MS Excel 2010 Avanzado y Tablas DinámicasExcel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. Ms Excel a través de las tablas dinámicas le brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A través de los informes de gráfico dinámico podrá ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinámica para realizar comparacione s, patrones y tendencias. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. ISBN EN TRÁMITE E-mail:[email protected]Web Site:http://.saccec.com/educacion/ Blog: http:/ /www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
ejecutar Tablas dimanicas con Macros de Microsift Excel 2010
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TABLAS DINÁMICASMicrosoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el área ejecutiva
y empresarial.Las tablas dinámicas te brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen.
A través de los informes de gráfico dinámico podrás ver los datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a través de los cuales
podrás optimizar tus tareas repetitivas.
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes
de datos. Utiliza un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para
responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumirrápidamente grandes volúmenes de datos.Los informes de tabla dinámica permiten analizar datos numéricos enprofundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica permite organizar la información cuandodeseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista variosdatos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos
obtenidos.En el informe de tabla dinámica que se muestra a continuación, sepuede visualizar fácilmente cómo se comparan las ventas de los equiposde computación en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas decualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datosde origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resumevarias filas de información.
En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campoEquipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento
Computador.
Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valoresque van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valorVentas de cada fila de los datos de origen para la cual la columnaEquipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada unode los trimestres.
SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA
DINÁMICA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinámica.
Se sugiere que todas las columnas estén rotuladas. Pues los títulosse convertirán en los campos de la tabla dinámica.
Los nombres de las columnas deben estar relacionados con lainformación que contiene cada columna.
Características de un informe dinámico
Una de las principales características de un informe dinámico es quepermite la actualización automática de datos. Maneja filtros avanzados. Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICAUn informe de tabla dinámica te permite:
Consultar grandes cantidades de datos. Calcular el subtotal, agregar datos numéricos y resumir datos.Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados deinterés. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resúmenesdiferentes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos parapoder obtener la información de interés.
Práctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinámica por
fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por
cada departamento de la empresa.
La solución al ejercicio planteado es la siguiente:
Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica. Haz clic en la opción Tabla dinámica.
Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Sino están marcados, selecciónalos.
Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo. Luego haz clic en Aceptar.
Se visualiza el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica. Activa con un visto la opción Diseño de tabla dinámica clásica(permite arrastrar campos en la cuadrícula). Luego haz clic en Aceptar.
Al seleccionar una tabla dinámica se activan las herramientas de tabla
dinámica.Entre las herramientas están las fichas de:
1. Opciones. 2. Diseño.
En la ficha de Opciones, están los grupos:
Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar losbotones y encabezados de los campos de la tabla dinámica. En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para
generar gráficos dinámicos, crear fórmulas y administrarherramientas OLAP. En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar,seleccionar o mover un reporte dinámico. En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar elorigen de una tabla dinámica. En Ordenar encuentras las herramientas para organizar lainformación en orden ascendente o descendente. Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabladinámica.
La opción de Campo activo, te permite expandir, contraer yconfigurar un campo de la tabla dinámica. La opción Tabla dinámica, te permite manejar el diseño, formatos,totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinámica e impresiones.
Estilos de tabla dinámica te permite aplicar estilos rápidos a unatabla dinámica. El grupo Opciones de estilos de tabla dinámica, permite activar
o desactivar encabezados de filas y columnas de un informedinámico. El grupo Diseño te permite aplicar diseños de informe, totales ysubtotales.
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICOAl trabajar con informes dinámicos, una de las opciones muy utilizadas es la de
resumir los datos.
Práctica
En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinámico que
resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la
que fue vendido, el valor y el número de autos vendidos.
Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de
vehículo.
La solución al ejercicio planteado es la siguiente:
Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica. Haz clic en la opción Tabla dinámica.
Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen.Si no están marcados, selecciónalos. Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo. Luego haz clic en Aceptar.
En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinámica para la versión2010. El informe dinámico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con loseleccionado anteriormente.
Observa que los rótulos de las columnas se han transformado en camposde la tabla dinámica.
Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se vanubicando en la tabla dinámica. Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehículo a Rótulos de Fila. Al campo Σ Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.
Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleadaBelén Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo básico es de400 dólares.
Si observas el reporte dinámico, te darás cuenta que aún no se haactualizado el dato. Para realizar la actualización automática realiza losiguiente: Selecciona la tabla dinámica. Haz un clic derecho. Selecciona Actualizar.
Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registrosingresados.
Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente: Selecciona el reporte dinámico a actualizar. Haz clic en Opciones. Selecciona Cambiar origen de datos. Haz clic en Cambiar origen de datos...
Se visualiza el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabladinámica. Como observas, únicamente están seleccionados los registros anteriores,más no los actuales.
Visualiza el cuadro de diálogo Agrupar. Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso seleccionameses y trimestres. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos. Haz clic en Insertar campo. En Fórmula digita la operación a realizar con el campo. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el resultado luego de aplicar la fórmula.
Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos más el10% de los ingresos calculados anteriormente.
Realiza lo siguiente:
Selecciona la tabla dinámica. Haz clic en Opciones. Selecciona Cálculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado... Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos.
En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertarel campo Ingresos.
Digita el operador para este caso el signo +. Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10%Ingresos.
AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO
Las líneas de tendencia son representaciones gráficas de las tendenciasde los datos que puede usar para analizar problemas de predicción.
Dicho análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante elanálisis de regresión, puede ampliar el significado de una línea detendencia de un gráfico más allá de los datos reales para predecir valores
futuros.
Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este casose puede calcular la tendencia de los ingresos.
Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o
está cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calculaautomáticamente su valor R al cuadrado basado en una fórmula. Si lo
desea, puede mostrar ese valor en su gráfico.
Una línea de tendencia se puede aplicar en determinados gráficos. Cuandoesta opción está desactiva en el gráfico, indica que no es posible aplicaren ese tipo de gráfico.
Práctica
En la empresa te han solicitado con urgencia un informe gráfico de losingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Además quieren
conocer cuál es la tendencia de los ingresos.
Para resolver este problema realiza lo siguiente:
Selecciona la serie de datos a la cual aplicarás la línea de tendencia,para el ejemplo a la serie de Ingresos. Da un clic derecho sobre la serie. Selecciona Agregar línea de tendencia...
Se visualiza el cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia. Selecciona la línea de tendencia que deseas, para el ejemploselecciona Polinómica. En Ordenación selecciona 6.