Page50 ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social AUDITOR INTERN ÎN SECTORUL PUBLIC Formator Laura BEIU Cod COR Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544, e-mail: [email protected]www.ecsociala.com
79
Embed
Suport Curs Audit Intern Si Managementul Riscurilor
Suport Curs Audit Intern Si Managementul Riscurilor
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page
50
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
AUDITOR INTERN ÎN SECTORUL PUBLIC
Formator
Laura BEIU
Cod COR
241306
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
3.Managementul Riscurilor
3.1 Conceptul de management al riscurilor
Managementul riscului este un concept intalnit la nivelul oricarei organizatii sub diverse
forme de evaluare si cuantificare. In desfasurarea activitatii oricarei companii evaluarea si cautarea
stabilitatii si securitatii economice au impus o multitudine de metode si tehnici de evaluare a
riscurilor potentiale si de a lua masuri preventive pentru a se feri de efectele negative ale acestora.
Totodata, in cazul efectelor negative produse, s-au creat o serie de masuri corective pentru a
minimiza efectele negative produse. Principalele etape intr-o abordare de evaluare a
managementului riscurilor ar presupune:
- identificarea riscurilor;
- evaluarea riscurilor;
- controlarea riscurilor si aparitiei unor evenimente nedorite.
Cercetatorii Douglas şi Wildovsky, mergand pe premisa ca riscurile sunt independente societatii si
indivizilor au stabilit un set de criterii in ceea ce priveste analiza riscurilor, atribuindu-le acestora
circumstante partiale de hazard cuantificabile. Managementul riscului in abordarea prezenta are
la baza trei premise:
- orice activitate cunoscuta sau necunoscuta presupune un anumit grad de risc;
- asocierea dintre risc si hazard nu este intotdeauna corecta;
- interesul, convenienta sau urgenta nu pot fi disociate de risc, chiar si in cazul in care actiunea
declansata de acestea a fost un succes. Riscul diferă de la entitate la entitate. In acest sens deducem
si faptul ca strategia de reducere a impactului acestui risc difera si ea. Exemple:
1. Sistemul de e-ticket pentru companie de transport persoane (aerian sau terestru - tren) sistemul
de furnizare a biletelor si disponibilitatea soluţiei este cheia continuităţii afacerii, acest lucru
ducând la soluţii de asigurare a continuităţii afacerii. - Detaliere
2. Un producător de automobile, confidenţialitatea planurilor şi proiectelor reprezintă cheia
succesului în faţa competiţiei, acest lucru ducând la politici şi soluţii de controlul accesului.- Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea
Gheorghe Ilie) O alta metoda de evaluare a riscurilor porneste tot de la o analiza, insa nu una a Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
4. EXEMPLE SI CAZURI PRACTICE PRIVIND AUDITUL INTERN SI MANAGEMENTUL RISCURILOR
Etapele de derulare ale misiunii de audit intern :Modul de desfasurare a unei misiuni de audit intern si documentele elaborate pe parcursul
acesteia, sunt urmatoarele :1. Activitati/documente elaborate :- Elaborarea Ordinului de serviciu ;- Intocmirea Declaratiei de independenta ;- Notificarea inceperii misiunii ;- Colectarea si prelucrarea informatiilor preliminare ;- Teste ;- Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile ;- Stabilirea esantionului pentru realizarea interventiei la fata locului si intocmirea
calendarului interventiei ;- Sedinta de deschidere, Minuta sedintei de deschidere.2. Pregatirea misiunii de audit :- Liste de verificare ;- Chestionare ;- Teste ;- Analiza si prelucrarea informatiilor colectate ;- FIAPuri.3. Interventia la fata locului :- Sedinta de inchidere : Minuta sedintei de inchidere ;- Elaborarea Raportului de audit intern ;- Reuniunea de conciliere : Minuta reuniunii de conciliere ;- Finalizarea raportului de audit intern.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Anexa nr. 1Procedura – P01: Iniţierea auditului
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern si a Planului de audit intern pentru anul .............., se va efectua misiunea de audit intern la Compartimentul ................................................................ în perioada ......................Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a ........................................ din institutia publica şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile: .........................................................................................................- ..................................................................................................................- ......................................................................................................................- .......................................................................................................................- .........................................................................................................................- ............................................................................................................................ .................................................................................................................... ............................................................................................................... ................................................................................................................. ................................................................................................................. .................................................................................................................. .................................................................................................................
Menţionez că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii ........................................................ din institutia publica.
Auditor public intern,...............
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Anexa nr. 2Procedura - P02: Iniţierea auditului
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: .....................Misiunea de audit: ........................................ Data:
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditatăDa Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
- X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
- X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?
X -
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind .......................................?
- X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
- X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
- X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
- X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
- X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - XAveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?
- X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
1. Incompatibilităţi personale: a avut in subordine compartimentul .............................................2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Da Dacă da, explicaţi cum anume: Data: .......Semnătura: ………
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Anexa nr. 3Procedura – P03: Iniţierea Auditului
AGENTIA JUDETEANA PENTRU PRESTATII SOCIALE TULCEA Nr. din ...................
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Compartiment ...................................................De la: Compartiment Audit Public InternReferitor la misiunea de audit intern „ M odul de organizare a activităţii de ............................................ din …………. ”
Stimata doamna ..............,
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmează ca în perioada ................... să efectuăm o misiune de audit intern cu tema .................................................. Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa imi puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de ................................................: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii.
Cu stimă,
Compartiment audit public intern,
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Factori de risc(Fi)
Ponderea factorilor de risc
(Pi)
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N 1 N 2 N 3
Aprecierea controlului intern
F1P1 – 50%
Aprecierea cantitativă
F2P2 – 30%
Aprecierea calitativă
F3P3 – 20%
Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
AUDITOR PUBLIC INTERN,
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.
În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:- .................................................................................................................- ................................................................................................................- ................................................................................................................- .................................................................................................................- ...................................................................................................................
De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.
Auditori, Auditaţi,
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Anexa XXProcedura – P11: Şedinţa de închidere
ENTITATEA PUBLICĂServiciul de Audit Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Menţiuni generale:
Misiunea de audit: ....................................................... Perioada auditată: ........................Întocmit: ....................... Data: Avizat: ..................... Data:
Lista participanţilor:
Numele FuncţiaDirecţia/Serviciul
Nr. telefon
E-mail Semnătura
B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate. Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Anexa XX
ENTITATEA PUBLICĂ Serviciul Audit Public Intern
RAPORT DE AUDIT INTERN- PROIECT -
STRUCTURA AUDITATĂ:DIRECŢIA RESURSELOR UMANEDIN CADRUL UNEI ENTITĂŢI PUBLICE
Misiunea de audit: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:......................
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr...................
Baza legală a acţiunii de auditare:- Planul de audit intern pe anul .......... aprobat de conducerea instituţiei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- ......................
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice
Durata acţiunii de auditare: .....................
Perioada supusă auditării: ....................... Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele subobiective:- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în
carnetele de muncă şi dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:
- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale şi în bazele de date;
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.
b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;
c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor.
Instrumente de audit: - chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada ....................:- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul ........., statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;- foile colective de prezenţă;- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;- Registrul de evidenţă a salariaţilor;- alte documente.
Materiale întocmite pe timpul auditării:- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- Chestionarul de control intern (CCI);- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.
Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.
Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI
1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice
1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)
În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.
1.2. Organizarea concursurilor
1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la concurs (2)………………………………………………………….
1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)………………………………………………………….
1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)
În anul ............ s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat.
1.3. Susţinerea concursurilor
1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă.
1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)
Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.
1.4. Deciziile de numire
1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)
Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul ..........., în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.
Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul ..........., precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.
1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)………………………………………………………….
2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9)………………………………………………………….
2.1.2. Salariul de bază (10)
Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)………………………………………………………….
2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)………………………………………………………….
2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)………………………………………………………….
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)………………………………………………………….
2.1.7. Salariul de merit (15)………………………………………………………….
2.1.8. Sistemul de premiere (16)………………………………………………………….
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul ........., respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer.Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
………………………………………………………….
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)………………………………………………………….
2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)
Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar.Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată. Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.
3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21)………………………………………………………….
3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
În vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004. În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.
3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)………………………………………………………….
3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)………………………………………………………….
3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)………………………………………………………….
4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)
Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.
5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27)
Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.
6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
…………………………………………………………
6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)
În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.
În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora.
În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici.
7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
7.1. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă (30)
Din testarea efectuată prin Testul nr. 12 şi a interviului adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă, în baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul că acestea nu sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completării sistematice a lor.Problema neactualizării carnetelor de muncă are o primă consecinţă inexistenţa unor informaţii complete de identificare ale salariaţilor din cadrul entităţilor. Pe baza analizei, echipa de auditori propune o serie de recomandări, după cum urmează:- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post;- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern;
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă;- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.
7.2. Actualizarea carnetelor de muncă (31)………………………………………………………….
8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
8.1. Evaluarea sistemului informatic
8.1.1. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)În scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie actualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate.Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare.În vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele: - stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;- actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor;- asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;- stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;- asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.
8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)………………………………………………………….
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34)………………………………………………………….
8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date (35)………………………………………………………….
8.1.5. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36)………………………………………………………….
8.1.6. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37)………………………………………………………….
8.2. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)
Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.
8.2.2. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic (39)………………………………………………………….
8.3. Securitatea bazelor de date
8.3.1. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40)………………………………………………………….
8.3.2. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)
În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea acestui sistem.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
ASOCIAŢIA PENTRU SPRIJIN ÎN DEZVOLTAREA ECONOMIEI SOCIALE
Incluziune, Responsabilitate Cooperatistă, Antreprenoriat Social
Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare sistematică a acestor parole de acces. Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.
8.3.4. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)………………………………………………………….
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44)………………………………………………………….
9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)………………………………………………………….
9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)………………………………………………………….
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,
8. Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
X
9. Arhivarea documentelor X
Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.
Str. Mica, nr. 1, bl. M1 (Complex AXXACENTER), Tulcea tel./fax 0240534544,