TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GAZİOSMAN PAŞA İYİLEŞTİRME TAKIMI
Jan 22, 2016
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
GAZİOSMAN PAŞA
İYİLEŞTİRME TAKIMI
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
• Takım Lideri : Temel ERGİN
• Takım Rehberi : Erol ÇAKMAK
• Takım Raportörü: Hülya DÖKME
• Takım Üyeleri : Hasan Nail KESER
Mehmet ÇAĞLAR
Kenan KARABULUT
Makbule KAYA
Elvan YETKİN
Ayla GÜNEY
Merve NALBANT
Azize GÜNAYDIN
Hacı ARSLAN
Süleyman BALI
İsmail KARATAŞ
Soner AYDIN
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
PROBLEM HAVUZU
Sıra No PROBLEMLER
1Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar .
2 Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar
3Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği
4 Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar
5 Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması
6Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması.
7Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle
memurların ikinci bir işle ilgilendirilmesi
8Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunları
9Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği
10 Sosyal tesislerin olmayışı
11 Güvenlik Problemi
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
3-PROBLEM HAVUZU PUANLAMASıra
NoPROBLEM T.E.
H.DE.Ç
HNK.M.Ç.
K.K
M.K
E.Y
A.G.
S.B. İ.K.
S.A. M.N. A.G. H.A TOPLAM
1
Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar .
7 10 2 5 2 5 2 1 1 5 1 2 1 9 1 54
2Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar
5 4 8 7 6 6 6 4 9 7 7 3 5 3 4 84
3
Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği
3 5 5 2 3 3 8 7 6 9 3 6 6 2 7 75
4Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar
4 3 10 5 5 7 7 3 8 8 5 10 8 5 6 89
5
Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması
8 7 7 4 7 4 5 5 4 3 8 9 7 8 5 91
6
Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması.
10 9 9 9 10 8 10 10 10 10 9 7 9 10 9 139
7
Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle memurların ikinci bir işle görevlendirilmesi.
9 8 1 8 1 9 1 2 2 4 10 1 10 4 10 80
8
Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunlar
6 2 3 3 3 1 3 8 7 2 2 4 2 6 2 54
9
Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği
1 6 6 6 8 8 9 6 3 6 6 8 10 1 3 87
10 Sosyal tesislerin olmayışı 2 1 4 1 4 2 4 9 5 1 4 5 4 7 8 61
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
• 31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen İyileştirme Takımımızın ilk toplantısında Takımın adı, lideri ve raportörü belirlendi.
• Beyin fırtınası yöntemi ile ‘’problem havuzu ‘’oluşturuldu.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
“Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’
problemi için balık kılçığı yöntemi
kullanılarak neden analizi yapıldı.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
NEDEN ANALİZİ
“Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinde Birim Arşivleri ile ilgili sorunlar ‘’
1.İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi
2. Arşivin Fiziki yapısı
3. Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği
4.Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk
Ortak Alt
Neden
Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
Problemin Nedenleri Çözümleri
1
Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk
Hükmünü yitirmiş evrakların (terkini yapılmış ipoteklere ait sözleşmeler,vb.) Dosya içerisinden terkine müteakip çıkarılması evrak yoğunluğunun azalmasını sağlar.Hizmet binalarında arşiv için ayrılan yetersiz alanlar, düzeni sağlayıcı ve rahatlatıcı düzeneklerin (evrak dolabı , kütük dolabı vs.) daha sistematik olarak belirlenerek ortama uygun arşivlerin oluşturulması. Arşiv konusunda yetişmiş personel sayısının artırılması.
2Arşivin Fiziki yapısı
3Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği
ORTAK ALT NEDEN
Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
Problemin Nedenleri Çözümleri
4
İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi
Arşivin ve bunu oluşturan öğelerin tamamıyla elektronik ortama aktarılarak evrak temini konusunda bilgisayar destekli yapıların oluşturulması gerekliliğinden kaynaklı olarak ;örneğin kurulacak olan elektronik dolap sistemleri ile ilgili mahalle-köy adı,ada-parsel ya da sayfa numarası bilgisayar ortamında sorgulandığında ilgili evrak dosyasının hangi dolapta,kaçıncı sırada,kaçıncı blokta ya da katta bulunduğu bilgisi yansıtılmalı,aynı evrak farklı personel tarafından kullanılıyor ise ve yerinde değil ise yine bu ortamda personel ister bilgisayar ortamında ister elektronik dolaplardaki dijital ekranlarda bilgilendirilmeli.Evrakın yanlış dolaplarda yanlış sıralara konulmasını engellemek amacıyla dosya üzerlerindeki BARKOD(sayfa numarası)sisteminin okutularak her dolap için anahtar sistemi oluşturularak dosya ve dolap arasında bağlantı sağlanarak evrakın doğru yere konulması konusunda yanlışlıkların sıfıra indirilmesi.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İyileştirme Takımı ile birlikte yapılan puanlama neticesinde Problem Havuzunda 6. sırada bulunan “Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’ hakkındaki madde Takım Üyelerinden 139 puan almıştır.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMA PROGRAMI
SıraNo
Yapılacak İş Sorumlu Süreç
1Problem konusunda üst yönetim ile irtibata geçilmesi
GAZİOSMAN PAŞA İyileştirme Takımı Lideri
Üst yönetim ile görüşme
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Seçilen problemle ilgili olarak;
Üst yönetim ile görüşülerek problemin çözümü konusunda destek talep edilecek.
TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
TEŞEKKÜR EDERİZ…