SVEUČILIŠNI STUDIJSKI CENTAR ZA STRUČNE STUDIJE Informatizacija poslovanja Tema: Upravljanje dokumentima Vjekoslav Mihanović Antonio Vidović
SVEUČILIŠNI STUDIJSKI CENTAR ZA STRUČNE STUDIJE
Informatizacija poslovanjaTema: Upravljanje dokumentima
Vjekoslav MihanovićAntonio Vidović
Upravljanje dokumentima
1. Povijest dokumenata2. Vrste dokumenata3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata4. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
1.Povijest dokumenata
Tradicionalno, medij dokumenta je bio papir.
Kroz vrijeme, dokument se pisao i na papirusu sa tintom ili na pergamentu.
2.Vrste dokumenata
Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi, najčešće u na jednom ili više listova papira, služi za evidenciju podataka o nekom području, predmetu, događaju i transakciji.
2.Vrste dokumenata
Vrste dokumenata su:formularipisma ili dopisinacrtiknjige i časopisievidencije
2.Vrste dokumenata
Tipovi dokumenata su:poslovni dokumentiprivatni dokumenti
2.Vrste dokumenata
Poslovni dokumenti:knjigovodstvenipravniinformatičkitrgovački
2.Vrste dokumenata
Privatni dokumenti:osobna iskaznicaputovnicavozačka dozvolaradna knjižicaživotopis
2.Vrste dokumenata
Radni životopis je privatni dokument koji se koristi u poslovne svrhe, koji je standardiziran.
2.Vrste dokumenata
Pravila pri pisanju životopisa moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:
dug do stranicu, dvijepregledan, čitljiv i uočljivvažnije dijelove treba istaknutiredoslijed informacija prilagoditi situacijivoditi računa o stilu pisanja, gramatici i stilskoj jasnoći
2.Vrste dokumenata
Sadržaj životopisa :osobni podacipodaci o školovanjunagrade i priznanjaradno iskustvointeresi i aktivnostipreporuke
PAŽNJA !
Životopis je promjenjiv i treba ga redovno prilagođavati !
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Dokumenti se evidentiraju i pohranjuju u:pisanoj formielektroničkoj formi
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Datoteka je osnovni format informatičkog registriranog dokumenta.
Datoteka može biti:tekstualnaformatiranasložena
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Centralna biblioteka dokumenata služi za organizaciju jedne ili više manjih biblioteka dokumenata po razinama.
Direktoriji i poddirektoriji služe za lakšu organizaciju rada s velikim brojem pohranjenih datoteka.
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Dokumenti imaju svoj životni ciklus nastaju, mijenjaju se, putuju, reproduciraju se i uništavaju.Svi dokumenti prilikom prvog evidentiranja dobivaju svoj identifikacijski ključ koji ih prati kroz cijeli životni ciklus, a ostaje zabilježen i kasnije.
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Transakcije s dokumentima se odnose na procese kojima se stvara, seli, umnožava briše, mijenja ili pretražuje.
Dobar dokumentacijski IS mora omogućiti realizaciju svih transakcija s dokumentima.
Dokumenti se pohranjuju u pismohranu(arhivi).
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Klasifikacija dokumenata je opsežan posao zbog:velike količine različitih dokumenatastatusa dokumenataformata, medija i lokacije
Jedinstveni klasifikacijski atribut je atribut koji na univerzalan način opisuje sve vrste dokumenata.
primjer: ENTITET DOKUMENTtipnazivoznakaverzijaautor
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
tajnostformatmedijkoličinadatum unosaoperater
3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Specifični klasifikacijski atribut čini skup obilježja značajnih za pojedini dokument
primjer: RAČUN R1 (prema članku 15)mjesto izdavanjabroj računanadnevak izdavanja i isporukenaziv tvrtkeJMBGadresa sjedištakoličina i vrsta isporučene robeiznos naknade isporučenih dobarazbrojeni iznos naknade i porezaoznaka R1
4. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
U informacijskom sustavu dokumenti se moraju čuvati sukladno zakonski određenim rokovima čuvanja pojedinih dokumenata.
4.Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
PODACI I KNJIGOVODSTVENE ISPRAVEKnjigovodstvena isprava je pisani dokaz o nastaloj promjeni, sastavlja se na mjestu poslovnog događaja.
Rokovi čuvanja:trajno se čuvaju isplatne listepet godina isprave gdje su podaci uneseni u poslovne knjige tri godine isprave platnog prometadvije godine prodajni i kontrolni blokovi
4.Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
POSLOVNE KNJIGE
Poslovne knjige se sastoje od dnevnika, glavne knjige i pomoćnih knjiga.
Rokovi čuvanja:deset godina se čuvaju glavne knjige i dnevnicipet godina se čuvaju pomoćne knjige
Rok čuvanja počinje zadnjim datumom poslovne godine!
Upravljanje dokumentima