TENDER BRIEF Repairs and Works MARCH · 2015. 3. 10. · Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015 Page 2 PART A ‐ INTRODUCTION Phillip Island is a

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 1 

TENDER BRIEF 

Nobbies Roof Repairs and Structural Works 

 MARCH 2015   

Contents 

PART A ‐ INTRODUCTION ........................................................................................................................ 2 

PART B ‐ SCOPE OF WORKS ..................................................................................................................... 3 

PART C ‐ TENDER REQUIREMENTS .......................................................................................................... 4 

PART D ‐ TENDER RESPONSE ................................................................................................................... 7 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 2 

PARTA‐INTRODUCTION 

Phillip  Island  is a major tourist destination  located  in Westernport, 120 kilometres south east of Melbourne. Phillip  Island  receives  3,500,000  visitors  annually,  including  1,000,000 who  visit  Phillip  Island Nature  Parks attractions. 

Phillip Island Nature Parks (the Nature Parks) was established in 1996. It is unique in Victoria, in that it is the only nature park under  the direction of a  State Government‐appointed Board of Management. The Nature Parks  controls  more  than  1,800  hectares  of  Crown  Land  and  sustains  major  research,  conservation  and education programs while managing general recreational assets without ongoing funding from state or federal governments.   

The Nature Parks’ four main attractions are the world famous Penguin Parade, the Koala Conservation Centre, Churchill Island and the Nobbies Centre. Each is located at a different site on Phillip Island.  The head office is located at the Penguin Parade.  

The Nobbies  Centre  is  undergoing  a major  refurbishment which will  involve  the  internal  fit‐out  of  a  new attraction  in  partnership  with  World  Wide  Fund  for  Nature  (WWF)  and  the  completion  of  significant maintenance works. It is expected that multiple contracted works will be conducted at the same time during the period from April to December 2015. 

The Nature Parks  is  looking  for a  suitably qualified  Licenced Commercial Builder  to  complete works on  the Nobbies roof including repairs, roof sheet replacement and minor structural works. 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 3 

PARTB‐SCOPEOFWORKS 

Detailed scope of works and related drawings are contained in Appendix A. 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 4 

PARTC‐TENDERREQUIREMENTS 

1. Lodgement of Tenders 

Tender submissions must be  lodged by 5:00pm on  the closing date of 30 March 2015. Tenders will be accepted via email and post. Refer to lodgement requirements below.   

Any tender which is not received by the closing time (5:00pm) on the nominated day shall be deemed to be a late tender and will not be accepted. Tenders post marked as mailed prior to the closing time on the nominated day will be accepted. 

2. Lodgement Requirements 

Tenders can be sent via email to Catherine Basterfield at the address noted below.  If you wish to submit a hard copy  it must be sealed  in an envelope or package, which should be marked CONFIDENTIAL and clearly labelled:  Phillip Island Nature Parks ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works Attention: Catherine Basterfield – Operations Manager  PO BOX 97 Cowes Victoria 3922 

Email address: [email protected]  

3. Contract 

The successful tenderer must enter into contract with the Nature Parks. Contractual terms and conditions will be based on AS 4000 General Contract Terms and Conditions.   

4. Criteria for selection   

The  selection  process  for  the  tenders will  be  conducted  in  accordance with  the  value  selection  and probity  principles  used  by  the Nature  Parks.  The  evaluation  criteria  to  assess  detailed  proposals  and select the successful tenderer is as noted below, adjusted for price considerations: 

Selection criteria  Minimum response requirements 

Task appreciation and approach 

• Evidence of understanding of brief. • Submission of a comprehensive works plan with consideration to time 

frames, site and environmental conditions, visitor presence, risks and Specific Workplace Health and Safety Requirements.    

• Method of installation, including safe work methods statements for each activity. Reference must be made to the safe work at heights and the equipment/fall protection required to carry out the work safely. 

Relevant experience and available resources (capability and capacity)  

• Demonstrated experience in commercial building, roofing and maintenance. • Details of suitably qualified staff proposed to work on the installation (note: 

all staff must have construction induction cards and working at heights training certificates). 

• Declaration of any subcontractors proposed to be used in the project delivery and applicable qualifications. 

• Evidence of compliant Work Health and Safety management systems inclusive of contractor management.  

Quality control and alignment  • Installation and workmanship guarantee. 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 5 

with Nature Parks vision  • Details of quality control systems in place.  • Work references • Evidence of alignment with the Nature Parks’ vision. 

Value for money  • As determined by the tender price and the selection criteria.  

It  is  intended  that  formal notification of  successful  tenderer(s)  shall be made within 1 week  from  the closing  date.  Tenders  shall  remain  valid  for  acceptance  for  2  calendar  months  after  the  date  of submission. 

Submission of a proposal shall constitute and evidence and acknowledgement by the tenderer that  it  is aware that the Nature Parks is not liable for any costs incurred by, or on behalf of, the tenderer prior to the issue of a letter of acceptance of the tender by the Nature Parks. 

5. Site inspection 

All  tenderers must attend a compulsory site  inspection.   The  inspection will provide  tenderers with an appreciation  of  the  exposed  weather  conditions  at  the  Nobbies  site,  shared  working  environment constraints and an opportunity to clarify any technical questions. 

The site inspection will be held at 3:00pm on Monday 16th of March at the Nobbies Centre, 1320 Ventnor Road Summerland’s, 3922. Please advise Catherine Basterfield (Operations Manager) of your attendance. 

6. Confidentiality and other restrictions 

All persons  (including  tenderers) obtaining or  receiving  this  tender brief  and  any other  information  in connection  with  the  tendering  process must  keep  the  contents  of  the  tender  brief  and  such  other information confidential. 

The Nature Parks may require persons and organisations wishing to access or obtain a copy of this tender brief or  certain parts of  it, or  any  additional materials  to execute  a deed of  confidentiality  (in  a  form required by, or satisfactory to , the Nature Parks) before or after access is granted. 

All  responses  shall  remain  confidential  and will  become  the  property  of Nature  Parks.  Submission  of tender shall constitute and evidence an acknowledgement by the tenderer that, unless required by law, Nature  Parks  and  the  tenderer  undertakes  to  treat  all  information  received  as  part  of  the  tender submission as confidential. 

7. Conflicts of Interest 

Tenderers are required to disclose any conflicts of  interest with the Nature Parks or any related parties past and present. 

8. Tender Enquiries ‐ Designated Point of Contact 

The designated point of  contact  for  further  information of  a  technical or  explanatory nature must be directed to: 

Catherine Basterfield (Operations Manager) Phone: 03 5951 2807 Mobile: 0409 925 578 Email: [email protected] 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 6 

Requests for further information will only be responded to if submitted in writing. 

No  representations or  statements made by Nature  Parks  staff  constitute  an official  expression unless made in writing by the designated Nature Parks point of contact. 

Any significant additional information concerning the tender which, as a result of a question, is given to one applicant  to clarify an  issue will be confirmed  in writing and copies of  the questions  received and responses provided will be forwarded to all tenderers. 

9. Successful tenders  

Selection  as  a  successful  tenderer  does  not  give  rise  to  a  contract  (express  or  implied)  between  the successful  tenderer and  the Nature Parks  for  the supply of  the services. No  legal  relationship will exist between the Nature Parks and a successful tenderer  for the supply of the services until such time as a binding contract is executed by them. 

The Nature Parks may, at  their absolute discretion, decide not  to enter  into pre‐contractual negations with a successful  tenderer. A  tenderer  is bound by  its  tender and,  if selected as a successful  tenderer, must enter into a contract on the basis of the tender.   

The Nature Parks  is under no obligation to appoint a successful tenderer or tenderers (as the case may be), or to enter into a contract with a successful tenderer or any other person, if it is unable to identify a tender  that complies  in all  relevant  respects with  the  requirements of  the Nature Parks, or  if  to do so would otherwise not be in the public interest. For the avoidance of any doubt, in these circumstances the Nature Parks will be free to proceed via any alternative process.  

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 7 

PARTD‐TENDERRESPONSE The successful tender for the Nobbies Roof Repairs and Structural Works will need to clearly demonstrate that they have the necessary capacity, capability and experience to achieve the requirements of the project. 

Tenders should be short and concise, with minimal marketing information.  

Format of tender response should be as follows: 

1. Company Information (as below)  

Name of company/individual Australia Business Number (ABN) Website   Postal Address Office Telephone Number Mobile Telephone Number Email Address Preferred form of contact WorkCover Insurance Policy Public Liability Insurance Policy Professional Indemnity Policy 

 2. Works Plan 

• Submission of a comprehensive works plan with consideration to time frames, site and environmental conditions, visitor presence, risks and Specific Workplace Health and Safety Requirements.    

• Method of installation, including safe work methods for the proposed roof space.   Reference must be made to the safe work at heights and the equipment/fall protection required to carry out the work safely. 

3. Resources • Details of suitably qualified staff proposed to work on the installation. • Declaration  of  any  subcontractors  proposed  to  be  used  in  the  project  delivery  and  applicable 

qualifications. (Note: all staff must have construction induction cards and working at heights training certificates.) 

4. Work Health & Safety Management Systems • Provide evidence of  compliant Work Health and  Safety management  systems  in place  that  include 

policies/procedures for contractor management and working at heights. 

5. Commercial References • Contact details of three referees from relevant commercial projects. 

6. Quality Control  • Details of quality control processes/procedures/certifications in place. • Detail the workmanship guarantee for the proposed project.  (Note: the scope requires a minimum 2 

year guarantee). 

7. Alignment with the Nature Parks vision   • This should include the organisations sustainability and environmental policies and practices. 

Tender Brief ‐ Nobbies Roof Repairs and Structural Works, March 2015  Page 8 

8. Proposed project price.   • It is preferred that a fixed dollar quote be given for the entire project (including all expenses).  

Inclement weather is expected during the proposed project period and must be considered in the fixed dollar quote provided. 

â

• ²² ² ²

•

•

•

•

•

•

•

••••