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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL
DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
MATURÍN, ESTADO MONAGAS
TUTOR ACADÉMICO: ELABORADO POR:
Lcda. Maira Vargas Br. Salazar M., Yosmarys C.
17.241.330
Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como requisito
parcial para optar al título de: Licenciado en Contaduría Pública.
Maturín, Noviembre de 2008.
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DEDICATORIA
Quiero dedicarle este logro especialmente a mis padres Betzaida
Medina de Salazar y José Gregorio Salazar, quienes fueron el pilar
fundamental para ir logrando cada una de las metas que me he trazado en la
vida, siendo esta la mas importante, reconociéndoles todo el esfuerzo y
apoyo que me han brindado hasta ahora, orientándome, protegiéndome y
guiándome por el camino que debo seguir para alcanzar todas mis metas y
ser una persona exitosa en la vida. Este logro es de ustedes, ¡Te Amo mami,
Te amo Papi!
A mis amigas y compañeras de estudio la Migse, la Zore, Karelis,
Vanessa y Anais, por todo lo que hemos compartido juntas, por estar
siempre allí cuando más las necesito. ¡Las quiero!
A Anita y a Laura este triunfo también es para ustedes amigas.
Yosmarys Salazar
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AGRADECIMIENTO
A Dios Todo Poderoso por guiarme y mostrarme el camino correcto
cada día de mi vida.
A la Universidad de Oriente, por abrirme sus puertas, y darme la
oportunidad de realizar mis estudios en ésta institución.
A la Empresa Conexsa Oriente, S.A., por permitirme realizar mi
trabajo de grado en sus instalaciones. Así como a todas las personas que
laboran en la misma.
A la Lcda. Maira Vargas por su enorme colaboración, apoyándome
siempre y ofreciéndome sus conocimientos para el desarrollo de este trabajo.
A la Lcda. Ana Parra, por su asesoría y entendimiento, ayudándome
en todo lo que era necesario.
A la Ing. Luxgenys Millán, por prestarme su valiosa colaboración en
todo momento.
A mis compañeros y amigos Vanessa López, Anais Rossi, Karelis
León, Ana Rodríguez, Migselis Arbelaez, Zoreilys López, Laura y Harold
Pastrano por todo su apoyo y compañía en los momentos que mas los he
necesitado, gracias amiguitos por estar siempre conmigo los quiero mucho.
A todas aquellas personas que de una u otra manera colaboraron con
mi formación y capacitación como profesional y aquellas que me orientaron y
apoyaron en la realización de este trabajo de grado. GRACIAS!
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL
DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
MATURÍN, ESTADO MONAGAS
Aprobado por:
_______________________Lcda. Maira VargasAsesor Académico
____________________ __________________ Lcda. Joswmar Franco Lcdo. Nóguel Rodríguez JURADO JURADO
Maturín, Noviembre de 2008.
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UNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA
MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE
MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.MATURÍN, ESTADO MONAGAS
Autor:Br. Salazar M., Yosmarys C.Tutor Académico: Lcda. Maira Vargas
RESUMEN
El objetivo de la presente investigación fue Analizar los Procedimientos que se realizan para el desarrollo de las Operaciones de Compra y Venta de Mercancía en la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Maturín, Estado Monagas. Con el propósito de obtener la información necesaria se precisaron los objetivos específicos dirigidos a: Conocer las actividades que se desarrollan en la Gerencia de Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Describir los procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y venta de mercancía. Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias de Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos. Analizar los resultados obtenidos de la evaluación realizada a los procedimientos de compra y venta de mercancía. Este trabajo estuvo enmarcado en la modalidad de campo y documental, nivel descriptivo, con una población conformada por Diez (10) personas. Para recaudar la información, se diseñó y aplicó un instrumento tipo cuestionario del cual se obtuvieron los datos que posteriormente fueron tabulados y analizados, entre las conclusiones se obtuvo que: La empresa no cuenta con un manual de sistemas y procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para el desarrollo de las actividades diarias. Se sugiere la elaboración de un manual de sistemas y procedimientos administrativos y contables.
Descriptores: Análisis, Procedimientos, Control interno.
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ÏNDICE GENERAL
Pág.
Dedicatoria …………………………………………………………………
Agradecimiento…………………………………………………………….
Aprobación del Jurado…………………………………………………….
Resumen…………………………………………………………………….
Índice General ……………………………………………………………..
Introducción …………………………………………………………………
FASE I:
ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES
Objetivos de la Investigación …………………………………………….
Objetivo General……………………………………………………….
Objetivos Específicos………………………………………………….
Características Organizacionales De La Empresa………………………
Reseña Histórica De La Empresa …………………………………..
Misión de Conexsa Oriente, S.A…..…………………………………
Visión de Conexsa Oriente, S.A………………………………………
Política de Calidad de de Conexsa Oriente, S.A…………………..
Objetivos de Conexsa Oriente, S.A…………………………………..
Estructura Organizativa de de Conexsa Oriente, S.A……………..
FASE II.
DESARROLLO DEL ESTUDIO
Actividades que se desarrollan en al Gerencia de Operaciones
conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa Conexsa
Oriente, S.A…………………………………………………………………..
Procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de
compra y venta de mercancía……………………………………………...
Sistema de control interno administrativo en los Departamento de
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Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos……………
Resultados obtenidos de la evaluación realizada a los procedimientos
de compra y venta de mercancía………………………………………...
FASE III
CONSIDERACIONES FINALES
Conclusiones………………………………………………………………..
Recomendaciones…………………………………………………………..
Definición de Términos…………………………………………………….
Bibliografía…………………………………………………………………
Anexos………………………………………………………………………...
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INTRODUCCIÓN
La mayoría de las empresas buscan siempre mejorar el desarrollo de
sus funciones y lograr de esta manera eficiencia y eficacia en sus
operaciones, para así maximizar sus utilidades como objetivo principal. Para
una organización saber si realiza de manera correcta sus operaciones
generalmente acude a las revisiones y evaluaciones, ya que, a través de las
mismas se evalúan todos los procedimientos que se realizan en los
diferentes departamentos a fin de indagar si existen anomalías y de ser así,
determinar el origen para corregirlas.
Las empresas deben contar con una herramienta eficaz para saber si
sus operaciones tienen un buen rumbo, siendo observadas y evaluadas por
personas ajenas o pertenecientes a ellas, las cuales persiguen como objetivo
conseguir y corregir los errores en los procedimientos de las operaciones.
Actualmente las organizaciones siempre quieren mejorar sus operaciones, a
través de un buen control interno, no descuidando detalles, ya que,
pequeños errores que se presenten pueden ocasionar al final grandes
consecuencias.
El control interno es unos de los aspectos más importantes, éste
comprende la organización, políticas y procedimientos para el desarrollo de
las operaciones y busca promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los objetivos de la empresa. Una estructura de
control interno sólida es fundamental para obtener la eficiencia y economía
en las operaciones realizadas en cada uno de los departamentos de la
entidad, aunque ésta no garantiza por si misma una gestión eficiente, ni
puede estar libre de errores e irregularidades.
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Dentro de los departamentos más importantes que tiene una
organización encontramos los de compra y venta, ya que en los mismos es
donde se invierte la mayor cantidad de dinero, además de ser el motor
fundamental a través de los cuales las empresas obtienen sus utilidades.
Estos departamentos deben tener un buen manejo y control, y una de las
maneras más idóneas de evaluar si se están cumpliendo con los
procedimientos de forma correcta es mediante de evaluaciones periódicas.
Conexsa Oriente, S.A. es una empresa de tipo comercial, ya que, su
principal actividad es la compra y venta de mercancía. El encargado de
realizar, supervisar y controlar que dichas operaciones se realicen de la
mejor manera, es la Gerencia de Operaciones, conjuntamente con la
Gerencia de Ventas, estos tienen como objeto contribuir a que los procesos
de atención al cliente se realicen de forma oportuna, así mismo desarrollar
las estrategias de mercadeo y ventas de todos los productos que ofrece la
compañía.
El trabajo que se presentará a continuación, buscó analizar los
procedimientos realizados para el desarrollo de de las operaciones de
compra y venta de mercancía de la Empresa Conexsa Oriente, S.A.
El presente trabajo está estructurado de la siguiente manera:
FASE I: En la cual se describe el entorno empresarial donde se
realizaron las pasantitas, los objetivos desarrollados, así como también las
técnicas de recolección de información y las características organizacionales
de la institución.
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FASE II: En esta fase se presenta el análisis de cómo se controla todo
el movimiento de entrada y salida de mercancía de acuerdo a las actividades
que se realizan dentro de la Gerencia de Operaciones y de Venta, para
mejorar los procedimientos de las operaciones de Compra y Venta.
FASE III: En esta última fase se desarrollaron las conclusiones y
recomendaciones de acuerdo a la investigación realizada. Así mismo se
presentan la definición de términos, la bibliografía utilizada para la
elaboración del presente informe, y los anexos respectivos que sirven para
sustentarlos.
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FASE I
ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES
La Empresa Conexsa Oriente, S.A. tiene como actividad económica la
compra y venta de suministros, materiales y equipos de ferretería industrial.
Estas actividades de compra y venta son generalmente realizadas por el
departamento de operaciones el cual sigue una serie de procedimientos y
tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la información del área de
operaciones. Así mismo, atender los diferentes requerimientos del
departamento de ventas en cuanto al suministro de materiales y otros rubros
ubicados en almacén, recibiéndolos, clasificándolos, despachándolos e
inventariándolos para satisfacer necesidades de dichas unidades.
La Gerencia de Operaciones es primordial para el control de las
operaciones de compra y venta y para que estas se realicen de una manera
eficiente. Esta Gerencia tienen como función principal controlar, dirigir y
supervisar la entrada y salida de mercancía, esto engloba todas las
operaciones relacionadas con la compra y venta de mercancía, debido a las
múltiples funciones que allí se realizan surge la necesidad de establecer una
gerencia que se encargue exclusivamente de las compras y otro paralelo a
este, que ya existe dentro de la organización que se encargue de las ventas,
siendo la Gerencia de Operaciones el que brinde un punto de equilibrio entre
ambos y de esta forma se lograría una mejor eficiencia en las operaciones.
A través de la elaboración de este proyecto se persigue realizar un
análisis en la Gerencia de operaciones y en la Gerencia de ventas de la
Empresa Conexsa Oriente, S.A. con la finalidad de optimizar los
procedimientos administrativos realizados para el desarrollo de las
operaciones de compra y venta de mercancía.
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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Analizar los Procedimientos que se realizan para el desarrollo de las
Operaciones de Compra y Venta de Mercancía en la Empresa Conexsa
Oriente, S.A. Maturín, Estado Monagas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer las actividades que se desarrollan en la Gerencia de
Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa
Conexsa Oriente, S.A.
Describir los procedimientos necesarios para la ejecución de las
operaciones de compra y venta de mercancía.
Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias
de Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos.
Analizar los resultados obtenidos de la evaluación realizada a los
procedimientos de compra y venta de mercancía.
CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA
Reseña Histórica de la Empresa
CONEXSA ORIENTE, S.A. Fue creada el cuatro (04) de Septiembre
de 2002, es una empresa que nace a raíz del desarrollo industrial imperante
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en la Región Oriental, es por ello que se ha preparado durante una larga
trayectoria para cubrir las demandas existentes de la misma.
El objeto de la empresa es la explotación del ramo relacionado con la
compra y venta de Conexiones para la Industria Petrolera.
La inexistencia de empresas dedicadas a la venta de diferentes
materiales a la Industria Petrolera conlleva a los fundadores de CONEXSA
ORIENTE, S.A. a desarrollar sus actividades en el oriente del país, la cual
tiene como política principal ofrecer a todos sus clientes un servicio de
distribución de Conexiones Soldables, Conexiones Roscadas (de acero al
carbón, acero inoxidable, hierro negro y aleados), al igual que bridas,
válvulas petroleras, conexiones de acero inoxidable para instrumentación,
tuberías de acero al carbono en diversos diámetros y shedules, mangueras y
correas industriales, conexiones hidráulicas para baja y alta presión,
espárragos petroleros, herramientas y accesorios varios. Toda esta línea de
productos regida por las normas internacionales, ofreciéndoles certificados
de calidad para garantizarles la los compradores la calidad óptima del
producto.
Por su capacidad técnica y competitiva comercial, posee una alta
experiencia de ventas a renombradas Empresas de la Industria de Gas y
Petróleo en Venezuela, en tal sentido su filosofía es la de conformar equipos
de trabajo con el cliente a fin de optimizar los resultados.
Misión de Conexsa Oriente, S.A.
“Ofrecer un excelente servicio en la distribución de insumos
industriales a través de una gama de productos de alta calidad acorde a los
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cambios del mercado para cubrir las necesidades en las operaciones de la
industria. Así mismo un excelente servicio post-venta”.
Visión de Conexsa Oriente, S.A.
“Ser una empresa líder a nivel nacional como proveedor confiable de
insumos para la industria. Con apertura de nuevas sucursales, además de
contar con un personal calificado que lideren y garanticen la eficiencia de las
operaciones, satisfaciendo totalmente a nuestros clientes”.
Política de Calidad de Conexsa Oriente, S.A.
“Nuestra empresa se dedica a la comercialización de productos de alta
calidad, elaborados por fabricantes que aplican normas internacionales de
aseguramiento de la calidad y nos enfocamos en la satisfacción total de
nuestros clientes, así como en las mejoras continuas de nuestros procesos”.
Objetivos de Conexsa Oriente, S.A.
Atender a clientes y proveedores.
Supervisar y controlar la mercancía despachada contra la que está en
existencia.
Establecer métodos de trabajo, registro y control.
Supervisar y controlar el retiro de las empresas proveedoras, los
materiales y equipos adquiridos por la empresa.
Supervisar el funcionamiento operativo de de las unidades de
transporte.
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Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad integral
establecidos.
Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada y que sea
inherente a Conexsa.
Estructura Organizativa de Conexsa Oriente, S.A.
Conexsa Oriente, S.A. es una empresa que está conformada por
cuatro (04) gerencias, identificadas como: Gerencia General, administración
y recursos humanos, Operaciones y Ventas. Las pasantías fueron realizadas
en la gerencia de Administración y Recursos Humanos, desarrollando el
cargo de auxiliar contable siendo objeto de estudio las Gerencias de
Operaciones y Ventas.
La Gerencia de Administración y Recursos Humanos tiene por
finalidad planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos administrativos y
económicos de la empresa; proyectos y acciones financieras encaminadas a
la obtención de resultados positivos para la empresa. Prepara los planes y
presupuestos financieros de la empresa. Así mismo, será responsable de la
administración de los subsistemas de Recursos Humanos de la organización,
buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo.
Funciones y actividades que se desarrollan en la Gerencia de
Administración y Recursos Humanos:
Emitir facturas al cliente y velar que estas cumplan con los requisitos del
Seniat.
Realizar seguimiento a las cuentas por cobrar.
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Manejar y controlar Caja Chica.
Controlar el proceso de solicitudes de solvencias administrativas y pago
de impuestos fiscales.
Facilitar todo el flujo de información contable.
Elabora informes financieros de la situación
Controlar la aplicación de las Retenciones de Impuesto sobre la Renta
(I.S.L.R) Y Retenciones deL Impuesto al Valor Agregado (I.V.A).
A continuación se presenta el organigrama de CONEXSA ORIENTE,
S.A. Sede Principal Maturín.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CONEXSA ORIENTE, S.A.Gerente General
Gerente de Administración y RRHH
Gerente de Ventas Gerente de Operaciones
Asesor Jurídico
Asesor Contable
Asesor Externo(Gerencial)
Asesor de Sistemas
Auxiliar de Contabilidad
Asistente Administrativo Representantes de
Ventas(4)
Mantenimiento
Almacenista
Auxiliar de
Almacén
Chofer(3)
Asistente de Operaciones
Analista de RRHH
Auxiliar Administrativo
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Fuente: Gerencia de Administración y Recursos Humanos, Año 2008.
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FASE II
DESARROLLO DEL ESTUDIO
A continuación se presentan el desarrollo de los objetivos planteados
en la investigación.
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN LAS GERENCIAS DE
OPERACIONES CONJUNTAMENTE CON LA GERENCIA DE VENTAS DE
LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.
Gerencia de Operaciones
La Gerencia de Operaciones en la empresa Conexsa Oriente, S.A. es
la encargada de realizar las operaciones de compra de mercancía, la cual
tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la información del área de
operaciones, con el objeto de contribuir a que los procesos de atención al
cliente se realicen de manera oportuna, así mismo, atender a los diferentes
requerimientos de la Gerencia de Ventas en cuanto al suministro de
materiales y otros rubros ubicados en almacén, recibiéndolos,
clasificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las
necesidades de dichas unidades
Para llevar a cabo su propósito y finalidad esta gerencia tiene como
función realizar las siguientes actividades:
Entregar materiales y realizar nota de entrega que se envía a la
gerencia de administración para ser facturada.
Chequear que la carga del camión, sea, la que está facturada
debidamente con sus soportes.
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Verificar la codificación y registro de mercancía que ingresa al
almacén.
Elaborar la programación anual de las adquisiciones, para la dotación
del almacén.
Supervisar la clasificación y organización de la mercancía en el
almacén.
Revisar y supervisar la elaboración de órdenes de compra para la
adquisición de materiales.
Supervisar los niveles de existencia de inventario.
Mantener actualizados los sistemas de registro.
Supervisar la selección de materiales y equipos en cuanto a
identificación, tipo y calidad.
Supervisar y controlar el sistema de certificado de calidad de los
productos y materiales.
Revisar, firmar y consignar inventarios en almacén.
Llevar el control de la contabilidad de requisiciones.
Velar por el estado y mantenimiento de los vehículos.
Facilitar códigos al analista contable para ser cargados en el Sistema
Contable Computarizado (Saint).
Proponer y supervisar la ejecución de mejoras en la planta física de la
empresa, así como en las unidades de transporte.
Supervisar el funcionamiento, saneamiento de las instalaciones de la
empresa.
Gerencia de Ventas
Los representantes de ventas tienen como responsabilidad identificar
prospectos, convertirlos en oportunidades, clientes leales y finalmente
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voceros. Estos deben estar en la capacidad de desarrollar propuestas
sumamente innovadoras y eficaces para el incentivo y soluciones de lealtad,
enfocados a la fuerza de ventas, canales y consumidores de las empresas.
Igualmente deben obtener nuevos negocios, cumplir los propuestos y
asegurarse que todas las necesidades del cliente sean alcanzadas.
Las actividades realizadas por la gerencia de ventas son las
siguientes:
Identificar, negociar y cerrar negocios con clientes potenciales.
Alcanzar y exceder ventas establecidas y objetivos de desarrollo
comercial.
Manejar el ciclo de proceso de ventas para satisfactoriamente vender
y entregar soluciones a los clientes.
Desarrollar modelos financieros, incluyendo el pronóstico y el análisis
de márgenes.
Desarrollar fuertes relaciones profesionales con clientes fijos y con
clientes potenciales.
Diseñar e implementar planes de mercadeo específico para cada uno
de los productos ferreteros a fin de lograr consolidar la venta en el sector
industrial de la zona geográfica asignada.
Establecer herramientas para calcular el potencial de mercado y
definir los mejores objetivos para el desarrollo de cada producto.
Responder las cotizaciones solicitadas dentro de las 24 horas
siguientes.
Identificar nuevas oportunidades y generar ventas recurrentes a
clientes existentes.
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Conducir citas periódicas con los clientes para darles reporte de los
procesos y sugerir nuevos pasos y recomendaciones generales.
Liderar la estrategia de negociación comercial con las empresas de la
zona.
Exceder las expectativas de los clientes.
Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Operaciones para proveer
respuestas a tiempo a los requerimientos de los clientes.
Asegurarse que los pedidos de los clientes sean liberados y
entregados conforme a la solicitud de pedido
Desarrollar campaña de relaciones públicas, mediante visitas a
clientes y proveedores de la zona.
Prestar apoyo en la planificación, la coordinación de logística y la
participación en ferias y exposiciones de los productos de la empresa.
Desarrollar y sostener la imagen de marca de calidad constante y la
presencia de la empresa en la zona.
Preparar conjuntamente con la Gerencia de Administración y
Recursos Humanos y de Operaciones los documentos y recaudos
necesarios, para que la empresa intervenga en procesos licitatorios con
las empresas contratistas y PDVSA.
PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS
OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA.
Bases del Control Interno de Compras
Perdomo (1997), indica que las bases del control interno de compras
son las siguientes:
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Requisición de compra: cuando se necesitan las mercancías,
materiales, entre otros. Se formula una requisición de compras por
triplicado, numeradas progresivamente, donde constará cantidad, clase,
calidad y especificación de las mercancías, materiales, etc., ahora bien, el
original es para el departamento de compras, duplicado para archivo o
contabilidad y triplicado para el departamento que la emitió.
Autorización de compra: en ocasiones, resulta práctico que el
departamento de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada
compra, formando la requisición correspondiente, generalmente para
efectos del control de presupuesto.
Cotización de precios de compra: el departamento de compras, una
vez recibido autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de
proveedores, donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones,
entregas fechas, así como la información necesaria para formular la
orden de compra y pedido al proveedor seccionado.
Orden de compra y pedido al proveedor: una vez seccionado el
proveedor, se procede a formular la orden de compra o pedido al
proveedor, donde se anotara el nombre, dirección, condiciones, fechas
del pedido, entrega, etc., así como la cantidad, clase, calidad, precios,
etc.
Ahora bien, el departamento de compras emite la orden y pedidos
numerados progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor;
duplicado sin precios, para recepción en almacén, triplicado para
contabilidad, para efectos de control y registro en cuentas de orden; el
cuadruplicado queda en el departamento de compras, archivándolo en unión
con la requisición de compras que le dio origen, con las indicaciones
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pertinentes. En ocasiones si existe en la empresa departamento de tráfico,
se formulara una copia extra, de tal manera que este departamento solucione
los problemas de tráfico en relación a compras.
Recepción de mercancías y materiales: almacén una vez que
recibe copia del pedido al proveedor, hará los preparativos necesarios
para la recepción de mercancías y materiales.
Cuando se reciben las mercancías, se compara, clase, cantidad,
calidad y demás características, contra la requisición y pedido de compra por
un lado, y contra la remisión y mercancías del proveedor.
Una vez comprobadas y verificadas, se formula la “Nota de Entrega al
Almacén”, por cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente.
Original para el departamento de compras, duplicado para contabilidad;
triplicado para el departamento de tráfico y el cuadruplicado para almacén;
tanto el original, como las copias, estarán firmadas por las personas que
intervienen.
Revisión y autorización de la factura de compras: cuando el
proveedor envía las facturas y copias, tanto el departamento de compras
como el de contabilidad, proceden a verificarlas como sigue:
El departamento de compra compara unidades, precio, clase, calidad,
etc., contra la copia del pedido de compras, nota de remisión y copia de la
factura del proveedor, sellando la copia de factura donde constara:
1. Fecha de recepción de mercancías.
2. Fecha del pedido.
3. Fecha de la promesa de entrega del proveedor.
4. Firma de quien verificó
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El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por
compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacén, procederá a
verificar los cálculos, ajustándola con el proveedor por concepto de
descuentos, fletes, acarreos, etc., sellándola, donde constará:
1. Numero de la póliza de contabilidad.
2. Firma de quien autoriza el pago de la factura.
3. Número del cheque a favor del proveedor.
4. firma de quien verificó, etc.
Registro de la compra: contabilidad, con la factura verificada,
requisición, pedido y nota de entrada al almacén, procede al registro
correspondiente, cargando la cuenta de “almacén” si tiene procedimiento
de inventario perpetuo, “Compras” si tiene procedimiento analítico y la
cuenta “Mercancías Generales”, si tiene procedimiento global, en todo
caso, con cargo a la cuenta de “Impuesto al Valor Agregado por
Acreditar”, con abono a proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos.
Ajustes a compras: las compras pueden ser objeto de ajustes, por
concepto de:
1. Devoluciones.
2. Rebajas.
3. Descuentos.
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La Gerencia de Operaciones, quien es el responsable de la compra de
mercancía en esta empresa, y la Gerencia de Ventas no cuentan con un
manual de procedimientos para realizar sus operaciones principales que son
la compra y venta de mercancía, durante el período de las pasantías se pudo
observar el proceso que se realiza al momento de efectuar dichas
operaciones, la cual fue ilustrada por medio de flujogramas facilitando su
comprensión.
Proceso para la Compra de mercancía
Existen dos (2) situaciones que originan la compra de mercancía:
1. Materiales para despacho directo al cliente.
2. Compra de mercancía para existencia.
1. Procedimientos para la compra de mercancía para despacho directo
al cliente
El cliente le solicita a la Gerencia de Ventas una cotización de
materiales.
La Gerencia de Ventas verifica su existencia con la Gerencia de
Operaciones en el sistema Saint, reflejando este si existe o no, hay casos
en que el sistema falla y se verifica la existencia física.
En caso de que exista, la Gerencia de Ventas procede a elaborar la
cotización (Ver Anexo N° 1) y realizar los procedimientos necesarios para
la venta de mercancía.
En caso de que no exista, la Gerencia de Ventas solicita cotizaciones
a proveedores para estudiar ofertas.
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La Gerencia de ventas le proporciona la información a la Gerencia de
operaciones para que este emita la orden de compra (Ver Anexo N° 2) al
proveedor seleccionado, por el representante de venta encargado de la
operación, de acuerdo al precio y tiempo de entrega.
La Gerencia de Operaciones revisa y emite la orden de compra
La Gerencia de Operaciones se prepara para realizar la recepción del
material y ejecutar los procedimientos necesarios para ingresarlos al
almacén e inventariarlos y realizar la venta correspondiente.
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Flujograma del procedimiento de compra de mercancía para despacho
directo al cliente
NO
SI
NO
SI
NO
SI
Fuente: Gerencia de Operaciones, Año 2008
INICIO
GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES SOLICITA COTIZACION DE MATERIALES A
PROVEEDORES
REQUISICION DEL CLIENTE.
¿SELECCIONA AL PROVEEDOR?
GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES ESTUDIA PRECIOS Y CONDICIONES
CONVENIENTES ENTRE LOS PROVEEDORES
SE DESCARTA EL PRESUPUESTO DE MATERIAL AL CLIENTE
SE EMITE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR
¿PROVEEDOR SUMINISTRA MATERIAL?
GTE DE OPERACIONES
RECIBE MATERIAL
GTE DE OPERACIÓN DEVUELVE ORDEN DE COMPRA Y
COTIZACION AL DPTO DE VENTAS
DESPACHO DE MATERIAL A CLIENTE
FIN
DPTO DE VENTAS SE PONE EN CONTACTO CON CLIENTE PARA NOTIFICAR LO
SUCEDIDO
¿MODIFICA ORDEN DE COMPRA?
SE RECHAZA ORDEN DE COMPRA DEL CLIENTE
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Page 28
Proceso de compra de mercancía para existencia
El gerente de operaciones le solicita al almacenista inventario de
material.
El Almacenista y el auxiliar de almacén proceden a realizar la
cuantificación del inventario del material solicitado por el gerente de
operaciones.
El gerente de operaciones verifica en el sistema Saint la existencia o
cantidad de material suministrada por el almacenista.
En caso de que no concuerde la existencia física con lo que está
reflejado en el sistema, se le harán los correctivos necesarios al
inventario.
Si concuerda la información suministrada por el almacenista con la
información que arroja el sistema, el gerente de operaciones le solicita
cotizaciones o presupuestos a proveedores (Ver Anexo Nº 3), para
estudiar la mejor oferta.
Luego de estudiadas las ofertas de los diferentes proveedores el
gerente de operaciones solicita aprobación del gerente general y emite la
orden de compra.
Gerente de operaciones envía a un chofer con cheque y orden de
compra para que retire la mercancía, éste consigna factura a la Gerencia
de administración para su control.
El almacenista recibe la mercancía y la ubica en el almacén.
El gerente de operaciones ingresa el material al sistema Saint.
21
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Flujograma del proceso de compra de mercancía para existencia
NO
SI
Fuente: Gerencia de Operaciones, Año 2008
FIN
GTE DE OPERACIÓN CONSIGNA CHEQUE Y ORDEN DE COMPRA AL CHOFER
CHOFER RETIRA MERCANCIA
CONSIGNA FACTURA AL DPTO DE ADMON PARA SU CONTROL
GTE DE OPERACIONES
INGRESA EL MATERIAL AL
SISTEMA (SAINT)
ALMACENISTA RECIBE Y UBICA MERCANCIA EN EL
ALMACEN
INICIO
GTE DE OPERACIONES SOLICITA INVENTARIO DE MATERIAL AL
ALMACENISTA
¿CONCUERDA CON INVENTARIO?
SE APLICA CORRECTIVOS AL
INVENTARIO
ALMACENISTA Y AUXILIAR CUANTIFICAN INVENTARIO DE
MATERIAL SOLICITADO
GTE DE OPERACIONES VERIFICA CANTIDAD DEL MATERIAL EN EL
SISTEMA (SAINT)
GTE DE OPERACIONES SOLICITA PRECIOS A PROVEEDORES
PROVEEDORES ENVIAN COTIZACION
¿SE ACEPTA COTIZACION
?
REVISION Y/O SOLICITAR NUEVAS
COTIZACIONES A OTROS
PROVEEDORES
GTE DE OPERACIONES SOLICITA APROBACION DEL
GTE GENERAL
ELABORA ORDEN DE COMPRA
SOLICITA CHEQUE A GTE GENERAL
NO
SI
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Bases del Control Interno de Ventas
Para Perdomo (1997), las bases del control interno de ventas son las
siguientes:
Cotización de precios de venta: el departamento de ventas, una vez
recibido la solicitud de cotización, consulta su existencia de mercancía,
donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones, entregas
fechas, así como la información necesaria para formular la cotización al
cliente.
Entrega de Mercancía: El departamento de venta procede hacer la
entrega de la mercancía solicitada al cliente, y llena un formulario,
llamado nota de entrega, que posee: nombre, dirección, precios,
condiciones, entregas fechas.
Facturación: El encargado de facturación envía las facturas y copias,
tanto el departamento de ventas como el de contabilidad, proceden a
verificarlas de acuerdo a lo siguiente: unidades, precio, clase, calidad,
etc., contra la copia de la nota de entrega, sellando la copia de factura
donde constara:
1. Fecha de entrega de mercancías.
2. Fecha de la venta.
3. Firma de quien verificó
Proceso Para la Venta de Mercancía
El proceso de venta de mercancía se inicia cuando el cliente solicita
cotización de materiales, vía fax, personalmente, telefónico y/o correo
electrónico.
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La Gerencia de venta recibe solicitud de cotización y verifica la existencia
mediante el sistema Saint y luego verifica la existencia física con el
departamento de operaciones.
Si no se encuentra el material solicitado por el cliente en almacén, la
Gerencia de Venta a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores
para realizar la compra para despacho directo al cliente.
En caso de que si se encuentre en existencia el material solicitado por el
cliente la Gerencia de Ventas elabora cotización y la envía al Gerente de
operaciones para que este autorice su emisión.
Una vez aprobada la cotización por nuestro cliente, este emite la orden de
compra.
Representante de Venta o Asistente de Operaciones envía cotización al
cliente, vía fax, personalmente, correo electrónico o sobre cerrado.
La Gerencia de ventas recibe orden de compra y verifica que sean las
mismas cantidades y precios por los cuales se le realizó la cotización.
La Gerencia de ventas le envía la orden de compra del cliente a la
Gerencia de Operaciones para que realice el proceso correspondiente
para el despacho de material.
La Gerencia de Operaciones realiza el despacho de material y emite nota
de entrega al cliente (Ver Anexo Nº 4).
El gerente de operaciones envía a facturación orden de compra y nota de
entrega para el proceso de facturación (Ver Anexo Nº 5).
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Flujograma de Proceso de la Gerencia de Ventas
NO
SI
NO
SI
Fuente: Gerencia de Ventas, Año 2008
INICIO
CLIENTE SOLICITA COTIZACION DE MATERIALES. VIA FAX,
PERSONALMENTE, TELEFONICO Y/O CORREO ELECTRONICO
DPTO DE VENTAS RECIBE SOLICITUD DE COTIZACION
GTE DE VENTAS ASIGNA LA SOLICITUD DE COTIZACION A REPRESENTANTE DE
VENTAS
REPRESENTANTE DE VENTAS INICIA PRESUPUESTO EN EL SISTEMA SAINT
VERIFICANDO EXISTENCIA DE MATERIALES solicitados
REPRESENTANTE DE VENTAS VERIFICA LA EXISTENCIA FISICA DE
LOS MATERIALES CON DPTO DE OPERACIONES
¿HAY EN EXISTENCIA?
REPRESENTANTE DE VENTAS SOLICITA MATERIAL(ES)
SEGÚN PANEL DE PROVEEDORES CON SOPORTE
POR ESCRITO
REPRESENTANTE DE VENTAS CREA COTIZACION A CLIENTE
REPRESENTANTE DE VENTAS ARCHIVA COTIZACIONES Y SOPORTES DEL MES
ACTUAL
REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA COTIZACIONES Y SOPORTES AL GTE O
ASIST DE OPERACIONES AL GENERARSE LA ORDEN DE COMPRA EN EL MES CORRIENTE
ASIST DE OPERACIONES RECIBE TODAS LAS COTIZACIONES Y SOPORTES PARA
ESTADISTICAS Y ARCHIVO AL CIERRE DE CADA MES
FIN
¿AUTORIZA COTIZACION?
REPRESENTANTE DE VENTAS/GTE DE OPERACIONES VERIFICA
PROPUESTA DE OFERTA
REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA COTIZACION Y SOPORTES A GTE DE
OPERACIONES PARA AUTORIZACION
REPRESENTANTE DE VENTAS O ASIST. DE OPERACIONES ENVIA COTIZACION A CLIENTE
(VIA FAX, PERSONALMENTE, CORREO ELECTRONICO, SOBRE CERRADO, ETC)
REPRESENTANTE DE VENTAS CONFIRMA EL RECIBIDO CON EL CLIENTE
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EN LAS
GERENCIAS DE OPERACIONES Y VENTA A TRAVÉS DE DIFERENTES
MÉTODOS.
El control administrativo es un proceso diseñado por las empresas
para proporcionarles seguridad y cuyos objetivos son lograr: efectividad y
eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la información
financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según (Kohler, 2004, p. 127), el control interno es: un factor básico
que opera en una u otra forma en la administración de cualquier organización
mercantil o de otra índole. Aun cuando el control interno algunas veces se
identifica con el mismo organismo administrativo, frecuentemente se
caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación en su
conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles.
Un sistema de control interno incluye todas las medidas que toma una
organización con el fin de proteger sus recursos contra el desperdicio, fraude
o uso ineficiente; asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de
contabilidad y de las demás operaciones; asegurar el cumplimiento de las
políticas de la empresa y evaluar el desempeño de todas las divisiones de la
empresa.
Los procedimientos de comprobación y control interno de cada
compañía varían de acuerdo a la necesidad de la misma. Sin embargo, los
principios cardinales del control interno pueden exponerse en la forma
siguiente:
Delimitación exacta de responsabilidades.
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Page 34
Las actividades contables deben estar separadas de las actividades
operacionales.
Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar que la
contabilidad y las operaciones se llevan de forma más exacta y segura
posible.
Ninguna persona debe tener a cargo la totalidad de una transacción
comercial.
Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal y
empleados.
Debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo o
imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que
ocupan un puesto de confianza, en la medida que sea posible.
Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre
por escrito.
Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan
errores.
Protección de la entidad mediante fianzas y seguros para aquello
empleados que manejan fondos y valores en efectivo.
Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud
posible.
En la empresa Conexsa Oriente, S.A., según los instrumentos
aplicados a los empleados (ver anexo Nº 6), se pudo constatar que el control
interno administrativo, de la Gerencia de Venta se está conforme a los
procedimientos que se lleva a cabo, pues: se revisan los pedidos por la
Gerencia de Ventas antes de ser aceptados, se requiere la aprobación de la
Gerencia de Administración para los pedidos que sobre pasen cierta cantidad
de dinero, se lleva un registro de pedidos, las funciones del empleado de
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Page 35
despacho son independientes de contabilidad, facturación y cobranza, se
efectúan los despachos únicamente con base a órdenes debidamente
aprobadas, dejando copia de la orden, las cuales son enumeradas por el
empleado de contabilidad.
Por otro lado, las funciones del empleado de facturación son
independientes de: despacho y contabilidad, el empleado de facturación
envía copias de las facturas a cuentas por cobrar, se hace un resumen de las
facturas y los totales que pasan a contabilidad, independientemente de las
cuentas por cobrar y caja, las facturas de ventas son controladas
numéricamente, y se hace una comparación entre las órdenes de despacho
para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados y
se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en cantidades, precios y
cálculos.
Además, las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son
independientes, de la Gerencia de Ventas, cuentas por cobrar o empleado
que maneja caja, es decir, es un empelado que no tiene ingerencia en el
recibo y contabilización de pagos de clientes, las mismas se controlan
numéricamente y deben estar debidamente respaldadas.
Sin embargo, según los datos arrojados por el estudio, actualmente no
se requieren que los pedidos de los clientes sean por escritos, ni que se
autoricen por la Gerencia de Ventas las excepciones a los precios de lista,
hay órdenes que se despachan sin la debida aprobación y por último las
devoluciones de las mercancías llegan todas a las manos del empleado de
recibo (bodega) y las notas de crédito respectivas están respaldadas por
informes de la Gerencia al cual pertenece, estas pequeñas fallas deben ser
corregidas para mejorar los procedimientos administrativos.
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Page 36
En el control interno del área de compras, se determinó que las
funciones del encargado de compras se encuentran separadas de las
funciones de contabilidad, las adquisiciones deben hacerse siempre
mediante órdenes con base a cotizaciones, se revisan sólo los cálculos en
las facturas, las funciones de recibo son separadas de contabilidad, se
efectúa un conteo efectivo de los artículos recibidos, sin que la persona que
los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades, se hacen reclamos
inmediatos cuando ocurren daños o perdidas a los aseguradores o
transportadores, las devoluciones sobre compras se manejan a través del
empleado de despacho y éstas se comparan contra las respectivas notas de
crédito del vendedor.
No obstante, aunque se cumplan algunos procedimientos para el
control interno hay actividades que actualmente no se les está dando la
importancia requerida, tal es el caso de que la Gerencia de administración y
Recursos Humanos no compara los precios y condiciones de la factura
contra las órdenes de compras, ni las cantidades facturadas con las órdenes
de compra; el empleado de contabilidad no registra y controla las entregas
parciales; no se revisan periódicamente los precios de compra, la Gerencia
de Operaciones no prepara el informe de los artículos recibidos, por tanto el
empleado de contabilidad no compara este informe con las facturas,
causando muchas veces diferencias entre lo que hay en almacén y lo que
registra el sistema.
Durante la evaluación del control interno la Gerencia de Operaciones
de Conexsa Oriente, S.A., se constató que: la empresa cuenta con un
organigrama funcional, que los deberes del contador están separados de los
de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc., los
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asientos diarios son aprobados por un empleado responsable, los empleados
que tiene atribuciones para revisar aprobaciones previas.
A pesar de lo anterior, existen procedimientos que deberían aplicarse
para el logro de los objetivos y metas de la organización, tales como: las
funciones del personal directivo y empleados principales de administración
no están delimitados por los estatutos, la empresa no cuenta con un manual
de procedimientos contables, los comprobantes, informes y estados
financieros no son revisados ni aprobados por individuos distintos de
aquellos que han intervenido en su preparación, la empresa no utiliza para su
control informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados y
los costos estándar, la empresa no cuenta con un departamento de auditoría
interna que funcione de forma autónoma, y por último los empleados carecen
de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la
empresa negocia y no existen procedimientos que prohíban que dos o más
empleados ejerzan labores principalmente de contabilidad.
RESULTADOS OBTENIDOS DE LA EVALUACIÓN REALIZADA A LOS
PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA
El análisis de los resultados se realizó en base a tres (03) puntos de
vistas presentados a continuación:
Ejecución y Control
La Gerencia de Administración debería llevar control de las compras y
ventas, ya que a medida que la empresa desarrolla su actividad, se deben
estar ejecutando una programación que permita desarrollar todas y cada una
de las actividades que tiene la empresa para operar.
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Son responsables de la ejecución de las actividades cada uno de las
Gerencias que forma a la empresa Conexsa Oriente, S.A., los cuales serán
encargados de ejecutar cada operación de acuerdo a sus asignaciones, por
lo tanto en la ejecución de las actividades, es muy importante la planificación,
ya que si no se organizan de acuerdo a la realidad, en el momento en que se
detecta la falla ya es muy tarde para corregirla, siendo estas las principales
causas de las diferencias que existen en la Gerencia de Operaciones donde
funciona compra y venta.
Del control es responsable primeramente el encargado de la Gerencia
de Operaciones, quien debe manejar las compras y ventas según lo
planeado. En segundo lugar la Gerencia de Administración y Recursos
Humanos es directamente responsable de supervisar la ejecución de las
actividades, mediante un proceso de comparación.
Procedimientos
Los procedimientos es la presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en una
organización, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
en cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de
una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensión e identificación, aún en los casos de varias opciones en la
misma.
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Es importante que los procedimientos administrativos se lleven a cabo
para que permita realizar las actividades planteadas de una mejor forma
tomando en cuenta el tiempo, esfuerzo y recurso, por tal razón son
considerados herramientas de planificación pues se desarrollan a través de
una serie de pasos ordenados previamente analizados en la práctica.
La empresa Conexsa Oriente, S.A. se rige por ciertas directrices que
rigen a la Gerencia de Operaciones, de allí que los procedimientos que llevan
a cabo son cónsonos con su objetivo principal y desarrolla políticas de
planificación de acuerdo a ellos. Sin embargo, esta gerencia tiene bajo su
responsabilidad demasiadas actividades y funciones y poco personal para
llevarlas a cabo eficazmente, lo que ocasiona que hayan actividades que no
se cumplan en el lapso de tiempo establecido, originando situaciones de
inconformidad por parte de los clientes.
La empresa no cuenta con un manual de procedimientos para llevar a
cabo sus operaciones, pero se encuentran establecidos una serie de pasos
que se deben seguir para la ejecución de dichas operaciones (compra y
venta de mercancía) que en varias ocasiones no se cumplen a cabalidad
debido a las innumerables funciones que cumple la Gerencia de
Operaciones, el cual es el encargado de realizar las actividades de compra
además de las otras actividades asignadas y supervisar las operaciones que
realiza el personal de ventas.
Política, ejecución y control
Las políticas para la ejecución de actividades las establece cada
gerencia a través de una planificación previamente realizada. Al implementar
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políticas que cumplan con la ejecución de las actividades se intenta
conseguir que lo planeado se ajuste a lo ejecutado a través de un personal
altamente capacitado.
Una vez que se ha planificado y ejecutado, la función administrativa
del control se encargará de medir, corregir lo ejecutado para que los
objetivos planes y metas se logren en el tiempo previsto. Las políticas
implementadas en el control es sin dudas una herramienta de incalculable
valor para la toma de decisiones futuras dentro de ellas.
La empresa implementa políticas en materia de control, y la Gerencia
General es la encargada de ejercer la función de control y asume la
responsabilidad en la confección de los planes de control y evaluación. Entre
las normas de control se encuentran: Autorizaciones para órdenes de
compra, autorización para crédito, la aprobación de facturas de compra a
crédito, entre otras. Es importante que se estipulen políticas de control, y la
persona encargada de ello, debe tener suficiente conocimientos y
habilidades para realizar dicha actividad.
Resumen Analítico
Es importante destacar que las actividades diarias de la empresa
conducen a diferentes procedimientos y por ello deben tomarse en cuenta a
la hora de planificar las variables macroeconómicas tales como: la inflación,
algún alza en los sueldos y salarios, los cuales afectan directamente a los
gastos de la empresa, ocasionando que sea insuficiente su producción, alza
de los insumos, entre otras.
Los sistemas de control interno suministran información basados en las
actividades diarias, permitiendo ajustar aquellos problemas que se susciten y
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Page 41
el análisis y aplicación de las leyes y reglamentos, de cada uno de los
gerentes, para que cuente con los recursos necesarios y así poder cumplir
con las metas planteadas.
La Gerencia de Operaciones debería controlar estrictamente las
compras y la Gerencia de Ventas debería controlar las ventas. En la empresa
cada Gerencia es responsable de cómo ejecutar sus actividades, la
constante supervisión de la Gerencia de Administración y Recursos
Humanos pretende mantener el control interno de las compras y ventas y
evitar que los recursos no sean usados de acuerdo a lo establecido.
La mayor responsabilidad a la hora de controlar la tiene cada Gerencia
quien debe estar alerta, en cuanto a sus procedimientos. Pero más
importante es el papel de la Gerencia de Administración y Recursos
Humanos que se encarga de comparar mensualmente los informes
financieros de la Gerencia de Operaciones y el de venta, y su
responsabilidad radica de alertar cuando ocurra una variación fuera de sus
parámetros, para su corrección.
Actualmente la empresa a la hora de ejecutar los procedimientos, no
toma en cuenta que existen partidas variables y otras fijas que deben tener
un trato especial para lograr la mayor eficiencia, en líneas generales son las
normas y políticas la base fundamental que permite a la Gerencia de
Operaciones y venta acercarse lo más exacto posible a la cantidad de
bolívares que se requerirá para un período en los proyectos que adelanta la
empresa y que a su vez facilita la elaboración de estos y su cumplimiento.
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Page 42
FASE III
CONSIDERACIONES FINALES
CONCLUSIONES
- En la Gerencia de Operaciones de la empresa Conexsa
Oriente, S.A., funcionan las áreas de compra, recibo y despacho,
además se encarga de supervisar a los representantes de ventas, a los
chóferes y supervisar y controlar el uso de los vehículos (equipo de
reparto), lo cual no permite ofrecer respuestas a situaciones
contractuales de manera eficaz y eficiente, debido a las innumerables
funciones que se deben cumplir dentro de la Gerencia, la cual no
cuenta con personal suficiente para ejecutar dichas actividades.
- El control interno proporciona información útil para coordinar y
evaluar la gestión financiera, por medio de mecanismos específicos de
acción. La empresa no cuenta con un plan de control interno que
permita lograr el mejor rendimiento de las ganancias de la empresa y la
consecución de las metas planteadas. Pues esto, para un negocio
representa el éxito en sus operaciones y satisfacción al personal que
labora en la misma.
- En la Gerencia de Operaciones se observan algunas
situaciones irregulares con respecto al área de compras y a la Gerencia
de venta, pues se suscitan situaciones tales como: atraso en los
procedimientos administrativos y contables, procesos de control,
relaciones interpersonales, cooperación y toma de decisiones que
caracterizan y definen el clima organizacional en el personal asignado a
cada área.
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- El sistema contable actual (SAINT), con que labora la
empresa, no refleja información certera (existe incoherencia entre la
información que arroja el sistema y los archivos contables), y esto está
ocasionando problemas entre el inventario real y el que aparece en el
sistema, ocasionando posibles fraudes, robos o pérdida de materiales.
- La Gerencia de Operaciones además de todas las actividades
que debe realizar, supervisa las operaciones realizadas por los
representantes de ventas, debido a que dicha gerencia no cuenta con
un Gerente de ventas.
- La Gerencia de Operaciones por sus múltiples funciones,
muchas veces no lleva a cabo las compras necesarias de los
materiales, por tanto delega su responsabilidad a los empleados de la
Gerencia de Ventas, quienes realizan los procesos necesarios para la
adquisición de los materiales, destinados para la venta.
- La empresa no cuenta con un manual de sistemas y
procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para
el desarrollo de las actividades diarias.
- Las relaciones interpersonales y comunicación entre los
empleados de las distintas Gerencias de la organización, se lleva a
cabo de manera efectiva, no existiendo problemas entre los equipos de
trabajo.
RECOMENDACIONES
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- La empresa debe comenzar a planificar todas sus
operaciones de manera eficiente, en especial, en la Gerencia de
Operaciones y Ventas. Esto le va a permitir tener una base sólida en lo
que se refiere a administración y optimización de recursos de la misma y
así alcanzar los objetivos propuestos.
- A través del control interno se puede optimizar las ganancias y
aprovechar mejor el dinero, sobre los flujos de efectivo que ingresan y
salen de la empresa, con base en estos, se puede determinar y asignar el
uso de los recursos financieros requeridos por las diferentes áreas de la
compañía para llevar a cabo sus operaciones.
- Para lograr el fortalecimiento de las actividades diarias de la
empresa se deben establecer estrategias que permitan el desarrollo de la
Gerencia de Operaciones y de Ventas.
- La empresa requiere un nuevo sistema contable que le
permita llevar un control de la existencia entre el almacén y el sistema,
además que refleje la verdadera situación financiera de la empresa, se
recomienda el Sistema Contable GALAC.
- La empresa requiere un Gerente de Ventas, que se encargue
de supervisar a los representantes de ventas, este cargo se encuentra
actualmente vacante, así como también una persona encargada de las
compras, para que realice actividades tales como: solicitar cotizaciones,
analizar las cotizaciones, adquirir la mercancía necesaria, entre otras.
- Se sugiere la elaboración de un manual de sistemas y
procedimientos administrativos y contables.
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Page 45
- La empresa requiere de un plan financiero, que le proporcione
una guía importante que le permita orientar, coordinar y controlar sus
actividades para lograr sus metas, por medio del análisis de las variables
internas y externas, como el flujo de efectivo que se ve afectado
directamente por la situación económica.
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Page 46
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización,
los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado
daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante
para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las
funciones administrativas. (Besley, S. y Brighmam, 2003, p. 36)
Control: Es la función administrativa que consiste en medir y corregir
el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos
se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el
desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen
desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita
el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control.
Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el
uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se
verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
(Chiavenato, I., 2000, p. 32)
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con
eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de
vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de
perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de
la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad
beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en
el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha
interdependencia. (Chiavenato, I., 2000, p. 36)
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas
actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para
39
Page 47
ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan
los diferentes departamentos que integran la organización. (Centeno
(2002, p. 23)
Dirección: Es la capacidad de influir en las personas para que
contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar,
influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las
relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de
hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen
tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el
futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a
hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de
liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación. (Stoner, 2000, p.
13).
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en
sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de
una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. . (Stoner,
2000, p. 26).
Eficacia: Es la obtención de los fines con la cantidad mínima de
recursos. (Stoner, 2000, p.9).
Eficiencia: Es la relación entre costo y beneficio, enfocada hacia la
búsqueda de ¡a mejor manera de hacer o ejecutar las tareas con el fin de
que los recursos se utilicen del modo más racional posible. (Chiavenato,
2000, p. 35).
Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su
naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la
ejecución de las mismas. (Stoner, 2000, p.37).
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Estructura Financiera: Se refiere a las relaciones que existe entre los
recursos que emplea (activos), el patrimonio propio (capital) y los pasivos.
(Def. Op.).
Motivación: Es una característica de la Psicología humana que
contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que
ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido
particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable
a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la
organización. (Stoner, 2000, p.42).
Oportunidad: Son las tendencias económicas, sociales, políticas,
tecnológicas y competitivas; así como a hechos que podrían de forma
significativa beneficiar a una organización en el futuro. (Ibim, p,9).
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o
de una operación artificial (Diccionario Enciclopédico Salvat, 2002, p
116).
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BIBLIOGRAFÍA
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Fuentes Electrónicas
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