MỤC LỤC Bài 3: Tổ chức công tác kế toán (30 tiết)................86 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán..............................86 3.1.1. Khái niệm, căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán. 86 3.1.1.1. Khái niệm bộ máy kế toán................................86 3.1.1.2. Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán...........................86 3.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán..............86 3.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung ..................87 3.1.2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán...................88 3.1.2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán .....89 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán............................90 3.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán...............90 3.2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán.................91 3.2.2.1. Xác định danh mục chứng từ..............................91 3.2.2.2. Tổ chức lập chứng từ....................................92 3.2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ................................93 3.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ.............................94 3.2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ................................94 3.2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ...................95 3.2.3. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu............................................. 96 3.2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt ................................96 3.2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho............................98 3.2.3.3. Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương....................100 3.2.3.4. Tổ chức chứng từ TSCĐ.................................100 3.2.3.5. Tổ chức chứng từ bán hàng..............................101 3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.........................101 3.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống TKKT........101 3.3.1.1. Khái niệm tổ chức hệ thống TKKT ..........................101 3.3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán........................102 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MỤC LỤC
Bài 3: Tổ chức công tác kế toán (30 tiết).......................................................................863.1. Tổ chức bộ máy kế toán...........................................................................................863.1.1. Khái niệm, căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán............................................863.1.1.1. Khái niệm bộ máy kế toán...................................................................................863.1.1.2. Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán........................................................................863.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán...................................................................863.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.......................................................873.1.2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán.......................................................883.1.2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.........................893.2. Tổ chức chứng từ kế toán.........................................................................................903.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán......................................................................903.2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán..........................................................................913.2.2.1. Xác định danh mục chứng từ...............................................................................913.2.2.2. Tổ chức lập chứng từ...........................................................................................923.2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ...................................................................................933.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ............................................................................943.2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ...................................................................................943.2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ........................................................953.2.3. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu.........................963.2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặt...................................................................................963.2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho...........................................................................983.2.3.3. Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương.........................................................1003.2.3.4. Tổ chức chứng từ TSCĐ....................................................................................1003.2.3.5. Tổ chức chứng từ bán hàng...............................................................................1013.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.......................................................................1013.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống TKKT......................................................1013.3.1.1. Khái niệm tổ chức hệ thống TKKT....................................................................1013.3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán..................................................................1023.3.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống TKKT......................................................................1023.3.3. Nội dung tổ chức TKKT.......................................................................................1023.3.3.1. Các yêu cầu khi tổ chức hệ thống tài khoản.....................................................1023.3.3.2. Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng hạch toán.....................................1033.3.3.3. Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản.......................................1033.3.3.4. Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản.........................................1033.3.4. Chế độ tài khoản kế toán hiện hành và tổ chức vận dụng.....................................103
1
3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................................................................1053.4.1. Nhiệm vụ tổ chức hệ thống sổ kế toán..................................................................1053.4.2. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán................................................................1063.4.3. Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................................................1063.4.3.1. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán...............................................................1063.4.3.2. Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán......................................................1073.4.3.3. Tổ chức xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán...................................1083.4.3.4. Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán.........................................................1093.4.3.5. Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.................................................1103.4.4. Các hình thức sổ kế toán........................................................................................1113.4.4.1. Hình thức sổ kế toán..........................................................................................1113.4.4.2. Hình thức kế toán nhật ký - Sổ cái......................................................................1113.4.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung.......................................................................1123.4.4.4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.....................................................................1133.4.4.5. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ...................................................................1143.4.4.6. Hình thức kế toán trên máy vi tính.....................................................................1143.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.........................................................................1153.5.1. Khái quát chung về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán..........................................1153.5.1.1. Khái niệm...........................................................................................................1153.5.1.2. Vai trò của chế độ báo cáo kế toán...................................................................1153.5.2. Nội dung tổ chức báo cáo kế toán.........................................................................1153.5.2.1. Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán...................................................1153.5.2.2. Quy định trách nhiệm lập, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính......................1163.5.2.3. Quy định trách nhiệm của người kiểm tra, kiểm soát báo cáo kế toán..............1173.5.2.4. Quy định nơi nhận hoặc công khai báo cáo kế toán..........................................1173.5.2.5. Quy định về phương pháp lập báo cáo kế toán..................................................1183.5.3. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán.............................................................118
2
Bài 3: Tổ chức công tác kế toán (30 tiết)
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
3.1.1. Khái niệm, căn cứ xây dựng mô hình bộ máy kế toán
3.1.1.1. Khái niệm bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán ở đơn vị là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng thực hiện
toàn bộ công tác kế toán, thống kê và công tác tài chính (tài vụ) ở đơn vị.
3.1.1.2. Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán
- Các đơn vị khác nhau về lĩnh vực hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động và
về nhiều yếu tố khác nữa, vì vậy không thể xây dựng được mô hình chung của bộ máy
kế toán cho mọi đơn vị, mà mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở
đơn vị mình cho phù hợp.
- Để xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý
cần phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Lĩnh vực hoạt động của đơn vị;
+ Đặc điểm và quy trình hoạt động của đơn vị;
+ Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;
+ Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ;
+ Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán;
+ Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế
toán hiện có.
3.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm
việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ tổ
chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán hợp lý:
+ Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh;
+ Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí các đơn vị);
+ Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toán tài chính;
+ Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị;
+ Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật;
+ Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp;
3
Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp
các nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ
chức bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý;
Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức
công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán.
3.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
a) Nội dung
- Hình thức này thường được áp dụng cho các DN có hoặc không có đơn vị
trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với
những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin
liên lạc dễ dàng;
- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một
phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có
tổ chức kế toán riêng. Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp
quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ chưa cao;
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê
tài chính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán
làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc
định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán;
- Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có
thể chia làm nhiều bộ phận như sau:
+ Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: Làm nhiệm vụ
giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính doanh nghiệp, theo dõi
tình hình biến động về vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lưu
chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ khác;
+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho;
+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội;
+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành;
+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh;
+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra.
4
b) Sơ đồ
3.1.2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
a) Nội dung
- Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có
các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn
chỉnh, địa bàn phân tán. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế
toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Công ty, tổng công ty...), vừa tổ
chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã
được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch
toán kết quả kinh doanh.
- Trong trường hợp này toàn bộ công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp
được phân công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm: Thực hiện các phần công việc kế toán phát sinh ở
đơn vị chính và báo cáo kế toán phần công việc thực hiện. Xây dựng và quản lý kế
hoạch tài chính, hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thông kê, hướng dẫn kiểm tra
công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các
đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp;
+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài
chính của đơn vị, tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báo cáo kế
toán gửi về phòng kế toán trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tế trong phạm
vi đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc.
5
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bộ phận kế
toán vật tư, hàng hoá
Bộ phận tài
chính
Bộ phận kế
toán TSCĐ và đầu tư dài hạn
Bộ phận kế
toán tiền
lương và
BHXH
BP kế toán chi phí sản xuất và
GTSP
Bộ phận
kế toán bán
hàng KQKD
Bộ phận
kế toán nguồn vốn và các quỹ
DN
Bộ phận kế
toán tổng
hợp và kiểm tra
Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc
Quan hệ chỉ đạo
b) Sơ đồ78
3.1.2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
a) Nội dung
- Hình thức này thường được áp dụng cho các DN có quy mô lớn địa bàn
hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là
khác nhau;
- Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm
làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc
điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định
một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp
hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài
chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân
cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế
toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.
- Công tác kế toán theo hình thức này được phân công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh
nghiệp, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và đơn vị
trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn
vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn
6
Bộ phận tài chính
Kế toán vật tư, hàng hoá
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bộ phận kế toán hoạt động chung của doanh nghiệp
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kiểm tra kế toán
Phòng (tổ) kế toán ở các đơn vị phụ thuộc
Trưởng phòng (tổ trưởng) kế toán
Kế toán tài sản cố định
Kế toán tiền
lương và BHXH
Kế toán chi phí
sản xuất, giá
thành
Kế toán bán
hàng kết quả kinh
doanh
Kế toán tổng hợp
Quan hệ chỉ đạo
vị trực thuộc để lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.
+ Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và
quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê,
định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.
+ Ở đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch
toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ
thể do phòng kế toán trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giảm các
phần hành về phòng kế toán trung tâm.
b) Sơ đồ
3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
3.2.1. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
- Căn cứ vào quy mô sản xuất – kinh doanh, loại hình hoạt động, trình độ,
cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ kế toán và trình
tự luân chuyển chứng từ phù hợp;
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản
để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan;
7
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bộ phận tài chính Bộ phận
kế toán tài sản cố định
Bộ phận kế toán vật
tư hàng hoá
Bộ phận kế toán tiền
lương, bảo hiểm xã
hội
Bộ phận kế toán
...
Bộ phận kế toán
tổng hợp và kiểm
tra
Nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức
kế toán riêng
Phòng (tổ) kế toán ở các đơn vị trực thuộc
Trưởng phòng (tổ trưởng) kế toán
Kế toán TSCĐ
Kế toán vật tư, hàng hoá
Kế toán CPSX, giá
thành
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp
Quan hệ chỉ đạo
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây dựng quy
trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng loại;
- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng
cường tính pháp lý của chứng từ kế toán và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý
quan trọng trong ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lý.
3.2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
3.2.2.1. Xác định danh mục chứng từ
- Xác định loại chứng từ
- Xác định nội dung và hình thức của chứng từ: chứng từ sử dụng phải có đủ
các yếu tố cơ bản cần thiết và các yếu tố bổ sung trên chứng từ.
a) Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì tất cả các chứng từ kế toán đều thuộc
loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu
ban hành hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn
vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật kế toán và
các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết
tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa;
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên
quan đến đơn vị;
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan,
những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có
dấu của đơn vị kinh tế (nếu có).
b) Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không
gian, thời gian, địa điểm và giá cả;
- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả;
- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì
các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng
thời kỳ;
8
- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp
nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ
trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán
hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải
nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ sung nhằm phản ánh các chỉ
tiêu mang tính đặc thù của ngành.
3.2.2.2. Tổ chức lập chứng từ
- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán
đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp
vụ kinh tế tài chính;
- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành của
chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản
lý và yêu cầu ghi sổ kế toán;
- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung (nếu có);
+ Lập theo mẫu hướng dẫn;
+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ;
+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại;
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ
phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.
- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu hướng dẫn để ghi nhận đầy
đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ chức luân
chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên quan thực hiện các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ có thể kiểm tra, ghi chép
hạch toán được kịp thời;
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận trong
doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu nhận thông tin
bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban đầu giúp cho việc hạch
toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, tuy
nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà do nhưng người làm việc ở các
bộ khác trong doanh nghiệp được phân công thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và
giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp;
9
- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm căn
cứ ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế toán viên
lập. Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế
toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống nhất, thích hợp với
từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh nghiệp (là các nghiệp vụ
phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân bổ cho các đối tượng, các nghiệp
vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút
toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển).
3.2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ
- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện
truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở
doanh nghiệp;
- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về
từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc
phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán;
- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán
phải kiểm tra)
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý
của số liệu kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhằm
đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước ngăn chặn
kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí;
+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải phù hợp với
kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế kỹ thuật, phù
hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường hiện tại;
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao
gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị). Kiểm tra căn
cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm
tính chính xác của số liệu kế toán;
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một
chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm
10
chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán;
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ
quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín dụng, các định
mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm chắc giá cả
thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.
3.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ
- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán,
chứng từ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình
tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành
một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ;
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến
ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng,
các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế toán trong phòng kế
toán. Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân
nhất định, phù hợp với chức năng nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng
kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh ở đơn vị để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể
thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong
chứng từ và ghi chép hạch toán kịp thời theo nhiệm vụ được phân công;
Trong kế hoạch luân chuyển chứng từ cần phải quy định rõ trình tự luân chuyển
chứng từ kế toán từ khi lập hoặc thu nhận đến khi ghi sổ kế toán xong phải qua các bộ
phận quản lý hoặc cán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt, kiểm tra nội dung kinh tế
phản ánh trên chứng từ; thời hạn lưu trữ chứng từ, chuyển chứng từ cho bộ phận kế
tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin kế toán được kịp thời phục vụ tốt cho
việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám
đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
3.2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ
11
- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của
chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân
loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định;
- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán
phải được dịch ra tiếng việt;
- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ để ghi
sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình tự
thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng thời ghi
vào thẻ, sổ chi tiết;
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi vào
2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dùng các số liệu
trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết;
+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc ghi sổ
kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau. Căn cứ vào
chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở ghi
sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái). Cơ sở để ghi sổ kế toán chi
tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã lập;
+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế toán
tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập
thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng loại theo bên có
các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa trên các chứng từ gốc
và các bảng phân bổ để ghi sổ;
Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung cấp
thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập, kiểm tra
chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài chính và kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng
dẫn thi hành luật kế toán. QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ
trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán và mới nhất là TT 200/2014/TT-
BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 quy định:
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo
12
kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán;
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá
trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá
trình sử dụng;
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một
bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản
chứng từ sao chụp;
- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui
định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên
thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết;
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp
thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm;
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức
bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán;
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ tài
liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu
trữ theo quy định của pháp luật;
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại vĩnh
viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng
tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt;
- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có
quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
3.2.3. Tổ chức lập và luân chuyển một số loại chứng từ kế toán chủ yếu
3.2.3.1. Tổ chức chứng từ tiền mặtChứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người
được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.
Nghiệp vụ thu - chi tiền mặt
Thu tiền Chi tiền
1. Thu từ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ 1. Chi do xuất quỹ nộp vào ngân hàng
2. Thu từ đi vay 2. Chi cho vay
3. Thu từ rút TGNH về nhập quỹ 3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn
4. Thu từ các khoản nợ phải thu 4. Chi thanh toán các khoản nợ phải trả
5. Thu từ các khoản đầu tư chứng khoán, 5. Chi khác cho hoạt động sản xuất kinh
13
hoạt động tài chính, hoạt động khác. doanh.
a) Chứng từ sử dụng
- Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập
trung của đơn vị;
- Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu
tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán;
- Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành 2 hoặc 3
liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó liên 1 lưu tại quyển,
liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) chuyển cho kế toán cấp trên.
b) Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu
Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc
kế hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải tuân thủ yêu
cầu sau:
Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 để đảm
bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để đảm bảo
tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương án 2.
- Phương án 1
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười nộp
tiềnKTT/Thủ
trưởng ĐVThủ quỹ
Kế toán thanh toán (KTTT)
1. Đề nghị nộp tiền
2. Lập phiếu thu
3. Ký phiếu thu
4. Thu tiền
5. Ghi sổ
6. Bảo quản Chứng từ - Phương án 2
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười nộp
tiềnKTT/Thủ
trưởng ĐVThủ quỹ
Kế toán thanh toán (KTTT)
1. Đề nghị nộp tiền
2. Lập phiếu thu
3. Thu tiền
4. Ghi sổ
5. Ký phiếu thu
14
6. Bảo quản Chứng từ
c) Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi
Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc
kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:
- Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm
đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.
- Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động
sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi sổ kế toán
ta sử dụng phương án 2.Phương án 1
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười có nhu cầu chi tiền
KTT/Thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh
toán (KTTT)1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt lệnh chi 3. Lập phiếu chi 4. Ký phiếu chi 5. Chi tiền 6. Ghi sổ 7. Bảo quản Chứng từ
Phương án 2
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười có nhu cầu chi tiền
KTT thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh
toán (KTTT)1. Đề nghị chi tiền 2. Duyệt lệnh chi 3. Lập phiếu chi 4. Chi tiền 5. Ghi sổ 6. Ký phiếu chi 7. Bảo quản Chứng từ
3.2.3.2. Tổ chức chứng từ hàng tồn kho
a) Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua kho mà
doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ hoặc để bán.
b) Chứng từ sử dụng
- Biên bản giao nhận
Là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của nghiệp vụ nhập hàng tồn
15
kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài sản và thủ kho về mặt lý thuyết
biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các nghiệp vụ hàng tồn kho, nhưng trên thực
tế biên bản này chỉ được lập trong các trường hợp sau đây: Hàng nhập với khối lượng
lớn; hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ; hàng nhập có tính chất cơ khí
hoá phức tạp.
- Phiếu nhập kho: MS01-PNKPhiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu tại
quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.- Phiếu xuất kho: MS02-PXKPhiếu do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập
thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
c) Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười có nc nhập
hàng
Ban kiểm
nghiệm
Cán bộ phòng
cung ứng
Phụ trách cung ứng
Thủ kho
Kế toán HTK
1. Đề nghị nhập hàng 2. Biên bản kiểm nghiệm 3. Lập phiếu nhập 4. Ký phiếu nhập 5. Nhập kho 6. Ghi sổ 7. Bảo quản chứng từ
d) Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên: liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán, liên 2: Người nhận vật liệu, liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năng
Người có nhu cầu
Cán bộ phòng cung
ứng
KTT (thủ trưởng đơn
vị)
Thủ kho
Kế toán HTK
1. Đề nghị xuất dùng 2. Duyệt lệnh xuất 3. Lập phiếu xuất 4. Ký phiếu xuất 5. Xuất kho
16
6. Ghi sổ 7. Bảo quản chứng từ
3.2.3.3. Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương- Chứng từ tiền lương, thu nhập phải trả, các khoản thanh toán gồm:+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH+ Bảng thanh toán lương và BHXH+ Bảng phân phối thu nhập theo lao động+ Các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động+ Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ.- Trình tự lập và luân chuyển chứng từ:
3.2.3.4. Tổ chức chứng từ TSCĐ
- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.
- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các quyết định
về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định.
- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó gắn
liền với từng TSCĐ.
- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:
17
Chủ sở hữu TSCĐ
Các quyết định (chứng
từ mệnh lệnh)
Hội đồng giao thận thanh lý
TSCĐ
Biên bản giao, nhận thanh lý TSCĐ (chứng từ thực hiện)
Kế toán TSCĐ
Bộ chứng từ
Ghi thẻ
TSCĐTSCĐ
Ghi sổ TSCĐTSCĐ
Nơi sử dụng LĐ
Bộ phận quản lý
LĐ
Kế toán tiền
lương
Bảo quản, lưu trữ
Nghiệp vụ LĐ&TL
Lập bảng chấm
công; C.từ kết quả
LĐ
Ra các QĐ về cơ cấu
LĐ, lương, thưởng, phụ cấp
Lập bảng phân bổ TL; các chứng từ thanh toán; ghi sổ kế
toán
21 3 4
3.2.3.5. Tổ chức chứng từ bán hàng
- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:
+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn;
+ Hóa đơn in từ máy;
+ Hóa đơn điện tử;
+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán.
Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán
hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.
- Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với
kế toán. (màu tím)
+ Liên 2: Giao cho khách hàng. (màu đỏ)
+ Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán. (màu xanh)
- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:
Trách nhiệm
Biểu công việc
Các bộ phận chức năngNgười mua hàng
Cán bộ phòng KD
(phòng VT)
KTT/Thủ trưởng đơn vị
Thủ kho
Thủ quỹ
KT HTK (KTBH)
1. Đề nghị mua hàng
2. Viết hoá đơn
3. Ký hoá đơn
4. Viết phiếu thu
5. Ký phiếu thu
6. Thu tiền
7. Xuất hàng
8. Ghi sổ
9. Bảo quản chứng từ
3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
3.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức hệ thống TKKT
3.3.1.1. Khái niệm tổ chức hệ thống TKKT
Tổ chức hệ thống TKKT:
- Là quá trình thiết lập một hệ thống TK kế toán nhằm cung cấp các thông tin
18
tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị kế toán.
- Là việc tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống TK kế
toán trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị cơ sở trong nền kinh tế.
- Thực chất là xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống
hóa các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích
kiểm soát, quản lý các đối tượng của kế toán.
3.3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán
- Xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản so sánh,