TTULO III:DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS ARTICULO 123.
SOPORTES.Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean
aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos
econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o
externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en
estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin.Los
soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en
los libros auxiliares o de detalle.ARTICULO 124. COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD.Las partidas asentadas en los libros de resumen y en
aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben
estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados
previamente.Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en
los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.Los
comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente,
con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los
hubieren elaborado y autorizado.En ellos se debe indicar la fecha,
origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas
afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las
transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos
numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar
respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el
concepto a que correspondan.Los comprobantes de contabilidad pueden
elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales.Los
comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en
aquel en que se registren en orden cronolgico todas las
operaciones.ARTICULO 125. LIBROS.Los estados financieros deben ser
elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes.Los libros deben conformarse y
diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina,
debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas
deben ser codificadas por clase de libros.Atendiendo las normas
legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones,
se deben llevar los libros necesarios para:1. Asentar en orden
cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resmenes globales no superiores a un mes.2. Establecer mensualmente
el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos debit y crdito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.3. Determinar la propiedad del ente, el
movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen
sobre ellos.4. Permitir el completo entendimiento de los
anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los
auxiliares necesarios para:a) Conocer las transacciones
individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en
forma global;b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas
de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se
hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;c) Conocer los cdigos o series cifradas que
identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados
para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas
y otras;d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por
unidades o por grupos homogneos;e) Conciliar los estados
financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.5. Dejar constancia de las decisiones
adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y
control del ente econmico.6. Cumplir las exigencias de otras normas
legales.PARGRAFO.Las empresas comerciales que se encuentren en las
condiciones previstas en el numeral 3 del artculo 2o de la Ley 590
de 2000, modificado por el artculo 2o de la Ley 905 de 2004 o la
norma que lo sustituya, as como las entidades de naturaleza no
comercial que estn obligadas u opten por llevar contabilidad en los
trminos del artculo 1o del presente decreto y que se ajusten a las
condiciones previstas en este artculo, deben llevar los libros
necesarios para:1. Establecer mensualmente el resumen de todas las
operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, y sus
saldos.2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los
aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.3.
Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos
colegiados de direccin, administracin y control del ente
econmico.4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se
registren en los libros de resumen en forma global.5. Conocer los
cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con
indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o
cancelaciones que se hagan de unas y otras.6. Los libros auxiliares
necesarios para entender los principales.7. Cumplir las exigencias
de otras normas legales.Los libros con los cuales se d cumplimiento
a los numerales 1, 2 y 3 de este pargrafo, debern llenar los
requisitos de registro y autenticacin previstos para cada tipo de
entidad u organizacin, ante la autoridad competente. En tratndose
de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los
numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no ser
obligatorio el libro sealado en el numeral 2 de este
pargrafo.PARGRAFO 2.Derogado por el Decreto 4708 de
15-12-2008ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS.Cuando la Ley as lo
exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse
registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades
o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.En el
caso de los libros de los establecimientos, estos se deben
registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde
funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e
identificndolos con la ensea del establecimiento.Sin perjuicio de
lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no
requieren ser registrados.Solamente se pueden registrar libros en
blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:1. Al
anterior le falten pocos folios por utilizar, o2. Que un libro deba
ser sustituido por causas ajenas al ente econmico.Una u otra
circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un
certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su
defecto de un contador publico. Si la falta del libro se debe a
prdida, extravo o destruccin, se debe presentar copia autntica del
denuncio correspondiente.Las formas continuas, las hojas removibles
de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser
autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de
ellas.Las autoridades o entidades competentes puede proceder a
destruir los libros presentados para su registro que no hubieren
sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin.ARTICULO
127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS.Los libros deben
exhibirse en el domicilio principal del ente econmico.ARTICULO 128.
FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS.Se aceptan como procedimientos de
reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales,
aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma
mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o
similares.El ente econmico debe conservar los medios necesarios
para consultar y reproducir los asientos contables.En los libros se
deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad
que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de resumen como
en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada
mes, determinando su saldo. En los libros esta prohibido:1. Alterar
en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos
se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos.
En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o
electrnicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que
no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los
totales de control incluyan la integridad de las partidas que se
han contabilizado.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o
correcciones en los asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte
los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros.PARAGRAFO.Sin perjuicio de los dems requisitos
legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor
probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos
prohibidos por este artculo.ARTICULO 129. INVENTARIO DE
MERCANCIAS.El control de las mercancas para la venta se debe llevar
en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos
homogneos, por lo menos los siguientes datos:1. Clase y denominacin
de los artculos.2. Fecha de la operacin que se registre.3. Numero
del comprobante que respalda la operacin asentada.4. Numero de
unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas
o trasladadas.5. Existencia en valores y unidad de medida.6. Costo
unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o
trasladado.7. Registro de unidades y valores por faltantes o
sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con
las unidades registradas en las tarjetas de control.En todos los
casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se
dificulta el registro por unidades, se har por grupos homogneos.Al
terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas
para la venta, el cual contendr una relacin detallada de las
existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la
cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado,
este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y
cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.Dicho
inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste
mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal
efecto.PARAGRAFO.Cuando el costo de ventas se determine por el
juego de inventarios no se requiere incluir en el control
pertinente, los datos sealados en los numerales 5, 6 y 7 de este
artculo.ARTICULO 130. LIBRO DE ACCIONISTAS Y SIMILARES.Los entes
econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el
registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente
deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con
indicacin de los datos que sean necesarios para identificar
adecuadamente cada movimiento.Al finalizar cada ao calendario, se
deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los
movimientos de que trata el inciso anterior.ARTICULO 131. LIBROS DE
ACTAS.Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los
entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos
sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal
caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una
numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos.Cuando
inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la Ley o
el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario
pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero
cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los
rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano
o por las personas que este hubiere designado para el
efecto.ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES.Los simples errores de
transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la
pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor
tcnico que permita evidenciar su correccin.La anulacin de folios se
debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la
anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin
de su nombre completo.ARTICULO 133. EXHIBICION DE LIBROS.Salvo lo
dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe
practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio
principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la
persona que este hubiere designado expresamente para el
efecto.Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven
para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe
efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace
relacin con las operaciones del establecimiento.Si el ente econmico
no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, se
tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se
proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesin,
salvo que aparezca probada y justificada su prdida, extravi o
destruccin involuntaria.Si al momento de practicarse la inspeccin
los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente
econmico, este puede demostrar la causa que justifique tal
circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada
para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la
oportunidad que el funcionario seale.En la solicitud de exhibicin
parcial debe indicarse:1. Lo que se pretende probar.2. La fecha
aproximada de la operacin.3. Los libros en que, conforme a la
tcnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.En todo
caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes
y soportes del asiento que se examine.La exhibicin y examen general
de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artculo
64 del Codigo de Comercio tambin proceder en el caso de la
liquidacin de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyuges
tengan la calidad de comerciante.ARTICULO 134. CONSERVACION Y
DESTRUCCION DE LOS LIBROS.Los entes econmicos deben conservar
debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de
registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes
de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos
que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse
transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de
cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final
de liquidacin.Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta
de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60
del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de Comercio,
por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de
las copias de los libros y papeles destruidos.ARTICULO 135. PERDIDA
Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS.El ente econmico debe denunciar ante
las Autoridades competentes la prdida, extravi o destruccin de sus
libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de
exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos
se hallaban registrados, si fuere el caso.Los registros en los
libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes
a su prdida, extravi o destruccin, tomando como base los
comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los
estados financieros certificados, informes de terceros y los dems
documentos que se consideren pertinentes.Cuando no se obtengan los
documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente
econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia
de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.Se
pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a
travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En
ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo
de la reposicin.
LIBROS DE CONTABILIDAD.
Todo comerciante conformar su contabilidad, sus libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general,
de acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrn
autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten
la guarda de su archivo y correspondencia. Se aceptan como
procedimientos de reconocido valor tcnico contable aquellos que
sirven para registrar las operaciones por medios mecanizadoso
electrnicos, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio
similar. Los libros de comercio y la contabilidad debern llevarse
en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas
de contabilidad, en idioma oficial, al igual que los comprobantes.
Integrarn la contabilidad todos los comprobantes que respalden las
partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia
directamente relacionada con los negocios. Entre los asientos de
los libros y los comprobantes de las cuentas existir la debida
correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia probatoria a
favor del comerciante obligado a llevarlos.
Clases.Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los
libros de comercio, se entender como tales los que determine la ley
como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento
de aquellos. Los siguientes libros se consideran como
obligatorios:
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.Al iniciar sus actividades
comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante
elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de
manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben
registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con
las normas legales.Las partes de dicho libro son:* Cantidad: aqu se
registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se
utiliza para mercancas y para propiedades, planta y
equipo).*Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las
cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la
marca y la referencia de los artculos. Si en una cuenta es
necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar
en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo
que ampla la informacin. ste es el caso de mercancas, que tienen
grupos y subgrupos de artculos para detallar.* Valor unitario: aqu
se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo
relacionado en la columna cantidad.* Valor parcial: normalmente se
utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas;
en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la
cantidad por el valor unitario.* Valor total: en esta columna se
escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez
registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo,
grupo de pasivo.
Registro.
Despus de elaborar el inventario general inicial y el
comprobante de apertura, se traslada esta informacin al libro de
inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar
correctamente cada una de las siguientes columnas:
* Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos
inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para
propiedades, planta y equipo).* Cuentas y detalle: aqu se registra
el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario,
o el nombre, la marca y la referencia de losartculos. Si en una
cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede
relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero
del anexo que ampla la informacin; ste es el caso de mercancas que
tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar.* Valor
unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de
cada artculo relacionado en la columna cantidad.* Valor parcial:
normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a
las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado
de multiplicar la cantidad por el valor unitario.* Valor total: en
esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada
cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo:
grupo de activo, grupo de pasivo.
EL LIBRO DIARIOEn l que se registran en orden cronolgico cada
uno de los comprobantes de diario elaborado por la empresa durante
un mes. Este libro puede ser de 12 o ms columnas, segn el nmero de
cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento
mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los
registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al
libro mayor en la columna de movimiento mensual. Las partes de
dicho libro son las siguientes:* Fecha: aqu se escribe el ao, mes y
da del comprobante que se est registrando.* Detalle o descripcin:
en esta columna se escribe el nombre y nmero del comprobante.*
Columnas con debe yhaber: cada columna doble corresponde al nombre
de una cuenta; las dos ltimas se utilizan para cuentas varias: la
primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para
registrar los movimientos dbitos y crditos.
Registro.El proceso es el siguiente:* Se abre el diario
columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que
corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta
informacin al libro mayor y balances.* Se registra en orden
cronolgico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes
a un mes.* Se totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta,
sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan
a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances.*
Al finalizar el periodo contable, se registran, - en igual forma
que el comprobante de apertura - el comprobante de ajustes y el
comprobante de cierre. Esta informacin se traslada al libro mayor y
balances.
LIBRO MAYOR Y BALANCES
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para
registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica.
La informacin se toma del libro diario columnario y se detalla
analticamente en los libros auxiliares.Registro. Una vez asentado
el movimiento mensual en el libro diario columnario, se procede a
pasar la informacin al mayor, teniendo en cuenta las siguientes
columnas:
* Cuentas: aqu se anota el nombre de las cuentas, una por cada
rengln.* Cdigo: se escribe elnmero que le corresponde a cada
cuenta, segn el catlogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan
nico de Cuentas para comerciantes.* Saldo anterior: se utiliza para
registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta correspondiente al
periodo anterior.* Movimiento del mes: en esta columna se registra
el movimiento dbito y crdito mensual de cada cuenta. La informacin
se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario.*
Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas,
tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento,
as: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se
restan.
LIBROS AUXILIARES.De acuerdo con su tamao y con el catlogo de
cuentas que maneje cada empresa determina el nmero de auxiliares
que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias
personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con
hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les
asigna un folio.
Registro.La informacin presentada en las columnas parciales del
comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros
auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes
partes del libro auxiliar (o tomando la informacin directamente de
los soportes codificados para el registro contable):* Fecha:
cronolgicamente se registra el ao, mes y da del comprobante de
diario correspondiente.* Detalle: se describe la transaccin,
indicando el soporte que larespalda.* Nmero del comprobante de
diario: se registran en orden consecutivo.* Dbitos y crditos: se
registra el valor del movimiento dbito o crdito de cada sub cuenta,
tomado de la columna parciales del comprobante diario de
contabilidad.* Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus
del movimiento dbito o crdito de acuerdo con las siguientes
reglas:* En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo
dbito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en
el debe y disminuye con los valores registrados en el haber.* En
las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo
crdito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y
disminuye con los valores registrados en el debe.
Tipos.Los siguientes son algunos libros auxiliares:
* Cuenta control: las empresas que realizan operaciones
mercantiles con numerosas personas naturales y jurdicas necesitan
detallar y ampliar la informacin de una cuenta en varias
subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el
manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una
cuenta control, en la que se registran los valores totales del
movimiento dbito o crdito del comprobante diario de contabilidad.*
Subcuentas: cada vez que en los libros diarios y mayor se registre
un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros
auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y
auxiliares. Lainformacin se toma de las columnas parciales del
comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las
subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta
control.*Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan
auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran
detalladamente la informacin solicitada por la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.*
Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos
proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de
vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las
cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto
pago y evitar sanciones por mora.
PROHIBICIONES.En los libros de comercio se prohben las
siguientes situaciones:* Alterar en los asientos, el orden o la
fecha de las operaciones a que stos se refieren.* Dejar espacios
que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de
contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se
consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre
y cuando al terminar los listados sus totales de control permitan
establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble.*
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos;
cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha
en que se advirtiere.* Borrar o tachar los asientos todo oen
parte.* Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar
los libros.
CORRECCIN DE ERRORES:Los simples errores de trascripcin se deben
salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por
cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita
evidenciar su correccin.La anulacin de folios se debe efectuar
sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin,
suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su
nombre completo
En este orden tenemos: Si el error es detectado en el perodo al
cual corresponden los estados financieros, se hacen las
revelaciones en sus notas.Por el contrario, es decir se detectan
los errores en otro periodo contable, se reabren los libros del
respectivo ao, se hacen las correcciones y se procede a convocar al
mximo rgano social para la aprobacin de los estados financieros
corregidos.Por ltimo, para corregir el error ante la
Superintendencia de Sociedades, q ue como seala le fueron remitidos
los estados financieros, debe enviarlos con indicacin de las causas
que motivaron el nuevo envo, pues parte la Entidad del presupuesto
que dichos estados revelan las cifras que han sido tomadas
fielmente de los libros.En los anteriores trminos se responde la
inquietud planteada, anotndole que los alcances del concepto son
los sealados por el artculo 25 del Cdigo Contencioso
Administrativo.
HECHOS IRREGULARES
Cdigo de comercio, Art. 57. En los libros de comercio
seprohbe:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que estos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en
el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento
en la fecha en que se advirtiere.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros
Decreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de llevar los libros.()En
los libros esta prohibido:I . Alterar en los asientos el orden o la
fecha de las operaciones a que estos se refieren.2. Dejar espacios
que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos
o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad
producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran
espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar,
siempre que al terminar los listados los totales de control
incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.3.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros.Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los
libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en
los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este
artculo.
Todos loscomerciantesestn Obligados a llevarcontabilidaden
debida forma, segn los principios de contabilidad generalmente
aceptados. Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley
contempla una serie de sanciones, y la sancin se puede dar por no
llevar Contabilidad o por hacerlo de forma incorrecta, sin la
observancia de las normas y principios que le son aplicables.Forma
de llevar loslibros de contabilidadCdigo de comercio, Art. 50. La
contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el
sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que
suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios
del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el
gobierno.Decreto 2649 de 1993, Art. 128.Forma de llevar los libros.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable,
adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar
las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales
se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras,
computadores o similares.El ente econmico debe conservar los medios
necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.En
los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de
contabilidad que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de
resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a
fin de cada mes, determinando su saldo.()Estatuto tributario, Art.
773.Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos
fiscales, la contabilidad de los comerciantes deber sujetarse al
ttulo IV del libro I, del Cdigo de Comercio:1. Mostrar fielmente el
movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones
correspondientes podrn expresarse globalmente, siempre que se
especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que
respalden los valores anotados.2. Cumplir los requisitos sealados
por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que
emplear libros incompatibles con las caractersticas del negocio,
haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar,
en uno o ms libros, la situacin econmica y financiera de la
empresa.Hechos irregulares y sancionables en la contabilidad.Cdigo
de comercio, Art. 57.En los libros de comercio se prohbe:1. Alterar
en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos
se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los
mismos.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento
en la fecha en que se advirtiere.4. Borrar o tachar en todo o en
parte los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las
mismas o mutilar los librosDecreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de
llevar los libros.()En los libros esta prohibido:I . Alterar en los
asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se
refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos.
En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o
electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que
no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los
totales de control incluyan la integridad de las partidas que se
han contabilizado.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o
correcciones en los asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte
los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros.Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos
legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor
probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos
prohibidos por este artculo.Estatuto tributario, Art. 654.Hechos
irregulares en la contabilidad. Habr lugar a aplicar sancin por
libros de contabilidad, en los siguientes casos:a) No llevar libros
de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos;b) No tener
registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere
obligacin de registrarlos ;c) No exhibir los libros de
contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo;d) Llevar doble
contabilidad;e) No llevar los libros de contabilidad en forma que
permitan verificar o determinar los factores necesarios para
establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones,
yf) Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en
los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se
solicita su exhibicin, existan ms de cuatro (4) meses de
atraso.Sanciones por irregularidades en la contabilidadCdigo de
comercio Art. 58.La violacin a lo dispuesto en el artculo anterior
(Art., 57) har incurrir al responsable en una multa hasta de cinco
mil pesos que impondr la cmara de comercio o la Superintendencia
Bancaria o de Sociedades, segn el caso, de oficio o a peticin de
cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales
correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas
irregularidades carecern, adems, de todo valor legal como prueba en
favor del comerciante que los lleve.Cuando no pueda determinarse
con certeza el verdadero responsable de estas situaciones, sern
solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de
los libros, el contador y elrevisor fiscal, si este incurriere
enculpa.Estatuto tributario, Art. 655.Sancin por irregularidades en
la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos,
deducciones,impuestos descontables, exenciones, descuentos
tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la
contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con
las normas vigentes, la sancin por libros de contabilidad ser del
medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio lquido
y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin sin exceder
20.000 UVT.Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo,
se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar
traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar,
quien tendr un trmino de un (1) mes para responder.Pargrafo. No se
podr imponer ms de una sancin pecuniaria por libros de contabilidad
en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto de un mismo
ao gravable.Los libros y registros que integran la contabilidad
completa, para efectos del inciso b) del tercer prrafo del artculo
65 de la Ley del Impuesto a laRenta, son los
siguientes:IMPORTANTE:Asimismo, los siguientes libros y registros
integrarn la contabilidad completa siempre que el deudor tributario
se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley
del Impuesto a la Renta: Libro de Retenciones incisos e) y f) del
artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos
Fijos. .Registro de Costos .Registro de Inventario Permanente en
Unidades Fsicas. Registro de Inventario Permanente ValorizadoDe
otro lado, se debe tomar en cuenta que independientementede
encontrarse obligados a tener contabilidad completa, se deben
llevar los libros citados si as lo dispone la Ley del Impuesto a la
Renta.Loslibros y registros vinculados a asuntos
tributariosobligatorios, tomando en cuentael tipo de renta que
perciben, son los siguientes:1.-RESPECTO A TODAS LAS RENTAS
(EXCEPTO RGIMEN GENERAL DE TERCERA CATEGORA):Leyenda:
(a)Ser obligatorio siempre que en el ejercicio gravable anterior
o en el curso del ejercicio, hubieran percibido rentas brutas de
segunda categora que excedanveinte (20) unidades impositivas
tributariasde conformidad con lo dispuesto en el artculo 65 de la
Ley del Impuesto a la Renta(b)De acuerdo con lo establecido en el
artculo 124 de la Ley del Impuesto a la Renta(c)Se debe sealar que
de acuerdo con lo dispuesto en el ltimo prrafo del artculo 65 de la
Ley del Impuesto a la Renta seexcepta de la obligacin de llevar el
Libro de Ingresos y Gastosa los perceptores de rentas de cuarta
categora cuyas rentas provengan exclusivamente de lacontraprestacin
por servicios prestados bajo el rgimen especial de contratacin
administrativa de servicios - CAS, a que se refiere el Decreto
Legislativo N 1057 y modificatoria
2.-RESPECTO A LOS CONTRIBUYENTES DELRGIMEN GENERALEn lo que
respecta al Rgimen General, el artculo 65 de la Ley del Impuesto a
la Renta, as como la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT
y modificatorias, disponen tramos en funcin a losingresos brutos
anuales,a efectos de determinar la obligacin del llevado de los
libros y registros, los cuales se detallan a continuacin:
Adicionalmente se debe considerar que de acuerdo con lo
dispuesto por el artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a
la Renta que a fin de determinar la obligatoriedad en el llevado de
los libros se considerarn los ingresos obtenidos en el ejercicio
gravable anterior y la UIT correspondiente al ejercicio en curso.
Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categora que inicien
actividades generadoras de estas rentas en el trancurso del
ejercicio considerarn los ingresos que presuman que obtendrn en el
mismo.De otro lado es preciso indicar que la relacin de libros
indicada resulta vigente a partir del24 de julio del 2013,fecha en
que entr en vigencia laResolucin de Superintendencia N
226-2013/SUNAT, mediante la cual se modifica la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT que establece las normas
referidas a libros y registros vinculados a asuntos
tributarios.IMPORTANTE:Sin perjuicio de lo indicado, se debe
considerar lo establecido en el artculo 12.5 de laResolucin de
Superintendencia N 226-2013/SUNAT,vigente a partir del 24 de julio
del 2013,la cual dispone que los perceptores de renta de tercera
categora del Rgimen General, de acuerdo a las normas de la Ley del
Impuesto a la Renta, se encuentrn obligados a llevarlos
siguienteslibros oregistros:Libros y Registros obligatorios de
acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley
del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de
Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1892:02-obligatoriedad-de-llevar-libros-y-registros-contables-&catid=262:informacion-general-&Itemid=475