TAKLIMAT PENGENALAN oleh: NUR NADJLA BINTI AHMAD RAZEI SEKOLAH PERNIAGAAN DAN EKONOMI / FASILITATOR EKSA, UPM (03-97697722 / [email protected]) EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
TAKLIMAT PENGENALAN
oleh:
NUR NADJLA BINTI AHMAD RAZEI SEKOLAH PERNIAGAAN DAN EKONOMI / FASILITATOR EKSA, UPM
(03-97697722 / [email protected])
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
ISI PEMBENTANGAN
1. Imbasan konsep 5S
2. Pengenalan EKSA oleh MAMPU
3. Pengenalan dan Maklumat Umum EKSA di UPM
4. Pelaksanaan EKSA di UPM
5. Audit Dalaman EKSA
6. Contoh Amalan EKSA
1
IMBASAN KONSEP 5S
Penilaian 5S melibatkan 3 komponen iaitu:
A. Perancangan dan penubuhan JK (200m)
B. Ruang Tempat Kerja dan Peralatan (305m)
C. Persekitaran Tempat Kerja dan Kemudahan (105m)
Imbasan
Konsep 5S
5S….suatu masa dahulu…
Pensijilan 5s oleh MPC Pensijilan EKSA oleh MAMPU
2
PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU
Diperkenalkan mulai JANUARI 2014 oleh MAMPU.
Sebagai inisiatif PENJENAMAAN SEMULA 5S SEKTOR AWAM.
•Ketengahkan persekitaran kerja yang berkualiti dan kondusif.
Lebih relevan dan komprehensif.
Meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi.
Menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan Sektor Awam.
1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU
ELEMEN
BAHARU EKSA
Imej Korporat
Kreativiti dan Inovasi
Amalan Hijau
Persekitaran Kondusif
Kepelbagaian Agensi
1
2
3
4
5
PENGENALAN DAN MAKLUMAT UMUM EKSA DI UPM
3
ISI KANDUNGAN 1- MAKLUMAT UMUM
Penyataan Komitmen EKSA UPM
Visi & Misi EKSA UPM
Objektif Pelaksanaan EKSA UPM
Motto & Logo EKSA UPM
Carta Organisasi Induk dan PTJ EKSA UPM
2- KANDUNGAN UTAMA
Bab 1 – Tujuan EKSA UPM
Bab 2 – Pengenalan EKSA UPM
Bab 3 – Faedah EKSA UPM
Bab 4 – Pelaksanaan EKSA UPM
Bab 5 - Audit Dalaman EKSA UPM
Bab 6 – Standard Penyeragaman EKSA UPM
Penutup
3- LAMPIRAN
Peranan dan Fungsi JK EKSA UPM
Kriteria Penilaian EKSA UPM
Contoh Amalan Baik EKSA UPM
Rujukan
Penghargaan kepada JK Penyedia GP Hebahan pertama GP oleh CQA pada 17 Julai 2020
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
(Rujuk GP m/s 10)
Meningkatkan produktiviti kerja
Meningkatkan tahap pengurusan penyelenggaraan
Meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada
pelanggan
Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif
Menjimatkan kos
Meningkatkan kreativiti dan
inovasi
Meningkatkan tahap
keselamatan
Meningkatkan semangat kerja
berpasukan
1 2 3
4 5 6
7 8
PENYATAAN KOMITMEN,
VISI DAN MISI EKSA UPM
PERNYATAAN KOMITMEN VISI & MISI
Kami pekerja UPM komited mengamalkan
budaya organisasi berprestasi tinggi melalui
penyediaan persekitaran kerja kondusif serta
budaya kerja berinovatif dan kreatif dengan
penerapan amalan hijau
(Rujuk GP m/s 1)
Visi
Peningkatan kualiti dan produktiviti
perkhidmatan dengan persekitaran
tempat kerja yang kondusif
Misi
Melaksanakan tugas dengan
cekap, berkesan dan lebih
produktif.
Mewujudkan budaya kerja dan urus
tadbir terbaik.
Membina budaya dan nilai bersama
yang cemerlang.
(Rujuk GP m/s 2)
MOTTO EKSA UPM DAN PTJ
MOTTO EKSA
“Persekitaran Kondusif Pencetus
Transformasi Kerja Berkualiti”
LOGO EKSA
Akan dipilih dikalangan logo EKSA terbaik PTJ
(ditentukan melalui pertandingan)
Nota : Digunapakai secara seragam di UPM dan PTJ tidak perlu mencipta
sendiri penyataan komitmen, visi, misi, motto dan logo (Rujuk GP m/s 4).
CARTA ORGANISASI EKSA JK INDUK
Nota : Sekiranya UPM berhasrat untuk melaksanakan satu pengiktirafan
dalaman secara menyeluruh atau satu pensijilan EKSA UPM, carta organisasi
JK Induk EKSA UPM ini akan digunakapakai (Rujuk GP m/s 6).
Nota:
CARTA ORGANISASI EKSA PTJ
Nota : Semua JK yang dinyatakan merupakan ahli yang wajib dilantik dalam
carta organisasi EKSA (Rujuk GP m/s 7).
PELAKSANAAN EKSA DI UPM
4
Pembentukan Jawatankuasa
Promosi, Hebahan & Pembahagian Zon
Pelancaran dan
Pelaksanaan Aktiviti Pensijilan
PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3 PERINGKAT 4
JK EKSA ditubuhkan di peringkat
PTJ. Setiap peranan dan fungsi JK
disenaraikan, JK perlu menyediakan
carta perbatuan dan dapatkan
komitmen Pengurusan.
JK perlu mempromosi dan
melaksanakan hebahan berkaitan
EKSA kepada warga kerja. Zon
dibahagikan bagi memudah dan
melancarkan proses gerak kerja.
Permohonan boleh dibuat
sekiranya PTJ berhasrat untuk
mendapatkan pensijilan EKSA
daripada MAMPU.
JK perlu membuat pelancaran EKSA
sebagai tanda mula amalan. Pada
peringkat ini, PTJ perlu melaksanakan
semua amalan yang digariskan
mengikut panduan EKSA.
PERINGKAT PELAKSANAAN EKSA
Nota : Peringkat 4 adalah tertakluk kepada nasihat daripada pihak CQA
UPM (Rujuk GP m/s 13)
1
2
3
4
Penasihat/Penaung
Pengerusi
Fasilitator
Penyelaras
JK Promosi
JK Latihan
JK Audit
Ketua Sektor/Zon
1
2
3
4
5
7
8
9
• Lantik JK EKSA. • Beri sokongan penuh.
• Sebagai pakar rujuk.
• Beri latihan kepada warga PTJ.
• Orang tengah antara
pengurusan dan warga PTJ.
• Lakukan pelarasan semua
aktiviti.
• Laporkan kemajuan aktiviti.
• Hebahkan maklumat terkini
kepada PTJ.
• Rancang aktiviti promosi & analisis
keberkesanan.
• Hebahkan maklumat terkini kepada
PTJ.
• Laporkan dalam Mesyuarat JK
EKSA
• Rancang kekerapan audit.
• Laksanakan audit mengikut
kriteria audit UPM.
• Sediakan laporan audit.
• Kenalpasti keperluan, rancang,
laksanakan latihan & analisis
keberkesanan
• Adakan mesyuarat berkala
dengan ahli zon.
• Sediakan laporan zon.
• Bantu beri panduan kepada ahli
zon.
Setiausaha
6
• Pencatat minit mesyuarat
• Kemaskini fail EKSA
• Bantu urusan Penyelaras.
PERINGKAT 1 – PEMBENTUKAN JK EKSA PTJ
Nota : Penyelaras EKSA dilantik oleh CQA. Tugasan ahli adalah beri
komitmen, idea dan bekerjasama (Rujuk GP m/s 53)
• Tentukan hala tuju EKSA.
• Rancang pelan
tindakan,aktiviti, AJK dan
sumber kewangan.
Pada peringkat ini, JK EKSA PTJ perlu:
i. Membuat promosi, hebahan dan menerangkan objektif EKSA kepada seluruh warga
PTJ.
ii.Wujudkan pembahagian zon/kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan EKSA. Bagi memudahkan rujukan, pembahagian
zon perlu dijelaskan melalui pelan lokasi zon. Faktor yang perlu diambil perhatian
semasa pembahagian zon adalah:
Pembahagian zon
hendaklah bersesuaian
mengikut saiz PTJ.
Bilangan zon yang
lebih sedikit / kecil
adalah lebih baik bagi
memastikan
penyelarasan dan
pemantauan dapat
dibuat secara
sistematik.
Tetapkan nama bagi
setiap zon dengan
maklumat ahli bagi
setiap zon (carta
organisasi zon).
Wujudkan sudut EKSA
bagi setiap zon dengan
mempamerkan maklumat
seperti yang diselaraskan.
Zon EKSA di PTJ boleh dibahagikan berdasarkan
aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.
PERINGKAT 2 – PROMOSI, HEBAHAN &
PEMBAHAGIAN ZON
Promosi dan hebahan
Laksanakan pelancaran sebagai tanda mula program dan beri latihan kepada warga
PTJ bagi mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA
dalam kalangan warga PTJ. Aktiviti EKSA termasuklah gotong royong, audit, lawatan,
pengiktirafan dan sebagainya.
PERINGKAT 3 – PELANCARAN DAN
PELAKSANAAN AKTIVITI
PPPA, UPM
CQA, UPM
ILP, Selandar
Contoh majlis pelancaran EKSA
Laksanakan latihan dan program pengembangan ilmu melalui penganjuran
bengkel/seminar atau lawatan penanda aras ke PTJ / organisasi lain.
Latihan dan pengembangan ilmu
Laksanakan aktiviti EKSA yang boleh memupuk kreativiti dan inovasi warga kerja mengikut
takwim. Aktiviti yang dilaksanakan perlu direkodkan, dipromosi dan dihebahkan kepada
warga kerja.
Kreativiti dan pembudayaan inovasi
Laksanakan program pengiktirafan seperti ruang kerja terbaik, kubikel terbaik, anugerah
staf kreatif dan lain-lain yang bersesuaian bagi mengiktiraf dan menghargai komitmen
warga kerja dalam membudayaan EKSA di tempat kerja.
Program Pengiktirafan EKSA
• Peringkat ini hanya terpakai kepada PTJ yang ingin mendapatkan pensijilan EKSA
daripada MAMPU.
• Pensijilan EKSA akan diberikan kepada PTJ yang berjaya memperolehi markah
purata 80% dan ke atas mengikut pecahan berikut:
MARKAH KATEGORI SIJIL
90.0% - 100.0% Cemerlang
80.0% - 89.9% Baik
• Tempoh sah laku sijil adalah selama dua (2) tahun (pembaharuan sijil boleh
dimohon sebulan sebelum tarikh tamat tempoh sah laku).
• PTJ yang berminat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu
kemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU beserta dengan laporan audit
dalam yang dibuat sekurang-kurangnya dua (2) kali dengan purata 80%
markah ke atas.
• Tiada kos dikenakan oleh MAMPU untuk pensijilan EKSA.
PERINGKAT 4 – PENSIJILAN EKSA
Nota : Permohonan persijilan EKSA oleh PTJ adalah tertakluk kepada nasihat
daripada pihak CQA UPM
CONTOH SIJIL PENGIKTIRAFAN EKSA
AUDIT DALAMAN EKSA
5
Membentuk Pasukan Audit
Latihan Audit EKSA
Mengaudit Prestasi EKSA
Melaporkan Penemuan
Audit
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3 LANGKAH 4
Juruaudit dalaman EKSA PTJ perlu
dilantik dan kekerapan sesi audit perlu
ditentukan. Pengauditan perlu
menggunapakai kriteria Audit
Dalaman EKSA UPM.
Latihan perlu diberikan kepada
Pasukan Audit Dalaman EKSA PTJ
supaya proses audit dapat dijalankan
dengan cekap dan berkesan.
Ketua JK Audit EKSA perlu melaporkan
penemuan dan keputusan kepada Pengerusi
EKSA PTJ. Pengerusi EKSA PTJ akan
melaporkannya dalam Mesyuarat Pengurusan
PTJ dan keputusannya perlu dipamerkan di
sudut EKSA.
Pasukan Audit Dalaman EKSA PTJ
perlu menjalankan audit secara
berkala mengikut jadual/takwim yang
telah ditetapkan.
1
2
3
4
LANGKAH PENGAUDITAN EKSA
Langkah 4 - Keputusan yang telah diluluskan perlu dihebah dan dipamerkan
di setiap sudut EKSA (Rujuk GP m/s 15)
Keperluan Utama Pelaksanaan
Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Tempat Umum
Keselamatan Persekitaran
Kawasan Persekitaran PTJ
Tempat Khusus
A
B
C
D
E
F
KOMPONEN GENERIK
KO
MP
ON
EN
KOMPONEN KHUSUS
KOMPONEN PENGAUDITAN EKSA
E1- Agensi mempunyai
bangunan dan kawasan
sendiri
E2- Agensi mempunyai
bangunan dan berkongsi
kawasan
Nota: Penilaian EKSA meliputi kesemua ruang dan Kawasan di PTJ. Tiada
kawasan boleh dikecualikan dalam penilaian EKSA.
KOMPONEN A KOMPONEN B
Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Tempat Kerja/Pejabat
A1) Penyataan Komitmen EKSA (35m)
A2) Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA (15m)
A3) Penglibatan Pengurusan Atasan (15m)
A4) Penilaian Kendiri (15m)
A5) Pengiktirafan (15m)
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi (10m)
A7) Tindakan Penjimatan dan Go Green (15m)
B1) Lantai (10m)
B2) Dinding dan Siling (10m)
B3) Lampu dan Soket (10m)
B4) Susun Atur Peralatan (10m)
B5) Keadaan Peralatan (30m)
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
(20m)
B7) Perhiasan (10m)
B8) Keperluan Umum (30m)
B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja (10m)
B10) Bilik Pegawai (15m)
B11) Stor Peralatan Pejabat (35m)
B12) Bilik Fail (30m)
B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi (10m)
B14) Bilik Pemandu (10m)
B15) Bilik Pelayan (Server) /Terperingkat (5m)
JUMLAH A : 120 MARKAH JUMLAH B : 245 MARKAH
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA
(KOMPONEN GENERIK)
KOMPONEN C KOMPONEN D
Tempat Umum Keselamatan Persekitaran
C1) Lobi Utama/Ruang Hadapan (15m)
C2) Kaunter Utama (25m)
C3) Ruang Menunggu (15m)
C4) Laluan Utama/Koridor (10m)
C5) Bilik Mesyuarat (10m)
C6) Perpustakaan/Pusat Sumber (15m)
C7) Surau/Bilik Solat (30m)
C8) Lif (20m)
C9) Pantri/Tempat Minum (10m)
C10) Tandas (35m)
D1) Pelan Tindakan Kecemasan (10m)
D2) Pendawaian/Kabel (10m)
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran (15m)
D4) Laluan/Tangga Kecemasan (15m)
D5) Kunci (20m)
JUMLAH C : 185 MARKAH JUMLAH D : 70 MARKAH
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA
(KOMPONEN GENERIK)
KOMPONEN E1 KOMPONEN E2
Bangunan & Kawasan Sendiri Bangunan Sendiri & Berkongsi
Kawasan
Kawasan Persekitaran Jabatan (65m)
Kawasan Persekitaran Jabatan (35m)
JUMLAH E1 : 65 MARKAH JUMLAH E2 : 35 MARKAH
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA
(KOMPONEN GENERIK)
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA (KOMPONEN khusus)
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA
(KOMPONEN KHUSUS)
KOMPONEN F
Hospital/Klinik Masjid
1) Bilik Rawatan (25m)
2) Peti Sejuk (10m)
3) Wad (10m)
4) Klinik Pakar (15m)
5) Bilik Fisioterapi (10m)
6) Bilik Bersalin (15m)
7) Bilik Xray/CT Scan/MRI (15m)
8) Farmasi (15m)
9) Stor Peralatan Ubat Farmasi (45m)
10) Bilik Makmal (15m)
11) Bilik/Ruang/Kad Rekod Perubatan (15m)
1) Ruang Sembahyang/ Dewan Solat (25m)
2) Tempat Mandi Jenazah (15m)
3) Tempat Wudhuk (25m)
4) Ruang Azan (15m)
JUMLAH : 185 MARKAH JUMLAH D : 80 MARKAH
Nota: Untuk Klinik Pergigian, ada kriteria khusus (120 markah)
PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA
(KOMPONEN KHUSUS)
KOMPONEN F
Umum Umum (Sambungan)
1) Bilik Kuliah/Latihan/Perbincangan/Seminar
(15m)
2) Dewan/Auditorium (15m)
3) Dewan Makan/Tempat
makan/Kafetaria/Kantin (15m)
4) Garaj (10m)
5) Premis Perniagaan (10m)
6) Bilik Hadanah/Taska (10m)
7) Asrama (15m)
8) Bilik Penginapan/Bilik Rehat/Bilik Transit/Bilik
Musafir/Rumah Tamu (10m)
9) Padang (10m)
10) Kolam Renang (15m)
11) Gelanggang (15m)
12) Gimnasium (10m)
Rumah Haiwan/Ladang
Ternakan/Akuakultur (20m)
Rumah Penyembelihan Haiwan (20m)
Kawasan Pelupusan Bangkai (20m)
Rumah Mayat (15m)
Ladang Tanaman/Nurseri (20m)
Stor Khusus & Stor Sisa Terjadual (25m)
Bilik Penyusuan (15m)
Bilik Kaunseling/Bilik Konsultansi (20m)
Makmal Komputer (20m)
Bilik Audio Visual (AV)/Konti (15m)
Galeri /Studio/Muzium (20m)
Hangar (15m)
JUMLAH : 375 MARKAH
CONTOH AMALAN EKSA
6
Mewujudkan kawasan Laman hijau
Sebelum Selepas
Selepas
Amalan Hijau – Go Green
Mewujudkan tong kitar semula di persekitaran PTJ dan melaksanakan program kitar semula.
Memaparkan memo peringatan dan penjimatan elektrik/air/kertas di tempat yang sepatutnya.
Sudut EKSA (induk dan zon) diwujud / dipamerkan di tempat yang bersesuaian
Lantai dan laluan
Label laci dan carta pergerakan pegawai
Almari Surat
Peralatan gunasama
Susunan dalam laci
Keadaan Peralatan pejabat
Susunan dan Sistem Borang
Master List
fail
Ruang Rekod Dokumen / Bilik Fail
RUANG KERJA
Kubikel
Bilik Pegawai
Bilik Pensyarah
Persekitaraan Dalaman Pejabat
Bilik Mesyuarat
Bilik Latihan/Seminar
Bilik Latihan/Seminar
Bilik Kuliah
Bilik Komputer
Student Centered Learning
Kemudahan OKU
Tandas OKU Laluan OKU
Parking OKU
Tandas Label jenis tandas Tong sanitari
Etika penggunaan tandas Kebersihan sinki
Aspek Keselamatan
Penyimpanan kunci
Peti ubat
Pendawaian
PENTING!
EKSA adalah amalan penambahbaikan berterusan. Oleh itu, tiada istilah “saya sudah cukup baik” atau “kami sudah cukup baik” yang boleh membuatkan seseorang atau sesebuah organisasi itu berhenti membudayakan EKSA di tempat kEKSA merupakan proses berterusan dan sentiasa memerlukan penambahbaikan erja. dari semasa ke semasa bergantung kepada arahan semasa pihak yang berkuasa, kemajuan teknologi, pendigitalan serta lain-lain yang berkaitan.
TERIMA KASIH