UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD A DISTANCIA TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ DIRECTOR DE TESIS C.P.A. CARLOS GARCÍA QUITO – ECUADOR DICIEMBRE 2006
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Tesis Auditoria Administrativa Area Recursos Humanos
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD
A DISTANCIA
TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHÁVEZ
DIRECTOR DE TESIS
C.P.A. CARLOS GARCÍA
QUITO – ECUADOR
DICIEMBRE 2006
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CERTIFICACIÓN
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna Marlene del
Carmen Puruncajas Chávez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por
tanto, autorizo su presentación.
Quito, Enero 8 del 2006
CPA. CARLOS GARCÍA
DIRECTOR DE TESIS
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AUTORÍA
Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chávez, soy la responsable de la elaboración e
investigación de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos técnicos,
debidamente autorizados por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de
Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.
En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y
académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad
de la autora
Marlene del Carmen Puruncajas Chávez
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DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y
cariño a mi esposo quien jugó un papel importante para que este sueño se haga realidad,
a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias
y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.
A mis padres quienes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u
otra manera han contribuido a mi formación profesional.
Marlene del Carmen Puruncajas Chávez
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AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias
Económicas y de Negocios de la Universidad Tecnológica Equinoccial, de la Escuela de
Contabilidad y Auditoría, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos
impartidos en mi formación profesional.
De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos García, Director de
Tesis, por su orientación y dedicación para culminar con el presente trabajo
investigativo.
Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de
LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesarias para
realizar la presente tesis.
MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ
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1
INTRODUCCIÓN
La presente tesis de Grado que presento a consideración de los lectores, es un trabajo
Relacionado con una AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que
pretende sugerir alternativa de solución a las desviaciones o fallas detectadas durante la
investigación, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.
Seguidamente revise información concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi
estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste
con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor
operativo.
He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la práctica del
mismo y además pongo a consideración aspectos muy importantes de carácter teórico,
como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los
elementos más importantes de la Auditoría y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual
pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la
aplicación profesional de una Auditoría Administrativa; de la his toria de la entidad, de
su legislación, organización y administración de la misma.
El presente trabajo de investigación, realizando en “LABORATORIOS BIOGENET
S.A.”, período Mayo-Noviembre del 2006, se desarrolló en base a los lineamientos,
normas y procedimientos que rigen las técnicas modernas de la Auditoría.
Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a
analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisión de
objetivos, políticas y normas: Revisión y evaluación del sistema de control interno;
Examen detallado de: áreas críticas y comunicación de resultados.
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Todo este procedimiento me permitió desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude
detectar ciertas deficiencias.
Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que
espero constituyan un soporte para mejorar la gestión Administrativa de la Empresa.
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1. TITULO DEL PROYECTO
Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
- La Mayoría de Empresas no cuentan con una Auditoría Administrativa para su buen
desempeño y funcionamiento en el campo laboral, la Auditoría se aplica en otros
estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.
- La falta de un Organigrama Estructural, que represente gráficamente y en forma real
la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad
propia de la división de trabajo y la autoridad propia de la misma.
- No existe una Unidad de Auditoría Interna que permita conocer el rendimiento real
en el cumplimiento de las labores encomendadas al área de Recursos Humanos.
- No existen programas de capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de
la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para
garantizar un mejor desarrollo de las actividades.
- No existen métodos eficaces para controlar la asistencia del personal.
3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA
El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de
empleo, sin embargo aún no está consolidado, es necesario la dotación de mayores
recursos orientados a la obtención de una verdadera infraestructura laboral, esto en
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lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda
laborar con una buena remuneración y un buen ambiente de trabajo. Quito y el país
no ha planificado nada por el momento de allí la propuesta de este proyecto para
diseñar y que este trabajo tenga una amplia justificación.
La falta de centros de capacitación para el Recurso Humano y Laboral en la
Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona
investigue este proyecto, cuyo principal objetivo será de proporcionar más
alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los métodos y tratamientos
al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.
- Siendo Quito una ciudad con alta población y en la cual está ubicada la Empresa.
LABORATORIOS BIOGENET S.A.” que se dedica a elaborar y comercializar
medicamentos como: OSTEOFORTE – C-D-TOS – MOLAREX , etc.
- En las empresas la capacitación permanente al Recurso Humano da como resultado
excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los
logros alcanzados y éxito deseado por los Empresarios y de manera especial la
eficiencia de los empleados (control – disciplina – organización) elaborando un buen
producto para el mercado y para el consumo de la población.
4. DELIMITACIÓN DEL TEMA PROPUESTO.
El presente trabajo se centrará en la elaboración de una Auditoria Administrativa del
área de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de
la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar
alternativas de mejora y adelanto para esta área.
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El tiempo que tomará este proceso será a medida que vayamos evaluando los
resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la
elaboración de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.
5. OBJETIVOS
5.1. GENERALES:
• Desarrollar una Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la
Empresa de LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a
evaluar el nivel de control existente en esta área y proponer alternativas de mejora.
5.2. ESPECÍFICOS:
5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del
Área de Recursos Humanos
5.2.2 Evaluar la situación actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.
del Área de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.
5.2.3 Identificar las Áreas débiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del
Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
5.2.4 Documentar adecuadamente los resultados de la investigación
5.2.5 Brindar mayores y mejores alternativas de desempeño Laboral en la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET
S.A.
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6. MÉTODOS
La parte teórica del presente trabajo se realizó en base a los métodos tanto Inductivo
como Deductivo, los mismos que permitieron la recolección de información para llegar
a determinar las ciertas deficiencias existentes en el área administrativa de Recursos
Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, técnicas y
procedimientos de Auditoría.
El desarrollo de la parte práctica, requirió de la colaboración y apoyo decidido del
personal que conforma “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y a la vez exigió lógica
e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realización del trabajo
de campo, me basé en las técnicas y procedimientos que a continuación detallo:
• Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa
• Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta
• Entrevistas
• Preparación de Programas de Auditoría
• Aplicación de Cuestionarios de Control Interno
• Selección y discusión de problemas detectados
• Elaboración y presentación del Informe de Auditoría
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2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
2.1.1. RESEÑA HISTÓRICA.
Un 26 de Junio de 1994 nació “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fruto de la
visión de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la República, cuna de gente noble
trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ.
Anterior a esta época el Dr. JAIME GUTIERREZ trabajó como empleado de los
LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y además viajando a
EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especialización médica y en su retorno
después de algunos meses de estadía trae medicamentos a nuestro país en diversas
maletas; los mismos que tuvieron gran aceptación primero en la ciudad de Quito; esta
importación personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.
Legalmente “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se inscribe en la Superintendencia
de Compañías el 28 de Junio de 1994.
En este año que todavía circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial
de S/.5’000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ
GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.
El Capital Social de la Compañía fué de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/.
5’000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres
cada una.
El Fundador no pensaba sólo en él, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de
su Provincia y de su Patria.
Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y
Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio físico en bodegas y oficinas,
en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteños
continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, crecía LABORATORIOS
BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar más personal.
La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se
sentían satisfechos.
Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil – Cuenca – Ambato y finalmente a todo el
país; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:
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• META CROMO PLUS
• SLENDER POWER PLUS
• VITA VANTAGE
• SINAPTIL
• OSTEO FORTE D
• C – D – TOS FORTE
• CASPAZOL
• OSTEOBLASTOL FORTE
• KUFER Q FORTE
• ZINCTOS
• ESCAMOL
• CONDROSOL
• MOLAR – EX
• NUTRA LOGICS
• NUTRA LOGICS Pediátrico
• COENZIMA Q 10.
Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, así que
deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansión en la Calle
Vicente Cárdenas y Japón en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inició la
construcción del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.
En los años de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado
aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dólares Americanos y sigue contando con
los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,
quienes a la vuelta de estos años han demostrado con palabras de acción, de lo que son
capaces los quiteños cuando los mueve el resorte de la superación y la grandeza
humana.
2.1.2 BASE LEGAL
DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN DE “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”
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1. CELEBRACIÓN, APROBACIÓN E INSCRIPCIÓN.- La escritura pública de
constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se otorgó en la ciudad de
Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Décimo Noveno del cantón Quito; ha
sido aprobada por la señora Intendenta de Compañías de Quito (E), doctora Beatriz
García Banderas, mediante Resolución No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e
inscrita en el Registro Mercantil del cantón Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3
de agosto de 1994.
2. DENOMINACIÓN Y PLAZO.- La denominación de la compañía es
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” y tiene un plazo de duración de 30 años.
3. DOMICILIO.- El domicilio de la compañía es Quito, cantón Quito, provincia de
Pichincha.
4. OBJETO SOCIAL.- La compañía tiene por objeto: a) La Importación, Distribución
y Venta de productos farmacéuticos.
5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compañía es de S/. 5’000.000 = dividido
en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.
6. INTEGRACIÓN DE CAPITAL.- El capital social está suscrito íntegramente y
pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1’250.000,00 y el saldo de S/.
3’750.000,00 será pagado en el plazo de dos años.
7. ADMINISTRACIÓN Y PRESENTACIÓN LEGAL.- La compañía es gobernada
por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de
Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representación legal,
judicial y extrajudicial el Gerente General.
RESOLUCIÓN No. 94.1.1.1.16.10.
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CONSIDERANDO
QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Décimo Noveno del cantón
Quito la escritura pública de constitución de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”;
QUE el Dr. Luís Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobación de la indicada escritura
pública a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;
QUE el Departamento Jurídico de Compañías y de valores de la Intendencia Jurídica,
mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido
Informe favorable para la estipulación del trámite, una vez que consideradamente se ha
dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;
En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolución No. ADM-92513 de 18
de diciembre de 1992;
SE RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR la constitución de “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”, con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5’000.000,oo,
dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una,
de conformidad con los términos constantes en la referida escritura pública.
ARTÍCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Décimo Noveno del cantón
Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pública que se aprueba, del
contenido de la presente Resolución y siente razón de esta anotación.
ARTÍCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantón Quito;
a) inscriba la indicada escritura pública junto con la presente Resolución y b) cumpla
con las demás prescripciones contenidas en la Ley de Registro.
ARTÍCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se
publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulación en Quito. Un ejemplar
de la publicación deberá entregarse a este Despacho.
CUMPLIDO, vuelva el expediente,
COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compañías en Quito.
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2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los siguientes:
a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos,
especialidades farmacéuticas, productos biológicos, y medicamentos de uso
humano.
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el
país, ofreciéndoles a precios de distribución.
c) Importación de dichos productos.
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección
del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.
e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos
y especialidades farmacéuticas, de uso humano y cosméticos.
2.1.4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LABORATORIOS
BIOGENET S.A.
En el siguiente organigrama o carta de organización formal, se representa gráficamente,
la estructura de la Empresa, en él figuran las diversos Secciones y Departamentos de la
misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de
Asesoría, para señalar la autoridad se utiliza una línea continua y para las relaciones de
asesoría se usa una línea punteada.
Por lo tanto, la Empresa consta de:
a) Junta General de Accionistas.
b) Presidente
c) Gerente General.
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La Junta General nombrará Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente
nombrará al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.
Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carácter de permanente y la
Asesoría Jurídica tiene carácter de removible.
El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa
terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres
Departamentos:
a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,
dependiendo de él, 26 vendedores y una proyección para el vendedor veintisiete.
b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora
General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:
2.2.1.1.Concepto.- A la Auditoría de un modo general se la considera como “Un
proceso sistemático” que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente
evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carácter
económico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones
y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas
que lo necesiten.
Para poder entender más claramente lo que significa realizar una Auditoría
enunciaremos el siguiente concepto:
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras
o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su
ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen
de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”. 1
2.2.1.2. Clases de Auditoría.- Considerando que la Auditoría puede extenderse a todas
las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:
POR QUIÉN LA EJERCE:
Auditoría Interna: “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las
Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales
con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia, por personal de una
unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando
conclusiones y recomendaciones para mejorar”. 2
Este tipo de Auditoría se lo realiza en cualquier Institución sin tomar en cuenta su
naturaleza, pero su característica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. 2 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.
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con la intervención de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que
sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditoría Interna).
Auditoría Externa: La Auditoría Externa es el examen objetivo, sistemático y
profesional, realizado por Auditores Externos a una institución sobre operaciones
financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de
Control. La Contraloría General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectoría
General del Ejército, La Superintendencia de Compañías, La Superintendencia de
Bancos, entre otros.
POR SU NATURALEZA:
Auditoría Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,
sistemática y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,
incluyendo la evaluación del sistema de Control Interno Contable en base de los
registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicación de las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas.
Auditoría Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluación que realiza el
auditor en un organismo público o privado, con el propósito de establecer el grado de
eficiencia, efectividad y economía logradas por la administración. Está dirigida a la
planificación, organización, dirección, control interno y empleo apropiado de los
recursos, a través de la determinación de las áreas críticas o aspectos concretos en los
cuales se puede introducir mejoras mediante la formulación de sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.
Exámenes Especiales: “Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos
limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con
posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y procedimientos de la Auditoría,
Ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de acuerdo con la materia del
examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de políticas, normas, programas y
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formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones”. 3
POR EL CAMPO DE SU APLICACIÓN:
Auditoría Pública o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemático y profesional
que realizan los auditores internos o externos a las instituciones públicas sobre las
operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y
formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.
Auditoría Privada: Es el examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a
las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas
realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el
fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
2.2.2. EL CONTROL.
2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podríamos decir que es el proceso
sistemático que comprende el conjunto de disposiciones, normas, métodos y
procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.
Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,
materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y
económica para el logro de sus fines y metas.
2.2.2.2.Clasificación:
SEGÚN QUIEN LO EJERCE:
Control Interno: “Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos,
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3 LOAFYC. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Art. 265.
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exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa; promover la
eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la política prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados”. 4
Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a través de los
años, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles
de carácter financiero como administrativo.
Control Interno Financiero: “Comprende el plan de organización, los procedimientos
y registros de la custodia de recursos y, la verificación de exactitud y confiabilidad de
los registros e informes financieros”. 5
Los controles internos financieros incluyen además controles de los sistemas de
autorización, aprobación y segregación de deberes en las de: registro e información
contable, custodia de recursos y controles físicos sobre dichos recursos.
Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario
encargado de la Dirección Financiera ante la máxima autoridad, quien deberá asegurar
que este sea adecuado o no.
Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organización, los
procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión, transacciones y
actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,
observancia de la política prescrita y logro de las metas y objetivos programados.
El cuidado de los recursos, y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es
responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta
responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La
ausencia de este control refleja una administración débil e inadecuada.
Control Externo: Es el conjunto de procedimientos, técnicas o métodos aplicados en
una entidad u organismo por la Contraloría General del Estado, con el fin de verificar y
evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, políticas y reglamentos
respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economía en que han sido
utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10. 5 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10.
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y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean
necesarias.
SEGÚN EL MOMENTO DE SU APLICACIÓN:
Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las
operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,
veracidad y conformidad de lo presupuestado.
El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del área de su
actividad y competencia normal, dirigido a uno o más aspectos realizados durante el
trámite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o
unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la función en su totalidad
a un solo servidor.
Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones
financieras y/o administrativas.
Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o
administrativas que se efectúan después de que éstas se hayan producido, con el objeto
de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentación y los resultados
obtenidos de las mismas.
Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de los
exámenes profesionales que practican las Auditorías externas e independientes.
2.2.3. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad se genera cuando por acción u omisión, intencional o culposa, no se
cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,
naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las
autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposición de las
sanciones según el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del
ente.
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2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:
a) Responsabilidad Administrativa: Se establecerá la responsabilidad administrativa
en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,
estatutarias, etc., como también por incumplimiento de atribuciones y deberes que
los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razón de sus funciones
específicas.
En el Art. 376 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, se
señalan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos
las siguientes:
- Ejercer presión o abuso en el ejercicio de su cargo.
- Facilitar o permitir por acción u omisión que se defraude a la entidad u
organismo donde presta sus servicios.
- Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,
pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.
- No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles
las respectivas sanciones.
- Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con
prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona
o por suministrar información reservada.
- Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o
librar cheques por valores que excedan del monto de la autorización de giros.
- Corresponde la imposición de sanciones a la máxima autoridad de la entidad y
en no haberla realizado el Control General del Estado solicitará de oficio la
imposición de las sanciones pertinentes.
La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo
determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que serán
impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviación cometida; amonestación verbal,
escrita, amonestación pecuniaria que no podrá ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,
suspensión temporal del cargo sin sueldo y destitución.
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b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad
civil se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, previo
estudio del movimiento financiero o del proceso de contratación y ejecución de
estudios o proyectos de obras públicas, cuando por la acción u omisión de los
servidores respectivos se haya producido perjuicio económico a la entidad u
organismo; dicho perjuicio se establecerá mediante glosas que serán notificadas al
funcionario o empleado implicado concediéndole del plazo perentorio de sesenta
días para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese
plazo el Contralor pronunciará su resolución.
De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:
- Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,
mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institución,
produciéndose algún perjuicio económico.
- Por diferencias en menos establecidas por la Auditoría como producto de la
práctica de arqueos, exámenes especiales o Auditorías del efectivo u otros
valores.
c) Presunción de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de
responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron
evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257
del Código Penal.
Según el Art. 342 de la LOAFYC para la presunción de responsabilidad penal se
procederá de la siguiente manera:
1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe
de Equipo de Auditoría o Supervisor, ordenará la inmediata detención
provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas
siguientes lo pondrá a disposición del Juez de lo Penal correspondiente.
2. La Contraloría enviará un ejemplar o copia certificada del acta o informe
respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.
22
3. El Juez dictará inmediatamente el auto inicial y en él ordenará la detención del
indiciado y dispondrá la práctica de todas las medidas cautelares por afianzar los
intereses y obligaciones que se deriven del juicio.
4. En la sentencia, si ésta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolverá lo
relativo a la indemnización de daños y perjuicios y establecerá las bases para la
liquidación correspondiente.
Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector público,
bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.
2.3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
2.3.1. DEFINICIÓN
Para muchos autores la Auditoría administrativa nace de la necesidad de
descentralización y delegación de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a
partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditoría administrativa realmente nace
cuando los auditores internos se pusieron en disposición de correr riesgos al examinar
áreas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, políticas y
procedimientos se habían seguido apropiadamente; y al comprobar que si las
transacciones se llevaban de acuerdo a las políticas establecidas. Así pues, a medida que
han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la
Auditoría administrativa.
Para hablar de ella con mayor precisión, hacemos referencia a los siguientes conceptos:
“Auditoría Administrativa es un examen y evaluación de actividades realizadas en un
organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía con que se
desenvuelven las operaciones de planificación organización, dirección, control y
mejoramiento de condición de dichos factores, si es posible”. 6
Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditoría
7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en
las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.
8. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que
sí hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos
podrán ver la posición del afectado y la de auditor y tomar una decisión.
9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.
10. No circular material que no contenga el propio informe.
f) Momento y forma de la Comunicación.
Existen tres momentos para la comunicación de resultados:
1.- Al inicio del Examen, cuando está dirigido a los funcionarios y ex –funcionarios de
la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuará de conformidad
con la agenda de entrevistas.
2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de
obtener la mayor información posible respecto a asuntos sujetos a examen.
3.- Al Término del Examen, cuando el borrador del informe aprobado será presentado
y comunicado en la conferencia final, que se llevará a cabo una vez concluidas las
labores de campo.
A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirán los principales
funcionarios y ex –funcionarios de las áreas examinadas conjuntamente con el
supervisor y jefe de equipo de Auditoría.
Se dejará constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,
suscribiéndose en él todos los participantes.
Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisión final del
borrador del informe, el cual será sumillado por el supervisor respectivo, se
reproducirán las copias necesarias, las que en su carta de presentación y en la última del
informe, lo distribuirá el auditor general con su firma. Se preparará la guía de
distribución de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de
antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditoría.
55
2.5 RECURSOS HUMANOS
2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO
Es el proceso de diseño de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para
mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organización.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
CONCEPTO.
A la Administración de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecución eficiente de los objetivos de la organización. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.
2.5.3 IMPORTANCIA
La importancia de la administración de Recursos Humanos radica en los temas de
estudio que regularmente se revisan como:
Política salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.
Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las
organizaciones.
2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.
Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administración de
Recursos Humanos son:
1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades
y motivación suficiente para conseguir los objetivos de la organización.
56
2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la
aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de los recursos humanos y el
logro de los objetivos individuales.
3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.
2.5.5 TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.
Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes técnicas de
Administración de RR. HH:
1. Técnicas de ARH y su vinculación con los ambientes externo e interno de la
organización.
2. Técnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a
través de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o
específicos.
3. Técnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.
2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
El sistema de Administración de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los
cuales son:
• Planeación
• Contratación
• Reclutamiento y selección
• Inducción
• Capacitación
• Evaluación del desempeño
57
2.5.7 PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
2.5.8 Concepto.
Según CASTILLO JOSÉ (1993) define como el proceso mediante el cual se determina
la cantidad y calidad de las personas que la organización tendrá que vincular, reclutar,
seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.
La planeación de Recursos Humanos consiste en una técnica para determinar en forma
sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización tendrá.
Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesario, el departamento de
personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras
más.
La Planeación de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a
la organización el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4
Importancia.
La función de planeación de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.
F Dónde y cuándo comenzar a reclutar o despedir gente.
F Las necesidades de entrenamiento del personal.
F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promoción.
Ventajas.
Sería ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en
lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es
necesario llenar en el curso del año entrante. Los planes a largo plazo estiman la
situación de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeación de los
recursos humanos tenemos:
58
• Se mejora la utilización de los recursos humanos.
• Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los
objetivos globales de la organización.
• Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.
• Se permite la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores
niveles de productividad mediante la aportación de personal más capacitado.
Técnicas para Pronosticar.
Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en
una organización pueden ir desde técnicas muy elementales hasta muy complejas, ni
siquiera las técnicas más complejas son totalmente precisas, sólo permiten mayor grado
de aproximación. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades
empleando técnicas sencillas, y después, a medida que crecen la organización y la
necesidad de emplear instrumentos más confiables, se puede recurrir a técnicas más
avanzadas que requieren personal especializado.
Las técnicas pueden ser:
Técnicas basadas en la experiencia.
Estás técnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visión amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: • Decisiones informales
• Investigación formal a cargo de expertos.
• Técnica defos.
59
Técnicas basadas en tendencias.
Es probable que la técnica más expedida sea la proyección de las tendencias de la
organización durante el pasado. Dentro de estas técnicas tenemos:
• Extrapolación
• Indexación
• Análisis estadístico
Técnicas basadas en otros factores.
Existen otros métodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los
cuales tenemos:
• Análisis de presupuestos y planeación
• Análisis de nuevas operaciones
• Modelos de computadoras
El proceso de planeación de Recurso Humano
Planes globales de la organización
Estimativo inicial de personal requerido
Inventario proyectado
Requisito neto de personal
Reclutamiento
Retiros Renuncias Despidos
Jubilaciones Licencias
Transferencias Promociones
Fallecimientos
60
2.5.9 Cuadro de contrataciones
Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal
procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna
y la externa.
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos
o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El
suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organización;
empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.
CUADRO DE CONTRATACIONES
Fecha Remuneración prevista
Área o departamento Fecha de contratación
(d/m/a)
2.5.10 ANÁLISIS FODA
¿Por qué un FODA?
Para conocer el estado de la situación de la organización interna y externa (entorno).
Abraham Lincoln dice “Si pudiéramos saber primero dónde estamos (diagnóstico) y
hacia dónde vamos (visión, dirección de desarrollo), podríamos juzgar mejor qué hacer
y cómo hacerlo (plan operativo).
El análisis FODA consiste en analizar la situación de la organización desde el punto de
vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.
61
A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.
A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.
A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES
A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.
Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los
cuales la organización se puede apoyar para llegar a concretar la visión.
Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organización
no funciona bien (no se orienta hacia la visión) y los clientes no se sienten contentos,
satisfechos.
Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organización puede
aprovechar para avanzar hacia la visión.
Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente
en el desarrollo organizacional hacia la visión.
Aplicando un análisis FODA lo que se pretende determinar son:
Las Fortalezas para impulsarlas
Las debilidades para eliminarlas
Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas
Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.
2.5.11 Análisis y descripción de funciones
2.5.11.1 Análisis de puestos
José Castillo Aponte (1993) define al análisis ocupacional como el proceso sistemático
de recolección y estudio de la información característica de un puesto, que permita
identificar su objetivo básico, las actividades que deben realizarse para cumplir su
misión, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las
62
condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los
requisitos que debe reunir la persona que lo desempeñe.
Importancia del análisis de puesto.
• La importancia radica en que antes de iniciar la búsqueda de las personas requeridas
por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del
puesto vacante, lo cual es parte de la función de análisis de ocupacional.
Si alguien inició la búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su
perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en
un almacén sin saber qué es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no
necesita.
• Asignar objetivos a cada función
• Eliminar requisitos y demandas no indispensables
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
• Útil para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo
• Permite la aplicación racional de técnicas de reclutamiento, selección, inducción,
capacitación y desarrollo personal.
• Base para la organización, estructuración y definición de las unidades de trabajo.
Información previa para el análisis de funciones.
Los analistas de puestos obtienen información relativa a los empleados y a quienes los
desempeñan. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.
• La organización
• Sus objetivos
• Sus características
• Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).
• Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.
• Recopilan información existente en la empresa, de otras empresas o de boletines
oficiales.
63
Una vez previstos de un programa general sobre la organización y su desempeño, los
analistas:
• Identifican los puestos que es necesario analizar.
• Preparan un cuestionario de análisis de puestos.
• Obtienen información para el análisis de puestos.
2.5.11.2 Descripción de funciones.
La información sobre los diversos puestos de una compañía pueden emplearse en tres
formas principales: para la descripción de puestos, para la especificaciones de una
vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una
función determinada.
La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la
información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las
relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuencia y
ámbito de ejecución y responsabilidades de supervisión.
Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta la
posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que
explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad
de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.
2.5.11.3 Preparación de un proceso de análisis y descripción de Funciones.
Antes de iniciar un programa de análisis y descripción de funciones, debemos:
• Determinar las necesidades de la organización.
• Asegurar apoyo de la administración y la cooperación del personal.
• Explicar objetivos y propósitos de contar con la descripción de funciones.
• Elegir un responsable o administrador del proceso.
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones.
64
La práctica del análisis ocupacional se facilita si visualizamos esta función como un
proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para
producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.
Esquema Proceso de Análisis de Funciones
1.- Recolección de información
La primera etapa del proceso es la recolección de la información pertinente al cargo,
que permite diferenciarlo de las demás posiciones existentes en la empresa.
Una vez que se tiene toda la información confiable y necesaria para caracterizar el
puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables
para preparar los elementos constitutivos de la descripción del cargo, priorizar las
funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mínimos para
desempeñar la posición.
La fuente natural de información laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones
obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de
trabajo. Sin embargo, es entendible también la tentación que siente el titular del cargo
de exagerar la información que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser
utilizada para determinar los niveles salariales.
Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de información del cargo, que es
su supervisor inmediato.
2.- Análisis de cargos
Una vez que se tiene la información necesaria sobre cada uno de los cargos de la
empresa se procede a analizarla para determinar:
Recolección de
información
Análisis de
cargos
Descripción
del cargo
65
a) Identificación del cargo, b) objetivos básicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)
condiciones físicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mínimos; y g) cliente y
proveedor del cargo.
a) Identificación del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo
son el nombre, el área de la empresa a la cual pertenece y la posición del jefe inmediato.
El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su
naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el
más utilizado en la empresa.
Como ejemplo de identificación de un cargo tenemos:
Nombre del cargo : Conductor local
Área : Mercadeo y ventas
Jefe inmediato : Supervisor de despachos.
b) Objetivo básico del cargo: es el resultado esperado de la realización de las
funciones y constituyen la razón de existir dentro de la empresa. Representa el aporte
que el ocupante del cargo hace a la misión de la institución.
Se debe procurar identificar el objetivo básico del cargo en términos de un servicio,
producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.
El analista debe destacar el objetivo del cargo diferenciándolo de las funciones y
expresándolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulación con
los objetivos superiores del área y de la empresa. De esta manera servirá como
orientador del desempeño.
c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser
fundamentalmente físicas, mentales o de relaciones interpersonales.
La frase que describe la función debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser
suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relación con el
objetivo del cargo.
Cada enunciado debe superar la prueba de justificación, respondiendo afirmativamente
a la pregunta: ¿contribuye esta función al logro del objetivo del cargo?
66
Como resultado del análisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las
importantes de las secundarias. La importancia de las tareas está discriminada por su
contribución a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su
ausencia de realización.
d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento
de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas
deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el
analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que
se deben prevenir.
e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones
físicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminación, temperatura,
humedad, etc. También se debe identificar las principales fuentes de accidentes o
peligros a que está expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.
f) Requisitos mínimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la
fijación de los requisitos mínimos que debe reunir la persona, para realizar
adecuadamente el trabajo.
La demanda de las características personales depende de la naturaleza del trabajo que se
realiza en el cargo.
La experiencia también permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables
para el desempeño de la posición, que de otra forma serían difíciles de detectar, como
puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.
3.- Descripción de l cargo
La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la
información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las
relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y
ámbito de ejecución y responsabilidad de supervisión.
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Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta
la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que
explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad
de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.
En términos generales, la descripción de funciones bien hechas no deben constituir
camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.
2.6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS.
Dentro del análisis de funciones existen métodos para su análisis y tenemos:
1.- El Cuestionario
La información básica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un
cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para
elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.
Cualquiera que sea el diseño del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace
más eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y
con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que
se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser
revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el
trabajador.
2.- Observación directa
Consiste en la inspección presencial que el analista hace del desempeño del cargo. Este
medio para recabar datos del trabajo se hace más eficaz si se realiza después de conocer
el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intención de aclarar lo que sea
necesario.
3.- La Entrevista
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Generalmente esta comunicación personal es utilizada por el analista laboral para
refinar la información obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A través de una
adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes críticos que ocurren durante
el desempeño del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.
2.6.1 Contenido del Formulario de la descripción de Funciones.
A continuación se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)
2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
Planta: Quito Fecha elaboración original: 10-12-97
División: Ventas Revisión No. 4 fecha 04-01-2000
Depto: Ventas directas
Sección: Distribución
Cargo : Vendedor
Reporta directamente : Jefe de ventas
Reporta indirectamente : Gerente de ventas
Implementos de seguridad :
y/o ropa o uniformes de trabajo - un terno
- una camisa
- dos pares de zapatos
A.- OBJETIVO
Ejecutar las políticas de ventas de la compañía implementadas para la comercialización
de sus productos en el sector de la sierra, a través de acciones de dirección y
organización eficientemente coordinadas con la distribución, a fin de lograr en forma
permanente un incremento en las ventas.
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B.- FUNCIONES
• Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehículo de reparto o si
él, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en
los puntos de distribución.
• Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son
producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos
para los que fueron ideados.
• Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales
a fin de alcanzar la máxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese
concepto.
• Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a
fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso
de ser necesarios.
• Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean
depositadas las garantías en su debida oportunidad.
• Elaborar un plan diario para la distribución y ventas de los productos y disponer que
la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.
C.- RELACIONES PRINCIPALES
CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS
DENTRO DE LA COMPAÑÍA
Bodega de abastecimiento
Facturación
Chóferes
FUERA DE LA COMPAÑÍA
Dueños de locales comerciales
Agencias de publicidad
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D.- SUPERVISIÓN
DIRECTA
Chofer de reparto
INDIRECTA
Ninguna
E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
E.1 EDUCACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Título de bachiller en Químico Biólogo o en Comercio y Administración.
Los funcionarios principales de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” son los
siguientes:
PRESIDENTE ADMINISTRATIVO : Sra. Lourdes Hurtado
GERENTE GENERAL : Dr. Jaime Gutiérrez
COMISARIO : Sr. Wilfredo Arauz
AUDITOR INTERNO : Lcda. Norma de Campo
ASESOR JURÍDICO : Dr. Pablo Huaca
SECRETARIA : Sra. Isabel González
DEPARTAMENTO FINANCIERO : Lic. Myrian Díaz
DEPARTAMENTO DE VENTAS : Dr. Milton Angulo.
8. UNIDADES DE APOYO Para la realización del trabajo de Auditoría se prevé contar con el apoyo y
asistencia de Catedráticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Tecnológica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores
Asesores y del Personal de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
89
9. RECURSOS A UTILIZARSE
a) Recursos Humanos:
a.1 El Director de Tesis, quien actúa como Supervisor de
Auditoría
a.2 La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de
Contabilidad y Auditoría
b) Recursos Materiales
• 500 hojas de papel bond tamaño INEN
• 200 hojas de papel periódico
• 100 hojas rayadas para Cédulas Narrativas
• 100 hojas de formularios para Programas de Auditoría
• 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control
Interno
• 2 lápices
• 2 lápices bicolor
• 2 esferográficos
• 2 borradores bicolor
• 1 corrector
• Regla
• Clips
90
c) Recursos Financieros
El total de recursos financieros estarán a cargo de la Auditora -
Investigadora
10. TIEMPO ESTIMADO
Días Calendario : 180 días
Días Laborables : 120 días
11. FECHA DE INICIACIÓN DE LAS LABORES 16 de Mayo del 2006
a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
b) Todo el mes de Junio Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y
Normas de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisión y Evaluación del Control
Interno
d) Todo el mes de Septiembre Examen de Áreas Críticas
e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados
ELABORADO POR REVISADO POR
Marlene Puruncajas Chávez C.P.A. Carlos García EGRESADA DE AUDITORIA DIRECTOR DE TESIS
91
4.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
PERÍODO. (MAYO – NOVIEMBRE 2006)
ÍNDICES Y MARCAS
ÍNDICES
ÍNDICE FASE DESCRIPCIÓN
F1 I Estudio Preliminar
F2 II Revisión de Legislación, Objetivos,
Políticas y Normas
F3 III Revisión y Evaluación del Control Interno
F4 IV Examen Profundo de Áreas Críticas
F5 V Comunicación de Resultados
MARCAS
Comprobación de operaciones administrativas autorizadas
Comprobación de procesos de actividades no autorizadas
Verificación sobre el cumplimiento de una actividad
Confrontación de procedimientos establecidos con disposiciones legales
Seguimiento o rastreo de una actividad
Actividad Novedosa
92
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE I : ESTUDIO PRELIMINAR No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Obtener información básica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organización del trabajo de Auditoría en las fases subsiguientes.
PROCEDIMIENTOS:
1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditoría a desarrollarse
13/21F
M.P. 26-05-06
2. Obtenga los documentos relacionados con la
Legislación de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc. 13/3
1F M.P. 26-05-06
3. Describa las principales funciones del personal que
labora en “LABORATORIOS BIOGENET S.A”. 13/111
13/41 FF
M.P. 26-05-06
4. Mediante la observación directa entérese de cuál
es el método que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal 13/12
1F M.P. 26-05-96
5. Obtenga conocimiento en forma general de las
recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al área a examinarse 13/13
1F M.P. 26-05-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.
F1 1/13
93
NARRATIVA DE RESULTADOS
RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD
Luego de haber tenido un diálogo informativo con
el Presidente y Gerente de “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”, procedí a realizar en compañía del
Gerente un recorrido por las instalaciones de la
entidad, mediante el cual pude conocer e
identificar al personal que labora en la misma, de
quienes obtuve su compromiso de colaboración con
la información necesaria y de todo cuanto esté a su
alcance durante el desarrollo de la Auditoría a
practicarse; puesto que tanto funcionarios como
empleados están conscientes de la importancia que
reviste este tipo de trabajo, ya que permitirá conocer
las deficiencias que puedan darse en el proceso
administrativo y de esta manera poder aplicar las
medidas conectivas necesarias.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
F1 2/13
94
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
LEGISLACIÓN APLICABLE
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” cuenta
para el desarrollo y conducción de sus
actividades básicamente con las siguientes
disposiciones legales:
Ø Ley de Compañías
Ø Código de Comercio
Ø Código de la Salud
Ø Ley de Régimen Tributario Interno
Ø Código de Trabajo
Ø Estatutos y Reglamento Interno
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 3/13
95
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” está conformada por el siguiente personal: Ø Presidente administrativo Ø Gerente Ø Comisario Ø Asesor Jurídico Ø Contadora General Ø Cajera General Ø Secretaria Ø Auxiliar de Contabilidad Ø Jefe de Cartera Ø Facturadora Ø Bodegueros Ø Auxiliares de Bodega Ø Supervisor de Ventas Ø Vendedores Ø Chóferes Ø Conserje Ø Guardias
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 4/13
96
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta
General
Ø Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,
estatutarias y reglamentarias
Ø Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,
documentos, etc.
Ø Supervisar la buena marcha de la Compañía
CARGO: GERENTE
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Representar judicial y extrajudicialmente a la
empresa
Ø Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a
petición de la presidencia
Ø Elaborar la pro forma presupuestaria
Ø Velar por la buena marcha de la empresa
CARGO: COMISARIO
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la
Ley de Compañías
Ø Presentar informes anuales
Ø Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 5/13
97
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: ASESOR JURÍDICO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Asesorar jurídicamente a la planta ejecutiva en
funciones de comercio y administración
Ø Representar en conjunto con el Gerente en todos los
actos locales de la Compañía
Ø Defender a la compañía en litigios laborales,
comerciales, civiles y penales
CARGO: AUDITOR INTERNO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Realizar exámenes especiales y/o auditorias
Ø Proporcionar asesoría técnica o administrativa
Ø Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno
CARGO: CONTADORA GENERAL
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de
contabilidad y del personal a su cargo
Ø Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados
Financieros
Ø Elaborar presupuestos de operación y de inversión
Ø Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,
inventarios, precios de costos y ventas, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 6/13
98
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: CAJERA GENERAL
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recibir diariamente recaudaciones de vendedores
Ø Entregar pago de clientes
Ø Preparar depósitos diarios a bancos
Ø Mantener bajo su custodia, valores, documentos y
prendas
CARGO: SECRETARIA
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como
Secretaria
Ø Llevar el libro de actas
Ø Llevar la correspondencia
Ø Atender el teléfono
Ø Es responsable del control y mantenimiento oportuno del
equipo de oficina
Ø Debe controlar y atender las citas de trabajo de los
administradores
Ø Reemplazar ocasionalmente a la cajera
CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Registro y manejo de cuentas auxiliares
Ø Elaboración de comprobantes de egreso y cheques,
previa orden de Gerencia General.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 7/13
99
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones
bancarias
Ø Elaboración de roles de pago de sueldos y comisiones por
ventas
CARGO: JEFE DE CARTERA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Registrar facturas de venta
Ø Registrar notas de débito y de crédito
Ø Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de
clientes
Ø Entregar a vendedores facturas a cobrar
Ø Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la
cobranza, morosidad de clientes por períodos semanales
CARGO: FACTURADORA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Ingresar al archivo de productos las compras
Ø Facturar las ventas a los clientes
Ø Registrar órdenes de egreso
CARGO: BODEGUERO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recepción y entrega de mercaderías
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 8/13
100
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Recepción y entrega de productos devueltos por clientes y
proveedores
Ø Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas
Ø Mantener bajo su custodia los productos a su cargo
Ø Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones
que corresponden.
CARGO: AUXILIAR DE BODEGA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recepción, embalaje y despacho de mercaderías
Ø Ordenar las mercaderías
Ø Responsabilizarse solidariamente con los chóferes cuando
tengan que desplazarse con mercaderías
Ø Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)
Ø Marcar los precios de los productos
CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor
Ø Controlar manejo de cartera de cada vendedor
Ø Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de
bajo stock
Ø Efectuar promociones en ventas
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 9/13
101
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: VENDEDORES
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta
asignada
Ø Realizar cobro de facturas firmadas
Ø Liquidar y entregar en caja los valores recaudados
Ø Recibir de cartera las facturas firmadas
Ø Informar diariamente al supervisor de ventas
CARGO: CHOFER 1-2
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Conducir y realizar el mantenimiento de los vehículos
Ø Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes
mercaderías
Ø Participar en el estibaje y ordenamiento de productos
en los camiones de reparto
Ø Notificar a administración novedades mecánicas de
los vehículos
CARGO: CONSERJE
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Vigilar y cuidar el edificio de la Compañía lo que
existe en él, especialmente sus bodegas
Ø Mantener la limpieza del edificio
Ø Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 10/13
102
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Llevar documentos y correspondencias a otras
dependencias y efectuar depósitos
Ø Hacer firmar convocatorias para sesiones
CARGO: GUARDIÁN
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Realizar la guardia prevista
Ø Vigilar y cuidar el edificio de la compañía y lo que
existe en él, especialmente sus bodegas
Ø Vigilar y cuidar los vehículos cuando ésos estén en
el garaje de la compañía
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 11/13
103
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL
En la visita realizada a la entidad se observó que el sistema
utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro
de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es
decir mañana y tarde; el horario normal de trabajo es de
08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de
ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando sólo las
entradas.
Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona
encargada de proteger y verificar las operaciones que en él se
dan. Este registro reposa en la Secretaría de la empresa.
Ver prueba de este control en Conclusión: El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulación y por lo tanto se debe modernizar.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 12/13
F4 18/24
104
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS
ANTERIORES
Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” no se han realizado
Auditorías al Recurso Humano, anteriores.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 13/13
105
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE II : REVISIÓN DE LEGISLACIÓN, OBJETIVOS, POLÍTICAS
Y NORMAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Estudiar la Legislación y otros documentos básicos que guían las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condición legal para el cumplimiento de sus objetivos.
PROCEDIMIENTOS:
1. Revise la documentación obtenida en la fase anterior, con el propósito de determinar si los procedimientos aplicados, están acordes a las disposiciones estipuladas
12/62
12/22 FF
M.P.
05-06-06
2. Determinar cuáles son los objetivos que persigue
la entidad 12/72F
M.P. 12-06-06
3. Determinar cuáles son las políticas generales
aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa 12/8
2F M.P.
19-06-06
4. Realice la descripción de las actividades que
desarrolla la Empresa 12/102
12/92 FF
M.P. 26-06-06
5.
12/112F
M.P. 03-07-06
Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.
F2 1/12
106
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ESTUDIO DE LA LEGISLACIÓN
LEY DE COMPAÑÍAS
El título VI del Libro II del Código de Comercio incluía las normas
fundamentales del régimen de las compañías mercantiles, hasta el
27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compañías,
mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial
No. 81 del 15 de Febrero del indicado año, se dio de esta manera, un
paso firme en el progreso de la legislación, independizando el
derecho societario mercantil.
Esta ley determina las normas para regular a las compañías,
especialmente en lo concerniente a su constitución y razón social,
objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,
administración, así como de las modalidades para partir sus
utilidades y proceder a su liquidación.
Existe una nueva regulación, de codificación a la ley de Compañías.
CÓDIGO DE COMERCIO
La Comisión Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.
77 de la Constitución Política de la República procede a codificar y
editar el Código de Comercio de la República del Ecuador, el cual
regirá las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones
mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean
ejecutados por no comerciantes.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 2/12
107
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Comprende cuatro libros que son:
Libro Primero : De los comerciantes y Agentes de Comercio
Libro Segundo : De los contratos y obligaciones
mercantiles en general
Libro Tercero : Del Comercio Marítimo
Libro Cuarto : De la suspensión de pagos
CÓDIGO DE SALUD
El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales
deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria
la expedición de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la
realidad la promoción, recuperación y protección de la salud de los
ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un
proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisión Jurídica.
Comprende tres libros que son.
Libro Primero : De la salud en general
Libro Segundo : De las acciones en el campo de la
protección de la salud
Libro Tercero : De la Jurisdicción, de la competencia, del
procedimiento y de las penas. Ley de
Revisión y fijación de precios de los
productos farmacéuticos.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 3/12
108
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CÓDIGO DE TRABAJO
Los preceptos señalados e este Código regulan las relaciones
entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas
modalidades y condiciones de trabajo
Su contenido es el siguiente:
Título I : Del Contrato individual de Trabajo
Título II : Del Contrato Colectivo de Trabajo
Título III : De las Modalidades de Trabajo
Título IV : De los riesgos de trabajo
Título V : De las Asociaciones de Trabajadores y de los
conflictos colectivos
Título VI : Organización, Competencia y
Procedimiento
Título VII : De las sanciones
Título VIII : De la prescripción
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el país un
sistema de determinación de utilidades de tipo real en virtud
del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto
en la medición de la utilidad comercial, como en la
determinación de la base sometida al Impuesto a la Renta, el
cual debe gravar únicamente las utilidades reales obtenidas
por los contribuyentes.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 4/12
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NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Su contenido es:
Título I : Impuesto a la renta
Título II : Impuesto al valor agregado
Título III : Impuesto a los consumos especiales
Título IV : Régimen Tributario de las Empresas Petroleras,
Mineras y Turísticas
Título V : Disposiciones Generales, Disposiciones
Transitorias y Disposiciones Finales
Los Productos que comercializa la empresa son
tarifa cero.
ESTATUTOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.
Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para
el desarrollo normal de sus actividades.
En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes
características:
Ø Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duración
Ø Del capital, del aumento y responsabilidad
Ø De la Fiscalización y control
Ø Ejercicio económico, Balance, Distribución de utilidades y
reservas
Ø Del gobierno, Administración y Responsabilidad
Ø Disolución y liquidación de la Compañía
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 5/12
110
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
REGLAMENTO INTERNO
La expedición del Reglamento Interno, por el Ministerio
de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal
instrumento legal o reglamentario con que cuenta la
empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha
normal.
Tiene como finalidad impartir parámetros de
funcionamiento tanto para los funcionarios como para
los empleados.
En el mencionado reglamento se detallan las
responsabilidades y funciones otorgadas a la mayoría
del personal que presta sus servicios en la empresa;
asimismo menciona acerca de las multas, horarios,
asistencia, capacitación, evaluación y demás
disposiciones generales
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 6/12
111
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los
siguientes:
a) Representación, distribución y comercialización de
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al
nivel nacional, ofreciéndoles precios de distribución.
c) Importación de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado
reclutamiento y selección del mismo, con el fin de
garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y
comerciales.
e) Instalación de una planta industrial destinada a la
elaboración de medicamentos y especialidades
farmacéuticas, de uso humano y veterinario,
cosméticos, el mercado interno y externo
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 7/12
112
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD
Las políticas que se aplican a las actividades que
desarrolla la empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,
son las siguientes:
Ø Vender al contado
Ø Vender a crédito dentro de los plazos establecidos,
no más de 45 días
Ø Ventas no menores de $50,00
Ø Comercialización de los productos en las zonas en
las que llega la empresa: a nivel nacional.
Ø Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad
o profesión de a cuerdo con los requerimientos de
la Compañía .
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 8/12
113
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD
Las actividades prioritarias de la Empresa son:
a) LA COMPRA: La Empresa realiza la compra de los
productos directamente al proveedor nacional y
extranjero, los mismos que suministran una extensa
gama de productos. Mencionaremos algunas firmas
comerciales:
CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS
LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.
Entre los productos que la Empresa adquiere para la
comercialización tenemos:
MEDICAMENTOS: especialidades farmacéuticas,
Vitaminas, medicamentos para uso humano.
b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos
farmacéuticos y vitamínicos
Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a
crédito a 30 y 45 días plazo con un mínimo de $50. 00
por factura, realizándose los pagos con cheque cruzado a
la orden de “BIOGENET” S.A.. Si la factura no es
cancelada a su vencimiento, se cobrará intereses de
mora y comisiones de cobranza.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 9/12
114
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Los agentes vendedores, para la venta de productos lo
hacen en forma rotativa, trasladándose cada mes a
provincias, ya sea, por líneas, zonas y clientes.
Además responderán en forma directa ante la Empresa
por las ventas y cobros, responsabilizándose en forma
pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al
cliente moral y económicamente, previa referencias
comerciales .
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 10/12
115
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar
hasta el momento, tenemos las siguientes:
Ø Falta de actualización de Estatutos y Reglamento
Interno 12/52F
Ø No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia
de personal implantado en la empresa
Ø Inadecuado archivo de documentos del personal
13/121F
Ø No se han efectuado Auditorías operativas en la
entidad, que demuestren el grado de
cumplimiento y eficiencia de las actividades que
realiza el recurso humano. 13/131F
Ø Segregación de cargos y funciones. 13/111
13/41 FF
Ø No poseen pólizas de seguros para empleados ni
para transportes de valores.
Ø No realizan arqueos de valores y documentos
periódicos a los vendedores. 13/111
13/41 FF
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 11/12
116
PROGRAMA DE AUDITORIA ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE III : REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
No. PROCEDIMIENTOS
REF. P/T
HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propósito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como áreas críticas
PROCEDIMIENTOS:
1. Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia administrativa de los Recursos Humanos
9/53
9/23 FF
M.P. 03-08-06
2. Determine el tipo de informes que elaboran para
conocimiento del Gerente, y establezca si le son útiles para un adecuado control 9/6
3F M.P. 10-08-06
3. Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de
las líneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organización de la Empresa 9/7
3F M.P. 17-08-06
4. Verifique si los procedimientos y el Sistema de
Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas 9/8
3F M.P. 24-08-06
5. Analice el Sistema que emplea la Empresa para el
reclutamiento y selección de personal 9/93F
M.P. 31-08-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 1/9
117
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos
No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN 1. Se han actualizado los Estatutos y
Reglamentos de la Compañía
X Por descuido
2. Los empleados conocen sus funciones y
deberes? X F4 20/20
3 Están definidas por escrito las funciones
designadas a cada uno de los servidores? X Reglamento Interno
4. Se efectúa la selección de personal mediante
concurso X Solo fuerza de ventas
5. Incluye los concursos para la selección,
exámenes por escrito X No se ha emitido
7. Las órdenes de trabajo se comunican por
escrito? X Verbalmente
8. Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del personal
X
9. Controla un empleado el registro de
asistencia de personal X Secretaria luego pasa a Contabilidad
10. Se realizan exámenes para evaluar el
rendimiento y calidad de las tareas de los servidores?
X No se ha evaluado anteriormente al R.H.
11. Se aplican sanciones disciplinarias al
personal que incurre en alguna falta que amerite sanción?
X
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 2/9
118
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN
12. Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Funciones específicas
Administrativo Vendedores X
X
13. Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre-elaborado
X
Todo personal sale cada año el 20 de Diciembre
14. Son reemplazados en sus funciones con personal
calificado, aquellos cargos que quedan libres por vacaciones de los titulares
X Cada servidor deja su reemplazo
15. Se lleva un registro y carpeta individual de cada
uno de los servidores de la entidad? X Se mantiene en una sola carpeta en forma general
16. Se mantiene una adecuada comunicación entre
los diferentes niveles jerárquicos? X
17. El personal de la entidad cuenta con los recursos
e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo?
X
18. El espacio físico con el que cuenta la entidad es
el adecuado? X
19.
20.
Existe un plan de capacitación al personal Existen guías para la aplicación de sistemas de : Inducción Capacitación Evaluación del desempeño basado en competencias.
X X X
X
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 3/9
119
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:
Ø Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han
actualizado desde su inicio.
Ø No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el
personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
Ø Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente
Ø No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el
grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
Ø No se clasifica en expedientes personales la documentación de los
servidores de la empresa
Ø Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de
Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción-
capacitación y evaluación del desempeño basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpli endo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
Ø El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los
Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor
coordinación de las actividades.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 4/9
120
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan
de capacitación para el personal con el fin de actualizar
sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y
calidad de trabajo.
Ø Así mismo dispondrá que toda orden de trabajo sea
emitida necesariamente por escrito, procedimiento que
garantizará el seguimiento y cumplimiento de las
mismas.
Ø Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha
funcionado de manera permanente en los pocos exámenes
que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados
Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes
velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y
así pueda realizarse periódicamente evaluaciones
administrativas sobre las actividades que realiza el
recurso humano.
Ø La Secretaría deberá abrir un expediente para cada
servidor, el mismo que contendrá la documentación
personal básica y cualquier otro informativo.
Ø Se deberá tomar en cuenta la aplicación de los Sistemas
de Administración de Recursos Humanos, los mismos que
contarán con las respectivas Guías recomendadas.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F3 5/9
121
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
DETERMINACIÓN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA
CONOCIMIENTO DEL GERENTE
Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los
empleados emite informe alguno acerca de las
actividades y funciones que diariamente realizan, puesto
que se amparan en que no se ha establecido este
particular en ninguna disposición superior y que sólo lo
realizan cuando el Gerente lo solicita.
Es necesario que las autoridades responsables de la buena
marcha de la empresa dispongan que todo personal que
labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o
mensualmente un informe de las actividades que ha
realizado en este período de trabajo, para que a su vez se
inicie la apertura de un archivo de seguimiento y
cumplimiento de actividades, el mismo que deberá
contener información suficiente que sirva para establecer
un juicio crítico en caso de presentarse irregularidades.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F3 6/9
122
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CUMPLIMIENTO DE LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD
En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la
estructura organizativa de la empresa consideraque las
líneas de autoridad se encuentran claramente definidas,
lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen
en una mejor manera.
Así mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es
adecuado, reflejándose el respeto y compañerismo entre
subalternos y directivos.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 7/9
123
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de acción de la
Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado
pero que no Se encuentra desempeñando sus funciones en
forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual
de Auditoría.
Como contexto de este problema podemos indicar que la
Unidad se creó en el año 2005 su labor se ha enfocado
únicamente a realizar revisiones específicas de cuentas e
impuestos de iniciativa por preocupación por parte de los
Directivos de la compañía, lo que no me permite la
formulación de un criterio preciso sobre la eficacia de las
medidas adoptadas en el control de las actividades
administrativas internas por parte del Auditor.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 8/9
124
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Entre los diferentes candidatos recomendados por los
servidores de la empresa, se escoge aquellas que para
cada puesto sean los más aptos. Se compara los
requerimientos del puesto con el Currículo Vitae de cada
candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se
formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente
de confianza y amistad que facilite las respuestas.
Después de la selección, el Gerente General presenta las
ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente
Administrativo, para que se otorgue autorización a la
Contadora General, Cajera y Secretaria.
El resto de personal, cuya designación no corresponda a
los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados
y removidos por el Gerente General.
En caso de los Agentes Vendedores, éstos primeramente
reciben capacitación y entrenamiento en ventas, luego
son sometidas a un examen, siendo seleccionado la
persona que obtiene la mayor calificación.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 9/9
125
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las áreas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas
PROCEDIMIENTOS:
1. Efectúe una entrevista al Gerente de “BIOGENET” S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos
23/54
23/34 FF
M.P. 01-09-06
2. Realice una entrevista al Gerente de la
Compañía, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evalúa constantemente al personal (evaluación del rendimiento basado en competencias)
23/74
23/64 FF
M.P. 08-09-06
3. Mediante entrevista dirigid a al Gerente,
determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitación al personal de la empresa
23/104
23/84 FF
M.P. 15-09-06
4. Entérese por qué no se dan escrito las órdenes
de trabajo. Entreviste al Gerente 23/124
23/114 FF
M.P. 22-09-06
5. Realice una entrevista al Gerente, para indagar
el por qué no se llevan expedientes personales de los servidores 23/14
423/134 FF
M.P. 29-09-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 1/23
126
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
6.
7.
Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los empleados cumplen con los registros de Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. Realice una entrevista al gerente para determinar por que no se aplican guías de inducción.
23/184
23/154 FF
23/234
23/164 F
AF
M.P. M.P.
02-10-06 02-10-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 2/23
127
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y
Reglamento Interno
1. LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?
Esta situación se ha dado a la falta de preocupación de los Directivos de la Empresa.
2. SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?
Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizará
3. LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?
Si, ya que debido a la evolución y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 3/23
128
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y
REGLAMENTO, GARANTIZAN LA OPTIMIZACIÓN DE LA
EMPRESA
COMENTARIO:
Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento,
pudimos determinar que éstos no han sido actualizados
desde su fecha de inicio, todo ello por falta de
preocupación de los Directivos de la Compañía.
Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la
empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,
los mismos que no se encuentran definidos en el
Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia
de coordinación entre funcionarios y empleados.
CONCLUSIÓN:
La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento
Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una
coordinación negativa entre funcionarios y empleados.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 4/23
129
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
RECOMENDACIÓN
El Directorio y Junta General de Accionistas de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” debe actualizar los
Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las
funciones específicas de sus servidores, con la finalidad
de mantener un equilibrio en la Organización y
Dirección de la empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se
procederá a la elaboración de un Manual Orgánico
Funcional, en el cual se determinen con exactitud las
obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los
servidores de la empresa. Además que incluya un
Organigrama Funcional.
Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 5/23
130
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al
personal – y por que no se han utilizado guías del sistema de inducción.
1. POR QUÉ NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y también a la falta de preocupación por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempeña el personal de “BIOGENET” S.A.
2. CADA QUÉ TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?
No existe un período fijo de evaluación, tampoco una evaluación de desempeño basado en competencias, pero tratamos de aplicar el método más adecuado, que nos permita observar y medir el desempeño del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.
3. LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los años anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este año se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jácome como nuevo auditor de la Empresa.
4. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA
DE INDUCCIÓN No se han efectuado estas guías debido a que la contratación se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempeñar.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 6/23
131
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06
EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL
APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableció
que no se han realizado exámenes administrativos periódicos de las
actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de
Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en
forma continua.
CONCLUSIÓN
La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la
despreocupación de los máximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen
evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolución del desempeño
basado en competencias al personal y así conocer el grado de
cumplimiento de las labores encomendadas.
RECOMENDACIÓN
Que se efectúen exámenes administrativos a las operaciones que
realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria
Interna encargada de su evaluación y control en base a un plan
anual de Auditoría y sugiero aplicar la guía de evaluación de
competencias. Ejemplo: Colaborador con subordinados
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F4 22/23
F4 7/23
132
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que
labora en la Empresa
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?
Cuando se presentan ciertas oportunidades, se envía a la persona que esté relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podríamos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitación dentro de la Empresa
2. CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y técnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.
3. EN ALGUNA REUNIÓN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIÓN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?
Si, en sesión del mes de enero de 1996 se acordó capacitar al personal que labora en la empresa, a través de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 8/23
133
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS
MISMOS
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con el personal de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” pude constatar que durante el
período bajo examen, únicamente la Contadora y la Cajera
asistieron a un curso de capacitación fuera de la empresa, mientras
que el resto de personal no tuvo capacitación alguna.
Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible
conocer que la falta de capacitación y entrenamiento al personal se
debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitación, lo que no
ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas técnicas,
todo ello un beneficio de la empresa.
Con el fin de obtener un buen desempeño de funciones las técnicas
modernas consideran la capacitación de personal como una
inversión, en todas circunstancias no debería escatimarse recursos
para este fin.
ELABORADO POR: M.P- REVISADO POR: C.G.
F4 21/23
F4 9/23
134
NARRATIVA DE RESULTADOS
CONCLUSIÓN:
No se actualiza y capacita al personal de los diferentes
departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan
de capacitación dentro de la empresa.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un
Cronograma de Capacitación de personal, que abarque
Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La
adopción de esta política permitirá contar con elementos
humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de
la empresa.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
F4 10/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no
se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción
1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?
Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?
No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
INDUCCIÓN? No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 11/23
136
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE
COMENTARIO
De acuerdo a mi estudio efectuado a través de entrevistas, se
comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en
forma cabal.
CONCLUSIÓN
Las órdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas
por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de
las mismas.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá, que las órdenes de trabajo deben hacerse
necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar
por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes
impartidas para todo el personal de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.,
debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para
que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al
personal a su mando.
Analizar la posibilidad de realizar esto a través del Internet, correo electrónico interno.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 12/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de
los servidores
1. POR QUÉ NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?
Toda documentación se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva así porque el personal no es numeroso.
2. SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES?
Realmente la documentación no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupación e iniciativa de mi parte.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 13/23
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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA
RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
COMENTARIO
Luego de la revisión de los archivos del personal de la empresa, se
verificó que la documentación del personal no se encuentra
debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se
mantiene en una sola carpeta.
Asimismo se pudo constatar que dicha documentación no ha sufrido
cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una
desactualización de la información, datos y bibliografía del personal.
CONCLUSIÓN
No se mantienen expedientes personales y actualizados de la
documentación de los servidores, lo que dificulta la rápida localización
de información y conlleva a la entrega de datos desactualizados
RECOMENDACIÓN
Implementar un moderno sistema de documentación y archivo,
procurando clasificar la información en forma lógica, adecuada y
actualizada, lo cual podrá contener entre otros lo siguientes.
• Hoja de vida
• Copia de cédula
• Aviso de entrada
• Formato de contrato
• Aviso de incremento de sueldos
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE
PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
COMENTARIO
El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia
de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de
las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a
17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las
08h00 y a las 15h00, firmando sólo las entradas.
Este registro reposa en la Secretaría de la empresa, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en él se dan.
Es así que se está no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del
Reglamento Interno de la empresa “Asistencia”.
Puesto que el actual sistema de registro de firmas de
entrada y salida no proporciona un alto grado de
confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede
existir irregularidades en el manejo de los registro, esto
puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el
resto de personal.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CONCLUSIÓN
El sistema utilizado por la empresa para el control de
asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.
Además no se cuenta con hojas de movilización, en caso de que
el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier
motivo.
RECOMENDACIÓN
Ø Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad
de implantar en la empresa el sistema de un método
moderno de control de Asistencia puesto que es un método
eficaz y confiable para el control diario de asistencia y
puntualidad en el trabajo.
Ø Como instrumento de ayuda para el control de asistencia
implementar las hojas de movilización, para el caso de
salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos
personales o de oficina, las mismas que estarán bajo
custodia de la Secretaria (Ver Anexo)
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F4 16/23
141
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos del porque no se utilizan guías de inducción.
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE
UNA GUÍA DE INDUCCIÓN. PODRÍA INDICA RME LA RAZÓN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.
2. CREE NECESARIA LA APLICACIÓN DE UNA GUÍA DE INDUCCIÓN?
Después de su aplicación veo indispensable aplicar una guía de inducción ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendrá un mejor adiestramiento con las personas indicadas.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 16A/23
142
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
UNA ADECUADA ADAPTACIÓN CONTRIBUYE AL MEJOR
DESEMPEÑO DE FUNCIONES
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar
que durante el periodo de adaptación en la Empresa existe una
desorientación debido a que desconocen a quien dirigirse para el
cumplimiento de sus funciones.
De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me
fue posible confirmar que no existe una orientación para el nuevo
personal.
CONCLUSIÓN
No existe una guía para la adaptación de los nuevos empleados
porque no se ha previsto una guía de INDUCCIÓN en la Empresa.
RECOMENDACIÓN
El directorio dispondrá la aplicación de la guía de INDUCCIÓN, la
misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;
buscando contribuir al mejoramiento del desempeño de los nuevos
empleados .
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 23/23
F4 16B/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA
PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA
COMENTARIO: Para realizar la cédula analítica sobre el control de asistencia al personal que labora en “BIOGENET” S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
F4 18/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL
QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO
Nº NOMBRE DEL
EMPLEADO
HOJA
DE
VIDA
COPIA
DOCUMENTOS
PERSONALES
CONTRATO AVISOS
IESS
HOJAS DE
MOVILIZACIÓN
INCREMENTOS
SUELDOS
1 Pablo
Chipantiza X X X √ X X
2 Doris
Falconí √ √ X √ X X
3 Valeria
Ortiz √ X √ √ X X
4 Mónica
Recalde √ X √ √ √ X
5 Graciela
Toromoreno X √ X √ √ X
√ = Si cumple X = No cumple
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
F4 19/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO
Nº NOMBRE DEL EMPLEADO LOS EMPLEADOS CONOCEN
SUS FUNCIONES
1 Pablo Chipantiza SI
2 Doris Falcón SI
3 Valeria Ortiz SI
4 Mónica Recalde SI
5 Graciela Toromoreno SI
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
F4 20/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE CAPACITACIÓN Esta guía se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitación y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: Lcda. Myriam Díaz CONTADORA DEPARTAMENTO: FINANCIERO SECCIÓN: CONTABILIDAD JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 01/02/05
CARGO CONTENIDO CURSO RESPONSABLE CAPACITACIÓN
TIEMPO
1 CONTADORA
CURSO DE CONTABILIDAD
AVANZADA
RR.HH 30 HORAS
2 CONTADORA
TRIBUTACIÓN RR.HH 20 HORAS
NOMBRE DEL EMPLEADO: Valeria Ortiz CARGO: SECRETARIA DEPARTAMENTO: RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04
CARGO CONTENIDO CURSO
RESPONSABLE CAPACITACIÓN
TIEMPO
3 SECRETARIA
Gerencia del Servicio y Medición de la Satisfacción del
cliente
Administración de
Ventas RR.HH
16 HORAS
4 SECRETARIA
Relaciones Humanas y convivencia
RR.HH 8 HORAS
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE COMPETENCIAS – COLABORADOR CON SUBORDINADOS
Nombre del colaborador : Mónica Recalde Gerente : Dr. Miltón Angúlo Fecha : del 16-10-06 al 16-11-06 Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona.
No 1 3 5 7 9 No ha sido observado
Nivel no aceptado
Menos que aceptable
Nivel aceptable
Sobrepasa nivel aceptable
Sobrepasa amplia
COMPETENCIA CALIFICACIÓN EXPLICACIÓN SOBRE LA
CALIFICACIÓN Conducta profesional 5 Es un profesional que da sus
primeros pasos dentro de las ventas
Conocimiento técnico 5 Tiene conocimientos sólidos de ventas
Perspectiva empresarial 3 No toma decisiones consulta que hacer
Compromiso con resultados 7 Resuelve sus problemas y presenta la información oportuna
Comunicación 5 Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar
Enfoque al cliente 7 Tiene buena forma de atender a los clientes
Análisis de decisiones 5 Siempre esta solicitando información y apoyo para resolver sus inquietudes
Innovación 7 Siempre esta observando la manera como mejorar
Manejo de recursos 7 Si sabe aprovechar los recursos que dispone
Efectividad en equipo 5 No sabe aprovechar todas las bondades del sistema
TOTAL 56
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
F4 22/23
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE INDUCCIÓN
Esta guía se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recién ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Sección: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04
No CONTENIDO RESPONSABLE TIEMPO 1 Presentación y
Disposiciones generales, conocimiento de la empresa
Recursos Humanos 4 horas
2 Conversación con Gerencia Gerente ½ hora 3 Trabajo en departamento
de ventas Administrador de vetas 1 día
4 Disposiciones contables, entrega de informes e información
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
FUENTE: BIOGENET ELABORACIÓN: LA AUTORA
COMISARIO
JUNTA GENERAL ACCIONISTAS
DIRECTORIO
PRESIDENTE ADMINISTR.
GERENTE GENERAL
ASESORÍA JURÍDICA
AUDITOR INTERNO
SECRETARIA
DEPARTAMENTO ADMINSITRAT.
PROVEEDURÍA
CHOFER 1-2
CONSERJE
GUARDIÁN
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CONTABIL. BODEGA CARTERA FACTURAC. CAJA
DEPARTAMENTO DE VENTAS
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
VENDEDOR 4
VENDEDOR 5
VENDEDOR 6
VENDEDOR DE OFICINA
172
ANEXO 3 LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
HOJA DE MOVILIZACIÓN
PERMISO No.
DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: ......................... PARA: AUSENTARSE NO CONCURRIR AL TRABAJO MOTIVO DE ESTE I.E.S.S. DILIGENCIA DE LA EMPRESA PERMISO ENFERMEDAD OTROS DURACIÓN DEL PERMISO:
DESCONTABLE DEL SALARIO: SI NO
FIRMA DEL EMPLEADO:
________________ NOMBRE
CONTROL: SALIÓ ENTRÓ:
AUTORIZADO POR:
_________________________ NOMBRE
173
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
PLANEACIÓN ANEXO 4
PRESUPUESTO AÑO 2007 ÁREA: RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. DESCRIPCIÓN DEL INFORME: ESTIMACIÓN DEL SUELDO POR ÁREAS Y CARGOS APROBADO POR: C.G.
2.2.1.1.Concepto.- A la Auditoría de un modo general se la considera como “Un
proceso sistemático” que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente
evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carácter
económico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones
y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas
que lo necesiten.
Para poder entender más claramente lo que significa realizar una Auditoría
enunciaremos el siguiente concepto:
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras
o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su
ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen
de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”. 1
2.2.1.2. Clases de Auditoría.- Considerando que la Auditoría puede extenderse a todas
las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:
POR QUIÉN LA EJERCE:
Auditoría Interna: “Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las
Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales
con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia, por personal de una
unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando
conclusiones y recomendaciones para mejorar”. 2
Este tipo de Auditoría se lo realiza en cualquier Institución sin tomar en cuenta su
naturaleza, pero su característica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. 2 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.
16
con la intervención de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que
sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditoría Interna).
Auditoría Externa: La Auditoría Externa es el examen objetivo, sistemático y
profesional, realizado por Auditores Externos a una institución sobre operaciones
financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de
Control. La Contraloría General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectoría
General del Ejército, La Superintendencia de Compañías, La Superintendencia de
Bancos, entre otros.
POR SU NATURALEZA:
Auditoría Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,
sistemática y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,
incluyendo la evaluación del sistema de Control Interno Contable en base de los
registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicación de las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas.
Auditoría Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluación que realiza el
auditor en un organismo público o privado, con el propósito de establecer el grado de
eficiencia, efectividad y economía logradas por la administración. Está dirigida a la
planificación, organización, dirección, control interno y empleo apropiado de los
recursos, a través de la determinación de las áreas críticas o aspectos concretos en los
cuales se puede introducir mejoras mediante la formulación de sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.
Exámenes Especiales: “Consiste en la verificación, estudio y evaluación de aspectos
limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con
posterioridad a su ejecución, aplicando las técnicas y procedimientos de la Auditoría,
Ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas de acuerdo con la materia del
examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de políticas, normas, programas y
17
formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones”. 3
POR EL CAMPO DE SU APLICACIÓN:
Auditoría Pública o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemático y profesional
que realizan los auditores internos o externos a las instituciones públicas sobre las
operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y
formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.
Auditoría Privada: Es el examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a
las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas
realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el
fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
2.2.2. EL CONTROL.
2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podríamos decir que es el proceso
sistemático que comprende el conjunto de disposiciones, normas, métodos y
procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.
Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,
materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y
económica para el logro de sus fines y metas.
2.2.2.2.Clasificación:
SEGÚN QUIEN LO EJERCE:
Control Interno: “Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos,
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3 LOAFYC. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Art. 265.
18
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa; promover la
eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la política prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados”. 4
Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a través de los
años, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles
de carácter financiero como administrativo.
Control Interno Financiero: “Comprende el plan de organización, los procedimientos
y registros de la custodia de recursos y, la verificación de exactitud y confiabilidad de
los registros e informes financieros”. 5
Los controles internos financieros incluyen además controles de los sistemas de
autorización, aprobación y segregación de deberes en las de: registro e información
contable, custodia de recursos y controles físicos sobre dichos recursos.
Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario
encargado de la Dirección Financiera ante la máxima autoridad, quien deberá asegurar
que este sea adecuado o no.
Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organización, los
procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión, transacciones y
actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,
observancia de la política prescrita y logro de las metas y objetivos programados.
El cuidado de los recursos, y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es
responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta
responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La
ausencia de este control refleja una administración débil e inadecuada.
Control Externo: Es el conjunto de procedimientos, técnicas o métodos aplicados en
una entidad u organismo por la Contraloría General del Estado, con el fin de verificar y
evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, políticas y reglamentos
respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economía en que han sido
utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10. 5 ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pág: 10.
19
y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean
necesarias.
SEGÚN EL MOMENTO DE SU APLICACIÓN:
Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las
operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,
veracidad y conformidad de lo presupuestado.
El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del área de su
actividad y competencia normal, dirigido a uno o más aspectos realizados durante el
trámite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o
unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la función en su totalidad
a un solo servidor.
Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones
financieras y/o administrativas.
Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o
administrativas que se efectúan después de que éstas se hayan producido, con el objeto
de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentación y los resultados
obtenidos de las mismas.
Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de los
exámenes profesionales que practican las Auditorías externas e independientes.
2.2.3. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad se genera cuando por acción u omisión, intencional o culposa, no se
cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,
naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las
autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposición de las
sanciones según el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del
ente.
20
2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:
a) Responsabilidad Administrativa: Se establecerá la responsabilidad administrativa
en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,
estatutarias, etc., como también por incumplimiento de atribuciones y deberes que
los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razón de sus funciones
específicas.
En el Art. 376 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, se
señalan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos
las siguientes:
- Ejercer presión o abuso en el ejercicio de su cargo.
- Facilitar o permitir por acción u omisión que se defraude a la entidad u
organismo donde presta sus servicios.
- Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,
pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.
- No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles
las respectivas sanciones.
- Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con
prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona
o por suministrar información reservada.
- Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o
librar cheques por valores que excedan del monto de la autorización de giros.
- Corresponde la imposición de sanciones a la máxima autoridad de la entidad y
en no haberla realizado el Control General del Estado solicitará de oficio la
imposición de las sanciones pertinentes.
La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo
determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que serán
impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviación cometida; amonestación verbal,
escrita, amonestación pecuniaria que no podrá ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,
suspensión temporal del cargo sin sueldo y destitución.
21
b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad
civil se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, previo
estudio del movimiento financiero o del proceso de contratación y ejecución de
estudios o proyectos de obras públicas, cuando por la acción u omisión de los
servidores respectivos se haya producido perjuicio económico a la entidad u
organismo; dicho perjuicio se establecerá mediante glosas que serán notificadas al
funcionario o empleado implicado concediéndole del plazo perentorio de sesenta
días para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese
plazo el Contralor pronunciará su resolución.
De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:
- Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,
mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institución,
produciéndose algún perjuicio económico.
- Por diferencias en menos establecidas por la Auditoría como producto de la
práctica de arqueos, exámenes especiales o Auditorías del efectivo u otros
valores.
c) Presunción de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de
responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron
evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257
del Código Penal.
Según el Art. 342 de la LOAFYC para la presunción de responsabilidad penal se
procederá de la siguiente manera:
1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe
de Equipo de Auditoría o Supervisor, ordenará la inmediata detención
provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas
siguientes lo pondrá a disposición del Juez de lo Penal correspondiente.
2. La Contraloría enviará un ejemplar o copia certificada del acta o informe
respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.
22
3. El Juez dictará inmediatamente el auto inicial y en él ordenará la detención del
indiciado y dispondrá la práctica de todas las medidas cautelares por afianzar los
intereses y obligaciones que se deriven del juicio.
4. En la sentencia, si ésta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolverá lo
relativo a la indemnización de daños y perjuicios y establecerá las bases para la
liquidación correspondiente.
Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector público,
bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.
2.3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
2.3.1. DEFINICIÓN
Para muchos autores la Auditoría administrativa nace de la necesidad de
descentralización y delegación de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a
partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditoría administrativa realmente nace
cuando los auditores internos se pusieron en disposición de correr riesgos al examinar
áreas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, políticas y
procedimientos se habían seguido apropiadamente; y al comprobar que si las
transacciones se llevaban de acuerdo a las políticas establecidas. Así pues, a medida que
han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la
Auditoría administrativa.
Para hablar de ella con mayor precisión, hacemos referencia a los siguientes conceptos:
“Auditoría Administrativa es un examen y evaluación de actividades realizadas en un
organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía con que se
desenvuelven las operaciones de planificación organización, dirección, control y
mejoramiento de condición de dichos factores, si es posible”. 6
Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditoría
7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en
las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.
8. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que
sí hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos
podrán ver la posición del afectado y la de auditor y tomar una decisión.
9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.
10. No circular material que no contenga el propio informe.
f) Momento y forma de la Comunicación.
Existen tres momentos para la comunicación de resultados:
1.- Al inicio del Examen, cuando está dirigido a los funcionarios y ex –funcionarios de
la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuará de conformidad
con la agenda de entrevistas.
2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de
obtener la mayor información posible respecto a asuntos sujetos a examen.
3.- Al Término del Examen, cuando el borrador del informe aprobado será presentado
y comunicado en la conferencia final, que se llevará a cabo una vez concluidas las
labores de campo.
A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirán los principales
funcionarios y ex –funcionarios de las áreas examinadas conjuntamente con el
supervisor y jefe de equipo de Auditoría.
Se dejará constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,
suscribiéndose en él todos los participantes.
Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisión final del
borrador del informe, el cual será sumillado por el supervisor respectivo, se
reproducirán las copias necesarias, las que en su carta de presentación y en la última del
informe, lo distribuirá el auditor general con su firma. Se preparará la guía de
distribución de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de
antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditoría.
55
2.5 RECURSOS HUMANOS
2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO
Es el proceso de diseño de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para
mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organización.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
CONCEPTO.
A la Administración de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecución eficiente de los objetivos de la organización. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.
2.5.3 IMPORTANCIA
La importancia de la administración de Recursos Humanos radica en los temas de
estudio que regularmente se revisan como:
Política salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.
Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las
organizaciones.
2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.
Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administración de
Recursos Humanos son:
1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades
y motivación suficiente para conseguir los objetivos de la organización.
56
2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la
aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de los recursos humanos y el
logro de los objetivos individuales.
3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.
2.5.5 TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RR. HH.
Según CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes técnicas de
Administración de RR. HH:
1. Técnicas de ARH y su vinculación con los ambientes externo e interno de la
organización.
2. Técnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a
través de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o
específicos.
3. Técnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.
2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS.
El sistema de Administración de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los
cuales son:
• Planeación
• Contratación
• Reclutamiento y selección
• Inducción
• Capacitación
• Evaluación del desempeño
57
2.5.7 PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
2.5.8 Concepto.
Según CASTILLO JOSÉ (1993) define como el proceso mediante el cual se determina
la cantidad y calidad de las personas que la organización tendrá que vincular, reclutar,
seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.
La planeación de Recursos Humanos consiste en una técnica para determinar en forma
sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización tendrá.
Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesario, el departamento de
personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras
más.
La Planeación de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a
la organización el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4
Importancia.
La función de planeación de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.
F Dónde y cuándo comenzar a reclutar o despedir gente.
F Las necesidades de entrenamiento del personal.
F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promoción.
Ventajas.
Sería ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en
lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es
necesario llenar en el curso del año entrante. Los planes a largo plazo estiman la
situación de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeación de los
recursos humanos tenemos:
58
• Se mejora la utilización de los recursos humanos.
• Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los
objetivos globales de la organización.
• Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.
• Se permite la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores
niveles de productividad mediante la aportación de personal más capacitado.
Técnicas para Pronosticar.
Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en
una organización pueden ir desde técnicas muy elementales hasta muy complejas, ni
siquiera las técnicas más complejas son totalmente precisas, sólo permiten mayor grado
de aproximación. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades
empleando técnicas sencillas, y después, a medida que crecen la organización y la
necesidad de emplear instrumentos más confiables, se puede recurrir a técnicas más
avanzadas que requieren personal especializado.
Las técnicas pueden ser:
Técnicas basadas en la experiencia.
Estás técnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visión amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: • Decisiones informales
• Investigación formal a cargo de expertos.
• Técnica defos.
59
Técnicas basadas en tendencias.
Es probable que la técnica más expedida sea la proyección de las tendencias de la
organización durante el pasado. Dentro de estas técnicas tenemos:
• Extrapolación
• Indexación
• Análisis estadístico
Técnicas basadas en otros factores.
Existen otros métodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los
cuales tenemos:
• Análisis de presupuestos y planeación
• Análisis de nuevas operaciones
• Modelos de computadoras
El proceso de planeación de Recurso Humano
Planes globales de la organización
Estimativo inicial de personal requerido
Inventario proyectado
Requisito neto de personal
Reclutamiento
Retiros Renuncias Despidos
Jubilaciones Licencias
Transferencias Promociones
Fallecimientos
60
2.5.9 Cuadro de contrataciones
Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal
procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna
y la externa.
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos
o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El
suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organización;
empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.
CUADRO DE CONTRATACIONES
Fecha Remuneración prevista
Área o departamento Fecha de contratación
(d/m/a)
2.5.10 ANÁLISIS FODA
¿Por qué un FODA?
Para conocer el estado de la situación de la organización interna y externa (entorno).
Abraham Lincoln dice “Si pudiéramos saber primero dónde estamos (diagnóstico) y
hacia dónde vamos (visión, dirección de desarrollo), podríamos juzgar mejor qué hacer
y cómo hacerlo (plan operativo).
El análisis FODA consiste en analizar la situación de la organización desde el punto de
vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.
61
A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.
A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.
A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES
A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.
Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los
cuales la organización se puede apoyar para llegar a concretar la visión.
Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organización
no funciona bien (no se orienta hacia la visión) y los clientes no se sienten contentos,
satisfechos.
Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organización puede
aprovechar para avanzar hacia la visión.
Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente
en el desarrollo organizacional hacia la visión.
Aplicando un análisis FODA lo que se pretende determinar son:
Las Fortalezas para impulsarlas
Las debilidades para eliminarlas
Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas
Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.
2.5.11 Análisis y descripción de funciones
2.5.11.1 Análisis de puestos
José Castillo Aponte (1993) define al análisis ocupacional como el proceso sistemático
de recolección y estudio de la información característica de un puesto, que permita
identificar su objetivo básico, las actividades que deben realizarse para cumplir su
misión, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las
62
condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los
requisitos que debe reunir la persona que lo desempeñe.
Importancia del análisis de puesto.
• La importancia radica en que antes de iniciar la búsqueda de las personas requeridas
por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del
puesto vacante, lo cual es parte de la función de análisis de ocupacional.
Si alguien inició la búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su
perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en
un almacén sin saber qué es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no
necesita.
• Asignar objetivos a cada función
• Eliminar requisitos y demandas no indispensables
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
• Útil para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo
• Permite la aplicación racional de técnicas de reclutamiento, selección, inducción,
capacitación y desarrollo personal.
• Base para la organización, estructuración y definición de las unidades de trabajo.
Información previa para el análisis de funciones.
Los analistas de puestos obtienen información relativa a los empleados y a quienes los
desempeñan. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.
• La organización
• Sus objetivos
• Sus características
• Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).
• Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.
• Recopilan información existente en la empresa, de otras empresas o de boletines
oficiales.
63
Una vez previstos de un programa general sobre la organización y su desempeño, los
analistas:
• Identifican los puestos que es necesario analizar.
• Preparan un cuestionario de análisis de puestos.
• Obtienen información para el análisis de puestos.
2.5.11.2 Descripción de funciones.
La información sobre los diversos puestos de una compañía pueden emplearse en tres
formas principales: para la descripción de puestos, para la especificaciones de una
vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una
función determinada.
La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la
información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las
relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuencia y
ámbito de ejecución y responsabilidades de supervisión.
Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta la
posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que
explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad
de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.
2.5.11.3 Preparación de un proceso de análisis y descripción de Funciones.
Antes de iniciar un programa de análisis y descripción de funciones, debemos:
• Determinar las necesidades de la organización.
• Asegurar apoyo de la administración y la cooperación del personal.
• Explicar objetivos y propósitos de contar con la descripción de funciones.
• Elegir un responsable o administrador del proceso.
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de análisis de funciones.
64
La práctica del análisis ocupacional se facilita si visualizamos esta función como un
proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para
producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.
Esquema Proceso de Análisis de Funciones
1.- Recolección de información
La primera etapa del proceso es la recolección de la información pertinente al cargo,
que permite diferenciarlo de las demás posiciones existentes en la empresa.
Una vez que se tiene toda la información confiable y necesaria para caracterizar el
puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables
para preparar los elementos constitutivos de la descripción del cargo, priorizar las
funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mínimos para
desempeñar la posición.
La fuente natural de información laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones
obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de
trabajo. Sin embargo, es entendible también la tentación que siente el titular del cargo
de exagerar la información que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser
utilizada para determinar los niveles salariales.
Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de información del cargo, que es
su supervisor inmediato.
2.- Análisis de cargos
Una vez que se tiene la información necesaria sobre cada uno de los cargos de la
empresa se procede a analizarla para determinar:
Recolección de
información
Análisis de
cargos
Descripción
del cargo
65
a) Identificación del cargo, b) objetivos básicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)
condiciones físicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mínimos; y g) cliente y
proveedor del cargo.
a) Identificación del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo
son el nombre, el área de la empresa a la cual pertenece y la posición del jefe inmediato.
El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su
naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el
más utilizado en la empresa.
Como ejemplo de identificación de un cargo tenemos:
Nombre del cargo : Conductor local
Área : Mercadeo y ventas
Jefe inmediato : Supervisor de despachos.
b) Objetivo básico del cargo: es el resultado esperado de la realización de las
funciones y constituyen la razón de existir dentro de la empresa. Representa el aporte
que el ocupante del cargo hace a la misión de la institución.
Se debe procurar identificar el objetivo básico del cargo en términos de un servicio,
producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.
El analista debe destacar el objetivo del cargo diferenciándolo de las funciones y
expresándolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulación con
los objetivos superiores del área y de la empresa. De esta manera servirá como
orientador del desempeño.
c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser
fundamentalmente físicas, mentales o de relaciones interpersonales.
La frase que describe la función debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser
suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relación con el
objetivo del cargo.
Cada enunciado debe superar la prueba de justificación, respondiendo afirmativamente
a la pregunta: ¿contribuye esta función al logro del objetivo del cargo?
66
Como resultado del análisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las
importantes de las secundarias. La importancia de las tareas está discriminada por su
contribución a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su
ausencia de realización.
d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento
de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas
deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el
analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que
se deben prevenir.
e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones
físicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminación, temperatura,
humedad, etc. También se debe identificar las principales fuentes de accidentes o
peligros a que está expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.
f) Requisitos mínimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la
fijación de los requisitos mínimos que debe reunir la persona, para realizar
adecuadamente el trabajo.
La demanda de las características personales depende de la naturaleza del trabajo que se
realiza en el cargo.
La experiencia también permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables
para el desempeño de la posición, que de otra forma serían difíciles de detectar, como
puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.
3.- Descripción de l cargo
La descripción de funciones se la define como un documento que contiene la
información objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las
relaciones entre los puestos de la organización, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y
ámbito de ejecución y responsabilidad de supervisión.
67
Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripción debe dejar abierta
la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
posición, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que
explícitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad
de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.
En términos generales, la descripción de funciones bien hechas no deben constituir
camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.
2.6 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS.
Dentro del análisis de funciones existen métodos para su análisis y tenemos:
1.- El Cuestionario
La información básica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un
cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para
elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.
Cualquiera que sea el diseño del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace
más eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y
con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que
se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser
revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el
trabajador.
2.- Observación directa
Consiste en la inspección presencial que el analista hace del desempeño del cargo. Este
medio para recabar datos del trabajo se hace más eficaz si se realiza después de conocer
el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intención de aclarar lo que sea
necesario.
3.- La Entrevista
68
Generalmente esta comunicación personal es utilizada por el analista laboral para
refinar la información obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A través de una
adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes críticos que ocurren durante
el desempeño del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.
2.6.1 Contenido del Formulario de la descripción de Funciones.
A continuación se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)
2.6.2 Ejemplo de descripción de funciones
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
Planta: Quito Fecha elaboración original: 10-12-97
División: Ventas Revisión No. 4 fecha 04-01-2000
Depto: Ventas directas
Sección: Distribución
Cargo : Vendedor
Reporta directamente : Jefe de ventas
Reporta indirectamente : Gerente de ventas
Implementos de seguridad :
y/o ropa o uniformes de trabajo - un terno
- una camisa
- dos pares de zapatos
A.- OBJETIVO
Ejecutar las políticas de ventas de la compañía implementadas para la comercialización
de sus productos en el sector de la sierra, a través de acciones de dirección y
organización eficientemente coordinadas con la distribución, a fin de lograr en forma
permanente un incremento en las ventas.
69
B.- FUNCIONES
• Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehículo de reparto o si
él, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en
los puntos de distribución.
• Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son
producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos
para los que fueron ideados.
• Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales
a fin de alcanzar la máxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese
concepto.
• Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a
fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso
de ser necesarios.
• Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean
depositadas las garantías en su debida oportunidad.
• Elaborar un plan diario para la distribución y ventas de los productos y disponer que
la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.
C.- RELACIONES PRINCIPALES
CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS
DENTRO DE LA COMPAÑÍA
Bodega de abastecimiento
Facturación
Chóferes
FUERA DE LA COMPAÑÍA
Dueños de locales comerciales
Agencias de publicidad
70
D.- SUPERVISIÓN
DIRECTA
Chofer de reparto
INDIRECTA
Ninguna
E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
E.1 EDUCACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Título de bachiller en Químico Biólogo o en Comercio y Administración.
Los funcionarios principales de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” son los
siguientes:
PRESIDENTE ADMINISTRATIVO : Sra. Lourdes Hurtado
GERENTE GENERAL : Dr. Jaime Gutiérrez
COMISARIO : Sr. Wilfredo Arauz
AUDITOR INTERNO : Lcda. Norma de Campo
ASESOR JURÍDICO : Dr. Pablo Huaca
SECRETARIA : Sra. Isabel González
DEPARTAMENTO FINANCIERO : Lic. Myrian Díaz
DEPARTAMENTO DE VENTAS : Dr. Milton Angulo.
8. UNIDADES DE APOYO Para la realización del trabajo de Auditoría se prevé contar con el apoyo y
asistencia de Catedráticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Tecnológica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores
Asesores y del Personal de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
89
9. RECURSOS A UTILIZARSE
a) Recursos Humanos:
a.1 El Director de Tesis, quien actúa como Supervisor de
Auditoría
a.2 La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de
Contabilidad y Auditoría
b) Recursos Materiales
• 500 hojas de papel bond tamaño INEN
• 200 hojas de papel periódico
• 100 hojas rayadas para Cédulas Narrativas
• 100 hojas de formularios para Programas de Auditoría
• 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control
Interno
• 2 lápices
• 2 lápices bicolor
• 2 esferográficos
• 2 borradores bicolor
• 1 corrector
• Regla
• Clips
90
c) Recursos Financieros
El total de recursos financieros estarán a cargo de la Auditora -
Investigadora
10. TIEMPO ESTIMADO
Días Calendario : 180 días
Días Laborables : 120 días
11. FECHA DE INICIACIÓN DE LAS LABORES 16 de Mayo del 2006
a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
b) Todo el mes de Junio Revisión de Legislación, Objetivos, Políticas y
Normas de “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisión y Evaluación del Control
Interno
d) Todo el mes de Septiembre Examen de Áreas Críticas
e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados
ELABORADO POR REVISADO POR
Marlene Puruncajas Chávez C.P.A. Carlos García EGRESADA DE AUDITORIA DIRECTOR DE TESIS
91
4.1 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
PERÍODO. (MAYO – NOVIEMBRE 2006)
ÍNDICES Y MARCAS
ÍNDICES
ÍNDICE FASE DESCRIPCIÓN
F1 I Estudio Preliminar
F2 II Revisión de Legislación, Objetivos,
Políticas y Normas
F3 III Revisión y Evaluación del Control Interno
F4 IV Examen Profundo de Áreas Críticas
F5 V Comunicación de Resultados
MARCAS
Comprobación de operaciones administrativas autorizadas
Comprobación de procesos de actividades no autorizadas
Verificación sobre el cumplimiento de una actividad
Confrontación de procedimientos establecidos con disposiciones legales
Seguimiento o rastreo de una actividad
Actividad Novedosa
92
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE I : ESTUDIO PRELIMINAR No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Obtener información básica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organización del trabajo de Auditoría en las fases subsiguientes.
PROCEDIMIENTOS:
1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditoría a desarrollarse
13/21F
M.P. 26-05-06
2. Obtenga los documentos relacionados con la
Legislación de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc. 13/3
1F M.P. 26-05-06
3. Describa las principales funciones del personal que
labora en “LABORATORIOS BIOGENET S.A”. 13/111
13/41 FF
M.P. 26-05-06
4. Mediante la observación directa entérese de cuál
es el método que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal 13/12
1F M.P. 26-05-96
5. Obtenga conocimiento en forma general de las
recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al área a examinarse 13/13
1F M.P. 26-05-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.
F1 1/13
93
NARRATIVA DE RESULTADOS
RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD
Luego de haber tenido un diálogo informativo con
el Presidente y Gerente de “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”, procedí a realizar en compañía del
Gerente un recorrido por las instalaciones de la
entidad, mediante el cual pude conocer e
identificar al personal que labora en la misma, de
quienes obtuve su compromiso de colaboración con
la información necesaria y de todo cuanto esté a su
alcance durante el desarrollo de la Auditoría a
practicarse; puesto que tanto funcionarios como
empleados están conscientes de la importancia que
reviste este tipo de trabajo, ya que permitirá conocer
las deficiencias que puedan darse en el proceso
administrativo y de esta manera poder aplicar las
medidas conectivas necesarias.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
F1 2/13
94
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
LEGISLACIÓN APLICABLE
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” cuenta
para el desarrollo y conducción de sus
actividades básicamente con las siguientes
disposiciones legales:
Ø Ley de Compañías
Ø Código de Comercio
Ø Código de la Salud
Ø Ley de Régimen Tributario Interno
Ø Código de Trabajo
Ø Estatutos y Reglamento Interno
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 3/13
95
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” está conformada por el siguiente personal: Ø Presidente administrativo Ø Gerente Ø Comisario Ø Asesor Jurídico Ø Contadora General Ø Cajera General Ø Secretaria Ø Auxiliar de Contabilidad Ø Jefe de Cartera Ø Facturadora Ø Bodegueros Ø Auxiliares de Bodega Ø Supervisor de Ventas Ø Vendedores Ø Chóferes Ø Conserje Ø Guardias
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 4/13
96
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta
General
Ø Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,
estatutarias y reglamentarias
Ø Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,
documentos, etc.
Ø Supervisar la buena marcha de la Compañía
CARGO: GERENTE
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Representar judicial y extrajudicialmente a la
empresa
Ø Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a
petición de la presidencia
Ø Elaborar la pro forma presupuestaria
Ø Velar por la buena marcha de la empresa
CARGO: COMISARIO
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la
Ley de Compañías
Ø Presentar informes anuales
Ø Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 5/13
97
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: ASESOR JURÍDICO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Asesorar jurídicamente a la planta ejecutiva en
funciones de comercio y administración
Ø Representar en conjunto con el Gerente en todos los
actos locales de la Compañía
Ø Defender a la compañía en litigios laborales,
comerciales, civiles y penales
CARGO: AUDITOR INTERNO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Realizar exámenes especiales y/o auditorias
Ø Proporcionar asesoría técnica o administrativa
Ø Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno
CARGO: CONTADORA GENERAL
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de
contabilidad y del personal a su cargo
Ø Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados
Financieros
Ø Elaborar presupuestos de operación y de inversión
Ø Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,
inventarios, precios de costos y ventas, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 6/13
98
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: CAJERA GENERAL
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recibir diariamente recaudaciones de vendedores
Ø Entregar pago de clientes
Ø Preparar depósitos diarios a bancos
Ø Mantener bajo su custodia, valores, documentos y
prendas
CARGO: SECRETARIA
FUNCIONES PRINCIPALES:
Ø Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como
Secretaria
Ø Llevar el libro de actas
Ø Llevar la correspondencia
Ø Atender el teléfono
Ø Es responsable del control y mantenimiento oportuno del
equipo de oficina
Ø Debe controlar y atender las citas de trabajo de los
administradores
Ø Reemplazar ocasionalmente a la cajera
CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Registro y manejo de cuentas auxiliares
Ø Elaboración de comprobantes de egreso y cheques,
previa orden de Gerencia General.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 7/13
99
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones
bancarias
Ø Elaboración de roles de pago de sueldos y comisiones por
ventas
CARGO: JEFE DE CARTERA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Registrar facturas de venta
Ø Registrar notas de débito y de crédito
Ø Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de
clientes
Ø Entregar a vendedores facturas a cobrar
Ø Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la
cobranza, morosidad de clientes por períodos semanales
CARGO: FACTURADORA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Ingresar al archivo de productos las compras
Ø Facturar las ventas a los clientes
Ø Registrar órdenes de egreso
CARGO: BODEGUERO
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recepción y entrega de mercaderías
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 8/13
100
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Recepción y entrega de productos devueltos por clientes y
proveedores
Ø Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas
Ø Mantener bajo su custodia los productos a su cargo
Ø Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones
que corresponden.
CARGO: AUXILIAR DE BODEGA
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Recepción, embalaje y despacho de mercaderías
Ø Ordenar las mercaderías
Ø Responsabilizarse solidariamente con los chóferes cuando
tengan que desplazarse con mercaderías
Ø Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)
Ø Marcar los precios de los productos
CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor
Ø Controlar manejo de cartera de cada vendedor
Ø Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de
bajo stock
Ø Efectuar promociones en ventas
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 9/13
101
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CARGO: VENDEDORES
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta
asignada
Ø Realizar cobro de facturas firmadas
Ø Liquidar y entregar en caja los valores recaudados
Ø Recibir de cartera las facturas firmadas
Ø Informar diariamente al supervisor de ventas
CARGO: CHOFER 1-2
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Conducir y realizar el mantenimiento de los vehículos
Ø Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes
mercaderías
Ø Participar en el estibaje y ordenamiento de productos
en los camiones de reparto
Ø Notificar a administración novedades mecánicas de
los vehículos
CARGO: CONSERJE
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Vigilar y cuidar el edificio de la Compañía lo que
existe en él, especialmente sus bodegas
Ø Mantener la limpieza del edificio
Ø Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 10/13
102
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Llevar documentos y correspondencias a otras
dependencias y efectuar depósitos
Ø Hacer firmar convocatorias para sesiones
CARGO: GUARDIÁN
FUNCIONES PRINCIPALES
Ø Realizar la guardia prevista
Ø Vigilar y cuidar el edificio de la compañía y lo que
existe en él, especialmente sus bodegas
Ø Vigilar y cuidar los vehículos cuando ésos estén en
el garaje de la compañía
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F1 11/13
103
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL
En la visita realizada a la entidad se observó que el sistema
utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro
de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es
decir mañana y tarde; el horario normal de trabajo es de
08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de
ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando sólo las
entradas.
Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona
encargada de proteger y verificar las operaciones que en él se
dan. Este registro reposa en la Secretaría de la empresa.
Ver prueba de este control en Conclusión: El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulación y por lo tanto se debe modernizar.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 12/13
F4 18/24
104
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS
ANTERIORES
Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” no se han realizado
Auditorías al Recurso Humano, anteriores.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F1 13/13
105
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE II : REVISIÓN DE LEGISLACIÓN, OBJETIVOS, POLÍTICAS
Y NORMAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Estudiar la Legislación y otros documentos básicos que guían las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condición legal para el cumplimiento de sus objetivos.
PROCEDIMIENTOS:
1. Revise la documentación obtenida en la fase anterior, con el propósito de determinar si los procedimientos aplicados, están acordes a las disposiciones estipuladas
12/62
12/22 FF
M.P.
05-06-06
2. Determinar cuáles son los objetivos que persigue
la entidad 12/72F
M.P. 12-06-06
3. Determinar cuáles son las políticas generales
aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa 12/8
2F M.P.
19-06-06
4. Realice la descripción de las actividades que
desarrolla la Empresa 12/102
12/92 FF
M.P. 26-06-06
5.
12/112F
M.P. 03-07-06
Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.
F2 1/12
106
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ESTUDIO DE LA LEGISLACIÓN
LEY DE COMPAÑÍAS
El título VI del Libro II del Código de Comercio incluía las normas
fundamentales del régimen de las compañías mercantiles, hasta el
27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compañías,
mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial
No. 81 del 15 de Febrero del indicado año, se dio de esta manera, un
paso firme en el progreso de la legislación, independizando el
derecho societario mercantil.
Esta ley determina las normas para regular a las compañías,
especialmente en lo concerniente a su constitución y razón social,
objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,
administración, así como de las modalidades para partir sus
utilidades y proceder a su liquidación.
Existe una nueva regulación, de codificación a la ley de Compañías.
CÓDIGO DE COMERCIO
La Comisión Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.
77 de la Constitución Política de la República procede a codificar y
editar el Código de Comercio de la República del Ecuador, el cual
regirá las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones
mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean
ejecutados por no comerciantes.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 2/12
107
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Comprende cuatro libros que son:
Libro Primero : De los comerciantes y Agentes de Comercio
Libro Segundo : De los contratos y obligaciones
mercantiles en general
Libro Tercero : Del Comercio Marítimo
Libro Cuarto : De la suspensión de pagos
CÓDIGO DE SALUD
El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales
deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria
la expedición de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la
realidad la promoción, recuperación y protección de la salud de los
ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un
proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisión Jurídica.
Comprende tres libros que son.
Libro Primero : De la salud en general
Libro Segundo : De las acciones en el campo de la
protección de la salud
Libro Tercero : De la Jurisdicción, de la competencia, del
procedimiento y de las penas. Ley de
Revisión y fijación de precios de los
productos farmacéuticos.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 3/12
108
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CÓDIGO DE TRABAJO
Los preceptos señalados e este Código regulan las relaciones
entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas
modalidades y condiciones de trabajo
Su contenido es el siguiente:
Título I : Del Contrato individual de Trabajo
Título II : Del Contrato Colectivo de Trabajo
Título III : De las Modalidades de Trabajo
Título IV : De los riesgos de trabajo
Título V : De las Asociaciones de Trabajadores y de los
conflictos colectivos
Título VI : Organización, Competencia y
Procedimiento
Título VII : De las sanciones
Título VIII : De la prescripción
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el país un
sistema de determinación de utilidades de tipo real en virtud
del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto
en la medición de la utilidad comercial, como en la
determinación de la base sometida al Impuesto a la Renta, el
cual debe gravar únicamente las utilidades reales obtenidas
por los contribuyentes.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 4/12
109
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Su contenido es:
Título I : Impuesto a la renta
Título II : Impuesto al valor agregado
Título III : Impuesto a los consumos especiales
Título IV : Régimen Tributario de las Empresas Petroleras,
Mineras y Turísticas
Título V : Disposiciones Generales, Disposiciones
Transitorias y Disposiciones Finales
Los Productos que comercializa la empresa son
tarifa cero.
ESTATUTOS DE LA EMPRESA “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.
Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para
el desarrollo normal de sus actividades.
En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes
características:
Ø Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duración
Ø Del capital, del aumento y responsabilidad
Ø De la Fiscalización y control
Ø Ejercicio económico, Balance, Distribución de utilidades y
reservas
Ø Del gobierno, Administración y Responsabilidad
Ø Disolución y liquidación de la Compañía
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 5/12
110
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
REGLAMENTO INTERNO
La expedición del Reglamento Interno, por el Ministerio
de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal
instrumento legal o reglamentario con que cuenta la
empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha
normal.
Tiene como finalidad impartir parámetros de
funcionamiento tanto para los funcionarios como para
los empleados.
En el mencionado reglamento se detallan las
responsabilidades y funciones otorgadas a la mayoría
del personal que presta sus servicios en la empresa;
asimismo menciona acerca de las multas, horarios,
asistencia, capacitación, evaluación y demás
disposiciones generales
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 6/12
111
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los
siguientes:
a) Representación, distribución y comercialización de
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al
nivel nacional, ofreciéndoles precios de distribución.
c) Importación de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado
reclutamiento y selección del mismo, con el fin de
garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y
comerciales.
e) Instalación de una planta industrial destinada a la
elaboración de medicamentos y especialidades
farmacéuticas, de uso humano y veterinario,
cosméticos, el mercado interno y externo
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 7/12
112
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD
Las políticas que se aplican a las actividades que
desarrolla la empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”,
son las siguientes:
Ø Vender al contado
Ø Vender a crédito dentro de los plazos establecidos,
no más de 45 días
Ø Ventas no menores de $50,00
Ø Comercialización de los productos en las zonas en
las que llega la empresa: a nivel nacional.
Ø Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad
o profesión de a cuerdo con los requerimientos de
la Compañía .
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 8/12
113
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD
Las actividades prioritarias de la Empresa son:
a) LA COMPRA: La Empresa realiza la compra de los
productos directamente al proveedor nacional y
extranjero, los mismos que suministran una extensa
gama de productos. Mencionaremos algunas firmas
comerciales:
CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS
LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.
Entre los productos que la Empresa adquiere para la
comercialización tenemos:
MEDICAMENTOS: especialidades farmacéuticas,
Vitaminas, medicamentos para uso humano.
b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos
farmacéuticos y vitamínicos
Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a
crédito a 30 y 45 días plazo con un mínimo de $50. 00
por factura, realizándose los pagos con cheque cruzado a
la orden de “BIOGENET” S.A.. Si la factura no es
cancelada a su vencimiento, se cobrará intereses de
mora y comisiones de cobranza.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F2 9/12
114
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Los agentes vendedores, para la venta de productos lo
hacen en forma rotativa, trasladándose cada mes a
provincias, ya sea, por líneas, zonas y clientes.
Además responderán en forma directa ante la Empresa
por las ventas y cobros, responsabilizándose en forma
pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al
cliente moral y económicamente, previa referencias
comerciales .
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 10/12
115
NARRATIVA DE RESULTADOS ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar
hasta el momento, tenemos las siguientes:
Ø Falta de actualización de Estatutos y Reglamento
Interno 12/52F
Ø No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia
de personal implantado en la empresa
Ø Inadecuado archivo de documentos del personal
13/121F
Ø No se han efectuado Auditorías operativas en la
entidad, que demuestren el grado de
cumplimiento y eficiencia de las actividades que
realiza el recurso humano. 13/131F
Ø Segregación de cargos y funciones. 13/111
13/41 FF
Ø No poseen pólizas de seguros para empleados ni
para transportes de valores.
Ø No realizan arqueos de valores y documentos
periódicos a los vendedores. 13/111
13/41 FF
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F2 11/12
116
PROGRAMA DE AUDITORIA ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE III : REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
No. PROCEDIMIENTOS
REF. P/T
HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propósito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como áreas críticas
PROCEDIMIENTOS:
1. Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia administrativa de los Recursos Humanos
9/53
9/23 FF
M.P. 03-08-06
2. Determine el tipo de informes que elaboran para
conocimiento del Gerente, y establezca si le son útiles para un adecuado control 9/6
3F M.P. 10-08-06
3. Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de
las líneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organización de la Empresa 9/7
3F M.P. 17-08-06
4. Verifique si los procedimientos y el Sistema de
Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas 9/8
3F M.P. 24-08-06
5. Analice el Sistema que emplea la Empresa para el
reclutamiento y selección de personal 9/93F
M.P. 31-08-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 1/9
117
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos
No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN 1. Se han actualizado los Estatutos y
Reglamentos de la Compañía
X Por descuido
2. Los empleados conocen sus funciones y
deberes? X F4 20/20
3 Están definidas por escrito las funciones
designadas a cada uno de los servidores? X Reglamento Interno
4. Se efectúa la selección de personal mediante
concurso X Solo fuerza de ventas
5. Incluye los concursos para la selección,
exámenes por escrito X No se ha emitido
7. Las órdenes de trabajo se comunican por
escrito? X Verbalmente
8. Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del personal
X
9. Controla un empleado el registro de
asistencia de personal X Secretaria luego pasa a Contabilidad
10. Se realizan exámenes para evaluar el
rendimiento y calidad de las tareas de los servidores?
X No se ha evaluado anteriormente al R.H.
11. Se aplican sanciones disciplinarias al
personal que incurre en alguna falta que amerite sanción?
X
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 2/9
118
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIÓN
12. Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Funciones específicas
Administrativo Vendedores X
X
13. Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre-elaborado
X
Todo personal sale cada año el 20 de Diciembre
14. Son reemplazados en sus funciones con personal
calificado, aquellos cargos que quedan libres por vacaciones de los titulares
X Cada servidor deja su reemplazo
15. Se lleva un registro y carpeta individual de cada
uno de los servidores de la entidad? X Se mantiene en una sola carpeta en forma general
16. Se mantiene una adecuada comunicación entre
los diferentes niveles jerárquicos? X
17. El personal de la entidad cuenta con los recursos
e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo?
X
18. El espacio físico con el que cuenta la entidad es
el adecuado? X
19.
20.
Existe un plan de capacitación al personal Existen guías para la aplicación de sistemas de : Inducción Capacitación Evaluación del desempeño basado en competencias.
X X X
X
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F3 3/9
119
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:
Ø Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han
actualizado desde su inicio.
Ø No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el
personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
Ø Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente
Ø No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el
grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
Ø No se clasifica en expedientes personales la documentación de los
servidores de la empresa
Ø Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de
Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción-
capacitación y evaluación del desempeño basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpli endo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
Ø El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los
Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor
coordinación de las actividades.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 4/9
120
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
Ø Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan
de capacitación para el personal con el fin de actualizar
sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y
calidad de trabajo.
Ø Así mismo dispondrá que toda orden de trabajo sea
emitida necesariamente por escrito, procedimiento que
garantizará el seguimiento y cumplimiento de las
mismas.
Ø Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha
funcionado de manera permanente en los pocos exámenes
que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados
Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes
velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y
así pueda realizarse periódicamente evaluaciones
administrativas sobre las actividades que realiza el
recurso humano.
Ø La Secretaría deberá abrir un expediente para cada
servidor, el mismo que contendrá la documentación
personal básica y cualquier otro informativo.
Ø Se deberá tomar en cuenta la aplicación de los Sistemas
de Administración de Recursos Humanos, los mismos que
contarán con las respectivas Guías recomendadas.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F3 5/9
121
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
DETERMINACIÓN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA
CONOCIMIENTO DEL GERENTE
Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los
empleados emite informe alguno acerca de las
actividades y funciones que diariamente realizan, puesto
que se amparan en que no se ha establecido este
particular en ninguna disposición superior y que sólo lo
realizan cuando el Gerente lo solicita.
Es necesario que las autoridades responsables de la buena
marcha de la empresa dispongan que todo personal que
labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o
mensualmente un informe de las actividades que ha
realizado en este período de trabajo, para que a su vez se
inicie la apertura de un archivo de seguimiento y
cumplimiento de actividades, el mismo que deberá
contener información suficiente que sirva para establecer
un juicio crítico en caso de presentarse irregularidades.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F3 6/9
122
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CUMPLIMIENTO DE LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD
En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la
estructura organizativa de la empresa consideraque las
líneas de autoridad se encuentran claramente definidas,
lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen
en una mejor manera.
Así mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es
adecuado, reflejándose el respeto y compañerismo entre
subalternos y directivos.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 7/9
123
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de acción de la
Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado
pero que no Se encuentra desempeñando sus funciones en
forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual
de Auditoría.
Como contexto de este problema podemos indicar que la
Unidad se creó en el año 2005 su labor se ha enfocado
únicamente a realizar revisiones específicas de cuentas e
impuestos de iniciativa por preocupación por parte de los
Directivos de la compañía, lo que no me permite la
formulación de un criterio preciso sobre la eficacia de las
medidas adoptadas en el control de las actividades
administrativas internas por parte del Auditor.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 8/9
124
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Entre los diferentes candidatos recomendados por los
servidores de la empresa, se escoge aquellas que para
cada puesto sean los más aptos. Se compara los
requerimientos del puesto con el Currículo Vitae de cada
candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se
formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente
de confianza y amistad que facilite las respuestas.
Después de la selección, el Gerente General presenta las
ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente
Administrativo, para que se otorgue autorización a la
Contadora General, Cajera y Secretaria.
El resto de personal, cuya designación no corresponda a
los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados
y removidos por el Gerente General.
En caso de los Agentes Vendedores, éstos primeramente
reciben capacitación y entrenamiento en ventas, luego
son sometidas a un examen, siendo seleccionado la
persona que obtiene la mayor calificación.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F3 9/9
125
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las áreas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas
PROCEDIMIENTOS:
1. Efectúe una entrevista al Gerente de “BIOGENET” S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos
23/54
23/34 FF
M.P. 01-09-06
2. Realice una entrevista al Gerente de la
Compañía, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evalúa constantemente al personal (evaluación del rendimiento basado en competencias)
23/74
23/64 FF
M.P. 08-09-06
3. Mediante entrevista dirigid a al Gerente,
determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitación al personal de la empresa
23/104
23/84 FF
M.P. 15-09-06
4. Entérese por qué no se dan escrito las órdenes
de trabajo. Entreviste al Gerente 23/124
23/114 FF
M.P. 22-09-06
5. Realice una entrevista al Gerente, para indagar
el por qué no se llevan expedientes personales de los servidores 23/14
423/134 FF
M.P. 29-09-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 1/23
126
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos FASE IV : EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS No. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T HECHO
POR FECHA
6.
7.
Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los empleados cumplen con los registros de Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. Realice una entrevista al gerente para determinar por que no se aplican guías de inducción.
23/184
23/154 FF
23/234
23/164 F
AF
M.P. M.P.
02-10-06 02-10-06
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 2/23
127
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y
Reglamento Interno
1. LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?
Esta situación se ha dado a la falta de preocupación de los Directivos de la Empresa.
2. SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?
Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizará
3. LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?
Si, ya que debido a la evolución y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 3/23
128
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTUALIZACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y
REGLAMENTO, GARANTIZAN LA OPTIMIZACIÓN DE LA
EMPRESA
COMENTARIO:
Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento,
pudimos determinar que éstos no han sido actualizados
desde su fecha de inicio, todo ello por falta de
preocupación de los Directivos de la Compañía.
Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la
empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,
los mismos que no se encuentran definidos en el
Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia
de coordinación entre funcionarios y empleados.
CONCLUSIÓN:
La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento
Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una
coordinación negativa entre funcionarios y empleados.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 4/23
129
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
RECOMENDACIÓN
El Directorio y Junta General de Accionistas de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” debe actualizar los
Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las
funciones específicas de sus servidores, con la finalidad
de mantener un equilibrio en la Organización y
Dirección de la empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se
procederá a la elaboración de un Manual Orgánico
Funcional, en el cual se determinen con exactitud las
obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los
servidores de la empresa. Además que incluya un
Organigrama Funcional.
Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 5/23
130
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al
personal – y por que no se han utilizado guías del sistema de inducción.
1. POR QUÉ NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y también a la falta de preocupación por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempeña el personal de “BIOGENET” S.A.
2. CADA QUÉ TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?
No existe un período fijo de evaluación, tampoco una evaluación de desempeño basado en competencias, pero tratamos de aplicar el método más adecuado, que nos permita observar y medir el desempeño del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.
3. LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los años anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este año se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jácome como nuevo auditor de la Empresa.
4. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA
DE INDUCCIÓN No se han efectuado estas guías debido a que la contratación se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempeñar.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 6/23
131
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-10-06 al 16-11-06
EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL
APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableció
que no se han realizado exámenes administrativos periódicos de las
actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de
Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en
forma continua.
CONCLUSIÓN
La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la
despreocupación de los máximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen
evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolución del desempeño
basado en competencias al personal y así conocer el grado de
cumplimiento de las labores encomendadas.
RECOMENDACIÓN
Que se efectúen exámenes administrativos a las operaciones que
realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria
Interna encargada de su evaluación y control en base a un plan
anual de Auditoría y sugiero aplicar la guía de evaluación de
competencias. Ejemplo: Colaborador con subordinados
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
F4 22/23
F4 7/23
132
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que
labora en la Empresa
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRÍA INDICAR LAS RAZONES?
Cuando se presentan ciertas oportunidades, se envía a la persona que esté relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podríamos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitación dentro de la Empresa
2. CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y técnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.
3. EN ALGUNA REUNIÓN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIÓN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?
Si, en sesión del mes de enero de 1996 se acordó capacitar al personal que labora en la empresa, a través de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 8/23
133
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS
MISMOS
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con el personal de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” pude constatar que durante el
período bajo examen, únicamente la Contadora y la Cajera
asistieron a un curso de capacitación fuera de la empresa, mientras
que el resto de personal no tuvo capacitación alguna.
Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible
conocer que la falta de capacitación y entrenamiento al personal se
debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitación, lo que no
ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas técnicas,
todo ello un beneficio de la empresa.
Con el fin de obtener un buen desempeño de funciones las técnicas
modernas consideran la capacitación de personal como una
inversión, en todas circunstancias no debería escatimarse recursos
para este fin.
ELABORADO POR: M.P- REVISADO POR: C.G.
F4 21/23
F4 9/23
134
NARRATIVA DE RESULTADOS
CONCLUSIÓN:
No se actualiza y capacita al personal de los diferentes
departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan
de capacitación dentro de la empresa.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un
Cronograma de Capacitación de personal, que abarque
Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La
adopción de esta política permitirá contar con elementos
humanos adecuados, lo que redundará en beneficio de
la empresa.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
F4 10/23
135
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no
se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción
1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?
Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?
No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
INDUCCIÓN? No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 11/23
136
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE
COMENTARIO
De acuerdo a mi estudio efectuado a través de entrevistas, se
comprobó que las órdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en
forma cabal.
CONCLUSIÓN
Las órdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas
por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de
las mismas.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá, que las órdenes de trabajo deben hacerse
necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar
por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes
impartidas para todo el personal de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A.,
debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para
que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al
personal a su mando.
Analizar la posibilidad de realizar esto a través del Internet, correo electrónico interno.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 12/23
137
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de
los servidores
1. POR QUÉ NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?
Toda documentación se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva así porque el personal no es numeroso.
2. SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES?
Realmente la documentación no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupación e iniciativa de mi parte.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..
F4 13/23
138
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA
RÁPIDA LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
COMENTARIO
Luego de la revisión de los archivos del personal de la empresa, se
verificó que la documentación del personal no se encuentra
debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se
mantiene en una sola carpeta.
Asimismo se pudo constatar que dicha documentación no ha sufrido
cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una
desactualización de la información, datos y bibliografía del personal.
CONCLUSIÓN
No se mantienen expedientes personales y actualizados de la
documentación de los servidores, lo que dificulta la rápida localización
de información y conlleva a la entrega de datos desactualizados
RECOMENDACIÓN
Implementar un moderno sistema de documentación y archivo,
procurando clasificar la información en forma lógica, adecuada y
actualizada, lo cual podrá contener entre otros lo siguientes.
• Hoja de vida
• Copia de cédula
• Aviso de entrada
• Formato de contrato
• Aviso de incremento de sueldos
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.
F4 14/23
139
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE
PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
COMENTARIO
El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia
de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de
las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a
17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las
08h00 y a las 15h00, firmando sólo las entradas.
Este registro reposa en la Secretaría de la empresa, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en él se dan.
Es así que se está no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del
Reglamento Interno de la empresa “Asistencia”.
Puesto que el actual sistema de registro de firmas de
entrada y salida no proporciona un alto grado de
confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede
existir irregularidades en el manejo de los registro, esto
puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el
resto de personal.
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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
CONCLUSIÓN
El sistema utilizado por la empresa para el control de
asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.
Además no se cuenta con hojas de movilización, en caso de que
el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier
motivo.
RECOMENDACIÓN
Ø Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad
de implantar en la empresa el sistema de un método
moderno de control de Asistencia puesto que es un método
eficaz y confiable para el control diario de asistencia y
puntualidad en el trabajo.
Ø Como instrumento de ayuda para el control de asistencia
implementar las hojas de movilización, para el caso de
salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos
personales o de oficina, las mismas que estarán bajo
custodia de la Secretaria (Ver Anexo)
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
CIUDAD : QUITO PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06 ÁREA : Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente OBJETIVO: Conocer los motivos del porque no se utilizan guías de inducción.
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE
UNA GUÍA DE INDUCCIÓN. PODRÍA INDICA RME LA RAZÓN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.
2. CREE NECESARIA LA APLICACIÓN DE UNA GUÍA DE INDUCCIÓN?
Después de su aplicación veo indispensable aplicar una guía de inducción ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendrá un mejor adiestramiento con las personas indicadas.
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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD : “BIOGENET” S.A. ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
UNA ADECUADA ADAPTACIÓN CONTRIBUYE AL MEJOR
DESEMPEÑO DE FUNCIONES
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar
que durante el periodo de adaptación en la Empresa existe una
desorientación debido a que desconocen a quien dirigirse para el
cumplimiento de sus funciones.
De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me
fue posible confirmar que no existe una orientación para el nuevo
personal.
CONCLUSIÓN
No existe una guía para la adaptación de los nuevos empleados
porque no se ha previsto una guía de INDUCCIÓN en la Empresa.
RECOMENDACIÓN
El directorio dispondrá la aplicación de la guía de INDUCCIÓN, la
misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;
buscando contribuir al mejoramiento del desempeño de los nuevos
empleados .
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA
PRIMERA JORNADA SEGUNDA JORNADA NÓMINA FECHA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA
COMENTARIO: Para realizar la cédula analítica sobre el control de asistencia al personal que labora en “BIOGENET” S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL
QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO
Nº NOMBRE DEL
EMPLEADO
HOJA
DE
VIDA
COPIA
DOCUMENTOS
PERSONALES
CONTRATO AVISOS
IESS
HOJAS DE
MOVILIZACIÓN
INCREMENTOS
SUELDOS
1 Pablo
Chipantiza X X X √ X X
2 Doris
Falconí √ √ X √ X X
3 Valeria
Ortiz √ X √ √ X X
4 Mónica
Recalde √ X √ √ √ X
5 Graciela
Toromoreno X √ X √ √ X
√ = Si cumple X = No cumple
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO
Nº NOMBRE DEL EMPLEADO LOS EMPLEADOS CONOCEN
SUS FUNCIONES
1 Pablo Chipantiza SI
2 Doris Falcón SI
3 Valeria Ortiz SI
4 Mónica Recalde SI
5 Graciela Toromoreno SI
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE CAPACITACIÓN Esta guía se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitación y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: Lcda. Myriam Díaz CONTADORA DEPARTAMENTO: FINANCIERO SECCIÓN: CONTABILIDAD JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 01/02/05
CARGO CONTENIDO CURSO RESPONSABLE CAPACITACIÓN
TIEMPO
1 CONTADORA
CURSO DE CONTABILIDAD
AVANZADA
RR.HH 30 HORAS
2 CONTADORA
TRIBUTACIÓN RR.HH 20 HORAS
NOMBRE DEL EMPLEADO: Valeria Ortiz CARGO: SECRETARIA DEPARTAMENTO: RECURSOS HUMANOS JEFE INMEDIATO: Dr. Jaime Gutiérrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04
CARGO CONTENIDO CURSO
RESPONSABLE CAPACITACIÓN
TIEMPO
3 SECRETARIA
Gerencia del Servicio y Medición de la Satisfacción del
cliente
Administración de
Ventas RR.HH
16 HORAS
4 SECRETARIA
Relaciones Humanas y convivencia
RR.HH 8 HORAS
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE COMPETENCIAS – COLABORADOR CON SUBORDINADOS
Nombre del colaborador : Mónica Recalde Gerente : Dr. Miltón Angúlo Fecha : del 16-10-06 al 16-11-06 Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona.
No 1 3 5 7 9 No ha sido observado
Nivel no aceptado
Menos que aceptable
Nivel aceptable
Sobrepasa nivel aceptable
Sobrepasa amplia
COMPETENCIA CALIFICACIÓN EXPLICACIÓN SOBRE LA
CALIFICACIÓN Conducta profesional 5 Es un profesional que da sus
primeros pasos dentro de las ventas
Conocimiento técnico 5 Tiene conocimientos sólidos de ventas
Perspectiva empresarial 3 No toma decisiones consulta que hacer
Compromiso con resultados 7 Resuelve sus problemas y presenta la información oportuna
Comunicación 5 Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar
Enfoque al cliente 7 Tiene buena forma de atender a los clientes
Análisis de decisiones 5 Siempre esta solicitando información y apoyo para resolver sus inquietudes
Innovación 7 Siempre esta observando la manera como mejorar
Manejo de recursos 7 Si sabe aprovechar los recursos que dispone
Efectividad en equipo 5 No sabe aprovechar todas las bondades del sistema
TOTAL 56
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..
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LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
ÁREA : Recursos Humanos PERÍODO : Del 16-05-06 al 16-11-06
GUÍA DE INDUCCIÓN
Esta guía se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recién ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Sección: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04
No CONTENIDO RESPONSABLE TIEMPO 1 Presentación y
Disposiciones generales, conocimiento de la empresa
Recursos Humanos 4 horas
2 Conversación con Gerencia Gerente ½ hora 3 Trabajo en departamento
de ventas Administrador de vetas 1 día
4 Disposiciones contables, entrega de informes e información
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
FUENTE: BIOGENET ELABORACIÓN: LA AUTORA
COMISARIO
JUNTA GENERAL ACCIONISTAS
DIRECTORIO
PRESIDENTE ADMINISTR.
GERENTE GENERAL
ASESORÍA JURÍDICA
AUDITOR INTERNO
SECRETARIA
DEPARTAMENTO ADMINSITRAT.
PROVEEDURÍA
CHOFER 1-2
CONSERJE
GUARDIÁN
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CONTABIL. BODEGA CARTERA FACTURAC. CAJA
DEPARTAMENTO DE VENTAS
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
VENDEDOR 4
VENDEDOR 5
VENDEDOR 6
VENDEDOR DE OFICINA
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ANEXO 3 LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
HOJA DE MOVILIZACIÓN
PERMISO No.
DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: ......................... PARA: AUSENTARSE NO CONCURRIR AL TRABAJO MOTIVO DE ESTE I.E.S.S. DILIGENCIA DE LA EMPRESA PERMISO ENFERMEDAD OTROS DURACIÓN DEL PERMISO:
DESCONTABLE DEL SALARIO: SI NO
FIRMA DEL EMPLEADO:
________________ NOMBRE
CONTROL: SALIÓ ENTRÓ:
AUTORIZADO POR:
_________________________ NOMBRE
173
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
PLANEACIÓN ANEXO 4
PRESUPUESTO AÑO 2007 ÁREA: RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. DESCRIPCIÓN DEL INFORME: ESTIMACIÓN DEL SUELDO POR ÁREAS Y CARGOS APROBADO POR: C.G.