1. FORMACIN DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS MARA CLAUDIA ASTAZA ARAGN RUTH JANETH VAQUERO LOZANO LUZ
NERY CASTAO VILLADA UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS
HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA
DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA 2014 2. FORMACIN
DE LOS ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ASTAZA MARIA
CLAUDIA RUTH JANETH VAQUERO LOZANO LUZ NERY CASTAO VILLADA Tutora
Virtual Luz Marina Arias Gonzlez GESTIN DOCUMENTAL 1 UNIVERSIDAD
DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA ARMENIA 2014 3. INTRODUCCIN El espacio acadmico que
brinda el curso gestin documental pretende estructurar los
conceptos sobre documentos y administracin de archivos a partir de
un acercamiento de la teora y la prctica con la visita a los
diferentes archivos. 4. JUSTIFICACIN Basados en el modelo terico
constructivista el trabajo permite hacer un acercamiento de la
teora y la prctica a partir de un primer momento donde se hace
revisin de las lecturas, el anlisis, la interpretacin y conceptos
propios de definiciones indispensables en la gestin documental,
para luego en un segundo momento hacer un trabajo prctico con la
visita a los archivos y terminar con una integracin entre los dos
momentos. As mismo promover la adquisicin de las competencias para
interpretar y desarrollar la teora archivstica dentro de un proceso
archivstico general. 5. OBJETIVO GENERAL Lograr una adecuada
integracin terica practica que permita alcanzar las competencias
necesarias para interpretar y desarrollar la teora archivstica
dentro de un proceso archivstico general, aspecto fundamental en el
quehacer cotidiano como profesionales de la informacin,
documentacin, bibliotecologa y archivstica. 6. ARCHIVO GAS NATURAL
FENOSA SA ESP Direccin: CALLE 71 No 5-38 Bogot Colombia Contacto:
Mnica Patricia Yate Coordinadora archivo central. Telfono: (031)
3485500 Ext. 84191 7. GESTIN DOCUMENTAL GAS NATURAL FENOSA S.A.
E.S.P. Dentro de la entidad se manejan las tres etapas de archivo
como son: Gestin, central e inactivo, en cada una de ellas se tiene
especialmente en cuenta el rea generadora de la documentacin ya que
dependiendo del tema que trate, sta se puede organizar numrica
cronolgicamente pero siempre respetando el orden original que se da
al momento de la produccin documental. Los archivos de gestin son
custodiados y administrados por cada una de las reas, el archivo
central se encuentra tercerizado y su administracin total esta por
cuenta de un outsorcing de archivo y el Inactivo tambin est
tercerizado y lo custodia una empresa de archivo especializada. 8.
DEFINICIONES Archivo Total: Comprende los procesos por los cuales
pasa un documento desde su generacin hasta su disposicin final
tales como recepcin, distribucin, consulta, organizacin y
recuperacin. Ciclo vital de los documentos: Son las etapas por las
cuales pasa el documento desde su creacin hasta su eliminacin o
seleccin. Principio de procedencia: Agrupacin de los documento en
el archivo histrico de acuerdo a las entidades que los produjeron
Principio de orden original: Agrupacin de la documentacin en el
orden que ser recibi durante su funcin administrativa 9. Principio
de orden original: Agrupacin de la documentacin en el orden que ser
recibi durante su funcin administrativa Folio: Hace referencia a
una hoja dentro del expediente. Legajo: Conjunto de folios
agrupados por un tema especifico y relacionado con su contenido.
Fondo: Comprende los documentos producidos por un rea en desarrollo
de sus funciones o actividades. Serie: Conjunto de unidades
documentales de contenido homogneo y que fueron creadas por una rea
en desarrollo de sus actividades. 10. Subserie: Hace referencia a
las unidades documentales que conforman una serie. Tipo documental:
Es una unidad documental que cumple con ciertas caractersticas que
permiten su clasificacin y organizacin dentro del legajo. Tablas de
valoracin: Listado de las series documentales a las cuales se les
dan tiempos de permanencia en archivo central y una disposicin
final. 11. Tablas de retencin: Listado de series y sus respectivos
tipos documentales a los cuales se les asignan tiempos de retencin
en cada ciclo vital del documento. Valor primario: Es la cualidad
que adquiere un documento desde que se produce hasta que cumple el
fin administrativo Valor secundario: Es la cualidad que se le da a
un documento para conservarse permanentemente. 12. Valores
primarios y secundarios Valores primarios Valores secundarios
Correspondencia Solicitudes de puesta en Servicio (Gas natural)
Albaranes Historias Laborales Facturas Documentos de clientes
(gasodomstico, reparacin, pqr, fraudes, etc.) Programas de
bienestar Cambios organizacionales y estructurales. 13. Serie,
subserie y tipo documental SERIE Historia Laboral Contrat os
Incremento s SUBSERIE Documentos de ingreso Contratos Proveedor es
Incrementos de consumo TIPO DOCUMENTAL Hoja de vida Plizas de
cumplimie nto Recibo pblico 14. Eliminacin en oficinas Dentro de
las oficinas solamente se elimina la documentacin que no tiene
ningn valor para la organizacin tales como revistas de salud,
memorandos informativos sobre actividades, colillas de recaudo,
publicidad de las campaas y los borradores de informes. 15.
Foliacin La foliacin de los documentos se lleva bsicamente de dos
formas: 1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (NO CLIENTES): Foliacin a
lpiz La foliacin es numrica La numeracin va de forma ascendente y
consecutiva En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya est
foliado se traza una lnea sobre el nmero a corregir y luego en la
parte de abajo se escribe el nuevo nmero, es decir, no se puede
borrar. 16. Foliacin 2. DOCUMENTACIN COMERCIAL (CLIENTES): Foliacin
a lpiz La foliacin es numrica La numeracin va de forma ascendente y
consecutiva En caso de involucrar un documento cuyo legajo ya est
foliado se traza una lnea sobre el nmero a corregir y luego en la
parte de abajo se escribe el nuevo nmero, es decir, no se puede
borrar. 17. ORGANIZACIN En general la organizacin de los documentos
dentro de las carpetas es cronolgica ascendente, es decir que en la
parte inferior se encuentra la fecha ms antigua y en la parte
superior la fecha mas reciente. 18. ETIQUETAS 1. Carpetas: Se
utilizan colores en los rtulos para identificar el rea productora.
Nombre del expediente Nombre de la sociedad Consecutivo de
identificacin (si lo tiene y es requerido por el rea) 19. ETIQUETAS
2. Cajas Para las cajas solamente se utiliza un cdigo de barras que
corresponde a la numeracin de siete dgitos asignada para Gas
Natural por el operador de archivo inactivo y por ste se hace la
consulta. 20. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL 21. Ciclo vital pagar
de puesta en servicio (gpt) 1. rea: Coordinacin Comercial Serie:
Pagar Subserie: Pagar GPT Tipo documental: Pagar de financiacin. 2.
Gestin: Se inicia con la solicitud por parte de un cliente de la
financiacin del servicio de gas natural, se diligencia el formato
preestablecido con esfero de tinta negra y sin enmendaduras ni
tachones. 22. Ciclo vital pagar de puesta en servicio (gpt) 3.
Central: Se conserva el pagar durante un ao luego de su trmite en
esta etapa de archivo debido a su nivel de consulta y como apoyo a
la gestin en cuanto a nuevas solicitudes de financiacin por parte
de un mismo cliente. 4. Inactivo: Luego de terminada la vigencia
del pagar se da un plazo precaucional de dos aos para tener
testimonio de la financiacin hecha al cliente y en esta etapa, por
medio de un acta, se relaciona uno a uno los pagars a eliminar,
posteriormente se hace una validacin censal para evitar que se
elimine algo que an no ha cumplido el tiempo y por ltimo se pasa el
acta par ser firmada por los funcionarios responsables. El proceso
de eliminacin del fsico es realizado por una empresa diferente a
los outsorcing de archivos central e inactivo para garantizar
transparencia en el proceso. 23. VALORACIN DOCUMENTAL En cuanto a
la valoracin documental en esta empresa se tiene estipulado por
poltica interna que solamente los pagares sin valor son eliminados,
la dems documentacin, en especial si se trata de clientes no tiene
un tiempo determinado de conservacin. 24. Acta de eliminacin y
formato de valoracin documental 25. Etapas de archivo 26. ARCHIVO
GOBERNACIN DEL VALLE DEL CAUCA CRA 6 CALLE 9-10 SEMISTANO CALI-
VALLE contacto: JOS EDER MOLINA TELFONO: (2) 6200000 EXT 2155 2156
EMAIL: [email protected] 27. PREGUNTAS GENERALES Cuanto
hace que funciona el archivo? El archivo central de la Gobernacin
del valle del Cauca, funciona desde el ao 1986 Dentro de la
entidad, cul es la funcin del archivo? La funcin del archivo dentro
de la entidad es custodiar la informacin y servir de soporte para
responder a cualquier solicitud de la comunidad y de los organismos
de control Cul es la ubicacin fsica del archivo dentro de la
entidad? La ubicacin del archivo central est en el semistano del
edificio san francisco de la ciudad de Cali. 28. Preguntas A qu le
llaman fondo documental? Son todos los documentos producidos por la
gobernacin del valle del cauca Cmo organizan la informacin de la
entidad en el archivo? Para la organizacin de la informacin en el
archivo hay un espacio para cada seccin y subseccin Cules son los
expedientes o unidades documentales? Los expedientes son carpetas
que contienen una misma serie documental. 29. Preguntas A qu le
llaman series documentales? Qu series identifican? Las series
documentales son documentos de tipo homogneo. Ejemplo: contratos,
decretos, resoluciones, actas, informes. Cmo se almacena la
informacin en el archivo? La informacin se almacena por secciones y
subsecciones y se le da una signatura topogrfica. (Nmero del
estante, numero de bandeja o entrepao, numero de caja y numero de
carpeta) Qu medidas de control se tienen en cuenta para garantizar
la seguridad e integridad de la informacin? Se tienen medidas
preventivas como: iluminacin, temperatura segn el acuerdo 048-049
de AGN, fumigaciones y limpieza para prevenir microorganismos y
bacterias 30. GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO PUBLICO GOBERNACIN VALLE
DEL CAUCA Este archivo es una entidad publica que funciona en el
semistano de la Gobernacin del valle del Cauca. archivo que cumple
con las directrices establecidas por el Archivo general de la Nacin
mediante decretos y normas vigentes. La entidad esta dividida en
tres etapas de archivo de gestin, central e histrico en cada uno de
ellos se tiene en cuenta el rea generadora de la documentacin;
dependiendo el contenido y el tipo de documento se organiza numrica
o cronolgicamente siempre respetando el principio de orden
original. 31. VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE ARCHIVO PBLICO
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS Contratos (tienen un valor
legal) Decretos (valor histrico y cultural) Ordenes de pago ( con
valor fiscal) Resoluciones (valor histrico) Comunicaciones
oficiales (valor administrativo y legal) Ordenanza (valor histrico
y cultural) Programa de salud ocupacional Actas (valor histrico)
32. SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL DE ARCHIVO PBLICO Serie:
Historia Contratos Informes Subserie: Historia laboral Contratos de
obra Informes de gestin Tipo documental: Hoja de vida, resolucin de
vacaciones Acta de inicio de la obra Registro de participante s de
una reunin. 33. DOCUMENTOS ELIMINADOS EN OFICINAS DE ARCHIVO PBLICO
Los documentos que se deben eliminar en las oficinas, es decir no
son archivados. Son los documentos de apoyo los cuales no produce
la entidad en este caso la Gobernacin del Valle del Cauca.
Solamente se necesitan para tomar decisiones y despus no se
utilizan. Ejemplo: Leyes o decretos que no produce la gobernacin,
solo se utilizan de apoyo para la toma de decisiones. 34. FOLIACIN
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PBLICO La foliacin de los documentos
oficiales se lleva a cabo de la siguiente forma: 1. DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS Foliacin a lpiz en el extremo superior derecho del
documento La foliacin es numrica ascendente y consecutiva En caso
de involucrar un documento cuyo legajo ya esta se traza una lnea
sobre el numero a corregir y luego en la parte de abajo se escribe
el nuevo numero, es decir , no se puede borrar. 35. ORGANIZACIN DE
LOS DOCUMETOS DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO PBLICO Segn el
acuerdo 042 del Archivo General de la Nacin: Los documentos se
deben organizar as: se coloca el documento ms antiguo arriba y el
documento ms reciente abajo, adems el gacho se debe colocar hacia
abajo y siempre la carpeta se alimenta por abajo respectando el
principio de orden original del documento. 36. ORGANIZACIN DE LOS
DOCUMETOS DENTRO DE LAS CARPETAS EN ARCHIVO PBLICO 37. DATOS DE LAS
ETIQUETAS Y CARPETAS DE ARCHIVO PBLICO DATOS DE LAS CAJAS Para las
cajas los datos deben ser iguales a los estipulados en la carpetas
. Numero ISD Serie Subserie Cdigo Fechas extremas del primer y
ltimo documento Cantidad de folios contenido Parte superior de la
carpeta Seccin Subseccin rea Parte inferior de la carpeta Nmero de
la carpeta Serie Subserie Cdigo Fechas extremas del primer y ltimo
documento. Folio cantidad de folios Contenido 38. DATOS DE LAS
ETIQUETAS Y CARPETAS DE ARCHIVO PBLICO 39. DATOS DE CARPETAS DEL
ARCHIVO DE LA GOBERNACIN VALLE DEL CAUCA 40. PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL ARCHIVO PBLICO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL POR EL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICOARCHIVO
DE GESTIN VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS Produccin
documental Organizacin del archivo de gestin Consulta de documentos
en el archivo de gestin Trasferencias primarias ( de acuerdo a los
tiempos de a tabla de retencin documental) Recepcin de
trasferencias primarias Organizacin del archivo central Consulta de
prestamos de documentos en el archivo central Trasferencias
secundarias Recepcin de las transferencias secundarias Organizacin
del archivo histrico Consulta y prstamo en el archivo histrico 41.
PROCESO DE UN DOCUMENTO DESDE SU ORIGEN HASTA ETAPA FINAL-
CONSRVACIN O ELIMINACIN Documento: Comunicacin oficial o oficio
interno Se produce el documento de acuerdo a los formatos
establecidos por el sistema de calidad. Radicacin del documento en
el sistema SADE (sistema de administracin documental) al cual se le
asigna un cdigo para su registro en el sistema. 42. PROCESO DE UN
DOCUMENTO DESDE SU ORIGEN HASTA ETAPA FINAL- CONSRVACIN O
ELIMINACIN Se le da tramite al documento ( enviado al destinatario)
El destinatario lo recibe y le da respuesta si lo amerita. La
persona que lo recibe le da el tramite correspondiente, lo archiva
en la carpeta de la serie correspondiente segn el tiempo
establecido en la TRD Cumplido el tiempo en el archivo de gestin se
elimina si lo estipula la TRD o por el contrario se hace
trasferencia al archivo central dependiendo lo que dice la TRD. 43.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (T R D) 44. VALORACIN DOCUMENTAL DE
ARRCHIVO PBLICO En el archivo de la Gobernacin del Valle del Cauca
los valores primarios y secundarios de los documentos estn dados
segn la Tabla de Retencin Documental (TRD) y la tabla de valoracin
documental. Establecidas segn los lineamientos del Archivo General
de la Nacin. DOCUMENTOS SECUNDARIOS decretos Resoluciones ordenanza
DOCUMENTOS PRIMARIOS Contratos Ordenes de pago Comunicaciones
oficiales 45. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por
el Decreto Nacional 2609 de 2012 o ARTCULO 21. Programas de gestin
documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de
gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los
principios y procesos archivsticos. o PARGRAFO. Los documentos
emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de
un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales. 46. T I T U L O V GESTION DE
DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012 o
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro
del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin,
la recuperacin y la disposicin final de los documentos. o ARTCULO
23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en: o a) Archivo de gestin.
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados; 47. T I T U L O V
GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de
2012 b) Archivo central. En el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general. c) Archivo histrico. Es aquel al que se
transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente. ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de
retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retencin documental. Ver Acuerdo
Archivo General de la Nacin 39 de 2002 48. T I T U L O V GESTION DE
DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y
el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin
documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales.
As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos
por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTCULO
26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la
Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases. 49.
IMPORTANCIA DE LA NORMA( DECRETO 2609 DE 2012) PARA EL PAS El
establecimiento del decreto esta enfocado en la aplicacin de la
norma a cualquier tipo de informacin analgica o digital recibida o
generada por las organizaciones gubernamentales. Aspecto que es
importante para el pas por que permite la eficiencia y
transparencia en los procesos que se llevan al interior de las
instituciones, permite que las instituciones pblicas sean
responsables con la documentacin y con el acceso a ella. De igual
manera el trabajo en conjunto con las TIC favorece la gestin de los
documentos no importa si son fsicos o electrnicos y por ultimo
logra que todas las instituciones gubernamentales tengan una
reglamentacin clara. 50. CAMBIOS EN LOS PROCESOS DE LA GESTIN
DOCUMENTALCON LA NUEVA NORMA (DECRETO 2609 DE 2012) o Artculo 9.
Procesos de la gestin documental. La gestin documental en las
diferentes entidades pblicas en sus diferentes niveles, debe
comprender como mnimo o Continuacin del Decreto "Por el cual se
reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de gestin documental para todas las
entidades del Estado". 51. CUADRO COMPARATIVOENTRE LOS PROCESOS DE
GESTIN DOCUMENTAL ANTES DE LA NORMA DESPUS DE LA NORMA Nueva
Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y
valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el
contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la
creacin y diseo de normas, formularios y documentos, anlisis de
procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin
documental. Produccin Produccin. Actividades destinadas al estudio
de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y
estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en
que acta y los resultados esperados Recepcin Gestin y trmite.
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculacin
a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o
delegaciones, Trmite la descripcin (metadatos), la disponibilidad,
recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin
de los asuntos organizacin Organizacin. Conjunto de operaciones
tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo
y describirlo adecuadamente. Transferencia. Conjunto de operaciones
adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del
formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o
conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de
preservacin y los metadatos descriptivos 52. CUADRO COMPARATIVO
ENTRE LOS PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL ANTES DE LA NORMA DESPUS DE
LA NORMA Consulta Descartada Conservacin Preservacin a largo plazo.
Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante
su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Disponibilidad Disposicin de documentos. Seleccin
de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con
lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas
de valoracin documental. Nueva Valoracin. Proceso permanente y
continuo, que inicia desde la planificacin de os documentos y por
medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva). 53. CUMPLIMIENTO Y ASPECTOS IMPORTANTES DEL
NUEVO DECRETO PARA ELARCHIVO DE LA GOBERNACIN DELVALLE DEL CAUCA
Segn el decreto 2609 de 2012, es deber de los archivos pblicos
adoptar un programa de gestin documental en todas las entidades.
Por lo tanto el archivo visitado de la gobernacin del Valle del
cauca hizo un programa de gestin documental para los documentos
fsicos y electrnicos. Aspectos importantes para el archivo de la
gobernacin es dar cumplimiento a lo establecido por el decreto, es
decir, empezar hacer un programa de gestin documental y la gestin
de los documentos electrnicos de archivo. 54. ACUERDOS 003, 004,
005 DEL 15 DE MARZO DE 2013 Acuerdo 003 2013 Este acuerdo menciona
que debe haber un comit interno responsable de la evaluacin de las
tablas de retencin documental. Hacer los ajustes necesarios para su
implementacin. El encargado debe contar con los conocimientos
especializados necesarios para determinar el tiempo de los
documentos de acuerdo a su valor primario o secundario. 55.
ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013 Acuerdo 004 2013 Se
hace la modificacin de los procedimientos para la elaboracin,
presentacin, evaluacin y aprobacin e implementacin de la TRD y las
TVD. Deben ser elaboradas por profesionales. Deben ir en coherencia
con la estructura orgnica de la institucin. 56. ACUERDOS 003, 004,
005 DEL 15 DE MARZO DE 2013 Acuerdo 005 2013 La informacin
relevante en las entidades se debe conservar y, preservar de manera
organizada. Los ciudadanos deben poder acceder a la informacin. Las
instituciones deben conservar archivo histricos institucionales. La
informacin debe estar conectada en la WEB para acceso de la
poblacin. 57. ETAPAS DEL ARCHIVO PBLICO DE LA GOBERNACIN VALLE DEL
CAUCA ARCHIVO DE GESTIN-OFICINAS ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO
58. BIBLIOGRAFA Gonzalez, J. A. (s.f.). Decreto 2609 de 2012.
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ab2p2zhaXc4/TxzT6l21_nI/AAAAAAAAAC8/Oe8hjJjViJc/s320/archivo.gif
Iberedoc.(2013). Noticias en linea
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IdCategoria=1&IdNoticia=94 Rgimen legal de Bogot. D.C.(2000)
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Republica de Colombia.(2012).Ministerio de cultura. Decreto
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