TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Projeto Fusion ECM Suite Companhia Águas de Joinville Case de Sucesso Paulo Oliveira Gerente de TI.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Projeto Fusion ECM Suite

Companhia Águas de Joinville

Case de SucessoPaulo Oliveira

Gerente de TI


Institucional

O que é a CIA Água de Joinville?

Empresa local de economia mista, responsável pelo fornecimento de águas e saneamento a toda população Joinvillense.

Fundada em 2005, substituindo a antiga

CASAN, hoje é a maior empresa do município

de Joinville.


Fusion ECM Suite

PROJETO

FUSION ECM SUITE

“PROCESSOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS”

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite

Motivação:

- O recém nascimento da CIA necessitava de maiores controles do ponto de vista de gestão

- Falta de controle das informações não-estruturadas (Documentos, Planilhas, etc.)

- Processo de suprimentação específico para o negócio

- Necessidade de informações gerenciais para a prestação de contas e sustentabilidade ao negócio


Mercado:

- Em 2006 fomos ao mercado buscar tecnologias para subsidiar o nosso negócio

- Desenvolvemos uma RFP (Request For Proposal) de uma solução de Workflow/BPM e GED + Serviço de Consultoria

- Abrimos as portas para as empresas fornecedoras destas soluções


Avaliação das Ofertas:

- Solução com facilidade na modelagem dos processos

- 100% Web

- Compatível com MS SQL Server

- Integração nativa com MS Office

- Capacidade de integração com os atuais sistemas da CIA

- Know-how da empresa em consultoria de implantação do negócio na solução


ESCOPO DEFINIDO:

- Automatização da área de suprimetos

- Gestão das informações eletrônicas

DURAÇÃO DOS PROJETOS:

- Gestão Eletrônica de Documentos:

10/07/2006 – 20/10/2006

- Workflow/BPM + Consultoria na Automatização da área de Suprimentos:

25/10/2006 – 15/03/2007


Informações Gerais

- Mais de 80 usuários ativos

- Aproximadamente 65 tipos e documentos definidos

- Dois processos 100% implantados

- Mais de 120 licitações efetuadas

- Mais de 1.200 solicitações de compras


Cenário Atual


Fusion ECM Suite

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS


Tipos de Documentos Gerenciados (Total 67 tipos):

Acervo DigitalAcervo FísicoAprovação de ProjetosAta de Abertura das PropostasAta de Julgamento: HabilitaçãoAta de Julgamento: PropostasAta de ReuniãoAta de Julgamento das Propostas ComerciaisAta de Julgamento das Propostas TécnicasAtestado de Capacidade TécnicaAutorização para AbastecimentoAutorização para LavaçãoAutorização para Saída de VeículoAvisoAviso - ConviteAviso - PublicaçãoCertidãoCircularContratoControle VT e PROJControle de Abastecimento por Caminhão-PipaControle Diário dos ReservatóriosConvocação para Treinamento

Dados Operacionais AMAEDeclaração de TreinamentoDocumento de Homologação e AdjudicaçãoDocumento EmitidoEdital de Concorrência PúblicaEdital de Convite para CompraEdital de Convite para ServiçosEdital de Pregão para CompraEdital de Pregão para ServiçosEstudo de Viabilidade TécnicaETA - LaudoGráfico de Controle dos ReservatóriosInstrução de TrabalhoLista de PresençaMemorandoNormas de TrabalhoOfícioOfício PagamentosOfício Transferências ParecerPesquisa de VazamentosPetiçãoPortariaPortaria - Licitação

Procedimento SistêmicoProtocolo de EntregaQualidadeReciboResoluçãoRH - Autorização e OcorrênciaRH - Controle Hora ExtraRH - Requisição de PessoalSolicitação de Adiantamento para ViagemSolicitação de Compras ou ServiçosSolicitação de PagamentoDocumento GenéricoDocumento RecebidoEdital


Controle da Estrutura Documental

(Taxonomia) (1)

Gestão dos Documentos(2)


Publicação de um novo documento.Tipo Oficio.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM SuitePreenchimento automático de

informações de formulário.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM SuiteConsulta por tipo de

documento.


Fusion ECM Suite

WORKFLOW/BPM

GESTÃO DE SUPRIMENTOS


Processo de Compras e Contratações:

Envolvidos:

- Assessoria Contábil, Gerentes e Diretores de Área, Gerência Adm. E Fin., Presidência, Área de Suprimentos

Fluxo: 43 atividades.

Integrações:

- Verifica se a verba está orçada no ERP

- Reposição da verba no caso de cancelamento

- Implantação da ordem de compras no ERP


Fusion ECM Suite

Fluxo Definido:



Processo de Licitações:

Envolvidos:

- Responsável por Compras, Diretoria, Ger. Adm e Financeira, Presidência

Atividades: 49 atividades


Fusion ECM Suite Fluxo Definido:


Fusion ECM Suite


Fusion ECM Suite

Business Performance


Fusion ECM Suite Ambiente Colaborativo


Fusion ECM Suite Ganho por Comprador


Fusion ECM Suite Negociações


Fusion ECM Suite Performance de Execução


Obrigado

[email protected]

Paulo Oliveira

Gerente de TI

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Projeto Fusion ECM Suite Companhia Águas de Joinville Case de Sucesso Paulo Oliveira Gerente de TI.

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