TEORI KONTINGENSI

TOPIC 4MANAGEMENT MODELSFEM 3104WORK ECOLOGY AND HUMAN DEVELOPMENT

*

LEADERSHIP*Basic Concept of LeadershipLeadership TheoriesTraits TheoryBehavioral TheoryContingency TheoryContemporary Leadership Theory

Understanding Basic Concepts*Management is working with people to accompalish organizational goals.Managers: deals with interpersonal conflict (plan, organize, implement goals set by others (leaders)Leadership is influencing human behavior, regardless of the goals.Leaders: create vision for organizations and units.Leaders promote major changes in goals & proceduresLeaders set and communicate new directionsInspire subordinate

Leadership/Kepimpinan*One of the most interesting aspects of the results was that respondents believe great leaders are made and not born.

Tine Schneiderman (President, Leaders in Dubai/London)

Maksud Kepimpinan*Pimpin bimbing, pandu / tunjukKepimpinan keupayaan sebagai pemimpin, daya seseorang pemimpin ( Kamus Dewan, 1994)Kebolehan untuk menerajui kumpulan untuk mencapai sesuatu matlamat.Melibatkan : pemimpin, pengikut, proses, aktiviti dan matlamat.Leadership is the capacity to mobilize in competition or conflict a potential need in a follower.In this sense leadership is a relationship/process of mutual stilulation and evaluation that converts arousal into engagement and results.

Definisi Kepimpinan*Greenberg & Barron (1995)Seseorang yang menentukan matlamat sesuatu organisasi dan strategi untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkanRobbins (2001) kemampuan seseorang mempengaruhi pasukan kerja ke arah pencapaian matlamat organisasi.The process of inspiring others to work hard to accompalish the important tasks (Robbin, 2001)Leading builds the committments and enthusiasm (voluntary) needed to people to apply their talents fully to help accomplish plan.

Organizational Leadership?*Organizational leadership:Social influence processActors who are both leaders and followersA range of possible outcomes the achievement of goals. Also the committment of the individuals, the enhancement of change of organization culture.

7 COMPETENCIES OF EFFECTIVE LEADERS:*Drive Leadership MotivationIntegritySelf-confidenceIntelligenceKnowledge of the BusinessEmotional Intelligence

LEADERSHIP THEORIES/TEORI KEPIMPINAN*Robbins (2001) dan Greenberg & Barron (1995) telah membahagikan teori kepimpinan kepada 3 peringkat.Teori Sifat/ Traits TheoryTeori Perilaku/ Behavioral TheoryTeori Kontingensi/ Contingency Theory

TEORI2 KEPIMPINAN*

TEORITujuanTEORI SIFAT(TRAITS )Cuba mencari sifat-sifat sahsiah (personaliti ) sejagat. Andaian bahawa pemimpin mempunyai sifat-sifat yg tidak dipunyai oleh bukan pemimpin.TEORI PERILAKU (BEHAVIORAL MODELS)Cuba menghuraikan kepimpinan melalui perilaku orang yg memimpin.TEORI KONTINGENSIMencadangkan model kontingensi utk mengatasi kelemahan pendekatan terdahulu dan mengambil kira penemuan penyelidikan.

1. TEORI SIFAT/TRAITS THEORY*Berasaskan andaian bahawa pemimpin mempunyai sifat sahsiah, sosial, fizikal @ intelektual yg berbeza dgn bukan pemimpin.Kepimpinan adalah kebolehan semulajadi.Teori ini menekankan pada sifat kualiti yang dimiliki bagi melayakkannya jadi pemimpin.Ada 6 sifat yg dikenalpasti:Bercita-cita tinggi dan bertenagaKemahuan utk memimpinKejujuran dan integritiKeyakinan diri yang tinggiTahap Kecerdasan yang tinggiBerpengetahuan yang luas dalam tugas yang dilakukan.

Teori Sifat*Sifat-sifat tersebut belum menjamin kejayaan seseorang pemimpin.Robbins (2001) menyatakan 4 sebab utama :Tidak memperdulikan keperluan pengikutGagal untuk menjelaskan kepentingan pelbagai sifat secara relatif.Tidak mampu memisahkan antara sebab dan penyebab.Membelakangkan faktor kesemasaan.

TRAITS MODEL (Teori Sifat)*Leadership models based on the assumption that certain pgysical, social and personal characteristics are inherent in leaders.Characteristics to distinguishes ledaers from non-leaders:Physical young to middle-age, energetic, striking appearance, tall, slender etc.Social background: educated at the right schools, socially prominent, upwardly, mobile etc.Personality: adaptable, aggressive, emotionally stable, dominnat, self-confident, socialble etc.

*

Stogdill (1974) identified the following traits and skills as critical to leadersTraits Adaptable to situationsAlert to social environmentAmbitious and achievement orientatedAssertiveCooperativeDecisiveDependableDominant (desire to influence others)Energetic (high activity level)PersistentSelf-confidentTolerance of stressWilling to responsible

Skills Clever (intelligent)Conceptually skilledCreativeDiplomatic and tactfulFluent in speakingKnowledgeable about group taskOrganized (administrative ability)PersuasiveSocially skilled

2. TEORI PERILAKU KEPIMPINANBEHAVIORAL MODELS*Teori Perilaku cuba mengenal pasti gelagat khusus Perilaku tertentu yg boleh membezakan pemimpin drpd bukan pemimpin.Kajian perilaku kepimpinan mengharapkan penemuan tentang penentu perilaku pemimpin yg berkesan.Pemimpin boleh dilatihTiga kajian mengenai teori perilaku/ gelagat yg masih popular:Kajian Ohio State UniversityKajian Michigan UniversityGrid Pengurusan

Teori Perilaku Kepimpinan: Kajian Ohio State University*Kajia OSU 1940Pengkaji ingin mengenal pasti dimensi perilaku pemimpin (ada 1000 dimensi kepimpinan) tapi gabung 2 kategori utama;Dua dimensi utama yg memberi kesan kepada subordinat: Struktur pemula dan Pertimbangan RasaStruktur pemula (struktur daya usaha) bagaimana pemimpin menentukan peranan dan pembahagian tugas utk dirinya dan subordinat utk mencapai objektif.Bertimbang rasa saling mempercayai, pertimbangan perasaan pekerja.

Teori Perilaku Kepimpinan: Kajian Ohio State University*

Pemimpin yg amalkan struktur pemula tinggi dan mempunyai timbang rasa yang tinggi akan mencapai prestasi tinggi dan memberi kepuasan kpd pengikut (Stogdil et.al,1974)

Teori Perilaku Kepimpinan:Kajian University Michigan*Pusat Penyelidikan MU 1940; utk mengenal pasti ciri-ciri perilaku/perlakuan pemimpin yg berkaitan dgn prestasi /keberkesanan.Menemui 2 dimensi perilaku: orientasi pekerja dan orientasi pengeluaran.Pemimpin yg berorientasikan pekerja menekankan aspek tugas /bahagian teknikal dan menghasilkan produktiviti yg lebih tinggi + kepuasan kerja yg lebih tinggi.

Teori Perilaku Kepimpinan:Grid Pengurusan*Perkenal oleh Blake & Mouton (1964) Mencadangkan dimensi gaya kepimpinan sebagai rajah 2 dimensi;Keperihatinan terhadap manusiaKeperihatinan terhadap pengeluaranMenjelaskan kelima2 gaya kepimpinan melalui pendekatan Matrik yang berdasarkan 9x9.Lihat lampiran: managerial gridImpoverished styleCountry club styleProduce/ perish styleMiddle of the road styleTeam style

3. TEORI KEPIMPINAN KONTINGENSI*Kegagalan kajian berasaskan teori sifat dan perilaku , timbul kajian yg tumpu pada pengaruh persekitaran atau faktor2 situasi (Robbins, 2001) spt:Tahap struktur tugas yang dijalankanKualiti perhubungan pemimpin dan ahliKedudukan kuasa pemimpinKejelasan peranan pekerja /ahliNorma-norma kumpulanKedapatan dan kesediaan maklumatSambutan kepimpinan oleh ahli /penerimaan pengikut Kedewasaan /kematangan pengikut

CONTINGENCY MODELS*Contingency Leadership Theory suggests that leadership success depends on a match between leadership style and situational demands.The situation determines the best style to useLeadership style is part of ones personality and is therefore relatively enduring and difficult to change.Trying to train leader to adopt new styles, to match their existing styles with situations for which they are best fit.Peoples leadership styles tend to be either task motivated or relationship motivated: neither style is effective all the time.

Model Kontingensi*Model FiedlerTeori Situasi - Hersey dan BlanchardTeori Laluan Matlamat (Path Goal)

a. Model Fiedler*Model ini menyatakan bahawa kumpulan berkesan bergantung kpd kesepadanan gaya kepimpinan dgn subordinat dan setakat mana keadaan ini memberi kawalan dan pengaruh kepada pemimpin.Fiedler (1967) percaya bahawa faktor terpenting kejayaan kepimpinan ialah gaya kepimpinan.Gaya kepimpinan seseorang boleh diketahui melalui soal selidik Least Preferred Coworker atau LPCFiedler mendapati pencapaian kumpulan tinggi apabila terdapat gabungan faktor-faktor :perhubungan pemimpin ahli-baikStruktur tugas tinggi dan ada kuasa jawatan dan kepimpinan berorientasi tugas.

*Fiedlers Contingency TheoryThis theory explains that group performance is a result of two factorsThese factors are known as leadership style and situational favorablenessIn this theory, leadership effectiveness is the result of interaction between the style of the leader and the characteristics of the environment in which the leader work (Gray)

FIEDLERS CONTINGENCY MODEL*Viewed leadership style as a trait -difficult to change.Leadership style is determined by asking the manager to describe his/her least preferred co-worker. They can be divided into 2 types:Relationship-oriented leader: who recognizes the importance of developing strong and positive emotional ties with followers.Task-oriented leader: who doesnt value relationships and instead focuses only on the task.Use 3 variables to help determine leadership style:Leader-member relationship (acceptance as leader)Task structure (degree to which job is routine)Leader position power (legitimate/coercive/reward).

Model Fiedler*Guna skala yg menunjukkan setakat mana seseorang pemimpin ini menilai samada secara positif atau negatif pekerja-pekerja paling tidak disukai (LPC least preferred co-worker).Tinggi atau rendah LPC ditentukan oleh:LPC Rendah : pengurus menekankan aspek pengurusan kerja, mahu memastikan tugas sentiasa siap pada waktu yang ditetapkan dan tidak mementingkan aspek kemanusiaan.LPC Tinggi : pengurus mahu mempunyai hubungan yang mesra dengan para pekerja.

Model Fiedler*Fiedler mengenalpasti tiga keadaan kepimpinan yang boleh membantu menentukan gaya kepimpinan yang berkesan;Hubungan ahli dengan pemimpinStruktur tugas dan kedudukan kuasa pemimpinKedudukan kuasa pemimpin.Berdasarkan pendekatan kontingensi beberapa strategi kepimpinan berkesan boleh didapati:Pemimpin sebagai modelSesuaikan hubungan pemimpin dengan pekerjaJenis pemimpin perlu sesuai dengan tempat ditugaskan.Pemimpin perlu guna kedudukan untuk mempengaruhi pekerja.

Kritikan terhadap Model Fiedler*Tiada satu sifat atau gaya kepimpinan dengan sendirinya berkesan dalam semua situasi.Teori ini meneguhkan fahaman utk kepimpinan berkesan, namun tidak menerangkan tentang keberkesanan kepimpinan.Terdapat faktor situasi lain spt kebijaksanaan pemimpin, kebolehan membuat keputusan yg tidak terkandung dalam modelnya.

b. Teori Situasi Hersey Blanchard*Merupakan teori kontingensi yg memberi penekanan kpd kematangan(maturity) pengikut.Paul Hersey & Ken Blanchard, kepimpinan yg berjaya akan dicapai melalui pemilihan gaya kepimpinan yg sesuai di mana gaya ini bergantung kpd tahap kematangan (kebolehan dan kesanggupan manusia utk menerima t/jwb bagi memimpin gelagat) pengikut.Teori ini menjelaskan tentang tahap kesediaan yang meliputi keupayaan dan kesanggupan pengikut-pengikut dalam melakukan sesuatu tugas yang spesifik.

Teori Situasi*Dengan menggunakan 2 dimensi kepimpinan, samada berorientasikan tugas/ perhubungan, Hersey & Blanchard telah mengenalpasti 4 gaya kepimpinan yang khusus:Pemberitahuan (tugas tinggi hubungan rendah)Maklum pd pengikut, apa, bagaimana, bila dan di mana tugas perlu dibuat. Penjualan (tugas tinggi hubungan tinggi)Pemimpin arah dan beri sokonganPenyertaan (tugas rendah hubungan tinggi)Sedia kongsi buat keputusanPendelegasian (tugas rendah hubungan rendah)Pemimpin sedia arahan yg paling minimum dan pada masa yg sama bersedia beri sokongan.

c. Teori Laluan Matlamat (Path-Goal)*Teori paling ramai dihormati dibandingkan dgn teori kontigensi lain.Martin G. Evans dan Robert J. House (1971) menggabungkan elemen-elemen teori sebelumnya.Model ini mencadangkan bahawa gaya kepimpinan seorang pengurus mempengaruhi bentuk ganjaran yang disediakan utk pekerja dan juga laluan yg mesti diambil utk mencapainya.Fungsi utama model: pemimpin bentuk matlamat yang penting bagi pengikut atau pekerja mereka serta menggariskan laluan-laluan atau panduan bagaimana hendak mencapai matlamat yg ditetapkan.

Teori Laluan Matlamat (Path-Goal)*Ada 4 corak kelakuan pemimpin yg mempunyai kesan spesifik ke atas kepuasan, penerimaan terhadap pemimpin dan keyakinan terhadap ganjaran yang akan diberikan terhadap prestasi yg cemerlang.Kepimpinan menyokongKepimpinan penyertaanKepimpinan berperantaraanKepimpinan berorientasikan pencapaian.

TEORI KEPIMPINAN KONTEMPORARI*Kepimpinan KarismatikKepimpinan TransaksiKepimpinan Transformasi

a. Teori Kepimpinan Karismatik*Mempunyai kelebihan tersendiri dalam mendorong, mengarah dan mempengaruhi pengikut supaya melaksana tugas dengan sebaik mungkin.

Charismatic Leadership*Attributes of Charismatic Leaders Need for power Impression management Self-sacrifice toward organization Innovative or unorthodox actions Ideals, values, lofty goals High expectations for followers Models desired behaviors Inspires followers Strong belief in own ideas High level of self-confidence

b. Teori Kepimpinan Transaksi*Memandu dan memotivasikan pengikut dalam hala tuju matlamat yang dibentuk dengan menjelaskan peranan dan keperluan tugas.Ganjaran kontigenCuba campur tangan bila piawaian tidak dipenuhiLaissez faire

Ciri Pemimpin TransaksiMenggunakan ganjaran untuk prestasi dan pencapaianPengurusan menurut pengecualian; memerhati dan mencari pelencongan drpd peraturan dan piawaian dan mengambil tindakanPengurusan menurut pengecualian (pasif): mengambil tindakan hanya apabila piawai tidak tercapaiLaissez- faire: mengabaikan tanggungjawab, tidak membuat keputusan.* Ciri-ciri pemimipin transaksi lebih mirip pada pengurus jabatan atau pentadbir yg jawatannya sebagai batu loncatan utk kenaikan pangkat.*

Kepimpinan TransaksiMenumpukan kepada pertukaran faedah antara pemimpin dan subordinat.Pemimpin beri ganjaran kpd subordinat berdasarkan kpd tingkah laku tertentu spt mencapai objektif yg ditetapkan oleh organisasi dan memberi hukuman ke atas kegagalan. (Burns, 1978)*

c. Teori Kepimpinan Transformasi*Pengasas Burn, J.M (1978)Gabungan antara Teori Trait (sifat) dan teori Perilaku (Behavior)Burns (1978)- leaders and followers raise one another to higher levels of morality and motivation.Kepimpinan Transformasi pemimpin memberi ilham kepada pengikut supaya memikirkan kebaikan organisasi dan berupaya memberi kesan kpd pengikut:Korelasi dengan peningkatan produktiviti, kepuasan kerja (Bass & Avillo, 1990).

Kepimpinan Transformasi*Satu proses untuk mempengaruhi perubahan yg penting dari segi sikap dan andaian-andaian ahli organisasi dan membina komitmen mereka dalam mencapai misi, objektif dan strategi organisasi (Gary Yukl, 1989), Leadership in Organizations

Transformational Leadership*Transformational leaders have the ability to clearly articulate a vision of the future (Trufino, 1992).A leadership style focused on effecting revolutionary change in organizations through a committment to the organizations vision. (Sulliven & Decker, 2001).Dalam kepimpinan transformasi, pemimpin dan pengikut digabungkan dalam usaha mencapai matlamat aras tinggi. Kedua-dua pihak berusaha mencorakkan organisasi dalam hala tuju yang baru.

Gaya Kepimpinan Transformasi*Leadership as building : membangkitkan potensi individu, memuaskan keperluan aras tinggi, meningkatkan jangkaan pemimpin dan pengikut yang dimotivasikan ke aras komitment dan prestasi yang lebih tinggi.Leadership as bonding : menjayakan dengan membangkitkan kesedaran yg meingkatkan matlamat dan tujuan organisasi ke tahap yg dipersetujui dan mengikat pasukan dalam komitmen moral.Leadership by binding: memupuk pengurusan kendiri dgn:menjadikan pembaikan sebagai rutinMengetahui keperluan organisasiMengawasi nilaiMengeratkan individu

Kelebihan Kepimpinan TransformasiBASS (1985)Dikaitkan dengan gaya kepimpinan berkesanBerupaya mengubah persepsi dan motivasi org bawahanBawa kpd kecemerlangan organisasiKajian oleh Bennis dan Nanus (1985): terdpt kriteria yg wujud dalam diri seorang pemimpin yg amalkan gaya kepimpinan transformasiPemikiran logikalKesungguhanPengagihan kuasaKawalan kendiri*

Multifactor Leadership Questionaire (MLQ) - Bass, 1978Dibina berasaskan kepada teori kepimpinan bagi mengukur tingkah laku kepimpinan Transformasi, transakssi dan Laissez-faire (Bass 1995; Bass & Avilio, 1990).Berdasarkan MLQ ; ada 4 dimensi kepimpinan transformasi.

*

Analisis MLQKepimpinan Transaksi terbahagi 2 komponen:Ganjaran luar jangka Pengurusan secara pengecualian *

4 dimensi terangkum dlm kepimpinan transformasiDimensi karismatikDimensi motivasi inspirasiDimensi stimulasi intelektualDimensi bertimbangrasa secara individu*

Empat Jenis Tingkah laku Transformasional*Idealized influence / KarismaInspirational Motivation/ Motivasi InspirasiIntellectual Stimulation/ Stimulasi IntelektualIndividualized Consideration/ Pertimbangan tersendiriTHE FOUR I S

1. Idealized Influence (Karismatik/Keunggulan Pemimpin)*Tingkahlaku yang membangkitkan emosi kuat pengikut dan identifikasi dengan pemimpin.Tingkah laku konsisten dan menyakinkanMenyedia wawasan dan misi, meningkatkan maruah, hormat dan kepercayaanPemimpin yg memiliki standard moral dan etika, disanjung, dihormati, dipercayai, pengikut setia mematuhinya.Berkongsi risikoPertimbangan terhadap keperluanPerilaku beretika dan bermoral bagi meraih kepercayaan, keyakinan dan rasa hormat subordinat.Keutuhan peribadi.

2. Inspirational Motivation (Mencetus Motivasi)*Satu proses dorongan kepada pelaksanaan tugas2 penting oleh subordinat spt menggalakkan kerja-kerja berkumpulan.Meletakkan jangkaan yg tinggi terhadap pencapaian matlamat organisasi.Berkomunikasi tentang wawasan yg menarik, menggunakan simbol utk memfokus usaha subordinat, tingkahlaku tertentu dimodel.Semangat tinggi, melatak dan meyebarkan matlamat yg mencabar, menggunakan simbol utk menumpukan tenaga.Dahulukan kepentingan organisasi drpd peribadi.

3.Intellectual Stimulation (Rangsangan Intelektual)*IS yg meningkatkan kesedaran masalah dan mempengaruhi pengikut dalam melihat masalah dari perspektif baru.Merangsang intelek/minda dengan menggalakkan kecerdasan, rasionaliti dan paragmatik.Mendorong subordinat berfikir secara kritikal, bersikap kreatif dan inovatif dalam usaha selesai masalah.Penyelesaian masalah secara kreatifMerujuk kepada pemimpin yg mencabar norma organisasi, menggalakkan pemikiran divergen dan memupuk pengikutnya membentuk strategik inovatif.

4. Individualized Consideration/ (Pertimbangan Individu)*Merujuk kepada tingkahlaku pemimpin yg bermatlamat pada mengenalpasti keperluan perkembangan dan pembangunan yg istimewa serta membimbing dan berbincang (coaching and consulting) dgn subordinat.Melihat subordinat sebagai individu yang mempunyai kebolehan dan kemampuan yg berbeza.Mendengar dan memuji (Bass, 1993)Termasuk memberi sokongan, galakan, coachingMemberi perhatian pada individu, perhatian dan layanan secara peribadi, bimbingan dan nasihat

Ciri-ciri Kepimpinan Transformasi*Saling menyokong ke tahap motivasi/moraliti yang lebih tinggiPengupayaan kuasa kpd pihak lain utk mencapai wawasan.Memupuk individu lain supaya membaiki diri dan meningkat diri.Memupuk subordinat supaya lebih baik moral, nilai dan kemanusiaan.Melakukan prestasi yg melebihi jangkaan asasMenggunakan kuasa dalam mewujudkan kepercayaan pengikut supaya melakukan perkara luar biasa.

Ciri-ciri...7. Berupaya melibatkan individu dalam tindakan8. Mengubah pengikut menjadi pemimpin9. Mengubah pemimpin kepada agen perubahanKeberanian (courageous)Menaruh kepercayaan pada individuDapat berhadapan dengan kerumitanLife-long learnersBerasaskan nilai (value-driven)*

Implikasi Kepimpinan TransformasiCovey (dlm Judy Reinhartz & Don M Brraech, 2004)Staf bekerja dalam kumpulanMatlamat organisasi difahami semua ahliPemimpin meluangkan masa untuk membina hubungan dan memberi peluang kepada staf untuk menyumbang kepada organisasi serta meningkatkan pencapaian pekerja.Memberikan motivasi intrinsik utk capai matlamat organisasi.*

Impak kepimpinan Transformasi *Avolio dan Bass (1991) kepimpinan transformasi lebih berkesan berbanding kepimpinan transaksiPelbagai bidang spt:Politik dan EkonomiDasar luar negaraPendidikanBudaya dam kehidupan intelektual

Amalan Kepimpinan TransformasiPemimpin bersifat kemanusiaan, adil, jujur dan tidak emosional, tidak mementingkan diri dan tidak mencemburui pengikutnya.Fokus pada pengikut moral dan motivasi dalaman yg tinggi dalam menjalankan tugasMempamerkan pertimbangan secara peribadi utk staf dan memberi rangsangan intelektual bersama dengan inspirasi karismatik.Gaya ini baik utk tanggungjawab pekerja, motivasi dan produktiviti dan menjimat masa pemimpin*

Tindakan Pemimpin Transformasi*Pemimpin transformasi membantu para intelek dan warga negara biasa utk melihat kehidupan mereka,memikirkan semual isu-siu berhubung dgn kewujudan merekaUsaha berasaskan kreativitiCari jalan dan cara membentuk pemikiran rakyat utk menghadapi konteks dunia tanpa sempadan.

Transformation v. Transactional LeadershipLeader gains subordinates compliance by:*Adapted from Exhibit 11.11: Transformation versus Transactional LeadershipTransformational LeadershipTransactional LeadershipInspiring, empowering, and coaching followersExchange of rewards and benefitsAppeals focus on:Organizational and common good interestsSelf-interestType of planned change:Major organizational changeRoutine changes

Renungan*Hope means believing you have both the will and the way to accompalish your goals, whatever they may be.Charles R, Snyder

*Exhibit 11.10 (page 393 of the text) is presented on this slide with a bulleted list of the ten attributes discussed in the chapter. The exhibit has a minimum level of animation, but the bulleted points are presented one-at-a-time. Discussion points can be found in the chapter from pages 391-393, and you might add examples to enhance the discussion.*Exhibit 11.11 (page 394 of the text) has been animated to permit point-by-point discussion of three important distinctions between transformational and transactional leaders.