Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected] CALARCÁ QUINDÍO TERCER INFORME PLAN OPERATIVO ANUAL 2014 SEGUIMIENTO ENERO – SEPTIEMBRE PLANEACIÓN
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CALARCÁ QUINDÍO
TERCER INFORME
PLAN OPERATIVO ANUAL
2014
SEGUIMIENTO ENERO –
SEPTIEMBRE
PLANEACIÓN
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CALARCÁ QUINDÍO
INTRODUCCIÓN
El presente informe evidencia el estado de cada una de las áreas para realizar el
seguimiento a indicadores del Plan de Desarrollo de la Institución, este plan recoge
las áreas Clínicas- Asistenciales, Gerenciales y Administrabas – financieras de la
E.S.E Hospital La Misericordia.
Se miden un grupo de 65 indicadores que agrupan las necesidades de crecimiento
de la institución en cada una de sus áreas y programas permitiendo evidenciar las
oportunidades de mejora y las fortalezas de la E.S.E. este seguimiento se realiza
en los meses de enero a septiembre de la vigencia 2014.
El seguimiento es realizado por cada uno de los coordinadores de área y líderes de
proceso, y en cada una de las áreas queda el soporte del avance y las
oportunidades de mejora para la vigencia 2014. Con este diagnóstico trimestral se
establecen las áreas que requieren mayor ayuda para alcanzar la meta anual.
Este diagnóstico va para cada una de las sugerencias -Científica y Administrativa-
y para la gerencia como reporte del seguimiento al POA; este reporte también es
analizado por el área de control interno para verificar el autocontrol de cada una
de las áreas.
Se agradece a cada una de las áreas que realizo los seguimientos en los tiempos
esperados y esperamos que cada una de las áreas este en un proceso de mejora
continua.
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GESTIÓN DIRECTIVA Y
ESRATEGICA
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ACTIVIDAD META no. INDICADOR RESPONSABLE 1
trimestre 2
TRIMESTRE
3 TRIMESTR
E
META AÑO 2
Aprobacion de politicas insitucionales siempre y cuando sean requeridas por las areas.
Aprobar, socializar y operativizar el 100 % de las politicas que sean requeridas por las areas administrativas y asistenciales.
1
No. de Politicas Institucionales Aprobadas, socializadas y en operación/ No. De politicas requeridas
Gerencia y Cada una de las areas de la entidad
100% 100% 100% 100%
Operativizar el sistema de costos de la E.S.E Hospital La Misericordia de Calarca.
Establcer el sistema de costos para el 100% de los procesos y procedimientos que se ralizan en la Institucion.
2
NO. de Procesos con implementación del sistema de costos / No. de Procesos de la institucion.
Gerencia y Coordinador de Costos de la Insitucion.
22% 22% 43% 60%
Establecer las autoevaluaciones de los procesos.
Realizar dos (2) auto evaluaciones anuales
3
No. de procesos con autoevaluaciones realizada/ No de procesos con aut evaluacion programada
Gerencia y coordinador de Calidad
50% 50% 100% 100%
Gestionar recursos a traves de la suscripcion de proyectos-
Suscribir los proyectos en el plan bienal de inversion del departamento
4
No. de proyectos suscritos
Gerencia y Planeacion.
0% 80% 90% 100%
suscribir proyectos ante los entes departamentales, municipales y nacionales para la consecucion de recursos.
5
no. de proyectos suscritos.
Gerencia y Planeacion.
0% 80% 80% 100%
Establecer y operativizar la audotria para el mejoramiento de la calidad en la E.S.E Hospital La Misericordia.
100% de las auditorias programadas por el area de Calidad realizadas. 6
No. de audotorias realizadas / No. de auditorias programadas en la entidad.
Gerencia y Coordinacion de Calidad
20% 50% 50% 100%
Consolidar, analizar indicadores de calidad
Consolidacion y analisis del 100% de los indicadores de manera mensual
7
No. de Indicadores de calidad analizados, consolidados y enviuados/ No. de reportes anuales.
Gerencia y Coordinacion de Calidad
100% 100% 100% 100%
Brindar asesoría en la elaboración de listas de chequeo, guías, y demás formatos requeridos, fomentando la estandarización, el trabajo en equipo y
Aserorar y brindar capacitacion en torno a los formatos requeridos por los distintos 8
No. de Asesorias requeridas en la oficina de planeacion de la entidad/ No. de asesorias
Planeacion 100% 100% 100% 100%
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brindando confianza y seguridad técnica
Creación e implementación del plan de marketing de la entidad.
Creacion de un plan de marketing para la institucion acorde con la creacion de la Red Hospitalaria de Quindío y con el protafolio de servicios modificado.
9
Creacion del Un (1) Plan de Marketign.
Gerencia y Planeacion.
50% 50% 70% 60%
Durante la vigencia 2014 cada una de las áreas que interviene en los indicadores
de este componente realizaron el tercer seguimiento, todas las áreas
administrativas que fueron involucradas en el proceso realizaron un seguimiento
comprometido y fidedigno de los indicadores propuestos.
Para el tercer seguimiento hay un crecimiento significativo de los indicadores de
costos, auto evaluación PAMEC y el plan de maketing, ya que se encuentran
institucionalizadas estrategias para el manejo comunicativo con el cliente interno y
externo a la institución. Sin embargo, tiene como elemento de mejoramiento la
asignación de recursos para tener elementos físicos publicitarios.
De esta manera se evidencia que para este trimestre hay un crecimiento de 0.81
de los indicadores de cada una de las áreas que hacen parte de este grupo de
indicadores.
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GESTIÓN CLÍNICA O
ASISTENCIAL.
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ACTIVIDAD META no. INDICADOR RESPONSABLE META AÑO
2
1er Trimestre 2014
2do trimestr
e
3er trimestr
e
FORTALECIMEITO DE PROGRAMAS
Lograr la implementacion del programa IAMI en el 50% de las areas de la entidad.
36
No. de areas con actividades IAMI implementadas / No. de areas de la entidad
Coordinador de IAMI
60% 60% 60% 60%
Reactivacion e implementacion del programa enlace en el primer tirmestre del año 2013
37
implementacion del 100% en el primer trimestre del año 2013..
Coordinador programa enlace
60% 75% 75% 80%
Implementacion y operativizacion del programa RCV en el 100%
38
implementacion del 100% del programa.
Coordinador Programa de Riesgo Cardiovascualar
90% 70% 70% 80%
Fortalecimiento del plan de intervenciones colectivas para el municipio
cumplimiento del 100% de las metas en las prioridades contratadas con el muncipio de calaraca
39
No. de actividades realizadas/ No. de actividades programadas para la vigencia 2013
Coordinador PIC
100% 0% 19% 65%
fortalecimiento del plan de intervenciones colectivas para el departamento.
cumplimiento del 100% de las metas en las prioridades contratadas con el departamento
40
No. de actividades realizadas/ No. de actividades programadas para la vigencia 2013
Coordinador PIC
100% 0% 0% 33%
Medicion de adherencia a guias protocolos.
estandarizar proceso de medicion de adherencia a guias y protocolos institucionales
41
No de evaluaciones aplicadas de guias y protocolos/total de guias y protocolos implementados Calidad,
Auditoria Medica,Auditoria de Enfermeria
60% 20% 20% 20%
Cumplimiento del plan de mejoramiento del servicio farmaceutico para cada una de las vigencias
80% de cumplimiento para el 2013
42
No de actividades cumplidas/ No de actividades programadas para el periodo.
Coordiancion de Farmacia.
100% 100% 100% 100%
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medicion y analisis de
oportunidad institucional
cumplir con los estandares
establecidos por la norma.
43
Sumatoria individual total de minutos transcurridos desde la consulta del Triage II hasta el llamado por el médico/ Total de consultas medicas de urgencias realizadas en el mes.
Calidad
100% 100% 100% 100%
44
Sumatoria individual total dias transcurridos desde la solicitud del servicio hasta la realizacion / Total de procedimientos realizados en imagenologia
100% 100% 100% 100%
45
sumatoria de dias desde la solilcitud hasta la asignacion de la cita /totla de citas asignadas
100% 100% 100% 100%
operativizacion del sistema de referencia y contrareferencia institucional.
100% de formatos referencia y contrareferencias diligenciadas adecuadamente por parte del personal medico en el servicio de la institucion
46
No de referencias y contrreferencias diligenciadas correctamente por area / No de referencias y contrareferencias solicitadas por area.
Coordinadores de area.
100% 100% 100% 100%
Reporte analisis y establecimiento de planes de mejora de manera oportuna de eventos adversos
cumplimiento del 10% Reporte analisis y establecimiento de planes de mejora de manera oportuna de eventos adversos
47
Número Total de Eventos adversos detectados en el servicio y gestionados/Número Total de Eventos Adversos reportados en la entidad.
Calidad 100% 100% 100% 100%
Evaluar la calidad de la historia clinica
Realizar revision mensual de las historias Clinicas dilienciadas.
48
No. de Historias clinicas con un correcto diligenciamiento/ No. de Historias revisadas segun estandar del proceso .
Auditoria Medica
100% 30% 30% 35%
Hacer seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomedicos por areas.
Realizar un analisis mensual de los reportes de equipos daños y problemas con los mismos.
49
No. de actividades de mantenimineto preventivo y correctivo realizados/ No de actividades de mantenimineto preventivo y correctivo programadas
todos los coordinadores
de area. 100% 100% 100% 100%
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Participar activamente en la actualización del mapa de riesgos institucional
Realizar un seguimiento semestral al mapa de riesgos institucional.
50
No. de chequeos realizados/ No. de chequeos programados para la vigencia 2013
Controln Interno 100% 100% 100% 100%
autoevaluacion de cumplimiento de requesitos de habnilitacion
Realizar un cronograma de vigilancia para cada vigencia
51
No. de visitas realizadas/ No. de visitas programadas.
Calidad. 100% 100% 100% 100%
Actualizacion y opertaivizacion de los procesos
inherentes a SIAU
Actualizar y operativizar el 100% de los procesos
52
No total de procesos actualizados y oipertaivizados / total de procesos del area.
SIAU 90% 100% 100% 100%
Participación comunitaria en Salud
Apoyo logístico, técnico y de información al 100% de las organizaciones que lo requieran.
53
total de de organizaciones asesoradas/ total de organizaciones que requieren el servicio
SIAU 100% 80% 80% 80%
Recepción de Peticiones,
Quejas y Reclamos -PQR-
Realizar el 100% del apoyo técnico y de información requerido en la oficina de atencion al usuario.
54
No. De PQR tramitadas/ no. De PQR
SIAU
100% 100% 100% 100%
55
No. De encuestas de satisfacción realizadas/ % de satisfacción.
SIAU 100% 100% 100% 100%
medicion de adherencia al programa de Maternidad Segura:Binomio Madre-Hijo
Adherencia del 100% de las gestantes al programa.
56
pacientes ingresadas al programa/total gestantes del municipio
Centro de atencion Materno Infantil
60% 0% 40% 50%
Maternidad Segura: Estrategia para la eliminación y erradicación de la de la sífilis congénita y VIH
Diagnosticar y atender de manera la sífilis gestacional de manera oportuna.
57
No. De sífilis congénita/ No. De sífilis gestacional.
Centro de atencion Materno Infantil
100% 0% 100% 100%
Diagnosticar y atender de manera oportuna las gestantes diagnosticada con VIH.
58
No. De transmisión vertical del VIH/ No. De gestantes diagnosticadas con VIH
Centro de atencion Materno Infantil
100% 0% 100% 100%
Maternidad Segura: Morbilidad materna extrema.
Llevar a un 0% la morbilidad materna. 59
No. De casos de morbimortalidad materna extrema/ muertes perinatales
Centro de atencion Materno Infantil 0% 0% 100% 100%
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Medicion de adherencia al manual de bioseguridad institucional
Socializar el 100% de los protocolos en las áreas y evaluar su aplicación.
60
No de protocolos socializadas /Total de protocolos de bioseguridad implementados
salud ocupacional
90% 0% 100% 100%
Reporte de SIVIGILA de enfermedades de Salud Publica
Reporte Mensual de las fichas para el SIVIGILA 61
No. De fichas epidemiológicas reportadas/No. De fichas epidemiológicas realizadas
Coordinadores de area.
100% 100% 100% 100%
Atención médica y consejería en temáticas de salud sexual y reproductiva. Como planificación familiar, realización de citologías esquema 1-1-3, asesoría de VIH pre y post y demás ITS.
Atención médica y consejería al 100% de usuarios que requieran el servicio.
62
No. De jóvenes atendidos / NO. De jóvenes que requieren el servicio.
Servicios Amigables
80% 90% 90% 90%
Analisis de la Mortalidad Hospitalaria
Analisis de mortalidad mayor a 48 horas en la entidad.
63
No. de casos de mortalidad intrahospitalaria menor a 48 horas analizadas/ No. total de defunciones mayores de 48 horas
Calidad 100% 100% 100% 100%
Neumonias brocoaspirativas en pacientes pediatricos presentadas en la entidad
Analisis de Neumonias brocoaspirativas en pacientaes pediatricos presentadas en la vigencia 2013
64
No. de neumoniasbrocoaspirativas presentadas en la entidad para el periodo Calidad,
Auditoria Medica
100% 100% 100% 100%
Medir la Demanda inducida de PyD en el hsopital y centros de Salud
Cumplir al 100% la demanda de PyD 65
No total de remisiones efectivas/ No total de remisiones realizadas coordinador PYD 100% 59% 67% 67%
Los indicadores correspondientes a el área clínica asistencial evidencian que tanto
las estrategias, los programas y las áreas están encaminadas al cumplimiento de
metas institucionales.
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Se han realizado actividades internas de control y seguimiento a cada uno de los
indicadores, por ello se ha evidenciado la necesidad de apoyar el PIC, además de
los diferentes programas para alcanzar las metas esperadas. Asimismo, las
evaluaciones a las guías y protocolos institucionales deben responder a la
actualidad clínica y a las demandas de la habilitación modificada por la Resolución
2003.
El 90% de las actividades propuestas a la fecha se están ejecutando y su resultado
supera al esperado para la vigencia 2014 para el primer semestre de esta vigencia
la calificación de los indicadores clínicos- asistenciales es de 0.85.
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
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ACTIVIDAD META no. INDICADOR RESPONSABLE META AÑO 2
TRIMESTRE 1
TRIMESTRE 2 TRIMESTRE 3
Ajustar y operativizar la totalidad de los comites del area administrativa.
Operativizar el 100% de los comites del area administrativa y finaciera de la ese hospital la Misericordia de Calarca
10
NO. de comites administrativos operando/ No. de comites administrativos.
Subegerente Administrativo
70% 0% 60% 60%
Elaborar, suministrar y publicar la informacion presupuestal y financiera en la página web y en la cartelera institucional.
Publicacion de manera trimestral de la informacion presupuestal y financiera de la entidad.
11
No. de publicaciones / total de publicaciones programadas.
Presupuesto Contabilidad
100% 25% 50% 75%
Generar informes a los diferentes entes de control y vigilancia registrando la información en los formatos y páginas de dichos entes
Realizar el 100% de los informes solicitados por los entes de control y vigilancia. 12
No. de informes presentados/ No. de informes solicitados.
Control Interno
100% 35% 100% 60%
Depuracion de las cuentas por cobrar de dificil recaudo
Depuracion del 100% de las cuentas por cobrar de dificil cobro
13 valor depurado/ valor total a depurar
Cartera 60% 0% 20% 20%
Recuperacion de las cuentas por cobrar
Recuperacion de las cuentas por cobrar
14 valor recuperado de cartera/ total de la cartera cobrada
Cartera 60% 0% 25% 25%
Porcentaje de Glosa
Disminucion gradual de porcetaje de glosa
15 valor total glosado/total de cartera cobrada
Cartera 60% 0% 10% 10%
Implementacion del sistema de costos
Implemetacion y operativizacion del sistema de costos
16
Porcentaje de Implementacion del sistema de costos/ 100% de la Implementacion de Costos
Costos 100% 22% 43% 59%
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Apoyar la implementacion del manual de auditoria
Creacion y socializacion del manual de auditoria en la entidad.
17 Un manual de
audiotoria
Calidad, Control Interno
70% 25% 50% 70%
Actualizacion de los procesos y procedimientos del area administrativa
100% de la actualizacion e implementacion de los procedimientos
18
Porcentaje de actializacion e implemetacion de los procesos y procedimientos/ 100% de la implementacion
Calidad, Planeacion y Control Interno subgerente administrativo
70% 25% 50% 60%
Creacion, documentacion e implementacion de las politicas del area administrativa
100% de la implementacion de las politicas administrativas
19
porcentaje de implementacion de las politicas/ 100% de la implementacion
Planeacion, Control Interno y Calidad
50% 25% 100% 40%
Implementar y operativizar el sistema de control Interno
Implemenetacion del 100% del sistema de control Interno
20
Porcentaje de implementacion del sistema de control interno/ 100% de la Implementacion del sistema del control interno
Control Interno
60% 25% 100% 100%
100% de la operativizacion del sistema de control interno
21
porcentaje de operativizacion del sistema de control interno/ 100% de la operativizacion del sistema de control interno
Control Interno
60% 25% 100% 30%
Desarrollar un cronograma de socialización de la plataforma estratégica, Códigos de etica, buen gobierno y Plan Operativo anual de la entidad
Realiazar y dar cumplimiento al 100% del cronograma propuesto para la socializacion de la plataforma estrategica, el codigo de etica y el plan operativo anual.
22
No. de socializaciones realizadas/No. de socializaciones programadas
Planeacion, Talento Humano
100% 100% 100% 100%
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Inventario físico de los bienes inmuebles.
Realizar la actualizacion del 100% del inventario fisico de bienes de la entidad.
23 Un (1) inventario fisico de bienes de la entidad actualizado a la vigencia 2013
Activos Fijos 100% 20% 30% 80%
Actualizacion de hoja de vida y ficha técnica para cada uno de los equipos.
Realizar la actualizacion y la ficha tecnica del 100% de lo equipos de la entidad.
24
No. de equipos con ficha tecnica actualizada / No. de equipos de la entidad.
Activos Fijos 100% 35% 35% 95%
Dar cumplimiento a la ley general
de archivo (ley594 de
2000)
100% de la Socializacion de la ley de archivo
25 porcentaje de la socializacion de la ley de archivo/100% de la socializacion
Archivo Central
80% 100% 90%
100% de la Adherencia de la ley de archivo
26
porcenaje de adherencia a la ley de archivo x area/100% de las areas adheridas a la ley de archivo
80% 0% 50% 80%
Mantener actualizado el archivo del personal de Planta, contratación y tercerización Revisando y confrontando los requisitos de Ley y los de habilitación con los soportes de la misma
Actualizacion semestral a las historias laborales del personal.
27
No. de historias laborales acrualizadas/ No. de historias laborales
Talento Humano
100% 0% 65% 80%
Rediseñar, actualizar,
implementar y hacer
seguimiento a los procesos de
inducción y reinduccion al
personal.
Realizar los planes de induccion del personal en la entidad.
28
No. de inducciones realizadas en la entidad/ No. de inducciones programadas.
Talento Humano
100% 0% 40% 100%
Realizar semestralmente reinducciones del personal.
29
No. de reinducciones realizadas en la entidad/ No. de reinducciones programadas.
Talento Humano
100% 0% 20% 40%
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Programar y coordinar con los subgerentes el proceso de Certificación en competencias laborales a través de las entidades certificadoras
Realizar un proceso de certificacion en competencias laborales
30
Un (1) proceso de certificacion del personal.
Talento Humano
60% 0% 30% 60%
Elaborar, implementar y hacer seguimiento al plan de capacitación, socializándolo con la comisión de personal
Realizar un (1) plan de capacitacion anual
31
Un (1) plan de capacitacion anual.
Talento Humano
100% 0% 0% 40%
Avanzar en la estrategia gobierno en línea de la mano de la gerencia y las demás áreas de la E.S.E
Pasar del nivel II de la estrategia Gobierno en Linea a la Fase IV.
32
Fase IV de Gobierno en Linea
Sisitemas 40% 40% 40% 40%
Implemetacion del comité de RIPS
Implementacion o perativizacion del 100% del comité de RIPS
33
porcentaje de implementacion del comité de rips/ 100% del comité implementado
sistemas, Facturacion y planeacion 100% 100% 100% 100%
Implementación de la herramienta de la comunicación interna
100% de la implemetacion de la herramienta de comunicación interna y externa
34
porcentaje de implementacion de la herramienta de comunicación interna/100% de laimplementacion
Sistemas 60% 0% 40% 60%
Porcentaje de cumplimiento del plan anual de mantenimiento
100% de cumplimiento de plan anual de mantenimiento
35
porcentaje de cumplimiento del plan anual de mantenimiento/100% de cumplimiento del plan de mantenimiento
jefe de mantenimiento
80% 25% 25% 50%
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Las áreas administrativas de la E.S.E evidencian una puesta en marcha de cada
uno de los indicadores, todos ellos respondiendo a las actividades y metas
institucionales, tanto con el cliente interno como externo.
Durante este tercer trimestre se evidencia un crecimiento constante,
fundamentalmente en el área de Talento Humano y mantenimiento, que durante el
primer trimestre de la vigencia no realizo reporte de información de seguimiento.
Demuestra que el plan de acción del área se está ejecutando de manera
comprometida.
El Seguimiento también evidencia un crecimiento constante en áreas como calidad,
control interno, activos fijos, mantenimiento, presupuesto, cartera y contabilidad,
en donde los indicadores reflejan un crecimiento sostenido.
El seguimiento de cada uno de estos indicadores permite realizar un análisis del
área desde el área de planeación, generando información verídica y constante de
cada uno de los mismos, facilitando analizar las áreas que requieren intervención
inmediata.
Dadas estas características los indicadores del área administrativa arrojan un
resultado del 0.60 de crecimiento, reconociendo que cada uno de los
coordinadores de proceso ha facilitado la información requerida y ha mostrado su
compromiso con el reporte de información solicitada por el área de planeación.
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RESULTADO GENERAL
El seguimiento y calificación del poa responde al indicador Número 3 del Plan de
Gestión del Gerente, por esta razón se debe hacer un seguimiento constante a
cada uno de los indicadores.
El POA está compuesto por un grupo de 65 indicadores en los que interviene las
áreas administrativas, financieras, clínicas, asistenciales y Gerenciales para evaluar
la institución de una manera general que permita analizar los aciertos y
debilidades de cada uno de los procesos internos.
Actualmente los resultados de cada una de las áreas son:
1. Gerencial: 0.81
2. Clínica-Asistencial: 0.85
3. Administrativa-financiera: 0.60
Con este análisis se evidencia que el área que ha avanzado de manera más
significativa en torno al seguimiento de indicadores del POA es la Clínica-
Asistencial, donde e mayor número de áreas realizaron seguimiento constante de
los indicadores.
Este análisis del POA sirve de línea base para el año plantear acciones de mejora
por servicio y área que estén encaminadas al cumplimiento de cada uno de los
indicadores con el objetivo de superar la calificación del POA del año 2013.
De esta manera la calificación de POA para el tercer trimestre la vigencia 2014 es:
75.3% de cumplimiento en los indicadores.