-
TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLER Telefon, kolayca
eriilebilecek bir yere konmu olmal ve sekreter, telefon konumalar
esnasnda gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayt formu vb.
Malzemeyi el altnda bulundurmaldr.En ok kullanlan telefon
numaralar, telefon rehberi, otomatik telefon kodlar vs. bilgileri
telefonun yannda bulundurulmal ve gereken numaralar telefon
makinalarnn ada teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafzasna
kaytlanmaldr.
-
TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLERSekreter, brosunun
zelliklerine gre bir kayt formu dzenlemelidir, aranan kii broda
deilse verilecek bilginin esaslarn (isim, telefon numaras, konu,
tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu ekilde ilgiliye
aktarlmaldr. Dzensiz olarak kk not katlarna yazlan bilgiler
kaybolmaya mahkumdur ayrca aranan kii bu dzensiz notlardan doru
bilgi alamayabilir.
-
TELEFONLA KONUMANIN TEKNK GEREKLERMmkn olduu lde telefona iki
defadan fazla almadan cevap verilmelidir. Bylelikle; iyerinin
dinamizmi yanstlr, zaman unsuruna nem verildii ifade edilir, hemen
cevap alnmas kar tarafa gven ve rahatlk verir. rnein; sizin ok acil
bir iiniz olduunu ve bir yeri aradnz dnn, telefon defalarca alyor
ve almyor ne hissedersiniz?
-
Ahize aza yaklatrlarak 2cm mesafede tutularak konuulur, bu
esnada ahize ene altna kaydrlmadan konuulmaldr.Masa st derli toplu
olmal, dzensizliin dikkati datmasna izin verilmemelidir.Mecbur
kalnmadka telefonla ayakta konuulmamaldr, oturarak rahat bir
pozisyonda grme yaplmaldr.Balanmay bekleyenleri hatta bekletirken
her 20-30 saniyede hatrlatma yaplmal, dakikalarca hatta bekleyen
birisi, beklemekten vazgemi olabilir, size not brakmak isteyebilir
vs. karsnda uzun sre muhatap bulamamas uygun deildir.
-
TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLME YALIN DNLEME BECERSDinleme,
konumaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve g
gerektirir.Aadaki nedenlerle dinlemek bazen zorlar;- Kardaki kiiye
ve/veya szlerine kar nyargl olmak- Rahatsz edici bir ortamda
bulunmak- Arayan kiinin etkisiz ses tonu- Deneyimsizlikten
kaynaklanan panik bir ortam vs.
-
TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMEEn iyi dinleme yolu, not almaktr.
Unutmalar veya yanl hatrlamalar nlemek iin telefonun yannda bir not
defteri ve kalem mutlaka bulundurulmaldr.rnein; en basit bir ismi
bile yanl hatrlayabilirsiniz ercan myd? Ertan myd? Gibi ifadeler
aranan kiiye not iletilirken iinizi iyi yapmyorsunuz imaj yaratr.Ya
da amiriniz elinde o dardayken yazp masasna braktnz telefon notu
ile geliyor ve size bu numarada bu isimde biri yokmu diyor eer
cevabnz telefon eden kii ok abuk konuuyordu o yzden yanl alm
olabilirim gibi bir aklama hi tatmin edici bir cavp deildir. ok
nemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanl bir telefon
bilgisinden baka birey yoktur...
-
TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMESekreter ayn anda birok i yapmak
durumunda olduu zamanlarda hafzasna gvenmemelidir, mutlaka not
almal bu tr hatalar sfra indirmelidir.Sekreter, telefonla konuurken
tm dikkatini arayan kiinin sylediklerine younlatrmal o anda baka
birey dnp dikkatini datmamaldr.Anlamad noktalar sorarak aydnlatmal,
gerekiyorsa karsndakini kibarca uyararak ynlendirebilmelidir.
rnein; sesiniz ok az geliyor, ltfen biraz daha yksek tonda
konuabilirmisiniz? gibi...
-
TELEFONDA Y BR DNLEYC OLABLMESekreter, telefonla konuurken
evresinde bir takm grltler olabilir, bu durumda etrafndakileri
uyarmal, o anda szl olarak bu ii yapamyorsa mimik ve el
hareketleriyle evresindekileri ynlendirebilmelidir.
-
EMPATK DNLEME BECERSSekreterin telefonla konuurken kendisini,
karsndakinin yerine koyarak anlayla yardmc olmas empatik dinleme
becerisini gsterir.Gn iinde birok insan ayn broyu, ayn sorular
sormak iin arayabilir, bu insanlar birbirinden bamszdr ve hepsinin
yardma ihtiyac vardr. Bu gibi durumlarda sekreter asla sinirli ve
ters davranmamal, olumlu, sabrl, hogrl ve yardm edici
olmaldr.Konuulan kiiye kar dinlemi olunduu belli edilmelidir. Yzyze
grmelerde anlalan konular, ba sallama gibi mimiklerle belli
edilirken telefonda byle bir imkan yoktur. Bu nedenle, sesimizle
anlyorum, evet gibi szcklerle onaylama yaplmal ve hatta olunduu
belli edilmelidir.
-
TELEFON KONUMALARINDAN RNEKLER Doru: yi akamlar, Seka Holding,
ben Dilara nasl yardmc olabilirim?Doru: Ben Dilara ztan, Seka
Holdingten aryorum Kemal San Beyle grebilirmiyim ltfen?Doru: Ahmet
Bey u anda ofiste deil, not brakmak isterseniz ben alaym, kendisi
dner dnmez aradnz iletirim.Yanl: Ahmet Bey yok. Daha sonra
arayn.Doru: Efendim Ahmet Bey u anda toplantda, yaklak 2 saat sonra
bitecei dncesindeyim, dilerseniz notunuzu alaym, kendisine mutlaka
iletirim.Yanl: Ahmet Bey toplantda, ne zaman biteceini bilmiyorum,
kendisini grrsem sylerim.Doru: Ahmet Bey u anda ofis dnda, konuyu
renebilirsem sizi ilgili baka bir departmanla grtrebilirim.Yanl:
Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayn.Doru: Rica
etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediini
iletebilirmisiniz? Teekkr ederim ben kiminle grtm?Yanl: Ahmet Beyin
aradn syleyin. Klik...
-
TELEFON KONUMALARINDAN RNEKLERDoru: Seka Holding Gnaydn...
Serhat Bey merhaba naslsnz?Doru: Seka Holding Gnaydn... Kimin aradn
syleyeyim efendim?Yanl: Alo... Kimsiniz?Doru: Canan Hanm Mehmet
Beyi leden sonra kata arasam uygun olur acaba?Doru: Kemal Bey evet
bugn ikinci araynz... Emre Bey bugn ok youn sanrm sizi aramaya
frsat olmad ben tekrar hatrlatacam.Yanl: Aaaaa ben syledim sizi
aramadm?Doru: Evet notumu aldm Serpil Hanm sizi 286 66 86 numaral
telefondan arayacaz (teyit)Doru: Tabii efendim telefon beklediinizi
ileteceim kendisinde numaranz varmyd?Doru: Kemal Beyin telefon
grmesi biraz uzun srecee benziyor dilerseniz biz sizi bitince
arayalm?Yanl: Hatt megul daha sonra araynDoru: Kusura bakmayn sizi
bekletiyorum ama kendisi yerinde deil bulmaya alyorum.Yanl:
Bekleyin...Doru: Biliyorum haklsnz efendim, Ahmet Beye durumu izah
edip sizi aramasn hatrlatacam.Yanl: Ay ne yapabilirim sizi
aramyorsa benim suum ne?
-
TELEFON KONUMALARINI SORUNSUZ DARE EDEBLMEK Genellikle
sekreterler, ayn anda birka telefona cevap vermek durumunda
kalrlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soukkanl
davranmal, gereksiz telaa kaplmadan, gelen telefonlardaki kiilere
nem srasna gre yardmc olmaldrlar.Bu sre ierisinde bekletme veya
balama srasnda telefonlarn kapanmamasna veya yanl kiilere
aktarlmamasna dikkat edilmelidir. Karklktan ve dikkatsizlikten
arayan kiinin hatta unutulmamasna zen gsterilmelidir.Sekreter, ksa
zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuurken mutlaka not
almal, yanl kiinin notunu, ismini, telefon numarasn vs. birbirine
kartrp ileri engellememelidir.
-
TELEFON KAPATILIRKEN DKKAT EDLECEK HUSUSLAR Konutuunuz konular
ksaca teyit edin. Aradklar iin / sorular iin / siparileri iin vs.
onlara teekkr edin. Yardmlarn isteyin, onlar tekrar aramanz iin en
uygun zaman veya onlara nasl ulaabileceiniz vs. sorularn sorun.Ho
bir dilekte bulunun (iyi hafta sonlar geirmenizi diliyorum, tekrar
grmek zere vs.)En son klik sesini bekleyin, son anda sylemeyi
unuttuklar bir eyi hatrlayabilirler, bu hat kesilmesi veya yzne
telefon kapatlmas olarak alglanmasn engeller.
-
TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARI Telefonla salanan
iletiimlerin makamlar dikkate alan sistematik bir yaps
bulunmaktadr. Sz konusu sistematik yapnn oluumunda protokol
kurallar etkili olmaktadr.Kamu kurum ve kurulularyla, zel sektr
kurulularnn telefon iletiimlerinde; st, ast ve eit dzey makamlar,
kurum ve iletmelerin dndaki,ndeki, sondaki ve eit dzeydeki
makamlarn birbiriyle olan iletiimlerinde, protokol kurallar son
derece nemli bulunmaktadr.
-
TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARIPek ok ynetici, kar tarafn
sekreteri ile karlamak istemez, telefon balandnda konumak istedii
kiinin sesi ile karlamak ister. Bu yanl ynde alglanmamaldr, olaya
zaman kayb asndan baklmaldr. Sekreterin bir telefonu balama sresi
eitli etkenlerle uzayabilir, yneticisinin hatta uzun sre beklemesi
vakit kaybdr, unutulmamaldr ki yneticinin her an deerlidir.
-
TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARISekreter st, ast ve eit dzey
ilikilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon balamal
ve mutlaka yneticisine durumla ilgili kk hatrlatmalar yapmaldr.
rnein; amirine daha st makamda birini balyorsa mehmet bey hatta
ahmet beyin sekreteri vareklinde belirtme yapmaldr nk amiri telefon
balannca direk ahmet bey ... diye sze balayabilir.
-
TELEFON LETMNDE PROTOKOL KURALLARITelefonu nce arayan kapatr.
Eer ynetici ve dier stlerle konuuluyorsa, bu kurala aykr olarak
telefonu nce stn kapatmas beklenir. rnein; Personel Mdr bir konuda
yneticiye bilgi vermek iin Genel Mdr aradysa, telefon konumas
bitince, telefonu nce Genel Mdr kapatmaldr.
-
SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER Ses tonu, telefonla
iletiimde en nemli unsurlardan biridir. Sesimiz, sadece szleri
sylememizi salamakla kalmaz, vurgulamamz da salayarak istediimiz
tonlamayla doru yaklam verir. Ayn szler eitli ses tonlar ile
sylendiinde farkl anlamlar yaratabilir. Sekreter, telefonla
konuurken ses tonunu ok iyi ayarlamal, anlalabilir, aklayc, net
konumal, ne ok sessiz ne de ok yksek sesle konumamaldr.
-
SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSesimizle iyi bir etki
brakmann en nemli yolu, konuurken tebessm etmektir. Glmseme, ses
tellerini rahatlatr, daha dosta konumay salar ve kardaki insan da
rahatlatr. Glmseme sadece kardaki insan iin zorla yaplmas gereken
bir eylem olarak alglanmamaldr, glmsedike stres azalr, hogr artar,
sekreterin kendisi iinde gerekli olan bir motivasyondur.
-
SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSes; tatl, yumuak, kendine
gvenen, ikna edici ve karsndakine yardma hazr olunduunu
hissettirici olmaldr. Yava ve przsz bir sesle konuulmal hibir zaman
sert ve souk bir ses tonu kullanlmamaldr. Ayrca konuurken barmamal,
fsldama veya mrldanma eklinde konuulmamaldr. Bu tarz konumalar
ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulatrmaz, stres ve yanllklar
yaratr. Gzel bir telefon konumas, ortada bir telefon bulunduunu
unutturan ve kar karya sohbet hissini veren telefon konumasdr.
-
SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLERSekreter, szcklerini
dikkatle seer ve her szce gerekli sesi verirse baarl olur.
Telefonda acelesiz konumak ok nemlidir, nk dinleyiciye mimiklerle
deil, dorudan sesle hitap edilir.Konuurken bireyler yemek, sigara
imek veya sakz inemek ses tonunu bozar ve karsndaki insana
ciddiyetsizlik izlenimi verir. Ayrca ksrme, hapurma gibi istem d
durumlarda mutlaka ahize kapatlmaldr.
-
LETM VE HABERLEME TEKNKLER letiim, mesaj alverii demektir,
kiiler arasnda bir bilginin eitli sembollerle anlatlarak karlkl
olarak iletilmesidir. letiim mantkl ve duygusal gdler kanalyla
gerekletirilir, tamamen denge mekanizmasyla uygulanmaldr. letiimin
4 unsuru vardr;Mesaj gnderen (kaynak)Mesajn konusu (bilgi)Kanallar
(dil, kulak, gz, ortak semboller)Mesaj kabul eden (alan)
-
LETM VE HABERLEME TEKNKLERDnce ve duygular, szl, yazl veya beden
dilini kullanarak ifade edilir. Szl iletiimde; insan dnce ve
duygularn konuarak ifade eder en nemli arac ise dildir. Anadilini
iyi bilmek ve iyi kullanmak etkili konumann temelini oluturur.
Bilgi byk tar, bilgilerimizin orannda konuup karmzdakine duygularmz
aktarabiliriz. Szck daarcmzn geni olmas ve tonlama, vurgulama ve
diksiyon konusuna da nem vermeniz gerekir.
-
LETM VE HABERLEME TEKNKLERYazl iletiimde sekreter, dilbilgisi
kurallarn ok iyi bilmeli, her trl i yazs kurallarn renmeli ve
uygulamaldr.Sekreter, szl ve yazl iletiim teknikleri ile birlikte
vcut dilini de iyi kullandnda faydal bir iletiim kurmay baarr. Doru
anlatabilir, doru anlar hatalara olanak vermez, vakitten
kazanr.
-
BAARISIZ BR TELEFON LETMNN SEBEPLER Her zaman telefon
grmelerinde baar salanamayabilir, buna ilikin nedenler;- Sz
verildii halde, cevap vermek iin aramamak - Zamannda telefonu
amamak - Telefon grmeleri esnasnda yeme, ime ve sigara imek - Ne
olup bittiini bildirmeden, telefonda bekletmek - Aranan kiiye tantm
yapmamak - Arayan kiiye ilgisiz davranmak ve yardmc olmamak - Ayn
anda iki konumay birden srdrmek - Anadilimizi doru ve yerinde
kullanamamak
-
SES HAFIZASININ NEM Sekreter, devaml ilikide bulunulan kiileri
ses tonlarndan tanyarak, onlara ismen hitap edebilmelidir.Bu
zamanla gelien bir kavramdr zellikle yneticisinin yakn evresinin ve
nemli mterilerinin sesini tanmas sekretere olumlu puanlar
kazandrr.Kardaki kii ismini sylemeden iyi gnler esra hanm mehmet
bey uanda toplantda knca ben aradnz ileteceim gibi bir konuma
kardaki kiiyi rahatlatr, notunun iletileceinden emin olur, bu hem
vakitten kazandrr hem de mteriyi memnun eder.
-
HER TELEFON BR TR PRENSBNN BENMSENMES Kurum iin, dardan gelen
her telefon bir itir. Sekreterler de bal bulunduu irketinin ve
mdrnn ilk temsilcisi olduunu unutmayarak alan her telefon bir itir
prensibini benimsemelidir. Btn telefonlara ayn nezaketi, zeni,
yardm gstererek irketine mmkn olduunca fayda salamaldr.
-
TELEFONUN LETMDEK NEM letiim; insanlarn aralarnda bilgi, duygu
ve dnce aktarmalar yapma sreleridir. Konuma, insann kendini ifade
edebilme becerisidir. Konuma ile insanlar aras anlama salanr,
haberleme ann ve bireylerin ilikilerinin salam bir ekilde
srdrlmesini salar...
-
TELEFONUN LETMDEK NEMDoru, akc ve net konuma ile, fikirlerini,
ihtiyalarn, yaptklarn anlatabilen insan, toplum iinde baarl olur,
anlaml ilikiler gelitirir ve toplum iin baary yakalar. Sekreterin,
i hayatnda en byk becerisi konuma yeteneidir. ortamndaki tm almalar
iletiime dayaldr uzmanlara gre telefon iletiiminin, iletmelerin
genel iletiim toplamlarnn %70ini oluturduu sylenmektedir. Konuya bu
adan bakldnda telefon haberlemesinin nemi ortadadr. Telefon,
iletmelerin da alan penceresi konumundadr.
-
TELEFONUN LETMDEK NEMDardakilerin grdkleri onlar ekecekmi? Yoksa
itecekmi? Sorusu firma iin nem tamaktadr. yi dzenlenmi bir telefon
iletiiminin, etkili bir organizasyonu yanstt da bilinmektedir.
Kiilerin yzyze iletiiminde, birbirleri zerinde nasl bir etki yaratt
gzlemlenebilirken, telefon iletiiminde bu salanamaz. Bundan dolay
telefon iletiiminde de en nemli katknn telefondaki ses tonu, seilen
kelimeler ile yaplan tonlamalardan olutuu sylenebilir.
-
TELEFONUN LETMDEK NEMSekreter, firmasnn ilk temsilcisi olduundan
telefonla iletiim konusunda srekli kendisini yenilemeli ve iletiim
yoluyla salanacak tm baarlar firmasna ve kendisine kazandrmaldr.
Telefonla konuma bilgisi ve becerisi sekreterlik mesleinin olmazsa
olmaz kuraldr. Gnmzde yneticiler ve ilerinin byk blmn telefonla
yrten kurulular,
-
TELEFONUN LETMDEK NEMtelefon konumalarnda zel bir bilgi ve
beceri uygulanmasn istiyorlar ve bu konuda eleman almnda ok seici
davranyorlar, aratrmalara gre yneticiler telefon ile ilgili ie
almlarda personelin mutlaka bayan olmasn tercih ediyor bunun sebebi
etkili, yumuak ses tonu olarak ngrlyor. Doru ve etkili iletiim
sadece i hayatnda deil, tm yaamda insan iin ok byk nem tar. Siz ne
kadar sistemli ve zenli alrsanz, bro iinde ve dndakiler de size ayn
zeni gsterir.
-
PROTOKOL KURALLARINI BLMEK Protokol; sosyal ilikilerde iki veya
daha fazla insann karlaabilecekleri her yerdeki davranlarnn
gelenek, grg, nezaket kurallar ierisinde yaplmasna denir. Bir baka
tanmda ise "protokol uluslararas nezaket kurallardr" denmitir.
Geleneklerin zamanla zorunluluk halini almas, kurallar oluturmutur.
Her trl beeri ilikilerde, kurallara uymak, protokoln nemini bytmtr.
Bu kurallara uyulmas, beeri ilikilerdeki samimiyeti, i hayatnda
verimi, kamu kurulularnda ynetimin kumanda etkinliini ve baarsn
yaratmaktadr. Protokol, ilikiler zincirinin koparlmadan devamn
organize eden davranlardan meydana gelir.
-
PROTOKOL KURALLARINI BLMEKProtokol devlet hayatnda, i dnyasnda
ve kiilerin gnlk yaantsnda bilerek veya bilmeyerek, her gn
uyguladklar gelenek, grg, nezaket ve beeri ilikiler denen kurallarn
btndr. Protokol kurallar da toplumlarn eitimi, kltrel geliimleri ve
sosyal deimeleriyle beraber srekli deimitir. Protokol kurallar bir
lkeden dierine, ehirden kye ve tarihin ak ile gemiten gelecee
devaml deimektedir. Protokol, her devlette kurallara gre farkl ve
ok kat kurallarn devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla
ynergeleri, ynetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluturmak
suretiyle, devlet sisteminde yneten ve ynetilenlerin hiyerarik
ortamdaki beeri ilikilerini dzenlemektedir.
-
PROTOKOL KURALLARINI BLMEKSekreter, alt kurumdaki yneten ve
ynetilen kiileri bilmeli, ynetici ile gren veya haberleen kurumlar,
kurulular ve kiileri tanyarak, protokol kurallar uygulamaldr.
Yneticisinin arz edecei veya rica edecei kiileri sekreterin de
tanmas, davranlarndaki hatalar nler. Btn beeri ilikilerde, protokol
kurallarna uyulduunu grmek mmkndr. Kadn, erkek grmelerinde,
selamlamalarda, davetlerde, toplantlarda protokol kurallarna
uyulmaldr. Bir ka rnek verecek olursak; Kiinin kendini, giysisini
ve evresini temiz tutmas, byklere, yallara, hastalara sayg
gstermesi, tanmadk ve samimi olunmayan kiilere "siz" diye hitap
etmesi, insanlarn birbirlerinin hakkna kar sayg duymalar gibi...
Bakalar ile ilikilerde gler yzl ve terbiyeli olmak, zaman kavramn
bilmek ve ona gre her konuda bakalarnn zamanna saygl olmak, nerede,
nasl davranacan dzenlemek protokol gereidir.
-
NOT ALMANIN NCELKLER nemli kiilerin isim, soyad ve adresleri bir
fihristte toplanmaldr...Sekreterin not ve mesaj alrken aadaki
hususlara dikkat etmesi gerekmektedir.1) Genel Talimata Uymaknemli
kiilerin isim, soyad ve adresleri bir fihristte toplanmaldr. Her
dikte alnan defterin st ksmnda birka satr braklarak yneticinin
verecei talimatlar buraya not edilmelidir. Dikte alrken mektubun
yazld kiinin ad, soyad, adresi yazlarak kaydedilmelidir.Bu gibi
hususlar renkli kalemle yaznn marjlarna not edilmelidir. (APS,
mektup, telefaks, teleks, tel.)
-
NOT ALMANIN NCELKLER3) Dier Talimat Not EtmekDikte verilirken
ynetici aniden baka bir iin yaplmasn da hatrlatabilir. Hafzaya
gvenmeyerek bu gibi hususlarn da not edilmesi gerekir. Sekreterin
konu dndaki talimatlar not etmek iin ayr bir not defteri
bulundurmas da faydaldr.4) Deiiklikler YapmakDikte esnasnda yaplan
dzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasna sktrlmayarak, sadece bir
arp iareti konularak notun veya defterin sonuna yazlmaldr.5) Dikte
Aralarnda Dikkat Edilecek KonularDikte verenin ksa duraklamalarndan
yararlanarak, not okunmal, eksiklikler tamamlanmal, imla iaretleri
konulmal, paragraf balar belirlenmelidir. Yneticinin dikte verirken
uygun bir kelimeyi bulmak iin duraksamasnda ona yardmc olmaya
almaldr.6) Dikte ile lgili Dier KurallarDikte esnasnda daha st
makamdan veya zel misafirler gelebilir. Bu durumda grme sresi
tahmin edilerek baka bir ile megul olunmaldr. Yaplan bu grmeler,
zel ve gizli bir ierik tayorsa, sekreter derhal oday terk etmeli,
ancak ynetici kalmasnda saknca grmezse yerinde kalarak, onlar
dinliyor grnmeden, notlaryla ilgilenmelidir.
-
NOT ALMANIN NCELKLERYneticinin dikte esnasnda sorularn ne zaman
sorulmasndan holanaca renilerek ona gre davranmaldr. Fakat yine de
en uygunu soru sormak iin konumann sonunu beklemektir. Sorular ksa
ve ak olmaldr.ayet dikte ileminde geride kalmsa bunu derhal zr
dileyerek sylemelidir. Dikte biter bitmez yneticinin odas derhal
boaltlmaldr. Getirilen btn ara ve gereler tekrar geri gtrlmelidir.
Dikte ilemi bittii an, dikteyle ilgili btn konular anlalm
olmaldr.Dier taraftan sratli ve iyi bir dikte alabilmek iin;1.
Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmaldr. nk
hibir ynetici diktenin tam ortasnda defter veya kalem iin
beklemekten holanmaz.2. zel isimler veya yabanc kelimeler, belirgin
ve hatasz olarak yazlmaldr.3. Her zaman dikte almaya giderken dolu
bir dolmakalem, kurun kalem ve renkli kalem gtrlmelidir.4. Dikte
alrken sorulmas gereken yerler varsa; bunlara iaret konulmal, dikte
bittikten tespit edilen bu sorular sorulmaldr. Bunun iin her
sekreter kendine zg iaretler gelitirir.5. gerei geliigzel sayfalar
zerine alnm olan notlar daha sonra defterin sayfalar boyutunda
katlanarak, ilgili sayfalarn arasna konulmaldr.6. Notlarn iinde
iliik veya eki gibi ibareler varsa bunlarn alt izilerek gzden
kamamas salanmaldr.7. Birden fazla yaz dikte ettiriliyorsa, birinci
dikte bittikten sonra ikinciye balamadan nce, birka satrlk boluk
brakmaldr.8. Yazlar ynetici tarafndan numaralandrlmam ise, her
diktenin bana bir numara konulmaldr
-
TPNZE GRE PERFORMANSINIZI LN! Hangi kategoride olursanz olun,
zamannz verimli kullanabilmek iin; En yksek performans gsterilen
saatler iin unlar nerilebilir; Yaplacaklar listesinde nemlileri
saptamak, - ncelikli iler zerinde tartmak. Orta performans
gsterilen saatler iin; - Rutin ileri yapmak, - Daha sonraki iler
iin planlama yapmak. Dk performans gsterilen saatler iin ise; -
Telefon grmeleri yapmak, - Ziyaretileri kabul etmek, - Mektuplar
cevaplandrmak.
-
KENDN YENLE rmcek kafalardan klasik sekreter imajn silmenin
yollarndan birisi deiim... Eski Trk filmlerinden kalma, hibir
yetenek ve eitim gerektirmeden yaplabilen sekreterlik imajn
deitirmek iin aa ayak uydurmak kanlmaz.Bilgisayarlar... Elektronik
yenilikler... Organizasyon deiiklikleri... Bunlarn hepsi i hayatnda
karmza daha sk kyor artk.
-
KENDN YENLEGenellikle i hayatnda oumuz, her zaman yapmaya alk
olduumuz ileri yapmay isteriz. Bylelikle kendimizi emniyette
hissederiz. Deiim ise kontrol kaybetmek, belirsizlik hissetmek,
srprizlerle karlamak ve daha fazla i yklenmek gibi korkular
beraberinde getirir.Dier taraftan deiim, kiilere olanaklar da
sunar. Rekabet edilebilir olmak, stnlk salamak, baarl olmak ve iyi
bir maddi kazan iin deiimi ok yakndan takip etmek
zorunluluktur.Sekreter de alt firmaya en iyi ekilde hizmet
verebilmek iin deimek zorundadr. Yneticisinin hzna ayak uydurmak ve
firmasn gerektii gibi temsil edebilmek iin srekli kendini
gelitirmelidir.
-
KENDN YENLEBu nasl olur? Mesleki eitimleri takip etmek, en az
bir yabanc dil renmek, bilgisayar ve internet kullanmnda kendini
gelitirmek, gncel konular takip etmek en temel gerekliliktir. Bu
konularda yneticilerden yardm istemek sekreteri daha giriimci ve
daha aktif klacaktr.Unutmayalm: Deiime ne kadar hzl ayak uydurursak
yneticimiz iin o kadar vazgeilmez oluruz.
-
KONUMADA ETKNLK Konuurken, dinleyicilerin yzne bakn. Onlarla
rahatsz etmeyecek lde, ancak mmkn olduunca ok gz ilikisi kurun.Canl
olun. Yznz, ilginizi yanstsn. Donuk ve ifadesiz grnmeyin.
Kendinizle ilgili ya da kendinize zg bilgi aktaracanz ya da neride
bulunacanz zaman bunu "ben", "benim", "bana gre" biiminde belirtin.
Kendinizi ortaya koymaktan ekinerek, "herkes", "baz insanlar" gibi
szler kullanmayn.
-
KONUMADA ETKNLKBir dneyim, sen yarn yine bir ura, biz sizi ararz
gibi cmleler birer atlatma mesaj olarak alglanabilir. Bu nedenle
elden geldiince evet ya da hayr ilkesine uyarak ak szl ve drst
cevaplar verin.Kullandnz szcklere dikkat edin. Karnzdakinin
anlayabilecei dzey ve dilde konuun.Gaf yapmaktan, bakasn incitecek
szler sylemekten kann.simleri aklnzda tutmaya aln. Beyefendi,
Hanmefendi gibi genel hitaplar, isimler kadar etkili
deildir.simleri doru telaffuz edin. rnein Atila m, Atilla
m?Karnzdakine tercih ettii isimle hitap edin. rnein, Defne Esra
Yazcolu isminde bir kiiye hitap ederken, hangi n ad tercih ettiini
renerek, buna gre "Defne Hanm" ya da "Esra Hanm"
diyebilirsiniz.Mizah yaparken dikkatli olun. Mizah lnz dierleri iin
zc olmasn. Irk, din veya bedensel zrler gibi konularda yaplan mizah
her zaman krc olur.
-
KONUMADA ETKNLKKonumanz uygun yer, zaman ve konuda yapmaya zen
gsterin.Dierlerine sorular sorarken kendinizi onlarn yerine
koyun.Her dndnz sylemeyin. Bu, dndnz asla sylememek kadar
zayflktr.Abartl konumayn. Bu sizi "mantksz" gsterebilir.Kullandnz
szck ve neyi simgeledii arasndaki balant, dinleyici iin de ayn eyi
ifade etmelidir.Zaman kstna dikkat edin. Zaman kst konuma amacnza
ulamanza engel olur. Bu nedenle, dinleyicinin zaman konusunda bir
kst olup olmadn renmeli buna gre davranmalsnz.
-
DNLEMEY RENMEL Dinleme esnasnda zihinsel faaliyetler devreye
girer, etkin dinlemek; duyduklarnzdan doru anlamlar karabilmeniz
demektir. yi dinleme becerisinin, baarl bir ynetici asistan iin
nemi ok byktr. yi bir dinleyici, hatalar ve yanl anlalmalar en aza
indirgeyebilir. Bu da zamandan tasarruf demektir.Sekreter karsndaki
insan dinlerken empatik olmaldr. Herhangibir ikayeti dinlerken
kendini karsndakinin yerine koyarak ona gre davranmaldr. Ayrca
dinlerken mutlaka elinin altnda bir not defteri ve kalem
bulundurmal, nemli ayrntlar not tutmal, verilen mesaj tam almaldr,
dinlerken dikkatini tamamen olaya ynlendirmelidir.
-
DNLEMEY RENMELAada verilen konular dinleme becerilerinizi
gelitirmenize yardmc olacaktr;- Cevap vermeden nce, konuanlarn
szlerini bitirmelerini bekleyin - Dinlerken sakin olun,
sinirlerinizin bozuk olmamasna zen gsterin - Konuann sylediklerine
younlan, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin - Konuma srasnda
ilgiyi datan d kaynaklar yok etmeye aln - Vereceiniz kararlarda ve
yapacanz ilerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacan unutmayn -
Dinlerken asla tartmaya girmeyin - Dinlerken iinize yarayacak
ksmlar seerek dinleyin - Dinlediinizi karnzdakine hissettirmek iin
banz sallayn - Doru duyduunuzdan emin olmak ve verilen mesaj aldnz
gstermek iin, konumacnn szlerini baka szcklerle aklamaya aln
-
GRME BECERLERN GLENDRMEK hayatnda baarl olmann en nemli
koullarndan biri grme becerileridir. Sekreterlik mesleinde
iletiimin nemi iki kat daha fazladr. Grme becerileri kavramnn
ierisinde, uzlama salama ve mzakere etme kabiliyeti de yer alr.Grme
becerilerinizi glendirmek iin;- Daima en kk ve en byk
beklentilerinizin neler olduunu bilin - Dnce yapnz deitirmeye
hazrlkl olun - Kendinize bir k yolu brakn - Seeneklerinizi
belirlemek iin kendinize zaman tanyn - Her iki tarafnda kazan elde
edeceklerini dnmelerini salayn - Sindirme, gzn korkutma yolunu
deil, raz etme yolunu sein - Sabrl olun - Dinleyin - kabilecek
anlamazlklar nlemeye aln
-
MESLE SEVMENN GEREKLL Bugn artk yeterli mesleki ve kltrel
yetikinlik olmakszn, yneticisinin sa kolu olan ve sevk-idare
mekanizmasnn can alc noktasn tekil eden sekreterlik mesleini, tam
anlamyla yrtmek olanakszdr.Bu bakmdan sekreterlik, snrl iler yapan
ve tesadfen kazanlm bir meslek deil, organizasyon iinde kendisine
belirlenen grevi yerine getirmenin yansra, bal bulunduu yerde daha
verimli bir alma ortam kurmaya, belirli kurallar uygulamaktan te,
belirli hedeflere ulamaya ynelik nemli bir meslek haline
gelmitir.
-
MESLE SEVMENN GEREKLLBu kadar nemli sorumluluklarla bezenmi
sekreterlik meslei, iini sevmeyen biri tarafndan asla baarl olarak
yerine getirilemez. Mesleini sevmeyen bir sekreter iine asla motive
olamaz ve bunun sonucunda verim salayamaz. Yapsal olarak srekli
aktif olmay gerektiren sekreterlik meslei zor olduu kadar
elencelidir buna ramen iini sevmeyen sekreterler byk lde evresinden
ve yaygn sekreterlik anlayndan etkilenip mesleinden
soumaktadrlar.Gerek olan, kiinin nce kendine ve mesleine sayg
duymasdr bu oranda karsndakinden gerekli saygy grebilir. nsan neye
inanrsa onu yaar. Sekreter iini sevmekle hibirey kaybetmeyeceinin
aksine maddi ve manevi birok ey kazanacann (para, kariyer, i huzuru
vs.) ayrmna varmaldr.Sekreter, i hayatnda baarlar elde etmeye
bakmal en nemli hedefi hep daha iyiye ynelmek olmal, iin olumlu
yanlarn dnerek bir ok sorunun stesinden kolayca gelebileceini fark
etmelidir.Mesleini severek ve iinin gereklerini yerine getirerek
almalarn srdren sekreter, kendini srekli gelitirir ve mesleinde en
iyi yere gelir.
-
GNE KENDNZ MOTVE EDEREK BALAYIN nsann i yapma gcn harekete
geiren etkiye motivasyon denir. Performansla ok yakndan ilikilidir.
Performans da insann yapt ii demektir.Performans = Yetenek x
Motivasyon formlnde de grld zere insan ne kadar yetenekli olsa da
motivasyonu sfr veya ok dk olduunda performans da der veya
sfrlanr.nsann i hayatnda motivasyonu hem kendi abasyla hem de
ynetim kadrolar tarafndan ykseltilebilir. Ynetim kadrolar soyut ve
somut motivasyon aralarn kullanarak personelinin motivasyonunu
artrarak retimi salar.nsan kendi kendini de motive etmelidir,
ncelikle hayat sevmeli, mesleini sevmeli, gne iyi balamal ofisinde
aktif olmal, baarl olmak iin almal bunun yanna ynetim kadrosunun da
motivasyonu eklenince ortaya mkemmel bir performans kar.Glmsemek
bile bir motivasyondur. Gne iyi balayan, yeni bir gne hazr olarak
ie gelen sekreter daha dinamik alr dolaysyla daha ok verim alr.
-
SEKRETER YNETCSNN SA KOLU OLMALI nsan iin sa kolun nemi ne kadar
bykse, ynetici iin de asistan o lde nem tar.Yneticisini aratmayan
bir sekreter ofiste yneticisinden sonra ikinci
sradadr.Tecrbelerinizden hatrlayn, yneticiniz yokken, bro elemanlar
herhangibir sorunda size danrlar ve sizin sznze gre davranrlar,
sizin sznz yneticinizin sz yerine geer.Yneticisini aratmayan bir
sekreter;- Broda neyi ne zaman ve nasl yapacan bilir- Yazmalar tek
bana denetleyebilir- Telefonlar rahatlkla idare edebilir-
Ziyaretilerin grme taleplerini anlar, dikkatle inceleyerek abuka ve
ustaca ne yapacana karar verebilir- lerin nem ve ncelik srasn
bilir- alma yerini benimser, her trl gideri iin dikkatli davranr,
ekonomik nlemler uygular- alma yerinin makinelerini, aralarn, kendi
mal gibi zenle kullanr ve arkadalarnn da yle kullanmasn salar
-
SEKRETER YNETCSNN SA KOLU OLMALI- alma yerini bir aile gibi
benimser, onu nc ahslara kar mkemmel bir ekilde tantmay grev bilir-
Mdryle ve dier alma arkadalaryla arasndaki kprde anahtar-kilit
grevini baaryla gerekletirir- Zaman en iyi ekilde kullanr, boa
harcamaz- Ykselme arzusuyla kendini yetitirici almalar
yaparSekreter, yaratc ise, fikir verebiliyor, yol gsterebiliyor,
yardm edebiliyor, dayanma gsterebiliyorsa, yetki devralmasn ve/veya
yetki devretmesini biliyorsa, olaanst durumlarda soukkanl ve
becerikli olabiliyorsa, dndklerini ve bilgilerini gzel ve
anlalabilir bir ekilde aktarabiliyorsa, yneticisinin sa kolu
demektir ve yokluunda yneticisinin yerini aratmayacaktr.
-
RKETN EN Y EKLDE TEMSL ETME Baarl bir sekreter;- irket kurallar
ve dzenini- irketin faaliyet alann- irketin sektrdeki yeri ve
nemini- irket alanlarnn isimlerini ve telefon numaralarn -
Amirlerinin zelliklerini ok iyi bilmelidir.Sekreter srekli
kendisini gelitirmelidir, ileriye dnk amalar olan ve baarl olmak
isteyen sekreter, firmasnn konusu ile ilgili her trl bilgiyi
edinmeli, gazeteleri, TVyi takip etmeli, konuyla ilgili kitaplar
okumal, ayn sektrdeki rakip firmalarn gelimelerinden de haberdar
olmaldr.Bir iyerinin ilk temsilcisi sekreterdir. Sekreterde ilk gze
arpan, grnm, hareketleri, konumas ve bilgi dzeyidir. Bu zellikleri,
dardan biri iin, firma hakknda tantc bilgi saylabilir
niteliktedir.Sekreterin giyimi, insanlara kar davranlar, kulland
kelimeler, sesinin tonu ok nemlidir. nsanlardaki ilk izlenim hep
ayn kalr. Bu sebeple ilk intiba iyi salanmaldr.
-
RKETN EN Y EKLDE TEMSL ETMESekreterin, irketinin statsn kollayc,
koruyucu davranlar sergilemesi, alt iyeri, amirleri ve alanlar
hakknda yeterli derecede bilgi sahibi olmas, irkete dardan
gelenlerin gznde olumlu bir etki salar. rnein; toplantya gelen
mterileri skk bir kyafetle, aznda sakzla karlayan bir sekreter veya
mterinin ile ilgili herhangibir sorusuna bilmiyorum diye ilgisizce
cevap veren bir sekreter ok olumsuz bir tepki grr. Bu kendisi ve
firmas iin eksi bir puandr.
-
EKONOMK OLMALI MSRFLKTEN KAINMALI Sekreter, alt yeri sadece
sabah gidip akam geldii, ayda bir maa ald bir yer olarak grmemeli,
daha nceki konularda deindiimiz gibi irketinin karlarn dnmeli, her
trl giderde ekonomik olmay hedeflemelidir. Fazladan yaklan ampulden
tutun, krtasiye harcamalarna, mutfak masraflarna, ofis
makinelerinin almna kadar her konuda arya kamamal, ihtiya haricinde
tketime, otoriterlik ve bro yneticilii zelliklerini kullanarak izin
vermemelidir.
-
SIFIR HATA PRENSBYLE ALIMAK Srekli hata yapan bir sekreter,
yneticisinden olumsuz puan alr, bu iini kt etkiler..Hatasz yaplan i
kaliteli i demektir. Sadece sekreterlik mesleinde deil tm ilerde
sfr hata prensibini benimsemek ve uygulamak kiiyi baarya gtrr.
Sekreter, hatasz i yapabilmek iin ncelikle iini ciddiye almal, ok
dikkatli olmal, hafzas ok kuvvetli olmal, takipi olmal ve iin peini
brakmamaldr. Srekli hata yapan bir sekreter, yneticisinden olumsuz
puan alr, bu iini kt etkiler, iinden olmasna sebep olur veya
ykselmesini engeller. Hatasz i yapan bir elemana amirleri yeni
sorumluluklar verir ve bu da kariyerinin artmasn buna bal olarak da
pek ok imkann peinden gelmesini salar. Sekreter iini yaparken ona
odaklanmal ve tamamlandna emin olmadan da baka ie gememelidir.
-
GL HAFIZAYA SAHP OLMAK Hafza, sekreterlik mesleinde ihtiya
duyulan en nemli becerilerden biridir. Hereyi bilmesi ve hatrlamas
gereklidir bu onun en nemli grevleri arasndadr, bilmiyorum ya da
hatrlamyorum kelimesi iini iyi yapmamas olarak alglanr. Sekreter
adeta yneticisinin ayakl ajandas olmaldr.ncelikle not tutma sistemi
gelitirmesi gereklidir. Her yl birka konuyu deiik ajandalarda
toplamaldr. rnein; toplantlar, randevular ayr bir ajandada ve gnlk
rutin ilerini ayr bir ajandada tutabilir, yl bitiminde yeni
ajandalara getiinde eskilerini asla atmamal, arivinde tutmaldr.
Notlarn mutlaka ajandasna kaydetmelidir, kk not katlarna yazarak
kaybolmasna izin vermemelidir. Kk eyleri bile nemsemeli mutlaka not
tutmaldr.
-
GL HAFIZAYA SAHP OLMAKAyrca, bir konuyu dinlerken mutlaka
dikkatini o konuya younlatrmal verilen mesaj tam olarak almal, o
ekilde kaydetmelidir. lgiyle dinledii konu hafzasnda yer eder ama
gnlsz veya geitirerek dinledii bir konu unutulmaya mahkumdur.rnein;
Yneticisi gemi aylara ait herhangibir bilgiyi istediinde gerek
hafzasn kullanarak gerekse ajandalarndan faydalanarak yneticisine
bilgiyi verir, bu yneticisi tarafndan takdir grmesini salar ayrca
yneticisinin gvenini kazanr. Yneticisi asistanm her konuda bilgi
sahibidir beni zorda brakmaz diye dnr ve bu ok nemli bir
avantajdr.
-
KORUYUCU VE PARAVANLIK GREV STLENEBLMEK Sekreter, ile ilgili her
konuda yneticisine kar koruyucu grevini stlenmelidir, amirine en
yakn kiidir ve paravan grevi grr. Yneticilerin ileri ok youn ve
zamanlar ok snrl olduundan dardan gelen mterilere, ziyaretilere ve
ofis ierisindeki elemanlara gerekli zaman ayramaz. Sekreter, bu
kiilerle yneticisinden nce muhatap olur, konuyu renir, nem srasna
gre yneticisiyle grtrr veya kibarca reddederek durumu uygun bir
dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yneticisine danarak
randevu verir.Bu ileri yaparken dikkatli davranmal ve ilk nce
yneticisinin koullarn dnmelidir, onu gereksiz kiilerden veya
telefonlardan ustalkla korumasn bilmelidir.
-
PROBLEM ZC OLMAK Daha nceki blmlerde de akladmz gibi sekreter,
pratik zekal ve alkan olmaldr. Bu zelliklerini kullanarak ofis
ierisindeki gerek dzen ve uyumla gerekse ile ilgili konularda
problem zc zelliini gelitirmelidir, olaylar bytp karmak hale
getirmek yerine biran nce halledip sonuca ulatrma eiliminde
olmaldr.Ofis iindeki dzenle ilgili problemlerde, arkadalaryla
uyumunu ve iletiim bilgisini kullanarak, kpr grevini grerek
problemleri zer ve stlerine aktarmaz.le ilgili sorunlarda dzenli
olarak, hereyi not ederek, ilerini zamannda ve eksiksiz hallederek
problemleri zmeye alr. Sabrla, hogryle, azimle alarak kan przler
karsnda eski deneyimlerden yararlanarak, gerektii lde stlerine
danarak, pratik zekasn ve inisiyatifini kullanarak zor durumlarn
altndan baaryla kalkmay becerir.Sekreter, olaylara olumlu yaklamal
sonuca olmayacak gzyle bakmamaldr. Hibirey imkansz deildir, hereyin
bir zm vardr ama aba gerektirir felsefesinden hareketle ie
balamaldr.
-
YETK STLENMEK VE DANIMANLIK Gnmzde st dzey yneticilerinin youn
ileri arasnda, sekreter amirinin en yakn yardmcs, sa kolu
pozisyonundadr. Sorun yk hafifletmek olduundan, ileri kolaylatrmak
sekretere der, bir takm sorunlar kendi inisiyatifini kullanarak
halletmelidir.rnein; bir mterinin sorularn cevaplamak, bir mektubu
tek bana yazmak, nemli grd bir randevuyu ayarlamak, tebrik
mesajlarn zamannda ve usulne uygun gndermek, rapor ve tutanaklar
yazmak gibi rutin ileri yneticisinin hatrlatmasna ve kontrolne
gerek kalmadan halletmek sekreterin mesleinde ilerlemesini ve
sorumluluklarnn artmasn salar.Sekreterin danmanlk hizmeti
verebilmesi iin; yeterli ve doru bilgi sahibi olmas, eitli
bilgileri toplayp snflandrabilmeli ve yneticisinin ihtiyac olduunda
hemen yardmc olabilmeli, aratrma yapabilmeli, fikir retebilmeli,
herhangi bir konuda yol gsterebilmeli ve sonu ortaya
koyabilmelidir.Sekreter tm bu becerilere, srekli kendini eitip,
gelitirerek sahip olur.Sekreterin yetki stlenebilmesi iin; snrlarn
iyi bilmesi, yneticisini iyi tanmas, firma misyonunu bilmesi,
kiilik yeterlilii olmas, etkili bir haberleme kurabilmesi, deneyim
sahibi olmas, riskleri gze alabilmesi, doabilecek sonular tahmin
edebilmesi, gvenilir olmas ve karar verebilme becerisine sahip
olmas gerekmektedir.
-
SRATL VE ALIKAN OLMAK Zaman i hayatnda ok byk nem tar, verimi
artrr, ekonomik ynden kazan salar.Yneticiler iin, sekreterlerinin
alkan ve sratli olmas byk fayda salar, alkanln kantlam bir sekreter
yneticisine gven ve huzur verir. Srat ise verimli i karabilmenin 3
esinden biridir.Sekreterin sratli bir ekilde almasn etkileyen
faktrler:- Bro makinelerini kullanma konusundaki yeterli becerisi-
Evrak takibi, datm ve evraka uygulayaca ilemlerdeki bilgisi-
Dosyalama bilgisi- Bro ii ve d ilikileri koordine yetenei-
Motivasyonu (i yapabilmek iin yeterli psikolojik rahatl ve gc)
-
DKKATL VE TEMKNL OLMAK Baarl olmak isteyen bir sekreterin nemle
zerinde durmas gereken konulardan biride dikkatli olmaktr.Yapacanz
ile ilgili her konuda bilgi sahibi olmalsnz,lk nce kendinize sonra
firmanza ve yneticinize kar sorumluluklarnz unutmamalsnzBilmediiniz
konularn zerine mutlaka eilmeli, yardm almalsnzinizle ilgili her
trl bilgiyi zamannda toplamal, iletilmesi gerekenleri zamannda
iletmelisiniz yaptn yaz, yazdn yapKk eylerin nemli olmadn
dnmemelisiniz, hi tahmin etmediiniz eyler unutulduunda veya yanl
anlaldnda size nemsiz de grnse ok byk problemler karabilirKullandnz
hereyin belli bir yeri olmal, onlar her zaman yerinde olmal
felsefesini benimsemelisiniz, aradnz hereyi hemen bulabilmek size
zaman ve takdir kazandrrGizli belgeleri mutlaka kilitli veya kapal
bir yerde muhafaza etmeli, ortada brakmamalsnzdn verdiiniz dosya
veya evrak mutlaka bir yere not edip, takip etmelisinizirket
iindeki tm personelin nvanlarn, dahili numaralarn, ev ve cep
telefonlarn fihristinizde bulundurmalsnzll konumal, daima dndnzden
daha azn sylemelisiniz.
-
EMPATK OLMAK Empatik olmann kelime anlam; kendini karsndakinin
yerine koymaktr. Empatik olmak, insana hem i hem de zel yaamnda
fayda salar.Sekreter, i hayatnda gerek telefonla gerekse birebir
ilikilerinde empatik olmaldr. rnein bir ofisi gnde birok kii
arayabilir ve hepsi ayn eyleri sorabilir, bu kiiler birbirinden
bamszdr ve hepsinin ayn bilgilere ihtiyac olabilir, sekreter bu
durumda sinirlenmemeli, sakinliini korumal ve kar tarafa geerek
kendini onlarn yerine koymaldr.Empatik olmak, ileri kolaylatrr, kar
taraf da uyuma davet eder, uyumlu bir iliki salar. Sekreterin i
hayatnda byk nemi vardr, sadece dardaki mterilere deil, ofis
ierisinde gerektiinde yneticisine, gerektiinde aycsna kadar herkese
empatik davranmaldr.
-
GRMC BR RUHA SAHP OLMAK Giriim (teebbs); baarnn koullarndan
biridir, ana yapsnda alkanlk vardr, bir hareketi, eylemi ifade
eder. Risk, azim, kararllk, cesaret, dinamizm szcklerini
artrr.Giriimci insan; iini ynetmeye imkan salayacak koullar
hazrlama becerisine sahiptir. Gzlemcidir, deneyimlerden ders almasn
bilir, aratrcdr, ileriye dnk tahminler yapar, insanlarla iletiimi
ok iyidir, ast, st ve eit dzeydeki ilikilerinin ayrmn ok iyi yapar.
Giriimci bir ruha sahip olmayan sekreter mesleinde ilerleyemez
olduu yerde kalr.
-
ZORLUKLARLA BAEDEBLMEK phesiz her meslein zor ynleri vardr,
sekreterlik mesleinin zorluundan ve tesadfen kazanlm bir meslek
olmadndan daha nce sz etmitik.Kabul etmeliyiz ki sekreter i
hayatnda ok sk zorluklarla karlar. Yeteneini de bu alanda ortaya
koymaldr ki yerini salamlatrsn, aranlan eleman olsun ve baarsn
kantlasn.Zorluklarla baedebilmeyi kolaylatrmann yollarndan biri de,
gn ierisinde kan problemleri kiiselletirmeden zmeye almak ve mmkn
olduunca sakin ve problem zc olmaktr.
-
HATALARDAN DERS ALMAK Dikkatli bir sekreter sfr hata prensibini
benimsemitir, fakat olas hatalarda mutlaka kendine bir ders karmal
ve kesinlikle ayn hatay tekrarlamamaldr. lk yaplan hatann telafisi
vardr fakat ayn hatann 2. kez telafisi ok gtr. Yaplmas gereken
dikkati tamamen yaplan ie odaklamaktr
-
GELECE GREBLME ZELL Sekreterin sahip olmas gereken zelliklerden
biri, gelecei grebilirliktir. Bu zellik, tecrbe ve hatalardan ders
alma yntemiyle gelitirilebilir. Sekreter, daha nce yaad benzer
olaylarda ald sonular yeni iine de uygular ve sonucu doru tahmin
etmeye alr ya da daha nce hata yapt bir konuda titiz ve dikkatli
davranarak ayn hataya dmez.Bir ii yapmadan nce akllca, dikkatli
davranarak olaya objektif bakarak gelecei grerek kontrol altna
alabilir
-
SREKL RENME STENE SAHP OLMAK Baarl bir sekreter mesleinde en
yksek noktay hedefler, bu da srekli renme isteiyle orantl olarak
geliir. nsann gelimesi %90 kendi abalaryla gerekleir. Sekreter,
konusu ile ilgili her bilgiyi yakndan takip etmeli, srekli meslei
ile ilgili yeni eyler renmeli, kendine bir hedef belirlemeli,
konusu ile ilgili toplant ve seminerlere katlmal, deneyimli
kiilerin tavsiyelerinden yararlanmal, hatalarna objektif gzle
bakmal ve dzeltmek iin elinden geleni yapmal, almalarn mutlaka bir
plana gre dzenlemelidir.Srekli daha iyisini dnmeli, iinden memnun
olsa bile gelimesini durdurmamaldr, mkemmelliin sonu yoktur.insan
bir eyi yrekten istemeye grsn, hibirey eriilemeyecek kadar
ykseklerde deildir
-
TAKPLK ZELL Sekreter bir ii yaptktan sonra sonucunu mutlaka
takip etmeli, tamamlandndan emin olduktan sonra ie yapld
demelidir.rnein; herhangibir mesaj ilettiinde karsndakinin mesaj
deerlendirmesini takip etmesi, herhangibir yere bir evrak
gnderdiinde veya faks ektiinde gidip gitmediini kontrol etmesi
vb.
-
ENERJK VE AKTF OLMAK Hareketsiz, oturduu yerden kalkmayan, hmbl
bir sekreter ofis iin hi de iyi bir imaj sergilemez.Sekreter
genelde tm ofisten sorumludur ve her an heryerde olmaldr. Ofise
hakim olabilmek iin heryerde gz kula olmas gerekmektedir. Gne
dinamik balanrsa, dinamiklik gn boyu devam eder. Baarl bir
sekreter, ite yorulmak nedir bilmez, srekli i peindedir. Enerjisi
dikkatini keskinletirir, aktivitesini olumlu ynde sonulandrr.
-
GVENLRLK Sekreterin nemli zelliklerinden biri de gvenilirliktir.
Yneticisinin gvenini kazanmas sekreterin kendisini kantlam olmasna
baldr. Ofis ierisinde st amirler astlarna bir takm sorumluluklar
verirler ve tam olarak yerine getirilmesini beklerler, kardaki
kiiye direktif verip sonra o ii yine kendisinin yapmas ok byk vakit
kayb ve sekreterin baarszlk rneidir. Yneticisi asistanna
herhangibir i verdiinde o ii kafasndan silip atmal, vaktini ayn ie
harcamamal, o iin hakkyla doru olarak yaplacandan emin olmaldr. Bu
da sekreterin gvenilir olmasyla yakndan ilgilidir
-
DEDKODULARDAN UZAK DURABLMEK Dedikodu iyerlerinde biimsel
olmayan haberleme olarak tanmlanr. yerlerinde ile ilgili konularda
veya alan kiilerin zel yaamlar, maalar vs. konularda srekli
dedikodu yaplr. zellikle merak edilen ve hakknda konuulmak istenen
kii ise ofisin yneticisidir, sekreter de yneticiye en yakn insan
olduundan daha ok ondan bilgi alnmaya allr.Sekreter bu durumda
mesleinin anlamn unutmamal, dedikodunun kendisine zarar
verebileceini, yanl deerlendirmelere maruz kalabileceini,
gereklerin bu yolla saptrlabileceini ve bunun iine yansyabileceini
asla unutmamaldr.
-
NSYATF SAHB OLMAK Baarszlklarn en byk sebebi; iyi dnmemekten ve
akll seimler yapamamaktan kaynaklanr. Sekreter...nisiyatif; yeri ve
zaman gelince kendi kendine gereken kararlar alabilme niteliidir.
Sekreterin, yneticisinin ve alt ofisin ilerinin, rahat akndan emin
olmak zere kontroln yapabilmesi, gereinde ise mdahale edebilmesi
demektir. nisiyatif nemli lde karar kavramyla ilgilidir. Karar da
akl etme, bilgi ve irade iidir. Bir takm seenekler iinden birini
seme, gelecee ynelik bir ii uygulamaya geirme olarak yorumlanr.
-
NSYATF SAHB OLMAKKarar vermek dikkatle dnmeyi gerektirir. Karar
vermeden nce tm bilgileri toplamanz, duygularnza deil gereklere
dayandrmanz ve irket politikasndan asla sapmamanz gerekir.Sekreter,
inisiyatifini kullanmas gereken ilerde;- O ile ilgili belirlenmi
olan amac dnr- O ile ilgili gerekli her trl bilgiye sahiptir-
leriyi grebilme yeteneine sahiptir, doabilecek sonular dnr-
Riskleri gze alr- Cesur ve giriimcidir- Davran zgrlne sahiptir ama
yetkisini amaz, snrlarn bilir- Deneyimlerinden
yararlanrBaarszlklarn en byk sebebi; iyi dnmemekten ve akll seimler
yapamamaktan kaynaklanr. Sekreter, kendi yetkisini aan, karar
vermesi g durumlarda ise gerekli her trl bilgiyi yneticisine
aktararak karar verilmesini salar.
-
SORUMLULUK SAHB OLMAK Sekreterin sorumluluu; yneticisine ve bal
olduu dier kiilere kar grevlerini gerektirdii gibi yerine
getirmesidir.Bitirmesi gereken bir ii yarm brakarak mesai saati
getiinden dolay ofisi terketmesi, dikkatsizlii, mterilere gereken
zeni gstermemesi, bovercilii sekreterin sorumsuzluk
rneklerindendir.Sekreter en bata kendisine sonra yneticisine ve alt
iyerine kar sorumluluklarn gzard etmemeli, en iyi ekilde yerine
getirmelidir. Vicdan ile hareket etmeli yeri geldiinde kendi ii
olmayan konularda bile sorumluluk sahibi olmaldr.
-
DAKKLK Zaman insan hayatnda nemli bir yer tutar gnmzde bu youn
yaam koullarnda zaman iyi kullanmak insan iin ok
nemlidir.Sekreterin meslei gerei saat, gn, zaman kavram nem
arzeder. Sabah ie saatinden 15 dk nce gelmeli, gn iin yapt plann
gzden geirmeli, ofise genel olarak bir gz gezdirmeli eksiklikleri
tamamlamaldr. Randevularn saatini ve yneticisinin programn ok sk
bir ekilde takip etmeli yneticisine de bu hatrlatmalar mutlaka
zamannda yapmaldr.Gn iinde herhangibir programn aksamas ondan
sonraki tm organizasyonu olumsuz ynde etkiler.
-
YARATICILIK Sebep olmak, kefetmek, yeni bir ey yaratmak, dnlmemi
bir eyi dnmek insana haz verir.Sekreterin evrak ve dosya sisteminde
yapaca bir iyiletirme, bro iinde bir dekor deiiklii, sorunlara abuk
ve aklc zmler bulma, broda deiik ve ho bir hava estirmesi yaratc yn
ile mmkn olabilir.Byle ileri kolaylatrc fikirleri veya grnt olarak
yapt ho deiiklikleri mutlaka yneticisi tarafndan da takdir
edilecektir.
-
YMSERLK Sekreter olaylara hep iyi tarafndan bakmay alkanlk
haline getirmelidir. Olumsuz bir olayn iyi taraflarn grmeye alarak
dengeyi salamaldr. Bir iin banda ktmser duygulara kaplndnda yaplan
i sorunsuz geliecekse de mutlaka bir aksilik kar.Olumlu dnmenin gc
sadece i hayatnda deil sekreterin gnlk yaantsnda da kullanlmaldr.
yimserlik hatalarn dzeltilmesine, iin doru bir ekilde tamamlanmasna
byk lde kolaylk salar.
-
SABIRLI VE HOGRL OLMAK Sabr ve hogr hereyden nce insanlk iin iyi
bir meziyettir. hayatnda sabr bize baary getirir, ofis iinde
herbiri birbirinden farkl eitli insanlar birbirleriyle almak
durumundadr. Bu insanlarn aralarndaki organizasyonu salamak grevi
sekretere ait olduundan sabr, en gerekli zelliklerinden biri
olmaldr. Sekreterin ncelikle yneticisine kar sabrl ve hogrl olmas
gerekmektedir.Yneticiler tm ofisin sorumluluunu stlendiklerinden ar
stress ykldrler, sekreter mdrnn i ykn ve stresini hafifletmeye
alrken mutlaka sabr ve hogr gstermelidir birebir ayn ekilde
davranmak ileri zecei yerde kartrr, ayrca yneticisini iyi tanyan
bir sekreter olas gerginliklerin, problemlerin kendisiyle ilgili
olmadn anlar ve daha kolay hogr gsterir.Sekreter, kurum d mal veya
hizmet verdikleri mterilerine kar da firmas adna sabrl ve hogrl
olmaldr, onun bu davran karsndakini de utandrr ve doru davranmaya
yneltir
-
SIR SAKLAMAK Sr saklamak ve gizlilii korumak sekreter
kelimesinin tanmnda yer alr. Sekreter organizasyondaki yeri
itibariyle, pek ok eyi renir, gizli kalmas gereken bilgileri ister
istemez duyabilir, evrak geli gidilerinde faaliyetlerin akn izler.
Yneticisinin i hayatyla birlikte zel hayat hakknda da bilgi sahibi
olur. yi bir sekreter edindii her trl bilgiyi titizlikle saklar,
gerektiinde bildiini unutur ve yneticisine gizlilik ve koruma
anlayyla destek olur, bu bilgileri yneticisine kar da asla
kullanmaz.Bu yzden sekreterin i arkadalaryla arasnda nemli denge
izgisini kaldrmamas gerekmektedir. ok yakn bir arkada da olsa
profesyonellik adna ona hibireyi sezdirmemeli, yakn arkadann da ok
yakn bir arkada olabileceini aklndan karmamaldr. baka dostluk baka
kavramnn gereklerini titizlikle yerine getirmelidir
-
SEYAHAT NCES YAPILACAK HAZIRLIKLAR Yneticiye seyahat sresince
ihtiya duyabilecei her trl evrak kontrol etmesi hatrlatlr. rnein
krtasiye detaylar (kalem, not defteri, yedek kalem ileri vs.) ,
antetli kat, irket kaesi, toplant iin lazm olabilecek yazmalarn
bulunduu evrak dosyas, katalog, kartvizit vs. gibi ayrntlar
kesinlikle unutulmamaldr.Yneticinin ilk kez seyahat ettii bir lke
ise, bal bulunduu GSM ebekesinden mobil telefon kullanm hakknda
bilgi alnmal ve yneticiye bu bilgi aktarlmaldr.Ynetici asistan tm
seyahat bilgilerinin detaylar bulunan bir seyahat izelgesi
hazrlayarak yneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde
bulundurmaldr.Meteoroloji Genel Mdrlnden seyahat sresi ierisindeki
hava durumu renilerek yneticiye mutlaka nceden bilgi
verilmelidir.Yneticisinin hangi tarihler arasnda seyahatte olacann
kurum iine dahili bir yazma ile bildirilmesiSeyahatte sresince i
grmesi yapaca kii veya kurumlara uu bilgilerini ve kalaca otelin
bilgisinin gnderilmesiYneticiden seyahate kmadan once kendisinin
bulunmad gnlerde yaplmasn istedii iler sorulmal ve not
alnmaldr.
-
SEYAHAT VE ULAIM Sekreter, yneticilerinin yurtii ve yurtd
seyahat rezervasyonlarn dzenlemek, gerek gidi-geli gerekse
otellerde kalma durumlarn, tarih ve saatleri isabetli, doru ve
eksiksiz bir ekilde ayarlamak, seyahat programnn aksamadan
ilerliini salamak gibi nemli ilerini yrtmekle grevlidir.Bu iler iin
mutlaka planl almal ve aadaki hususlara dikkat etmelidir;- Seyahate
gidecek olan kiilerin isimleri- Nereye gidilecei ve hangi arala
seyahat edilecei- Seyahatin ka gn srecei- Gidilecek yerde grlecek
ahslarn isimleri- Gidilecek yerin adresi, telefon numaras ve
gerekli dier bilgiler- Giderken gtrlecek ahsi eyalar- Yurtd
seyahati ise; pasaport, dviz ilemleri vs.
-
SEYAHAT VE ULAIMBu plan hazrlandktan sonra detaylar
gelitirilir;- Seyahat acentasyla grmeler yaplp, gidi-geli
biletlerinin ayarlanmas - Gerekli kiilere haber verilip, randevu
saatlerinin bildirilmesi- Gidilecek seyahat vastasnn kalk-var
saatlerini kaydeder, unutulma olmamas iin ilgililere gerekli
hatrlatmalar yapar- Grlecek kiileri, grme yerlerini, saatlerini
belirler- Ald tm bilgileri, yapt plan dzgn bir ekilde kat zerinde
gsterir (tape eder), oaltarak birini kendi alr, dierlerini ilgili
kiilere datr.Seyahat program dzenleyecek sekreterin elinin altnda
bulunmas gerekli eyleri yle sralayabiliriz;Havayollar, demiryollar
yllk programlarn ieren kitapk veya brorleri, havayollar,
demiryollar, otobs iletmelerinin telefon, fax numaralar, eitli
telefon rehberleri, .eitli yurtii ve dnya haritalar, dviz kurlarn
belirleyen gnlk veriler, banka hesap numaralar, seyahat acentalar
adres ve telefon numaralar vb.
-
DosyalamaSSTEMLLK M, SSTEMSZLK M? Usl, esastan nce
gelir.yerinde, bir ynetici asistann zen, yoran ve problem olarak
karsna kan pek ok olay olmaktadr. En bata geleni ise yntem
yanlldr.Yneticiyle birlikte alma yntemlerini bilmeme, ekip almas
olmay, pratik olmamak, ynerge eksiklii, yazl iletiimi angarya kabul
etmek, sistem kavramn gz ard etmek, en byk bir iten en kk ilere
kadar bilimsel tavrn olmay, alma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk;
yntem yanllklar iinde saylabilir. rnein yazmalarda sekreterin
sistem kavram yle olmaldr: Bir konuyu nasl yaz ekline
getirebileceini bilme, yannda mutlaka szlk ve yazm klavuzu
bulundurma, yaznn mizanpajn yapabilme (ekil ynnden dzenleme), firma
yazma standard oluturma, yazlara gelen ve giden olarak say
verilmesi, mutlaka paraf konulmas, gnderilmeden nce kontrolu, ilemi
biten yazlarn dosyasna kaldrlmas, bold karakterin nerede
kullanlacan bilme gibi ilemler, yazmalarda bir sistem oluturma ve
onu uygulama olarak anlatlabilir.Yukarda altn izerek gsterdiimiz
sistem kavramn gz ard etmek konusuyla ilgili bir rnek vermek
istiyoruz.
-
DosyalamaSistem, bir veya daha ok amaca veya sonuca ulamak zere
aralarnda ilikiler olan fiziksel veya kavramsal, birden ok bileenin
oluturduu btndr. [1]Bir broda evrak ynetimi, bal bana sistem mant
ile; planlanmas, oluturulmas ve kullanlmasyla gerekletirilebilir.
Aranan bir evrakn en az be, en fazla krk be saniyede bulunmas
lzmdr. Eer bu sre iinde evrak bulunamyorsa, bir yerlerde hata
yaplyor demektir. Belgeler Ynetimi olarak da adlandrlan, brolardaki
dosyalama-arivleme srecinde, ortaya kan problemler genel olarak
aadaki hususlarda younlar:- Gelen ve giden evrak kaytlar yaplmyor
ve zimmet defteri doru kullanlmyor olabilir.- Kurulua uygun
dosyalama ekli seilmemi olabilir.
-
Dosyalama- Evrakn dosyalanma yntemi iyi bilinmiyor olabilir.
(Hangi evrak hangi dosyaya konmal)- Evrak takip edilmiyor, verilen
bir evrak geri gelmiyor olabilir.- Arivleme doru yaplmyor
olabilir.Dosyalama sistematiinde yukardaki btn aamalarn zel
usulleri ve uygulamalar vardr, olmaldr. imdi, yukarda alt izilen;
evrakn takibi konusuyla ilgili olarak, sistem mant erevesinde
yaplmasnda yarar olan faaliyetleri grelim:Muhasebe mdr Feridun Bey,
satlarla ilgili bir dosyay incelemek zere sat blm sekreterinden
istedi diyelim. ncelikle yaplmas gereken ey, Dosya steme Fii
dzenleyerek, istenen dosyaya ilikin bilgileri bu fiin zerine yazmak
olacaktr. Fiin zerinde dosya numaras, dosyay alan kiinin ismi, ne
zaman geri verecei, dosyay veren kiinin ismi gibi bilgiler vardr.
kinci aamada Hatrlatma Kart denilen ve yine hemen hemen ayn
bilgilerin yer ald forma kayt edilir.
-
Dosyalamanc yaplacak i ise Darda rehberi olarak adlandrlan ve st
ksmnda Darda yazl bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton
veya polyesterden yaplm bir rehber, alnan dosyann yerine konulur.
Hatrlatma kart, ya dosya dolaplarnn kapana, veya sekreterin her an
grebilecei (masa st veya ekmece) bir yere yerletirilir. Darda
rehberi, stteki kulakyla, dosyann henz geri gelmediini uyaracaktr.
Bir dosyann darda kalma sresi yedi gndr. Her istenen evrakn
fotokopisi ekilip verilemeyecei dnldnde, bu uygulama son derece
yararl olur. Bu anlatlanlar adm adm yle zetleyebiliriz:1. nce
kendin sistem kavramn benimse2. Sistemin usullerini bil (ren)3.
Sistemin gerekli olan materyallerini hazrla4. Yazl bildiri haline
getir ve btn blmlere duyur5. Uygula6. Kontrol et
-
SEKRETERLKTE DAVRANILARIN NEM Sekreterin davranlar ll, kibar,
zarif ve dengeli olmal, yerinde gerektii gibi davranmay
bilmelidir.DURU, OTURU, YRYSekreter her zaman dik durmal, beden
dilini iyi kullanmaldr. Oturup kalkarken temkinli olmal,
kyafetlerini de dnerek davranmaldr. rnein; etek giymi bir sekreter
koltukta oturuuna dikkat etmeli derli toplu yava hareketlerle
oturmaldr. Yrrken adm aralklarn ayarlamal bir bayana yakacak
ahenkle yrmelidir.KONUMA ve DKSYONSekreterin ses tonu ne ok yksek
ne de ok ksk olmamal, emir verici ses tonundan kanarak sesin
iddetini ve yumuakln kulaa ho gelecek ekilde
ayarlamaldr.Diksiyonunu gelitirmek iin dzenli soluk alp vererek
pratik yapmal, konuurken kendisine gven duymal, gzel ses tonu ile
etkileyici cmleler kurabilmelidir. Bu konuda baarya ulamak iin her
trl bilgiyi, kayna okumal ve gereksiz, faydasz sohbetlerden
kanmaldr. Hatalarn farkedip dzeltmek iin aba sarfetmelidir.Etkili
konumay; Konumann fiziksel dokusu (iitilebilir, canl), konumann
dnsel dokusu (akc, mantkl, ak) ve konumann dilsel dokusu (uygun
kelime seimi, kelimeleri doru yerde kullanma) olarak 3 grupta
snflandrabiliriz.
-
SEKRETERLKTE DAVRANILARIN NEMJESTLER ve MMKLERnsanlarn el kol
hareketleri, gzler, tebessm etmek, kalarn hareketleri jestler ve
mimikleri oluturur. Bu hareketlerin yumuak olmas kardaki insan
etkiler ve rahatlatr, jest ve mimiklerin abartl kullanlmas kt bir
izlenim uyandrr, yerinde ve uygun lde kullanlmaldr.NEZAKET VE
GRGGrg kurallar, insan ilikilerinin belli bir dzende ilemesini
salayan sistem btnldr.Grg, toplumun iinde zamanla oluan, insanlarn
birbirlerini rahatsz etmemelerini, birbirlerine saygl davranmalarn
salayacak toplumsal kurallardr.Grg zamanla insanda bir birikim
oluturur ve bu birikim sosyal yaantsnda insana pek ok kapy aar.
Sekreter, nazik ve grgl olmaldr. Hareketleri kibar, uyumlu olmaldr,
kabalk yapmas veya nerde nasl davranacan bilememesi sekretere eksi
puan kazandrr.Telefon grmelerinde, toplantlarda, davetlerde, ofis
ierisinde ve birebir ilikilerinde nezaket ve grg kurallarna uymas
ilerini byk lde kolaylatrr.
-
SEKRETERLKTE DI GRN Sekreter alt ofisin vitrinidir. nsanlarn
birbirleriyle ilikilerinde ncelikle dikkat ettikleri ey d grntr. Bu
sebepten dolay sekreterin d grn byk nem tar. Gnmzde tm
niversitelerin Bro Ynetimi ve Sekreterlik Blmlerinde, giyim, makyaj
ve zarafet konularnda eitim verilmektedir. GYMSekreter temiz,
zevkli ve sade giyim tarzn benimsemelidir. Moday kendine yaktrd lde
takip etmelidir. Oturup kalkarken, yaz yazarken ve gn ierisindeki
her trl faaliyetlerini gznnde bulundurarak en rahat alabilecei
giysileri semelidir.Sekreter giyim konusunda seim yaparken hem
iyerinin genel havasna uygun kyafetleri semeli hem de
fizyo-biyolojik zelliklerini dikkate almal, giyiminin yapt iin bir
paras olduunu unutmamaldr.AKSESUARLARnsanlarn gzel grnme duygularn
tamamlayan, giysileri klatran tak ve eklere aksesuar denir. (Earp,
fular, al, kemer, eldiven, apka, tak vs.) Bu aksesuarlar, alma
ortamna gre arla ve gsterie kamamak kouluyla yerine ve zamanna
uygun olarak kullanlmaldr. alma ortamnda genellikle ok deerli
olmayan madenlerden yaplm taklarn seilmesi yerinde olacaktr.
-
SEKRETERLKTE DI GRNMAKYAJ ve SALIKSekreter salna dikkat etmeli,
cildine zen gstermelidir, gn ierisinde srekli insanlarla birebir
iletiim halinde olduundan salksz bir grnt sergilememelidir.Cildinin
kategorisine uygun olan bakm dzenli olarak yapmaldr. Makyaj
yaparken kyafetine uygun tonlar semeli, ar renklerden kanmal,
eskiyen makyajn mutlaka yenilemeli ama bunu alma masasnda mesai
saatleri ierisinde yapmamaldr.SADE, BAKIMLI ve ZARF OLMAKSekreter
her konuda gerek giyim gerek makyaj gerekse benzeri dier konularda
sade olmaya zen gstermeli ve abartdan kanmaldr.Vcuduna gereken bakm
yapmal, beslenmesine, uykusuna, salarnn, ellerinin vs. bakmna zen
gstermelidir, bu ilemler hem vcudunu hem ruhunu dinlendirir,
motivasyon gc ykselir ayrca evresini de olumlu ynde etkiler.rnein;
eller ilk gze arpan ve dikkat eken organlarmzdan birisidir.
Trnaklarndaki ojelerin yars km bir sekreterin karsnda brakaca imaj
dnn... veya salar dank bir sekreterin durumunun ofis ierisinde ho
karlanmad kanlmazdr.Zarafet tanmnn ierisinde; incelik, naziklik,
terbiyeli davran, terbiyeli konuma gibi kavramlar yatar. Zarif bir
sekreter etrafndaki insanlara ho duygular verirler. Zarafet iki
ksmda incelenebilir;Duygusal (i) zarafet; yardmseverlik, doruluk,
hogr, acma duygular vs.Fiziksel (d) zarafet; hareketlerdeki
yumuaklk ve zariflikTEMZLKSekreter vcudunun temizliine dikkat
etmeli, gerek grnt gerekse koku olarak insanlar asla rahatsz
etmemelidir. Temizliin z suya ve sabuna dayanr buda hi zor bir i
deildir.PREZENTABL OLMAKBu kelimenin szlk anlam "eli-yz dzgn, insan
iine kabilir, takdim edilebilir" kiilikte olmaktr.Sekreterlikte
aranan zelliklerin banda gelir. Bir bayan sadece meslei iin deil tm
yaamnda bu zellii tamaldr. nsana etkileyicilik kazandrr, laf sz
dinlenir, sayg gsterilir.