INTRODUCCINEl incremento tan rpido y algunas veces incontrolable
de los costos en la Industria de la Construccin, han tenido como
consecuencia una preocupacin por mejorar notablemente las
habilidades administrativas de las empresas y personas encargadas
de proyectos pblicos, con el propsito de hacer frente a esta
situacin, pues actualmente no es posible continuar basados
solamente en la experiencia de algunos individuos, como se ha
venido practicando, ms an los proyectos son cada vez ms complejos y
requieren de una administracin de la parte tcnica o financiera de
la empresa, moderna y objetiva.Tomando en cuenta que la industria
de la construccin maneja recursos inestables (costos de materiales,
mano de obra, equipos, etc.), es de importancia establecer los
mecanismos adecuados para una buena y racional administracin, que
como proceso deber contemplar una planeacin, programacin y control
de obra que tengan como base la optimizacin de produccin-costo.El
control debe ejercerse sobre:a)Los costos (de recursos,
estimaciones, pagos y presupuestos)b)El programa (avances de obra,
mtodos, rendimientos)c)La calidad (materiales, procedimientos
constructivos y obra terminada)
La organizacin dentro de la obra deber ser planeada de acuerdo a
las necesidades de la misma, de tal forma que el desarrollo de los
trabajos no se trunque en el proceso de EJECUCIN de la obra.Un
elemento indispensable en la planeacin es la determinacin de un
flujo definido de informacin que evite la distorsin de esta, as
como la mala interpretacin de las partes involucradas.Por otra
parte la empresa constructora tendr que administrar sus recursos
tcnicos, financieros y humanos para poder cumplir con la calidad,
tiempo y costo establecidos en el contrato acatando las leyes,
reglamentos y especificaciones que prevalezcan con la
contratista.
DESARROLLO DEL TEMAPLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL DE OBRASI.
CONTROL DE MATERIALES_ Es el insumo ms importante que intervienen
en la construccin, ya que el porcentaje de incidencia es de
aproximadamente el 75% de un proyecto u obra por lo que es
necesario su control.El almacn es el lugar donde se guardan y
controlan los materiales. Todo el material que llega a un almacn
debe estar acompaado de un pedido o de una remisin donde indique la
cantidad a recibir, su descripcin y su costo.Estas caractersticas
son muy importantes, ya que nos permitir conocer las cantidades
-existencias- que se tienen, para esto habr la necesidad de llevar
un registro por cada material.En este registro tambin se llevan
todas las altas y bajas de almacn. Es necesario hacer un reporte de
estas bajas peridicamente y as poder conocer la cantidad de ese
material que sali del almacn por periodo.En la actualidad las
entradas, salidas y existencias de un almacn se llevan por sistema
computarizado, ya que esto nos permite conocer la cantidad y la
existencia de los diferentes materiales con que se cuenta.Para
llevar este sistema, es necesario que cada material tenga su clave
especfica.SI el proyecto est bien estimado este rubro no presenta
graves problemas para determinar el volumen faltante en caso
contrario pueden llegar a ser un factor importante en las
desviaciones del costo.Se debe procurar que las unidades y las
codificaciones sean constantes desde el listado de materiales hasta
el vale de salida (Ver figura Vil), es importante vigilar durante
el progreso de la obra que los vales salgan de almacn en el mismo
periodo en que se ejecuta la actividad con el objeto de tener una
panorama objetivo de los costos que est incurriendo y poder
detectar cualquier desviacin.Ya que el vale de almacn representa el
documento oficial que generalmente determina el costo de la obra es
importante que este se encuentre bien codificado, de acuerdo a la
actividad, as como identificar al responsable de la obra que deber
ser el jefe de frentes.
La funcin administrativa de control permite evaluar y corregir
el desempeo de las actividades, para asegurar que los objetivos y
planes de la organizacin se lleven a cabo, por lo tanto un buen
contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin ste
las actividades de la empresa quedaran al azar, en este sentido el
control implica la medicin de los acontecimientos de acuerdo a las
normas establecidas por la organizacin y la correccin de las
desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a
lo planeado.Es muy importante el control exhaustivo de sus
almacenes, tanto para mantener los costes a un nivel mnimo como
para evitar rupturas del proceso productivo. Para realizar un
control en almacn, la empresa deber comprobar los siguientes
conceptos en cada uno de los pedidos recibidos: Verificar la
cantidad, realizando un recuento de materiales, independientemente
de su origen y valor. Verificar la calidad, con relacin a sus
propiedades fsicas o qumicas y a sus dimensiones. Verificar la
factura de los proveedores, para comprobar si los materiales
recibidos responden a las cantidades y especificaciones requeridas
en la orden de compra. Prevenir errores modificando, en su caso,
los documentos que sean precisos.
OBJETIVO DEL CONTROL DE MATERIALES
Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa. No
deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no estn de
acuerdo con las especificaciones. Los materiales no deben aceptarse
a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el
caso de materiales daados o en cantidades distintas a las
solicitadas. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han
recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los
gastos incurridos. Debe haber un control fsico adecuado sobre el
almacenamiento de las existencias. Se debe ejercer un adecuado
control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros.
Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversin en pesos en
inventarios y los costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y
almacenamiento de materiales, as como las prdidas causadas por las
interrupciones en la produccin o las ventas prdidas debido a la
falta de existencias.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES Una de las razones ms
evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de
los planes se puede desviar.El control se emplea para: Crear mejor
calidad:Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores. Enfrentar el cambio:Esta forma parte
ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados
cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o
servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen
materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque
les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y
los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos:Una
cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es
acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y
servicios a su medida.
Agregar valor:Los tiempos veloces de los ciclos son una manera
de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el
experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar
valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser
agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo:La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad
ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad
o participacin en el trabajo CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.
En una empresa, la inversin en materia prima o materiales
representa una porcin considerable de todos los costos de
produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material sea
cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso
efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se
deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia.El control
de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y
la asignacin de responsabilidades, a travs del uso de formularios
impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde
el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los
productos terminados ingresan en el almacn respectivo, lo cual
representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un
control efectivo de los materiales se debe caracterizar
principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la
compra, recepcin, almacenamiento. DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN
EL CONTROL DE LOS MATERIALES. En el ciclo de control de los
materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma
sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar el objetivo de la
organizacin, estas funciones o actividades son las
siguientes:Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin:Las
actividades que realiza, son las siguientes: Disear el producto.
Especificar los materiales a comprar. Estudiar el efecto del uso de
materiales sustitutos. Preparar la lista de materiales requerido en
las diferentes rdenes de produccin o procesos productivos.Compra de
materiales:Para realizar la compra de materiales se utilizan
comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la
Orden de Compra. El departamento de compras tiene las siguientes
funciones: Recibir las solicitudes de compra de todos los
materiales. Solicitar cotizaciones de los proveedores. Elaborar y
emitir la orden de compra. Garantizar que los artculos pedidos
cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que
se adquieran bajo las mejores condiciones.
Recepcin e inspeccin de materiales:Entre las funciones que
normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de
los materiales se encuentran: Recibir el material con la respectiva
orden de entrega. Cotejar el material recibido con la copia de la
Orden de Compra. Verificar la cantidad y calidad del material.
Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. Enviar las
facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su
registro. Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
Si el material cumple con las especificaciones, preparar el
formulario Informe de Recepcin. El formulario usado para el control
de la recepcin de los materiales es el Informe de Recepcin.
Almacenamiento y entrega de materiales.En algunas empresas
pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y
la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de
las materias primas, puede ser la misma. El encargado del
departamento de almacn es responsable del adecuado almacenamiento,
proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual
debe cumplir con las siguientes actividades: Recibir el material
junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra. Verificar
los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo
lugar. Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).
Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales
elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo
completa en los tems de costo unitario y costo total. Enviar a
produccin los materiales solicitados junto con el original del
formulario de solicitud. Registrar las entradas y salidas de los
materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin. Preparar
las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos
de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del
inventario. Si el material almacenado no cumple con las
especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente
Orden de Devolucin de Compras. Preparar Resumen de Requisicin de
Materiales para el departamento de costos.En aquellos casos en que
los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido
cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente
devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden
de Devolucin de Compras. Los formularios que intervienen en el
procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el
Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente,
los cuales se describirn posteriormente.Contabilizacin de las
transacciones relacionadas con los materiales:Como medio de control
de los materiales, tambin se debe considerar lo referente a la
contabilizacin de las transacciones relacionadas con la misma.
Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la
contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las
siguientes funciones:
Recibir la factura del proveedor. Chequear con la orden de
compra. Recibir informacin del almacenista sobre los materiales
recibidos. Realizar el asiento contable referente a la compra de
materiales. Recibir copia de la requisicin de materiales Realizar
el asiento contable relacionado con el uso del material en los
procesos de fabricacin. Afectar la orden de produccin o los
procesos productivos
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE MATERIALESLos diferentes
procedimientos de control de materiales son:1) El pedido cclicoEs
un mtodo basada en la revisin de los materiales en un ciclo regular
o de forma peridica. El perodo de tiempo transcurrido entre una
revisin u otra, o la duracin del ciclo, depender de la naturaleza
de los artculos del almacn. Los artculos que tengan mayor
importancia, tendrn un ciclo ms corto.2) El mtodo mn-mxSe basa en
la suposicin de que los elementos deben presentarse a niveles
mnimos y mximos. Una vez que se han determinado ambos niveles,
cuando el inventario alcanza el volumen mnimo es el momento para
realizar el pedido y llegar a alcanzar el volumen mximo.3) El mtodo
de doble compartimentoSe utiliza cuando los materiales son
econmicos. Se trata de un mtodo sencillo y de mnimo trabajo. Dentro
de los almacenes se establecen dos compartimentos. En uno de ellos,
se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido
y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden
consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el
pedido se recibe ms el stock de seguridad.
4) El sistema de pedido automticoConsiste en un sistema de
almacn que se basa en la solicitud automtica de un nuevo pedido de
materiales cuando el almacn alcance una determinada cantidad.5) El
plan ABCSe utiliza cuando la empresa dispone de un nmero
considerable de artculos distintos con valores diferentes. El Plan
ABC es un mtodo de clasificacin sistemtica de los elementos y de
determinacin del grado de control de cada uno de ellos.Los artculos
clasificados como A tendrn un mayor valor y sern los primeros en
incorporarse al proceso productivo; tendrn las siguientes
caractersticas: cantidad pequea de existencias de seguridad,
revisin frecuente, pedidos frecuentes, registros detallados y alto
nivel de suspensin. Los artculos C se caracterizan por: cantidad
grande de existencias de seguridad, fidelidad estricta con los
puntos de pedido predeterminados con poca revisin, pocos pedidos al
ao y no es necesario un sistema de inventario permanente. Los
artculos B se sitan con caractersticas intermedias entre A y C.El
control de materiales de un artculo de alto valor ser diferente del
control de un artculo de bajo valor. De esta manera, el plan ABC es
una forma sistemtica de agrupar los materiales en clasificaciones
separadas y de determinar el grado de control de cada grupo.
Finalmente los artculos se dividen en tres categoras. Por
ejemplo, un ejemplo del plan ABC:10% de los artculos = 72% del
costo de consumo = A28% de los artculos = 25% del costo de consumo
= B62% de los artculos = 3% del costo de consumo = CLos artculos
que se clasifiquen como A tendrn las siguientes caractersticas de
control:- Cantidad pequea de existencias de seguridad- Revisin
frecuente- Pedidos frecuentes- Registros detallados- Alto nivel de
suspensinPor el contrario, los artculos colocados bajo C tendrn las
siguientes caractersticas de control:- Cantidad grande de
existencia de seguridad- Fidelidad estricta con los puntos de
pedido predeterminados con poca revisin- nicamente uno o dos
pedidos al ao- No es necesario un sistema de inventario perpetuo-
Es eficiente un bajo nivel de suspensinLas caractersticas de
control de los artculos colocados bajo B, por lo general se
encuentran entre las que se aplican a los artculos clasificados
como A y CEn conclusin, debera notarse que el plan ABC es un
esquema de clasificacin que permite decidir que herramientas debe
utilizarse en el control de inventarios. Por ejemplo, los artculos
clasificados como B pueden ser analizados corrientemente sobre una
base de fin de trimestre; los artculos A necesitan un anlisis
individual y ms elaborado; por su parte un control bsicamente menos
estricto y ms econmico puede ser mejor aplicado a los artculos
clasificados como C.
II. BITCORA DE OBRA La bitcora de obra es el elemento oficial en
el que se asientan los hechos relevantes que suceden durante la
construccin y recepcin de los trabajos; tiene validez legal en
todos los casos en que resulten conflictos y se requiera deslindar
responsabilidades, adems, es el elemento indispensable en las
revisiones de control interno de cualquier organismo que este
facultado para revisar el correcto ejercicio de su presupuesto,
formando parte de los documentos para la recepcin final de la obra
y la liquidacin del contratista.La bitcora de obra es, entre otros,
uno de los elementos ms importantes que forman parte del sistema de
control para el buen desarrollo de las obras, por su carcter legal
que, para efectos tcnicos, tiene la misma legalidad que el contrato
de obra. As, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con
la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad
tomando en consideracin todos los programas relacionados con la
obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las
observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en
mano de obra, la fuerza de trabajo que se est desplegando para el
cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes
internos y externos de diversa ndole que en forma directa o
indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas
etapas constructivas. Es responsabilidad del supervisor de Obra,
como representante del INFONAVIT, valerse de la bitcora para
ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la
misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere
en su relacin con el constructor encargado de ejecutar fsicamente
los trabajos. Por esto, el correcto uso y manejo de la bitcora es
fundamental para obtener resultados ptimos en la construccin de
Unidades Habitacionales, sean estos bajo la modalidad de paquetes o
de subastas. En atencin a lo asentado en prrafos anteriores, es
necesario tomar en cuenta los lineamientos y criterios que se
detallan a continuacin y que rigen el oportuno y correcto uso de la
bitcora de obra, en el desarrollo de los programas de construccin
promovidos por el Instituto. DEFINICION.En construccin la bitcora
de obra es una libreta que forma parte del contrato, se anota en
ella cualquier situacin de carcter imprevisto que sea trascendente
y que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de
ejecucin de las diferentes etapas constructivas. Hemos sealado que
la bitcora es parte integrante del contrato, por tanto, es el medio
oficial y legal de comunicacin entre las partes responsables de la
supervisin y construccin de la obra, esta comunicacin se da
mediante el asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean
estas para determinar medidas preventivas, correctivas,
informativas de instruccin o rplica debidamente fundada. La bitcora
tendr vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su
objetivo final ser el de oficializar todos los elementos que
integran el finiquito y el acta de recepcin y entrega de las
obras.
FORMATO DE LA BITACORAEs una libreta de pasta rgida de tamao
carta, cuyas hojas deben ser foliadas en orden progresivo y
consecutivo, con columnas para consignar fechas y nmeros de notas
en orden cronolgico y numeracin progresiva, cada hoja deber contar
al menos con tres copias igualmente foliadas, de las cuales una
corresponde al supervisor, una al constructor y otra para la
Delegacin Regional respectiva, las copias debern ser desprendibles,
no as la hoja original.Debe haber espacio en cada hoja para: Nombre
del proyecto (o debe estar impreso) Datar o fechar la hoja. Espacio
para escribir el nombre del remitente. Espacio para escribir el
nombre del destinatario. Espacio para escribir el asunto o
descripcin. Espacio para la firma y sello tanto del remitente como
para el destinatario. Pastas duras. Tamao de hoja carta u
oficio
REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA.APERTURA.- En
el lugar destinado para las oficinas de campo de la supervisin, con
la asistencia de los representantes de las partes que intervienen
en la obra, se har el llenado de la primera hoja con la
comparecencia de los responsables de la ejecucin de las obras por
parte de la empresa constructora y de los encargados de llevar a
cabo la supervisin de las mismas, se consignar todos los datos que
identifican a la obra en cuestin, como son, nmero de registro,
nombre del frente, objeto de los trabajos a realizar, modalidad,
etc., razn social de la constructora y la supervisora. Se
acreditarn los nombres y firmas de los representantes de las partes
que intervienen en dichas obras as como la del jefe del Area de
Proyectos y Control de Obras de la Delegacin Regional de que se
trate. Para el caso de servicios de verificacin, la apertura se
realizar en las oficinas del residente en la obra. SERIADO DE
NOTAS.- Todas las notas sin excepcin alguna, debern seriarse
consecutivamente y bajo ninguna circunstancia deber alterarse este
orden.
FECHADO.- Todas las notas sin excepcin alguna, debern estar
fechadas en el da en que se efectu la anotacin.
ESCRITURA.- Las anotaciones debern efectuarse a mano con letra
de molde legible y tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se
harn con tinta susceptible de borrarse.
ERRORES.- Cuando se cometa un error de redaccin, de ortografa o
de interpretacin, la nota deber anularse con una leyenda que diga
esta nota se anula por tener error se har la anotacin correcta en
el nmero consecutivo siguiente. TACHADURAS O ENMENDADURAS.- Una
nota con tachaduras o enmendaduras automticamente es legalmente
nula con todas las consecuencias tcnicas y legales que puede
acarrear el hecho.
SOBREPOSICION O ADICIONES.- No est permitido sobreponer ni aadir
nada a las notas de bitcora ni entre renglones ni en los mrgenes,
si fuese necesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de
origen.
FIRMAS.- Solo estn facultadas para hacer asentamiento y firmar
las notas de bitcora los residentes de obra por parte de la
supervisora y constructora acreditados en el acto de apertura de la
misma o en su defecto los que hubieren sido acreditados
posteriormente mediante la nota correspondiente, en sustitucin o
suplencia plenamente justificada.
VALIDACION.- Todas las instrucciones emitidas por diversas
autoridades mediante oficio, verbalmente, va telefnica u otras, con
relacin a las obras en cuestin, debern validarse mediante las notas
de bitcora correspondientes en las que se haga referencia a la
procedencia de la instruccin recibida, fecha, porque medio, nombre
y cargo de quien emite la instruccin. USUARIO DE LA BITACORA DE
OBRA.- Los residentes de la constructora y la supervisora estn
obligados al uso de la bitcora durante todo el proceso de la obra,
as como los funcionarios de INFONAVIT debidamente acreditados, sea
para emitir ordenes, solicitar y dar autorizaciones, certificar
dictmenes de laboratorios de control de calidad y otros, solicitar
y dar informacin relativa a la obra, emitir medidas preventivas,
correctivas o restrictivas que se requieran en el desarrollo de los
trabajos para su cabal cumplimiento.
CUSTODIA DE LA BITACORA.Por su carcter legal y como instrumento
de control y regulacin de la obra en construccin, la bitcora
permanecer bajo la custodia de la supervisin en sus oficinas de
campo, quedando disponible y accesible para que el residente de
construccin pueda llevar a cabo las anotaciones pertinentes que
considere necesarias. Para el caso de servicios de Verificacin, la
custodia de la misma ser responsabilidad del residente.
DISPONIBILIDAD.- La bitcora estar disponible para ambas partes
en das y horas hbiles, es completamente improcedente que alguna de
las partes guarde bajo llave la bitcora o que impida el acceso a la
misma, es incorrecto sacar la bitcora de la obra salvo en casos de
fuerza mayor plenamente justificados y acordados por las partes.
TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.- Las notas de bitcora
invariablemente debern ser firmadas por ambas partes, la que
asienta la nota y el acuse de enterado de la contraparte, si una
nota requiere de contestacin o aclaracin, sta deber hacerse en un
trmino de 48 horas como mximo, de no hacerlo as, se tendr por
consentida y no se aceptar rplica o argumentacin de desconocimiento
de la misma, esto sin menoscabo de las consecuencias de diversa
ndole que se deriven de esta omisin. Para el caso de servicios de
verificacin el trmino para contestar las notas que as lo requieran
ser de 8 das calendario.
CIERRE DE LA BITACORA.En las oficinas de la supervisin con la
comparecencia de los representantes de las partes involucradas en
el desarrollo de las obras, se lleva a cabo el cierre de la
bitcora. Para el caso de servicios de verificacin el cierre se
realizar en las oficinas del residente en la obra.
DESARROLLO.Para garantizar que el contenido de la bitcora
cumpla, es necesario respetar una serie de normas y reglas en la
estructura del libro y en los conceptos que son susceptibles de
llevarse a la bitcora.El instructivo para la bitcora se divide en
cuatro partes:a)Informacin general de la obra.b)Normas para el
llenado de la bitcora.c)Lineamientos para determinar actividades,
hechos y conceptos que deben llevarse a bitcora.d)Cdulas de
visitas.
INFORMACIN GENERAL DE LA OBRA.a)Delegacin Poltica.b)Domicilio y
ubicacin de la obra.c)Telfono para la comunicacin de la
residencia.d)Razn social de la contratista responsable del
contrato.e)Direccin de las oficinas centrales, telfono y los
nombres de las personas responsables de la obra.f)Informacin bsica
de la obra:
1.- Cantidades de vivienda. 2.- Tipo de obra.3.- rea de terreno
(posterior al levantamiento topogrfico)g)Uso del suelo actual y uso
del suelo actualizado.h) Especificaciones de proyecto.i) Existencia
o no de servicios.j) Suma de reas por construir.k) Fecha real de
inicio de obra.I) Terminacin programada con base en la fecha real
de inicio y la establecida en el contrato. m) Fecha de terminacin
real de obra. n) Monto original del contrato. o) Nombre, direccin y
telfonos de la totalidad de contratistas y subcontratistas que
intervengan en cualquiera de las etapas d construccin. NORMAS PARA
EL LLENADO DE LAS BITCORA a)Todas las notas que se asienten debern
tener un nmero de identificacin para su fcil localizacin; dicho
nmero ser progresivo.b)Fecha y hora en que se asienta la
anotacin.c)Para que una orden dictada a travs de la bitcora tenga
validez real, deber recabarse la firma de enterado de la persona a
quien est dirigida la orden independientemente de la libertad que
tiene dicha persona de inconformarse por el mismo medio, si se
niega a firmar de enterado, se pondr una anotacin complementaria,
asentando el hecho y se esperar el transcurso de 48 hrs; si al
trmino de este lapso, no ha firmado o no se ha inconformado por el
mismo medio, se considerar como aceptada la orden por la parte
receptora.c) Cuando no se d cumplimiento a una orden asentada en
bitcora, esta se repetir peridicamente, para tener la bitcora
siempre actualizada; as mismo, se deber hacer la nota
correspondiente cuando se haya cumplido con alguna instruccin
importante.d) Se procurar que las notas sean claras, comprensibles,
sin escatimar espacio para informacin aclaratoria y croquis
explicativo. Para evitar confusiones por falta de claridad en
redaccin se recomienda escribir la nota en borrador, leerla y
asentarla en bitcora cuando se haya comprobado que es
comprensible.e)Las notas que se asienten debern relacionarse
directamente con la obra y con los factores externos que tengan
influencia en ella, evitando tratar temas personales, establecer
polmica y hacer juicio sobre el desempeo de terceros; esto es, la
bitcora deber hacerse con profesionalismo.f)Cada vez que se llene
una hoja de bitcora, se desprender y se entregarn a los
interesados.g)Cuando se llenan todas las hojas tiles de la bitcora,
se pondr una nota de cierre y se solicitar abrir una nueva. La
bitcora cerrada la conservar el supervisor o la direccin de obra, y
la entregar como parte de la documentacin de la obra, para la
recepcin y liquidacin de la misma. De esto se desprende que en una
obra debe haber varias bitcoras, siendo una continuacin de la
otra.h) Cuando por alguna circunstancia se cancela la bitcora, se
pondr que aclare el motivo de su cierre o cancelacin, anotando,
adems, el nmero de hojas que fueron usadas, as como la fecha y
nmero progresivo de la ltima nota asentada. Las hojas se cancelaran
con un lnea en diagonal y la leyenda de cancelada.i) En caso de
prdida, robo o mutilacin de la bitcora deber darse aviso inmediato
por escrito y levantar el acta correspondiente ante la autoridad
competente y se tratar, dentro de lo posible, el reproducirla en un
nuevo libro, tomando como base las copias.
ASENTAMIENTOS EN BITCORA.1)Fecha de inicio de obra.2)Entrega de
documentacin.Proyecto Especificaciones. Presupuesto.
Programas.3)Aclaraciones de especificaciones, proyectos,
procedimientos constructivos, etc.4)Detalles que complementen el
proyecto y que hayan sido solicitados por el
contratista.5)Modificaciones o correcciones de proyecto.6)Cambio en
los procedimientos constructivos.7)Solicitudes de cambio de
material o equipo, su aceptacin o rechazo.8)Causas de suspensin de
actividades.9)Constancias de paro de equipo y sus causas.10)Falta
de materiales.11)Autorizaciones diversas trazos, niveles, rellenos,
colados, armados, cimbras, descimbrados. Tipos de
acabados.12)Pruebas de instalaciones y sus resultados.13)Pruebas de
equipos y sus resultados.14)Ordenes diversas, como suspensin de
alguna actividad, reubicacin de recursos, incremento de recursos,
limpiezas.15)Rechazos de trabajo de mala calidad.16)Ordenes de
demolicin o reparacin.17)Ordenes de trabajos
extraordinarios.18)Comunicacin de sanciones por incumplimiento de
especificaciones o violaciones a reglamentos y obligaciones
contractuales, as como por mala calidad o
deficiencia.19)Recepciones parciales de obra.20)Observaciones sobre
la integracin de las cuadrillas de trabajo y sus rendimientos,
equipo y su estado mecnico.21)Observaciones acerca de la falta de
organizacin del contratista que provoquen deficiencias de calidad,
atrasos de obra desorden en la construccin etc.22)Solicitudes de
aportacin de informacin acerca de fabricantes, proveedores, fletes
y precios de algunos equipos o material especificado.23)Actas para
reuniones o juntas de trabajo extraordinario.24)Acuerdos de juntas
de trabajo.25)Solicitudes especiales para estudios de cualquier
tipo.26)Visita de autoridades a la obra y las rdenes derivadas