teknologi komunikasi organisasi.pdf

Isi Kandungan

1.0 Pengenalan

2.0 Latar Belakang Organisasi dan Sistem Teknologi

2.1 Perpustakaan Negeri Sabah

2.2 Online Public Access Catalog (OPAC)

3.0 Penggunaan OPAC

4.0 Masalah yang dihadapi.

5.0 Cadangan

6.0 Kesimpulan

1.0 Pengenalan

Komunikasi adalah fitrah manusia yang hidup dalam kelompok. Komuniksi merupakan nadi

dalam kehidupan manusia dan ia bukan sahaja terhad kepada perturtuan tetapi merupakan

sebuah subjek yang lebih kompleks. Dalam konteks organisasi pula, komunikasi dilakukan

melalui corak pengurusan dan interaksi manusia. Richmond dan McCroskey (1992)

menggariskan enam fungsi komunikasi dalam organisasi iaitu memberitahu, mengawal,

menggabung, mengurus, memujuk dan mensosialisasi. Asimilasi antara teknologi dan

organisasi membuahkan sebuah usaha yang medekatkan pengguna dengan sesebuah

organisasi selaras dengan perkembangan teknologi semasa. Alat-alat teknologi digunakan

secara meluas membolehkan sesebuah kerja dilakukan dengan cepat. .

Komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang besar di mana ia melibatkan

seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi kumpulan dalam organisasi yang

merangkumi struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia serta budaya organisasi

(Littlejohn dan Foss, 1991). Kemahiran dalam bidang komunikasi adalah asas dalam

membentuk seorag individu yang berjaya dalam kerjaya mereka. melalui komunikasi,

individu perlu bersemuka dan berhadapan dengan individu lain dan ini dapat meningkatkan

prestasi diri di samping kerjaya yang diceburi. Komunikasi dalam organisasi adalah sebuah

proses yang kompleks dan unik kerana setiap organisasi mempunyai sistem tersendiri yang

dinamik. Prosej komunikasi melibatkan saling tukaran mesej melalui bahasa, bunyi, isyarat,

gerak badan dan lain-lain medium. Mesej ini juga saling di kongsi bersama ahli organisasi

yang lain. Aliran mesej yang sempurna memerlukan aliran komunikasi yang baik dan lancar.

Ini bermakna, hubungan individu yang baik adalah penting bagi memastikan aliran

komunikasi sentiasa berjalan lancar untuk kepentingan bersama ahli organisasi secara

keseluruhannya (Nor Azni, 2008).

Proses komunikasi dalam organisasi menjadi lebih mudah dengab kewujudan inovasi

teknologi seperti Internet. Kemudahan Internet membolehkan majikan menyampaikan

maklumat kepada pekerja pada bila-bila masa dan di luar waktu pejabat. Teknologi juga

dijadikan sebagai platform untuk perkongsian maklumat bersama para pekerja dari

cawangan lain yang terpisah secara fizikal. Keadaan ini membolehkan sebuah kerja

dijalankan dengan cepat dan seterusnya menjadikan kerja manusia menjadi lebih khusus.

Ini sedikit sebanyak memebrikan kesan kepada kepuasan kerja individu. Kepuasan kerja

adalah darjah kepuasan yang dirasai oleh individu terhadap pekerjaan yang dilakukannya.

Kepuasan kerja berkait rapat dengan sikap individu terhadap pekerjaannya dan sikap

individu terhadap ahli organisasi yang lain.

Sistem komputer dan Internet adalah antara inovasi teknologi yang diimplementasikan

dalam organisasi. Sistem komputer telah digunakan oleh kebanyakkan organisasi bagi

mengautomatikkan operasi mereka dan juga sebagai alat untuk mengendalikan kerja

pemprosesan data dengan lebih cekap. Penggunaan teknologi menyumbang kepada

peningkatan produktiviti organisasi (Brynjolfsson dan Hitt, 1996). Menurut Stair dan

Reynolds (1999), tujuan utama sistem teknologi adalah untu membantu organisasi

mencapai matlamatya dan membekalkan pengurus dengan “insight” ke atas operasi

organisasi supaya lebih cekap dan berkesan.

Perpustakaan Negeri Sabah adalah antara organisasi yang mengimplementasikan teknologi

dalam sistem pengurusan mereka. Teknologi yang digunakan adalah sistem OPAC atau

Online Public Access Catalog. Sistem OPAC ini bertujuan untuk memudahkan pengguna

perpustakaan untuk mencari buku, jurnal atau terbitan yang mereka inginkan tanpa

menggunakan khidmat pustakawan. Ini sekaligus dapat membantu pengguna perpustakaan

untuk menjalankan urusan mereka dalam waktu yang singkat dan mudah.

2.0 Latar Belakang Organisasi dan Sistem Teknologi

2.1 Perpustakaan Negeri Sabah

Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebagaian daripada

seksyen dalam Jabatan Penyiaran dan Penerangan pada tahun 1953. Pada 1972, Jabatan

Perpustakaan membentuk jabatan sendiri di bawah pentadbiran Kementerian Kebajikan

Masyarakat.

Perpustakaan Negeri Sabah bertindak sebagai medium yang membekalkan ilmu

pengetahuan dalam bentuk bahan cetak kepada penduduk negeri Sabah. Perpustakaan

Negeri Sabah bertujuan untuk membina sebuah masyarakat yang berilmu dan berbudaya

membaca dengan menyediakan perkhidmatan dan sumber-sumber perpustakaan.

Perpustakan Negeri Sabah juga menyediakan kemudahan akses komputer dan maklumat

mengenai Sabah melalui koleksi sejarah tempatan dan terbitan kerajaan.

Perpustakaan Negeri Sabah mempunyai rangkaian luas di seluruh Sabah dengan satu ibu

pejabat, 3 perpustakaan wilayah, 21 perpustakaan cawangan, 75 Perpustakaan Desa, 13

perpustakaan bergerak dan 3 Desanet. Selain itu, Perpustakaan Negeri Sabah juga

menjalankan kerjasama dengan Perpustakaan Negara Malaysia, perpustakaan agensi dan

perbadanan dan perpustakaan lain di Malaysia (Perpustakaan Negeri Sabah,

http://www.ssl.sabah.gov.my).

Rajah 1: Ibu Pejabat Perpustakaan Negeri Sabah yang terletak di Jalan Tasik, Kota

Kinabalu.

Perpustakaan Negeri Sabah memiliki koleksi buju, jurnal dan terbitan yang boleh dipinjam

atau di rujuk oreh pengguna perpustakaan. Kemudahan pinjaman buku diberikan kepada

ahli perpustakaan. Pengguna yang berumur 10 tahun ke-atas layak mendaftar sebagai ahli

perpustakaan. Perpustakaan Negeri Sabah juga membebarkan pengguna membuat rujukan

untuk seksyen buku yang tidak boleh dibawa keluar dari perustakaan. Perkhidmatan

Pinjaman Antara Perputsakaan (PAP) hanya boleh dilakukan diantara perpustakaan-

perpustakaan Ibu Pejabat, Wilayah dan cawangan Perpustakaan Negeri Sahaja. Koleksi

rujukan Perpustakaan Negei Sabah di bahagikan kepada dua kategori iaitu koleksi terbuka

dan koleksi tertutup. Koleksi terbuka merangkumi koleksi buku ensaiklopedia, laporan

tahunan syarikat, direktori telefon dan buku rujukan Dewan Bahasa Malaysia dan dewan

Bahasa Cina. Koleksi tertutup teriri daripada terbitan kerajaan, majalah dan jurnal keluaran

kebelakangan, koleksi tanda merah, akhbar, undang-undang dan sejarah tempatan.

Perpustakaan Negeri Sabah juga menyediakan perkhidmatan dalam talian untuk proses

pertanyaan dan pendaftaran keahlian. Selain buku dan terbitan fizikal, Perpustakaan Negeri

Sabah juga menyediakan akses berbayar kepada pangkalan data komersial dan bukan

komersial. Pangkalan data komersial yang disediakan adalah EBSCO atau Information

service yang menawarkan pengurusan bersepadu melalui perkhidmatan langganan,

pangkalan data rujukan dan jurnal dalam talian. Antara pengkalan data bukan komerial yang

disediakan oleh Perpustakaan Negeri Sabah adalah BOND (pangkalan data NPC untuk

membantu dalam pengukuran prestasi) dan PALMOILIS (pangkalan data MPOB yang

menyediakan perkhidmatan penghantarah maklumat elektronik kepada industri, jabatan

kerajaan, universiti dan masyarakat awam.

2.2 Online Public Access Catalog (OPAC)

OPAC adalah sebuah pangkalan data dalam talian untuk bahan perpustakaan atau

rangkaian perpustakaan. Ia menyenaraikan buku, jurnal dan bahan cetak yang dimiliki oelh

perpustakaan tersebut serta rangkaian perpustakaan jika perlu.

Sistem perpustakaan sekitar tahun 1980-an menggunakan sistem katalog di mana hanya

maklumat bibliografi untuk monograf dan tajuk siri di simpan di dalam perpustakaan

(Norgard et al., 1993). Kini, kaedah mengkatalogkan buku dilakukan secara dalam talian.

Katalog dalam talian ini memberikan pengguna capaian maklumat dengan memberi akses

kepada pangkalan data atau maklumat fizikal berkaitan kedudukan buku atau terbitan dalam

perpustakaan. Sistem ini biasanya disambungkan kepada Local Area Network (LAN) dan

Internet. Perpustakaan Kongres mentakrifkan katalog dalam talian sebagai sebuah alat

akses dan panduan sumber kepada koleksi perpustakaan atau rangkain perpustakaan yang

mengandungi set data bibliografi yang saling berkaitan dalam bentuk bacaan mesin dan

boleh dicari secara interaktif oleh pengguna (Fayen, 1983).

Katalog dalam talian mempunyai ciri seperti:

i) Memiliki rekod dalam format bacaan mesin. Ini membolehkan rekod diakses

melalui sistem perkomputeran dan membolehkan rekod dikongsi bersama

rangkaian perpustakaan yang lain.

ii) rekod dalam format bacaan mesin yang mesra pengguna

iii) memberi pengguna lebih banyak pusat akses dalam perpustakaan. Sistem

OPAC membolehkan pengguna mengakses maklumat dari pelbagai pusat yang

tidak hanya tertakluk kepada pendekatan konvensional yang menggunakan

pencarian menggunakan nama penulis, tajuk buku dan subjek sahaja.

Sistem OPAC membolehkan pengguna perpustakaan mengakses maklumat dengan

menggunakan empat kaedah iaitu operator Boolean, akses kata kunci, pencarian frasa dan

pemangkasan. Operator Boolean adalah kaedah pencarian yang lazim digunakan dalam

pencarian dalam talian. Pengguna boleh mengakses maklumat yang mereka ingini secar

luas atau spesifik. Katalog dalam talian membolehkan pengguna mencari maklumat

bersesuaian degan tetapan yang dipilih oleh pengguna. Akses kata kunci memerlukan

pengguna memasukkan kata kunci spesifik berkaitan penulis, tajuk, subjek, nota atau

ruangan bibilografi berkaitan agar rekod dapat diakses sebagai entiti individu. Pencarian

frasa adalah kaedah pencarian yang lebih efektif kepada pengguna yang sudah mengetahui

bahan yang mereka inginkan dan hanya ingin mengetahui samada bahan tersebut ada atau

kedudukan bahan. Pencarian frasa memberikan hasil yang lebih spesifik dan tepat. Kaedah

pemangkasan memerlukan pengguna memasukkan sebahagian daripada tajuk tau frasa

pencarian untuk mendapatkan maklumat yang diingini. Kaedah ini memberikan banyak

kemungkinan data berkaitan data yang dimasukkan oleh pengguna.

Sistem katalog dalam talian ini berbeza dengan sistem katalog perpustakaan tradisional

dimana sistem katalog dalam talian adalah pencarian secara berkomputer dan sistem

katalog tradisional adalah kaedah pencarian manual. OPAC memberikan akses yang lebih

luas dengan adanya ciri pencarian Boolean. Struktur pangkalan data juga dibina dengan ciri

mesra pengguna bagi memudahkan akses maklumat. Pengguna juga boleh mengakses

maklumat di luar perpustakaan kerana sistem OPAC lazimnya dirangkaikan kepada talian

Internet. Ini memudahkan pengguna untuk mengakses maklumat tanpa had masa dan

membolehkan pengguna merangka perjalanan masa mereka dengan lebih sempurna.

Sistem pengkatalogan tradisional biasanya menyediakan dua rekod bibliografi dalam bentuk

katalog kamus dan katalog terbahagi. Katalog kamus menyediakan nama, tajuk, subjek

berserta maklumat yang bertulis “lihat...” bagi menunjukkan rujukan yang dikongsi oleh

dengan fail lain. Katalog terbahagi mempunyai dua bahagian iaitu katalog subjek dan

katalog penulis yang disusun dalam urutan abjad (Chen, 1991).

3.0 Penggunaan OPAC

Pautan OPAC di Perpustakaan Negeri Sabah boleh dilakukan secara secara langsung

ketika berada di dalam perpustakaan atau dari mana-mana komputer yang memiliki akses

kepada Internet. Berikut adalah langkah-langkah menggunakan sistem OPAC Perpustakaan

Negeri Sabah.

1. Layari laman web Perpustakaan Negeri Sabah di http://www.ssl.sabah.gov.my dan klik

pautan OPAC pautan dalam talian.

2. Pautan tersebut akan membawa anda terus kepada sistem OPAC Perpustakaan Negeri

Sabah.

3. Pada ruang „Search Text”, isikan bahan yang ingin ci cari setelah memastikan bahagian

“seach type” dan “acces point” ditandakan dengan bahagian yang di ingini.

Sebagai contoh, pencarian untuk buku Communication Skills for the Workplace oleh Nor

Azni Abdullah dimulakan dengan memuat naik nama Nor Azni di ruang seach dan

memastikan acces point ditandakan pada ruang author.

4. Laman OPAC akan memberikan hasil pencarian yang ada di dalam pangkalan data. Klik

pada bahagian yang diingini, iaitu buku Communication Skills for the Workplace.

5. Laman OPAC akan menyenaraikan rekod buku yang mereka miliki berserta accesion

number dan lokasi buku.

Seperti yang di paparkan dalam laman OPAC, buku Communication Skills for the Workplace

ini mempunyai banyak salinan dan terdapat di banyak cawangan Perpustakaan Negeri

Sabah. Pengguna kini boleh mengakses buku tersebut dengan pergi ke cawangan

perpustaakan yang terdekat untuk membuat pinjaman atau rujukan.

Teknologi OPAC ini digunakan untuk memudahkan pengguna perpustakaan mengakses

maklumat berkaitan bahan yang mereka inginkan. Hasil carian alam talian membolehkan

pengguna mengenal pasti kedudukan bahan tersebut dan memastikan samada ia ada bi

perpustakaan, boleh di pinjam keluar atau hanya unuk kegunaan rujukan sahaja. Bahan

yang mempunyai banyak salinan naskah dan di tempatkan di pelbagai cawangan

perpustakaan seperti buku Communication Skills for the Workplace memudahkan pengguna

yang tinggal jauh dari daerah Kota Kinabalu untuk mendapatkan bahan tersebut.

Perkhidmatan pinjaman antara perpustakaan juga diwujudkan sungguhpun ia hanya terhad

kepada beberapa jenis buku sahaja.

4.0 Masalah yang dihadapi

Masalah penggunaan sistem OPAC ini boleh berlaku dari pihak perpustakaan atau dari

pihak pengguna itu sendiri. Masalah dari pihak perpustakaan adalah masalah berkaitan

pengemaskinian rekod dan kedudukan buku. Laman OPAC boleh memberikan kedudukan

buku tersebut, tapi pihak perpustakaan tidak boleh menjamin samada buku terebut berada

dalam kedudukan tersebut. Oleh kerana perpustakaan adalah tempat awam yang dikunjungi

oleh ramai orang pada satu-satu masa, kedudukan buku secara fizikal boleh berubah

kerana ada pengguna yang tidak bertanggung jawab dengan meletakkan buku bukan pada

tempat asala atu pada troli yang disediakan. Apabila pengguna meletakkan buku pada

kedudukan ang tidak sepatutnya, ini menyukarkan pengguna lain dan juga pustakawan

untuk menyusun senuma buku tersebut dan memastikan kedudukan buku. Terdapat jutaan

buku di dalam perpustakaan dan ramai orang yang datang menggunakan perkhidmatan

perpustakaan, pustakawan tidak mampu menghalang perbuatan yang tidak

bertanggungjawab ini. Sebagai pengguna perpustakaan yang berhemah, bukan sahaja kita

perlu mematuhi peraturan perpustakaan, kita juga perlu berhemah apabila menggunakan

bahan perpustakaan. Bahan perpustakaan harus dikendalikan dengan cermat dan di

kembalikan ke rak asal atau pada troli yang disediakan untuk membolehkan pusakawan

menyusunnya kembali ke rak asal. Jika sistem penyusunan ini tidak dipenuhi, sistem OPAC

tidak dapat di gunakan kerana sistem penyusunan bahan perpustakaan dan sistem OPAC

harus selaras bagi membolehkannya befungsi pada tahap optimum.

Selain itu, masalah yang di hadapi dengan sistem OPAC ini lazim berkaitan dengan kaedah

pencarian yang salah. Ada pengguna yang masih kurang mahir menggunakan OPAC dan

tidak mengisi ruangan yang betul atau menggunakan kata kunci yang tidak sesuai

menyebabkan mereka gagal mencari bahan yang mereka ingini. Penggunaan kata kunci

dan access point yang salah tidak akan mendapatkan hasil yang betul. Laman OPAC

befungsi dengan baik apabila setiap bahagian ditandakan mengikut kata kunci yang

dimasukkan kedalam ruang search. Pencarian yang memberikan maklumat yang salah

menyebabkan pengguna mudah berputus asa. Laman OPAC yang sepatutnya dapat

membantu memudahkan akses pengguna tidak dapat berfungsi dengan baik jika ia tidak

digunakan dengan betul. Laman OPAC adalah alat yang sepatutnya membantu

memudahkan urusan seharian, dan kita sebagai pengguna sewajarnya pandai

menggunakan alat agar dia dapat mendatangkan kelebihan kepada kita.

5.0 Cadangan

Sesuai dengan perkembangan teknologi masakini, saya mencadangakn agar Perpustakaan

Negeri Sabah membina sebuah aplikasi telefon pintar berkaitan perkhidmatan mereka.

aplikasi telefon pintar ini boleh memuatkan pelbagai akses perkhidmatan seperti

permohonan ahli dan sistem OPAC untuk kemudahan pengguna. Perkembangan teknologi

teefon pintar membolehkan pengguna mengakses maklumat berkaitan bahan perpusakaan

di mana sahaja mereka berada ibarat kata „dunia di hujung jari‟. Selain itu, sistem OPAC

juga boleh dirangkaikan kepada salinan buku digital agar pengguna boleh menggunakan

bahan tersebut secara digital. Selain itu, pautan kepada perpustakaan luar negara juga

boleh diwujudkan agar pengguna membpunyai jaringan maklumat yang lebih luas dan akses

kepada bahan perpustakaan yang lebih banyak dan berkualiti.

6.0 Kesimpulan

Teknologi komunikasi dalam bentuk sistem OPAC banyak membantu memudahkan kerja

pustakawan dan pengguna perpustakaan. Kini pencarian buku dan bahan perpustakaan

menjadi lebih mudah dan pantas dengan adanya sistem OPAC. Sistem katalog digital ini

adalah inovasi teknologi yang menggantikan sitem katalong konvesnional yang memakan

masa dan ruang yang besar. Dnegan adanya sitem OPAC ini, sistem pengurusan

perpustakaan menjadi lebih lancar dan teratur.

Rujukan

Brynjolfsson, E. Dan Hitt, L. 1996. Paradox Lost? Firm-level Evidence on the Returns to

Information Systems Spending. Management Science, Vol 42, No. 4: pp 541-558.

Chen, Shu-Hsien Lai. 1991. A Study of Online Catalog Searching Behavior of High School

Students. USA: University of Georgia.

Fayen, E.G. 1983. The Online Catalog: Improving Public Acess to Library Materials. USA:

MacMillan Publishing Company Inc.

Littlejohn, S.W. dan Foss, K.A. 1991. Theories of Human Communication. USA: Waveland

Press

Nor Azni Abdullah. 2008. Communication Skills for the Workplace. Petaling Jaya: August

Publishing.

Norgard, B.A., Berger, M.G., Buckland, M.K. dan Plaunt, C. 1993. Onlne Catalog: From

Technical Services to Access Service. Advanced in Librarianship. 17: 111-148.

Perpustakaan Negeri Sabah: http://www.ssl.sabah.gov.my (14 Mei 2013)

Richmond, V.p dan McCroskey, J.C. 1992. Organizational Communication for Survival.

Englewood Cliffs. NJ: Prentice-Hall.

Stair, R.M dan Reynolds, G.W. 1999. Principles of Information Systems: A Managerial

Approach. USA: Cambridge Course Technology.