1 MINIT MESYUARAT AUDIT KUALITI DALAMAN MS ISO 9001:2015 BILANGAN 1 TAHUN 2017 JABATAN PERDANA MENTERI TARIKH : 13 JUN 2017 (SELASA) MASA : 9. 00 PAGI HINGGA 10.30 PAGI TEMPAT : BILIK GERAKAN, ARAS 3, BLOK B8 PENGERUSI : YBRS. PUAN NORMI BINTI NORDIN, TKSU (P) KEPUTUSAN/ TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL BIL ISU/ PERKARA TINDAKAN PERLU DIAMBIL T/JAWAB/ TINDAKAN 1) PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 1.2 YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat atas kehadiran. YBrs. Puan Pengerusi memaklumkan bahawa pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2015 bilangan 1 tahun 2017 di Jabatan Perdana Menteri (JPM) telah berlangsung selama tiga (3) hari iaitu pada 23 Mei 2017 hingga 25 Mei 2017. Skop pengauditan yang telah ditetapkan kali Makluman Makluman
31
Embed
TARIKH - spk.jpm.gov.myspk.jpm.gov.my/spkjpm/wp-content/MS ISO/Laporan Audit Kualiti Dalaman/2017/Minit... · secara menyeluruh. Audit Kualiti Dalaman yang telah diadakan ini ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
MINIT MESYUARAT AUDIT KUALITI DALAMAN MS ISO 9001:2015 BILANGAN 1
TAHUN 2017 JABATAN PERDANA MENTERI
TARIKH : 13 JUN 2017 (SELASA)
MASA : 9. 00 PAGI HINGGA 10.30 PAGI
TEMPAT : BILIK GERAKAN, ARAS 3, BLOK B8
PENGERUSI : YBRS. PUAN NORMI BINTI NORDIN, TKSU (P)
KEPUTUSAN/ TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1) PERUTUSAN PENGERUSI
1.1 1.2
YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat atas kehadiran. YBrs. Puan Pengerusi memaklumkan bahawa pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2015 bilangan 1 tahun 2017 di Jabatan Perdana Menteri (JPM) telah berlangsung selama tiga (3) hari iaitu pada 23 Mei 2017 hingga 25 Mei 2017. Skop pengauditan yang telah ditetapkan kali
Makluman
Makluman
2
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1.3 1.4 1.5
ini adalah berdasarkan kepada Prosedur Kualiti yang telah dimuatkan di dalam Dokumen Kualiti JPM melibatkan 26 proses kerja Utama bahagian Dalam pengauditan kali ini, empat (4) pasukan terdiri daripada wakil juru audit daripada setiap bahagian dan unit telah dibentuk bagi menjalankan pengauditan. Semua bahagian hendaklah memberikan komitmen penuh dan mengambil peluang yang ada untuk membuat persediaan di peringkat bahagian masing-masing kerana pihak SIRIM akan menjalankan audit MS ISO 9001:2015 pada 19-20 September 2016 kelak. YBrs. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih diucapkan atas komitmen Pasukan Juru Audit Kualiti Dalaman dan semua pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2015 kali ini.
Makluman
Semua Bahagian
3
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1.6 1.7 1.8
JPM telah mengambil langkah proaktif bagi melaksanakan peralihan kepada MS ISO 9001:2015 sejak ia dilancarkan pada 15 September 2015 yang lalu dan merupakan antara Kementerian terawal yang mendapat pensijilan ini. JPM juga telah melaksanakan beberapa penambahbaikan terhadap perkara di dalam Dokumen Kualiti JPM bagi memastikan sistem pengurusan di JPM selari dengan kehendak MS ISO 9001:2015 tersebut terutamanya penambahan elemen berkaitan pengurusan risiko di dalam setiap proses kerja utama setiap bahagian. Pada 21 Oktober 2016, JPM telah diberikan pensijilan MS ISO 9001:2015 oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd. bagi tempoh 10 Jun 2015 sehingga 9 Jun 2018 menggantikan sistem pengurusan kualiti yang diguna pakai sebelum ini iaitu MS ISO 9001:2008.
Makluman
Makluman
4
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1.9 1.10 1.11
JPM juga telah menerima beberapa lawatan benchmarking daripada agensi kerajaan lain contohnya seperti Jabatan Akauntan Negeri Selangor dan IKBTN bagi melihat pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di JPM. YBrs. Pengerusi juga berharap agar setiap bahagian melihat semula proses kerja utama yang dimasukkan di dalam Sistem ISO bagi memastikan tugas dan fungsi utama atau core business dapat dilaksanakan dengan baik. Hal ini amat penting kerana kita bukan hanya memenuhi tuntutan pensijilan semata-mata tetapi turut memastikan proses kerja yang kritikal dan memberikan impak kepada JPM dapat dilaksanakan dengan berkesan. Semua bahagian hendaklah memberikan komitmen penuh dalam mengekalkan serta meningkatkan tahap pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ini bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan sama ada dalaman atau luaran berada di tahap terbaik selaras dengan aspirasi YAB Perdana
Makluman
5
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1.12 1.13
Menteri yang turut menekankan tahun 2017 ini sebagai tahun perkhidmatan atau year of delivery. JPM sentiasa berusaha meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan organisasi kepada pelanggan dalaman mahupun luaran. Selaras dengan usaha tersebut, Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan MS ISO 9001:2015 merupakan sebuah instrumen yang terbaik untuk digunakan bagi menggalakkan penambahbaikan berterusan secara menyeluruh. Audit Kualiti Dalaman yang telah diadakan ini merupakan salah satu komponen di dalam Sistem Pengurusan Kualiti bukanlah medium yang hanya berfokus untuk mengesan kesalahan dan ketidakpatuhan kepada prosedur yang telah digariskan di dalam Dokumen Kualiti tetapi turut menitikberatkan aspek penambahbaikan kepada sistem di dalam organisasi.
6
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
1.14 YBrs. Pengerusi berharap agar warga organisasi sentiasa komited dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di JPM ini supaya dapat memberikan kesan kepada peningkatan produktiviti organisasi secara berterusan dan mencapai ekspektasi stakeholders sepertimana yang diharapkan.
2) PEMBENTANGAN PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN MS ISO 9001:2015 BILANGAN
1 TAHUN 2017 OLEH KETUA PASUKAN AUDIT KUALITI DALAMAN JPM
2.1 2.2
Laporan penemuan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2017 Bilangan 1 Tahun 2017 telah dibentangkan oleh Puan Azmiza Binti Khalid, Ketua Pasukan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 JPM Mesyuarat mengambil maklum:
a) Klausa 9.2 Dokumen Kualiti JPM
menetapkan Audit Kualiti Dalaman perlu
dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1)
Makluman
Makluman
7
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
kali setahun.
b) akan keterangan bahawa tujuan pelaksanaan
Audit Kualiti Dalaman pada kali ini adalah
untuk:
i. Memastikan semua Bahagian/Unit
melaksanakan proses kerja
sebagaimana yang ditetapkan oleh
Prosedur Kualiti Jabatan.
ii. Memastikan semua Piawaian ISO
9001:2015 serta undang-undang dan
peraturan yang berkaitan dipatuhi.
c) Audit Kualiti Dalaman dilaksanakan
berdasarkan skop di bawah Klausa 4.3
Dokumen Kualiti JPM. (Proses Kerja Utama
di JPM). Semakan yang dibuat meliputi
tempoh sepanjang bulan Julai 2016
sehingga April 2017.
Makluman
Makluman
8
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
d) akan keterangan bahawa kaedah
pengauditan yang telah dilaksanakan adalah
melalui semakan sampel rekod dan dokumen
berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti di
bahagian/unit yang terlibat iaitu Bahagian
Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia
(BIPSM), Bahagian Kewangan, Bahagian
Pembangunan, Bahagian Khidmat
Pengurusan (BKP), Bahagian Akaun,
Bahagian Audit Dalam, Unit Komunikasi
Korporat, Unit Integriti dan Pejabat Penasihat
Undang-Undang.
e) Akan keterangan bahawa pengauditan yang
telah dijalankan mendapati terdapat 12
pemerhatian audit dibangkitkan melibatkan
lima (5) Laporan Ketakakuran dan 7
Observation For Improvement (OFI) yang
telah dikeluarkan oleh Pasukan Audit Dalam
seperti di Lampiran I.
Makluman
Makluman
9
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
f) Mesyuarat bersetuju bahawa:
i. menggugurkan proses untuk
mengadakan Mesyuarat Panel
Penilaian Program Transformasi
Minda (PTM) kerana ia tidak
disyaratkan dalam Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 13/2012.
ii. perbincangan bersama pihak ICT
boleh dilaksanakan oleh Bahagian
Akaun bagi melihat kesesuaian untuk
mewujudkan group e-mail untuk
menghantar salinan surat peringatan
kepada Ketua Jabatan PTJ yang
terlibat bagi mengatasi masalah
laporan lewat dikemukakan bagi
Penyata Penyesuaian Vot Mengurus.
Seksyen Pembangunan
Sumber Manusia, BIPSM
Bahagian Akaun/Seksyen Pengurusan ICT
10
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
iii. Satu mekanisme perlu diwujudkan
bagi mengelakkan isu kelewatan
penyata penyesuaian dikemukakan
oleh PTJ.
iv. Prestasi PTJ dalam mengemukakan
laporan penyata penyesuaian Vot
Mengurus dihantar kepada semua PTJ
bagi mewujudkan daya saing antara
PTJ.
v. Countdown tempoh masa yang
ditetapkan bagi pelaporan penyata
penyesuaian Vot Mengurus yang perlu
dikemukakan oleh PTJ kepada JPM
boleh dilaksanakan melalui e-mel
sebagai peringatan awal bagi
mengatasi kelewatan memberikan
laporan.
Bahagian Akaun
Bahagian Akaun
Bahagian Akaun
11
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
g) akan pandangan daripada Ketua Pasukan
Audit Dalam bahawa pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di
PAJPM adalah baik. Bagaimanapun,
pemantauan yang berterusan oleh
pengurusan JPM hendaklah dipertingkatkan
terhadap pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti bagi memastikan Dasar Kualiti
Jabatan dapat dilaksanakan dengan
berkesan dan Objektif Kualiti Jabatan dapat
dicapai sebagaimana yang ditetapkan.
Makluman
12
BIL
ISU/ PERKARA
TINDAKAN PERLU
DIAMBIL
T/JAWAB/
TINDAKAN
4) PENUTUP
4.1
YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih
kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 10.30 pagi.
Makluman
Disediakan oleh:
Seksyen Kualiti dan Penyelarasan
Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia
13
Senarai Kehadiran Mesyuarat Penutup Audit Dalaman MS ISO 9001:2015 JPM Tarikh :13 Jun 2017 (Selasa) Masa : 9.00 pagi hingga 10.30 pagi Tempat: Bilik Gerakan Aras 3, Blok B8, Kompleks JPM
1. YBrs. Puan Normi binti Nordin -Pengerusi- (Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan)
2. YBhg. Datuk Haji Akbar bin Samon
(Setiausaha Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia)
3. Puan Shobah binti Jamil (Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan)
4. Puan Norliza binti Adenan
(Ketua Unit Integriti)
5. Encik Yuswan bin Yunus (Timbalan Setiausaha Bahagian Inovasi & Pengurusan Sumber Manusia)
6. Puan Rosni binti Razali
(Timbalan Setiausaha Bahagian I, Bahagian Audit Dalam)
7. Encik Jazmanie bin Shafawi (Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan)
8. Puan Norhadzirah binti Mohd Nor (Ketua Seksyen Pembangunan Organisasi dan Pengurusan Perjawatan, BIPSM)