-
Pengurusan Mesyuarat Rujukan: Mengendalikan Urusetia Mesyuarat
di UMS:Oleh Pendaftar UMS&Pekeliling Pendaftar Bil 4/98
-
Objektif:
Memahami peraturan Mesyuarat UniversitiMemahami tugas Urus setia
Memahami format penyediaan Agenda Kertas DasarMinit Mesyuarat
Memorandum Pelaksanaan
-
SKOP:
Peraturan-peraturan MesyuaratPeraturan IPeraturan IIPANDUAN
URUSETIA MESYUARAT (Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98)Latihan
penyediaan Dokumen Mesyuarat
-
PERATURAN NO. I
Peraturan Universiti Malaysia Sabah (Peraturan-peraturan Senat)
1998
~Diperbuat oleh Senat
-
PERATURAN NO. II
Peraturan Universiti Malaysia Sabah (Peraturan-peraturan
Mesyuarat Jawatankuasa Pentadbiran Akademik
Sekolah/Pusat/Akademi/Institut) 1998
~Diperbuat oleh Senat
-
Sekolah, Pusat, Akademi dan Institut hendaklah mengadakan
Jawatankuasa Pentadbiran akademik masing-masing seperti yang
ditetapkan dalam statut.
Peraturan II~Tafsiran
-
Samb.: Peraturan II~TafsiranAHLI JAWATANKUASA PENTADBIRAN
AKADEMIK:
DEKAN @ PENGARAH: PENGERUSI TIMB. DEKAN @ TIMB. PENGARAHPROF
SEK/PUSAT/AKADEMI DAN INSTITUT (JAWATAN TETAP)20 GURU (JAWATAN
TETAP) YANG DILANTIK OLEH DEKAN
Setiausaha: Pendaftar @ wakilnya
-
Adakan mesyuarat pada tarikh dan agenda yang ditetapkan oleh
Pengerusi** (berbincang dengan Setiausaha)Dekan/pengarah boleh
jemput siapa yang dirasakan perlu Dekan/pengarah: Pengerusi
Mesyuarat atau mewakilkan Timb Dekan/Timb Pengarah
Samb.: Peraturan II~Tafsiran
-
Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSATTIGA JENIS
MESYUARAT:
Mesyuarat BiasaMesyuarat Khas Mesyuarat Luar Biasa
-
(1) Mesyuarat Biasa:
Tidak kurang daripada sekali dalam dua bulan.Pemberitahuan: 14
hari daripada tarikh mesyuarat (bertulis).Jika tidak dapat diadakan
di atas sesuatu sebab (Kec. tidak cukup kuorum), hendaklah ditunda
pada hari yang sama minggu berikutnya.
Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT
-
(2) Mesyuarat Khas:
Arahan Dekan @ Pengarah.Permintaan oleh 1/5 daripada
ahli:Dikemukakan secara bertulis kepada setiausahaPerlu diadakan 10
hari selepas permohonan diterima oleh setiausahaPemberitahuan: 4
hari daripada tarikh mesyuarat (bertulis).
Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT
-
(3) Mesyuarat Luar Biasa:
Arahan Dekan bila perlu untuk kepentingan sekolah.Pemberitahuan:
60 minit daripada tarikh mesyuarat diadakan (secara bertulis atau
lisan)
Samb.: Peraturan II ~Mesyuarat2 Sekolah/Pusat
-
Pemberitahuan dianggap sampai:
Jika pemberitahuan telah disampaikan kepada seseorang kakitangan
yang bertugas di pej. atau jabatan ahli yang berkenaan
Samb.: Peraturan II ~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT
-
Samb.: Peraturan II ~Agenda MesyuaratEdaran Agenda Mesyuarat
Biasa: 7 hari sebelum tarikh mesyuarat
Agenda Mesyuarat khas dan luar biasa disampaikan bersama
pemberitahuan mesyuarat
-
Bahan untuk dibawa keMesyuarat Biasa:Disampaikan kepada
Setiausaha 9 hari sebelum tarikh MesyuaratPerkara yang tiada dlm
agenda: jika dipersetujui suara terbanyak oleh ahli yang hadir,
maka boleh dibincangkan dalam Mesy. Khas atau Mesy. Luar Biasa
Samb.: Peraturan II ~Agenda Mesyuarat
-
Samb.: Peraturan II ~KuorumMesyuarat biasa dan Mesyuarat Khas:
1/3 daripada bilangan ahli yang berada di Malaysia
Mesyuarat Luar Biasa: daripada bilangan ahli yang berada di
Malaysia
-
Peraturan I: (SENAT)~(6) KuorumTAMBAHAN DALAM PERATURAN I
(SENAT):
~ TUNDA: Jika 30 minit selepas waktu mesyuarat tidak cukup
kuorum (ke tarikh yang ditetapkan oleh NC).~Pemberitahuan 48
Jam~Jika tidak cukup kuorum juga maka mesyuarat diteruskan dan
keputusan boleh dibuat seolah-olah keputusan dibuat dalam mesyuarat
yang ada kuorum dengan syarat tiada perkara baru ditambah pada
agenda asal.
-
Jika tidak cukup kuorum dalam Mesyuarat Khas dan Luar Biasa
dalam tempoh jam selepas waktu Mesyuarat maka mesyuarat terbatal
dengan sendirinya.
Samb. Peraturan I: (SENAT)~Kuorum
-
Peraturan I: (SENAT)~(7) Penangguhan dan Menamatkan
Mesyuarat
7a. Mesyuarat Biasa: 2 Jam perlu ditamatkan atau ditangguhkan
kecuali jika Senat membuat ketetapan diteruskan.7b.Sambungan
Mesyuarat diadakan dengan ketetapan Senat tidak lewat drp (7) hari
selepas penangguhan itu.
~Mesyuarat sambungan dianggap sebahagian daripada mesyuarat
asal, jika ada perkara baru maka dimasukkan di bawah hal-hal
lain.
~Mesyuarat sambungan ini perlu ditamatkan dalam tempoh 2 Jam
kecuali jika Senat membuat ketetapan diteruskan.
-
Samb. Peraturan I:~(7) Penangguhan dan Menamatkan Mesyuarat
Jika sesuatu agenda tidak sempat dibincangkan pada 7a dan 7b
maka perkara tersebut boleh dibawa ke Mesyuarat Biasa
berikutnya.
Mesyuarat Khas dan luar biasa dijalankan seberapa lama yang
difikirkan perlu oleh Senat.
-
Samb.: Peraturan II ~Minit MesyuaratMinit Mesyuarat biasa:
disahkan dalam mesyuarat biasa berikutnya.
Minit Mesyuarat Khas dan Minit Mesyuarat Luar Biasa perlu
pengesahan dalam Mesyuarat Biasa (Segera).
Minit ditandatangani oleh Pengerusi selepas disahkan oleh ahli
dan dimasukkan dalam Buku Minit Rasmi (Rekod).
Minit tidak boleh dibantah tentang apa-apa kandungan minit atau
berkenaan sah atau tidak mesyuarat tersebut selepas minit
disahkan
-
Peraturan I: (SENAT)~(8) Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat Biasa, Khas, Luar Biasa:
diedar dalam tempoh 21 hari kepada ahli selepas tarikh
mesyuarat
-
Samb.: Peraturan II ~Membuat keputusan:Berasaskan pendapat
kesemua ahli Pengundian (jika perlu)Jika sama undian: pengerusi
berhak menggunakan undi kedua @ undi pemutus.Secara terbuka (kec.
Jika 2/3 drp ahli mahu sebaliknya.
-
Minit Mesyuarat hanya merekodkan keputusan dan bukan pendapat
ahli secara perseorangan
Ahli yang tidak setuju: boleh meminta dicatat dalam minit
mesyuarat berkaitan (syarat: permintaan dibuat dalam mesy. &
hujah tidak dicatatkan)
Samb.: Peraturan II ~Membuat keputusan:
-
Samb.: Peraturan II ~Perkara-perkara Penting Jika keputusan
perlu SEGERA:Persetujuan Dekan Dikelilingkan dengan surat kepada
ahli untuk kelulusanTempoh 7 hari (untuk ahli maklumkan kepada
Setiausaha setuju, berkecuali atau tidak setuju)
-
Sekiranya timbul perselisihan pendapat tentang mana-mana
bahagian drp peraturan ini maka hendaklah diputuskan dalam suatu
mesyuarat senat.
Samb.: Peraturan II ~Perkara-perkara Penting
-
9b. Keputusan secara edaran
KEPUTUSAN SEGERA diperlukan dan dgn persetujuan NC.Dikelilingkan
kepada ahli. Diberi tempoh 7 hari untuk memberitahu SU (secara
bertulis) samada setuju@tidak@berkecualiDianggap setuju jika tiada
maklum balas. Asas keputusan Senat: suara terbanyak ahli yang
memberi keputusan (termasuk berkecuali) dan cukup kuorum bagi
mesyuarat biasa Senat
Peraturan I: (SENAT)~(9)Keputusan Senat
-
Perbincangan-perbincangan dan minit-minit mesyuarat Senat adalah
RAHSIA:tidak boleh diberitahu kepada mana-mana pihak kecuali atas
prinsip PERLU TAHU.
Kertas-kertas agenda dan minit-minit mesyuarat Senat adalah
SULIT:Tidak boleh diedarkan sebahagian atau seluruhnya kepada
mana-mana pihak, lain di dalam atau luar Universiti melainkan
dengan kebenaran NC
Peraturan I: (SENAT)~(10)Kerahsiaan Mesyuarat
-
PANDUAN URUSETIA MESYUARAT:
Petikan daripada pekeliling Pendaftar Bil 4/98
-
Tanggungjawab Urusetia Dibahagikan kepada tiga peringkat:
Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat Tindakan-tindakan semasa Mesyuarat
Tindakan-tindakan selepas Mesyuarat
-
Tindakan-tindakan pra mesyuarat Menentukan Agenda, Tarikh, Masa
dan Tempat Mesyuarat bersama Pengerusi Jawatankuasa.Membuat
Tempahan bilik Mesyuarat
-
Samb.Menentukan kertas kerja Jabatan/sekolah disediakan untuk
perbincangan Diterima dalam tempoh 9 hari dari tarikh mesyuarat
Kenalpasti bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan Sediakan
ringkasan eksekutif (KERTAS DASAR)
-
Samb.Menghantar surat jemputan Mesyuarat Diterima
sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuaratSurat jemputan
mengandungi: Nama jawatankuasaTarikh dan tempat mesyuarat Masa mula
dan masa dijangka tamatAgenda mesyuarat Nama Pengerusi Jenis
pakaian
-
Samb.Susunan agenda mesyuarat:Perutusan dan Alu-aluan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat yang laluPerkara berbangkitPembentangan
kertas kerja Hal-hal lain Penutup
-
Samb.Memastikan persediaan, kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat
Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupiAlat pembesar suara
berfungsi (jika diperlukan)
-
Samb. Peralatan lain yang diperlukan seperti LCD projector
Tentukan semula tempahan minuman ringan
(Urusetia perlu memastikan satu jam sebelum mesyuarat
bermula)
-
Samb.Menentukan kehadiran
Kehadiran dipastikan 2 hari sebelum mesyuarat
Memberitahu ahli-ahli Mesyuarat tentang Etiket Mesyuarat
Cara memberi penghormatan kepada pengerusi Menghadiri mesyuarat
tepat pada masanya Memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya
berhajat meninggalkan mesyuarat
-
Samb.Perbincangan pra MesyuaratDi antara Urus setia dan
Pengerusi Untuk meneliti maklumbalas yang diterima.Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.Diadakan 2 hari sebelum
mesyuarat
-
Catatan Minit MesyuaratMinit Mesyuarat hendaklah merekod:Senarai
kehadiran Perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat
Keputusan-keputusan yang dibuat tindakan susulan yang perlu diambil
oleh Sekolah/Jabatan dsbnya.
Tindakan semasa mesyuarat
-
Tindakan-tindakan selepas Mesyuarat:Penyediaan Minit Draf minit
perlu dikemukakan tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh
mesyuarat diadakan.Minit yang telah diluluskan oleh Pengerusi
hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu
selepas tarikh mesyuarat diadakan (Kecuali Senat 21 Hari)
-
Samb.Format Minit MesyuaratDisusun mengikut agenda
Susunan nama ahli-ahli yang hadirDisusun mengikut kekananan
ahli
-
Samb.Catatan perbincanganDirekod secara padat, tepat dan
jelascatatan perkara perlu diikuti dengan nota tindakan atau
makluman sahajaTindakan: nama/agensi berkaitan
@Tindakan: untuk makluman sahaja
-
Samb.Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Urus
setia bertanggungjawab mengesan maklumbalas bagi keputusan
mesyuarat
-
Samb.Laporan maklumbalas (memorandum pelaksanaan) oleh Urus
setia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima perlu diedarkan untuk
perhatian ahli-ahli mesyuarat Perlu disusun mengikut tajuk-tajuk
seperti di dalam minit mesyuarat
-
Samb. Urus setia perlu membuat ringkasan dan penganalisisan
terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima
Urus setia hendaklah membuat laporan maklumbalas
(memorandum pelaksanaan seperti format rujuk lampiran)
-
Samb. Menentukan format maklumbalas dari Sekolah/JabatanCabutan
keputusan Kedudukan masa kini Peringkat pelaksanaan/pencapaian
Masalah pelaksanaanCadangan penyelesaian masalah
-
Samb.Penyediaan laporan maklumbalas oleh Jabatan/jawatankuasa
bertanggungjawab
-
Agenda Mesyuarat: Diedar selepas notis dibuat iaitu 7 hari
sebelum mesyuarat.
Mengikut susunan keutamaan atau urutan perkara yang dibincangkan
di dalam mesyuarat.
Merujuk kepada KERTAS DASAR yang dijadikan asas perbincangan
-
KERTAS DASAR Menjelaskan latarbelakang bagi memboleh keputusan
dibuat dengan tepat.Kertas dasar mengandungi: Sejarah bagi sesuatu
perkara: keputusan & masalah masa laluPermasalahan yang hendak
diselesaikan Perbandingan dengan agensi yang lain Ulasan tentang
peraturan
-
Samb.KERTAS DASAR
Ulasan oleh Pihak Pengurusan/urusetia jika ada (ulasan
pentadbiran)
Cadangan keputusan/syor untuk dijadikan asas pertimbangan
jawatankuasa/badan berkenaan.
-
Samb.KERTAS DASAR Kertas dasar perlu lengkap dan cukup
maklumat.Kertas dasar akan dirujuk semula sekiranya terdapat
masalah kepada keputusan yang telah dibuat.Pegawai yang menyediakan
kertas dasar juga akan dipertanggungjawabkan.
-
PENULISAN MINIT/CATATAN MESYUARAT/MINIT MESYUARATMinit Mesyuarat
yang baik biasanya:Merujuk kepada perbincangan kepada kertas yang
dikemukakan Mencatatkan perkara pokok atau asas kepada perkara yang
dbincangkan (contoh peraturan)Kemudian diikuti keputusan
mesyuarat
-
Samb.Minit Mesyuarat Catatan pandangan individu tidak perlu
dicatat kecuali diminta (khusus bagi padangan yang
bertentangan).
Jika secara undian memadai dinyatakan keputusan dibuat
berdasarkan undian.
-
Format Penyediaan Dokumen MesyuaratAgenda Kertas Dasar Ringkasan
Eksekutif Minit Mesyuarat Memorandum Pelaksanaan
~Rujuk lampiran~
-
LATIHAN
-
LATIHAN
-
LATIHAN
-
LATIHAN
-
Sekian & Terima Kasih