MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN 1 TAJUK 11-1 PEMPROSESAN PERKATAAN 2.0 Pengenalan Kepada Pemprosesan Perkataan (Microsoft Word) Pemprosesan Perkataan digunakan untuk membina, menyimpan dan mencetak dokumen. Tujuan utama Pemprosesan Perkataan ialah untuk menyediakan dokumen seperti memo, surat, sampul, laporan, manual dan lain-lain. Pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini. Microsoft Word Perisian ini membolehkan anda menyedia dan mencetak dokumen untuk kegunaan peribadi, perniagaan atau kerja-kerja surat menyurat. Antara kemudahan yang terdapat di dalam program ini ialah; Membina Header dan footer Membina Jadual dan Indeks Memeriksa ejaan dan grammar Menggunakan "thesaurus" Menyelit grafik dan objek Membina surat yang boleh digabungkan dengan senarai alamat Memotong, menyalin dan memindahkan teks Mencari teks untuk disunting Memformat dokumen secara automatik daripada galeri format Prebiu dokumen sebelum dicetak Objektif Selepas mengikuti aktiviti ini, anda akan dapat: Membina dokumen baru Memasukkan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
1
TAJUK 11-1 PEMPROSESAN PERKATAAN
2.0 Pengenalan Kepada Pemprosesan Perkataan (Microsoft Word) Pemprosesan Perkataan digunakan untuk membina, menyimpan dan mencetak dokumen. Tujuan utama Pemprosesan Perkataan ialah untuk menyediakan dokumen seperti memo, surat, sampul, laporan, manual dan lain-lain. Pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini. Microsoft Word
Perisian ini membolehkan anda menyedia dan mencetak dokumen untuk kegunaan peribadi, perniagaan atau kerja-kerja surat menyurat. Antara kemudahan yang terdapat di dalam program ini ialah; Membina Header dan footer Membina Jadual dan Indeks Memeriksa ejaan dan grammar Menggunakan "thesaurus" Menyelit grafik dan objek Membina surat yang boleh digabungkan dengan senarai alamat Memotong, menyalin dan memindahkan teks Mencari teks untuk disunting Memformat dokumen secara automatik daripada galeri format Prebiu dokumen sebelum dicetak Objektif Selepas mengikuti aktiviti ini, anda akan dapat: Membina dokumen baru Memasukkan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail
Admin
Highlight
Admin
Highlight
Admin
Highlight
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
2
Nota: Skrin menayangkan dua butang tutup. Butang pada title bar menutup Word; butang pada Menu Bar menutup dokumen yang sedang dibina
Rajah 2.2 : Skrin Microsoft Word
Rajah 2.1 : Memilih Aplikasi Micsrosoft Word
2.1 Memulakan MS Word
Operasi pertama yang perlu dilakukan bila anda hendak memulakan perisian Word; Log on kepada sistem rangkaian atau Membuka Windows a. Klik butang start dan pilih Programs
b. Pilih Program Microsoft Word dan klik. Program akan terbuka dalam Windows dan membentuk Document 1.
2.2 Mengenali elemen di dalam skrin .
Skrin Microsoft Word terdiri daripada beberapa elemen: Application title bar Documen title bar Menu bar Standard tool bar Formatting bar Ruler Insertion point Vertical and horizontal scroll bars Satus bar
Admin
Highlight
Admin
Highlight
Admin
Highlight
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
3
2.3 Mencipta Fail Dokumen Baru Dengan Cepat
1. Melalui kaedah ini, pengguna tidak perlu untuk membuka program berkenaan terlebih dahulu.
2. Pengguna hanya tentukan bentuk fail yang bakal dicipta, sama
ada pemproses kata, helaiankerja, pangkalan data, atau, persembahan, pakej MS Office 2000 akan memilih dan memapar failnya terus kepada anda !
3. Untuk tujuan ini, anda perlu gunakan toolbar Shortcut MS Office
yang secara default, akan dipamerkan pada bahagian atas sudut kanan monitor anda.
2.4 Membuka Fail Dokumen Sedia Ada Dengan Cepat
Klik pada butang Open Office Document. MS Office 2000 akan pamerkan senarai nama-nama fail dokumen (*.doc), atau helaiankerja (*.xls), ataupersembahan (*.ppt, *.pps), atau pangkalan data *.mdb).
Perhatian – ToolBar ShortCut MSOffice 2000 hanya akan terpamer sekiranya pakej MSOffice 2000 telah diinstal secara Custom sahaja!
Rajah 2.3 : StartUp Menu Office
Rajah 2.4 : Kekotak Dialog “New Office Document”
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
4
1.4.1
2.5 Membuka Fail Dokumen Sedia Ada Dengan Cepat
Membina, menyimpan dan mencetak adalah merupakan tugas-tugas asas Word. Tiap-tiap pengguna mestilah mempunyai kemahiran dalam menggunakan program ini.
Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:
Membina dokumen baru Memasukan teks Membatalkan perubahan Membetulkan kesalahan Menyimpan dokumen Prebiu dokumen Mencetak dokumen Menutup fail
Rajah 2.5 : Sebahagian dari jenis-jenis fail.
Rajah 2.6 : Kotak Dialog Open Office Document.
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
5
2.6 Membina Dokumen Baru
Apabila anda memulakan Word. dokumen baru yang kosong yang di namakan Document 1 akan muncul secara automatik untuk anda. Sekarang anda boleh mula menaip.
a Klik butang start
Halakan kursor kepada program dan pilih program Microsoft Word. Program akan terbuka dan membina dokumen yang dipanggil Document 1.
2.7 Mengedit Dokumen
Membina dokumen hanyalah permulaan kerja dalam Pemprosesan Perkataan. Selepas membina dokumen, anda biasanya menyemak beberapa kali. Dalam projek ini anda akan menjelajah sebahagian daripada teknik-teknik menyemak yang biasa digunakan.
Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:
Membuka dokumen Menjelajah dokumen Memilih teks untuk menukar bentuk Bekerja dengan teks Memeriksa ejaan dan grammar Menukar view
Rajah 2.7 : Memilih aplikasi Microsoft Word
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
6
2.8 Membuka dokumen
Apabila anda hendak melihat atau menyemak dokumen yang sudah disimpan, anda mestilah membuka dokumen terlebih dahulu.
a. Klik butang open b. Klik dua kali (Dwiklik) tajuk fail Ucapan Terima Kasih. Fail tersebut
akan terbuka. 2.9 Menjelajah dokumen
Jika dokumen yang telah siap ditaip tidak muncul pada skrin, anda boleh gunakan skrol bar untuk mencari teks atau menggerakkan kursor ke atas atau ke bawah satu baris pada satu masa dengan menekan anak panah ke atas atau ke bawah
Skrol dokumen
a. Tekan untuk skrol dokumen sehingga sampai ke bahagian paling bawah dokumen tersebut.
b. Skrol ke bahagian paling atas dokumen menggunakan anak
panah di dalam skrol bar menegak. Anda tidak dapat melihat kursor kerana ia masih berada di bahagian bawah dokumen. Skrol tidak mengubah pergerakan kursor.
c. Tekan Page Down. Sekarang anda boleh lihat kursor semula.
2.10 Memilih teks untuk menukar bentuk
a. Pilih teks terlebih dahulu sebelum melakukan penyemakan seperti menyalin teks atau menukar saiz teks.
b. Teks yang dipilih ditandakan dalam gambarajah 2. Kebiasaannya cara yang paling mudah untuk memilih teks ialah dengan mengheret kursor tetikus kepada teks
Rajah 2.8 : Skrin Microsoft Word
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
7
2.11 Menukar bentuk teks
a. Pilih dan highlight perkataan "hormat" dalam perenggan pertama surat Ucapan Terima Kasih.
b. Klik butang Bold dan tekan anak panah kekiri untuk membatal
pilihan pada teks. c. Pilih perkataan "hormat" sekali lagi dan klik butang underline
Perkataan "hormat" menjadi Bold dan Underline. d. Klik butang underline sekali lagi. Underline akan hilang. e. Klik butang italic dan tekan anak panah kekiri untuk
membatalkan pilihan teks. Perkataan "hormat" menjadi Bold dan Italic.
f. Pilih perkataan "hormat" dan tekan butang Ctrl + I. Perkataan
tersebut akan menjadi Bold sahaja. g. Highlight seluruh dokumen. h. Klik anak panah ke bawah pada font size.
i. Pilih 12. j. Klik anak panah ke bawah pada Font. Pilih Arial
Rajah 2.9 : Pemilihan Saiz Font
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
8
2.12 Bekerja dengan teks
Selain daripada menukar rupa bentuk teks, ia juga perlu dipadam, disusun semula, dan disalin bila membuat penyemakan. Bila anda menggunakan sebahagian daripada teks berkali-kali, anda boleh mengarahkan Word membuat kerja untuk anda dengan membina AutoTeks.
Memadamkan Teks.
1. Pilih Teks "Sukacita saya merujuk perkara di atas."
b. Tekan Delete
Rajah 2.10 : Pemilihan Bentuk Font
Rajah 2.11 : Memadamkan Teks
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
9
2.13 Memindahkan Teks
a. Pilih teks " Sekian dimaklumkan, terima kasih." b. Klik butang Cut c. Klik kursor selepas " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" d. Klik butang Paste
Nota : Klik butang Cut, akan memadamkan teks dan meyimpannya di dalam memori yang dipanggil Clipboard. Apabila anda memadamkan teks dengan menggunakankekunci Delete, teks tidak akan disimpan di dalam Clipboard dan anda tidak boleh menampalnya ditempat lain.
Anda boleh menjajarkan (align) perenggan dalam dokumen supaya ia kekiri, kekanan, ketengah atau dijustifikasikan (justified). Untuk menjajarkan teks, anda hanya meletakkan kursor dalam perenggan dan klik butang kanan, kiri, tengah atau justifikasi pada toolbar format.
2.14 Menyalin Teks.
a. Pilih Teks "Sukacita saya merujuk perkara di atas." b. Klik butang Copy . Teks akan disalin ke dalam Clipboard. c. Letakkan kursor selepas "Salam hormat". d. Klik butang tampal (paste)
2.14 Menukar View kepada Page Layout View.
a. Klik butang Page Layout View dalam skrol bar melintang. b. Skrol ke bawah untuk melihat page break
Rajah 2.12 : Page Layout
View
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
10
Nota: Word menyediakan beberapa views ketika bekerja dengan dokumen. View Normal tidak menunjukkan ruang putih untuk margin atau kawasan
pada muka surat yang tidak digunakan. Gunakan View Normal bila anda ingin melihat bilangan teks yang maksimum.
Page Layout View menunjukkan margin dan ruang yang digunakan beserta
dengan page break di antara muka surat. Gunakan page layout view bila anda ingin melihat muka surat sebenar ketika mencetak.
2.15 Menyimpan Dokumen
Jika anda ingin menyimpan dokumen untuk beberapa waktu. Anda boleh menyimpannya di dalam disket. Bila menyimpan dokumen, anda hendaklah tentukan nama dan lokasi di mana ianya akan disimpan
Menyimpan fail baru.
Klik butang Save
Taip "Ucapan Terima Kasih" dalam kotak teks File Name. Klik anak panah ke bawah di dalam kotak Save In dan pilih pemacu A ( atau pemacu dan folder yang ingin di simpan dokumen )
Menyimpan fail sedia ada.
a. Tekan enter dua kali dan taipkan nama ringkas anda, menunjukkan anda sebagai jurutaip kepada dokumen tersebut.
b. Klik Save. Kotak dialog Save As tidak akan muncul.
Fail akan disimpan dengan nama dan lokasi yang sama.
Rajah 2.13 : Kotak Dialog
Save As
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
11
2.16 Mencetak Dokumen
Anda boleh mencetak dokumen daripada tetingkap Print Preview atau Tetingkap Document.
Menekan butang print, akan mencetak satu salinan lengkap dokumen.
Jika anda ingin mencetak hanya sebahagian daripada dokumen atau lebih daripada satu salinan, anda boleh gunakan arahan Print daripada Menu File.
Mencetak Surat Ucapan Terima Kasih.
a. Pilih File daripada bar menu. b. Pilih Print, atau
c. Klik OK 2.17 Menformat Dokumen
Dalam projek ini anda akan menggunakan teknik-teknik format untuk menghasilkan dokumen yang lebih menarik seperti;
Grafik Perenggan yang diinden Stail Border dan Shading Column
Rajah 2.14 : Kekotak
Dialog “Print”
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
12
Objektif
Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:
Membina Column Memformat perenggan Mengaplikasi dan mengubah stail Mengaplikasi border dan shading Menyelit dan memanipulasi grafik
2.18 Cara Membina Tiga Column
Word boleh membina beberapa column yang mempunyai lebar yang sama atau pun tidak. Teks di dalam column berikut akan diisi apabila column sebelumnya dipenuhi.
a. Pilih Format pada Bar Menu
b. Pilih Columns dan klik ikon preset “Three”
c. Kilk OK . Kotak dialog tertutup.
d. Klik butang Print Preview . Lihat layout yang baru dan klik butang Close
Rajah 2.16 : Kekotak Dialog
Column
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
13
2.19 Memasukkan dan Memanipulasikan Grafik
Perisian Word lebih menarik dengan adanya grafik Word menyediakan grafik dalam Clip Gallery yang dipanggil ClipArt
a. Pilih Insert, Picture .
b. Pilih Clip Art, pilih OK . Jika Clips tambahan ada di dalam CD-ROM, mesej akan wujud dan klik Tab pada muka Clip Art jika perlu
c. Klik Academic
d. Pilih grafik guru sedang mengajar dan klik Insert.
Rajah 2.16 : Submenu
Insert
Rajah 2.17 : Kekotak
Dialog “Clip Gallery”
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
14
2.20 Memformat Perenggan
Semua baris disusun mengikut margin kiri, single space dan tidak ada spacing sebelum atau selepasnya. Dengan memformat perenggan, anda boleh inden baris pertama, inden semua baris di dalam perenggan pada sebelah kiri atau kanan, menukar line spacing dan menambah spacing sebelum atau selepas perenggan.
2.21 Inden Baris Pertama dalam Perenggan dan Menambah Spacing.
Klik mana-mana tempat di dalam perenggan yang bermula dengan "Salam hormat". Pilih Format.
Pilih perenggan dan klik Indents dan Spacing Tab jika perlu. Klik OK . . Kotak dailog tertutup.
2.22 Mengaplikasi Border dan Shading
Border dan shading boleh menarik perhatian teks yang penting. Border mengandungi baris atas, bawah, kiri, kanan yang mana kesemuanya boleh ditayang atau disembunyikan. Shading disediakan dengan pelbagai warna.
d. Tekan Enter, taipkan "Hantarkan Brosur Seminar Hari Ini" dan tekan Enter.
d. Klik butang Show/Hide dalam Standard Toolbar supaya
anda boleh lihat simbol perenggan.
Rajah 2.18 : Menunjukkan butang Hide pada dokumen.
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
15
c. Pilih simbol perenggan di atas teks, teks dan simbol perenggan di
bawah teks.
d. Pilih Format, Borders dan Shading. Klik tab border jika perlu.
e. Klik ikon pada Box.
f. Klik Tab Shading dan klik kotak ke empat pada baris pertama.
g. Klik OK
h. Klik . Word menyembunyikan perenggan dan simbol.
i. Klik butang Center
Rajah 2.19 : Simbol Perenggan
Rajah 2.20 : Sebahagian daripada dokumen.
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
16
Membina Jadual Jadual merupakan alat serba guna untuk mempersembahkan data dengan format yang mudah dibaca. Selalunya jadual digunakan menggantikan tab yang juga boleh mempersembahkan maklumat dalam bentuk column. Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat:
Membina Jadual Menjelajah jadual dan memasukkan data Menyelit dan memadamkan baris dan lajur dalam jadual Memformat jadual Menukar saiz lajur
Jadual Jadual mengandungi lajur dan baris. Tempat pertemuan antara lajur dan baris dipanggil sel. Word 2000 misalnya, menyediakan tiga kaedah membina jadual.
Anda boleh menyelitkan jadual kosong menukarkan teks yang sedia ada kepada jadual atau melukis jadual secara
bebas 4.1 Menyelit Jadual dalam Dokumen
a. Pilih Table b. Pilih Insert Table c. Taipkan 4 untuk bilangan lajur (column); taip 10 untuk bilangan baris (rows);
dan klik OK.
Rajah 2.21 : Kekotak Dialog Insert Table
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
17
Menjelajah Jadual dan Memasukkan Data Jalan yang paling mudah untuk menuju ke sel yang dikehendakki ialah dengan mengklik dalam sel berkenaan. Tetapi bila memasukkan data ke dalam sel kosong ia lebih berkesan jika menggunakan papan kekunci. 4.2 Cara Memasukkan Data
a. Klik sel pertama di dalam jadual kosong. Kursor akan berkelip di dalam sel pertama.
b. Taipkan “Bilangan” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan
kursor akan berpindah ke sel berikutnya.
c. Taipkan “Nama” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.
d. Taipkan “No. Kad Pengenalan” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam
sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.
e. Taipkan “Negeri Asal” dan tekan tab. Teks akan wujud di dalam sel dan kursor akan berpindah ke sel berikutnya.
f. Masukkan data rakan-rakan anda ke dalam jadual yang telah dibina.
Maklumat Pelajar
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
18
4.3 Memasukkan dan memadam baris dan lajur dalam jadual
Selepas membina jadual, anda mungkin ingin menambah lajur atau baris untuk memasukkan data tambahan. Anda juga mungkin ingin memadamkan baris dan lajur yang tidak digunakan. Bila anda memadamkan baris atau lajur, semua data dalam sel akan turut terpadam.
Untuk memadam atau memasukkan baris atau lajur, anda mestilah
memilihnya terlebih dahulu.
Baris yang ingin ditambah akan muncul di atas baris yang dipilih.
Lajur yang ingin ditambah akan muncul disebelah kiri lajur yang dipilih. 4.4 Menyelit dan memadam baris atau lajur
a. Klik di dalam mana-mana sel di bawah tajuk-tajuk dalam jadual Maklumat Pelajar. Kursor berkelip di dalam sel.
b. Pilih Table, Insert Row. Baris baru akan muncul. c. Klik di dalam sel akhir pada baris akhir jadual. Kursor berkelip di dalam sel. d. Tekan kekunci Tab . Baris baru akan ditambah pada hujung jadual. e. Pilih lajur kedua pada jadual Maklumat Pelajar.
f. Pilih Table, Insert Columns. Lajur baru akan muncul pada sebelah kiri lajur yang dipilih.
g. Masukkan tajuk "Jantina" pada lajur baru. h. Pilih baris terakhir dalam jadual Maklumat Pelajar.
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
19
i. Pilih Table, Delete Row. Baris akan terpadam. j. Pilih lajur kedua pada jadual Maklumat Pelajar (lihat No.5) k. Pilih Table, Delete Columns. Lajur kedua akan terpadam.
4.5 Memformat jadual
Selain menggunakan AutoFormat, anda boleh mengaplikasikan teknik-teknik lain seperti bold dan center pada teks dalam jadual.
Anda cuma perlu memilih teks berkenaan kemudian format. Mengenengahkan (center) teks di dalam lajur
a. Pilih lajur pertama dan kedua dalam jadual Maklumat Pelajar.
b. Klik butang Center
c. Teks dan nombor dalam tiap-tiap sel akan berada di tengahkan 4.6 Mengubah Saiz Lajur
Jika teks dalam lajur turun ke baris yang lain, anda boleh luaskan lajur untuk membolehkan teks berada pada baris yang sama.
Jika lajur terlalu luas, anda boleh kecilkannya.
a. Tunjukkan pada sempadan sel antara "Bilangan" dan "Nama" pada baris pertama jadual Maklumat Pelajar sehingga anda terlihat panah dua-hala.
b. Gerakkan kekanan untuk meluaskan lajur "Bilangan".
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
20
Mail Merge Mail merge merupakan fungsi yang memudahkan pengguna menyediakan satu surat atau format sijil untuk mencetak lebih dari satu nama pada surat atau sijil tersebut. Objektif : Selepas melaksanakan projek ini, pelajar akan dapat: 2.8.1.1 Menyediakan surat untuk mail merge 2.8.1.2 Menyediakan fail data 2.8.1.3 Menggabungkan surat 5.1 Menyediakan surat untuk mail merge 1. Sediakan satu surat seperti dibawah,
a. Tutup semua fail yang sedang anda gunakan
b. Buka satu fail baru, pilih Save As…, taipkan nama Surat1.
2. Pastikan form letter Mail Merge masih dibuka
Maktab Perguruan Besut 22000 Kota Putera Besut Terengganu
13 August 2012 Sdr/i, Pemberitahuan tarikh Melaporkan Diri Sukacita dimaklumkan bahawa tarikh melaporkan diri semester 2 adalah seperti berikut:
Tarikh : 05/01/2002 Tempat : Dewan Besar
2. Sekiranya sdr/i mempunyai kemusykilan berkaitan dengan tarikh ini harap hubungi pihak MPB
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
(Tn. Hj. Abdullah @ Zawawi b. Daud) Pengetua
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
21
Rajah 2.22 : Kekotak Dialog Mail Merge Helper
Rajah 2.23 : Sebahagian dari Create Form Letters
3. Klik menu TOOLS I Mail Merge 4. Kotak dialog berikut akan terpapar:
5. Untuk menyediakan surat tersebut bagi tujuan mail merge
a) Klik butang CREATE, dan pilih Form Letters
b) Apabila anda klik option Form Letters, panel berikut terpapar. Klik
butang ACTIVE WINDOWS
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
22
Rajah 2.24 : Sebahagian dari Create Data Source
Rajah 2.25 : Kekotak Dialog Create data Source
5.2 Menyediakan Fail Data 1 Jika Kotak dialog Mail Merge sudah sedia dipaparkan
a) Klik butang GET DATA b) Pilih option, seperti dalam paparan berikut:
Kotak dialog berikut akan terpapar.
Hapuskan semua nama medan yang sedia ada
a. Klik pada butang Remove Field Name b. Klik butang ini beberapa kali sehingga semua nama medan yang ada
dihapuskan (tiada lagi pada kotak field Name )
Taipkan nama medan yang akan digunakan iaitu : a. taipkan Nama, tekan Enter b. taipkan Alamat, tekan Enter a. taipkan poskod, tekan Enter b. taipkan daerah, tekan Enter c. taipkan negeri, tekan Enter d. dan klik butang OK
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
23
Rajah 2.26 : Memasukkan Medan
Rajah 2.27 : Kekotak Dialog Save As
4. Simpan fail data dengan nama Data
Perhatian: Pastikan anda buka folder di mana anda simpan fail Pangkalan data anda. (Jika anda telah menutup fail data)
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
24
Rajah 2.28 : Kekotak Dialog Edit Data Source
Rajah 2.29 : Kekotak Dialog Data Form
5. Seterusnya kotak dialog berikut akan terpapar. Klik pada Edit Data Source
untuk memasukkan maklumat pelajar. 6. Satu borang disediakan untuk anda memasukkan maklumat seperti
dipaparkan.
7. Masukkan maklumat pelajar kedalam borang anda:
Nama Alamat Poskod Daerah NegeriROSLIZAWATI BINTI RAMLI
372 FELDA TEMENTI 28300 TRIANG PAHANG
MARIYATUN BINTI SAHABUDIN
MR01 BATU 11/2, JALAN MARAN
28000 TEMERLOH PAHANG
NOR RAINI BINTI ISHAK D 47 JENGKA 11 26400 BANDAR JENGKA
PAHANG
NORZIHAN BT ESHAK 58, JLN. TELIPOK, TAMAN SRI MERSING
86800 MERSING JOHOR
NOORASIHIKIN BINTI MOHAMED
172-6, JLN. TG. BENDAHARA
84000 MUAR JOHOR
WAN NOOR MAHZIRA BT WAN MUSTAFFA
S740/7JALN ALUR DAMAT, WAKAF TENGAH
21030 K. TERENGGANU
TERENGGANU
ZALIZAINI BINTI SALILI 202 AYER LANAS 17700 JELI KELANTAN
8. Klik butang OK, setelah semua data telah dimasukkan 5.3 Menggabungkan Surat
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
25
Rajah 2.30 : Bar Mail Merge
Rajah 2.31 : Sebahagian darai SubMenu Insert Merge Field.
1. Anda akan dibawa ke form letter yang telah anda sediakan. Anda juga akan dapat lihat bar Mail Merge seperti berikut:
2. Klik titik sisipan dua baris selepas tarikh 3. Memasukkan FIELD pangkalan data dalam form letter
a) Nama
Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Nama tekan ENTER
b) Alamat
Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Alamat tekan ENTER
c) Poskod dan Daerah
Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Poskod tekan SPACE BAR dua kali Khk butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Bandar
d) Negeri
Klik butang INSERT MERGE FIELD pada bar Mail Merge pilih Negeri
4. Hasil dari langkah di atas, anda akan dapat paparan berikut pada form letter
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
26
Rajah 2.32 : Kotak Dialog Merge New Document
Rajah 2.33 : Paparan Hasil Mail Merge
1. Menggabungkan surat anda
a. Klik butang MAIL MERGE pada bar Mail Merge untuk mendapatkan surat kepada semua rekod data pangkalan data. Kotak dialog berikut akan dipaparkan.
b. Pada kotak dialog berikut, klik butang MERGE
Hasilnya anda akan dapat paparan berikut untuk rekod pertama.
6. Untuk melihat surat untuk setiap rekod, klik butang pada bar tatal 7. Untuk mencetak surat Mail Merge
Klik butang merge to printer pada bar toolbar Merge 8. Simpan dokumen surat Mail Merge
Klik butang SAVE pada bar toolbat standard. Pada kotak File name taip MailMerge1
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
27
Latihan 1.5
Persatuan Pelajar telah menulis sepucuk surat ucapan tahniah dan terima kasih kepada Pengarah Bahagian Pendidikan Guru di atas kesudian beliau melawat dan merasmikan pelancaran Modul Teknologi Maklumat. Anda dikehendaki menulis surat seperti mana contoh di bawah.
__________________________________________________ 10 hb Mei 2003 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang Tuan. Ucapan Terima Kasih Kerana Perasmian Seminar Teknologi Maklumat Sukacita saya merujuk perkara yang tersbeut di atas. 1. Saya bagi pihak seluruh warga Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih di atas kesudian Tuan merasmikan pelancaran Seminar Teknologi Maklumat.
Sekian dimaklumkan. Terima Kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang benar
Wan Ahmad Hafizol Bin Wan Ahmad Maulana Ketua Murid Persatuan Teknologi Maklumat Dan Komunikasi Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, 14320 Nibong Tebal s.k.
1. Guru Besar Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh, 14320 Nibong Tebal
/altaj
Sekolah Kebangsaan Sungai Acheh 14320 Nibong Tebal Tel : 04-5678910
MUA/JTP T11-1-PEMPROSESAN PERKATAAN
28
Latihan 1.5
TUGASAN MS WORD 1. Anda adalah sorang guru yang mengajar Matapelajaran Sekolah. Anda
dikehendaki menyediakan satu nota berdasarkan tajuk matapelajaran berkenaan yang telah anda pilih. Nota matapelajaran di atas, berdasarkan kriteria berikut : i. mengandungi berbagai Font / Saiz ii. mengandungi berbagai fitur iii. mengandungi rajah / graf. iv. mengandungi formula v. mengandungi jadual vi. indeks vii. Rujukan viii. Dan lain yang difikirkan sesuai
2. Anda akan mengadakan peperiksaan akhir Tahun. Bagi mengiklankan
peperiksaan matapelajaran tersebut anda dikehendaki menyediakan satu brosur menyatakan peperiksaan tersebut yang mengandungi : i. Tajuk dengan menggunakan Word Art ii. Objektif iii. 3 Column iv. Grafik yang sesuai v. Bullet dan numbering vi. Jadual waktu peperiksaan
Cetakan belakang-depan. * Nyatakan sumber rujukan yang anda gunakan untuk menyiapkan tugasan ini.
Dokumen atau tugasan perlu juga disimpan atau diserahkan kepada pensyarah dalam bentuk ‘soft copy’.