T052 - Movimiento (Digitación RC)

Fecha: 29/01/2018 Responsables: JF Vo.Bo.: PG - LH Rev.2.1 

TUTORIAL DIGITAR DOCUMENTO 

COMPROBANTE EGRESO (CE1)  

Versión 8 

Objetivo  Aprender a digitar comprobantes de egresos para realizar abonos o pagos. 

Ruta de Acceso   Menú « Gestión », Opción « Movimiento Gestión »   

DESCRIPCIÓN  La opción de movimiento permite registrar toda la parte operativa de la empresa; es el procesador fundamental de                                   la aplicación que recibe la información, la procesa y finalmente genera resultados que pueden observarse a través                                 de diversas Consultas e Informes. Mediante el comprobante de egreso se puede digitar el control y registro de los                                     pagos efectuados a través de cheques, generalmente estos hacen abonos parciales o totales a los proveedores por                                 conceptos diferentes de compras al contado ya que para ellos el soporte es precisamente la factura que genera un                                     saldo por pagar.   

AMBIENTE DE TRABAJO  Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano , es                                   indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú « Gestión » y la opción « Movimiento Gestión » , asimismo,                               según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario                                 Supervisor (ver « Perfiles »).   Además recuerde que para elaborar documentos como “ Comprobantes de Egreso ”, el perfil del usuario debe                             tener activo el documento [ CE1 ] o el que corresponda, desde la pestaña “ Documentos Disponibles para el Perfil ”.   

ELABORAR COMPROBANTES DE EGRESO  Adicionar : Para digitar un Comprobante de Egreso, ingrese al menú « Gestión », « Movimiento Gestión »                         seleccione el tipo de documento establecido para elaborar “Comprobantes de Egreso”; para ingresar al                           comprobante oprima la tecla [ Enter ], o las teclas [ CTRL + N ]. También puede ingresar dando clic en el                                   botón [ Nuevo ].  

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A continuación el permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón comercial,                               entre otros, seleccione el proveedor y para continuar oprima la tecla [ Enter ].   

DIGITACIÓN ENCABEZADO DEL COMPROBANTE  

Después de seleccionar el proveedor el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos                                     del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento. No olvide                               que Mekano permite establecer valores por defecto con el fin de agilizar el proceso. (Ver Valores por Defecto                                   Documentos ).  

En el encabezado del comprobante, donde se indica el tipo de documento que se va a elaborar, se observa primero                                       el código de este, seguido del nombre.  Toda la información correspondiente al tercero aparecerá en el encabezado al momento de la digitación del Comprobante de Egreso.  

  Para continuar con la digitación se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo                                       respectivo, diligencie los siguientes campos:   

CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Escenario NIIF  Se utiliza cuando van a intervenir conceptos de Normas Internacionales 

Prefijo  Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto “_”, en                               caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo colocando “ % ” y presionar                           tecla [ENTER] ; si el prefi jo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle [ENTER] , el                                 sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo                         prefijo. 

Número  Número que identifica el comprobante, aparece en negativo(automático del sistema), si                     se va a manejar consecutivo automático debe estar configurado el generador por                       «Parámetros» «Documentos»«Consecutivos» el consecutivo automático se generará             cuando se presione la tecla [F7] para terminar. 

Fecha  Fecha con la que quedará el comprobante. Generalmente trae por defecto la fecha actual,                            (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario, Ver « Periodos »), si esta se modifica                             aparecerá el siguiente mensaje de alerta y permite continuar.        

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 Adicional se mostrará el siguiente         mensaje cuando el usuario digite una           fecha posterior. Este mensaje de         advertencia incluye un sonido, con el           fin de alertar sobre el cambio que se               está realizando.  

Sucursal  Código de la sucursal asociada al tercero al cual se le está realizando el recibo de Caja.                                 Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por «Parámetros»                         «Terceros», ubicándose sobre Tercero «Detalles» «Sucursales» 

Vendedor  Código del empleado responsable del Recibo de Caja. En caso de no conocer el código, se                               puede hacer uso de la búsqueda digitando parte del código o nombre del empleado o la                               ayuda “%” luego [ENTER]. 

Sede  Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. Este campo sólo será obligatorio si                             el tercero tiene asignadas Sedes por «Parámetros» «Terceros», ubicándose sobre Tercero                     «Detalles» «Sucursales» 

Nota  Campo que permite asignar una descripción general del Recibo de Caja. 

 Nota: Se puede establecer el Prefijo, el Escenario y la Nota como datos constantes en la ruta « Parámetros »,                                   « Valores por defecto », se ubica sobre el documento y se aplican los valores más usados, Ver Valores por defecto                                     Documentos , también pueden establecerse por cada Usuario, Valores por Defecto Usuarios .            

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DIGITAR MOVIMIENTO DEL COMPROBANTE  

Una vez digitada la Nota del encabezado oprima [ENTER], se activará la banda de registros de movimiento, con un                                     registro por cada factura o comprobante que a la fecha del comprobante de Egreso aparece con un saldo por pagar                                       al tercero; es de aclarar que las facturas aparecen en orden de fecha, desde la más antigua hasta la más reciente. Se                                           recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo. Los campos que se                                     relacionan en la banda de registros son:  

CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Tipo  Código del tipo de documento del comprobante o factura que se está abonando o                           cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente 

Prefijo  Código del prefijo del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este                           campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente. 

Número  Número del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se                             puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente. 

Fecha   Fecha de Elaboración del comprobante o factura que posee saldo en cartera. 

Vence  Fecha de vencimiento del comprobante o factura que posee saldo en cartera.  

Cartera  Saldo de la factura. 

Condicionado  Valor del descuento por pronto pago calculado según el % o valor de descuento                           condicionado asignado en el comprobante a cancelar; de igual forma valida que el pago                           se esté realizando antes de la fecha de vencimiento asignada a la factura. Este descuento                             se calcula automáticamente pero puede ser digitado o modificado al momento de                       cancelarse. 

Interés  Valor de interés de mora nominal que incrementará el valor de la caja pero no afectará la                                 factura o el comprobante que se está cancelando. 

Abono  Valor correspondiente al total a pagar o abono a descontar del saldo de cartera, queda                             registrado cuando se digita el valor y presionando la tecla [ENTER] 

Documento  Es un campo de tipo informativo, donde se pueden colocar datos adicionales como:                         número de cheque, plaza, número de autorización para la Tarjeta, etc. 

Banco  Código de la caja o el banco a afectar en la transacción. Para asignar la caja o el banco al                                       cual se le hará el ingreso, utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla [ENTER] ;                               como el sistema asigna automáticamente la mayoría de los datos, se recomienda asignar                         una caja o banco por defecto al documento desde los valores por defecto en                           «Parámetros» «Valores por Defecto» en la Columna Banco 

Procesar  Campo de tipo ON - OFF que puede ser activado seleccionado cada registro y                           oprimiendo la barra espaciadora. Para visualizar en pantalla sólo los registros                     seleccionados de clic en el botón “ Limpiar ” ubicado en la parte inferior de la ventana.                             Este campo también quedará marcado cuando se procesa el valor abonado ya sea en el                             campo Abono o Total por Distribuir y después presionando la tecla [ENTER].  

Saldo  Valor que queda después de aplicar el Abono, Interés, o Valor Condicionado. 

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VALOR TOTAL POR DISTRIBUIR   Con lo anterior observamos que se pueden ingresar los valores por cada campo, pero si se trata de un pago o                                         abono global por distribuir en las facturas que están en cartera, ingrese el monto en el campo ‘Total por Distribuir ’                                       ubicado en la parte inferior de la ventana y oprima la tecla [ENTER] , el sistema distribuirá de forma automática el                                       monto en la columna ‘ Abono ’ en cada una de las facturas, de tal forma que empieza a asignar el valor en la factura                                             con la fecha más antigua; en el caso de que el monto supere el saldo de la factura, el sistema asignará el valor                                             restante en la siguiente factura teniendo en cuenta la fecha.   

  Una vez distribuido el monto, oprima el botón ‘Limpiar ’, así el sistema eliminará de pantalla las facturas que no se                                       incluirán en el pago o abono y que no tengan marcado procesar.  Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas, asigne en el                                             campo ‘ Total por Distribuir ’ el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la columna                                     Abono y quedará sin marcación campo Procesar.   Si lo que requiere es cargar nuevamente todas las facturas, con el valor ‘ Total por Distribuir’ en cero (0), oprima                                       [ENTER] , seguido del botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer                                 facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón Movimiento.  

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Termine la edición presionando la tecla [ENTER]. Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón                                     Totaliza en la parte superior.  

  VISTA PREVIA E IMPRESIÓN  

Use la tecla [F6] o el botón Vista Previa para obtener una presentación preliminar del comprobante. Si desea                                   imprimirlo y terminarlo, use la tecla [F7] o el botón Imprimir , esta función activará el motor de impresión; si                                     oprime la opción aceptar, el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, este se oculta de pantalla                                   para evitar modificaciones y sólo podrá verse nuevamente al desbloquearlo con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón                                 “ Desbloquea ” desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará                           únicamente el Recibo de Caja sin generar una impresión.               

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EDITAR COMPROBANTES DE EGRESO  Para editar la información del comprobante utilice la tecla [F2]; ubíquese en el campo que requiere modificar y                                   efectúe el cambio correspondiente, se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo                                     respectivo. Guarde con la tecla [F3] o con el Botón “ Totaliza ” ubicado en la parte superior.  

Es de aclarar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear                                   primero el comprobante con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón Desbloquea desde el Tipo de documento                               correspondiente.  

A continuación aparece en pantalla la ventana “ Reversa Comprobante ”, lea detenidamente el mensaje en Rojo y                               diligencie el Número del Comprobante de Egreso y la Clave de Procesos, a continuación oprima la tecla [ENTER] y                                     confirme que ha leído el mensaje dando clic en el botón“ Yes ” .   Los comprobantes desbloqueados se visualizarán en la ventana Comprobantes, para editar comprobante ingresar presionando la tecla [ENTER].   

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ELIMINAR COMPROBANTES DE EGRESO  Para eliminar el Comprobante de Egreso utilice la tecla [SUPR] o el botón (-) ubicado en la ventana Comprobantes ,                                     allí aparece el mensaje ‘Eliminar Registro’, se confirma dando clic en OK. Debe tener en cuenta que se debe borrar                                       primero el movimiento.  

 ● Cuando tiene movimientos internos aparece el mensaje             

Registro restaurado por dependencia. Para borrar           movimientos internos se debe colocar en campo ‘ Total por                 Distribuir’ el valor cero (0), oprima [ENTER] , seguido del                 botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de               movimiento, seguido dar clic en tecla [Esc] y se puede                   proceder a eliminar. 

MANEJO DEL BOTÓN AUTOMÁTICOS   

 ● Para visualizar el comportamiento de la contabilidad en el Recibo   

de Caja. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[8]  

● Para visualizar la distribución de los Centros de Costos por cada                     cuenta usada que maneja dicho atributo. Acceso rápido presionar la                   combinación de teclas [CTRL]+[9]  

● Para cambiar el tercero. Acceso rápido presionar la combinación de                   teclas [CTRL]+[T]    

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CAMBIO DE FECHA EN COMPROBANTES PREVIAMENTE ELABORADOS    Con el fin de garantizar la seguridad de la información digitada en el programa y los resultados que ésta genera en                                         los módulos complementarios que se encuentran integrados al aplicativo, a partir de la versión 8.0 de Mekano, ya                                   no será posible editar o modificar la fecha de los comprobantes digitados desde el módulo « Gestión» que alteren                                   otros módulos como: Inventario, Cartera y Tesorería .   Por esta razón si se desbloquea un comprobante y se trata de                       modificar su fecha, Mekano validará si el cambio altera por ejemplo                     los saldos de inventario de tal forma que queden negativos, si no se                         alteran, el sistema permitirá hacer el cambio sin problema, caso                   contrario genera dos mensajes de advertencia indicando los motivos                 que impiden cambiar la fecha.    Así mismo con el fin de proteger los saldos de cartera, Mekano valida y evita la edición de un comprobante primario                                         que ha sido afectado por un comprobante secundario.  Con el fin de controlar los saldos de cartera , cuando se cambia la fecha de un documento secundario y esta es                                           inferior a los demás abonos o pagos que se han realizado, el sistema muestra un recuadro indicando los motivos                                     que impiden realizar el cambio de fecha, de acuerdo a la imagen la fecha anterior es la fecha inicial del abono o                                           pago del comprobante y la fecha posterior es la nueva fecha que se pretende asignar.  

ENVIAR INFORMACIÓN POR E-MAIL DESDE MEKANO  Esta es otra de las grandes bondades que Mekano trae en su nueva versión, consiste en enviar por e-mail a los                                         correos que el usuario requiera, información relacionada con comprobantes generados directamente en el                         aplicativo, basta con realizar la configuración del correo de salida desde el menú « Parámetros » Opción                             « Seguridad », Botón « Usuarios ». Ver envío de Información por e-mail .          

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TRUCOS DE MANEJO  ● Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas:                           

[ Alt ]+[ G ]+[ M ], finalmente seleccionar el tipo de documento [ CE1 ] ó [ CE2 ]. Combinación que puede variar                           según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo. 

● Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas                                   tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor                                   el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver « Ambiente de Trabajo »). 

● Validación Tarifas de Impuestos y Retenciones: Antes de ingresar a la Ventana «Movimiento Gestión»,                           Mekano realiza una validación previa a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual,                               verificando que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso                                   contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se                               actualicen los datos. 

           IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de                       forma automática ingresando al Menú « Configuración », opción « Impuestos » o                 « Retenciones », a través del botón « Procesos », Opción « Actualiza Histórico ».                 Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los                             registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año,                     valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario                             sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente,                     debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.   ● Crear Prefijos y Terceros al Vuelo: Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, seleccionando la opción Nuevo en                                   

la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante.  

● Bloqueo de Comprobantes: Al terminar un Comprobante de Egreso con la tecla [F7] , el sistema imprimirá y                                 bloqueará en pantalla el Egreso para evitar modificaciones. 

● Editar Comprobantes: Para modificar Comprobantes de Egreso o registros de estos, no pueden estar                           bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de                               teclas [Ctrl]+[F3] . 

● Recalcular Comprobantes: Utilice la tecla [F3] para Recalcular Comprobantes, este verifica configuración                       tributaria del Tercero y vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del                                       tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando esta función, el sistema calculará impuestos y retenciones                               según el tipo de sociedad seleccionado. 

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 ● Contabilización: Puede consultar la contabilización del comprobante con las                 

teclas [Ctrl]+[8] o con la opción «Automáticos / Contabilidad» del menú                     superior. Vuelve a movimientos con la tecla [ESC]. 

 ● Retenciones: Puede consultar las retenciones aplicadas en el documento con las                     

teclas [Ctrl]+[4] o con la opción «Retenciones» del menú superior.  

● Rutina Sondear: Utilice la rutina Sondear para consultar los saldos de cartera por terceros y/o las                               existencias por referencia oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos ). 

● Reimpresión de Comprobantes : Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la                         opción « Gestión », « Impresión» , seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes,                               allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión                                 Impresión ). 

 ● Inspector de campos : Para ver el Inspector campo de un dato digitado, se ubica sobre el mismo y se presiona                                       

la combinación de teclas [Shi�]+[F4].                      

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● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto,                                       sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú « Conexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para                                     su ejecución se requiere señal de internet. 

 ● Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas: Asigne                                         

en el campo ‘ Total por Distribuir ’ el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la                                       columna Abono y quedará sin marcación campo Procesar.  

 ● Cargar nuevamente todas las facturas : Con el valor ‘ Total por Distribuir’ en cero (0), oprima [ENTER] ,                               

seguido del botón ‘Limpiar ’, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer                               facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón «Movimiento». 

TUTORIALES RELACIONADOS  A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:  

● Desbloqueo de comprobantes  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T041.pdf 

● Formatos de Impresión  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T038.pdf 

● Rutina Sondeos  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T078.pdf 

● Gestión Impresión  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T047.pdf 

● Rutina Base Diaria Retención  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T187.pdf 

● Enviar archivos por Correo  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T189.pdf   

TECLAS DE FUNCIÓN  A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:  

[ F1 ]  Menú de ayuda en Línea  [ Ctrl ]+[ N ]  Nuevo comprobante 

[ F2 ]  Editar registro   [ Ctrl ]+[ 0 ]  Documentos 

[ F3 ]  Guardar registro  [ Ctrl ]+[ 1 ]  Comprobantes 

[ F6 ]  Vista Previa  [ Ctrl ]+[ 2 ]  Movimiento 

[ F7 ]  Imprimir  [CTRL]+[T]  Cambiar Tercero 

[ F12 ]  Recolectar  [ Shi� ]+[ F4 ]  Inspector de Campo 

[ Insert ]  Insertar registro  [ Supr ]  Eliminar registro actual 

 NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado     

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PASOS PARA DIGITAR UN COMPROBANTE DE EGRESO  

1. Ingrese por « Gestion », « Movimiento Gestión ». 2. Sobre el documento “ CE1 ” use la combinación de teclas [CTRL]+[N]. 3. Digitar encabezado. 4. Digitar movimiento. 5. Guarde con la tecla [F3]. 6. Imprima y Finalice con [F7]. 

CUESTIONARIO  

● Qué botón se debe oprimir para que Mekano deje en pantalla sólo aquellas facturas que se incluirán en el                                     pago o abono: 

 a. Botón ‘Limpiar ’ b. Botón ‘Total por Distribuir ’ c. Botón ‘Automáticos ’ d. Botón ‘Movimiento ’ 

  ● Si se digita un valor a distribuir en un Egreso y no es correcto y desea blanquear la columna “ Abono ”, se debe: 

 a. Asignar en el campo ‘ Total por Distribuir ’ el mismo valor digitado y oprimir la tecla [ENTER] . b. Asignar en el campo ‘ Total por Distribuir ’ el valor cero (0) y oprimir la tecla [ENTER] . c. Asignar en el campo ‘ Abono ’ el valor cero (0) y oprimir la tecla [ENTER] . d. Asignar en el campo ‘ Abono ’ el valor a distribuir y oprimir la tecla [ENTER] . 

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