Taller Final de Gestiòn Documental

TALLER No. 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

NINI JHOANA GARCIA CHAUX

ELIANA CARDONA SIERRA

YULIETT ANDREA VEGA AVILA

Tutora

Luz Marina Arias Gonzlez

Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y

Archivstica

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

ARMENIA - QUINDO

2015

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INTRODUCCIN

La Gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de los documentos de todo tipo en una organizacin,

permitiendo as la recuperacin de informacin desde ellos, determinando el tiempo que los documentos deben permanecer, eliminando los que ya no son

necesarios y asegurando la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando siempre los principios de racionalizacin y economa.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la

necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Sin duda alguna es una

actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del actual estudiante de CIDBA, de all la importancia de generar toda la atencin al ejercicio planteado

en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboracin ha permitido una relacin directa con su definicin, el marco normativo y las actividades por

realizar en el ejercicio prctico.

El propsito de este trabajo es conocer la forma de clasificacin de los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos

inherentes de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo vital adems los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases o etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto en esta unidad.

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OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las

etapas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.

Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los

procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en ella.

Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se

desarrollan en cada fase.

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases.

Identificar los procesos de Sistema de Gestin Documental en visita

realizada a una entidad.

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Contenido 1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ............................................... 5

1.1. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. .............................. 9

1.2. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. ............ 9

1.3. Qu se refleja con la Clasificacin?................................................................... 10

1.4. Qu implica la clasificacin? ............................................................................. 10

1.5. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno

de ellos? .............................................................................................................................. 10

1.6. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin

en la Clasificacin? ............................................................................................................ 11

1.7. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin ................................. 12

2. Unidad Documental: .................................................................................................. 12

2.1. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de 2 ejemplos:

12

3. Defina tipos documentales y de 3 ejemplos: .......................................................... 13

4. El ciclo vital de los documentos y sus fases o etapas ........................................... 13

4.1. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012. Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague

paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e

ilstrelos con fotografas. .................................................................................................. 14

4.2. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). ............. 34

4.3. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases

o etapas............................................................................................................................... 35

4.4. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su

produccin. ......................................................................................................................... 37

5. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos

03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. ..................................................................................... 41

6. CONCLUSIN ................................................................................................................ 42

7. BIBLIOGRAFA:.............................................................................................................. 43

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1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Las empresas y organizaciones reciben y producen documentos continuamente

como resultado de sus funciones, estos naturalmente se renen dependiendo de su procedencia y su funcin, para poder organizarlos de una manera

adecuada se agrupan de la siguiente manera:

- Fondo documental: Es la totalidad de la documentacin generada y recibida,

ya sea de entidad o una persona natural o jurdica, como producto del desarrollo de sus actividades a travs del tiempo, en los fondos documentales

puede existir documentacin de diferentes tipos pero se encuentran reunidos en un mismo archivo.

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-Seccin documental: Es la subdivisin del fondo documental, esta se determina dependiendo del organigrama de la entidad ya que cada seccin es

dependiente de las dependencias que tenga la organizacin ejemplo: direccin

general, gerencia, secretaria general etc.

-Subseccin documental: Es la sub divisin de la seccin documental, en esta cada una de las dependencias estn divididas en las oficinas productoras

de la documentacin, pueden tener el nombre de oficina o seccin.

-Serie documental: Es el conjunto de documentos producidos por una misma actividad o fin en la entidad, la cual es de manera repetida y prolongada en el

tiempo, las series se encuentran agrupados en las secciones y subsecciones

de los archivos.

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-Subserie documental: Es la divisin donde se encuentran ubicadas las

unidades documentales, producidas en las actividades administrativas parecidas o semejantes.

-Unidad documental: Son la agrupacin de los documentos o expedientes que tienen en comn un mismo tema o asunto, estas pueden ser simples o

complejas, las simples pueden contar con un solo tipo documental y las

complejas por varios.

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1.1. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

-Clasificacin: La clasificacin es el primer paso en el proceso de organizacin de los archivos, consiste en dividir el fondo documental en la

estructura jerarquita de la entidad u organizacin dependiendo de su estructura

organizacional y las dependencias que existan.

-Ordenacin: La ordenacin se encuentra incluida en el proceso de la organizacin, con esta se busca determinar un sistema con el cual se pueda

definir la forma en la cual se encontrara la informacin almacenada, sea

numricamente, con el alfabeto, cronolgico o mixto como el alfanumrico; se establece este proceso con el fin de tener informacin unificada, que se

almacene bajo los mismos parmetros y su localizacin sea sencilla.

-Descripcin: Es el proceso en el cual se analiza las unidades documentales por medio de tcnicas archivsticas, estas permiten lograr una representacin

exacta de tanto la informacin contenida en estas como de sus caractersticas

externas como estado de conservacin, lugar en el cual se encuentra etc.

1.2. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La ordenacin pretende dotar sistemas de organizacin dentro de los archivos que permitan crear una uniformidad a la hora de almacenar, describir,

recuperar y consultar, estos sistemas brindan una manera eficaz de organizacin y facilitan los procesos archivsticos.

La organizacin es el conjunto de tcnicas y procedimientos encaminados en proporcionar orden al archivo, basado en los principales principios como el de

orden original, la diferencia entre las dos es que la primera busca dotar a los archivos de un lenguaje como s los sistemas (numrico, alfabtico), y la

organizacin son las practicas utilizadas para alcanzar el orden, inclusive la

ordenacin es uno de los pasos utilizados en la organizacin de los archivos.

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1.3. Qu se refleja con la Clasificacin?

En la clasificacin documental se establecen las agrupaciones documentales, estas son las que guiaran la organizacin del archivo, ya que

estas brindan las bases necesarias con las cuales establecer una correcta

disposicin en los archivos, logrando aplicar la estructura organizacional de las entidades, se establecern las series y sub series teniendo en cuanta las

dependencias establecidas y la produccin documental que estas generan diariamente, la clasificacin es un paso de gran importancia en la

organizacin, ya que esta es la que pone los cimientos con los cuales se proceder a ordenar y describir la informacin teniendo en cuenta que se

haya realizado una adecuada clasificacin y establecimiento de las agrupaciones documentales teniendo presente las necesidades de la entidad

buscando un buen desarrollo de sus funciones.

Principalmente lo que se refleja con la clasificacin es la adecuada aplicacin de la estructura de la entidad en los archivos, con lo cual se prestara un

excelente servicio en el futuro ya que desde un principio se estructuro el

archivo de manera apropiada.

1.4. Qu implica la clasificacin?

La clasificacin implica identificar la procedencia de los documentos, es decir la produccin o recepcin de los mismos, con base al desarrollo de las

funciones y estructura organizacional de la entidad, por lo cual cuenta con

tres elementos los cuales son procedencia, estructura y funciones.

La clasificacin tambin implica la puesta en accin de actividades con las

cuales se pueda lograr encontrar las pautas necesarias e informacin recopilada de la entidad en cuestin, buscando describir las funciones de las

entidades en detalle, lo que permitir determinar las agrupaciones

documentales fundamentadas en las funciones establecidas en la entidad, con el fin de agrupar los documentos de tal manera que reflejen su estructura

en el archivo.

1.5. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste

cada uno de ellos?

Los principios en los cuales debe basarse la clasificacin son el de

procedencia y de orden original.

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Principio de procedencia: Segn este los documentos deben estar almacenados en el fondo documental al que pertenecen, por lo cual no

permite que sean mezclados dentro del archivo, ya que es necesario

mantener la organizacin dada por las series y sub series documentales respetando la organizacin de la entidad lo cual brinda orden y estructura a

los archivos.

Principio de orden original: Este principio dicta que la organizacin dentro

de las unidades documentales o expedientes, se deben ubicar los

documentos de manera consecutiva de acuerdo a como se presentaron los trmites realizados que dieron origen a su creacin, por lo cual es importante

respetar las fechas de produccin de los documentos teniendo en cuenta que la ms antigua quedara en el inicio de la carpeta y la ms actual al final.

1.6. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?

La clasificacin se debe guiar por la estructura de las entidades, y en estas estn establecidas en cada una de las dependencias, estas a su vez estn

unidas a sub dependencias, oficinas y dems, cada una de estas han sido

creada para encargarse de realizar diferentes funciones, y en desarrollo de estas funciones que se producen y reciben constantemente documentacin,

y el destino final de esta es los diferentes archivos establecidos en la entidad con la ayuda de los encargados de la gestin de la informacin, es en este

punto donde los funcionarios del archivo deben realizar un estudio minucioso sobre la organizacin y manejo de las entidades, ya que dependiendo del

anlisis realizado en esta se lograra una exitosa organizacin en los

archivos, se debe tener en cuenta de la futura creacin y evolucin que pueda tener la entidad, con lo cual el archivo debe estar preparado para los

cambios que se puedan presentar, es claro que las entidades son determinantes en la clasificacin de los archivos, porque son ellas las que a

raz de sus funciones y dependencias, dan las pautas necesarias con las cuales se debe realizar este procedimiento dentro de la organizacin de los

archivos.

Organigrama de una entidad

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1.7. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin

Identificacin de los productores:

En primera instancia se realiza la Identificacin de las agrupaciones

documentales: Fondo, Seccin, Subseccin, desde la informacin sujeta a los actos

administrativos de creacin y restauracin del ente productor y de los organigramas.

Estructura orgnica:

Este paso tiene la finalidad de identificar las subsecciones y secciones

documentales, concernidas con la documentacin originada en cada una de las

dependencias de mayor rango y por los colectivos de trabajo en que estos se subdividen

Series documentales y asuntos:

En el ltimo paso del proceso se busca identificar las series documentales

con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el

cumplimento de los objetivos propuestos.

2. Unidad Documental:

Es la unin de documentos en funcin de formar una accin administrativa que

posteriormente realice la tarea con la finalidad de su creacin.

2.1. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de 2

ejemplos:

La unidad documental simple: son series conformadas por unidades

documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son

suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre si los

mismos rasgos estructurales, pero ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente (est conformada por una sola tipologa).

Ejemplo: la unidad documental de Actas de reunin de la EIB, posee un orden

consecutivo y/o cronolgico de las actas hechas durante un periodo determinado. Conformada por una sola tipologa llamada Actas de reunin, en

las que estn registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o

realizar las labores administrativas.

Ejemplo: La unidad documental de Resoluciones en las cuales establecen o autorizan algo, su ordenacin puede ser numrica y/o cronolgica dependiendo

de la solicitud de la entidad, conformando una sola tipologa documental

llamada resoluciones.

Unidad documental Compleja: (la que posee variedad de tipologas documentales diferentes entre s que van relacionadas a un trmite en comn),

es decir, segn los documentos que lo conformen y este se conoce como expediente.

Ejemplo: La unidad documental de la historia acadmica de Juan Murillo Roa, conformada por la fotocopia de la cedula de ciudadana, formulario de

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inscripcin universitario, fotocopia de un recibo de servicios pblicos, acta de grado, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del ICFES,

registro de las notas, entre otros; documentos que se relacionan con Juan en

funcin de iniciar un programa acadmico superior.

Ejemplo: La unidad documental de los contratos, los cuales estn conformados por las fotocopias de la hoja de vida, la cedula, las certificaciones

laborales, personales, de estudio, eps, pensin, exmenes mdicos, actas de grado y si es contratista el Rit, el Rut, declaracin de bienes y renta y la pliza

entre otros.

3. Defina tipos documentales y de 3 ejemplos:

DEFINICIN DE TIPO DOCUMENTAL:

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia

concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido

informativo y soporte son homogneos, se origina en una actividad administrativa, con

diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para

clasificarla, describirla y asignarla categora diplomtica.

Ejemplos:

Acta: Documento redactado con unas caractersticas internas y externas

determinadas que lo validan, para consignar la realizacin de un acto o la constancia

de un hecho.

Circular: Es una comunicacin interna de carcter informativo, dispositivo o

instructivo, dirigida a varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de

la entidad, as como las normas generales y asuntos de inters comn.

Memorando: Es una comunicacin oficial personalizada de carcter interno que se

emplea para transmitir informacin, dar orientaciones y pautas a las dependencias del

instituto, con aspectos informativos, de control, de coordinacin o de trmite

relacionados con la gestin de la entidad.

Autos: Providencias expedidas en cualquier trmite o actuacin administrativa,

mediante las cuales se da impulso al proceso y se lo lleva al estado de ser decidido o

en las que se deciden cuestiones importantes de fondo. Los primeros se denominan

autos de sustanciacin y los segundos autos de interlocutorios.

Nota interna: Es una comunicacin de carcter interno, cuyo fin es transmitir

informacin urgente o remitir documentacin de pronto trmite.

4. El ciclo vital de los documentos y sus fases o etapas

Ciclo vital de los documentos: Son las etapas de los documentos desde su

elaboracin o recepcin en la entidad, su posterior preservacin temporal y

finalmente su eliminacin o posible integracin a un archivo permanente dentro de las oficinas. Estando directamente relacionado con la permanencia del

documento en la entidad.

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Las tres etapas del ciclo vital de los documentos:

Primera edad, la documentacin inicia el proceso en la dependencia de

archivo de gestin, en donde presenta una fase activa y realiza una transferencia primaria.

Segunda edad, ya en la dependencia de archivo central, en este punto del

proceso la documentacin se encuentra en una fase semiactiva y

consecutivamente realiza una transferencia secundaria.

Tercera edad, finalmente en la dependencia de archivo histrico en donde la documentacin entra en una fase inactiva.

4.1. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012. Los Procesos de

la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,

Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos

procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son

las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con

fotografas.

Entidad pblica encargada de la promocin, el ejercicio y defensa de los

derechos humanos en el Pas.

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DEFENSORIA

DEL PUEBLO

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la

gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos

tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la

recuperacin y la disposicin final de los documentos.

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Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se

determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se

desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital

del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. Planeacin y Produccin. 5. Organizacin.

2. Recepcin. 6. Consulta.

3. Distribucin. 7. Conservacin.

4. Trmite. 8. Disposicin final de documentos.

PROCESOS BASICOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO:

Procesos de entrada: Produccin, recepcin, radicacin y trmite.

Procesos tcnicos: Organizacin, conservacin, custodia y almacenamiento.

Procesos de salida: Acceso, consulta, prstamo y transferencia documental.

PLANEACIN Y PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN: se refiere a la documentacin que cada oficina o dependencia de la

Entidad elabora en cumplimiento de sus funciones y procesos; como se realiza el

documento eligiendo el medio de realizacin, el registro y el soporte en lo que requiera

(papel, magntico, electrnico u otro): A esta documentacin se denomina

documentos internos y externos se refiere a la correspondencia que recibe de

terceros.

ACTIVIDADES

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada

entidad o dependencia.

Identificacin de las dependencias productoras.

Definicin de series, subseries y topologas documentales.

Creacin y diseo de documentos.

Control de produccin de nuevos documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir

procesadores de texto).

Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-

ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinacin de uso y finalidad de los documentos.

Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la

entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografa.

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Formatos relacionados:

Tabla de retencin documental.

Cuadro de clasificacin documental.

Inventario documental.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN

Es la encargada de recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar

todos los documentos que se generan en La Defensora del Pueblo o que llegan a ella

y ponerla en manos de los interesados.

GENERALIDADES

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su

radicacin y registro, con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios

tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro

medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada

entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

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En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional,

correo electrnico, pgina web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

PROCEDIMIENTOS

CORRESPONDENCIA

Radicacin de entrada: De acuerdo a los requisitos del cliente y sus procedimientos

internos en cuestin de documentos que son de competencia para la entidad o tiene lo

requerido para comenzar trmite en la entidad, estos procedimientos se deben de

conocer y dar conocimiento a los colaboradores involucrados. El procedimiento de la

Defensora del Pueblo esta concedido bajo los criterios del Archivo General de la

Nacin, teniendo en cuenta los tiempos de ley para su contestacin.

Instructivo de radicacin para trabajar con el sistema de Gestin Documental Orfeo, el

cual tiene como objetivo aplicar la numeracin consecutiva tanto para las

comunicaciones internas como externas, anteponindole un distintivo, segn sea el

caso I (interna) y E (externa). Se dejara constancia de la fecha y hora del recibido.

Instructivo de radicacin e Indexacin con Orfeo Scan.

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Verificacin y confrontacin o chequeo de la documentacin que se recibe.

Aplicacin de la constancia de que se recibe (firma y reloj radicador).

Se debe dejar constancia del recibido con los siguientes campos: distintivo de

la empresa (nombre o logo), numero consecutivo de radicacin, hora y fecha.

Registro: Con este procedimiento se ingresa en el sistema de correspondencia todas

las comunicaciones que ingresan y salen.


Registrar en la planilla de recepcin de documentos, cuyos campos son: fecha

de recibo, procedencia, hora de recibido, rea y destinatario.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Este procedimiento describe el curso o ruta que siguen los documentos

desde su produccin y/o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin.

ACTIVIDADES

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la

entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con

mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este

proceso se distinguen actividades como:

Distribucin de documentos externos.

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificacin de las comunicaciones.

Organizacin de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignacin de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

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Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos. Consiste en distribuir las

comunicaciones recibidas y radicadas entre las dependencias a travs del servicio

interno de mensajera y dentro de las bolsas de reparto de cada dependencia.

Generalmente el correo interno se realiza con los mismos recorridos de recoleccin de

documentos mediante un intercambio de bolsas que permite poner los nuevos

documentos producidos en Gestin de Documentos para su recepcin. Cuando el

volumen documental es superior a la capacidad de la bolsa de correo se notificar el

hecho ante gestor de la dependencia para que l se encargue de programar un nuevo

viaje de mensajera exclusivo para recepcin del paquete.

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Si escapa a la capacidad del mensajero, el asistente de la dependencia solicitar

apoyo a la Seccin de Mantenimiento para su traslado a Gestin de Documentos. Las

rondas de correo interno pueden presentar retrasos por factores climticos, reuniones

internas de trabajo o incapacidad del mensajero titular. Cuando una dependencia no

recepcin su bolsa de correo interno por ausencia de la encargada o encargado en el

momento en que pasa el mensajero ser anunciado mediante aviso en la puerta de la

oficina, si no lo hace por olvido o falta de tiempo ser avisada o avisado el interesado

mediante llamada telefnica. Si la bolsa no es recogida por la dependencia interesada

antes de la siguiente ronda los documentos llevarn al respaldo el sello segundo

despacho para generar control sobre las entregas.


Planilla de entrega de comunicaciones recibidas.

Informe de comunicaciones pendiente por respuesta.

TRAMITE:

Describe el curso o ruta que siguen los documentos desde su produccin y/o

recepcin hasta el cumplimiento de su funcin.

ACTIVIDADES

Entrega y recoleccin de documentos.

Registro del trmite.

Monitoreo y seguimiento de los trmites.

Se da prelacin en el trmite para aquellos documentos que responden a las acciones

legales y/o jurdicas, teniendo en cuenta los tiempos mximos establecidos para el

trmite oportuno.

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Informe de comunicaciones pendiente por respuesta.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL:

Este proceso describe las acciones encaminadas a los procesos archivsticos que

permiten la organizacin tcnica y fsica de la documentacin:

Procedimiento:

Fase 1:

Clasificacin: Aplicacin de Tabla de retencin documental.

Seleccin / eliminacin.

Ordenamiento.

Control calidad.

Inventario documental. / Descripcin.

Sistematizacin: Base de Datos.

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Fase 2:

Organizacin fsica:

Limpieza.

Expurgo.

Foliacin.

Apertura de carpetas.

Marcacin.

Rotulacin de carpetas y cajas.

Fase 3:

Asignacin signatura topogrfica.

Ubicacin en los contenedores documentales.

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Formato nico de inventario documental.

Transferencia documental:

Deben realizarse teniendo en cuenta los perodos establecidos en la Tabla de

Retencin Documental y segn los parmetros establecidos en el acuerdo 039 de

2002 del AGN para la utilizacin del Formato nico de Inventario. La administracin de

las comunicaciones en los archivos de gestin y las transferencias primarias ser

realizada conforme a lo establecido en el acuerdo 042 de 200 del Archivo General de

la Nacin.

Recomendaciones:

Verificar fechas establecidas para el proceso de transferencia documental.

Diligenciar el formato de nico de inventario Documental.

Los expedientes deben ser entregados debidamente organizados.

Este proceso describe las acciones encaminadas al proceso archivstico que permiten

la remisin de los documentos del Archivo de Gestin o Intermedio y de este al

Histrico.

ACTIVIDADES:

El Archivo Central llevar el registro y el control de las trasferencias

documentales realizadas y ejecutadas.

Verificacin de la documentacin a transferir con las tablas de retencin

documental.

Se remite al archivo central segn cronograma asignado.

Efectua las actividades de seleccin natural: separacin de documentos

bibliogrficos, publicaciones, folletos, borradores, propaganda, tarjetas,

invitaciones.

Las dependencias deben organizar los documentos en orden cronolgico

teniendo en cuenta la fecha de la ms antigua a la ms reciente.

Elaboracin del formato nico inventario documental.

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CONSULTA DE DOCUMENTOS:

Describe la forma de cmo se debe atender las solicitudes de acceso y consulta con

una oportuna respuesta para evitar el vencimiento de trminos, basados en los

instructivos dados por la Defensora del Pueblo, garantizando el acceso a la

documentacin.

ACTIVIDADES:

Recepcin del formato de solicitud de documentos: El auxiliar recibe por medio

de correo electrnico de la entidad el formato de solicitud de documentos,

debidamente diligenciado por la dependencia que est realizando la consulta.

Verificacin fsica del documento: Los funcionarios encargados ubican los

documentos fsicos y/o proceden a digitalizarlos o solicitar su digitalizacin.

Respuesta a la solicitud: Se da respuesta al correo electrnico por el cual el

funcionario realiz la solicitud. En caso de presentarse faltantes de

documentacin, el correo debe ir con el respectivo aval del coordinador.

Envi de informes: El auxiliar enva semanalmente al Coordinador de Archivo

una planilla de control de consultas.

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Base se consulta de datos.

Formato de solicitud de documentos.

Planilla control de consultas.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:

Este procedimiento describe la forma, la utilizacin de los medios, soportes y

elementos ms adecuados y el cmo disponer de las instalaciones, con las

condiciones especficas para esta actividad y asegurar la conservacin de la

documentacin generada, tramitada y recibida por las distintas dependencias de la

Defensora, con las medidas preventivas y correctivas.

ACTIVIDADES:

Adecuacin fsica.

Conservacin en soportes de la documentacin impresa y electrnica.

Dotacin y elementos.

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Plano de las instalaciones, formato base de control condiciones ambientales.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:

Este procedimiento describe la disposicin final que tiene los documentos, en

cualquier etapa de su ciclo vital.

ACTIVIDADES:

Conservacin permanente: se da cuando un documento es de carcter histrico

para la Defensora, y para su consulta se debe analizar el uso de tcnicas de

reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que

la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

Transferencias secundaras.

Organizacin de documentacin para el servicio a los

Usuarios.

Conservacin y preservacin de los documentos.

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Eliminacin: se puede dar desde los archivos de gestin como una opcin vlida para

series y subseries de las que se conserva una copia en las unidades administrativas

que los producen y el original es enviado a otras dependencias, que conservarn el

total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente.

Aplicacin de TRD o TVD.

Aval de la decisin de eliminacin del Comit de Archivo.

Levantamiento de acta de eliminacin.

Definicin del proceso de eliminacin.

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Seleccin: Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa validas sera conveniente

conservar algunos expedientes en su soporte original a fin que los futuros

investigadores puedan analizar caracteres diplomticos.

Aplicacin de TRD o TVD.

Eleccin de documentos.

Digitalizacin de documentos:

La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o

cualquier tipo de radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental con la

imagen del documento fsico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda

visualizar en pantalla el documento virtualmente. El aplicativo de digitalizacin se

encuentra nicamente en los equipos que tienen instalados un Scanner y por medio de

ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado.

Determinacin y metodologa.

Uso de la tcnica.

Control de calidad del proceso.

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Tabla de retencin Documental.

Tabla de valoracin Documental.

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ACTIVIDADES GENERALES ARCHIVISTICAS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Produccion documental

Coordinador de Archivo

Tablas de retencin documental

TRD

Recepcin radicacin y distribucin documental

Gestionador documental

Base de Datos Libro de control radicador

Organizacin Documental

Archivista y auxiliares de archivo

Formatos de control produccin

diaria.

Conservacin

Gestionador Documental

Sofware

Aplicativo Base de datos

Inventario

Custodia y

almacenamiento

Gestionador Documental

Base de datos

Reportes Inventarios

Acceso

Consultas

Coordinador Archivo y

Gestionador documental de

servicios

Base de datos

Reportes

Ficha de control Solicitudes

Prstamos

Devolucin

Gestionador documental de

servicios

Bases de datos

Reportes Fichas de prestamos y salidas de

doocumentos

Servicio de respuesta con vencimiento

Coordinador Archivo Gestionador Documental de servicios.

Base de datos

Reportes Comunicaciones

Transferencias

Documentales

Coordinador de Archivo

Asistente analista tcnico

Inventario

Bases datos Reporte

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4.2. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,

Archivo Central e Histrico).

FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos

iniciados.

En esta fase se tienen en cuenta los siguientes procesos del Programa de Gestin

Documental:

Produccin.

Recepcin.

Distribucin.

Trmite.

Organizacin.

Consulta.

Conservacin, y Disposicin final de documentos.

Archivo Central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero

que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y

particulares en general.

En esta fase se tiene en cuenta los siguientes procesos del Programa de Gestin

Documental:

Organizacin.

Consulta.

Conservacin.

Disposicin final de documentos.

Archivo Histrico. Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservacin permanente.

En esta fase se tienen en cuenta los siguientes procesos del Programa de Gestin

Documental:

Organizacin.

Consulta.

Conservacin.

Disposicin final de documentos.

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4.3. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

ARCHIVO CENTRAL

Fase Semiactiva

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIN

Fase Activa

ARCHIVO HISTORICO

1 Etapa (1 a 5 aos)

Seleccin documental

Preliminar

2 Etapa (6 20 aos)

Seleccin documental

final

3 Etapa (periodos largos - siglos)

Guarda definitiva

VALORES PRIMARIOS

Va unido a la finalidad inmediata por la cual

el documento se ha producido por la

institucin.

Administrativo

Legal

Fiscal

VALORES SECUNDARIOS

Es el que interesa a los investigadores sobre la

informacin retrospectiva. Se alcanza una vez

agotado el valor inmediato o primario.

Evidencial

Testimonial

Informativo

1 Transferencia 2

Transferencia

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4.4. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus

diferentes etapas desde su produccin.

ACTA DE COMIT DE BIENESTAR

Aporte de Yuliett Andrea Vega vila.

Revisin y aceptacin

por los participantes.

Elaboracin del

documento por la

secretaria del comit.

Depuracin, limpieza,

embalaje, inventarios,

transferencia Archivo

Central.

Atencin de consulta,

diligenciamiento de

formatos consulta y/o

prstamos.

Firma del presidente y

Secretaria del comit.

Ubicacin en orden

cronolgica en unidad de

conservacin al Archivo de

Gestin segn TRD.

Transferencia a Archivo

Central, organizacin,

custodia y digitalizacin.

Transferencia a Archivo

Histrico.

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El comit de crdito

expide el acta semanal

con los crditos que se

aprobaron, nombres de

los asociados y numero de

pagare.

Esta es entregada a la

gerente, la cual verifica

que la informacin este

completa y la har llegar

al rea de archivo para su

digitalizacin y

almacenamiento.

El documento llega al rea de

archivo, se procede a digitalizar y se

almacena en el programa

Docuware, son el expediente

virtual de las actas de comit de

crdito en el historial del 2015,

fsico se guarda en la serie de actas,

en el rea del sud serie de actas de

comit de crdito ao 2015.

Conservacin del documento teniendo en cuenta que

su almacenamiento en el archivo central es de 10

aos o ms, teniendo en cuenta las tablas de

retencin documental, prestacin de servicio de

consulta para las dependencias que tengan

autorizacin, utilizacin de herramientas como el

afuera para el control del prstamo.

Despus de haber

cumplido su tiempo de

retencin en el archivo

central se realiza una

seleccin del 5% de los

documentos de las

actas de comit y

pasaran al archivo

histrico donde se

cumplirn con las

medidas necesarias

para su conservacin a

largo plazo.

Las entidades deben tener en cuenta que

para racionalizar y normalizar la

produccin y gestin de los documentos,

se debe pasar por un proceso de

planeacin, en el cual se establezcan

diseo de formularios, anlisis de

procesos entre otros.

Proceso permanente que

analiza los valores de los

documentos en cada etapa,

en este caso los tiempos de

retencin de las actas de

comit de crdito en el

archivo.

Despus de haber cumplido su tiempo de retencin en el archivo de

gestin, que es de dos aos, estipulado por las tablas de retencin

documental, se realiza el traslado creando un inventario con la informacin

que se llevara al archivo central, en este se realiza la foliacin, se hace una

descripcin de las unidades documentales, y su estado de conservacin. Aporte de Eliana Cardona

Sierra

ARCHIVO DE GESTIN:

1. Proyeccin: Presentar la resolucin en la fase de construccin del

proyecto de resolucin agotarn las siguientes etapas:

Poner en consideracin del Lder del Macro proces el proyecto de

resolucin a efectos de que se evalu si se encuentra ajustado a ste.

Poner en consideracin de la Oficina de Planeacin el proyecto de

resolucin a efectos de verificar que el articulado se ajuste en debida forma al Sistema Integrado de Gestin y Control de

Calidad.

En caso de tratarse de un proyecto de resolucin reglamentaria

orgnica deber remitirse a la Oficina Jurdica tanto el proyecto de

acto administrativo como la informacin en que se fundamente para efectos de dar trmite a la fase de participacin ciudadana de

que trata en la resolucin.

En el formato de Presentacin de Proyectos de Resolucin debern

consignarse las firmas de los funcionarios que validen la revisin de

que trata el presente numeral.

2. Presentacin: El proyecto de resolucin deber presentarse obligatoriamente, a travs del formato dispuesto por la Oficina Jurdica;

en ste debern sustentarse o indicarse los siguientes aspectos:

Tipo de resolucin a expedirse.

Mencin expresa a las normas que otorgan la competencia para la

expedicin.

Antecedentes del proyecto.

Conveniencia tcnica.

Fundamentos jurdicos.

Ubicacin Temtica.

Integracin al ordenamiento jurdico e incorporacin a la

Resolucin nica, si es del caso.

Relacin detallada de las normas que se modifican, subrogan o derogan con la expedicin del acto propuesto.

Revisin por parte del Lder del Macro proceso.

Revisin de la Oficina de Planeacin.

Constancia del agotamiento de la fase de participacin ciudadana para el caso de las resoluciones reglamentarias orgnicas.

La Plantilla de Resoluciones, el Formato de Presentacin y la Gua

para Presentacin de Proyectos de Resolucin sern elaborados por la Oficina Jurdica.

3. Revisin: La revisin jurdica de los proyectos de Resolucin estar a

cargo del Grupo de Trabajo, que verificar el cumplimiento de los

requisitos indicados.

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4. Expedicin: Surtido el trmite anterior, la Oficina Jurdica de manera

conjunta con la Dependencia proponente, recomendar expedir la Resolucin al Contralor General de la Repblica.

5. TRD: tiempo de conservacin.

6. Se enva a ventanilla nica para darle el respectivo trmite de envi y distribucin.

7. Transferencia Primaria: Remisin del documento del archivo de gestin al archivo central.

ARCHIVO CENTRAL: Se rene todas las resoluciones enviadas del archivo

de gestin y se procede hacer el proceso de ordenacin como son:

Agrupacin

Desinfeccin y/o limpieza si lo amerita

Inventariar en caso que no exista

Ordenacin numrica o cronolgica

Depuracin

Foliacin

Encarpetar

Almacenar

Digitalizacin si es solicitado

Consulta y prstamo

Transferencia secundaria al archivo histrico dependiendo de su

importancia y tiempo de conservacin.

ARCHIVO HISTORICO: Documentacin con relevancia de valor histrico, cultural, de investigacin y cientfico para la entidad o el pas.

Aporte de Nini Jhoana Garcia Chaux

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5. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013:

Se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se

dictan otras disposiciones documentales.

El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin es la

instancia responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas

y propender por su conservacin permanente.


El Archivo General de la Nacin en la articulacin del Sistema Nacional de

Archivos ha modificado la reglamentacin para el comit evaluador de

documentos, para los consejos departamentales y distritales de archivo,

relacionada con la evaluacin y aprobacin de las Tablas de Retencin

Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Menciona en el Artculo 1 que las entidades pblicas y privadas con funciones

pblicas debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus

Tablas de Retencin documental y sus Tablas de Valoracin Documental de

conformidad con lo establecido en el presente acuerdo.


Se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y

descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen

funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

Aplica a todas las entidades pblicas y privadas con funciones pblicas en sus

distintos niveles, incluida la rama judicial.

Determina la obligatoriedad de la organizacin de los archivos, su clasificacin

en las distintas fases de ciclo vital de los documentos con especificaciones

para los Archivos Generales Territoriales.

Disposiciones para la Ordenacin y Descripcin documental con sus

respectivos instrumentos de descripcin y registro incluida su consulta

en lnea as como el acceso consulta y visualizacin de los fondos

documentales estableciendo reas de Descripcin para la identificacin de los

expedientes.

Presenta adems el direccionamiento para la utilizacin de medios

tecnolgicos para un Sistema Automatizado de Descripcin Documental con

miras a la integracin del Sistema nacional de Archivos y otros Sistemas.

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6. CONCLUSIN

Las normas tcnicas y parmetros que establece el archivo general de la nacin, para el debido proceso de gestin documental, nos permite identificar

el flujo documental en la entidad y recuperar la informacin que habamos dada por perdida.

Adems de lo ya nombrado anteriormente, es el punto clave para identificar la

documentacin que se debe eliminar, conservar y de valor histrico para la entidad, este proceso atribuye a la minimizar los costos y a contribuir con la

naturaleza debido a que se va a bajar notoriamente la generacin de la documentacin innecesaria como es la duplicidad y la que no es tan importante

dejar en fsico.

Como futuros profesionales de ciencias de la informacin y la documentacin, debemos conocer la normatividad para crear conciencia de la importancia de

llevar el control de la documentacin y dar a conocer los parmetros a seguir para la debida ordenacin y prevencin de la informacin.

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7. BIBLIOGRAFA:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN . (15 de MARZO de 2013). Obtenido de

ACUERDO 05:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AC

UERDO_05_DE_2013.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. (14 de DICIEMBRE de 2012). Obtenido de

DECRETO 2609:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DE

CRETO_2609_DE_2012.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. (15 de MARZO de 2013). Obtenido de

ACUERDO 03:


UERDO_03_DE_2013.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. (15 de MARZO de 2013). Obtenido de

ACUERDO 04:


UERDO_04%20DE%202013.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. (14 de MARZO de 2015). Obtenido de

NORMATIVIDAD: http://www.archivogeneral.gov.co/normativa

DEFENSORIA DEL PUEBLO COLOMBIA. (14 de MARZO de 2015). Obtenido de

http://www.defensoria.gov.co/

Taller Final de Gestiòn Documental

Documents

programa de gestin documental

ciclo vital adems

actividad vital

documentos ms valiosos

qu principios

procesos de sistema

procesos inherentes

forma de clasificacin