Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia

Szervezetfejlesztési Program

ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001

Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia2013. június 18-19.

Munkacsoport: 4a Folyamatmenedzsment

Előadó: Kun LászlóProgram-irányítási Főosztály

Az előadás szerkezete, felépítése

• Általános bevezető a módszertanról

• A módszertani dokumentum felépítése

• A fejlesztési folyamat fázisai

• Kérdések - válaszok

Általános bevezető a módszertanról

A dokumentumcsomag részei:

• Módszertan• Folyamatkatalógus (funkcionális folyamatok felsorolása)• Esettanulmány (a KIM-nél végrehajtott funkcionális

folyamatfejlesztés)• Fogalomtár


A módszertan elkészítésének háttere• Magyary Program (szakmai háttér)

• Szervezetfejlesztési Program ÁROP projekt (szakmai háttér és feltételrendszer – pl. intézményi kör)

• Egyéb, a közigazgatás fejlesztését szolgáló, a módszertan elemeit tartalmazó joganyagok, stratégiák

• Szervezetfejlesztési módszertanok (Lean menedzsment, 6 Sigma, Kaizen)


A módszertan szerkezete, tartalma

• Bevezetés

• Általános szempontok (cél, felhasználási mód, terjedelem, jogszabályi környezet)

• Folyamatfejlesztési fázisok


A módszertan konkrét céljai:

• Gyakorlatias és jól alkalmazható

• Egységesen alkalmazható (funkcionális folyamatok)

• További fejlesztéseket is megalapoz


A módszertan alkalmazási területébe bevont intézmények köre:• Minisztériumok és a Miniszterelnökség• Kormányhivatalok, ezen belül: Központi Statisztikai Hivatal, Szellemi Tulajdon Nemzeti

Hivatala, Nemzeti Adó – és Vámhivatal, Országos Atomenergia Hivatal• Autonóm államigazgatási szervek, beleértve: Közbeszerzési Hatóság, Gazdasági

Versenyhivatal, Egyenlő Bánásmód Hatóság, Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

• A Kormány és a miniszterek irányítása alatt álló központi hivatalok (háttérintézmények)

Nem tartoznak a célcsoportba:• Fővárosi és megyei kormányhivatalok• Gazdálkodó és nonprofit szervezetek• Más központi költségvetési szervek• Önkormányzatok

Általános bevezető a módszertanrólFunkcionális folyamatok fejlesztése

Megfogalmazni nehéz: erre a 2011. évi CLIV. törvény és a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvény tett kísérletet.„Az igazgatási funkciók szerinti munkamegosztás alapján kialakított szervezeti egységek által ellátott szervi működést szolgáló, – nem szakmai feladatellátáshoz kötődő – belső igazgatási feladat”.• a humánpolitikai és humán-erőforrás gazdálkodási, • a költségvetési gazdálkodási, • a pénzügyi, • a jogi (peres képviseleti), • a nemzetközi kapcsolatok lebonyolítására szolgáló, • az ellenőrzési, • a koordinációs, • a saját szervi működtetését szolgáló informatikai és informatikai rendszerfenntartási, • a kommunikációs feladatok, valamint • a személyi, tárgyi, műszaki, pénzügyi feltételek biztosítását szolgáló műveletek.

A folyamatfejlesztésMódszertani alapok:• Lean: folyamatok egyszerűsítése, „gyorsítása”, átfutási idő és

tevékenységek komplexitásának csökkentése a működési veszteségforrások feltárásával és a veszteségek kiküszöbölésével

• 6 Szigma: „minőségi folyamat” létrehozására, tevékenységek végrehajtása során előforduló hibák csökkentésére koncentrál gyökér-okok feltárásával és semlegesítésével növelve az egyenletes és kiszámítható folyamatteljesítményt

• Kaizen: folyamatos fejlesztés keretében kiemelten hangsúlyozza az érintettek bevonását és a csapatmunka fontosságát

A folyamatfejlesztés

1. Folyamatok átvilágítása, értékelése

2. Fejlesztési projekt indítása

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztése

5. Folyamatok állandó követése, monitorozása


1. lépés: Folyamatok értékelése

Lépés rövid leírása Végrehajtásért

felelős

Kötelező/

Javasolt Bemenet Kimenet

Az intézmény érettségi

szintjének értékelése;

Az alkalmazott

fejlesztési módszertani

eszközkészlet

használatának

értékelése1

Folyamat-

fejlesztésért

felelős

felsővezető

Kötelező Szervezet-

értékelési

sablon

kérdései

Kitöltött

szervezet-

értékelési

sablon

(és döntés a

Programban

való

részvételről)

1 Egyszeri tevékenység, a Programban való részvétel feltétele.

1. Folyamatok átvilágítása, értékelése2. lépés: Fejlesztési igény azonosítása (fejlesztendő folyamat kiválasztása)


3. lépés: Folyamat-teljesítményt jellemző mutatószámmegállapítása


Elvárt eredmény• Szervezeti önértékelés – a vonatkozó tartalmi és formai

elvárásokat a „Szervezetértékelési sablon” definiálja• Optimalizálandó folyamat(ok) listája:

folyamat megnevezésefolyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység

megnevezése)folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (max. 2 v. 3

mutatószám)előzetes célértékek (az optimalizálás során elérni kívánt mutatószám érték)

1. Folyamatok átvilágítása, értékeléseLegfontosabb szempontok

• A stratégiai célok elérését jelentősen befolyásoló folyamatérintettség• Kiemelt szolgáltatáshoz kapcsolódó folyamat (funkcionális folyamatokról lévén szó

ezek jellemzően belső szolgáltatások)• Gyakori folyamat/tevékenység lefutás• Sok résztvevős, ezáltal nagy költségigényű folyamat• Szervezet gazdasági fenntartása szempontjából kiemelten fontos folyamat• Hibák miatti gyakori ismétlődő munka a folyamat lefutásai során• Közvetlen külső ügyfélkapcsolattal bíró folyamat• Érintett vezetők, területek bevonása• Tapasztalt munkatársak részvétele• Maximum 2-3 mutatószám• Reális, elérhető és mérhető célok

1. Folyamatok átvilágítása, értékeléseA fázis során alkalmazandó eszköz:

Prioritási mátrix


1. lépés Folyamatfejlesztési csapat összeállítása


2. lépés Folyamatfejlesztési terv készítése


Elvárt eredmény• Folyamatfejlesztési csapat• Folyamatfejlesztési terv:

o fejlesztendő folyamatok megnevezéseo folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenységo megnevezése), terjedelembe tartozó-, illetve azon kívül eső elemeko a fejlesztést kiváltó tényezők, események felsorolása, alapproblémao a fejlesztés célja, elvárt eredménye és határidejeo folyamatfejlesztési csapat tagjainak, és azok felelősségeinek

felsorolása

2. Fejlesztési projekt indításaLegfontosabb szempontok• Jóváhagyási folyamat és személyek meghatározása • Érintettek bevonása• Egyébként is felelős szervezeti egység végezze (ha van ilyen)• Rendelkezésre állás mértékének meghatározása• Felelősségek, feladatok meghatározása• Felső vezetők elkötelezettségének „kifejezése” (pl. írásban)• Tömör, egyértelmű terv• Alapprobléma meghatározása• Képzés• Projektnyitó értekezlet (max. 1,5 óra)

2. Fejlesztési projekt indításaA fázis során alkalmazandó eszköz:

Felelősség mátrix

• R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős• A (Accountable/Approver, Számon kérhető/Jóváhagyó): A feladat végrehajtása

kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat

• C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör• I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó

szerepkör

2. Fejlesztési projekt indításaFolyamatfejlesztési terv minta


1. lépés Folyamatábra elkészítése


2. lépés Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása


3. lépés Veszteségek feltárása, problémaelemzés

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseElvárt eredmény

Folyamatábra: tartalmazza legalább a folyamat megnevezését, a folyamat lépéseit, az egyes lépések végrehajtásáért felelős szervezeti egységeket/szerepköröket

Mérési terv: táblázat, tartalmazza a folyamat megnevezését, a folyamat mutatószámait és célértékeit, a folyamatért felelős személy megnevezését, a mérés lebonyolításáért felelős személy nevét, a mérés helyszínét és időpontját (kezdet és végidőpont), a mérés módját (algoritmus), a begyűjtendő adatok forrását és a mintaszámot, a mérés gyakoriságát

Probléma-, és prioritáslista: tartalmazza a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket), a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.), a probléma fontosságát jellemző adatot, egyéb jellemző információkat

Gyökér okok listája: tartalmazza a probléma rövid leírását, a kapcsolódó gyökér-okokat


Legfontosabb szempontok

• Mód, módszertan• Típus• Alkalmazhatóság• Érintettek részvétele• Adatok beszerezhetősége, minősége (elegendő, lényeges,

reprezentatív, folyamatos, időszerű)• 1-3 napos műhelymunka alkalmazása javasolt

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseA fázis során alkalmazandó eszköz:

FolyamatábraA folyamatábra elkészítésének menete:1. Azonosítsuk a folyamat résztvevőit, ügyfél kerüljön az első sorba/oszlopba2. Azonosítsuk a folyamat első és utolsó lépését3. Azonosítsuk, ki kapja az első tevékenység kimenetét, és ennek hatására

milyen tevékenységet hajt végre4. Azonosítsuk, ki kapja a második tevékenység kimenetét, és ez milyen

következő tevékenységet indukál5. Folytassuk a kimenetek, lépések azonosítását, amíg elérkezünk az utolsó

tevékenységhez6. Minden tevékenységet egészítsünk ki mindazon horizontális elemekkel,

amelyeket előzetesen definiáltunk (folyamatos)

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseÚszósáv-diagram minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseMérési terv minta


Problémalista

• Rendszeresen előforduló működési problémák, hiányosságok listája

• Azon problémák hatással vannak a célként megjelölt mutatószámokra

• Műhelymunka keretében alkalmazható• Feltétele az előzetesen elkészített folyamatábra, ennek lépésein

halad végig

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseProblémalista minta

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése5 Miért technika

Célja az előszűrésen fennmaradt problémák gyökér-okainak azonosítása Kérdés: „Miért oka ez az eredeti problémának?”

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseHalszálka diagram

• Célja az előszűrésen fennmaradt problémák gyökér-okainak azonosítása és grafikus szemléltetése

• Elsősorban hiba típusú problémákra alkalmazandó• A fő probléma (tünet) rögzítése („hal feje” az ábrán)• A „szálkák” megrajzolása a problémalista elkészítése során

azonosított probléma típusok alapján• Priorizálást követően fennmaradt problémák rögzítése a megfelelő

szálkákon• 5 Miért technika segítségével a gyökér-okok azonosítása (az

eredeti problémára rákérdezés)

3. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzéseVeszteségek feltárása, hozzáadott érték elemzés

1. Folyamat tevékenységek meghatározása, vízszintesen sorrendbe tételük2. Egyes tevékenységek átfutási idejének, a két tevékenység közötti várakozási idő

meghatározása3. Minden egyes tevékenység vizsgálata, azonosítása:

értékteremtő tevékenység, amelyet a folyamat eredményének elérése érdekében végeznek el

nem értékteremtő, de kötelező tevékenység: nem elsősorban a szolgáltatás előállítására irányul, de előírás miatt kötelezőnem értékteremtő tevékenység, amely valamely „szokás” vagy hasonló ok

miatt a folyamat része4. Teljes átfutási idő és az effektiv munkával töltött idő kiszámítása (a kettő hányadosa

mutatja meg az értékteremtő tevékenységek %-os arányát5. Bemenetek, kimenetek listázása, a hozzáadott értéket jelentő tevékenységek sorrendje6. Vizsgálat, hogy a hozzáadott értéket jelentő tevékenységekben minden lényeges

kimenetet elő lehet-e állítani


Hozzáadott érték elemzés minta

VA = értékteremtő (value added)PVA = nem értékteremtő, de kötelező (partially value added)NVA = nem értékteremtő (non value added)


1. lépés Fejlesztési javaslatok kidolgozása, értékelése


2. lépés Döntés-előkészítés, javaslatok vezetői jóváhagyatása


3. lépés A fejlesztési javaslatok bevezetése


4. lépés Az optimalizált folyamat visszamérése


Elvárt eredmény

• Javaslatok napi működésébe történő integrálása• Optimalizált folyamat teljesítményének megállapítása• Vezetői prezentáció/szöveges előterjesztés• Bevezetési terv• Mérési terv


Legfontosabb szempontok

• Döntéshozáshoz megfelelő anyag szükséges• Konszenzusos javaslat, véleményeztetéssel• Döntéshez elegendő idő• Maga a bevezetés projektmenedzsment feladat• Minden bevezetés külön projekt• Érdemes hamar elkezdeni a bevezetést

4. Kiválasztott folyamatok fejlesztéseA fázis során alkalmazandó eszköz:

Ötletbörze (brainstorming)Befektetés – Hatás elemzés:

5. Folyamatok állandó követése, monitorozása

Feltételrendszer ábrája

Az optimalizálás idő- és erőforrásigénye

Effektív munkaidő kb. 60-80 embernap

Pályázattechnikai kérdések

• Pályázat megjelenésének időpontja: várhatóan június 21-ig• A MAG Zrt. és az NFÜ közös pályázattechnikai eligazítást tart a

megjelenést követően, ennek időpontjáról hirdetést tesznek közzé

• A pályázattal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén: • elszámoltathatósági, pénzügyi kérdésekben a MAG Zrt.

munkatársai • a szakmai kérdésekben a KIM projektvezetése áll

rendelkezésre • A módszertanok bevezetését egy 15 főből álló szakmai

tanácsadói csapat segíti 2013. szeptemberétől. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban dolgozó tanácsadókat a nyertes pályázók ingyenesen vehetik igénybe. (erről bővebb tájékoztató szeptember elején lesz)

Köszönöm a figyelmet!

Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia

Documents