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Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management
(Ingenieurkammer Niedersachsen)
Technisches Gebäudemanagement
Fachhochschule Münster Fachbereich Architektur Lehrstuhl Immobilien-Lebenszyklus-Management Institut für Baumanagement, Gebäudedatenmanagement u. Bewertung e.V. www.fh-muenster.de [email protected]
Benchmarking 2012 in Kooperation mit GEFMA, RealFM Leiter Benchmarking
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BETREIBERMODELLE EINFÜHRUNG
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Strategie Betreibermodelle
Eigen-leistung
Fremd-leistung
Beteiligung-sgesellschaft
Langfristige Kosten?
Qualität der Dienstleitung?
Org
anis
atio
nsm
odel
le
Welche Leistungen?
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Typische schnelle Argumente für die Eigenleistung
„Nur unser eigenes Personal versteht uns ….“
„Das haben wir schon immer so gemacht …..“
„Unsere Gebäude sind so einzigartig ….“
„Unser Kerngeschäft ist von uns zu stark abhängig ….“
„Beim Outsourcing verlieren wir an Zugriffsmöglichkeit“
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Typische schnelle Argumente für die Fremdleistung
„Das interne Personal ist viel zu teuer …..“
„Die Ausfallzeiten der Mitarbeiter sind zu hoch …..“
„Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft ….“
„Mit uns sparen Sie 20-30% der Kosten….“
„Unsere Professionalität erreichen Sie mit der Eigenleistung niemals ….“
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VORSTELLUNG BETREIBERMODELLE
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Variante 1: Eigenleistung (nicht optimiert)
Geschäftsführung
Kerngeschäft 1
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
MA FM
Kerngeschäft 2
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
Kerngeschäft 3
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
MA FM
MA FM
Kerngeschäft x
Stab
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Variante 2: Eigenleistung (optimiert)
Geschäftsführung
Kerngeschäft 1
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
Kerngeschäft 2
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
Kerngeschäft 3
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
MA Produktiv 3
MA Produktiv 4
MA Produktiv 5
Abteilung FM
MA FM
MA FM
MA FM
Stab
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Variante 3: Tochtergesellschaft
Gesellschafter Musterbetrieb
Geschäftsführung FM xyz GmbH
FM Abteilung 1 TGM
TGM MA 1
TGM MA 2
TGM MA 3
FM Abteilung 2 IGM
IGM MA 1
IGM MA 2
IGM MA 3
FM-Abteilung 3 KGM
KGM MA 1
KGM MA 2
KGM MA 3
Stab Rechnungswesen,
Vertrieb
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Variante 4: Beteiligungsgesellschaft
Gesellschafter Musterbetrieb
Gesellschafter Extern FM
Geschäftsführung FM xyz GmbH
FM Abteilung 1 TGM
TGM MA 1
TGM MA 2
TGM MA 3
FM Abteilung 2 IGM
IGM MA 1
FM-Abteilung 3 KGM
KGM MA 1
KGM MA 2
KGM MA 3
Externe Leistungen
IGM
MA Gesellschafter 1
MA Gesellschafter 2
Stab Rechnungswesen,
Vertrieb
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Variante 5: Externe Dienstleistung
Geschäftsführung
Kerngeschäft 1
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Kerngeschäft 2
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Kerngeschäft 3
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Koordination FM
Stab
Gesellschafter Extern FM
Externe Dienstleistungs-
GmbH
FM Abteilung 1 TGM
TGM MA 1
TGM MA 2
FM Abteilung 2 IGM
IGM MA 1
FM-Abteilung 3 KGM
KGM MA 1
KGM MA 2
Stab Rechnungswesen,
Vertrieb
FM-Vertrag
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Variante 6: Management-Modell
Geschäftsführung
Kerngeschäft 1
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Kerngeschäft 2
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Kerngeschäft 3
MA Produktiv 1
MA Produktiv 2
Abteilung FM
MA FM Strategie 1
MA FM Strategie 2
Externe Dienstleistungs-
GmbH 1
FM Abteilung 1 FM Abteilung 2 FM-Abteilung 3
Interne Leitung operativ
MA FM operativ 1
MA FM operativ 2
Externe Dienstleistungs-
GmbH 2
FM Abteilung 1 FM Abteilung 2
FM-Vertrag
FM-Vertrag
Interne Leistungsvereinbarung
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Weitere Parameter zur Bewertung der Betreibermodelle
Anzahl der betreuten Gebäude
Anzahl Gebäude in Eigentum
Anzahl Gebäude als Mietobjekt
Größe der Gebäude
Alter der Gebäude
Nutzung der Gebäude
Nutzungszeiten der Gebäude
Flächen für FM-Organisation
Abteilungsgröße FM
Zentralisierungsgrad FM
Anzahl Stellen, Altersstruktur
Personalqualifikation
Personalbedarfsbemessung
Ausfallzeiten des Personals
Administrative Kosten
Operative Kosten
Externe und interne Kosten
Verteilung der Liegenschaften
Ablauforganisation
Aufgabenteilung Eigen/Fremd
Reaktionszeiten
Kundenzufriedenheit
Auftragswesen
Auftragsabrechnung
DV-Ausstattung
Sonst. Betriebsmittel
Vernetzungsgrad der Anlagen
Sicherheitsbedürfnisse
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BETRIEBSHANDBUCH
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Konzept Betriebshandbuch/ -strategie
Organisationsaufbau
Gebäudedaten
Arbeitsanweisungen
IT-Systeme
Personalbedarf
Vergabestrategie
Wartungshinweise
Arbeitskarten
Verfügbarkeitsanforderung
Gebäude/Bauteile
Anlagenverzeichnis
Anlagenkennzeichnungs-system
Internes Betriebshandbuch
Externes Betriebshandbuch Nutzerhandbuch Notfallhandbuch
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Festschreiben der Organisation im Betriebskonzept/-handbuch
Ein Dokument in dem alle wesentlichen Fakten/Anweisungen des zukünftigen Gebäudebetriebs niedergeschrieben sind
Fortlaufendes „Füllen“ und weiterentwickeln des Betriebshandbuchs
Bei Neubauten: Beginn in der Bauphase, spätestens während der Ausführungsplanung
Als „Masterfile“ gut für neue Mitarbeiter geeignet
Kann als Loseblatt-Sammlung permanent ergänzt werden
Einen Verantwortlichen für das Betriebshandbuch benennen
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Umsetzung Betriebshandbuch
Word-Dokument
In Ordner, fortlaufende Ergänzung
Als „Masterfile“ mit Querverweisen zu den eingesetzten IT-Systemen
Betrachtung als „Organisationshandbuch“
Mögliche Zusätzliche IT-Systeme:
Gebäudeautomation
CAFM-System
Dokumentenmanagement-System
Instandhaltungsplanungssystem
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AUSSCHREIBUNG TGM
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Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Woche
Nr. Arbeitsschritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
1 Strategie Ausschreibung
2 Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb
3 Rücklauf Teilnahmewettbewerb
4 Auswertung Teilnahmewettbewerb
5 Festlegung Bieterkreis
6 Bestandsaufnahme Basisdaten
7 Erstellung Vertrag
8 Erstellung Leistungsbeschreibung
9 Erstellung Massenteil
10 Zusammenstellung Ausschreibung
11 Versand Ausschreibung
12 Angebotserstellung
13 Angebotseingang
14 Kaufm. Angebotsprüfung
15 Technische Angebotsprüfung
16 Bietergespräche 1
17 Überarbeitung Angebote
18 Bietergespräche 2
19 Vergabeentscheidung
20 Beauftragung
21 Start-Up-Phase
22 Beginn Dienstleistungserbringung
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Typische Projektdauer einer Ausschreibung/Vergabe
Sehr schnelle Ausschreibung ohne Anforderung an Vergaberecht, 2-3 Monate
Normale Ausschreibung mit Aufbau Betriebskonzept und Datenerfassung 4-6 Monate
Umfangreiche Ausschreibungen mit besonderen Anforderungen im Vergaberecht 6-9 Monate
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Nutzung von Standard-/Musterverträgen
Die Nutzung von Standard- oder Musterverträgen kann nicht empfohlen werden
Musterverträge werden von Vertretern AG und AN erstellt, einseitige Interessenvertretung ist möglich
Eine Adaption an die Anforderungen des Auftraggebers ist sehr zu empfehlen
Vertrag muss die Anforderungen an die Leistungserbringung vollumfänglich regeln
Vertrag und Leistungsbeschreibung müssen zusammenpassen
Erfahrungen aus Gutachten müssen einfließen
(rotermund.ingenieure sind Mitglied bei GEFMA u. RealFM)
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Ausschreibungsvorbereitung (1) •Übernahme bisherige Verträge, Übernahme Unterlagen aus Planung •Besprechung von möglichen Outsourcing-Szenarien, Störungsprioritäten/Verfügbarkeit •Wirtschaftlichkeitsberechnungen Eigen- und Fremdleistungen •Empfehlung zur Ausschreibungsstrategie
Ausschreibungsvorbereitung (2) •Festlegen des Bieterkreises (überregional/regional), Matrix zur Bieterbewertung •Klärung der Ausschreibungsstruktur (LV, Lose, Titel, Positionen) •Erstellen Vertragsmuster und Leistungsbeschreibung •Erstellen Massenteil des LV´s
Angebotsphase und Angebotsauswertung •Beantwortung der Bieterfragen, Vor-Ort-Begehung mit den Anbietern •Kaufmännische u. technische Angebotsprüfung •Erstellen des Preisspiegels •Vergabeverhandlungen, min. 2 Bietergespräche, Vergabe der Leistungen
Start-Up •Einweisung des Dienstleisters, Übergabeinspektion •Detaillierte Erläuterung der Anforderungen •Sicherstellen Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit •Technisches und kaufmännisches Berichtswesen
Zyklische Kontrolle •Stichprobenartige Überprüfung der Leistungen •Überprüfung der Rechnungsstellung •Feststellen des Erfüllungsgrades der Dienstleistungen •Aktivierung Bonus-Malus-Regelung
Schematischer Ablauf von Ausschreibungen - Leistungsinhalte
1
2
3
4
5
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Besonderheiten bei einer GM-Ausschreibung
Betriebs- zeiten
Technisierungs-grad
Abhängigkeit der Mieter Reaktionszeiten
Verfügbarkeit des Gebäudes u. FM-Dienstleistungen
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Risikofaktoren und Abbildung in Ausschreibung (Auszug)
Verfügbarkeit in Betriebszeiten vor Ort Geforderte Personalqualifikation in Betriebszeit
Betriebs- zeiten
Techni-sierungs-
grad
Abhäng-igkeit Mieter
Reak-tions-zeiten
Verfügbarkeit
Gebäude
Nur Anbieter mit hohem technischen Kenntnisstand Nachweis der Qualifikationen, Schulungs-/Einweisungsnachweis
Service-Level Definitionen Laufende Kontrollen, zyklische Tests Vorbeugende Instandhaltung
Verfügbarkeit an den Standorten Einteilung von Störungsprioritäten
Einsatz IT-Systeme Datenpflege durch Dienstleister, Dateneigentum beim AG
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Forderung für eine wirtschaftliche Dienstleistungserbringung
Wirtschaftlichkeitsvergleich Eigen- und Fremdleistung
Exakte Leistungsdefinition zur Fremdvergabe herstellen
Pauschale Ausschreibung mit Massenbezug, insbes. bei Integration Instandsetzung
Spätere Integration der Leistungsbeschreibung in CAFM-System
Herstellen einer Angebotsvergleichbarkeit
Völlige Transparenz der Leistungserbringung
Hohe Qualität der Leistungen
Kontroll-/Abnahmefähigkeit der Leistungen
Möglichkeit weiterführender Wirtschaftlichkeitsberechnungen
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Datenbasis
Prämisse Daten im Eigentum des Auftraggebers
Daten in „digitalen Räumen“/Systemen
Nutzung und Pflege der Daten durch den Dienstleister
Kontrolle durch den AG
Datenraum im Vergabeverfahren Einheitlicher Datenraum für alle Bieter
Digitale Verfügbarkeit
Zugriffsschutz
Berichtswesen Berichte auf Basis des Datenraums
Berichte in Anlehnung an Balanced Score Card
Cockpit für den Auftraggeber
Langfristigkeit Daten auf Dauer nutzbar
Keine zyklischen Bestandsaufnahmen vor der Neuausschreibung
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Komponenten der Ausschreibung
Ausschreibung FM
Vertrags-muster
Leistungs-beschreibung
Leistungs-kataloge/ Anlagen
Massenteil
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Aufbau von Leistungsverzeichnis-Positionen am Beispiel einer Klimaanlage
Position Menge Einheit Kurztext EP GP
1.1.30 1,00 Stck Klimaanlage Büros „Sockelgeschoss“
Versorgungsbereich: Klimaanlage Büros 3.OG Standort: Technikzentrale 1 Luftbehandlungsfunktionen: HKBE-MI Volumenstrom: V= 30.000 m³/h Baujahr: 1967 besteht im Wesentlichen aus: 1,00 Stck Zuluftventilator Pel= 15 kW p= 1000 Pa 1,00 Stck Abluftventilator 2,00 Stck Erhitzer 20,00 Stck Brandschutzklappen 1,00 psch Sonstige Komponenten
Struktur entspr. der Ausschreibungssoftware
Wesentliche Anlagenbaugruppen
Anlagenparameter
Luftbehandlungsfunktionen Volumenstrom Baujahr
Teil 4
Beispiel einer Position im LV (Kurzfassung!)
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Variante: Einheitspreislisten zum Vergleich auf Positionsebene
Einheitspreise auf Anlagenebene definiert
Inspektionspreise
Wartungspreise
Instandsetzungspreise (optional)
Betriebsführungspreise (optional)
Einheitspreise durch Gesamtvergabe sehr günstig
Einheitspreise inkl. Material und inkl. aller Nebenkosten
Einheitspreise sind durch Einzelvergabe und Regieleistungen nicht zu erreichen!
Leistungserfüllung wird durch Sachver-ständigenprüfungen sichergestellt
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Wartungsanweisung nach VDMA 24186 (1)
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Wartungsanweisung nach VDMA 24186 (3)
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Dokumentation der Wartungsleistungen (1)
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Dokumentation der Wartungsleistungen (2)
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Dokumentation der Wartungsleistungen (3)
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Preisspiegel aus Ausschreibung Instandhaltungsleistungen
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Angebotsauswertung und Vergabe
Gesamtpaket oder Einzelvergaben möglich
Überprüfung der Einheitspreise
Prämisse: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Angebote)
Aufstellung der Zuschlagskriterien mit der Wertungsform (Punktesystem) für eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung
Berücksichtigung der Softfacts bei Auswertung
Zuschlagskriterien:
Angebotssumme je Leistungsphase
Erfahrungen und Referenzen der Bieter in vergleichbaren Objekten
Betriebsführungsansatz und Organisationsaufbau
Einsatz von Werkzeugen zum Gebäudemanagement
Organisation der Räume und Werkstattplätze
Personaleinsatzkalkulation
Berichtswesen
Bieterpräsentation
Bietergespräche mit Vorstellung des Objektleiters
Generelle Strategie: Vergabe auf das niedrigste Angebot?
Teil 4
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Teilvergabe FM Gewerk 410
Szenarien nach Angebotsauswertung
Überregionale Anbieter
Regionale Anbieter
(Kunden ?)
Sonstige Anbieter
Angebote und
Angebots-auswertung
Gesamtvergabe FM
Teilvergabe FM Gewerk 410
Teilvergabe FM Gewerk 410
Teilvergabe FM Objekte Süd
Stru
ktur
/Glie
deru
ng d
es LV
gem
äß d
en
mög
liche
n Sz
enar
ien
Szenarien
1
2
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Potenziale am Beispiel techn. Gebäudemanagement
0
5
10
15
20
25
30
1995 1998 2001 2004 2005 2007 2009 2010 2011
spez
. Kos
ten
TGM
[€
/m² B
GF*
a]
fm benchmarking
Ausschreibung
Expon. (fm benchmarking)
Expon. (Ausschreibung)
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Ansatz: Berechnung der Instandhaltungskosten (Verfahren Gewerke)
Wiederbeschaffungswerte
KGR 300 KGR 400
IH-Raten IH-Raten
0,5 – 1,5% 1,5 – 5,0%
IH-Kosten Technik IH-Kosten Gebäude
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Online-Datenpflege
Bestandsaufnahme anhand Vor-Ort-Begehung
Planungsdokumentation
Revisionsunterlagen
Ausschreibung in Online-System (Internet-Plattform) Betrieb der Plattform durch Kooperationspartner
von rotermund.partner
Nutzung ggf. in Angebotskosten enthalten
Auftrags-LV nach Bietergesprächen
Verpflichtung der Dienstleister zur Nutzung/Pflege des Online-Systems
Endgültiger Datenstand nach Abrechnungs-LV
Online-System bei Bedarf nutzbar Geringes monatliches Entgelt
Bestandsaufnahme
Ausschreibungs-LV
Auftrags-LV
Abrechnungs-LV
Permanente Online-Daten
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Zyklische Kontrolle der Leistungen
Durchführung einer Übergabeinspektion an den Dienstleister
Fotodokumentation des technischen Anlagenzustandes
Zyklische Durchführung einer Leistungskontrolle Administrative Leistungen
Operative Leistungen
Zyklische Überprüfung der Rechnungsstellung
Vergleich der Leistungskontrolle mit vertraglicher Vereinbarung
Vergleich der Rechnungen/Zahlungen mit Auftrags-LV
Ggf. zyklische Wirtschaftlichkeitsberechnungen
Durchführung von Befragungen mittels Fragebogen
Auf Wunsch Ausstellung als neutrales, zweckgebundenes Gutachten
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Deckblatt eines Gutachtens
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Erfahrungen aus Gutachten: Erfüllungsgrad der Leistungen
15%
60%
25%
80%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Adminstrative Leistungen Operative Leistungen
Minimum Maximum
Kritisch
Besondere Berücksichtigung in
Vertrag und Leistungsbeschreibung