te™ 1 * < - "••• TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL i MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS GUATEMALA, DICIEMBRE 2009
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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
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MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
GUATEMALA, DICIEMBRE 2009
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MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DE
LA DIRECCIÓN GENERAL
DEL
REGISTO DE CIUDADANOS
DEL
TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
ÍNDICE
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1. PRESENTACIÓN
2. BASE LEGAL
3. NORMAS GENERALES
4. NORMAS ESPECIFICAS
5. PROCEDIMIENTOS
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS
7. GLOSARIO
8. ABREVIATURAS
Pag.
Pag.
Pag.
Pag.
Pag.
Pag. 22
Pag. 22
Pag. 23
3
5
7
8
9
1. PRESENTACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL
SUPREMO ELECTORAL
El Registro de Ciudadanos, es el ente técnico encargado de controlar y fiscalizar
todo el proceso electoral, desarrollando a lo largo de este proceso, actividades
que garanticen el ejercicio de los derechos políticos constitucionales de los
guatemaltecos.
Como órgano de defensa constitucional, con competencia específica y autónoma
en materia de derechos políticos; satisface el ejercicio de estos derechos a los
ciudadanos, así como el registro y funcionamiento de las organizaciones políticas.
-
Administrativamente, el Registro de Ciudadanos se encuentra integrado por:
. La Dirección General de! Registro, que tiene su sede en la Ciudad de
Guatemala
. Cuenta con una delegación en cada cabecera departamental
, Una subdelegación en cada cabecera municipal y
. Oficinas y agencias que autorice el Tribunal Supremo Electoral.
La Dirección General del Registro de Ciudadanos, a su vez, desarrolla su
actividad por medio de la Secretaría del Registro de Ciudadanos, el Departamento
de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de Padrones, del Departamento de
Organizaciones Políticas y la Unidad Coordinadora de Delegaciones y
Subdelegaciones. Sobre esta Dirección, recae la responsabilidad de garantizar la
transparencia y confiabilidad del padrón electoral, base de todo proceso electoral y
característica que define a todo Estado constitucional y democrático de derecho.
Conforme a las atribuciones que le impone la Ley, el Director DIRIGE TODAS
LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA EL REGISTRO; de tal manera que nada que
involucre al Registro de Ciudadanos y a! proceso electoral, deja de ser su
responsabilidad, avalándolo todo con su firma. Por el volumen de trabajo y la
forma en que se encuentra integrada la Dirección, todas sus atribuciones
establecidas en la Ley y las que le son encomendadas sin trámite burocrático por
el TSE, son delegadas en Secretaría, y las diversas unidades administrativas que
la integran,
La observación directa, permitió establecer, que de acuerdo al Organigrama del
Tribunal Supremo Electoral, la Secretaría del Registro de Ciudadanos, se
encuentra inmersa dentro de la Dirección General, lo cual permite especular que
toda la actividad que realiza el Registro de Ciudadanos, es ejecutada directamente
por la Dirección General, siendo que la Secretaría relacionada, es intermediaria
entre el Director General, y las demás dependencias que la integran; de esa
cuenta, la consultora sugiere el siguiente organigrama, para la Dirección General
del Registro de Ciudadanos.
ORGANIGRAMA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE
CIUDADANOS
Dirección General de! Registro deCiudadanos
SecretaríaGeneral
Recepción Sección deAuxiliares
Clasificaciónv Archivo
Notificíicior
2. BASE LEGAL
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
La Constitución Política de la República de Guatemala, como Norma de
normas, establece la base legal, para desarrollar todo el ordenamiento jurídico
guatemalteco vigente.
En materia electoral, la CPRG garantiza los derechos políticos a los
ciudadanos guatemaltecos, así como los derechos de entes autónomos, de elegir
sus propias autoridades; entendiendo que el catálogo de derechos y garantías que
otorga la CPRG a los ciudadanos guatemaltecos, no son numerus clausus; sino
susceptibles de ser ampliados y mejorados en el tiempo.
LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
(Decreto número 1-85)
Todos los procedimientos y garantías relacionadas en materia electoral, se
encuentran reguladas en esta Ley, y para efectos de desarrollar el proyecto de
Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro de Ciudadanos del
Tribunal Supremo Electora!, sirve de fundamento todo el articulado de la Ley y su
Reglamento.
REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
(Acuerdo No. 018-2007)
Este Reglamento, desarrolla la Ley, permitiendo e! adecuado desarrollo de los
procedimientos contemplados en la misma; asimismo, desarrolla los
procedimientos para fiscalizar todo lo relativo a organizaciones políticas, fondos
públicos, propaganda y gastos de campaña electoral, así como lo relacionado al
pago por parte del Estado.
E
PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO, de fecha 13 de julio
de 1,999,
REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO
ELECTORAL Y SUS TRABAJADORES
Este Reglamento desarrolla los procedimientos para conocer, y sancionar las
faltas laborales de los empleados de! Tribuna! Supremo Electoral y por ende los
empleados del Registro de Ciudadanos.
3. NORMAS GENERALES
La Dirección General del Registro de Ciudadanos del Tribuna! Supremo
Electoral, como ente ejecutor de todo lo que involucre el Proceso Electoral, y al
Registro de Ciudadanos, se fundamenta en:—
1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS Acuerdo Número 1-85
3. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
Acuerdo Número 018-2007.
4. REGLAMENTO DE CONTROL DE FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO
ÉPUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES DE LA
CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS, ACUERDO
NUMERO 019-2007
5. LEY DE AMPARO, EXHIBICIÓN PERSONAL Y DE CONSTITUCIONALIDAD
6. REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO
ELECTORAL, ACUERDO NUMERO 172-86
7. LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
8. CÓDIGO DE TRABAJO
4. NORMAS ESPECIFICAS. o
í.'
1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
3 REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS
4 REGLAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO
PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES Y DE
CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS.
5. PROCEDIMIENTOS
La Dirección General de! Registro de Ciudadanos, cuenta con un Procedimiento
que podría denominársele genera!, porque resulta ser el procedimiento que se
sigue para toda la documentación que ingresa.
PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTESEN EL REGISTRO DE CIUDADANOS.
1- Dependencia:Registro de Ciudadanos,
2- Departamento:Recepción.
3- Ubicación física:Casa Anexa del Tribuna!Supremo Electora!, zona 2
4- Puesto Funcional del Responsable:Auxiliar Receptor.
5- Puesto Nomina!:Auxiliar "B"
6- Puesto Funciona! del JefeInmediato:
Secretario.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSIBLE
Recepcionista
Recepción
Secretario
Auxiliares deSecretaría
Auxiliares deSecretaría
Secretario
Director General
ACCIÓN
1
2
3
4
5
6
7
Recibe los expedientes, los revisa ya que losmismos deben estar debidamente foliados y ser dela competencia del Registro de Ciudadanos, de locontrario los rechaza para su corrección.Recibidos, los sella, firma y estampa el númerocorrelativo de ingreso para ser trasladados a laSecretaría del Registro de Ciudadanos.Recibe los expedientes provenientes de laRecepción. Analiza los mismos y los admite parasu trámite, margina y traslada a los Auxiliares paralo que corresponda.Registran los expedientes en los libros de controlde providencias, oficios, resoluciones, etc.Analizan y estudian los expedientes y elaboran elproyecto de providencia, oficios resolución, etc.Que corresponda.Recibe de vuelta los expedientes con los proyectosde providencias, oficios, resoluciones, etc.Acompañados, los revisa y traslada a la Direcciónpara su autorización.Recibe los expedientes, los estudia y analiza y siestán de conformidad los firma para su
Secretario
Dirección General
Secretario
Encargada de archivoy distribución dedocumentación
Recepcionista
8
9
10
11
12
autorización.Si no estuvieren de conformidad, los envíanuevamente a Secretaría, la que lo devuelve alauxiliar para los cambios sugeridos. Con loscambios efectuados, vuelve a Secretaría quien loremite a Dirección para análisis y firmaAnaliza nuevamente los expedientes y si hubiereconformidad, los autoriza con su firma.Recibe los expedientes autorizados y los refrendacon su firma.Recibe los expedientes provenientes de Secretaría,los sella, fotocopia y elabora e! conocimiento paratrasladarlos a donde corresponda.Conserva una copia, la cual se incorpora a! informesemanal que se envía a Presidencia.
10
2,
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR Y/O EVACUARCONSULTAS AL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL
1.
2.
3.
Dependencia:Registro de CiudadanosDepartamento:Dirección GeneralUbicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:La Dirección General
5. Puesto nominal:Director
6. Puesto funcional del jefe inmediato:TSE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
Director
Secretaria delRegistro deCiudadanos
Secretaria delRegistro deCiudadanos
Secretaría delTSE
TSE
Secretaria delDirector Gral.
Secretaria delDirector Gral,
PasoNo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACCIÓN
Dicta un oficio dirigido a ios Magistrados de! TSE,en el que formula la consultaRedacta un conocimiento
Se encarga de entregarlo a Secretaría del TSE
Entrega al TSE
Se pronuncia sobre la consulta sometida a suconsideración. Secretaría de la Dirección General,sube por el Acuerdo, o pronunciamiento.Recoge de Secretaría del TSE
Con conocimiento lo traslada al Director General.
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3.
PROCEDIMIENTO PARA JURAMENTAR Y DAR POSESIÓN ALOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS.
1. Dependencia:Registro de Ciudadanos2. Departamento:Dirección General3. Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2
4.Puesto funcional del responsable:Puede ser Dirección, o Secretaría5. Puesto nominal:Secretaría6. Puesto funcional del jefeinmediato:Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
RecursosHumanos del TSE
Secretaria delDirector
Secretaria delDirector
PasoNo.
1.
2.
3.
ACCIÓN
Envía directamente a la Secretaria de DirecciónGeneral del Registro de Ciudadanos el Acta deToma de Posesión.Recibe la firma del Director Genera!, y delSecretario del Registro de Ciudadanos
Devuelve el Acta firmada por Director y Secretariodel Registro, a Recursos Humanos del TSE
4.
PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOSDEL REGISTRO DE CIUDADANOS
1. Dependencia:Registro de Ciudadanos
2. Departamento:Dirección General
3. Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:Dirección
S.Puesto nominal:Director
S.Puesto funcional del jefeinmediato:Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
Recepción
Recepción
Secretaria
Dirección
InspecciónGeneral
Recepción delRegistro
Secretaria
Dirección
PasoNo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8,
ACCIÓN
Ingresa denuncia de faltas laborales de empleadosdel Registro de Ciudadanos, por medio de oficios,Providencias o Actas.Recibe, sella, firma y da número correlativo deingreso a la denuncia, y luego lo traslada aSecretaría.Analiza la Denuncia; encontrándola ajustada alReglamento de Relaciones Laborales del TSE, ydemás leyes pertinentes, lo traslada al Director.Por providencia instruye una Investigación pormedio de Inspección General del TSE
Realiza la investigación correspondiente, oyendotestigos, recabando documentación, concurriendo adependencias pertinentes y oyendo al propiodenunciado y con ello emite un informe.Ingresa el Informe de Inspección General alsistema y le asignación un número, lo traslada aSecretaríaCon una providencia, lo traslada a Dirección.
Corre audiencia al denunciado por 48 horas,siempre se toma en cuenta la distancia en la fijacióndel plazo; y luego de escucharlo en audiencia, dicta
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
Secretaría
TSE
PasoNo.
9.
10.
ACCIÓN
la Resolución respectiva, dentro de los siguientes 3días.
Traslada al TSE para su Visto Bueno, o lo que elTribunal considere oportuno.
Traslada a los notificadores, para las Notificacionesque corresponda.
Es el mismo procedimiento para sanciones verbales, escritas, suspensiones y
cancelaciones.
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5.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTODEL REGISTRO DE CIUDADANOS
1. Dependencia:Registro de Ciudadanos2. Departamento
Dirección GeneralS.Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2
4. Puesto funcional del responsable:Auxilia del Registro de Ciudadanos.5. Puesto nominal:Auxiliar "A"6. Puesto funcional del jefeinmediato:Director General
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
Dirección delRegistro deCiudadanos
Auxiliar delRegistro deCiudadanos
Director
Secretaría
PasoNo.1.
Planificación
TSE
ACCIÓN
Para elaborar el presupuesto del Registro deCiudadanos, se hace a través del Plan OperativoAnual (POA). El Director discute con su personal laProyección del Registro de Ciudadanos para elsiguiente año, (lo que representa contemplar losrecursos financieros, humanos y materialesnecesarios).
Elabora e! POA del Registro, tomando enconsideración 3 aspectos:. Qué se pretende proyectar para el siguiente año. Cómo se proyectará. Recursos para ejecutar el Plan Operativo AnualEl POA, se somete a consideración del Director.
1. Si el Director lo avala, lo firma, y lo trasladaa Secretaría.
Lo revisa, lo refrenda con su firma y lo traslada aPlanificación.
Lo integra al Presupuesto general de! TSE
Hace las observaciones pertinentes. El Directorpuede concurrir ante el TSE, acompañado de suauxiliar, para defender el Plan Operativo Anual. Esel TSE el que finalmente aprueba la cantidad que leasignará al Registro.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIARESPONSABLE
Director
Secretaría
Auxiliar
Secretaría
Director
PasoNo.
7.
8.
9.
10.
11.
ACCIÓN
El TSE lo aprueba y acuerda que lo integren alpresupuesto general del TSE, que es el quefinalmente se va al Ministerio de Finanzas Públicas.
2. Cuando el Director no aprueba el POA, hacelas observaciones oportunas, y vuelve aSecretaría
Lo devuelve al Auxiliar encargado, para que realicelas observaciones y correcciones del DirectorCon las correcciones, lo traslada a Secretaría
Lo traslada a Dirección
Si lo encuentra a satisfacción, lo avala con su firmay es trasladado a Secretaría, para que ésta lotraslade a Planificación.
16
Recepción
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PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS
Recepción Secretaría DirecciónInspecciónGenera!
TSE
Ingresa denunciade faltas laboralesde empleados del
Registro deCiudadanos, pormedio de oficios,Providencias o
Actas
Analiza que faDenuncia se encuentre
ajustada a! Reglamento deRelaciones Laborales del TSE.
y demás leyes pertinentes
Por providencia instruyeuna Investigación pormedio de Inspección
Genera! de! TSE
Realiza la investigacióncorrespondiente, oyendo
testigos, recabandodocumentación,concurriendo a
dependencias pertinentesy oyendo al propio
denunciado
Ingresa el Informe deInspección General at
i sistema y le asignación unnúmero
emite un informe
Con una providencia traslada
Corre audiencia ai'denüñciá'do"]por 48 horas considerándola j
distancia
Traslada al TSE para su Visto Bueno 'M-t
escuchado enaudiencia, dicta la
Reso uciónrespectiva, dentrode los siguientes
3 días.
—ra-devuelv
21
6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS
La Dirección General del Registro de Ciudadanos no utiliza instructivos ni
formularios para realizar sus actividades. En opinión de los Oficiales consultados,
asignados a la Dirección, no resulta necesario la impresión de formularios para
desarrollar su actividad.
7. GLOSARIO:l_
Términos utilizados en la dependencia investigada.
HOJA DE ADHESIÓN:
¡ Es la hoja debidamente habilitada por el Registro de Ciudadanos que se
proporciona a los comités para la constitución de partidos políticos previamente
inscritos para que dentro del plazo de dos años que estipula la ley, cumplan con
el número mínimo de personas que deben conformar dicha organización política
con el fin de obtener la inscripción como partido político.
HOJA DE AFILIACIÓN:
Es el documento que contiene ¡a declaración que hace un ciudadano
guatemalteco de origen de querer formar parte de un partido político o de un
comité cívico electora! inscritos y vigentes, para que se considere afiliado debe
haber sido debidamente depurada dicha hoja,
NORMAS
Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa y por las
que se rigen ia mayoría de personas.
RESOLUCIÓN\\. ,- 'r//
Es el acto jurídico por medio del cual se plasma un decisión de carácter
administrativo, donde se dictan órdenes, reglas y mandatos concretos para la
ejecución y desarrollo de la gestión administrativa.
ABREVIATURAS:
CPRG Constitución Política de la República de Guatemala.
DÍCEP Departamento de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de
Padrones.
OP Organizaciones Políticas.
TSE Tribunal Supremo Electoral.
UCDySD Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro
de Ciudadanos.
23