UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA MATURÍN- MONAGAS EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009. ASESORES ACADEMICOS: AUTORES: Profa. Alcalá Rosmyl Farrera Daviana C.I. 17.546.415. Prof. Presilla Diógenes Rivero Alejandra C.I.18.462.419. Prof. Rodríguez Emir
96
Embed
tesis FINAL ALE DAVI (EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO empresas medal)
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA
MATURÍN- MONAGAS
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL
Prof. Presilla Diógenes Rivero Alejandra C.I.18.462.419
Prof. Rodríguez Emir
RESUMEN
La presente investigación tuvo como propósito la evaluación del sistema de control interno en el manejo del efectivo, siendo este una partida de gran importancia dentro de cualquier organización, debido a la naturaleza tan delicada del rubro en estudio. La creación de controles es una de las vías más eficientes que garantizan el cumplimiento óptimo de los objetivos con la finalidad de evitar fraudes. La investigación se realizo en la empresa servicios y suministros MEDAL, C.A que tiene como objeto prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a través del ramo de construcción y servicios. Se realizó un estudio documental y de campo de nivel descriptivo. Realizado el estudio se pudo constatar que la empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para el manejo del efectivo y que los mismos no se están llevando a cabo de acuerdo a lo establecido, el análisis de estos procedimientos nos llevo a dar con las fallas existentes en la aplicación de los manuales, lo que nos permite señalar las mismas y proponer posibles soluciones para subsanarlas.
xi
INTRODUCCIÓN
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la
organización, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue ésta. Los
grandes avances aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente
repercuten en una mejora en los campos de la organización y la
administración, pues ésta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del
siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la gestión de los
negocios y que éste se había quedado rezagado frente a un acelerado
proceso de la producción.
De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de
una empresa ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de
comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a
las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que el
sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y
entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de
ventas y auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El
trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su
ejecución.
El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el
interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas
ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en
informaciones financieras no confiables. Así, el control interno es una
1
2
herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, la
conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.
Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de
mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente
gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de
su patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos
aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.
La presente investigación estuvo dirigida a evaluar el sistema de
control interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y
Suministros MEDAL, C.A. periodo agosto- diciembre 2009
A continuación se presenta un resumen detallado del contenido de
cada etapa:
ETAPA I: Generalidades del tema, lo que incluye el planteamiento del
problema, objetivos tanto generales como especifico, justificación, y
metodología.
ETAPA II: Desarrollo del trabajo, Evaluación del sistema de control
interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y Suministros
MEDAL, C.A.
ETAPA III: Se muestran las conclusiones a las cual se llego dando así
las Recomendaciones necesarias para la institución.
ETAPA I
GENERALIDADES DEL TEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El mundo empresarial está en continuos cambios, es por esto que las
organizaciones tienen la necesidad de adaptarse cada vez más a ellos
utilizándolos no sólo para poder subsistir, sino también para promover su
optimo funcionamiento, ya que el futuro depende de cómo éstas se ajusten a
las modificaciones que vengan con el progreso del país.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo- contable y
las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar
nuevas herramientas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos
propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases. Para controlar una actividad se
hace necesario trazarse metas y establecer planes, por esta razón el control
debe estar presente en cualquier actividad que se desarrolle.
Para una empresa es de gran importancia la protección de sus
activos y el buen desempeño de los departamentos que la conforman.
Por lo tanto, el departamento que no aplique controles internos
adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones y las decisiones tomadas serían erróneas, porque estarían
basadas en información poco confiable. La utilidad de la información
3
4
contable y financiera se obtiene siempre y cuando se procese en
tiempo preciso, en la forma correcta y de manera fiable.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir
la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control
interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para
prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el
efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser
registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se
deben realizar mediante cheques.
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier
organización debido a que es el medio para obtener mercancía y negocios.
Se requiere de una cuidadosa contabilización de las operaciones debido a
que este rubro puede ser mal utilizado; es decir, que la administración del
mismo se centra en el control interno del efectivo, con el fin de asegurar que
este se utilice para propósitos propios de la empresa y de esa manera
prevenir robos y evitar fraudes.
Servicios y Suministros Medal C.A, es una empresa de carácter privado
que se encarga de prestar servicios de mantenimiento y construcción de
obras a grandes empresas y comunidades a través de la ejecución de
proyecto; es por ello que maneja un movimiento considerable del efectivo
debido a que ha venido aumentando el volumen de sus actividades
relacionadas con la prestación de servicios. Es importante destacar que
Proteger y salvaguardar sus activos representados por el efectivo.
Comprobar el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Localizar o detectar fallas administrativas, contables y financieros en los
procedimientos de control del efectivo.
Prever errores, omisiones y actos dolosos sobre su caja chica y
conciliación bancaria.
METODOLOGIA
Tipo de Investigación
La investigación que se realizó para este estudio fue documental y de
campo. En esta última se obtuvieron datos directos del área en estudio, en el
sector y con el personal que desarrolla las labores relacionadas con el tema
a investigar, su carácter documental deriva del hecho de obtener información
de documentos que se relacionan con el área investigada bien sea
extrayendo información de libros, publicaciones o archivos.
Al respecto Sabino (2002), señala:
La investigación de campo se basa en informaciones o datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor en que a través de ellos el investigador pude cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han
8
conseguido sus datos, haciendo posible su revisión o modificación en el caso en que surjan dudas.(p 67).
Según Tamayo (2001):
“La investigación documental es cuando se recurre a la utilización de datos secundarios, es decir, aquellos que han sido obtenidos por otros y nos llegan elaborados y procesados de acuerdo con los fines de quienes inicialmente los elaboran y manejan”. (p 109).
Nivel de la Investigación
El nivel de la presente investigación se consideró de carácter
descriptivo, que establece la forma de conducta y actitud del universo
criterios sistemáticas que permitan poner de manifiesto la estructura o el
comportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionan de ese modo
información sistemática y comparables de otras fuentes. (P.62).
Población
9
La población o universo determina la amplitud del hecho a ser
investigado, la metodología a utilizar para la evaluación de los datos y la
delimitación del estudio. Respecto a esta, Hurtado (2000) señala “Para la
población se refiere establecer los sujetos a ser estudiados y medidos, en
función de la delimitación del problema y de los objetos de la investigación,
(p 294).”
En este sentido, la población estuvo conformada por 5 personas
directamente involucradas en el control interno aplicado al efectivo de la
empresa Servicios y Suministros Medal C.A, el Presidente, Vicepresidente,
la secretaria, el tesorero y el contador público de dicha empresa, así como
todos aquellos registros del efectivo necesarios para el desarrollo de la
investigación; debido a lo pequeño de la población no se utilizaran criterios
estadísticos para calcular el tamaño de la muestra.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para obtener los datos necesarios para alcanzar los objetivos y
metas planteadas en esta investigación se empleo la entrevista no
estructurada y la revisión bibliográfica.
Sabino (2000) define las técnicas de recolección de datos como:
“Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para
acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. (p.129).
10
Para llevar a cabo dicha investigación se utilizaron las siguientes
técnicas e instrumentos de recolección de información:
Entrevista no estructurada
En la investigación de campo la mayor parte de los datos obtenidos se
logran por entrevista. Específicamente se utilizó la entrevista no estructurada
siendo esta técnica una relación directa entre el investigador y su investigado
logrando que el individuo entrevistado emita información de lo que piensa y
siente.
Sabino (2002) señala que: “La entrevista no estructurada es aquella en
la cual existe un margen más o menos grande de libertad para formular
preguntas” (p. 108)
Revisión Bibliográfica
La revisión bibliográfica se empleó con el propósito de recopilar
datos e información, además de detallar las bases teóricas que sustentan
esta investigación.
En tal sentido Sabino (2000) expone:
El principal beneficio que el investigador obtiene mediante una indagación bibliográfica es que puede incluir una
11
amplia gama de fenómenos, la que no sólo tiene que basarse en los hechos a los cuales él tiene acceso de un modo directo sino que puede extenderse para abarcar una experiencia inmensamente mayor. (p.64)
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Reseña Histórica
Servicios y Suministros Medal C.A Se crea en Maturín el 10 de Octubre
del año 2002 en el registro mercantil de esta circunscripción judicial bajo el
Nº 19 tomo A-1 con el objeto de crear una empresa con sentido de prestar un
servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a través del ramo
de construcción y servicios. Por las exigencias y evolución de las nuevas
leyes y reglamentos legales que se han venido solicitando en estos cambio
implementados en el país, La empresa se vio en la necesidad de incorporar
en su estructura esas nuevas modalidades de trabajo que ofrece la
República Bolivariana de Venezuela, una de ellas es formar parte de las
empresas de producción social, que son las que van a mano en la ejecución
del crecimiento de nuestro país conjuntamente con los consejos comunales,
ya que estos son las instancias sociales que asumen el ejercicio real del
poder popular entonces se convierte en la plataforma humana que alcanza el
mayor grado de participación, protagonismo y gerencia comunitaria dentro
del ámbito geográfico.
El proceso de cambio de Servicios y Suministros Medal C.A produce
varios efectos sociales que estos son demostrados a través de mejoras en
12
varias comunidades del municipio. El modelo gerencial adoptado por la
empresa para llevar adelante la nueva estructura tiene como características
fundamentales las siguientes:
El desempeño institucional como reto
La toma de decisiones soportada en la información (facilitada por las
normativas y los concejos comunales que lleven a cabo dichos
trabajos).
Flexibilidad en la estructura.
Planificación para el mediano y largo plazo.
Desconcentración y coordinación como instrumento para lograr el mejor
aprovechamiento de los recursos.
Misión de la Empresa
Prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades donde se
desarrollen las obras, además prestar asistencias técnicas y administrativas
a las distintas cooperativas que se fusionen en los trabajos que se estén
ejecutando.
Visión de la Empresa
13
La Visión de Servicios y Suministros Medal C.A, es proyectarse y
mantenerse en el futuro como una empresa líder en el estado en lo que se
refiere a servicios y construcciones, con alta calidad humana y tecnológica.
Objetivos de la Empresa
Administrar eficientemente los recursos financieros con que cuenta para
su adecuada operatividad para garantizar el cumplimiento de los planes
trazados por la gerencia.
Garantizar la existencia de eficaces canales de comunicación, que
permitan la circulación de información de manera clara y oportuna.
Prestar servicios y construcciones eficientes que cubra las expectativas
y necesidades de la colectividad.
Controlar y cumplir correctamente con las exigencias de materia fiscal.
Desarrollar un sistema de información como base para la toma de
decisiones.
Ser fuente generadora de empleo.
Generar ingresos para su beneficio, tomando en cuenta el desarrollo
armónico de la economía nacional.
Mantener un nivel competitivo que le permita seguir siendo exitosa.
Característica de la Empresa
14
Es una empresa que se encarga de prestar servicios y construcciones a
grandes empresas y comunidades a través de la ejecución de proyectos, se
rige por la normativas legales establecidas en el Estado como las normas
emanadas del Instituto Nacional de Desarrollo de la Pequeña y Mediana
Industria, el Registro Nacional de Contratista y el Registro de Empresas y
Producción Social y con las puertas abiertas para introducir todos aquellos
cambios y normativas legales que establezca el Jefe de Estado del
momento.
Estructura Organizacional
Servicios Y Suministros Medal C.A, actualmente está estructurada en
niveles dando autoridad y responsabilidad de acuerdo del lugar que el
empleado ocupa dentro de la organización contando con un presidente y un
Vice-Presidente quienes tienen bajo su mando los siguientes departamento:
Finanzas y Contabilidad, Secretaria, Servicios al Personal, Almacén, y
un departamento donde interviene consejos comunales y/o cooperativas de
acuerdo al área geográfica en donde se está ejecutando la obra.
La empresa presenta un sistema organizacional agrupado en diversas
unidades o departamentos, y un conjunto de relaciones de autoridad,
responsabilidad y autorización estructurado en:
Presidente
15
Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.
Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.
Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del
personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.
Autorizar todo cheque expedido.
Atender y promover nuevos clientes
Vicepresidente:
Auxiliar al Presidente en sus funciones.
Sustituir al Presidente en caso de ausencia, enfermedad, vacante o
delegación del mismo.
Cualquier otra que le sean asignadas por el Pleno.
Secretaria
Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las
indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.
Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.
Busca informaciones pertinentes en la empresa.
Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas
Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de
reuniones, conferencias, etc.
16
Servicios Financieros y Contabilidad
Formular estados financieros.
Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma
de decisiones de las autoridades superiores.
Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la
empresa e informar periódicamente al Presidente.
Realizar las planillas y los pertinentes pago de impuestos.
Servicios al Personal
Proponer las políticas generales de administración de los recursos
humanos, teniendo en consideración las normas estatutarias
pertinentes y los principios de administración de personal.
Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los
antecedentes y la información referida al personal.
Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados
con licencias médicas, accidentes del trabajo, cargas familiares,
asistencia, permisos, vacaciones, otros trámites y/o certificaciones que
requiera el personal.
Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.
17
Almacén
Sus responsabilidades se basan en salvaguardar de forma
adecuada los insumos y demás suministros inherentes a la
actividad de la empresa, cuenta con una recepción de mercancía
para el desarrollo de las actividades del almacén.
Organigrama de Servicios y Suministros Medal, C.A
18
Fuente: Servicios y Suministros Medal C.A
ETAPA II
DESARROLLO DEL TRABAJO
CONTROL INTERNO
Se entiende por control interno el programa de organización y el
conjunto de método y procedimiento coordinados y adoptados por una
empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficiencia de sus datos
contables y el grado de confianza que suscita a efecto de promover la
eficacia de la administración y lograr el cumplimiento de las políticas
administrativas establecida por la dirección de la empresa.