TESIS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN SEGÚN LOS TRABAJADORES DEL MUNICIPIO DISTRITAL DE BARRANCA - 2013 AUTOR: Br. APUMAYTA BARAHONA JADIS Br. ZUÑIGA LÓPEZ JESSY LETTY ASESOR: Mg. PERCY MADUEÑO RAMOS SECCIÓN: GESTIÓN PÚBLICA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
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Transcript
TESIS
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL
ALMACEN SEGÚN LOS TRABAJADORES DEL MUNICIPIO
DISTRITAL DE BARRANCA - 2013
AUTOR:
Br. APUMAYTA BARAHONA JADIS
Br. ZUÑIGA LÓPEZ JESSY LETTY
ASESOR:
Mg. PERCY MADUEÑO RAMOS
SECCIÓN:
GESTIÓN PÚBLICA
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
CONTROL ADMINISTRATIVO
PERÚ – 2014
Página del jurado
__________________________Presidente
____________________________Secretario
_______________________________Vocal
ii
Dedicatoria
A mis queridos padres por su apoyo
incondicional a mi crecimiento profesional. Cuando les
digo que tengo que estudiar me alientan y comprenden
todos mis momentos.
A mis compañeros del postgrado UCV Lima
Norte, por su comprensión y ánimo en apoyarme a mi
desarrollo profesional.
Jadis y Jessy
Agradecimiento
Mi reconocimiento a la Universidad César
Vallejo por la formación personal y profesional
adquirida durante nuestra permanencia en sus aulas de
postgrado y a todos sus profesores quienes
contribuyeron en nuestra formación.
Agradezco también a mi asesor por transmitirnos
su experiencia, su orientación y comprensión durante la
realización y culminación de este trabajo de
investigación.
Jadis y Jessy
4
Declaratoria de Autenticidad
Yo, Apumayta Barahona Jadis, estudiante del Programa de Maestría en Gestión
Pública , de la Escuela de Postgrado de la Universidad César Vallejo , identificada
con DNI Nº ......................, con la tesis titulada : “ Sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”
declaro bajo juramento que :
1) La tesis es de mi autoría.
2) He respetado las normas internacionales de citas y referencias para las fuentes
consultadas. Por tanto, la tesis no ha sido plagiada ni total ni parcialmente.
3) La tesis no ha sido autoplagiada, es decir, o ha sido publicada ni presentada
anteriormente para obtener algún grado académico previo o título profesional.
4) Los datos presentados en los resultados son reales, no han sido falseados, ni
duplicados, ni copiados y por tanto los resultados que se presenten en la tesis se
constituirán en aportes a la realidad investigada.
De identificarse la falta de fraude (datos falsos), plagio (información sin citar a autores),
autoplagio (presentar como nuevo algún trabajo de investigación propio que ya ha sido
publicado), piratería (uso ilegal de informaci6n ajena) o falsificación (representar
falsamente las ideas de otros), asumo las consecuencias y sanciones que de mi acción se
deriven, sometiéndome a la normatividad vigente de la Universidad Cesar Vallejo.
Lima, 08 de Enero del 2015
...........……………………..
Apumayta Barahona Jadis
DNI Nº
5
Declaratoria de autenticidad
Yo, Zúñiga López Jessy Letty , estudiante del Programa de Maestría en Gestión
Publica, de la Escuela de Postgrado de la Universidad César Vallejo , identificada
con DNI Nº ................. con la tesis titulada : “ Sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”
declaro bajo juramento que :
1) La tesis es de mi autoría.
2) He respetado las normas internacionales de citas y referencias para las fuentes
consultadas. Por tanto, la tesis no ha sido plagiada ni total ni parcialmente.
3) La tesis no ha sido autoplagiada, es decir, o ha sido publicada ni presentada
anteriormente para obtener algún grado académico previo o título profesional.
4) Los datos presentados en los resultados son reales, no han sido falseados, ni
duplicados, ni copiados y por tanto los resultados que se presenten en la tesis se
constituirán en aportes a la realidad investigada.
De identificarse la falta de fraude (datos falsos), plagio (información sin citar a autores),
autoplagio (presentar como nuevo algún trabajo de investigación propio que ya ha sido
publicado), piratería (uso ilegal de informaci6n ajena) o falsificación (representar
falsamente las ideas de otros), asumo las consecuencias y sanciones que de mi acción se
deriven, sometiéndome a la normatividad vigente de la Universidad Cesar Vallejo.
Lima, 08 de Enero del 2015
...........……………………..
Zúñiga López Jessy Letty
DNI Nº ...................................
6
Presentación
Señores miembros del jurado:
Dando cumplimiento a las normas del reglamento de elaboración y
sustentación de tesis de la sección de postgrado de la Universidad César Vallejo
para optar el grado de Maestro en Educación con mención en Gestión Pública .
Presentamos el trabajo de investigación denominado: “Sistema de control interno y
el funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”.
El documento consta de ocho capítulos, El primer capítulo se denomina
introducción en la cual se describen la realidad problemática, la formulación de
problemas, la determinación de los objetivos e hipótesis. En el segundo capítulo
denominado Marco metodológico comprende los fundamentos teóricos
relacionados a las variables: Sistema de control interno y funcionamiento del
almacén, además de presentarse la matriz de operacionalización de las variables, la
metodología, tipos de estudio, diseño, la población de estudio y los criterios de
selección de la muestra, las técnicas de recolección de datos y los métodos de
análisis de datos.
En el tercer capítulo denominado Resultados, se presenta la descripción del
procesamiento descriptivo de los datos recogidos, así como la contrastación de las
hipótesis, En el cuarto capítulo se presenta la discusión de los resultados obtenidos
en función de las hipótesis formuladas. El quinto y sexto capítulo hacen referencia
a las conclusiones y recomendaciones respectivamente. En el séptimo capítulo se
encuentran las referencias bibliográficas y por último los anexos.
Esperamos señores miembros del jurado que esta investigación se ajuste a las
exigencias establecidas por la universidad y así constituya una motivación para
futuras investigaciones.
Jadis y Jessy
7
Índice
Página
Página del jurado ii
Agradecimiento 4
Declaratoria de Autenticidad 5
Declaratoria de autenticidad 6
Presentación 7
Índice 8
Índice de tablas 11
Índice de Figuras 12
RESUMEN 13
ABSTRACT 14
I. INTRODUCCIÓN 15
1.1. Antecedentes 16
1.1.1.Antecedentes Internacionales. 16
1.1.2.Antecedentes Nacionales. 17
1.2. Marco Teórico. 18
1.2.1.Control interno 18
1.2.2. Funcionamiento del almacén 33
A.- Área de recepción 37
B.- Área de almacenamiento 38
C.- Área de entrega 39
1.3. Justificación 45
1.3.1. Justificación Teórica 45
13.2. Justificación metodológica 46
1.3.3. Justificación Legal 46
1.4. Problema 47
1.4.1. Realidad Problemática 47
8
1.4.2 Formulación del problema 48
Problema general 48
. Problemas específicos 49
1.5. Hipotesis 49
1.5.1. Hipótesis general 49
1.5.2. Hipótesis específicas 49
1.6.. Objetivos 49
1.6.1. Objetivo General 49
1.6.2. Objetivos Específicos: 49
II. MARCO METODOLOGÍCO 50
2.1. Variables 50
2.2.Operacionalizacion de Variables 50
2.3. Metodología 52
2.4.Tipo de estudio 52
2.5. Diseño del estudio 52
3.4. Identificación de variables 53
2.6. Población , muestra y muestreo 53
2.6.1.Población 53
2.6.2.Muestra 54
2.6.3.Muestreo 55
2.7. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 55
2.7.1. Técnicas. 55
2.7.2.Instrumentos. 56
2.8. Métodos de análisis de datos 58
III RESULTADOS 60
3.1. Estadística Descriptiva 61
3.2. Estadística Inferencial 61
9
IV. DISCUSION 61
V. CONCLUSIONES 61
VI. RECOMENDACIONES 61
VII.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 62
ANEXOS 64
Anexo 1. MATRIZ DE CONSISTENCIA
Anexo 2. Instrumentos 3
Anexo 3. Base de Datos 9
10
Índice de tablas
Página
No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.
11
Índice de Figuras
Página
No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.
12
RESUMEN
La investigación titulada: “Sistema de control interno y el funcionamiento del
almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”.tuvo como finalidad determinar
de qué manera se relacionan el sistema de control interno y el funcionamiento del
almacén .
Este estudio se enmarcó dentro de las investigaciones correlacionales descriptivas, de
corte transversal. Para la ejecución se trabajó con una población y muestra de 199
trabajadores de la Municipalidad de Barranca, para tal caso se hizo uso de la encuesta
usando como instrumentos: cuestionario para medir ambas variables, se procedió a
recopilar los datos para su análisis posterior a través del software estadístico SPSS 22.
En los resultados de la prueba de hipótesis se obtuvo un coeficiente de correlación de
Rho de Spearman r= con un nivel de significancia del 0,05 y (p < .05) corroborando el
resultado de la relación entre el Sistema de control interno y el funcionamiento del almacén
en la municipalidad distrital de Barranca. Finalmente concluimos que según los hallazgos
encontrados, existe una relación positiva fuerte entre las dos variables mencionadas debido
a que r>0,9.
Palabras Clave:
Almacén, Control interno, Auditorias. Municipalidad
13
ABSTRACT
The research entitled "Internal control system and operation of the warehouse in the district
municipality of Barranca - 2013" .aimed at determining how the internal control system
and operation of the warehouse are related.
This study formed part of the descriptive correlational research, cross section. For the
implementation, we worked with a population sample of 199 workers of the Municipality
of Barranca, for this case took the survey using as instruments: questionnaire to measure
both variables, we proceeded to collect data for analysis back through SPSS 22 statistical
software.
The results of the hypothesis test a correlation coefficient of r = Spearman Rho with a
significance level of 0.05 (p <.05) was obtained confirming the result of the relationship
between the internal control system and warehouse operation in the district municipality of
Barranca. Finally we conclude that according to the findings, there is a strong positive
relationship between the two variables mentioned because r> 0.9.
Keywords:
Warehouse, Internal Control, Audits. municipality
14
I. INTRODUCCIÓN
15
1.1. Antecedentes
1.1.1.Antecedentes Internacionales.
Roux (2009) realizo una investigación que la plasmo en su
manual de logística para la gestión de almacenes, en donde señala que
para caracterizar un almacén es frecuente hacer referencia al volumen del
stock que alojará, no obstante, existen depósitos muy grandes cuyo
diseño y administración resulta muy fácil porque recogen referencias
pocas numerosas y de dimensiones homogéneas.
Alvarado (2004) realizo una investigación acerca del control
interno de una empresa comercial, en donde señala que el control de
inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los
almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materia prima,
productos en proceso o terminados, protegiendo a la empresa de costos
innecesarios por acumulamiento o falta de existencia de unidades en el
inventario.
Ferrin (2007) realizo una investigación sobre la gestión de stock
en la logística de almacenes, en donde señala que el control de
existencias de materias primas y productos terminados en almacén, deben
de ser bien supervisadas para que no se produzcan ropturas de stock que
dificulten el proceso productivo o la venta, ni excesos de stock que
puedan derivar en material obsoleto o cifras de inventario superior a lo
necesario, utilizando para ello técnicas de gestión de stocks y de
previsión de la demanda.
Arce (2009) en su tesis titulada “Identificación de los principales
problemas en la logística de abastecimiento de las empresas constructoras
bogotanas y propuesta de mejoras” menciona que el panorama
empresarial actual se caracteriza por ser complejo, dinámico y sobretodo,
muy competitivo. Las tendencias han cambiado mucho y debido a la
gradual eliminación de las barreras internacionales, hoy una empresa en
Colombia puede estar compitiendo con una de origen japonés. Para
sobrevivir en el entorno competitivo, ya no es suficiente con cumplir con
16
calidad y expectativas; es necesario sobrepasar las expectativas y
conseguir resultados excepcionales. Las empresas deben renunciar a los
modelos y paradigmas tradicionales y deben ir más allá buscando la
gestión integral de los diferentes procesos de negocio internos. La gestión
integral de todas las actividades asociadas con el movimiento de bienes
desde el estado de materias primas hasta el usuario final se denomina
cadena de suministro. Asimismo llega a la conclusión que la
administración eficiente y efectiva del flujo de productos, dinero e
información es la clave del éxito para los resultados que obtienen las
empresas que implementan la integración de su cadena de suministros.
Asimismo menciona que la gestión logística de abastecimiento es un
proceso logístico clave en la cadena de suministros de una empresa.
Tomando como referencia el Modelo SCOR, trata aspectos y procesos
críticos como la adquisición de los materiales y la infraestructura que
soporta esta importante actividad. Pasa por temas sensibles como la
certificación de calidad del proveedor y los contratos con este, pasando
por la inspección y recepción hasta el almacenaje del material.
1.1.2.Antecedentes Nacionales.
Wong (2008) realizo una investigación sobre el control interno y
la gestión empresarial de los bienes e inmuebles de la Universidad
Nacional Mayor de San Marcos, en donde señala que al hablarse del
control interno como proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la misma planificación,
ejecución y supervisión tales acciones se hallan incorporados.
Castañeda (2006) en su investigación realizada sobre el manual
práctico para la gestión de almacenes, señala que el almacén es el
ambiente apropiado o espacio físico adecuado, que debe existir en cada
empresa para efecto de recibir, verificar, registrar, custodiar y conservar
temporalmente y luego distribuir los bienes adquiridos por la empresa.
Cucho (2009). Análisis, trascendencia y propuesta de control
interno en la gestión de los gobiernos locales distritales de la región
17
Huancavelica: Años 2007 – 2008. Se expone la importancia del control
interno en la gestión administrativa de las municipalidades distritales de
la región Huancavelica, para cual deberá ser el resultado de un minucioso
examen y análisis de las operaciones, a fin de detectar las deficiencias y
determinar las causas que están generando; para emitir recomendaciones
oportunas, aplicables, efectivas y acordes a los objetivos de la
administración de las municipalidades. La investigación ha diseñado
procedimientos a fin de que las recomendaciones sean oportunas y
efectivamente implementadas, en procura de una eficiente
administración.
1.2. Marco Teórico.
1.2.1.Control interno
Definiciones
Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones,
procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el
personal, organizada e instituida en cada entidad del Estado, para la
consecución de los objetivos.
También se considera que el control interno es un proceso
integrado de los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por dirección y el resto
del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de los objetivos.
El control interno lo llevan a cabo todas las personas que actúan
en cualquiera de los niveles de la entidad, no se trata solamente de
reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos.
Cuando en un entidad van creciendo las operaciones que se
realizan como en el caso de la Municipalidad, referente a tributos, tasas y
arbitrios por cobrar, a operaciones con proveedores sean en la
adquisición de servicios o bienes, en el control de sus activos fijos y
suministros y otras actividades propias a las actividades que realiza, es
allí cuando la gerencia se da cuenta que le es dificultoso atender en forma
18
adecuada dichas actividades, entonces se tiene que pensar en la
convivencia de contratar y delegar algunas funciones a los funcionarios y
trabajadores, para que la entidad pueda realizar sus actividades en forma
satisfactoria, es decir capacitar al personal de cada una de las áreas,
implantándose de esta forma la división del trabajo para el logro de un fin
en común.
Fundamentos teóricos del sistema de control interno
En la presente investigación y en base a la experiencia de las
entidades del estado y la lectura sostenida de las definiciones anteriores
se define al sistema de control interno como el proceso continuo llevado
a cabo por la gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar
seguridad razonable, respecto de que se cumplan con la efectividad y
eficiencia, custodia de recursos, cumplimientos de normas, elaboración
de información confiable y oportuna, de las actividades de cada una de
las áreas.
Coopers & Lybrand ( 1997, pag.4), define al control interno desde
el punto de vista del modelo COSO así:” Es un proceso ejecutado por el
consejo de directores, la administración y el resto del personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la
consecución de objetivos en las siguientes categorías: - Efectividad y
eficiencia de las operaciones; - Confiabilidad en la información
financiera; - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”.
Lazcano, citado por Quevedo y Ramírez ( 2006, pag.47) define el
control interno asi: “El control incluye aquellos elementos de una
organización ( recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y metas)
que tomadas en conjunto apoyan al personal en el logro de los objetivos
de la entidad. Estos objetivos pueden referirse a una o más de las
siguientes categorías: - Efectividad y eficiencia de las operaciones; -
Confiabilidad de los reportes internos o para el exterior; - Cumplimento
con las leyes y reglamentos aplicables, así como con las políticas
internas”.
19
Según Greiner (1972) en su artículo “Perfeccionamiento del
Sistema de Control Interno en contribuciones a la economía, menciona
que, “… las organizaciones que no crecen en tamaño pueden conservar
los mismos instrumentos de dirección y prácticas a lo largo de largos
periodos de tiempo”. La implementación de un Sistema de Control
Interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus
ámbitos de aplicación, en la medida en que el incremento de la dimensión
empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios,
en el control día a día, de las operaciones que se producen en la
empresa…”
Cuando la estructura organizativa de la empresa se caracterizaba
porque la propiedad y dirección coincidan en la misma persona, tan solo
era necesario la implantación de un sistema de control interno en el
ámbito contable con la finalidad de proteger a los activos de pérdidas que
se derivaban de errores intencionados ( AICPA, 1973). Posteriormente, y
como consecuencia de una mayor complejidad de las operaciones, se
requirió la introducción de nuevas técnicas de dirección que provocaron
el surgimiento de directivos que conociesen e implementasen dichas
técnicas. A partir de este momento la implementación del sistema de
control interno tiene como principal finalidad la protección de los activos
contra pérdidas que se deriven de errores intencionales o no intencionales
en el procesamiento de las transacciones y manejo de los activos
correspondientes.
En el proceso de Control se realiza una labor de organización
orientada a cumplir las decisiones adoptadas, se revelan las dificultades
que surgen al llevar a la práctica las tareas planteadas y señalan las
medidas para vencer las dificultades.
El Control contribuye en gran medida a elevar el sentido de
responsabilidad de los ciudadanos ante la Sociedad en la disciplina y la
honestidad.
Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de
una Entidad bien organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes.
Informe Coso
20
El Informe COSO es un documento que contiene las principales
directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de
Control Interno. Debido a la gran aceptación de la que ha gozado, desde
su publicación en 1992, el Informe COSO se ha convertido en el estándar
de referencia en todo lo que concierne al Control Interno. No puede por
lo tanto faltar una sección expresamente dedicada a este documento en
toda web que pretenda dedicarse a la auditoria con profesionalidad.
Recientemente, el interés de los profesionales de la auditoria y las
finanzas por el informe COSO se ha reavivado gracias también a las
nuevas exigencias en lo que concierne al Control Interno introducidas por
el Sarbanes Oxley Act.
Existen en la actualidad 2 versiones del Informe COSO. La
versión del 1992 y la versión del 2004, publicada recientemente. En esta
investigación nos dedicaremos al Informe COSO del 1992.
Básicamente la versión del 2004 no es otra cosa que una
ampliación del Informe original, para dotar al Control Interno de un
mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management, o gestión del
riesgo.
Constituyen como componentes del informe coso:
a) El ambiente de control: entendido como el entorno organizacional
favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas
para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa;
b) La evaluación de riesgos: en cuya virtud deben identificarse,
analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar
adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades
y operaciones institucionales:
c) Actividades de control gerencia': son las politices y
procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles
ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al
personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Las actividades de prevención y monitoreo: referidas a las
acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones
21
asignadas, a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y
calidad para la consecución de los objetivos del control interno:
e) Los sistemas de información y comunicación; a través de los
cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la
información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y
modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia
y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional:
f) El seguimiento de resultados; consistente en la revisión y
verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de
control interno implantadas, incluyendo la implementación de las
recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del Sistema
Nacional de Control:
g) Los compromisos de mejoramiento: por cuyo mérito los órganos
y personal de /a administración institucional efectúan autoevaluaciones
conducentes al mejor desarrollo del control interno e informan sobre
cualquier desviación o deficiencia susceptible de corrección, obligándose
a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se
formulen para la mejora u optimización de sus labores.
Forman parte del sistema de control interno: la administración y el órgano
de control institucional de conformidad con sus respectivos ámbitos de
competencia.
Clasificación del control interno
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como contables o administrativos.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos
variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.
Control administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia
en operaciones y adhesión a las políticas de la entidad y por lo general sola-
22
mente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que
todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles
de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que
orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica
todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los
Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los
mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.
El control administrativo se establece en las declaraciones de normas de
auditoria, en adelante en sus siglas en english Statements on auditing standards
1 ( SAS-1) de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de
organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de
decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.
Esta autorización es una función de la administración asociada directamente
con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto
de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]
Control contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia
de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y
custodia de activos y auditoría interna.
23
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de
dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de
que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.
El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así:
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos
y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de
los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad
razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos
razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a
cualquier diferencia.
Implantación y Funcionamiento
Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control
interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos
institucionales, orientando su ejecución al cumplimiento de los objetivos
siguientes:
a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios
públicos que presta:
24
b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier
forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en
general contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera
afectados;
c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones;
d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información;
e) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales:
f) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de
rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una
misión u objetivo encargado y aceptado.
Corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los órganos
directivos y ejecutivos de la entidad, la aprobación de las disposiciones y
acciones necesarias para la implantación de dichos sistemas y que éstos sean
oportunos, razonables, integrados y congruentes con las competencias y
atribuciones de las respectivas entidades.
Funcionamiento del control interno
El funcionamiento del control interno es continuo, dinámico y alcanza a
la totalidad de la organización y actividades institucionales, desarrollándose en
forma previa, simultánea o posterior de acuerdo con lo establecido en el artículo
7° de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica.
Sus mecanismos y resultados son objeto de revisión y análisis
permanente por la administración institucional con la finalidad de garantizar la
agilidad, confiabilidad, actualización y perfeccionamiento del control interno,
correspondiendo al Titular de la entidad la supervisión de su funcionamiento,
bajo responsabilidad.
Obligaciones y responsabilidades
Obligaciones del titular y funcionarios
Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la
implantación y funcionamiento del control interno:
25
a) Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la
entidad y del órgano a su cargo, con sujeción a la normativa legal y
técnica aplicables.
b) Organizar mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control
interno, verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación, en
armonía con sus objetivos, así como efectuar la autoevaluación del
control interno. a fin de propender al mantenimiento y mejora continua
del control interno.
c) Demostrar y mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus
cargos, promoviéndolos en toda la organización
d) Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y
procedimientos de gestión y control interno, referidas, entre otros
aspectos, a:
La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales
encargados de la autorización y aprobación de los actos y operaciones
de la entidad.
La protección y conservación de los bienes y recursos institucionales
La ejecución y sustentación de gastos. inversiones. contrataciones y
todo tipo de egreso económico en general.
El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las
transacciones y operaciones de la entidad, así como a su conciliación.
Los sistemas de procesamiento, uso y control de la información,
documentación y comunicaciones institucionales.
e) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante
cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.
f) Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones
emitidas por la propia entidad (informe de autoevaluación), los órganos
del Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalización que
correspondan.
g) Emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su
naturaleza, estructura y funciones, para la aplicación y/o regulación del
control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u
26
operativa, propiciando los recursos y apoyo necesarios para su eficaz
funcionamiento.
Responsabilidad del Sistema Nacional de Control
Es responsabilidades de la Contraloría General de la Republica, los
Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoria designadas y
contratadas, la evaluación del control interno en las entidades del Estado, de
conformidad con la normativa técnica del Sistema Nacional de Control. Sus
resultados inciden en las áreas críticas de la organización y funcionamiento de la
entidad, y sirven como base para la planificación y ejecución de las acciones de
control correspondientes.
Responsabilidad
La inobservancia de la presente Ley, genera responsabilidad
administrativa funcional, y da lugar a la imposición de la sanción de acuerdo a la
normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que
hubiere lugar, de ser el caso.
Actuación del Órgano de Control Institucional
El Órgano de Control Institucional, conforme a su competencia:
a. Efectúa control preventivo sin carácter vinculante, con el propósito de
optimizar la supervisión y mejora de los procesos, practicas e
instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u
opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía control posterior.
b. Actúa de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las
medidas correctivas pertinentes.
c. Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna
aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de
ésta.
27
Competencia normativa de la Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República, con arreglo a lo establecido en el
artículo 145 de la Ley N/ 27785, dicta la normativa técnica de control que
oriente la efectiva implantación y funcionamiento del control interno en las
entidades del Estado, así como su respectiva evaluación.
Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, métodos y
disposiciones para la aplicación y/o regulación del control interno en las
principales áreas de su actividad administrativa u operativa de las entidades,
incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal de obras, de
sistemas computarizados y de valores éticos, entre otras.
A partir de dicho marco normativo, los titulares de las entidades están
obligados a emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su
naturaleza, estructura y funciones, las que deben ser concordantes con la
normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República.
Informe al Congreso de la República
La Contraloría General de la República incluye los resultados de la
evaluación efectuada por el Sistema Nacional de Control sobre el control interno
en las entidades del Estado, en el informe anual que sobre su gestión presenta al
Congreso de la Republica, conforme lo dispuesto en el literal k) del artículo 329
de la Ley N° 27785.
Asimismo, remite un informe referido a las acciones recomendadas e
implementadas al respecto a la Comisión de Fiscalización y Contraloría del
Congreso de la República, en forma semestral.
Características del control interno
Para que el control en las entidades sea verdaderamente efectivo, es obligatorio
considerar algunas de sus características fundamentales al momento de
establecerlo. Entre algunas de esas características están:
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* Oportunidad
Ésta característica es la esencia del control, debido a que es la presentación a
tiempo de los resultados obtenidos con su aplicación; es importante evaluar dichos
resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconocerían sus
verdaderos alcances, ni después puesto que ya no servirían para nada.
* Cuantificable
Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los
esperados, es necesario que sean medíbles en unidades representativas de algún
valor numérico para así poder cuantificar, porcentual o numéricamente lo que se
haya alcanzado.
* Calificable
En auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no
necesariamente deben ser de tipo numérico, ya que, en algunos casos específicos,
en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o
por medidas de cualidad; mismas que son de carácter subjetivo, pero pueden ser
aplicados para evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y
cuando en la evaluación sean utilizados de manera uniforme tanto para planear
como para medir los resultados.
* Confiable
Para que el control sea útil, debe señalar resultados correctos sin
desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningún tipo, a fin de que se
pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos
parámetros.
* Estándares y normas de evaluación
Al medir los resultados alcanzados, éstos deberán compararse de acuerdo
con los estándares y normas previamente establecidos, a fin de contemplar las
mismas unidades para planear y controlar; con esto se logra una
estandarización que
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permite valorar adecuadamente los alcances obtenidos.
Dimensiones del sistema de control interno
Luego de haber analizado los fundamentos teóricos de la variable, por las
características del sistema de control interno en la cual incide un conjunto de
aspectos que conllevan a la gestión se determinó analizar bajo los fundamentos de
la teoría situacional, las siguientes dimensiones:
Dimensión: Seguridad
Con la aplicación del control interno lo que se pretende es reducir los riesgos de
corrupción, lograr los objetivos y metas establecidos, promover el desarrollo
organizacional, lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las
operaciones, asegurar el cumplimiento del marco normativo, proteger los
recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos, contar con
información confiable y oportuna, fomentar la práctica de valores, promover la
rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos encargados y
el uso de los bienes y recursos asignados.
Dimensión: Seguimiento de resultados
Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se
realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control
interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la
auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud, la
importancia del seguimiento como parte del sistema de control interno, radica en
que deben proporcionarse actividades del seguimiento concurrente y
evaluaciones independientes, en los que se considere al menos, lo siguiente:
- Que sirvan como base para la detección, valoración y corrección de
debilidades en el sistema de control interno.
- Proporcionar que no se constituyan en un fin en si mismo, sino en un medio
para alcanzar los objetivos institucionales.
- Se requiere del entendimiento de los procesos o actividades de la entidad y
de cada uno de sus componentes, además de capacitación, concientización y
sensibiliazación en la temática.
- Debe contarse con una metodología previamente definida para su diseño,
ajustada a las particularidades de la institución.
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- Considerar que la documentación del control interno variará en relación con
el tamaño de la organización.
- Se verifique que los controles aplicables, completos, razonables, integrados y
congruentes con los objetivos institucionales y que cubran aquellas áreas
estratégicas de la institución.
- Asegurarse de que las deficiencias de control interno detectadas, se
comuniquen al nivel con competencia para tomar las acciones correctivas.
- Que las instituciones de excepción, de orden estratégico, se comuniquen a
los niveles superiores de la organización u otras instancias según
corresponda.
- Que las mejoras por realizar, se incluyan en un plan-cronograma de acuerdo
con las posibilidades institucionales.
Definición de términos básicos
Autorregulación: Capacidad Institucional para reglamentar, con base en la constitución y la Ley los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.
Mediante la Autorregulación el Municipio adopta principios, normas y
procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno;
fundamenta el Autocontrol, al normalizar los patrones de comportamiento
requeridos para el cumplimiento de los objetivos y hace efectivo y transparente el
ejercicio de su función constitucional ante la comunidad.
Celeridad: Dinamizar la actuación, con los propósitos de agilizar el proceso de
toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de
este principio el Municipio se compromete a dar respuesta oportuna a las
necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.
Economía: Es la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para
la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad
requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza
en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de recursos
para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos del
Municipio.
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Eficacia: Consecuencia de los resultados del Municipio en relación con sus metas y
objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al
concluir un proceso, un proyecto o un programa.
Eficiencia: Velar porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, el
Municipio obtenga la máxima productividad de los recursos que le han asignado y
confiado, para el logro de sus propósitos.
Fundamentos del Control Interno: Constituyen las condiciones impredecibles y
básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la
naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la Ley a
la entidad y las características que le son propias. La autorregulación, el
Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el
funcionamiento del Control Interno.
Igualdad: Reconocer a todos los ciudadanos la capacidad de ejercer los mismos
derechos para garantizar el cumplimiento del proceso constitucional según el cual
“Todas las personas nacen libres e iguales ante la Ley, recibirán la misma
protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y
oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen
nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica” Los funcionarios
están obligados a orientar sus actuaciones y toma de decisiones al cumplimiento de
los fines esenciales del Municipio, y la primacía del interés general.
Imparcialidad: Es el designio anticipado o de prevención a favor o en contra de
personas naturales o jurídicas. Se concreta cuando se actúa con plena objetividad e
independencia en defensa del objetivo social del Municipio a fin de garantizar que
ningún ciudadano se afecte en sus intereses.
Responsabilidad: Capacidad del Municipio para cumplir los compromisos
contraídos con la comunidad y demás grupos de Interés, en relación con los fines
esenciales de su objetivo misional.
Transparencia: Hacer visible la gestión del Municipio a través de la relación
directa entre el Alcalde, los secretarios del despacho, los funcionarios y la
comunidad en general; se materializa en la entrega de información adecuada para
facilitar la participación de la comunidad en las decisiones que los afecten tal como
lo manda el artículo 2º de la Constitución Política.
Moralidad: Se manifiesta en la orientación que se de a las actuaciones publicas,
bajo responsabilidad del funcionario, ya sea directivo u operativo; el cumplimiento
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de las normas constitucionales y demás leyes vigentes, los principios éticos y
morales propios de nuestra sociedad.
Preservación del Medio Ambiente: Orientar las actuaciones hacia el respeto por
el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la
comunidad en su entorno.
Proceso: Al transformase los insumos del Sistema de Control Interno, que es
producto de interrelacionar sus partes, genera los resultados intermedios de cada
Asunto: VALIDACIÓN DE INSTRUMENTOS A TRAVÉS DE JUICIO DE EXPERTO.
Nos es muy grato comunicarnos con usted para expresarle nuestros saludos y así mismo,
hacer de su conocimiento que siendo estudiante del programa de…Maestría… con mención…
Gestión Pública……. de la UCV, en la sede…San Juan de Lurigancho……….., promoción…2013-
0, aula 106-F., requerimos validar los instrumentos con los cuales recogeremos la información
necesaria para poder desarrollar nuestra investigación y con la cual optaremos el grado de
Magíster.
El título nombre de nuestro proyecto de investigación es
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BARRANCA - 2013
y siendo imprescindible contar con la aprobación de docentes especializados para poder
aplicar los instrumentos en mención, hemos considerado conveniente recurrir a usted, ante su
connotada experiencia en temas educativos y/o investigación educativa.
El expediente de validación, que le hacemos llegar contiene:
1. Anexo N° 1: Carta de presentación 2. Anexo N° 2: Matriz de operacionalización3. Anexo N°3 : Definiciones conceptuales de las variables4. Anexo N° 4: Certificado de validez de contenido de los instrumentos
Expresándole nuestros sentimientos de respeto y consideración nos despedimos de usted,
no sin antes agradecerle por la atención que dispense a la presente.
1 ¿Considera usted que el espacio con el que cuenta el área del almacén es el adecuado? X X X
2 ¿Cree usted que los bienes que no puedan contar con un espacio en el área del almacén, deban
ser colocados en el pasadizo?
X X X
3 ¿Considera usted que existe bienes de poco movimiento? X X X
4 ¿Considera usted que los bienes de mayor rotación deban contar con un mayor espacio? X X X
5 ¿Cree usted que el método de primeras entradas y primeras salidas, deba seguir empleándose en
el almacén?
X X X
6
6 ¿Está de acuerdo que la entidad prohíba el ingreso al almacén de personas ajenas al mismo? X X X
7 ¿Considera usted correcto que los bienes de la entidad se encuentran debidamente resguardados
y protegidos?
X X X
8 ¿Considera usted que el almacén ofrece seguridad a los bienes en el caso de robos e incendios? X X X
9 ¿Considera usted que los bienes del almacén se encuentran seguros en él? X X X
10 ¿Está de acuerdo con que se ejecute la función de recepción de bienes del almacén por personas
independientes al área de adquisiciones?
X X X
DIMENSION: RECEPCION
11 ¿Está de acuerdo con que los bienes ingresen con la guía de remisión respectiva y se compruebe
que los datos contengan cantidad, peso, número de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera
pertinente?
X X X
12 ¿Considera usted que el jefe del almacén deba efectuar la constatación del ingresos del bien y
conformidad por la recepción del mismo?
X X X
13 ¿Está de acuerdo con que la copia del documento de ingreso (Orden de compra o nota de entrada
de almacén) sea remitida al responsable del almacén, para efecto del registro del ingreso en la
tarjeta de existencia valorada de almacén?
X X X
14 ¿Considera usted que la prohibición al almacenero de entregar bienes con notas de
requerimientos, cuyos datos se encuentren incompletos o carezcan de aprobación es una medida
favorable adoptada por la entidad?
X X X
15 ¿Se encuentra de acuerdo con que los bienes sean controlados mediante inventarios físicos, por lo
menos una vez al año?
X X X
16 ¿Se encuentra de acuerdo con que exista un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de
bienes adquiridos por la entidad?
X X X
7
17 ¿Esta de acuerdo con que todos los bienes que adquiera la entidad ingresen físicamente a través
del área del almacén, antes de ser utilizadas?
X X X
18 ¿Considera usted que es correcto centralizar las adquisiciones en el área del almacén de la
entidad, antes de ser enviados directamente a obras o al área usuaria?
X X X
19 ¿Cree usted que los materiales, accesorios y equipos deban ser almacenados de una manera
ordenada y cronológicamente para facilitar la manipulación, el recuento y la localización?
X X X
20 ¿Considera usted que la prohibición al almacenero de atender pedidos verbales con cargo a
regularización posterior, es conveniente seguir realizándola?
X X X
21 ¿Considera usted que deban ser registradas y firmadas los requerimientos atendidos por el
personal que recibe los materiales y suministros?
X X X
22 ¿Cree usted que de una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se deba proceder a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
X X X
23 ¿Cree usted que de una vez ubicados los bienes en la zona de almacenaje, se deba proceder a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
X X X
DIMENSION : DISTRIBUCIÒN
24 ¿Considera usted que todas las salidas de bienes del área del almacén, deben ser sustentados
con pedido de comprobante de salidas y elaborados en tiempo real?
X X X
25 ¿Está de acuerdo con qué exista una programación en la entrega de bienes al área usuaria? X X X
26 ¿Considera usted que en la programación de la entrega de bienes deba considerarse con prioridad
al área de mayor actividad en la entidad?
X X X
27 ¿Cree usted que deban realizarse actas de conciliaciones sobre saldos del almacén entre el área
contable y patrimonio?
X X X
28 ¿Considera usted que dichas conciliaciones deban contar con un detalle analítico? X X X
8
29 ¿Considera usted que el área de almacén deba preparar informes de conformidad por las
adquisiciones recepcionadas?
X X X
30 ¿Considera usted que dichos informes deban ser firmadas por el personal que recepciona los
bienes?
X X X
31 ¿Considera usted que dichos informes deban ser aprobados por el jefe de almacén? X X X
32 ¿Cree usted que se deban elaborar informe sobre la recepción, para la verificación con las facturas
y la conciliación respectiva con el área del contabilidad?
X X X
Observaciones (precisar si hay suficiencia):_____________________________________________________________________________________
Opinión de aplicabilidad: Aplicable [ X ] Aplicable después de corregir [ ] No aplicable [ ]
Lima…15….de…Enero ..del 2015..
Apellidos y nombre s del juez evaluador: ……MADUEÑO RAMOS, PERCY.…………………………. DNI:………
10492469…………………………………….
Especialidad del evaluador:……PSICÒLOGO - DOCENTE INVESTIGADOR……………………………………1 Pertinencia:El ítem corresponde al concepto teórico formulado.2Relevancia: El ítem es apropiado para representar al componente o dimensión específica del constructo 3Claridad: Se entiende sin dificultad alguna el enunciado del ítem, es conciso, exacto y directo