-
T.C.
SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
SAĞLIK YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
HASTANE İŞLETMELERİNDE ETKİN STOK YÖNETİMİ: İLAÇ
STOKLARINA YÖNELİK BİR UYGULAMA
Sabit UYGUN
1430232039
YÜKSEK LİSANS TEZİ
DANIŞMAN
Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT
ISPARTA 2016
-
i
-
ii
-
iii
ÖZET
Hastane İşletmelerinde Etkin Stok Kontrol Yönetimi: İlaç
Stoklarına Yönelik
Bir Uygulama
Sabit UYGUN
Süleyman Demirel Üniversitesi, Sağlık Yönetimi Bölümü
Yüksek Lisans Tezi-2016
Danışman: Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT
Hastane işletme maliyetlerinin önemli bir kısmını ilaç
giderleri
oluşturmaktadır. Bu durum hastaneleri en az stok seviyesiyle
ilaç bulundurmalarını
zorunlu kılmaktadır. Ancak ilaçlar, sağlık hizmeti sunumunda en
önemli
girdilerinden biri olup yokluğunda telafisi mümkün olmayan
hayati sonuçlar ortaya
çıkabilmektedir. Bu nedenle hastaneler bu iki dengeyi
sağlayabilmek için ilaçların
hem maliyeti hem de hayati öneme haizliğine göre analiz eden
stok kontrol
yöntemlerini uygulaması gerekmektedir. Bu araştırmanın amacı,
Süleyman Demirel
Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile Pamukkale
Üniversite
Hastanelerinin 2015 yıllı ilaç stok maliyetlerinin ABC-VED
analizi ve ABC-VED
Matris stok kontrol yöntemlerine göre analiz edilmesidir.
Araştırmada örneklem
çekilmemiş evrenin tamamına ulaşılmıştır. Araştırma sonucunda
PAÜ Hastanesi 753
kalem ilaç için toplam 33.147.174-TL, SDÜ Hastanesinde ise 1.225
kalem ilaç için
toplam 17.295.096-TL ilaç stok maliyeti tespit edilmiştir.
Toplam hastane bütçesi
içerisinde ilaç harcamalarının payı PAÜ Hastanesinde % 15.85,
SDÜ Hastanesinde
ise % 13.33 olarak tespit edilmiştir. ABC-VED matris analizine
göre ilaç stok
maliyet yüzdesi PAÜ Hastanesinde I-II-III kategoride sırasıyla %
85.9, %13.95,
%0.08; SDÜ Hastanesinde % 92.1, % 7.1, % 0.7 olarak
saptanmıştır. SDÜ ve PAÜ
hastanelerinde Human Albumin, Behring, Herceptın, Ig Vena Nıv.,
Erıtrosit
Süspansüyon, Kıovıg ilaçları hem maliyeti oldukça yüksek hem de
hayati ilaçlar
olarak tespit edilmiştir. Sonuç olarak hastaneler ABC, VED ve
ABC-VED matrisi
analizleriyle ilaç ve tıbbi malzeme stoklarını etkin bir şekilde
yönetebileceklerdir.
Anahtar Kelimeler: ABC-VED Analizi, ABC-VED Matrisi, İlaç, Stok
Yönetimi
-
iv
ABSTRACT
Effective Inventory Control Management in Hospital Enterprises:
An
Application for Drug Stocks
Sabit UYGUN
Süleyman Demirel University, Department of Health Management
Master’s Thesis-2016
Advisor: Assistant Prof. Dr. Vahit YİĞİT
Drug expenditures account for a significant part of hospital
operating costs.
This situation requires hospitals to keep drugs at least at the
stock level. However,
drugs are one of the most important inputs to health care
delivery, and vital
consequences can arise that cannot be compensated in their
absence. For this reason,
hospitals need to apply stock control methods that analyze drugs
in terms of both
cost and vital prescription in order to achieve these two
equilibria. The objective of
this study is to analyze the drug expenditures of Süleyman
Demirel and Pamukkale
Universities for the year 2015 using ABC-VED analysis and
ABC-VED Matrix stock
control methods. In this study sampling has not been used and
the population has
been fully covered. As a result of the research was determined
Pamukkale University
Hospital has spent 33.147.174-TL in total for 753 items of drugs
while Süleyman
Demirel University Hospital has spent 17.295.096-TL in total for
1225 items of
drugs. The total drug expenditures account for 15.85% of total
hospital budget at
Pamukkale University Hospital while it is 13.33% at Süleyman
Demirel University
Hospital. Percentage of drug stock cost according to analysis
according to ABC-
VED matrix analysis was % 85.9, % 13.95, % 0.08 in I-II-III
category PAU Hospital;
in SDU Hospital % 92.1, % 7.1, % 0.7 respectively. In the SDU
and PAU hospitals,
Human Albumin, Behring, Herceptin, Ig Vena Nıv., Eritrocyte
Suspension and
Kovig drugs were found to be both highly costly and vital drugs.
As a results
hospitals will be able to effectively manage drug and medical
supplies stocks with
ABC,VED and ABC-VED Matrix analyzes.
Key Words: ABC–VED Analysis, ABC-VED Matrix, Medicine, Stock
Management
-
v
İÇİNDEKİLER
ÖZET
......................................................................................................................................
iii
ABSTRACT
............................................................................................................................
iv
İÇİNDEKİLER
........................................................................................................................
v
KISALTMALAR
..................................................................................................................
viii
TABLOLAR
...........................................................................................................................
ix
ŞEKİLLER
...............................................................................................................................
x
ÖNSÖZ
...................................................................................................................................
xi
GİRİŞ
.......................................................................................................................................
1
BİRİNCİ BÖLÜM
...................................................................................................................
3
1.HASTANE İŞLETMELERİNDE STOK YÖNETİMİ
......................................................... 3
1.1.STOK VE STOK YÖNETİMİNİN TANIMI VE ÖNEMİ
............................................ 3
1.2.STOKLARIN SINIFLANDIRILMASI
.........................................................................
5
1.2.1. Malzemenin Türüne Göre Stoklar
..........................................................................
5
1.2.2. Fonksiyonlarına Göre Stoklar
................................................................................
6
1.2.3. Sağlık Kurumlarında Stokların Sınıflandırılması
................................................... 7
1.2.4. Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Stokların
Sınıflandırılması ................................ 8
1.3.STOK MALİYETLERİ
.................................................................................................
9
1.3.1.Stok Bulundurma Maliyeti
......................................................................................
9
1.3.2.Sipariş Maliyeti
.....................................................................................................
10
1.3.3.Stok Bulundurmama (Stoksuzluk) Maliyeti
......................................................... 11
1.4.İŞLETMELERİN STOK BULUNDURMA NEDENLERİ
......................................... 12
1.4.1.Spekülatif Amaçlı Nedenler
..................................................................................
12
1.4.2.Belirsizliklere Karşı Hazırlıklı Olma
....................................................................
12
1.4.3.Ölçek Ekonomilerinden
Yararlanma.....................................................................
13
1.4.4.İşletme Faaliyetlerinin Sürekliliğini Sağlama
....................................................... 13
1.5.STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ
.......................................................................
13
1.5.1.İlk Giren İlk Çıkar ( FIFO)
Yöntemi.....................................................................
13
1.5.2.Son Giren İlk Çıkar
(LIFO)Yöntemi.....................................................................
14
1.5.3.En Son Piyasa Değeri İle Değerleme (NIFO)Yöntemi
......................................... 14
1.5.4.Ortalama Maliyet Yöntemi
...................................................................................
14
1.5.5.Piyasa Fiyatı ve Maliyetten Hangisi Düşükse Onunla
Değerleme Yöntemi ........ 15
1.5.6.Standart Maliyet Yöntemi
.....................................................................................
15
-
vi
1.6.STOK YÖNETİMİNDE KULLANILAN SİSTEMLER
............................................. 15
1.6.1.JIT (Just-in-Time) Üretim Sistemi
........................................................................
16
1.6.2.Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi
......................................................................
17
1.6.3.Barkod Sistemi
......................................................................................................
18
1.6.4.Radyo Frekanslı Tanımlama (RFID)
....................................................................
20
1.6.5. Kerekod Sistemleri
...............................................................................................
22
1.6.6.Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri
......................................................... 23
İKİNCİ BÖLÜM
....................................................................................................................
26
2.STOK KONTROL YÖNTEMLERİ
...................................................................................
26
2.1.GÖZLE KONTROL YÖNTEMİ
.................................................................................
27
2.2.SABİT SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ
.....................................................................
27
2.3.ÇİFT KUTU YÖNTEMİ
.............................................................................................
27
2.4.SABİT SİPARİŞ PERİYODU YÖNTEMİ
..................................................................
28
2.5.EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ
.......................................................... 28
2.6.MAKSİMUM MİNİMUM YÖNTEMİ
.......................................................................
29
2.7.XYZ (KRİTİK DEĞER) ANALİZ YÖNTEMİ
........................................................... 30
2.8.ABC (ALWAYS BETTER CONTROL) YÖNTEMİ
................................................. 31
2.9.VED (VİTAL–ESSENTİAL-DESİRABLE) YÖNTEMİ
............................................ 34
2.10.ABC-VED MATRİSİ YÖNTEMİ
.............................................................................
35
2.11.DİĞER STOK KONTROL YÖNTEMLERİ
.............................................................
36
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
...............................................................................................................
37
3.HASTANE İŞLETMELERİNDE ETKİN STOK KONTROL YÖNETİMİ:
SÜLEYMAN
DEMİREL ÜNİVERSİTESİ VE PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ
HASTANELERİNDE
BİR UYGULAMA
.................................................................................................................
37
3.1.ARAŞTIRMANIN KONUSU
.....................................................................................
37
3.2.ARAŞTIRMANIN AMACI
.........................................................................................
37
3.3.ARAŞTIRMANIN ÖNEMİ
.........................................................................................
38
3.4.GEREÇ VE YÖNTEM
................................................................................................
38
3.4.1.Evren ve Örneklem
...............................................................................................
38
3.4.2.Verilerin Toplanması
............................................................................................
39
3.4.3.Araştırma Yöntemi
................................................................................................
39
3.4.4.Araştırmanın Varsayımları
....................................................................................
40
3.4.5.Araştırmanın Sınırlılıkları
.....................................................................................
41
4.BULGULAR
.......................................................................................................................
42
4.1.SDÜ HASTANESİ ARAŞTIRMA BULGULARI
...................................................... 42
-
vii
4.1.1.SDÜ Hastanesi İdari ve Mali Genel Bilgiler
......................................................... 42
4.1.2.SDÜ Hastanesi Araştırma Bulguları
.....................................................................
44
4.2.PAMUKKALE ÜNİVERSİTESİ HASTANESİ ARAŞTIRMA BULGULARI
......... 53
4.2.1.PAÜ Hastanesi İle İlgili Genel Bilgiler
................................................................
53
4.2.2.PAÜ Hastanesi Araştırma Bulguları
.....................................................................
54
5.TARTIŞMA
........................................................................................................................
64
6.SONUÇ VE ÖNERİLER
....................................................................................................
74
KAYNAKÇA
.........................................................................................................................
80
TEZLER
.................................................................................................................................
90
EKLER
...................................................................................................................................
92
EK 1: ÖZGEÇMİŞ
.............................................................................................................
92
EK 2: SDÜ Hastanesi Araştırma İzni
................................................................................
93
EK 3: PAÜ Hastanesi Araştırma İzni
................................................................................
94
EK-4: SDÜ Hastanesi Araştırma Verileri
..........................................................................
95
EK 5: PAÜ Hastanesi Araştırma Verileri
........................................................................
113
-
viii
KISALTMALAR
A.Ü Akdeniz Üniversitesi
ABC Always Better Control
EAN Europen Article Number
ESM Ekonomik Sipariş Miktarı
FİFO First In First Out (İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi)
LIFO Last In First Out (Son Giren İlk Çıkar Yöntemi)
PAÜ Pamukkale Üniversitesi
MİP Malzeme İhtiyaç Planlaması
RFID Radio Frequency Identification (Radyo Frekansları İle
Tanımlama)
SDÜ Süleyman Demirel Üniversitesi
TMY Taşınır Mal Yönetmeliği
VED Vital Essential Desirable
JIT Just in Time ( Tam Zamanında Üretim Sistemi )
-
ix
TABLOLAR
Tablo 1.1 . Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Sınıflandırma
.................................................... 8
Tablo 1.2. RFID Hastane Uygulama Örnekleri
.....................................................................
22
Tablo 2.1. ABC-XYZ Bütünleşik Analizi
.............................................................................
30
Tablo 2.2. A-B-C Sınıf Malzemelerin Karşılaştırılması
........................................................ 32
Tablo 2.3. ABC-VED Matrisi
................................................................................................
35
Tablo 3.1. ABC Analizi Metodolojisi
....................................................................................
39
Tablo 3.2. ABC-VED Matris Analizi Metodolojisi
...............................................................
40
Tablo 4.1. SDÜ Hastanesi Hakkında Genel Bilgiler (2015)
.................................................. 42
Tablo 4.2. SDÜ Hastanesi 2015 Yılı Gider Bütçesi İçindeki İlaç
Harcamalarının Payı ........ 43
Tablo 4.3. SDÜ Hastanesinin ABC Analizine Göre Stok Miktarı ve
Tutarının Yüzdelik
Dilimlere Göre Dağılımı
........................................................................................................
45
Tablo 4.4. SDÜ Hastanesi ABC Analizi
................................................................................
46
Tablo 4.5. SDÜ Hastanesi VED Analizi
................................................................................
47
Tablo 4.6. SDÜ Hastanesinin ABC VED Matris Analizi
...................................................... 49
Tablo 4.7. SDÜ Hastanesi ABC VED Matrisi
Kategorileri...................................................
51
Tablo 4.8. PAÜ Hastanesi Hakkında Genel Bilgiler (2015)
.................................................. 53
Tablo 4.9. PAÜ Hastanesi 2015 Yılı Giderlerin Dağılımı
..................................................... 54
Tablo 4.10. PAÜ Hastanesinin ABC Analizine Göre Stok Miktarı ve
Tutarının Yüzdelik
Dilimlere Göre Dağılımı
........................................................................................................
57
Tablo 4.11. PAÜ Hastanesi ABC Analizi
..............................................................................
58
Tablo 4.12. PAÜ Hastanesi VED Analizi
..............................................................................
59
Tablo 4.13. ABC VED Matrisinde İlaçların Gruplara Göre Dağılımı
................................... 61
Tablo 4.14. PAÜ ABC-VED Matrisi Analizi
........................................................................
62
Tablo 5.1. Araştırma Sonuçlarının İlaç Miktarı Açısından
Literatürdeki Araştırmalar İle
Karşılaştırılması (%)
..............................................................................................................
70
Tablo 5.2. Araştırma Sonuçlarının İlaç Stok Maliyet Tutarı
Açısından Literatürdeki
Araştırmalar İle Karşılaştırılması (%)
....................................................................................
71
Tablo 5.3. Üniversite Hastanelerinde ABC-VED ve ABC-VED Matrisi
Analizi
Karşılaştırılması
.....................................................................................................................
72
-
x
ŞEKİLLER
Şekil 1.1. JIT Temel Felsefesi
................................................................................................
17
Şekil 1.2. Barkod Sistemi
.......................................................................................................
19
Şekil 1.3. RFID Sisteminin Genel Yapısı
..............................................................................
21
Şekil 1.4. Kare-Kod Kaynak: http://www.karekodbarkod.net/
........................................... 23
Şekil 1.5. Pyxis Sistemine Bir Örnek
.....................................................................................
24
Şekil 2.1. ABC Yöntemi
........................................................................................................
31
Şekil 2.2. Diğer Stok Kontrol Yöntemleri
.............................................................................
36
Şekil 4.1. SDÜ Hastanesinin İlaç Tüketiminin İlaç İsimlerine
Göre Dağılımı ...................... 44
Şekil 4.2. SDÜ Hastanesinin ABC Analizi İlaç Sayı ve
Maliyetlerinin Yüzdesel Dağılımı . 47
Şekil 4.3. SDÜ Hastanesi VED Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ................................ 48
Şekil 4.4. SDÜ Hastanesinin ABC VED Matrisi Analizi İlaç Sayı ve
Maliyetlerinin Yüzdesel
Dağılımı
.................................................................................................................................
50
Şekil 4.5. SDÜ Hastanesi ABC VED Matrisinde Sınıflandırma
........................................... 52
Şekil 4.6. Toplam İlaç Tüketiminin İlaç İsimlerine Göre Dağılımı
(%) ................................ 55
Şekil 4.7. PAÜ Hastanesinin ABC Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ........................... 58
Şekil 4.8. PAÜ Hastanesinin VED Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ........................... 59
Şekil 4.9. ABC VED Matrisi I-II-III Kategorilere Göre
Karşılaştırması ............................... 63
Şekil 5.1. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin ABC Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ........... 65
Şekil 5.2. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin VED Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ........... 67
Şekil 5.3. SDÜ ve PAÜ Hastanelerinin VED Analizi Sonuçlarının
Karşılaştırılması ........... 68
Şekil 5.4. Üniversite Hastanelerinde ABC-VED ve ABC-VED Matrisi
Analizi
Karşılaştırması
.......................................................................................................................
73
-
xi
ÖNSÖZ
Tez çalışmamın her aşamasında yardımlarıyla bana yön veren,
tezimin bu
aşamaya gelmesinde çok emeği olan ve desteklerini hiçbir zaman
esirgemeyen
değerli danışmanım Yrd. Doç. Dr. Vahit YİĞİT’e teşekkür
ederim.
Lisans ve yüksek lisans dönemi boyunca maddi ve manevi
desteklerini
esirgemeyen, çalışmalarıyla bizlere ilham veren bölüm başkanımız
Prof. Dr.
Ramazan ERDEM’e teşekkür ederim.
Araştırma verilerinin temin edilmesinde ve analizinde Süleyman
Demirel
Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi ve Pamukkale
Üniversitesi
Hastanesinin Başhekimi, Hastane Başmüdürü, Hastane Müdürü,
Eczacıları, Hemşire
ve diğer eczane, stok ve satınalma birimi çalışanlarına teşekkür
ederim. Ayrıca tez
metnini okuyan Arş. Gör. Selin EROYMAK ve Çağdaş TÜRKOĞLU’na
teşekkür
ederim.
Beni bu zamana kadar maddi manevi destekleyen, her zaman yanımda
olan
tez süresince sabırla bekleyen ve bu noktaya gelmemi sağlayan
aileme teşekkür
ederim.
Proje numarası 4704-YL1-16 olan tezim bilimsel araştırma
projeleri
koordinasyon birimi tarafından desteklenmiştir. Bu nedenle
Bilimsel Araştırma
Projeleri Koordinasyon Birimine tezimin finansmanında destek
oldukları için
teşekkür ederim.
Sabit UYGUN
Aralık 2016
-
1
GİRİŞ
Sağlık sistemi içinde topluma sağlık hizmetini sunan en önemli
kuruluşlardan
biri hastanelerdir. Sağlık harcamalarının önemli bir bölümünü
tüketen hastaneler,
kaliteli ve maliyet etkili bir sağlık hizmeti sunabilmek için
kaynaklarını verimli
kullanmak zorundadır. Hastane bütçelerinin önemli bir kısmını
malzeme giderleri
oluşturmaktadır. Malzeme giderlerinde sağlanacak %1 veya %2’lik
bir tasarruf
hastane verimliliği, kârlılığı ve finansal performansı üzerinde
önemli bir artış
sağlayabilmektedir. Hastane işletmelerinin küresel rekabet
koşulları altında finansal
sürdürülebilirliğini ve rekabet üstünlüğü sağlayabilmeleri için
büyük ölçüde etkin bir
stok yönetim sisteminin kurulmuş olmasına bağlıdır (Stelzer,
1970: 23; Tengilimoğlu
ve Yiğit, 2013: iv).
Bir canlının yaşamını sürdürebilmesi, damarlarında her zaman
taze kan
bulunması ile mümkündür (Kobu, 2010:3; Tengilimoğlu ve Yiğit,
2013). Bir canlı
gibi son derece karmaşık, dinamik teknolojik ve rekabetçi bir
yapıya sahip olan
hastaneler faaliyetlerini sürdürebilmek, düşük maliyetli ve
yüksek kaliteli sağlık
hizmeti üretebilmek için gerekli olan ilk madde ve malzemenin
istenilen yer, zaman,
miktar ve kalitede stoklanması gerekmektedir (Özcan, 2009: 2).
Bunu başarı ile
sağlayabilmek etkin bir stok yönetimi ile mümkündür. Sağlık
hizmet üretiminin kan
damarlarını oluşturan ilaçların özellikle hayat kurtarma ve
sağlık hizmeti verme
açısından önemi büyüktür. Hastanede ilaçların yetersizliği veya
yokluğunun maliyeti,
maddi olduğu kadar hastalık, acı ve ölüm gibi parasal olarak
ölçülemeyen manevi
kayıpları da beraberinde getirmektedir (Berman ve Weeks, 1992:
307; Tengilimoğlu
ve Yiğit, 2013).
Hastaneler çok dinamik bir ortamda hizmet sunan karmaşık
örgütlerdir.
(Ağırbaş, 2016: 16). Günümüz rekabet koşullarında, ihtiyaç
duyulan malzemeyi son
kullanıcıya zamanında sunabilen işletme, diğer işletmelere karşı
stratejik üstünlük
kazanmaktadır (Karagöz ve Yıldız, 2013: 375). Uygun bir stok
yönetimi, stok
kaleminin değeri, stok kaleminin miktarı, stok kalemin stokta
kaldığı sürenin
uzunluğu, stok bulundurma maliyeti gibi ana faktörlerin
anlaşılmasına ihtiyaç duyar
(Ertuğrul ve Tanrıverdi, 2013: 42).
-
2
Stok yönetimi sistemi ilaç endüstrisinde önemli bir rol
oynamaktadır (Santhi
and Karthikeyan, 2016: 435). Stoklar sağlık kuruluşların hizmet
üretmesinde en
önemli girdileri arasındadır. Hastane işletmelerinde stok
yönetimindeki amaç, fiziki
stokların yönetimi olmayıp toplam stok maliyetlerinin en az
olacağı, optimum stok
seviyesini belirlemektir. Hastanelerde stoklar, toplam aktifler
içerisinde önemli bir
paya sahiptir. Hastanelerin kesintisiz bir sağlık hizmeti
sunabilmeleri için stoklamak
zorunda kaldıkları en önemli malzemeler arasında ilaçlar
bulunmaktadır
(Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013).
Hastanelerde stoklara yapılan yatırımın aşırı olması, işletme
kârlılığını
olumsuz yönde etkilemektedir. Diğer taraftan, stoklara yapılacak
yatırımın yetersiz
olması ise sağlık hizmeti üretiminin aksamasına ve telafisi
mümkün olmayan
sonuçlara neden olabilmektedir. Bu nedenle hastaneler stoklara
mümkün olduğunca
az kaynak (sermaye) ayırmak ve aynı zamanda sağlık hizmeti
üretiminin aksamasına
yol açmayacak kadar etkin stok kontrol yönetimi gerekmektedir.
İlaçlar, sağlık
hizmeti sunumunda en önemli girdilerinden biri olup yokluğunda
telafisi mümkün
olmayan hayati sonuçlar ortaya çıkabilmektedir (Yiğit, 2014). Bu
nedenle hastaneler
stok ve stoksuzluk maliyetlerini minimize etmek için hem stok
değeri tutarını
(maliyet) hem de hayati öneme sahip olup olmama durumuna göre
ilaçları stoklamak
zorunda kalmaktadır. Bunu başarılı bir şekilde uygulayabilmek
için çağdaş stok
kontrol teknikleri olan ABC, VED, ABC-VED matris analiz
yöntemlerinden
yararlanması gerekmektedir
Bu araştırmanın amacı, Süleyman Demirel Üniversitesi (SDÜ)
Araştırma ve
Uygulama Hastanesi ile Pamukkale Üniversitesi (PAÜ)
Hastanelerinin 2015 yılı ilaç
tüketimlerinin toplam hastane bütçesinden aldığı payı tespit
etmeyi ve ilaç
harcamalarının ABC-VED ve ABC-VED matris analiz yöntemi ile
ilaçların stok
maliyet tutarı ve hayati önem derecelerine göre analiz
edilmesidir. Ayrıca
araştırmada stok miktarı ve stok değeri değişkenleri ile kombine
edilerek hastanede
yüksek, orta ve düşük seviyede stok kontrol yapılması gereken
ilaçların stok miktarı
ile yüzdesel değerlerinin tespit edilmesi amaçlanmıştır.
-
3
BİRİNCİ BÖLÜM
1. HASTANE İŞLETMELERİNDE STOK YÖNETİMİ
Stok yönetimi, hastaneler için gerekli malzemelerin en uygun
fiyat ve koşulda
nerede, ne zaman ve ne kadar stok bulundurulması gerektiğini
tespit eder. Finansal
açıdan stok yönetimi ise stokların kontrolünden çok işletmenin
stoklara yapacağı
maliyet ve kâr oranı üzerinde yoğunlaşmaktadır. İşletme
maliyetini en aza indirerek
kârlılığı en üst seviyeye taşımayı amaçlayan politikalar
uygulanmaktır (Karagöz;
2015: 377; Kısakürek ve Elden, 2011: 216).
1.1. STOK VE STOK YÖNETİMİNİN TANIMI VE ÖNEMİ
Stok, işletme literatüründe, İngilizcedeki “stock” veya
“inventory”
kelimesinin karşılığı olarak Türkçeye çevrilen “envanter”
kelimesiyle aynı anlamda
kullanılmaktadır. Stok, bir üretim sisteminde mamul üretimine
dolaylı veya dolaysız
olarak katılan tüm fiziksel varlıklar veya mamullerdir.
Depolanan her değer stok
sayılmaktadır. Stoklar söz konusu varlıkların miktarı ve parasal
değeriyle
ölçülmektedir (Kobu, 2006: 304). Stoklar bir sermaye yatırımı
olarak kabul edilen
maddi unsurlardır. Genel anlamıyla üretilen, satın alınan,
bekletilen, ekonomik değer
taşıyan atıl kaynaklardır (Filiz, 2008: 146). Gelecekteki
gereksinimleri karşılamak
amacıyla üretim faaliyetlerinin bir kesintiye uğramadan verimli
ve etkili olarak
yürütülmesini sağlamak için işletmenin elde bulundurduğu
fiziksel mallara, stok
denir (Demir ve Gümüşoğlu, 2009).
Sağlık hizmetlerinde stok ortaya çıkacak ani sağlık hizmeti
gereksinimleri
karşılamak ve sağlık hizmeti üretiminin kesintiye uğramadan
sürdürülmesini
sağlamak amacıyla bulundurulan her türlü sarf malzemeye
denilmektedir (Akman,
2003: 16). Yapılan araştırmalara göre, hastane giderlerinin
yaklaşık %30-40’ı
stoklara yapılan harcamalar oluşturmaktadır (Huarng, 1998: 71;
Yiğit, 2014: 105).
Bu durum hastanelerde tıbbi malzeme ve ilaçların stok kontrol
yöntemleri ile etkin
bir şekilde yönetilmesini zorunlu kılmaktadır. Stoklar sağlık
kuruluşların hizmet
üretmesinde en önemli girdileri arasındadır (Tengilimoğlu ve
Yiğit, 2013: 162).
-
4
Stoklar işletmelerin verimlilik ve rekabet gücünü artırmaktadır
(Filiz, 2008:
149). Stokların yetersiz olması durumunda ise zaman, müşteri ve
iş kayıpları
oluşurken (Özgen, 1987: 203), stokların gereğinden fazla olması,
stok giderlerini
artırarak sermayenin büyük bir çoğunluğunun atıl kalmasına neden
olacaktır. Bazı
Amerikan yazarlar, stokları “kıymetli artıklar” alarak görürken,
Japonlar ise, stokları
“kötü bir şey” olarak nitelendirmektedir (South and Hansen,
1991: 51). İşletmenin
etkin ve verimli bir stok politikası belirlemesi rekabet
koşullarını göz önünde
bulundurarak maliyetini minimize ederek kârı üst seviyede
tutmayı amaçlamaktadır
(Tanrıverdi, 2010: 61).
Finansal yönetim açısından stok yönetimindeki amaç, fiziki
stokların
yönetimi değildir. Stok yönetimi, stokları, aktifte dönen
varlıklara bağlanmış para
olarak görmektedir. Bu açıdan stok yönetiminin amacı, toplam
stok maliyetlerinin en
az olacağı, işletmenin kârlılığını düşürmeyecek stok seviyesini
belirlemektir (Akgüç,
1998: 290-29; Uğurluoğlu, 2013: 103). Stokların yetersiz olması
işletmenin müşteri
taleplerini karşılayamamasına yol açarak pazar gücünü azaltacak,
rekabet ortamında
müşteri kaybetmeye başlayacaktır. Stok miktarının fazla olması
ise elde fazla stok
bulundurarak işletmeye gereksiz maliyet yükü oluşturacaktır Bu
noktanın iyi
ayarlanması, hastaneye fazla maliyet oluşturmadan eldeki stok
miktarını hizmete
dönüştürüp işletmeyi kâr artışı sağlamak etkin bir stok
yönetimiyle mümkün
olmaktadır (Özgen, 1987: 203).
Stok yönetimi hastanenin, hizmet üretim ve finans durumlarını
göz önüne
alarak, hastane yapısına uygun en ekonomik stok miktarını
belirlemeyi ve stokların
bu seviyede tutulmasını amaçlar. Stok yönetimiyle stok düzeyleri
ve stok hareketleri
sürekli kontrol edilmektedir. Stok yönetimi, işletmelerde
maliyetlerin
sınıflandırılmasına ve maliyet tahminine yardımcı olmakta
(Tekin, 2003: 3) ve
stokların uygun seviyede tutulması sağlayarak (Küçük, 2012: 129)
maliyetlerin
düşürülmesine katkıda bulunmaktadır. Ancak stokların mevcudiyeti
ve kontrolü
bütün işletmelerin genel problemidir (Tersine, 1989: 3).
-
5
Hastanelerde ortaya çıkan ani gereksinimleri karşılamak, tıbbi
tetkik ve
tedavilerin kesintiye uğramadan sürdürülmesi için bulundurulması
gerekli stokların
belirli bir seviyenin altına düşmemesi hayati bir öneme
sahiptir. Diğer bir ifadeyle
stokların elde bulundurulmaması veya yetersizliği, sağlık
hizmeti sunumunun
aksamasına veya telafisi mümkün olmayan sonuçlara yol
açabilmektedir (Kısakürek
ve Elden, 2001: 216). Hastane işletmelerinin stok politikalarını
en az maliyetle
yürütebilmesi, talebe dayalı stok miktarının en az hatayla
tahmin edilip, asgari stok
seviyesinin tespit edilerek siparişlerin uygun zaman ve miktarda
verilmesine bağlıdır
(Türk ve Şeker, 2011: 713). Hastanelerin bulundurması gereken
stoklarının büyük
bölümü oldukça pahalı ve kullanım süresi kısıtlıdır.
Hastanelerde stok politikasının
bir sonucu olarak fazla stok bulundurmayıp 7-10 günlük stokla
çalışılması yeterli
görülmektedir. ABD’deki hastaneleri kapsayan bir araştırmada
hastanelerinin bir
haftalık stokla hizmet verdikleri tespit edilmiştir (Ağırbaş,
2013: 182).
1.2. STOKLARIN SINIFLANDIRILMASI
Stok ve stok hareketleri konusunda, yöneticilere bilgi akışının
zamanında
sağlanması etkin stok yönetimi için şarttır. Stoklarla ilgili
bilgilerin düzenli ve yararlı
olabilmesi stokların sınıflandırılmasıyla sağlanabilir (Filiz,
2008: 150). Stok olarak
kabul edilen tüm varlıkları bir bütün olarak incelemek
yanılgılara sebep olabilir.
Stoklanan varlıklar arasında değer, cins, kullanım yeri,
stoklama biçimi gibi faktörler
açısından farklılıklar bulunmaktadır (Kobu, 2006: 304). Bu
nedenle stoklar bazı
özelliklerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılabilmektedir.
1.2.1. Malzemenin Türüne Göre Stoklar
Hammadde: İşletmelerde üretime katılan ve üzerinde işlem
yapılarak değer
kazandırılan tüm varlıklar hammaddedir. İşletmelerin yapısına
göre hammadde
tanımı değişiklik gösterebilmektedir. Sağlık işletmelerinde
sağlık hizmeti üretiminde
kullanılmakta olan ilaçlar, sarf malzemeler, laboratuvar kitleri
vb. malzemeler bu
grupta ele alınabilir (Yiğit ve Tengilimoğlu, 2013: 165; Kobu,
2006: 304).
Yarı Mamul: Üzerinde yapılması gereken işlemler tamamlanmamış
olup ara
depolarda bekletilen varlıklardır. İşlem aşaması tamamlanan yarı
mamuller mamul
aşamasına aktarılır (Kobu, 2006: 304). Sağlık kurumlarının
hizmet üretme özelliği
nedeniyle depoda yarı mamul niteliğinde stok bulunmaz (Akar,
2002: 146).
-
6
Mamuller: Üzerinde yapılması gereken işlemler tamamlandıktan
sonra
müşteriye teslim edilmek üzere ambara aktarılan varlıklardır
(Kobu, 2006: 304).
Yardımcı Malzemeler: Mamule direkt olarak katılmayan veya
mamul
üretiminde yer verilmemiş malzemelerdir (Çelikçapa, 1994:123).
Sağlık
kuruluşlarında kullanılmakta olan yer ve yüzey dezenfektanları
gibi temizlik
malzemeleri, demirbaşların bakım onarımı aşamasında kullanılan
yağlar yardımcı
malzeme kalemine örnek gösterilebilir (Tengilimoğlu ve Yiğit,
2013: 165).
Ticari Mallar: Özel sağlık kurumlarında ve eğitim hastanelerinin
vakıfları ve
dernekleri aracılığı ile hasta tedavisinde kullanılan malzemeler
hastane dışı
alıcılardan gelen talebe göre satılabilmektedir. Bu tür
talepleri karşılamak üzere elde
bulundurulan stoklar, ticari mal olarak nitelendirilebilir
(Akar, 2002: 132).
Artıklar ve Hurdalar: Artıklar, malzeme olarak satılarak
değerlendirilebilir
veya ek üretim işlemine tabi tutularak yeni bir mamul haline
getirilebilir (Yükçü,
2011). Hurdalar sağlık kuruluşlarında üretim aşamasında veya
üretim sonrasında
kullanılamaz duruma gelen mamuller, hastanenin kullandığı
çeşitli mal ve
malzemelerin eskiyen, bozulan stoklarından oluşur (Ak vd., 1987:
22; Özgülbaş,
2009: 130).
1.2.2. Fonksiyonlarına Göre Stoklar
Stoklar fonksiyonlarına göre; parti içi stoklar, emniyet
stokları, promosyon
stoku, spekülatif stok, mevsimsel stoklar olarak
sınıflandırılabilmektedir.
Parti İçi (Çevrim) Stoklar: Çevrim stokları, işletme için
gereken
malzemelerin işletmeye tek tek alınması yerine belirli
aralıklarla partiler halinde
alınmasıyla oluşturulur (Saygılı, 1991:138). Örneğin, hastane
ecza depolarına alınan
ilaçların tek tek değil de belli zamanlarda partiler halinde
alınması söylenebilir
(Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 166).
Emniyet Stokları: İşletmede beklenmedik stok yokluğuna düşmemek
için
ortalama talep üzerinde elde bulundurulan ihtiyaç fazlası
stoklardır (Yenersoy, 2011:
93). Hastane işletmeleri 7/24 hizmet veren kurumlar olup,
stoksuz kalmanın telafisi
mümkün olmayan ölüm, sakat kalma gibi sonuçlar doğurması emniyet
stokunun
önemini arttırmaktır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 166).
-
7
Mevsimsel Stoklar: Talebin fazla, kapasitenin yetersiz kaldığı
dönemlerde
önceden üretilip bekletilen stoklardır. Talepteki aşırı
artışlarda yetersiz kalmamak
için oluşturulan stoklardır. Sadece belirli mevsimlerde temin
edilmesi mümkün olan
malzeme stokları da bu grup içerisine alınmıştır (Yenersoy,
2011: 93). Kış
dönemlerinde görülen soğuk algınlığı sebebiyle bu dönemlerde
hastanelerde fazladan
bulundurulan serum ve ilaçlar bunlara örnek gösterilmektedir
Promosyon Stokları: Bir pazarlama stratejisi olarak müşteriye
fazla satma
fiyat indirimi önerisi verebilmek için bulundurulan stoktur
(Tengilimoğlu ve Yiğit,
2013: 166).
Spekülatif Stoklar: Fiyat artışlarından korunmak ve gelir
sağlamak amacıyla
dönem ve emniyet stokları üzerinde elde bulundurulan stoklardır
(Kaya, 2004: 5).
Yedek Parça Stoku: Çeşitli donanımların bakım ve onarımı için
stoklanan
parça ve malzeme stokudur (Yenersoy, 2011: 93).
1.2.3. Sağlık Kurumlarında Stokların Sınıflandırılması
Sağlık işletmelerinde ise stoklar temelde iki gruba ayrılarak
incelenebilir
(Akar, 2002: 133; Özgülbaş, 2009: 131; Ağırbaş, 2014: 282).
Bunlar;
a. Tıbbi Malzemeler b. Diğer Malzemeler
İlaçlar, Büro Malzemeleri,
Ameliyat Malzemeleri, Temizlik Malzemeleri,
Tıbbı Sarf Malzemeleri, Isıtma Malzemeleri,
Laboratuar Malzemeleri, Akaryakıt ve Yağlar,
Tıbbi Gazlar, Teknik Bakım ve Onarım Malzemeleri.
Radyoloji Malzemeleri,
Diğer Tıbbı Sarf Malzemeler.
Tıbbi malzemeler hastane içerisinde tıbbi tetkik ve tedavinin
sürdürülmesinde
kullanılan ana malzemeler, diğer malzemeler ise sağlık hizmeti
sunumuna dolaylı
olarak kullanılan büro, temizlik malzemeleri vs. gibi
malzemelerdir.
-
8
1.2.4. Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Stokların
Sınıflandırılması
Kamu hastane işletmelerinde malzemelerin yönetimi, tahsil ve
takibi, elden
çıkarılması, trampası, taşınırların muhafaza edilmesi ve
kullanımı 5018 sayılı Kamu
Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Taşınır Mal Yönetmeliği’ne
göre
yapılmaktadır. Taşınır mal yönetmeliğine göre yapılan
sınıflandırma Tablo 1.1.’de
gösterilmektedir (TMY, 2006). Hastane işletmelerinde mali
mevzuat gereği
malzemeler taşınır mal yönetmeliğine göre ilk madde ve malzeme
giderleri 150
kodla bir sınıflandırma yapılması gerekmektedir.
Tablo 1.1 . Taşınır Mal Yönetmeliğine Göre Sınıflandırma
H. Kodu 1 H. Kodu 2 H. Kodu 3 Malzemeler
150 İlk Madde ve Malzeme
150 1
Kırtasiye Malzemeleri Grubu
150 1 1 Yazı Araçları
150 1 2 Yazı, Çizim ve Ölçüm Araç ve Malzemeleri
150 1 3 Kağıt Ürünler
150 1 4
Yazıcı, Faksimile Cihazı ve Fotokopi
Malzemeleri
150 1 5 Kağıt Tutturucular, Tutkallar, Bantlar
150 1 6 Yazı Düzelticiler
150 1 7 Küçük Kırtasiye Gereç ve Malzemeleri
150 1 8 Bilişim Malzemeleri
150 2
Beslenme, Gıda Amaçlı Kullanılan Tüketim
Malzemeleri
150 2 1 Tek Kullanımlık Mutfak Malzemeleri
150 2 2 Servis ve Saklama Kapları
150 2 3 Sofra Takımı ve Çatal Bıçak Takımı
150 2 4 İçecek Servis Takımları
150 2 5 Mutfak Araç ve Gereçleri
150 3 Tıbbi ve Laboratuvar Sarf Malzemeleri Grubu
150 3 1 İlaç ve Farmakolojik Ürünler
150 3 2
Biyokimyasallar ve Gaz Maddeleri İçeren
Kimyasallar
150 3 2 Medikal Malzemeler
Kaynak (TMY, 2006).
-
9
1.3. STOK MALİYETLERİ
İşletmenin elinde bulundurduğu stoklarının oluşturduğu
maliyetler, uygun
stok seviyesinin üstüne çıkıldığı zaman artacağı gibi, uygun
stok seviyesinin altına
inildiğinde de artmaktadır. Bu hassas dengenin korunabilmesi
etkin stok yönetimi ile
mümkündür (Ertuğrul ve Tanrıverdi, 2013: 41). Günümüz
işletmelerinde stoklar her
kademeden yöneticiyi yakında ilgilendiren bir konu olmuştur.
Yanlış stok politikaları
uygulanması pek çok işletmeyi maliyet yönünden kritik
noktalara
sürükleyebilmektedir. Bütün bunların önlenebilmesi tüm
departmanların katkısıyla
kurulacak etkin stok kontrol sistemiyle önlenebilecektir (Kobu,
2006: 305). İşletme
depolarında duran stokların süresi uzadıkça bu stokların
işletmeye parasal maliyetleri
de artmaktadır.
Finansal yönetim açısından stoklar ile ilgili alınacak kararlar
genellikle
stokların maliyetlerine dayalı olarak belirlenmektedir. Bu
nedenle stokların
maliyetlerinin bilinmesi finansal yönetim açısından büyük önem
arz etmektedir.
Sağlık işletmelerinde stoklar depo ve malzeme türüne göre
yapılmaktadır. Stoklara
yönelik maliyetler stok tedarik (sipariş) maliyeti, stok
bulundurma maliyeti ve stok
bulundurmama maliyeti olarak üç başlık altında toplanabilir
(Ağırbaş, 2014: 284).
1.3.1. Stok Bulundurma Maliyeti
Satılmak veya kullanılmak için depolarda bekletilen mal veya
malzemelerin
maliyetini tanımlamaktadır (Yenersoy, 2011: 95). Bu maliyetler
kiralama, ısıtma,
stokların muhafaza edilmesi, depo kira maliyeti, stoklanan malın
cinsine göre;
bozulma, yıpranma, değer kaybetme gibi risklerin oluşturduğu
maliyetler, vergi ve
sigorta maliyetleri, stoka yapılan yatırım sonucu kredi faizi,
stok yatırımı için yapılan
yatırımların başka alanlara yatırımların kazancından mahrum
bırakması sonucu
oluşan fırsat kaybı maliyetleri olarak görülebilir (Top, 2006:
192). İşletmenin karşı
karşıya kaldığı stok maliyetleri aşağıdaki şekilde
sınıflandırılabilir. Bunlar (Chase et
al.,1998: 584, Hughes, 1984: 2078; Tekin, 2003: 8-11; Küçük,
2012: 222-126);
-
10
Sermaye Maliyeti: Muhasebe kayıtlarında yer almayan, karar
vericiler
tarafından değerlendirilmesi gereken maliyettir. Sermaye
maliyeti, stoklara bağlanan
paranın bir oranı olarak hesaplanır (Yenersoy, 2011: 95). Diğer
bir ifadeyle stoklara
bağlanan sermayenin fırsat maliyetidir. Stokların yabancı
kaynaklarla finanse
edilmeleri durumunda ortaya çıkan ve katlanılmak zorunda kalınan
faiz giderleri de
sermaye maliyeti içerisinde düşünülebilir (Ağırbaş, 2014:
285).
Depolama Maliyeti: Stokların depolanması için ısıtma, kira,
aydınlatma, depo
personelinin ücreti gibi maliyetlerden oluşmaktadır. Deponun
alternatif kullanımı olması
durumunda da fırsat maliyeti ortaya çıkacaktır (Tekin, 2003: 9;
Yenersoy, 2011: 96).
Hizmet Maliyeti: Stok için ödenen vergi, sigorta, malzeme
aktarma ve stok-
ların periyodik fiziksel sayımı, malzemelerin korunması ile
ilgili giderlerdir (Tekin,
2003: 9).
Risk Maliyeti: Stokta tutulan malzemenin zaman içerisinde
bozulması,
yıpranması, değer kaybetmesi veya kaybolması sonucu ortaya çıkan
maliyettir
(Demir, 1983:181). İşletmeler risk maliyetini minimuma indirmek
için stokları
sigortalamaktadırlar. Stokların sigortası için yapılan bütün
harcamalar, sigorta
maliyetleri olarak ele alınmaktadır (Tekin, 2003: 9).
Taşıma Maliyeti: Ürünlerin üretim noktasından depoya, depodan da
tüketim
noktasına ulaştırılması sırasında taşınan ürünün belli bir
seviyenin altına düşmesi
ürün başına düşün ulaşım maliyetini de arttırmaktadır. Örneğin;
taşınan ürün miktarı
toplam taşıma kapasitesinin %30’u gibi bir oranda ise birim
taşıma masrafı
artmaktadır (Kobu, 2006: 309).
Fiyat Değişiklikleri Nedeniyle Maliyet: İşletme sorunu olmamakla
birlikte
spekülatif ve rekabetçi bir ortamda fiyatların hızlı bir artış
gösterebilmesi sonucu
ortaya çıkan fiyat değişikliklerinin kontrolü için iyi bir stok
politikası gerekir.
İşletmelerin finansal gücünü koruyabilmesi için ithal edilen
ürünlerin dünya
piyasasındaki fiyatı yakın takip altında tutulmalıdır (Kobu,
2006: 309).
1.3.2. Sipariş Maliyeti
Sipariş maliyeti, sipariş miktarı arttıkça azalmaktadır. Büyük
miktarda alınan
malzemeler de hem miktar indirimi hem de toplam sipariş
sayısının azalması
-
11
nedeniyle toplam sipariş maliyeti de düşecektir. Fakat fazla
miktarda malzeme
siparişi vermek stok bulundurma ve depolama maliyetini
artırabilmektedir (Tekin,
2003: 10; Demir ve Gümüşoğlu, 2009). Dışarıdan satın alınan
malzemeler için
sipariş verilmesi, siparişlerin onaylanması, kabul muayenesi,
fatura ve sigorta ile
ilgili işler sonucu ortaya çıkan giderler ve kırtasiye giderleri
sipariş maliyetlerini
oluşturur (Çelikçapa, 1994: 124; Yenersoy, 2011: 97).
1.3.3. Stok Bulundurmama (Stoksuzluk) Maliyeti
Gelen talebi karşılayacak miktarda stok bulunmadığı zaman ya da
stok
bulundurmama sonucu ortaya çıkan maliyetlerdir. İşletmenin
talebi
karşılayamamasından doğan fırsat maliyeti, prestij ve imaj kaybı
gibi maliyetleri
oluşturur (Top, 2006: 193). Stokların tükenmesi işletmelerin
üretime ara vermesine
sebep olabilir. Bu durumda stok bulundurmamanın maliyeti daha
fazla olur. Stok
bulundurmama maliyeti bir fırsat maliyeti olduğundan birim başı
stok bulundurmama
maliyetini bulmak zordur. Buna rağmen stok bulundurmama
maliyetinin
hesaplanması oldukça önemlidir. İşletmelerde stokların yetersiz
olması durumunda
satış kayıpları, müşteri kayıpları, gönderme masrafları, özel
dağıtım masrafları gibi
maliyetler ortaya çıkacaktır (Tekin, 1996: 11). Sağlık
kuruluşlarında stok yetersizliği
ise aşağıdaki faktörlere sebep olmaktadır (Özgülbaş, 2009: 133;
Tengilimoğlu ve
Yiğit, 2013: 171);
• Stok bulundurmama nedeniyle sağlık hizmeti üretiminde
gecikme,
• Sağlık hizmet üretiminin gecikmesi nedeniyle talep
azalması,
• Taleplerin karşılanmaması ve ileri bir tarihe atılması insan
gücünün, tıbbi
cihazların boş kalması ve genel işletme giderlerinde artış,
• Malzemenin tükendikten sonra tedarik edilmesi daha pahalı
tedarik riskini
taşır,
• Talebin kaybedilmesi durumunda ise satış kaybı sonucu gelir
kaybı ortaya
çıkar,
• Talebin kaybedilmesi işletmenin pazar payının düşmesi, hasta,
prestij ve imaj
kayıplarına yol açar.
-
12
1.4. İŞLETMELERİN STOK BULUNDURMA NEDENLERİ
En iyi stok yönetim sistemi ise işletmenin amaçlarına göre
ihtiyacı
karşılayacak şekilde dengeli bir stok bulundurmayı öngörmektedir
(Ertuğrul ve
Tanrıverdi, 2013:41). İşletmelerde hizmet sunumu noktasında
talep ve arz
miktarlarının uyumlu bir şekilde birbirlerine eşit olması
gerekmektedir. Burada amaç
işletmenin o anda ihtiyacı olan stok miktarına yetecek kadar
malzemenin işletmede
bulundurulması, üretimin kesilmeden devam etmesidir (Karaöz,
2003: 62).
Gereğinden fazla stokun elde bulunması işletmeler için bir
maliyet oluşturmaktadır
(Waters, 1989: 69).
Sağlık kuruluşlarında stok düzeyinin sıfırın altına düşmesi
durumunda,
hastaların başka sağlık kurumlarına sevk edilmesine, tedavide
aksamalara, sakatlık
veya ölüm gibi sonuçların ortaya çıkmasına neden olmaktadır
(Tengilimoğlu ve
Yiğit, 2013: 171). İşletmeler spekülatif amaçlı nedenler, ölçek
ekonomisinden
yararlanma, belirsizliklere karşı olma, işletme faaliyetlerinde
sürekliliği sağlama gibi
nedenlerle stok bulundurmaktadır.
1.4.1. Spekülatif Amaçlı Nedenler
Fiyat artışlarının nedeni spekülatif amaçlı taleplerden
etkilenmesidir. Eğer bir
malzeme gelecekte değer artışı bekleniyorsa o malzemeyi
kullanmak için daha fazla
fiyatla satın almak yerine mevcut fiyattan alınıp depo
edilmesidir (Nahmias, 2005:
187).
1.4.2. Belirsizliklere Karşı Hazırlıklı Olma
İşletmelerin belirsizlik dönemlerinde bulundurduğu stoklar
işletme açısından
motive edici bir yatırımdır. İşletmeler stoksuzluk nedeniyle
müşteri kaybına, müşteri
güven eksikliğine ve bu pazardaki rekabet ortamından düşmesine
neden
olabilecektir. Bunu önlemek için talep belirsizliklerine karşı
tampon bir malzeme
bulundurulmalıdır (Nahmias, 2005: 187). Sağlık kuruluşlarını
stok bulundurmaya
zorlayan en önemli nedenlerden biri sağlık hizmeti talebinin tam
olarak
kestirilememesidir (Karaöz, 2003: 15). Sağlık kuruluşları
stokların tükenmesi
durumu ile karşı karşıya kalmamak için sürekli olarak emniyet
stoku
bulundurmaktadır (Nahmias, 1997: 186).
-
13
1.4.3. Ölçek Ekonomilerinden Yararlanma
İşletmeler üretim esnasında kullandıkları malzemeleri az
miktarda ve sürekli
sipariş vermek yerine büyük partiler halinde az sipariş vererek
maliyetlerini
düşürebilmektedirler. Ayrıca stok yatırım maliyetini düşürmek ve
toplu ürün
alımındaki indirimden yararlanabilmek adına birlikte parça ürün
alarak fiyat
indiriminden yaralanmaktadırlar. Türkiye’de ise Sağlık Bakanlığı
stok maliyetleri
düşürmek için en fazla 3 aylık stok yapılmasını zorunlu
tutmaktadır (Nahmias, 2005:
187; Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 171).
1.4.4. İşletme Faaliyetlerinin Sürekliliğini Sağlama
İşletmeler faaliyetlerini devam ettirebilme için belli seviyede
stok
bulundurmak zorundadır. Stok bulundurmayan işletmeler hizmet
üretemedikleri
takdirde bir süre sonra üretimi durdurmak zorunda kalacaklardır
(Karaöz, 2003: 64-
65). Hastaneler stok bulundurmamanın hastalar açısından geri
dönüşü olmayan ölüm
ve sakatlık gibi sonuçlara neden olacağından stok bulundurmak
zorundadırlar
(Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 172).
1.5. STOK DEĞERLEME YÖNTEMLERİ
Stokların, üretime sevk edilirken hangi bedellerle
değerleneceğinin
belirlenmesinde aşağıdaki stok değerleme yöntemleri kullanılır
(Yükçü, 1993: 65).
1.5.1. İlk Giren İlk Çıkar ( FIFO) Yöntemi
Bu yöntemde işletmeye alınan ilk ürünün ilk satıldığı, son
alınan ürünün de
son satıldığı kabul edilir. Ticari malların fiyat olarak ilk
çıktığı esas alınır. Bu
yöntemin dezavantajı malzeme fiyatlarının yükselmesi durumunda
işletme
maliyetleri düşük fiyatlı malzemelere göre hesapladığı için
işletmeyi olmayan bir kâr
üzerinden daha fazla vergi ödemek zorunda bırakmaktadır
(Özulucan, 2003: 76;
Bursal ve Ercan,1990: 95). İlk giren malzemenin ilk çıkacağı bu
yöntemde üretime
gönderilen malzeme gideri düşük, depoda kalan malzeme depoya son
giren
malzemelerden oluşacağı için maliyet yüksek olacaktır (Kaygusuz
ve Dokur, 2009:
126-127). Dönem sonuna kalan stoklar ise en son tarih girişli
stokların maliyet bedeli
ile değerlendirilir (Gençoğlu, 2008: 72). Bu yöntemin
uygulanmasının avantaj ve
dezavantajları şunlardır (Çetiner, 1995: 57);
-
14
Yöntemin uygulanması kolay ve çabuktur.
Yıl sonu stok değerlendirmesinde gerçeğe uygun sonuçlar
oluşturur.
Her partiden ne kadar kullanıldığını, kaldığını tespit etmek
zordur ve
yanlışlıklar ortaya çıkabilir.
Eski fiyatlara göre değerleme yapıldığından maliyetlerin
hesabında cari
fiyatları izleme imkânı yoktur.
1.5.2. Son Giren İlk Çıkar (LIFO)Yöntemi
Bu yöntemde ilk satışa sunulan ticari malın, depoya son giren
mallardan
olduğu esas alınarak uygulanmaktadır. Bu yöntemde esas olan
depoya son giren
malın ilk çıkması değil; depoya son giren mal değeri üzerinden
ticari malların çıkışı
hesaplanmaktadır (Özulucan, 2003: 78). Yüksek enflasyon
dönemlerinde bu
yöntemde işletme mevcut stokları düşük fiyatla değerlenip
malzeme giderleri yüksek
tutarla hesaplanacaktır. Yüksek enflasyon dönemlerinde uygulanan
enflasyon
düzeltmesi ile Vergi Usul Kanunu bu yöntemle stok değerlemeyi
kabul etmemiştir
(Kaygusuz ve Dokur, 2009: 126)
1.5.3. En Son Piyasa Değeri İle Değerleme (NIFO)Yöntemi
Bu yönteme göre stoklar, çıkış anında ki piyasa fiyatına göre
değerlemeye
tabi tutulurlar (Özulucan, 2003: 79 ) Bu yöntemde malzemeler
işletme tarafından en
son alınan faturada yer alan fiyatla değerlendirildiği için bu
yönteme yenileme
fiyatlarının kullanıldığı yöntem de denilmektedir (Üstün, 1996:
132)
1.5.4. Ortalama Maliyet Yöntemi
Bu yöntemde ilk satışa sunulan ticari malın, depoya son giren
mallardan
olduğu esas alınarak uygulanmaktadır. Bu yöntem de esas olan
depoya son giren
malın ilk çıkması değil; depoya son giren mal değeri üzerinden
ticari malların çıkışı
hesaplanmaktadır (Özulucan, 2003: 78). Yüksek enflasyon
dönemlerinde bu
yöntemde işletme mevcut stokları düşük fiyatla değerlenip
malzeme giderleri yüksek
tutarla hesaplanacaktır. Yüksek enflasyon dönemlerinde uygulanan
enflasyon
düzeltmesi ile Vergi Usul Kanunu bu yöntemle stok değerlemeyi
kabul etmemiştir
(Kaygusuz ve Dokur, 2009: 126).
-
15
1.5.5. Piyasa Fiyatı ve Maliyetten Hangisi Düşükse Onunla
Değerleme Yöntemi
Bu yöntemde mevcut stoktaki malzemelerin maliyet değerleri ile
piyasa
fiyatları karşılaştırılarak hangisi düşükse stok değerlemede o
esas alınmaktadır
(Özulucan, 2003: 78). Özellikle muhasebecilerin enflasyonist
ortamda dikkat ettikleri
noktalardan biri olup üretim maliyetleri piyasa fiyatlarına
uydurulmaya
çalışılmaktadır (Yükçü, 1993: 74).
1.5.6. Standart Maliyet Yöntemi
Üretime gönderilen ilk madde ve malzeme için standart bir fiyat
belirlenir.
İşletmenin geçmiş yıllarına bakarak istatistiksel çalışmayla
yıllık veya aylık ortalama
fiyatlar belirlenir. Bu yöntemde ortalama gerçek fiyatlarla
karşılaştırılmalı ve ortaya
çıkan sapmaların maliyet üzerindeki etkisi azaltılmalıdır.
Değişen koşullara göre
fiyatların yenilenmesi kullanım sürelerinin uzun tutulmaması
gerekmektedir
(Çetiner, 1995: 62). Bu yöntem de standart fiyatlar kullanıldığı
için malzeme giriş ve
çıkışları sadece miktar olarak kaydedilmektedir. Yeni bir
standart fiyat belirlemenin
dışında kayıtlarda miktar ve fiyat kullanımı gereksizdir (Üstün,
1996: 129).
1.6. STOK YÖNETİMİNDE KULLANILAN SİSTEMLER
Günümüzde israf azaltma tüm yöneticilerin amacı olmalıdır.
Sağlık
sektöründe maliyetler her geçen gün artmaktadır. Maliyetleri
azaltmak için süreçleri
etkin bir şekilde yönetmek gerekmektedir (Turan ve Turan, 2015:
127). Günümüzde
işletmelerin içinde bulunduğu yoğun rekabet ve sürekli değişen
tüketici istek ve
ihtiyaçları üretimin her alanında esneklik, çeviklik, düşük
maliyet, hız ve çeşitlilik
sağlayacak modern malzeme yönetim tekniklerinin kullanımını
zorunlu kılmıştır
(Koçak, 2007: 244). Sağlık kuruluşlarında stok seviyesi takip
edilecek malzemelerin
ortalama kullanımı, talepteki değişimlere bağlı olarak sürekli
değişmektedir (Yaman
vd., 2005: 18). Bilgisayarın gelişmesiyle birlikte stok
yönetiminde yepyeni bir bakış
açısı gelişmiştir. Bu bakış açısında ortak amaç insan gücünden
en verimli şekilde
yararlanarak stokları en aza indiren hatta sıfır stoku
hedefleyen bir üretim sistemine
ulaşmaktır (Filiz, 2008: 75).
-
16
1.6.1. JIT (Just-in-Time) Üretim Sistemi
Japon sistemi olarak adlandırılan bu sistem, tam zamanında satın
alma ve tam
zamanında üretimi gerektiren bir maliyet ve stok kontrol
sistemidir. Bu sistemde
üretim, petrol boru hattına benzetilmekte ve üretim aşamasında
maliyetleme
yapılmamaktadır. Sistem, itme esasına göre değil; çekme esasına
göre çalışmaktadır
(Özkan ve Esmeray, 2007: 129). İhtiyaç duyulan malzemenin
gerektiği anda, ihtiyaç
noktasında bulunmasını sağlayan sıfır hata ve sıfır stok
miktarını hedefleyen bir
malzeme yönetim sistemidir. Tam zamanında üretim sistemi 1970’li
yıllarda Toyata
firması tarafından geliştirilip uygulanmaya başlanılmıştır.
(Kobu, 2006: 306;
Yenersoy, 2011). Amerikan Hastaneler Birliği Derneği’nin yaptığı
bir araştırmaya
göre ABD hastanelerinin %57’si stoksuz malzeme yönetimi veya JIT
sistemini
uygulamaktadır. (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 174; Wilson et
al., 1992: 41).
Sıfır stok felsefesine dayanan bu sistem “Sıfır Stok” ve “Sıfır
Hata”
hedeflerine ulaşabilmek için az sayıda satıcıdan yüksek kalitede
ürünlerin ufak
miktarlarda ve zamanında teslimatını zorunlu kılar (Acar, 1992:
77). JIT felsefesine
göre ürünün değerini artırmayan tüm unsurları israf olarak
adlandırmaktadır. Graban
(2009: 25) tarafından yapılan bir araştırmada sağlık
kuruluşlarında gerçekleştirilen
faaliyetlerin yaklaşık %30-40 gereksiz yapıldığını, bunun
nedenlerinden birisinin de
stoklardan kaynaklandığını belirtmiştir (Yüksel, 2012: 29). JIT
stok yönetiminin
temel felsefesi Şekil 1.1’de verilmiştir.
-
17
Kaynak: (Magee, 1997: 30; Akt., Aytekin, 2009: 104)
Şekil 1.1. JIT Temel Felsefesi
JIT sistemini uygulamaya koyabilmek için toplam kalite yönetimi
sistemi, tam
zamanında satın alma sistemi ve kanban (çizelgeleme) kurulması
gereken alt sistemler
olarak belirtilmektedir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 218).
1.6.2. Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi
Bu sistem aslında işletme içerisindeki merkez stok deposunu
tamamen
ortadan kaldırmayı hedefleyen sistemdir. Depo görevini satıcıya
bırakır. Bu sistemin
başarı sağlayabilmesi üretici-satıcı ve hastane arasındaki
işbirliğine dayanmaktadır.
Stoksuz sistem, yalnızca bir departmandan diğerine ürün
azaltması olmayıp, tüm
hastanenin malzeme yönetimini kapsayan bir sistem yaklaşımıdır
(Wilson, et al.,
1992: 39). JIT ve stoksuz malzeme yönetim sisteminin
hastanelerde başarı ile
uygulanabilmesi için bir takım koşulların yerine getirilmesi
gerekir. Bunlar
(Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 233);
JIT Yaklaşımın
Felsefesi
Sık ve Düzenli Teslimat
Tedarikçi Seçimi
Az Sayıda Tedarikçi
Küçük Partilerle
Alım
Uzun Dönemli İlşkiler
Bilgi Baylaşımı
Artan Kalite
Firelerin Elenmesi
-
18
Dağıtım kanallarının tüm üyelerinin ittifakı (Satıcı, Dağıtıcı,
Hastane-Hasta)
gerekmektedir.
Malzeme tedarikçisinin hastaneye makul uzaklıkta olması
gerekmektedir.
Merkezi yerleşime çok uzak ve küçük kapasiteli hastaneler
stoksuz sistemden
çok tasarruf sağlayamaz.
Maliyet üstünlüğü olmasına rağmen, JIT ve stoksuz sistem
yaklaşımı
hastanenin genel pazarlama stratejisine olumlu katkı verdiği
takdirde
benimsenmelidir.
Tedarikçi firma sayısı büyük ölçüde azaltılmalıdır.
Tedarikçi kapasitesinin yeterli olması ve malzeme yönetimi
konusunda bilgi
birikimine ve alt yapıya sahip olması gerekir.
Makro düzeyde ekonomik belirsizliklerin asgari düzeyde olması ve
sağlık
sigortacılığı düzenlemelerinin bu sisteme uygun olması gerekir
(enflasyon oranında
belirsizlikler, ekonomik krizler, SUT vb.).
Satın alınan malzemelerin istenilen fiyat ve kalitede olması ile
sürekliliğin
sağlanması gerekir.
Hastane üst yönetiminin kararlılığı ve desteğine ihtiyaç
vardır.
İnsan gücü kaynaklarının hazır olması ve çalışanların bu sistemi
benimsemesi
gerekir.
Kesin uygulamaya geçmeden önce az sayıda malzeme üzerinde pilot
uygulama
yapılmalıdır.
Son olarak sistemin dinamik bir yapıya sahip olması ve hastane
otomasyon
sistemine entegrasyonu yapılmalıdır.
1.6.3. Barkod Sistemi
İngilizcede çubuk-çizgi anlamında kullanılan bar ve kod
kelimelerinin
birleşiminden ortaya çıkan barkod kelimesi makineler tarafından
okunabilen bir
dildir. Genellikle dikdörtgen biçiminde olan, birbirine paralel
çizilmiş inceli kalınlı
çizgilerden ve bu çizgilerin arasındaki boşluklardan meydana
gelen siyah çubukların
oluşturduğu sembollere barkod denilmektedir. Barkod, verilerin
çizgi ve
boşluklardan oluşan sembollerle kodlanması ve optik okuyucular
tarafından
bilgisayar ortamına aktarılmasının genel anlamıdır. Kısaca
barkod, bir seri karakteri
-
19
kodlamakta kullanılan siyah çubuklar ve beyaz boşluklar
bütünüdür (Örücü, 2013:
261; www.megep.gov.tr).
Şekil 1.2. Barkod Sistemi
Kaynak: http://www.sembolbarkod.net
Sağlık kuruluşlarında barkod kullanımı ile aşağıdaki faydalar
sağlanmış
olacaktır (Turner et al. , 2003: 1200-1201; Murphy and Kay,
2004:344-345; www.
megep.gov.tr, Tıp Bilişimi, 2011: 42);
1. Doğruluk: Doğru bilgi alınarak kullanıcı hataları ortadan
kaldırılır. Benzer
kodlara sahip ürünler arasındaki karışıklık önlenmektedir.
2. Hızlı Veri Girişi: İstenen bilgi çok daha hızlı ve doğru bir
şekilde toplanır.
Toplanan bu bilgiler bilgisayar ortamında çok hızlı
işlenerek,
değerlendirebilecek kişilere veya ortama ulaşır.
3. Maliyet: Doğruluğun artması ve bilgi işleme hızının
yükselmesi ile işçilik
maliyeti düşecek, sistem daha ekonomik olacaktır.
4. Kullanışlılık: Bu toplanan bilgiler ile sistem daha etkili
yönetilebilir. Örneğin
hangi ürün ne kadar kullanıldığı, stokta ne kadar kaldığı gibi
sorulara kolayca
cevap verebilmektedir.
http://www.megep.gov.tr/
-
20
1.6.4. Radyo Frekanslı Tanımlama (RFID)
Hastanelerde israfın azaltılması ve verimliliğin artırılması
küresel bir sorun
olup bu sorunları çözebilmek için bir takım araç, teknik, yöntem
ve teknolojilerden
yararlanılmaktadır. Günümüzde hastanelerde RFID teknolojisinin;
hasta, personel,
cihaz, malzeme, demirbaş, stok takip ve denetiminde kullanımı
çok popüler hale
gelmiştir. Hastanelerin bu bütçeleri etkili, verimli bir şekilde
yönetmeleri, maliyet
etkili sağlık hizmeti sunmaları, hasta güveliği ve hizmet
kalitesinde artış sağlamak
için RFID teknolojisinden yararlanmaları gerekmektedir
(Tengilimoglu ve Yiğit,
2016).
RFID; canlıları ya da nesneleri radyo dalgaları ile tanımlamak
için kullanılan
teknolojilere verilen genel bir isimdir. RFID, kişilerin ya da
nesnelerin kimlik
bilgilerinin tanımlayıcı etiket yapıştırılmış objeleri ile radyo
dalgaları kullanarak
otomatik tanımayı ve o bilgiyi depolamayı sağlayan bir
sistemidir (Wyld, 2006;
Fosso Wamba et al., 2008; Pala ve İnanç, 2007). Özellikle
nesnelerin takip,
analizinde, ihtiyaçları karşılayabilmede RFID (Yüksel ve Zaim,
2009)
kullanılmaktadır.
RFID ilk olarak ikinci dünya savaşında İngiliz ordusu
uçaklarında dost veya
düşman olduğunu ayırt etmek için kullanılmaya başlanılmıştır.
RFID 1948 yılında
icat edilmiş 1990'lı yıllardan sonra ise pek çok sektörde
kullanımı hızlı bir şekilde
yayılmıştır (Landt, 2005; Fosso Wamba, 2012; Tengilimoğlu ve
Yiğit, 2016). RFID
teknolojisinin hastanelerde kullanımı ile hasta bilgilerine daha
hızlı bir şekilde
ulaşılabilmekte, tedavi daha iyi sürdürülmekte ve hasta
kayıtlarının doğru tutulmasını
sağlamaktadır (Bendavid et al. , 2010). Özellikle yatan
hastaların hastaneye
girişinden itibaren bileklerine takılan bilekliklerle hastanın
taburcu aşamasına kadar
tüm süreçlerde hastanın takibi sağlanabilmektedir. Örneğin RFID
okuyucular
hastanın bilekliğine yaklaştırılarak okutturulduğunda hastanın
tüm tetkiklerine
ulaşılabilmektedir. Türkiye de bu uygulamalar henüz çok
yaygınlaşmamıştır
(Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013).
-
21
Sağlık hizmetlerinde RFID ile personel arasında etkili iletişim,
sağlık bakım
hizmetlerine hastaların katılımı, hastane iş süreçlerini daha
izleyebilme, etkili stok
yönetimi, maliyet tasarrufu, hasta güvenliğini artırma, planlama
ve denetime
faaliyetlerine destek sağlama ve etkili bilgi akışına katkı
sağlamaktadır (Yazıcı,
2014; Tzeng, Chen ve Pai, 2008). Şekil 1.3'de bir hastanenin
RFID sisteminin genel
yapısı verilmiştir. RFID uygulamasında hastalar, hekimler,
hemşireler ve diğer
hastane personeli tarafından kullanılmakta ve hasta, ilaç, tıbbi
malzeme ve demirbaş
gibi nesneleri takip edebilmektedir.
Kaynak: (Yao, Chu and Li, 2012:3510; Akt. Tengilimoglu ve Yiğit,
2016 ).
Şekil 1.3. RFID Sisteminin Genel Yapısı
RFID sistemi hastanelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Pek
çok
araştırmacı RFID uygulaması ile bilimsel araştırma yapmıştır.
Tablo 1.2'de RFID
sistemini kullanılan hastaneleri ve hangi alanda kullandıkları
ile ilgili örnekler
verilmiştir.
-
22
Tablo 1.2. RFID Hastane Uygulama Örnekleri
Hastane Ülke Kullanım Alanları
Treviglio Caravaggio İtalya Ortopedik hastaların yerini tespit
etmede
Birmingham Heartland
Hospital
İngiltere "Safe Surgery System” dijital ameliyat
listeleri ile otomatik hasta tanıma ve
elekronik pre-operative checklist ile
ilişkili dijital foto tanımlama
Amsterdam Medisch
Centrum
Hollanda a) Personel tanıma ve konum belirleme
b) Malzeme İzleme
c) Kan ürünleri izleme
Jena University Hospital Almanya RFID bazlı ilaç hazırlama ve
istek alma
Geneva University
Hospital
İsviçre RFID bazlı kemoterapi uygulaması
The Wayne Memorial ABD RFID bazlı portable cihaz ve demirbaş
takibi ve izleme
Royal Alexandria Hospital İngiltere RFID bazlı gerçek zamanlı
envanter
yönetimi
Kaynak: (Wang et al., 2009; Akt. Tengilimoğlu ve Yiğit, 2016:
68)
1.6.5. Kerekod Sistemleri
Karekod sistemi, yakın alan iletişimi kullanılarak oluşturulmuş
yeni bir
uygulamadır. Karekod teriminin eczacılık alanındaki kullanımı
ülkemizde yer
edinmiştir. Bu terim ilk kez Sağlık Bakanlığı tarafından
hazırlanan kılavuzda
“datamatrix” teriminin Türkçe karşılığı olarak verilmiştir. “QR
code” terimi de
kullanılmaktadır. İlk defa 1994 yılında uygulamaya alınan
karekod teknolojisi,
tarayıcıların kodu saniyeler içinde çözmesinden dolayı iki
boyutlu barkodların en çok
kullanılanıdır. Günümüzde karekodu uygulaması büyük bir hızla
yayılmakta yaşamın
birçok alanında kullanım imkanı bulmaktadır. (Özcan, 2013: 261).
Karekod
uygulaması sadece ilaç reçetelerindeki kullanımlarının ötesinde
kimlik ve
kartvizitlerden etkinlik biletlerine, televizyon programları ve
ürün broşürlerinden
kütüphane uygulamalarına kadar geniş bir kullanım alanı
bulunmaktadır (Acartürk,
2012). Örnek bir karekod Şekil 1.4’de verilmiştir.
-
23
Şekil 1.4. Kare-Kod Kaynak: http://www.karekodbarkod.net/
1.6.6. Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri
Günümüzde ilaçların dağıtımı ve yönetiminde kullanılan
otomatik
teknolojiler, israfı önlemekte, ilaçların miadını otomatik
kontrol edebilmekte,
hasta güvenliğini artırmakta, ilaç hatalarını düşürmekte,
stokları etkili
yönetmekte, ilaç depo alanından tasarruf sağlayarak ilaçların
etkin bir şekilde
yönetilmesine yardımcı olmaktadır (Redder, 2011: 20). Dünyada en
çok
kullanılan otomatik ilaç dağıtım ve izleme sistemleri; AcuDose
Rx, Diebold
Medselect Systems, MedServe, Omnicell, Pyxis, ve SureMed gibi
sistemlerdir
(Kimble and Chandra, 2001:29). Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme
Sistemleri
sekiz doğru kuralı (doğru hasta, doğru ilaç, doğru yol, doğru
zaman, doğru doz,
doğru form, doğru etki, doğru kayıt) destekleyerek ilaç
hatalarını engellemeyi
amaçlamıştır. Türkiye’de birçok özel hastane ve kamu
hastanesinde ilaç dağıtım
ve izleme sistemi kullanılmaktadır (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013:
241). Otomatik ilaç
dağıtım sisteminde kliniklerde bulunan ilaç depolarına örnek
Şekil 1.5’de
verilmiştir.
-
24
Şekil 1.5. Pyxis Sistemine Bir Örnek
Kaynak: http://www.carefusion.com/
Otomatik ilaç yönetim sistemlerinin faydaları şöyledir
(Tengilimoğlu ve
Yiğit, 2013; Redder, 2011: 20; Kimble ve Chandra, 2001: 28;
Yıldız, 2009;
Straight, 2008: 23-30; Borel ve Rascati, 1995: 1875-79: Taxis et
al., 1999: 25-31;
Murray, 2001; http://www.simeks.com.tr);
İlaçların stok kontrolü, dağıtımı ve izlenmesi etkin olarak
sağlanmaktadır.
Hastalar için ilaç tedavi maliyetini ve kurumlar için personel
maliyetini
azaltır.
Hekimlerin idari işleri azaltarak tedavi zamanlarını
arttırır.
JCI gibi uluslararası akreditasyon ve düzenlemelere yönelik ilaç
güvenliği
uygulamalarını destekler.
Hasta bilgilerinin girilmesiyle, önceden ölçülmüş ilaç
dozlarının, özel
paketler halinde barkodlanıp kullanıma hazır hale getirilmesini
sağlar.
Manuel ilaç kontrol prosedürlerini otomatize eder.
Çalışanlar için bir ilaç bilgi kaynağı oluşturur.
Hasta katlarına teslimatı yapmadan önce, barkod teknolojisiyle
yüklenecek
veya doldurulacak tüm ilaçları doğrular.
-
25
İlaç sayısını azaltır, potansiyel hataları önler ve hasta
güvenliğini sağlar.
İlaç gelir kontrolünü üst düzeye çıkartır, ilaç maliyetini
düşürür.
Hastaya doğru ilacı doğru zamanda, doğru yerde ve doğru
miktarda
verilmesini sağlar.
Tedavi sürecinin optimize edilmesi için daha uygun bir ortam
oluşturur.
İlaçla bağlantılı aktivitelerin toplam masraflarında azalma
görülür.
Düşük kapasiteli hastaneler için dezavantajı maliyetinin yüksek
olmasıdır.
-
26
İKİNCİ BÖLÜM
2. STOK KONTROL YÖNTEMLERİ
Stok kontrolünün temeli 1920’lere dayanmaktadır. Stok kontrolü
ile ilgili
çalışmalarda İkinci Dünya Savaşına dek çok az ilerleme
kaydedilmiş, büyük ölçüde
gelişmesi ise 1950’den sonra görülmüştür (Ertuğrul ve
Tanrıverdi, 2013: 42).
Hastanelerde stok kontrol sistemlerinin amacı, sarf malzeme ve
ilaç stok
maliyetlerini en aza indirecek stok miktarının belirlenmesine
ilişkin kararlar almak,
istenilen malzemeyi, gerek duyulduğu an hazır bulundurmak ve
bunu en ekonomik
biçimde gerçekleştirmektir (Kobu, 2006: 310-311; Chase et al.,
1998: 585; Erenoğlu,
1973:39). Stok kontrol modelleri ile toplam maliyeti en aza
indirerek her kalem
malzemenin sipariş miktarının belirlenmesi ve bu siparişlerin ne
zaman verileceğinin
belirlenmesi amaçlanmaktadır (Yükçü, 2011: 127; Gaither, 1992:
411). Sağlık
kurumlarında malzeme verimliliğinin artırılmasında stokların
etkili bir biçimde
kontrol edilmesi gerekir. Hastane merkez deposuna gelen
malzemelerin servis
depolarına hangi miktarlarda ve ne zaman gönderileceği, bir daha
ne zaman ve ne
kadar hangi malzemelerden sipariş verileceği, stok miktarının
hangi düzeyde olacağı,
stokta bulunan malzemelerin son kullanım tarihi, bozulup
bozulmadığı, çalınıp
çalınmadığı gibi stoklarla ilgili tespitler etkili bir stok
kontrolü yapılarak
gerçekleştirilebilir (Tengilimoğlu ve Yiğit, 2013: 174). Miktarı
ve çeşidi ne olursa
olsun, her işletme varlığını devam ettirebilmesi ve kaynaklarını
etkin kullanılması
için stoklarının bilimsel metotlarla kontrol etmesi hayati bir
rol oynamaktadır
(Abromowitz, 1984: 39; Chakraborty and Mandal, 2016: 2509;
Santhi and
Karthikeyan, 2016: 435).
Her işletme büyüklüğüne, üst yönetim politikalarına, üretim veya
hizmet
türüne, mali olanaklara ve daha birçok faktöre göre oluşturduğu
bir stok kontrol
sistemi uygular. Bir sağlık kuruluşu uygulayacağı stok kontrol
yöntemini seçerken,
saydığımız çeşitli faktörlerin yanı sıra makine ve araç gereç
durumu, bina ve depo
kapasitesi, bilgi akış sistemi haberleşme, kayıt ve personele
ilişkin olanaklarını da
değerlendirmek zorundadır (Tengilimoğlu, 1996: 54; Tekin, 2003:
11). Stok
kontrolünde genellikle kantitatif ve kalitatif stok kontrol
yöntemleri uygulanmaktadır
(Özgen, 1987: 214). Stok kontrol yöntemlerden bazıları aşağıda
tanımlanmıştır.
-
27
2.1. GÖZLE KONTROL YÖNTEMİ
Bu sistemde stoklar belirli zaman aralığında tecrübeli bir ambar
memuru
tarafından kontrol edilir. Belirlenen seviyenin altına düşen
stok kalemleri için anında
sipariş verilir. Bu sistemde sipariş verme düzeyi, kararı
tamamen stok sorumlusunun
tecrübesine bağlıdır. Küçük işletmelerde bir stok yönetim
memurunun kontrolüne
bırakılarak gerçekleştirilebilir ve bu sayede maliyet
azaltılarak pratik ve ucuz bir
yöntemle stokların yönetimi sağlanmış olur. Büyük kapasiteli
işletmelerde kullanımı
maliyet ve güvenlik yönünden küçük işletmeler kadar etkin
değildir Bu sistemin
başlıca sakıncaları şunlardır (Aydemir, 2015: 99; Kobu, 2006:
311-312; Çelikçapa,
1994: 127);
Gözden geçirme periyodu, sipariş düzeyi ve miktarı kişisel
yargıya dayandığı
için hata olasılığı yüksektir.
Ambar yerleştirilmesi sistematik bir düzende değilse kontrol
memurunun
sıklıkla hataya düşme olasılığı vardır.
Tedarik süresi veya tüketim hızı gibi etkenlerin değişimi kısa
zamanda fark
edilemediği takdirde gerekli önlemlerin alınması için geç
kalınabilmektedir.
2.2. SABİT SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ
Stok miktarı belirlenen seviyeden aşağı düştüğünde önceden
belirlenen sabit
bir miktar sipariş verilir. Bu yöntemde her stok kalemi için
belirlenmiş toplam stok
maliyetini minimum yapan bir sipariş miktarı, minimum stok
düzeyi, sipariş noktası
düzeyi hesaplanır. Sipariş süresi her bir periyotta farklılık
gösterir. (Kobu, 2006:
313).
2.3. ÇİFT KUTU YÖNTEMİ
Aynı kalem stoklar iki bölmeli bir kutuda toplanır (Malhotra,
2015:49). İlk
kutu boşaldığı zaman boşalan malzeme için sipariş verilir.
Sipariş verilen malzeme
tedarik edilinceye kadar geçen sürede ikinci bölümde malzeme
ihtiyacı karşılamaya
yetecek miktardadır. Bu yöntemde gözle kontrol yöntemi gibidir.
Hacmi küçük,
birim değeri düşük ve sayıca çok olan stok kalemleri için
kullanılan bir yöntemdir.
(Kobu, 2006: 312; Küçük, 2012: 133).
-
28
İki kısma ayrılan stok malzemelerden birinci kutudaki malzeme
bittiği anda,
iki kutudaki toplam malzeme miktarı kadar malzeme siparişi
verilir, sipariş verilen
malzemeler işletmeye ulaşıncaya kadar ikinci kutudaki malzemeler
kullanılır
(Aydemir, 2015: 99).
2.4. SABİT SİPARİŞ PERİYODU YÖNTEMİ
Bu yöntemde her stok kaleminin miktarı önceden belirlenen bir
süre sonunda
tespit edilir. Bu miktarı belirli bir stok düzeyine tamamlayacak
sipariş verilir. Sabit
sipariş periyodunun hesaplanmasında dikkat ve duyarlılık
gerekmektedir. Sipariş
periyodunun kısa veya uzun tutulması halinde toplam stok
maliyeti artabilmektedir
Bu sistem daha çok aşağıdaki durumlarda tercih edilmektedir
(Kobu, 2006: 312;
Tekin, 2003: 12);
Tedarik ve üretim devreleri arasında uygunluk olması
gerekliyse
Tedarik süreleri uzun, birim fiyatlar yüksek ise belli bir
satıcıya sipariş
edilecek farklı kalemlere ait taleplerin birleştirilmesi
mümkünse ve taşıma
masraflarında tasarruf imkanı bulunuyorsa ve fiyat indirimi
sağlanıyorsa
Stok kalemlerindeki bakiyelerin sürekli kontrol edilmesi zor ve
maliyetli
oluyorsa sabit sipariş periyodu yöntemi kullanılması işletmeye
üstünlük
sağlar.
2.5. EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI YÖNTEMİ
Ekonomik sipariş miktarı modeli tüm stok kontrol modellerinin en
temel ve
yalın halidir. Bu model, sabit sipariş maliyeti ve elde
bulundurma maliyetleri
arasındaki dengeye dayanır. Modelde, sipariş edilen miktar, her
bir çevrim süresinin
başlangıcında teslim alınarak çevrim süresi boyunca meydana
gelen talebin hepsi bu
stoktan karşılanır. Ekonomik sipariş miktarı modelinde aşağıdaki
varsayımlar
yapılmaktadır (Sulak, 2008: 29);
Tedarik süresi sabit veya sıfırdır ve sipariş miktarından
bağımsızdır.
Talep sabit ve süreklidir.
Satın alma fiyatı (birim değişken maliyet) sabittir.
-
29
Stok bulundurma maliyeti stok miktarının doğrusal bir
fonksiyonudur.
Sipariş maliyeti her sipariş için sabit ve sipariş miktarından
bağımsızdır.
Stoksuzluğa izin verilmemektedir.
Ekonomik sipariş miktarı modelinde amaç işletme için gerekli
stokların
maliyetlerini minimum noktada tutmaktır. Bu modelde ortalama bir
stok seviyesi
belirlendikten sonra işletme içinde kullanılmaya başlayan
stoklar belirlenen ortalama
stok seviyesine düştüğünde işletme tarafından belirlenen malzeme
için sipariş verilir.
Sipariş verilen malzemeler işletmeye ulaşıncaya kadar gecen
sürede eldeki
malzemeler işletme için yetecek miktardadır (Sulak, 2008: 29).
ESM modelinde
mallar direkt işletme tarafından üretilmekte olduğundan birim
satın alma maliyetinin
yerini birim üretim maliyeti almaktadır. Bu modelde mamul
tedarik süresinin yerini
üretime hazırlık süresi ve sipariş maliyetlerinin yerini ise
üretime hazırlık maliyetleri
almıştır (Karaöz, 2003: 86).
2.6. MAKSİMUM MİNİMUM YÖNTEMİ
Bu sistemde stok miktarını kontrol eden ve stokların belirlenen
seviyeye
düştüğünde sipariş veren kişiler bulunur. Siparişlerin depoya
ulaşma süresi, tedarik
edilme süresini, hangi seviyede stok sipariş edileceğini
belirler. Belirlenen seviyeye
düşen stoklar önceden belirlenmiş olan miktar kadar sipariş
edilir. Küçük miktarlarda
mal alımları maliyet yükü oluşturacağı için bu yükü engellemeyi
amaçlayıp
ekonomik olmayan miktarda mal alımını kısıtlar (Küçük, 2011: 64;
Keskin, 2011:
274). İlaçlar piyasadaki sıradan ürünlerden farklıdır. Klinik
etkileri vardır.
Hastanedeki ilaçların çeşitli talep özelliklerine sahip olması
bu yönteme göre
yönetmek çok uygun olmamaktadır (Kritchanchai ve Meesamut, 2015:
19).
-
30
2.7. XYZ (KRİTİK DEĞER) ANALİZ YÖNTEMİ
X-Y-Z sınıflandırması, belirli bir tarihe ait mevcut
malzemelerin stok maliyet
değerine dayanır. Bu sınıflandırmanın yılda en az bir kez
yapılması gerekir
(Malhotra, 2015: 50). Bu analiz yöntemine XYZ (Kritik Değer)
analizi adı
verilmektedir. Bu analize göre (Aydemir, 2015: 99);
X: Stok değeri yüksek, depo içerisindeki varyasyon katsayısı
düşük
malzemeler
Y: Stok değeri ve varyasyon derecesi orta düzeyli malzemeler
Z: Stok değeri düşük olup varyasyon derecesi yüksek olan
malzemeler
Bu sistemde X “düzenli”, Y “salınımlı”, Z ise “düzensiz”
kullanılan ya da
ihtiyaç duyulmakta olan malzemeleri ifade etmektedir. X
sınıfındaki malzemeler
eksikliğine izin verilemeyecek kadar hayati önem taşıyan
malzemelerdir, Y sınıfı
malzemeler belirli bir oranda stokta bulundurulurken belirli
oranda stoksuzluğuna
izin verilebilen malzemelerdir. Z sınıfı malzemeler
stoksuzluğuna izin verilen daha
az önem taşıyan ve kontrolü X ve Y sınıfına göre daha az önem
arz eden
malzemelerdir. XYZ analizi de VED analizi gibi ABC analiziyle
bütünleşmiştir
(Tablo 2.1). Bu sistem sayesinde dokuz farklı stok tutma
politikası geliştirilmiştir
(Aydemir, 2015: 99).
Tablo 2.1. ABC-XYZ Bütünleşik Analizi
ABC-XYZ X Y Z
A AX AY AZ
B BX BY BZ
C CX CY CZ
Tablo 2.1’de AX grubundaki parçalar miktar olarak az bulunurken
envanter
değeri yüksek olan, düzenli tedarik gerektiren ve stoksuzluğuna
izin verilmeyecek
düzeyde önemli parçalar olarak sınıflandırılmaktadır. CZ
grubunda ki malzemeler ise
envanter değeri düşük düzenli tedarik ve takip gerektirmeyen,
stoksuzluğu hayati bir
soruna neden olmayacak derece olan gruptur. Eczaneler tüm klinik
birimlerde yatan
hastaların ilaçlarını karşılamaktadırlar (Shiyanbola et al.,
2016:36). Eczanelerin
ilaçları etkili bir şekilde yönetebilmeleri için bu gibi stok
kontrol tekniklerinden
yararlanmaları gerekir.
-
31
2.8. ABC (ALWAYS BETTER CONTROL) YÖNTEMİ
ABC yöntemi “Always Better Control” ifadesinin (Gupta ve Kant,
2000)
kısaltılmış hali olup literatürde çoğunlukla uzun ismi yerine
kısaltılmış hali olan
ABC olarak kullanılmaktadır. Yönteminin temel ilkesi binlerce
çeşit ve ebatta
değişik malzeme stokunu parasal tutarına göre sınıflandırmak ve
kontrol altına
almaktır (Anand et al. , 2013:113; Sikdar, 1996: 66-67).
Bu yöntemde malzemelerin yıllık stok parasal değeri yüzdesi ve
stok miktarı
içerisindeki yüzdesine göre sınıflandırılmaktadır. Önemli bir
stok kontrol ölçme
sistemi olarak görülen bu sistemde stok faaliyetlerinin aşırı
veya eksik yapılması gibi
sorunları ortadan kaldırmaktadır. Stok değeri yüksek
malzemelerin miktarını düşük
tutup stok değeri düşük olan malzemelerin miktarını yüksek
tutarak stok kontrol
faaliyetinin etkinliğini arttırmaktadır (Demirdöğen ve Küçük,
2011: 160).
Şekil 2.1’de görüleceği üzere malzemenin parasal değer yüzdesi
A-B-C grubu
malzemelerinde sırasıyla (%) 70, 20 ve 10’nu oluştururken,
malzemenin miktar
yüzdesi sırasıyla (%) 10, 20 ve 70’i oluşturmaktadır (Reddy,
2008: 129, Tatar, 1985:
54; Kobu, 2006: 313; Küçük, 2012: 133; Manhas et al. , 2012:
183; Vaz et al. , 2008:
121; Gupta et al., 2007: 326; Khurana et al., 2013: 9; Devnani
et al., 2010: 202).
Malzeme Parasal Yüzdesi
Malzeme Miktarı Yüzdesi
Şekil 2.1. ABC Yöntemi
-
32
ABC grupları arasındaki sınır, işletmenin durumuna ve
özelliklerine göre
değişebilmektedir. Ayrıca bazı işletmelerin A-B ve C gruplarını
da kendi aralarında
hızlı ve yavaş hareket eden şeklinde alt gruplara ayırdığı
görülebilmektedir. Manhas’e
(2012:183) göre ABC grubuna giren malzemeler aşağıdaki gibi
sınıflandırılabilmektedir.
A: Maliyeti oldukça yüksek malzemeler
B: Maliyeti ort