por áreas geográficas? la flor es un producto percibe y simplemente se coloca en el país que en ese momento necesite. 10. Se lleva algún tipo de control sobre la cartera de clientes a plazo?
La empresa lleva un control adecuado sobre la cartera a plazos. Existe un seguimiento adecuado, ya que de ese cobro depende el movimiento de dinero, compras, pagos con el cual la empresa gira durante todo el año. 11. Se realiza control de ventas por ordenes de embarque y su Liquidación? Para que la empresa pueda exportar necesita por país una orden de embarque la que tiene vigencia, un mes calendario, la florícola tiene 15 días laborables para presentar a aduana, las facturas legales de ventas, la guía área, el exporlist con el monto de cajas enviadas al país de destino, lo cual se controla en un sistema propio de la empresa de Pkl list.
12. Se cumple con el presupuesto de ventas? El presupuesto de ventas es elaborado pero en la realidad en el balance comparativo presupuestos vs balance de resultados vemos una diferencia sustancial, existe gran cantidad de flor dada de baja, es decir no se coloco la flor en el mercado lo que implica perdida de tallos la cantidad por mes es elevada en baja, y eso es lo que implica la perdida mensual de ventas.
Preparado por: PG Fecha: 28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
112
P/T31
DESCRIPTIVO CONTROL INTERNO d6
EMPRESA: EQR EQUATOROSES C.A
COMPONENTE: Comercialización y ventas
FECHA: 28 de AGOSTO del 2008.
Responsables
Durante la evaluación del control interno del componente de
comercialización y ventas se determinó que la persona responsable del área
es el jefe de ventas. El mismo que se encuentra capacitado sobre el proceso
que se debe seguir para ventas en efectivo, ventas a crédito y también en
programas de promoción y publicidad de la empresa.
Formularios utilizados
Los formularios que se utilizan durante el proceso de ventas son facturas,
notas de pedido, guías de remisión, factura comercial o PKL, guía aérea,
orden de embarque.
Registro de información
La información sobre detalle de mercadería solicitada, venta y otros es
registrada por el asistente de comercialización, en un sistema de registros
propios de la empresa denominado Pakin list en el cual se realiza el pkl.
Archivo de documentos de respaldo
La persona responsable de archivar la factura y otros documentos es el
departamento de costos y ventas.
Preparado por: : Fecha:28/08/2008
Aprobado por: Fecha:
113
Recepción del pedido
ingreso de orden postcosecha
disponible de flor
confirmación pedido cliente
pedido postcosecha
apertura orden de embarque
digitaciónpkl
factura de venta
coordinación carguera
despacho de mercadería
recepción producto carguera
corfimación aereolinea
envio ctas pendientes
fin
Inicio
FLUJOGRAMA DE VENTAS
114
3.3. ETAPADEL INFORME
1. Carta de Presentación de Informe
Señor:
GERENTE EQR
Presente.
A través de este informe se da a conocer a usted Sr. Presidente Ejecutivo
que se ha realizado una Evaluación de Control Interno del período Enero
–Junio del 2008 en las siguientes áreas: Área Administrativa con el
componente Gestión del Talento Humano y Abastecimiento, área
Financiera con el componente Ingresos, Egresos e Inventarios, y el área
de Comercialización con el componente ventas en efectivo y ventas a
crédito. El propósito fundamental de ejecutar un control interno fue hallar
evidencias que permitan dar a conocer si los procesos operativos y
registros contables son fidedignos y si son ejecutadas de acuerdo con
las normas, políticas y objetivos de la empresa, así como también de
acuerdo a las autorizaciones de la administración.
Para lo cual, se da a conocer que el control interno aplicado se la realizó
tomando en consideración Normas Ecuatorianas Generalmente
Aceptadas cuyo objetivo primordial es garantizar la eficiencia, eficacia y
economía en todas las operaciones de la organización. Estas normas
requieren de la planificación y ejecución de un examen para obtener
información certera de que la información y la documentación analizada
no contengan errores o irregularidades significativas.
Para realizar el estudio y evaluación de control interno de la empresa se
procedió a diseñar y utilizar formularios que incluyan una serie de
preguntas que fueron contestadas con Si o No por funcionarios o
empleados bien informados, sobre el área en el cual es responsable, es
decir el método consistió en obtener evidencias y pruebas mediante la
técnica de entrevista e indagación al personal; Otro método empleado fue
115
analizar de los circuitos operativos y actividades mediante el empleo y
análisis de flujo gramas, los mismos que permitieron evaluar el grado de
seguridad de cumplimiento de los procedimientos.
Una vez aplicados los métodos de evaluación descritos anteriormente, se
puede expresar comentarios y recomendaciones que permitan mejorar
las actividades administrativas y operativas de la empresa.
Latacunga, 31 de Octubre del 2008.
Atentamente,
Paulina Gallo
116
2. Informe de Evaluación de Estructura de Control Interno
Introducción
Motivo de Examen
La Evaluación de Control Interno aplicado en EQR EQUATOROSES
C.A en las áreas de Administración, Financiera y Comercialización. Se
realizó con el propósito de determinar el grado de cumplimiento de
normas, políticas y procedimientos internos de la empresa.
En este sentido, la iniciativa de la ejecución de un Control Interno
planteada requiere la identificación explícita de fortalezas y
debilidades, lo que representa una oportunidad invaluable para
transformar a la empresa en un modelo de operación
económicamente rentable.
Un enfoque global de la magnitud de esta tarea invita a la reflexión, al
análisis, pero sobre todo, a replantear puntualmente el quehacer en
términos de un crecimiento sostenido basado en una decisión de
cambio y en una actitud de apertura, de aceptación y de trabajo. Lo
que representa un cambio de mentalidad en los integrantes de la
empresa, enfocados hacia la búsqueda de eficiencia, eficacia y
economía en la administración y uso de los recursos.
Es innegable que un proceso de control interno, conceptualiza y
soporta técnicamente los esfuerzos para mejorar estructuras, elevar la
productividad, depurar funciones, redimensionar unidades y hacer
más competitivas a las instituciones.
De acuerdo con lo anterior, y luego de realizado el estudio, análisis,
levantamiento de información es indispensable que se formalice
comentarios y recomendaciones sobre evidencias y hallazgos
encontrados.
117
Objetivo General
Aplicar técnicamente el proceso de control interno para las áreas de
Administración, Finanzas y Comercialización de EQR, con la finalidad de
lograr un desempeño, de las actividades de orden financiero,
administrativo y de servicio, con altos niveles de eficiencia, efectividad y
eficacia.
Objetivos Específicos
- Definir las bases teóricas de un modelo de control interno, con la
finalidad de sustentar científicamente la aplicación en EQR.
- Analizar la situación actual interna y externa de la Empresa para
conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
- Establecer los procesos actuales que se desarrollan en las áreas
administrativa, contable y comercial para levantar las bases
sustentadas del análisis de control interno.
- Aplicar el control interno en EQR, para mejorar la eficiencia, eficacia
y economía en la administración y uso de los recursos.
Alcance del Examen
La evaluación preliminar del sistema de control interno, en la Empresa
EQR EQUATOROSES C.A se realizó en las siguientes áreas:
- Área Administrativa enero-junio-2008
- Área Financiera enero-junio-2008
- Área de Comercialización enero-junio-2008
-
Con formato: Numeración y viñetas
118
Funcionarios de áreas examinadas
- Área Administrativa
Jefe de Personal
Gerente de Compras
- Área Financiera
Gerente de Contabilidad
Gerente de Costos y Presupuestos
Coordinador de Costos
Auxiliar de Contabilidad
- Área de Comercialización
Jefe de Comercialización
Gerente
Componentes Examinados
La evaluación preliminar del Sistema de Control Interno se ejecuto a
través de los siguientes componentes:
Área Administrativa
- Gestión del Talento Humano
- Abastecimiento
Área Financiera
- Ingresos
- Egresos
- Inventarios
Área de Comercialización
- Ventas
119
- Servicio al Cliente
Período de evaluación
Esta evaluación se la realizó tomando en consideración el siguiente
período:
- Enero 2008 – Junio 2008 (primer semestre)
120
HALLAZGOS DEL INFORME
1. EQR no cuenta con programas de retribuciones e incentivos, que permita
motivar al empleado y comprometerlo a desarrollarse de mejor manera
en su trabajo.
2. EQR si tiene diseñado un modelo de perfil de puestos, que permita
contratar a las personas idóneas para cada puesto de trabajo.
3. El personal de la empresa si identifica claramente cual es su nivel
jerárquico, el mismo que permita establecer niveles de responsabilidad y
autoridad.
4. La empresa si ha formalizado funciones y responsabilidades, que permita
tener una guía para desarrollo eficiente de responsabilidades asignadas.
-5. En el área de compras se destina un presupuesto mensual que permita
planificar en forma adecuada los gastos o desembolsos.
-6. La empresa realiza cotización de precios de los proveedores lo que
implica que la empresa puede tener ofertas de productos de calidad a
precios más bajos y han sido aprovechados por el análisis realizado.
7. En el control interno de compras se determinó que las mismas no se
efectúan en su totalidad con órdenes de compra, es decir no cumplen un
proceso completo, lo que implica posibles errores en el manejo del
producto, olvidos de registros e ingresos a bodega.
8. Debería registrarse todo mediante requisición y ordenes de compra para
evitar adquisiciones innecesarias, y evitar futuros descuadres con
bodega.
Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
121
-9. En el componente ingresos lleva u control numérico de comprobantes de
ingresos de caja, que permita llevar un control adecuado de ingresos ya
sea en papeles valores, como también en efectivo, debería hacerlo una
persona ajena al movimiento para evitar posibles desviaciones.
10. La empresa acostumbra hacer arqueos sorpresivos por parte de otra
persona que no sea la responsable del cargo, que permita detectar
oportunamente debilidades.
11. La empresa lleva un control numérico de comprobantes de egresos de
bancos, que permita llevar un control adecuado sobre los egresos que se
realizan en forma diaria.
12. La empresa maneja sistemas de análisis de proformas para
adquisiciones, que permita escoger la mejor alternativa a un precio más
bajo.
13. Se maneja un plan de cuentas apropiado lo que facilita el registro de
gastos en la cuenta contable apropiada previa la firma del contador.
14. debería archivarse junto al egreso de bancos la retención y anexos de
pagos para que este junto a la orden de compra ingreso a bodega
solicitud de cheque, es decir se pueda tener a la mano el proceso
contable que tuvo el desembolso de dinero.
15. En el componente inventarios se determinó que EQR, cuenta con el
espacio físico necesario para colocar los productos en el lugar adecuado,
tiene el personal capacitado para evitar problemas en el pesaje del
producto, así como del riesgo de manipulación de los mismos ya que se
trabaja con fertilizantes, pesticidas, insecticidas, que son productos de
uso delicado, el bodeguero cuenta con la capacitación necesaria para el
manejo de papeles de trabajo y sistema.
Con formato: Numeración y viñetas
122
16. EQR entrega a cada uno de sus empleados de bodega el traje necesario,
mascarillas, guantes, para que su integridad física no corra ninguna clase
de riesgo.
17. El método de valoración de inventarios es el método ponderado.
18. EQR, trabaja con órdenes de compra, el bodeguero no maneja órdenes
de compra con valor, esto es manejado únicamente por contabilidad,
para su control.
19. EQR realiza cruces mensuales de bodega, para estar seguro de los
movimientos existentes de la veracidad de la información, además realiza
inventarios intempestivos, hace revisión de entradas, salidas, saldos en el
sistema de bodega con el inventario, y en que lugar debe ser colocado
de acuerdo al riesgo.
20. EQR solicita la presencia de auditoria para el inventario físico una vez al
año.
21. En lo que respecta a ingresos y salidas de bodega debería cumplir en su
totalidad el proceso adecuado ya que se puede constatar que los
faltantes en bodega se dan por la falta de digitación del producto en el
sistema, y a la vez existe sobrante físicamente por que no se efectúa el
ingreso a bodega correcto cuando no se ha generado una orden de
compra.
-22. EQR cuenta con el recurso humano necesario para brindar un
servicio adecuado de venta de productos que permita satisfacer
necesidades y expectativas de clientes actuales y posibles nuevos
clientes.
-23. La empresa realiza estudios de precios, calidad y líneas de
productos de la competencia, que permita comparar y superar niveles de
aceptación de productos.
Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
123
-
-24. No existe planificación de ventas por zonas geográficas. Pues la
empresa únicamente se ha alineado a vender a zonas donde ya existen
relaciones comerciales.
-25. Existe un control, adecuado sobre la cartera a plazos que permita
realizar cobros en el momento oportuno y permita disminuir cartera
vencida para la empresa. Las mismas que representan futuras pérdidas
económicas para la empresa.
26. El presupuesto de ventas no se cumple debido a flor desechada a un
precio el más bajo 0.24 centavos, implica una pérdida sustancial.
Con formato: Numeración y viñetas
124
CONCLUSIONES DEL INFORME
1. El control interno para el Área Administrativa y Gestión del talento humano,
muestra una definición clara del nivel jerárquico, y de funciones el mismo que
permita establecer niveles de responsabilidad y autoridad
2. El componente de compras cuenta con un departamento definido realiza
cotizaciones, y prevé antes de la compra el stock en bodega conjuntamente
con los ingenieros por áreas, para evitar la sobre compra, se lleva un registro
actualizado de proveedores, siendo a los mas significativos a quienes se les
solicitó un estado de cuenta con Eqr para confrontar saldos.
3. En el componente de ingresos existe un control del dinero recibido, por parte
de los clientes de flor nacional que es el único rubro por el cual ingresa
dinero a la empresa, y depósitos o transferencias en el caso de ventas al
exterior, en el sistema se registra los movimientos en el módulo creado para
ingresos el cual va con contrapartida al cliente respectivo, se lleva un control
numérico, anexando los papeles de respaldo respectivo.
4. En el componente egresos existe un control numérico asignado por el
sistema, la segregación de funciones está dada de acuerdo al gasto en el
que la empresa a incurrido, al igual que si es parte del costo, se mantiene un
plan de cuentas asignado, las compras incurridas cuentan con la aprobación
inicial de una orden de compra, apegadas a la aprobación de la gerente de
compras.
5. En el área de inventarios existe un control de existencias mediante el sistema
promedio ponderado, cuenta con el sistema Advanced Software, que es un
sistema que se ajusta a las necesidades de la empresa, emite los reportes
necesarios para la verificación de los datos como es un saldos a la fecha,
entradas por grupo y salidas por grupo, ya que trabaja con áreas de
agroquímicos y materiales de poscosecha, existe un detalle de compras y
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kardex históricos, en inventarios intempestivos existe mínimo margen de
error, las diferencias son bajas en la mayoría de los casos se puede
constatar que es por pesaje, y en algunos casos por evaporización del
producto, el personal cuenta con la protección necesaria para evitar
accidentes, cuenta la bodega con un lugar específico, el bodeguero no
dispone de información de valoración del producto.
6. La empresa tiene un departamento de ventas diseñado para abarcar la
demanda de mercado, el mismo que coordina, con el departamento de
postcosecha y embarques, maneja un sistema de ventas propio de la
empresa, los mismos que están acorde al SRI y Aduana, maneja una tabla
de precios, asignada a inicios de año, junto con presupuesto, diseñado con el
jefe de producción, para saber las variedades a producirse y el volumen de
producción.
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RECOMENDACIONES DEL INFORME
1. Dispondrá al jefe de recursos siga aplicando los procedimientos de control
referente a la contratación del personal, exigir los documentos necesarios
para cada uno de los ingresos a la empresa sin salvedad, para estar acorde
las diferentes normas y sellos que la empresa posee.
2. Dispondrá al gerente de compras se cotice aquellos productos que se usan
para el mantenimiento de la finca que no tienen relación directa con la
materia prima, ya que por la emergencia, se adquiere sin orden de compra y
sin un estudio previo al mercado, en el registro actualizado hay proveedores
que no emiten factura y tienen una provisión que permanece por un largo
tiempo, para lo cual sería recomendable conversar con el contador para
reconocer a la cuenta respectiva y sanear saldos, cuando la orden de
compra esta incompleta en inventarios llevar auxiliares extracontables para
tener o asignar un stock real con el que esta por llegar
3. Dispondrá al gerente de costos y presupuestos, llevar un control diario y
conciliación diaria de dinero para evitar pérdidas, ya que este se lo está
realizando dos veces por semana para luego ejecutar los depósitos
respectivos, el lugar asignado para el dinero debería ser el de caja fuerte que
la empresa si posee para evitar perdidas, de un día a otro, el control de los
documentos debe ser llevado por una persona ajena al movimiento, y se
debe adjuntar todos los documentos de soporte en el mismo instante del
registro.
4. Dispondrá al gerente de costos y presupuestos, llevar un control más
seguido de ser posible diario del movimiento de egresos, y desembolsos,
estos deben se custodiados y revisados diariamente por una persona ajena
al manejo de los mismos, para mayor control, igualmente asegurarse de
adjuntar todos los documentos de respaldo al egreso, en el caso de pago por
gastos, la aprobación respectiva del responsable del gasto, jefe asignado,
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para evitar malversaciones de dinero, en el caso de compra de productos
adjuntar orden de compra guía de remisión del traslado del producto, ingreso
a bodega, firmado y sellado por el bodeguero, factura del SRI, revisada con
todos sus requisitos legales, copia de la retención emitida, comprobante de
egreso firmado por el jefe financiero y firmado por el proveedor el recibido al
momento del pago.
5. Dispondrá el jefe de contabilidad en todos los ingresos de producto se den
con una orden de compra con previo aviso al bodeguero, evitar, y coordinar
con los proveedores para que la factura sea entregada a contabilidad y no en
bodega, con la entrega del producto firmar la salida realizada por el ingeniero
solicitante, para evitar olvidos de salida del producto, controlar que la fecha
en la entrada del producto no sea modificada, por la recepción de la factura
de días posteriores, ya que pueden existir salidas, es decir exigir al
proveedor la entrega de factura y producto al mismo tiempo. Durante el
inventario se observó que existen material de empaque sin movimiento, que
tiene un valor en libros considerables recomendable asignar una bodega
para este, hacer un inventario, asegurar el producto, ya que se observa que
se encuentran junto a productos que tienen un movimiento constante y ese
espacio puede asignar a estos que están en otros lugares físicos ,es
conveniente dar de baja los productos caducados en el mismo mes que
venció e informar a los ingenieros con anterioridad para la salida de los
mismos.
6. Dispondrá al gerente de ventas, llevar más control con el departamento de
coordinación la devolución de cajas que no volaron para la eliminación de
pkl respectivo, antes de proceder a la liquidación de la orden de embarque,
ya que la carguera junto con la aerolínea no emiten la guía, y no tiene
sustento, legal para el SRI y Aduana. En el caso del presupuesto se debería
considerar un presupuesto también de flor desechada, separando lo que
realmente se piensa vender, esto implica que la empresa espera vender más
y los gastos presupuesta en base a sus ventas, por ende implica pérdida
para la empresa.
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CONCLUSIONES
El realizar un control interno a las actividades administrativas y
financieras de la empresa EQR, ocasionó conocer los sistemas de control
con los cuenta la misma y a su vez sugerir recomendaciones que
permitan fortalecer sus operaciones y cumplir con sus objetivos.
Al realizar el control interno a la Empresa Eqr Equatoroses C.A, permitió,
conocer fortalezas y debilidades en cada una de sus áreas, considerando
que la empresa tiene un riesgo moderado, lo cuál le permite seguir con
su actividad económica normal.
Al hacer una análisis de las diferentes áreas administrativas y financieras,
se puede observar un control interno adecuado para cada uno de los
programas utilizados por la misma, se realizó comprobaciones con
reportes emitidos del sistema con lo físicamente comprobable.
El control interno realizada permitió conocer a fondo la actividad
comercial, las variedades, los productos químicos más utilizados, países
a exportar, su organización, y alcance.
Se examinó los documentos al realizar el control interno a la empresa
EQR EQUATOROSES CA. lo que conllevo a determinar un manejo
adecuado en cumplimiento los PCGA.
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RECOMENDACIONES
Poner en conocimiento de los accionistas de la empresa los resultados
del presente informe de auditoria, para su estudio y de considerar
necesario aplicar las sugerencias propuestas, pues el único fin del
presente trabajo es coadyuvar al mejoramiento de las actividades
administrativas financieras.
Cumplir con las normas establecidas por la empresa sin excepción, con
la BASC, FLP, SELLO VERDE que facilitan el desempeño de actividades,
a nivel de recursos humanos y exportación, A la vez garantiza el control
de productos químicos adquiridos, que tiene relación con el CONSEP, lo
cuál representa un control riguroso frente al inventario, para evitar
posibles situaciones adversas para la empresa.
Mantener un seguimiento adecuado, cronológico en cada una de las
áreas de los procesos a ejecutarse para evitar posibles errores,
considerando, tramites en proceso, provisiones excesivas en las cuentas
contables, aplicación correcta del gasto, y costo, control de inventarios,
coordinación de los embarques de las ventas efectuadas, evitando
problemas al final del proceso de liquidación.
Implementar un mayor control interno para aquellas áreas con mayor
riesgo, y manejo de dinero.
Aplicar medidas correctivas necesarias en el área administrativa y
financiera, en base a los hallazgos encontrados, en el control interno
realizado, mejorando las debilidades de control y procesos, para