FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS Escuela Profesional de Contabilidad PROYECTO DE TESIS: EL PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÒN DE EXISTENCIAS DE AGROINDUSTRIAS SAN ISIDRO S.A. IMPERIAL CAÑETE – 2013. Presentado por: RAMOS CUZCANO, Carmen Rosa Asesor: W. David Auris Villegas, Master por la Universidad de la Habana de Cuba Cañete – Perú 2013
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FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
Escuela Profesional de Contabilidad
PROYECTO DE TESIS:
EL PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÒN DE EXISTENCIAS DE
AGROINDUSTRIAS SAN ISIDRO S.A. IMPERIAL CAÑETE – 2013.
Presentado por:
RAMOS CUZCANO, Carmen Rosa
Asesor:
W. David Auris Villegas, Master por la Universidad de la Habana de Cuba
Cañete – Perú 2013
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EL PROCESO CONTABLE EN EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DE
AGROINDUSTRIAS SAN ISIDRO S.A. IMPERIAL CAÑETE – 2013.
INTRODUCCION 03
1 PLANEAMIENTO DE LA TESIS. 04
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: 04
1.1.1 Caracterización del Problema: 04
1.1.2 Enunciado del Problema: 07
1.2 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN: 08
1.2.1 Objetivo General
1.2.2 Objetivos Específico
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN: 09
1.3.1 Justificación
1.4 DELIMITACION DE LA INVESTIFGACIÓN 10
1.5 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN 10
2 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL 11
2.1 ANTECEDENTES. 11
2.2 BASES TEÓRICAS. 13
2.3 MARCO CONCEPTUAL. 84
3 HIPÓTESIS 87
3.1 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 87
3.1.1 Hipótesis General
3.1.2 Hipótesis Secundaria
4 METODOLOGÍA 87
4.1 EL TIPO Y EL NIVEL DE LA INVESTIGACIÓN. 88 4.1.1 Enfoque 88 4.1.2 Tipo de investigación 88 4.1.3 Nivel de investigación 88 4.1.4 Método 88
4.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN. 88 4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA 89 4.4 TÉCNICA 90 4.5 INSTRUMENTO 91 4.6 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES 91 5 PLAN DE ANÁLISIS 91
5.1 TABULACIÓN DE LOS RESULTADOS 91
5.2 CUADROS ESTADÍSTICOS 91
5.3 VALIDACIÓN DE LAS HIPÓTESIS 92
6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO 92
6.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 92
6.2 PRESUPUESTO 94
7 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA 94
8 ANEXOS 97
Anexo 1 97
Anexo 2 98
Anexo 3 102
Anexo 4 107
Anexo 5 113
Anexo 6 117
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INTRODUCCION
La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha venido
incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran utilidad que
comprende el plan de organización en todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias
ordenadas por la administración. Uno de los activos más importantes para las empresas
que requiere de un adecuado sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual
representa los bienes destinados para la venta o producción para su posterior venta, en el
ciclo normal de operaciones.
El presente trabajo está estructurado en base al desarrollo de dos variable, la primera el
Proceso Contable y el segundo el Control de las Existencias. Primero se menciona la
forma en cómo se debe trabajar contablemente durante todo el proceso de las
operaciones de la empresa; luego sobre el Control de Existencias, los cuales representan
el rubro más importante dentro del activo de una entidad, por lo que se requiere de un
buen control para poder administrarlo adecuadamente y resolver los diferentes problemas
que se presentan día a día.
En la última parte se analiza la forma en cómo se lleva a cabo el control contable de los
inventarios, es decir, los diferentes métodos de registro, como son el sistema analítico y
método de inventarios perpetuos, así como las distintas forma de valuación, entre las
cuales se encuentran costos identificados, costo promedio, Primeras entradas primeras
salidas, Últimas entradas primeras salidas, método detallista y las reglas de presentación.
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ESQUEMA DE PROYECTO DE TESIS
CARRERA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
PROCESO CONTABLE
EL PROCESO CONTABLE EN EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DE
AGROINDUSTRIAS SAN ISIDRO S.A. IMPERIAL CAÑETE – 2013.
1. Planeamiento de la tesis.
En este capítulo se planteará y formulará los problemas, los objetivos y la
justificación de la presente investigación.
1.1 Planteamiento del problema:
Caracterización del problema
Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno donde
el manejo de información es de vital importancia, pues a través de la
misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios
económicos, tecnológicos y sociales que afectan de una u otra forma
sus diferentes gestiones. En tal sentido resulta imprescindible que
dentro de las organizaciones empresariales exista diversidad de
procesos, entre estos los contables, que ayuden a establecer
lineamientos enfocados a manejar con eficiencia y eficacia la
información financiera dentro de la organización.
De manera general se entienden los procesos contables, como normas
instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades u
operaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto se considera
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pertinente resaltar el enfoque de Rosemberg (1994) quien explica que el
proceso contable. “… es el método para transformar datos contables en
informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de
elaboración de decisiones, a menudo se conoce también como ciclo
contable”.
De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implícito una
serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro,
como son: la documentación, los sistemas y métodos de registro, los
manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo
y planificación de los recursos organizacionales sean estos humanos o
materiales.
Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para
registrar, clasificar y resumir la información, se inicia con los registros
iniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación
de los estados financieros, en función de resumir los efectos de las
transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y
patrimonio.
Según la opinión de algunos autores, entre ellos López (2003) señalan
que el proceso contable se divide en fases; una fase inicial que depura
la información financiera a ser registrada, una segunda fase constituida
por la evaluación y cuantificación de los recursos y obligaciones; una
tercera fase, que se concentra en la elaboración de los estados
financieros resultantes de las transacciones; una cuarta fase en la cual
se produce la evaluación de la información presentada en los
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mencionados informes y una quinta y última fase, en donde se comunica
la información financiera obtenida por la contabilidad.
En esencia se puede entender que el proceso contable, proporciona los
datos necesarios a los administradores para analizar la situación de la
empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir
patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y
así tomar decisiones inteligentes sobre el uso de los recursos de la
organización tanto humanos como financieros y materiales.
La administración de inventarios al igual que la administración de
efectivo, presentan la siguiente particularidad por una parte las
empresas requieren minimizar la inversión del inventario, puesto que los
recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros rubros.
Por otra parte hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando esta se presente y
para que las operaciones de venta funcionen sin obstáculos.
La administración de inventarios resulta entonces una herramienta vital
sobre todo cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer
a la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario,
al manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no
poder hacer frente a las demandas pero también se aumenta la
inversión.
Sobre este aspecto se considera importante resaltar que algunas
empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de
inventario porque mientras los productos se encuentren en
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almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados sin
embargo es necesario mantener un nivel mínimo de inventario porque la
demanda no se puede pronosticar con certeza y se requiere de un cierto
tiempo para posicionar o comercializar un producto. Todas las empresas
que requieren la compra de insumos y/o mercancías deben mantener un
stock de inventarios permanentes.
Es importante resaltar que la meta del proceso contable es proporcionar
información veraz y oportuna sobre los inventarios y asegurar que estos
sean suficientes para sostener las operaciones de la empresa al más
bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para
determinar el nivel óptimo de inventario es implementar controles que
les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen en la
compra y mantenimiento de la mercancía; de allí la importancia de
desarrollar una investigación que permita analizar el proceso contable
de la administración de los inventarios de Agroindustrias San Isidro S.A.
ubicada en la jurisdicción del distrito de Imperial, provincia de Cañete
departamento de Lima.
1.1.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA
Problema Principal:
¿Cómo influye el proceso contable en el control de las existencias de
Agroindustrias San Isidro S.A. en el distrito de Imperial – Cañete, en el
2013?
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Problemas Secundarios:
¿Cómo se relaciona el funcionamiento del proceso contable en el control
de las existencias de Agroindustrias San Isidro S.A. en el distrito de
Imperial – Cañete, en el 2013?
¿Cómo influye el uso de los registros contables en el control de las
existencias de Agroindustrias San Isidro S.A. en el distrito de Imperial –
Cañete, en el 2013?
1.2 Objetivos de la Investigación:
1.2.1 Objetivo general
Determinar la influencia del proceso contable en el control de las
existencias de Agroindustrias San Isidro S.A. ubicada en el distrito de
Imperial provincia de Cañete.
1.2.2 Objetivos específicos
Establecer de qué manera se relaciona el funcionamiento del
proceso contable en el control de las existencias de
Agroindustrias San Isidro S.A. en el distrito de Imperial – Cañete.
Conocer de qué manera influye el uso de los registros contables
en el control de las existencias de Agroindustrias San Isidro S.A.
en el distrito de Imperial – Cañete.
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1.3 Justificación de la Investigación
Se desarrolla la importancia del Proceso Contable en el control de los
inventarios por parte del Sujeto Pasivo Agroindustrias San Isidro S.A. en
el año 2013, debido a su gran importancia práctica, pues con sus
resultados se presente que los inconvenientes en el control de
inventarios sean saneados lo cual coadyuvará en el mejor desempeño
de la empresa en mención, sus propietarios y trabajadores.
Justificación teórica
Esta investigación abordó dos variables, la primera: el proceso contable,
y la segunda: control de las existencias, para lo cual se requiere mucha
investigación y consulta a diferentes enfoques, entre ellos los señalados
por Catacora (1997); Rosemberg (1994); López (2003), entre otros.
Dicha indagación dará nuevos conocimientos sobre el tema, permitiendo
perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto del estudio.
Aporte Metodológico
El aporte metodológico de esta investigación es el desarrollo de
instrumentos que permitan el análisis y la interpretación de resultados
cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo se requiere del diseño de un
instrumento, que por sus características podrá servir de guía para el
desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar.
Aporte Práctico
Mediante esta investigación se pretende generar recomendaciones para
que la empresa Agroindustrias San isidro S.A. mejore sus procesos
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contables y la administración de sus inventarios, de tal forma que la
toma de decisiones se torne mucho más acertada.
1.4 Delimitación de la Investigación
Para el cumplimiento de este trabajo se tomará como unidad de estudio
a la empresa Agroindustrias San Isidro S.A. ubicada en el distrito de
Imperial – Cañete 2013.
1.5 Limitaciones de la Investigación
Económico.- Se tendrá diversos gastos los mismos que en calidad de
estudiantes deberán ser asumidos de manera personal.
Temporal.- Solo se tiene algunas horas y días, para la elaboración del
proyecto, ya que no se cuenta con el tiempo suficiente, por imprevistos de
trabajo personales, así como familiares.
Bibliografía.- Siempre se encontró problemas con las bibliografías por las
distintas informaciones y artículos de internet encontradas en distintos
idiomas y diversas interpretaciones de acuerdo a los países de origen.
Metodología.- Se desconoce muchas veces algunos métodos de la
tecnología de la investigación, pues es un tema en el que recién estamos
iniciándonos.
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2. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
En el presente capítulo se recopilará información de fuente general,
primaria y secundaria para fortalecer los conocimientos del marco teórico y
conceptual de la investigación.
2.1 Antecedentes
De acuerdo a Fernández, Hernández y Baptista (2006) los antecedentes
de investigación tienen como finalidad determinar los puntos de
diferencias y coincidencias entre las investigaciones, así como evitar
repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Es así que de una
revisión de trabajos conducentes a grados e investigaciones realizadas
sobre el tema relacionado se seleccionaron los que a continuación se
mencionan por considerar que proporcionan suficientes aportes para
sustentar esta investigación.
Por ello se presentan los siguientes:
Internacional
Romero, M. Nidia (2012) compartió su tesina para acreditarse como
licenciada en Contaduría en la Universidad Veracruzana Facultad de
Contaduría y Administración denominado “Control Interno de
Inventarios” ya que el control interno es una herramienta muy eficaz
para salvaguardar los bienes y recursos de una organización y lograr
que las operaciones se realicen adecuadamente y con la mayor eficacia
posible, atendiendo los diversos objetivos fijados por la gerencia.
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Llegando a la conclusión que una efectiva aplicación del control interno
disminuye en gran medida los robos y faltantes de inventarios pues con
los diferentes métodos de control que existen se tiene una mayor
vigilancia sobre las operaciones diarias que se realizan con los artículos
terminados o la producción en proceso.
Martínez, C. Francisca (2010) realizó la Tesis de grado previo a la
obtención del título de ingeniera en contabilidad y auditoría cpa. Cuyo
título es “La Aplicación de un Modelo de Costeo y su Incidencia en la
Valoración de los Inventarios en la Empresa de Calzado Lady Rose en
el Segundo Semestre del Año 2010”
Cirujano, A. Emilia (1998) Madrid realizó una tesis doctoral sobre
“Análisis de la Información Contable para el Control de Gestión
Integrado: Método, Diseño e Implantación de Sistemas”
Santos G., Lourdes (2004-2005) Quito-Ecuador realizó una tesis previa
a la obtención del título de licenciada en contabilidad y auditoría C.P.A
sobre “Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios del
Servicio Social de la Fuerza terrestre”
Avendaño (2008) realizó una investigación titulada “El método utilizado
en la administración del inventario de materia prima en las industrias
panaderas del municipio de Trujillo. Venezuela.
CONALEP Colegio Nacional de Educación Técnica (2008) “Manejo del
Proceso Contable. México.
MEJIA Q., Gabriela (2011) Tesis de grado “El proceso Contables y su
incidencia en la Determinación de las Obligaciones Tributarias por el
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Sujeto Pasivo, Hacienda Bella Jungla, Cantón La Maná, provincia de
Cotopaxi - Ambato – Ecuador.
NACIONALES
TINCOPA G., Luis (2008) tesis presentada para optar el título de
contador público cuyo título es “El Desarrollo de un Control de
Inventarios Para Mejorar la Rentabilidad de la Empresa Book Center
SAC de la Ciudad de Trujillo”.
CHAVEZ A., Joe (2008) Tesis presentada para optar el título profesional
de economista cuyo título es “Diagnóstico del Almacén de Hilados de la
Empresa Textil X y su Incremento de la Productividad Mediante la
Optimización de la Gestión Logística – Arequipa 2008”.
2.2 Bases Teóricas
En el presente trabajo se hará un estudio completo de distintos aspectos de
gran importancia en el mundo de la empresa y la aplicación de la
contabilidad en las organizaciones.
Por tanto, la empresa se ha definido de diferentes maneras, de la forma
más abstracta a la forma más concreta, de acuerdo a la concepción de sus
autores. De esta manera, el:
Diccionario de la Economía y Finanzas señala que:
“La empresa es una acción ardua, difícil que valiosamente se
comienza. Intento o designio de hacer una cosa; asociación de
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obras materiales, negocios o proyectos de importancia,
concurriendo comúnmente a los gastos que ofrezcan y
participando todos de las ventajas que reportan, obra o
designio llevado a efecto, en especial cuando en él intervienen
varias personas”.
Según Muñoz Cardoza:
Las empresas son el primer factor dinámico de la economía de
un país y constituyen a la vez un medio de distribución que
influye directamente a la vida privada de sus habitantes. Esta
influencia económica-social, justifica la transformación actual,
más o menos rápida, a que tienden las naciones; según el
carácter y eficacia de sus organizaciones, fenómeno que no es
la primera vez que se repite en la historia, ya que en todo
tiempo hubo pueblos en los que el espíritu de empresa tuvo
más intervención de su evolución y expansión que los
desbordamientos políticos y militares de su época.
2.2.1 Proceso Contable
Para Bravo Mercedes, (2007) nos dice que es “Campo especializado de
las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y
procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los
objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en
operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento,
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con las finalidades de informar e interpretar la situación económica
financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o
ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad”.
(p.13)
Según Polanco, Luis (2010) manifiesta “Un proceso contable se inicia
con la apertura de un libro o registro. Allí debe detallarse el estado
patrimonial de la organización en cuestión, detallando sus bienes y sus
obligaciones. Este inicio del proceso contable puede concretarse en el
momento en que una empresa empieza su actividad o al comienzo de
un ejercicio contable”.
Apellaniz, Paloma (2000) dice que “en esta lección se expone el
concepto contable de patrimonio y los principales componentes que lo
integran, así como el concepto de resultado. Se identifican los elementos
esenciales de la cuenta, los libros o instrumentos materiales que se
utilizan para revisar las anotaciones contables y la función que
desempeñan. Se presenta una visión de conjunto del ciclo contable,
analizando las distintas fases que lo integran”. (p5).
Para Fowler Newton Enrique, (1997) ““La Contabilidad es el sistema que
mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola
en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomas las
decisiones. Es un elemento del sistema de información de un ente, que
proporciona datos sobre su patrimonio y evolución, destinados a facilitar
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las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan
con él en cuanto se refiere a su relación actual y potencial con el mismo”
(p14).
Bravo Mercedes, (2007) dice: “Denominado también Ciclo Contable
constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información
contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos
fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros”.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que
conforman esta frase.
Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se
repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo.
Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las
entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Contable: es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada período contable de forma lógica y secuencial se refiere
al proceso de registros que va desde el registro inicial de las
transacciones hasta los estados financieros finales, además de registrar
las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable
incluye los ajustes para las transacciones adecuadamente en el período
actual.
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Por lo tanto; la información contable que presenta una empresa es
elaborada a través de lo que llamamos proceso contable el cual es el
ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas
y resumidas para la obtención de los estados financieros. Cuando se
trata de definir el proceso contable se debe estudiar la naturaleza de las
transacciones involucradas; éstas se clasifican en externas o internas,
según sea que participen terceros o no en las operaciones de la
empresa. Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga
de transferir los recursos a otros entes, los cambios que hubieren
experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
En síntesis la contabilidad en las empresas constituyen un sistema de
información utilizado para la recolección, organización y presentación de
datos en forma condensada y de fácil comprensión para los interesados
en revisar los resultados operativos.
Detalle del Proceso Contable
Los pasos que se desarrollan en el proceso contable son:
- Documento Fuente
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Balance de Comprobación
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- Ajustes y Reclasificaciones
- Estados Financieros (Notas Explicativas)
Documentación Fuente: constituye el inicio del proceso contable en la
empresa, que implica el reconocimiento, análisis de los documentos que
sustentan las transacciones es decir el documento fuente, en base a
este se realiza el registro de las operaciones financieras determinando
las cuentas a ser afectadas tanto en el débito como el crédito con sus
respectivos valores.
Libro Diario: Se registran el doble efecto que las operaciones ocasionan
sobre la estructura contable mediante cargos y abonos en partidas,
asientos o anotaciones en el libro diario, asientos contables que son
ordenados y numerados cronológicamente.
Libro mayor: Los cargos y abonos de las partidas de diario se clasifican
en sus cuentas correspondientes en un libro mayor, cada cuenta tiene
un código asignado que la identifica.
Balance de Comprobación: se listan las cuentas de mayor con su saldo
correspondiente para verificar si el proceso de anotación y clasificación
ha sido correctamente realizado, aquí el contador debe emplear su
conocimiento de análisis y comprobar la actualidad de los saldos.
Ajustes y Reclasificación: al momento de realizar el balance de
comprobación encontramos saldos incorrectos, es por eso que los
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ajustes contables, se realizan al final de cada período contable y su
objetivo es demostrar su saldo real. Los ajustes corrigen y regulan el
proceso de datos del período contable pues así se pueden preparar y
emitir informes bien depurados partiendo de los saldos de las cuentas.
Estados Financieros: La contabilidad tiene como uno de sus principales
objetivos el conocer la situación económica y financiera de la empresa al
término de un período contable o ejercicio económico, el mismo que se
logra a través de la preparación de los siguientes Estados Financieros:
- Estados de Situación Financiera
- Estado de Resultados Integral
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Estado de Flujo de Efectivo
- Notas en los Estados Financieros
2.2.1.1 ASPECTOS IMPORTANTES DE UN SISTEMA CONTABLE
2.2.1.1.1 Definición
Los Sistemas en general, así como el desarrollo tecnológico han
cambiado radicalmente la forma en que operan las empresas y
organizaciones en la actualidad, a través de su uso se han logrado
mejoras significativas, pues automatizan los procesos, suministran una
plataforma de información confiable y necesaria para la toma de
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decisiones y, lo más importante, su implementación genera ventajas
cualitativas y cuantitativas las que por lo general se reflejan como
ventajas sobre los demás competidores.
Con el transcurso del tiempo los sistemas han ido ganando espacio, se
han hecho importantes y hasta cierto punto indispensable para cualquier
organización moderna; en la actualidad la gran mayoría de empresas
requiere de sistemas para todo tipo de procesos administrativos,
operativos, logísticos, financieros y contables.
“El sistema contable Suministra información cuantitativa y cualitativa
con tres grandes propósitos.
1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y
control de las operaciones que se lleve a cabo.
2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la
estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y
planes de largo alcance.
3. Información externa para los accionistas del gobierno y terceras
personas.
El Sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros
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etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar
decisiones financieras.
Un sistema contable no es más que normas, pautas, procedimientos etc.
Para controlar las operaciones y suministrar información financiera de
una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación
de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las
transacciones de negocios que lleva a cabo una organización para
producir información cuantitativa en forma comprensible y ordenada.
2.2.1.1.2 Estructura
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un
sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del
sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos
relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos
económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de
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transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se
deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a
una acción terminada más que a una posible acción a futuro.
Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y
describir objetivamente en términos monetarios. Clasificación de la
información: un registro completo de todas las actividades comerciales
implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar
decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las
cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada
por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de una empresa como
Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la
información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de
almacén necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la
información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen
constituyen los medios que se utilizan para crear la información
contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la
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creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.
2.2.1.1.3. Componentes
Equipo de computación. Corresponde a los elementos físicos,
constituyen el hardware y se encuentra distribuido en el
ordenador, los periféricos y el sistema de comunicación.
Proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de cálculo del
sistema, así como la interfaz con el mundo exterior.
El programa (software). Está constituido por los conjuntos de
instrucciones escritas en lenguajes especiales y organizados en
programas, que hacen que el sistema físico pueda trabajar
realizando diferentes tareas sobre los datos.
Recurso humano. Está constituido por las personas que
interactúa con el sistema apoyados por las personas que realizan
el sistema, explotándolo y alimentándolo de información
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cronológicamente ordenada para utilizar los resultados que
genere.
2.2.1.2 PLAN GENERAL DE CUENTAS
2.2.1.2.1. Definición
Zapata, Pedro (1994) “El Plan General de Cuentas constituye un listado
lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las subcuentas
aplicables a una entidad específica con su denominación y código
correspondiente”.
Aguayo Caballero Paulino, (1996) “Es la lista de cuentas ordenada
metódicamente, ideada de manera específica para una empresa o ente,
que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de
sus fines.”
Zapata Sánchez Pedro, “El Plan General de Cuentas constituye un
listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las
subcuentas aplicadas a una entidad específica con su denominación y
código correspondiente.” (P.23)
Bravo Valdivieso Mercedes, (2008) “Es una lista de cuentas,
acompañada de una descripción del uso y operación general de cada
cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o manual
de cuentas. El Plan de Cuentas facilita la aplicación de los registros
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contables y depende de las características de la empresa: comercial, de
servicios, industrial, etc.”
Está constituido por el conjunto de cuentas que la empresa espera
utilizar para el registro de sus operaciones, debe estar elaborado de
acuerdo a una metodología determinada y clasificado de acuerdo a un
orden establecido. Consiste en un listado de todas las cuentas contables
clasificadas en grupos, subgrupos, cuentas de mayor general,
subcuentas de mayor general y auxiliar en forma ordenada y lógica, con
sus respectivos códigos y denominación.
Denominado también catálogo de cuentas, es la enumeración de cuentas
ordenadas sistemáticamente aplicables a un negocio concreto, que
proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas, el
catálogo de cuentas posee las siguientes características:
Jerarquizado La organización de los códigos contables establece
divisiones y subdivisiones de los principales grupos y subgrupos que
conforman los estados financieros, de esta manera la información se
presenta hasta el nivel requerido.
Precisión del código Es decir que los códigos han sido creados y
asignados de manera particular para cada tipo de operación con una
secuencia práctica y lógica.
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Claridad en las descripciones La denominación asignada a las cuentas
contables se realiza de manera que sea de fácil asociación la descripción
de la cuenta, la naturaleza y las partidas que involucra.
Flexible El diseño establecido en el catálogo de cuentas permite añadir
nuevas clasificaciones o detalle a medida que las exigencias que la
operación lo requiera.
2.2.1.2.2 Importancia
El plan de cuentas como herramienta de consulta permite contabilizar en
forma correcta y adecuada las transacciones y operaciones financieras
que permite presentar los estados financieros en forma ordenada y lógica
para la toma correcta de decisiones.
- Permite registrar las cuentas contables de la empresa en forma de
listado en un sistema automatizado, llevar un orden y control eficiente.
- Permite llevar un control al día de los movimientos contables de la
empresa.
- Facilita el reconocimiento de cada una de las cuentas ya que se
encuentra codificada según sea el tipo.
- Facilita su utilización a través de un manual de cuentas que presenta
las instrucciones para cada una de ellas.
- Brinda una estructura básica para la organización del sistema contable.
27
- Permite obtener información contable de la empresa de una manera
sencilla.
- Por su condición de integridad presenta todas las cuentas que la
empresa necesita para su funcionamiento.
2.2.1.2.3 Estructura
Zapata S. Pedro (1994) “El plan debe obedecer a las necesidades de
información presentes y futuras de un ente, y se elaborará a la luz de
estudio previo que permita conocer las metas, particularidades, políticas
de comercialización, perspectivas de crecimiento, de tal forma que un
plan de cuentas debe ser específico y particularizado. En todo caso su
estructura debe partir de agrupaciones convencionales los que al ser
jerarquizados presentan los siguientes niveles”.
Nivel superior
Estado de Situación Financiera
1. Activo
- Activo Corriente
- Activo no Corriente
- Activos Diferidos
2. Pasivo
- Pasivo Corriente
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- Pasivo no Corriente
- Pasivos Diferidos
3. Patrimonio
- Capital Social
- Reserva Legal
- Utilidades
Estado de Resultados Integral
4. Ingresos o Rentas
- Ingresos Operacionales
- Ingresos no Operacionales
5. Gastos / Costos
- Costos Operacionales
- Gastos Operacionales
- Gastos No operacionales
Adicional el sexto grupo estaría dado por las cuentas de orden. En las
que se registran garantías, mercaderías que nos han entregado en
consignación y encargos etc.
- Cuentas de Orden Deudoras
- Cuentas de Orden Acreedoras
29
2.2.1.2.4 Codificación
José Vicente Vasconez; Introducción a la Contabilidad, (1994) Ecuador.
“La codificación de cuentas consiste en asignar un número, una letra o
un sistema combinado a cada una para facilitar la mayorización,
estructurar el plan de cuentas o para el procesamiento de datos en un
computador.”
Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Editorial Nuevodia,
Quito – Ecuador, (2008) “La codificación de las cuentas es la utilización
de números, letras y otros símbolos que se representan o equivalen al
grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.”
La codificación tiene como finalidad establecer una clasificación flexible
ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y de las subcuentas
que se utilizan para el registro contable de las operaciones generadas en
la empresa.
Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada
cuenta por símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos
combinados.
El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el
símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su
ordenamiento, su identificación y localización dentro del plan de cuentas.
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Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a
saber:
Sencillez, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.
Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando
Ambigüedades por semejanza con otros símbolos.
Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a
medida que las circunstancias lo exijan.
Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas,
facilitando la integración de los rubros.
2.2.1.2.5 Clases de Codificado
Por necesidades de control, facilidad y rapidez, se prefiere sustituir el
nombre de las cuentas por números o letras, o ambas en un mismo
tiempo. Existen varios sistemas:
a) Numérico
b) Alfabético
d) Mixta (letra y números)
a) Codificación numérica: se designa cada cuenta con un número,
para esto primero se agrupan las cuentas por clases y se destina a cada
clase una determinada numeración.
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- El primer nivel identifica al grupo
1. Activos
2. Pasivos
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Costos
6. Gastos
7. Cuentas de Orden
- El segundo nivel identifican al Subgrupos
1. Activo
1.1. Activo Corriente
1.2. Activo no Corriente
1.3. Activos Diferidos
2. Pasivo
2.1. Pasivo Corriente
2.2. Pasivo no Corriente
2.3. Pasivos Diferidos
32
3. Patrimonio
3.1. Capital Social
3.2. Reservas
3.3. Utilidades
4. Ingresos o Rentas
4.1. Ingresos Operacionales
4.2. Ingresos no Operacionales
5. Costos
5.1. Costos Operacionales
6. Gastos
6.1. Gastos Operacionales
6.2. Gastos no Operacionales
7. Cuentas de Orden
7.1. Cuentas de Orden Deudoras
7.2. Cuentas de Orden Acreedoras
- El tercer y cuarto nivel identifican a la subcuenta y a la cuenta de
movimiento o auxiliar.
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1. ACTIVOS
1.1. Activo Corriente
1.1.01. Efectivo y Equivalentes de Efectivo
1.1.01.01 Caja Chica
1.1.01.02 Bancos
1.1.02. Cuentas por Cobrar
1.1.02.01 Cuentas por Cobrar Comerciales
1.1.02.99 Provisión Cuentas Incobrables
1.1.03. Otras Cuentas por Cobrar
1.1.03.01 Cuentas por Cobrar Empleados
1.1.04. Prepagados
1.1.04.01 Pagos Anticipados
1.2. Activos no Corrientes
1.2.01. Propiedad, Planta y Equipo
1.2.01.01 Muebles y Equipos de Oficina
1.2.01.99 Depreciación Acumulada
1.3. Activos Diferidos
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1.3.01. Activos por Impuestos Diferidos
1.3.01.01 Impuesto a la Renta Diferido
2. PASIVOS
2.1. Pasivo Corrientes
2.1.01. Cuentas por Pagar
2.1.01.01 Proveedores
2.1.02. Otras Cuentas por Pagar
2.1.02.01 Provisiones por Pagar
2.2. Pasivos no Corrientes
2.2.01. Cuentas por Pagar Largo Plazo
2.2.01.01 Deuda a Largo Plazo
2.3. Pasivos Diferidos
2.3.01. Créditos Diferidos
2.3.01.01 Impuesto a la Renta Diferido
3. PATRIMONIO
3.1. Capital
3.1.01. Capital Pagado
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3.1.01.01 Capital Social
3.2. Reservas
3.2.01. Reservas
3.2.01.01 Reserva Legal
3.3. Resultados
3.3.01. Utilidad/Pérdida del Ejercicio
3.3.01.01 Utilidad del Ejercicio
4. INGRESOS
4.1. Ingresos Operacionales
4.1.01. Ventas
4.1.01. Ventas de Mercaderías
4.2. Ingresos no Operacionales
4.2.01. Intereses
5. COSTOS
5.1. Costos Operacionales
5.1.01. Costos de Venta
5.1.01.01 Costos de Venta
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6. GASTOS
6.1. Gastos Operacionales
6.1.01. Gastos Administrativos
6.1.01.01 Gastos de Personal
6.1.01.02 Gastos Suministros y Materiales
6.1.01.03 Gastos Depreciación de Activos Fijos
6.1.02. Gastos de Ventas
6.2. Gastos no Operacionales
6.2.01. Gastos Financieros
7. CUENTAS DE ORDEN
7.1. Cuentas de Orden Deudoras
7.1.01. Garantías
7.1.01.01 Garantías Recibidas
7.2. Cuentas de Orden Acreedoras
7.1.01. Compromisos Garantías
7.1.01.01 Compromisos Garantías Recibidas
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b) Codificación alfabética: se basa en el uso de letras y sus
combinaciones, se usan mayúsculas y minúsculas, su uso es bastante
restringida ya que las combinaciones serian innumerables para codificar
las clases, grupos, subgrupos, cuentas de mayor, cuentas individuales,
etc.
c) Codificación mixta: está basada en una combinación de letras y
números.
Albuja Carlos, Introducción a la Codificación (P.12-15) “Todo código para
que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o
propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la
improvisación lo que le hace más aceptable.
- Sencillez
- Claridad
- Dinámico
- Flexibilidad
- Identificación o traducción
- Viabilidad
- Lógico y
- Auto verificable”
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2.2.1.3 CICLO CONTABLE
Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información
contable desde el origen de la transacción hasta la presentación de
estados financieros.
Maldonado Palacios, Manual de Contabilidad (P. 28.) “El proceso
contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registran
la Contabilidad en un período determinado, regularmente el del año
calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la
preparación y elaboración de los estados financieros.”
2.2.1.3.1 INICIO DEL PROCESO CONTABLE
1. Documentación Fuente: Constituye el inicio del proceso contable en la
empresa, que implica el reconocimiento, análisis de los documentos que
sustentan las transacciones, en base a este se realiza el registro de las
operaciones financieras determinando las cuentas a ser afectadas tanto
en el débito como el crédito con sus respectivos valores. A medida que
se realiza este reconocimiento y análisis de la documentación se
clasifican en:
Por la Importancia
- Documentos principales: Son aquellos que generan la transacción,
considerados como fundamentales para el sustento de la misma como
por ejemplo: la factura
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- Documentos secundarios: Son aquellos documentos que completan o
detallan el origen y registros de la transacción, de estos se encuentran
las proformas, actas de entrega recepción.
Por el Origen
- Documentos internos: Son aquellos que se originan dentro de las
organizaciones con los cuales se respaldan el registro de las
transacciones por ejemplo: comprobantes de ingreso, comprobantes de
egreso.
- Documentos externos: Son aquellos documentos que provienen fuera
de la organización y son emitidos por las empresas o entidades con las
cuales se ha realizado la operación comercial.
2. Registro de operaciones en el libro diario: Se registran el doble efecto
que las operaciones ocasionan sobre la estructura contable mediante
cargos y abonos en partidas, asientos o anotaciones en el libro diario,
asientos contables que son ordenados y numerados cronológicamente.
3. Clasificación de partidas en el libro mayor: Los cargos y abonos de las
partidas de diario se clasifican en sus cuentas correspondientes en un
libro mayor, cada cuenta tiene un código asignado que la identifica.
- Libro mayor general: En el cual se mayorizan las cuentas generales
- Libro mayor auxiliar: En el cual se mayorizan las cuentas auxiliares o
subcuentas.
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4. Balance de Comprobación.- Se listan las cuentas de mayor genera
con su saldo correspondiente para verificar si el proceso de anotación y
clasificación ha sido correctamente realizado, aquí en contador debe
emplear su conocimiento de análisis y comprobar la actualidad de los
saldos.
- Ajustes y reclasificación: Al momento de realizar el balance de
comprobación encontramos saldos incorrectos, es por eso que los
ajustes contables, se realizan al final de cada período contable y su
objetivo es demostrar su saldo real. Los ajustes corrigen y regulan el
proceso de datos del período contable pues así se pueden reparar y
emitir informes bien depurados partiendo de los saldos de las cuentas.
5. Elaboración de Estados Financieros: Partiendo del Balance de
Comprobación Ajustado se elaboran:
- Estados de Situación Financiera
- Estado de Resultados
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Estado de Flujo de Efectivo
- Notas a los Estados Financieros
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2.2.1.4 ESTADOS FINANCIEROS
Hirache Flores, Luz, Actualidad empresarial (2010), “Los estados
financieros de las personas jurídicas organizadas de acuerdo a la Ley
General de Sociedades (Ley Nº 26887) deberán ser elaborados y
presentados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, según lo dispone el artículo 223º de la mencionada Ley,
entendiéndose como tal a las Normas Internacionales de Contabilidad
oficializadas mediante el Consejo Normativo de Contabilidad. Asimismo,
los estados financieros deben ser elaborados utilizando reglas, principios
y procedimientos uniformes, de tal manera que permita analizar
adecuadamente la situación financiera y los resultados obtenidos por la
empresa, permitiendo la comparación de dicha información y sobre todo
facilitando una adecuada toma de decisiones por parte de los
inversionistas. Pues bien, para un adecuada elaboración de los estados
financieros, debemos tener en cuenta las normas dadas por Conasev”.
Consejo Nacional de Armonización Contable. (n.d.) Manual de
Contabilidad Gubernamental. (2012) “Es un conjunto de instrumentos
que muestran los hechos con incidencia económica-fiscal que ha
realizado una persona física o moral durante un periodo determinado y
son necesarios para mostrar los resultados de gestión económica,
presupuestaria y fiscal, así como patrimonial de los mismos, todo ello con
la estructura, oportunidad y periodicidad”
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Leiva Suarez Arnaldo, leonasociados.pe(2011), “Los estados financieros,
también denominados estados contables, informes financieros
o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para
reportar la situación económica y financiera y los cambios que
experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
Esta información resulta útil para la Administración, gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas,
acreedores o propietarios.
La mayoría de estos informes constituyen el producto final de
la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de
contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de
información financiera. La contabilidad es llevada adelante por
contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben
registrarse en organismos de control públicos o privados
para poder ejercer la profesión.
Los estados financieros son las herramientas más importantes con que
cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se
encuentran”.
Por lo tanto los estados financieros son una representación financiera de
las operaciones realizada por la entidad. El objeto de los estados
financieros de propósito general es proveer información sobre la posición
financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una entidad
que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus
decisiones. Los estados financieros también presentan los resultados de