SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA AÑO 2017 · 2018-12-13 · 886 de 2014 que reglamenta el artículo 25 de la Ley y la Circular Externa 001 de 2016. 1.5 . Objeto. Las políticas

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL TRAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

AÑO 2017

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. DISPOSICIONES GENERALES. 1.1. Antecedentes 1.2. Legislación aplicable 1.3.Ámbito de aplicación 1.4. Bases de datos 1.5. Objeto 1.6. Alcance 1.7. Definiciones 1.8. Cambios en el Manual de tratamiento de datos 2. POLÍTICAS Y PRINCIPIOS PARA PROTECCIÓN DE DATOS 2.1. Políticas 2.2. Principios 3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 3.1. Finalidad del tratamiento 4. ROLES EN EL CUMPLIMIENTO DEL PRESENTE MANUAL 4.1. Responsable del tratamiento 4.2. Otros Roles 5. DERECHOS Y DEBERES 5.1. Derechos de los titulares de la información. 5.2. Personas facultadas para ejercer los derechos 5.3. Deberes de la Superintendencia en relación con el tratamiento de datos personales. 5.4. Deberes del Encargado del Tratamiento 5.5. Deberes de la Superintendencia como usuario 5.6. Prohibiciones 5.7. Medidas en caso de incumplimiento. 6. AUTORIZACIÓN 6.1. Casos en los que no se requiere autorización 6.2. Mecanismos para otorgar la autorización 6.3. Prueba de la autorización. 6.4. Autorización para el Tratamiento de Datos sensibles 6.5. Revocatoria de la Autorización. 6.6. Datos recolectados antes de la expedición de la Ley

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6.7. Aviso de Privacidad. 6.8. Contenido Mínimo del Aviso 6.9. Aviso y las Políticas de Tratamiento de Datos 6.10. Transmisión y recepción de datos por parte de terceros encargados o autorizados 7. PROCEDIMIENTOS 7.1. Derecho de acceso a consultas 7.2. Implementación del procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos. 7.3. Rectificación y actualización de datos. 7.4. Supresión de datos. 7.5 Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionada con el tratamiento de datos. 7.6. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 7.7. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización. 7.8. Procedimiento para la revocatoria de la autorización. 7.9. Canales de comunicación habilitados 8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 8.1 Medidas de seguridad 8.2 Implementación de las medidas de seguridad 9. BASES DE DATOS IDENTIFICADAS Y SU FINALIDAD 9.1 Bases de datos identificadas al interior de la Superintendencia 9.2 Inscripción de bases de datos. 10. Formato Autorización Tratamiento de Datos 11. Formato Aviso de Privacidad

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INTRODUCCIÓN

El uso de datos personales es inherente al desarrollo del objeto social, funcionamiento y prestación de servicios de las diferentes entidades públicas y privadas; por ello es importante que estas entidades no comprometan los derechos fundamentales de las personas lesionando con un tratamiento inadecuado, extralimitado o ilegal los datos de que son titulares. La Constitución de 1991, en sus artículos 15 y 20, establece los derechos que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos tanto de personas públicas como privadas y garantiza la libertad de expresión e información que tienen todas las personas. En desarrollo de estos principios constitucionales el legislador emitió, inicialmente, la Ley 1266 de 2008, que reglamentó el manejo de datos financieros y crediticios y, posteriormente, con el ánimo de crear una marco legal general y adecuado de la protección de datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de las entidades públicas o privadas, promulgó la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual reguló de forma general la protección del dato personal, y señaló los términos en que los responsables y encargados del tratamiento del dato público y privado, deben responder las consultas o peticiones que les eleve el titular del dato o sus causahabientes, o sus representantes. Es así como, la Ley 1581 en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) establece como uno de los deberes del responsable y encargado del tratamiento del dato, el de adoptar un manual interno de políticas y procedimiento especialmente para la atención de las consultas y reclamos por parte de los titulares. Como corolario de lo expuesto, la Corte Constitucional ha señalado como deber constitucional de las entidades el proteger y administrar correctamente los archivos y bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante”1. En virtud de lo anterior y dando cumplimiento al ordenamiento legal indicado, la Superintendencia de la Economía Solidaria adopta el presente Manual Interno de Política y Procedimiento para el manejo de datos personales.

1Colombia. Honorable Corte Constitucional, Sentencia C – 227 17 marzo de 2003, M.P. Eduardo Montealegre Lynett.

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1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1 . Antecedentes.

La Constitución Política de 1991 en su artículo 15 establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, en Sentencia C-748 de 2011 la Corte Constitucional manifiesta que este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. El citado derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, año en el cual se expidió la Ley de Habeas Data (Ley 1266 de 2008), que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiendo por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular, considerando como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. Habeas data financiero que reafirmó la Corte Constitucional en Sentencia C – 1011 de 2008, al determinar que “Las consideraciones expuestas demuestran que el Proyecto de Ley tiene un propósito unívoco, dirigido a establecer las reglas para la administración de datos personales de contenido financiero y crediticio”. De esta manera, quedó excluido de aquella regulación, todo tratamiento que no administrara datos con las características ya descritas, por lo que fue necesaria la expedición de la Ley 1581 de 2012 “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia; de tal manera, que cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que ha suministrado a cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.

1.2 . Legislación aplicable.

La Legislación aplicable al presente Manual para su implementación e interpretación es la siguiente:

Constitución Política, Artículo 15.

Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 de 2012.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario No 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014.

Sentencia de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008,

Sentencia de la Corte Constitucional C - 748 del 2011;

Circulares Externas 02 del 3 de noviembre de 2015 y 001 del 8 de noviembre de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

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1.3 . Ámbito de aplicación.

Las políticas de tratamiento de datos serán aplicables a todos los datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos que se encuentren bajo la administración de la Superintendencia de la Economía Solidaria o sean susceptibles de ser conocidas por esta entidad, en virtud de la supervisión sobre la actividad financiera del cooperativismo, sobre los servicios de ahorro y crédito de los fondos de empleados, asociaciones mutualistas y de los asociados de las organizaciones de la economía solidaria, de las relaciones con sus funcionarios, ex funcionarios y practicantes, de las relaciones con los contratistas, proveedores, agentes especiales y demás personas jurídicas o naturales con las cuales desarrolla su actividad, cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano o cuando se transfieran datos a un receptor, que a su vez es responsable de tratamiento y se encuentra fuera del país.

1.4 . Bases de Datos.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que administra la Superintendencia de la Economía Solidaria registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 886 de 2014 que reglamenta el artículo 25 de la Ley y la Circular Externa 001 de 2016.

1.5 . Objeto.

Las políticas y los procedimientos previstos en el presente Manual tienen como finalidad garantizar: i) El adecuado cumplimiento de las normas que protegen los datos personales que tienen todos los titulares respecto de las cuales la Superintendencia de la Economía Solidaria haya recibido, recolectado o conservado información de carácter personal y, ii) La atención oportuna y adecuada de consultas y reclamos.

1.6 . Alcance.

Lo dispuesto en la Ley y en el presente Manual será de obligatorio cumplimiento para todos y cada uno de los funcionarios de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Para tal efecto, se les dará a conocer el contenido del Manual a través de la página intranet y se adelantarán jornadas pedagógicas de capacitación con los delegados de las diferentes delegaturas, quienes tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, con el fin que conozcan la legislación aplicable, las políticas y procedimientos adoptados por la Superintendencia; obligándose a difundir lo aprendido con los demás funcionarios de su área para asegurar su cumplimiento. Igualmente se le exigirá el cumplimiento de la normatividad y de las disposiciones del presente Manual a los Contratistas, Proveedores, Vigilados, Agentes Especiales y, a cualquier persona que, por razón de las relaciones comerciales o funcionales con la Superintendencia de la Economía Solidaria, tengan acceso a datos personales registrados en sus bases de datos, para lo cual el Manual podrá ser consultado en la página web de la Superintendencia.

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1.7 . Definiciones.

Para un mayor entendimiento y la aplicación adecuada de la Ley y las disposiciones del presente Manual se incorporan las siguientes definiciones legales. 1.7.1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 1.7.2. Aviso de Privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 1.7.3. Agencia de Información Comercial. Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa. 1.7.4. Autorizado: Es la Superintendencia de la Economía Solidaria y todas las personas bajo la responsabilidad dela Superintendencia de la Economía Solidaria que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. 1.7.5. Base de Datos. Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. 1.7.6. Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. 1.7.6.1. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 1.7.6.2. Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. 1.7.6.3. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

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1.7.7. Datos Sensibles. Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 1.7.8. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos. No obstante la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responsa al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes. 1.7.9. Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Al interior de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se incluyeron los siguientes roles y definiciones 1.7.9.1. Gestores de la base de datos personales. Son los funcionarios de la Superintendencia de la Economía Solidaria encargados de realizar el tratamiento de las bases de datos de información personal que están a cargo de su área o delegatura. 1.7.9.2. Delegado de Registro. Es la Secretaría General de la Superintendencia de la Economía Solidaria quién ejercerá el control del registro de las bases de datos con información personal que hay inscritas en el Registro Nacional de la Base de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio y, apoyará la actualización de las mismas, así como el ingreso de información a dicho registro. 1.7.9.3. Delegado para Trámites. Es la Secretaría General de la Superintendencia de la Economía Solidaria quién coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares realicen a la Superintendencia. 1.7.10. Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 1.7.11. Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere el presente Manual. 1.7.12. Fuente de información. Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los

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entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. 1.7.12. Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a su disposición. 1.7.13. Operador de información. Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros definidos en la Ley. Por tanto el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente. 1.7.14. Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 1.7.15. Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal. 1.7.16. Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos. 1.7.17. Usuario. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en el presente Manual, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

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1.7.18. Causahabiente: Persona Natural a quién le han sido transferidos los derechos de otra. 1.7.19. Canales para ejercer los derechos : Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento debe poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud. 1.7.20. Consulta: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a la Supersolidaria su información personal que reposa en las bases de datos. 1.7.21.Reclamo: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a la Supersolidaria la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma. 1.7.22. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

1.7.23. Incidentes de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o de la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrado por el responsable de datos, la cual debe reportarse al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dentro de los 15 hábiles siguientes al momento en que se detenten y sean puestos en conocimiento por la persona o el área encargada de atenderlos 1.7.24. Superintendencia: Se refiere a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

1.8 . CAMBIOS EN EL MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El Manual de Políticas y Procedimientos sobre tratamiento de datos personales debe estar publicado en la página dela Superintendencia de la Economía Solidaria www.supersolidaria.gov.co, por lo tanto cualquier cambio sustancial en el mismo deberá ser informado a través del mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro medio que se considere idóneo. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de Privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual. 2. POLÍTICAS Y PRINCIPIOS PARA LA PROTECCION DE DATOS

2.1 . Políticas.

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2.1.1. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantizará que sus vigilados, los funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, agentes especiales, funcionarios, ex funcionarios y practicantes conozcan, actualicen y rectifiquen las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en las bases de datos o archivos que ha obtenido y conservado la Superintendencia en virtud de las relaciones comerciales, financieras y laborales establecidas con éstos, sean ocasionales o permanentes.

2.1.2. La Recolección, almacenamiento, organización, uso transmisión, actualización

rectificación y en general el tratamiento de la información que obtenga y conserve la Superintendencia de la Economía Solidaria en virtud del desarrollo de su actividad y objeto legal, obedecerá a una finalidad legítima que será informada a su titular por los medios idóneos que se establezcan de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente en relación con la protección de datos y lo previsto en este Manual.

2.13. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantizará que el tratamiento de datos cuenten con el consentimiento previo, expreso e informado de su titular. La divulgación de información de sus vigilados, los funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, agentes especiales, funcionarios, ex funcionarios y practicantes solo será procedente previa autorización de su titular, o mediando mandato legal o judicial que exima del consentimiento.

2.14. La Superintendencia de la Economía Solidaria adoptará las medidas necesarias

para garantizar la protección de los derechos fundamentales de la persona y en particular los derechos de Habeas Data, intimidad, buen nombre y autonomía, propendiendo por que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por la tanto, estará expresamente prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

2.1.5. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantizará a los vigilados, los

funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, agentes especiales, funcionarios, ex funcionarios y practicantes que podrán conocer en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de los datos personales de que son titulares.

2.1.6. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza el correcto uso y

tratamiento de los datos de sus vigilados, los funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, agentes especiales, funcionarios, ex funcionarios y practicantes impidiendo el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, en consecuencia, garantizará que la información del titular disponible en Internet u otro medio de divulgación o comunicación masiva tenga un acceso técnicamente controlable de tal manera que solo los titulares de la información y las personas autorizadas legalmente puedan acceder a ella.

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2.1.7. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza que la información sensible será de libre y voluntaria entrega por parte de los vigilados, los funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, agentes especiales, funcionarios, ex funcionarios y practicantes y, para su recolección se obliga a obtener el consentimiento informado del titular en todos los casos.

2.1.8. La Superintendencia de la Economía Solidaria se obliga a obtener de los titulares la autorización para el tratamiento de los datos e información personal y, en su calidad de responsable de dicho tratamiento les informará todo lo relacionado con sus derechos, el tratamiento de que será objeto su información personal, la finalidad del mismo y el carácter facultativo y libre de la entrega de información sensible.

2.1.9. La Superintendencia de la Economía Solidaria se obliga a interpretar

armónicamente los derechos de los titulares de la información, que son objeto de tratamiento, con los derechos constitucionales y, en especial, con los derechos a la protección de datos y a la información.

2.1.10. La Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza la reserva de la Información objeto de tratamiento por parte de las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales, estando facultados a suministrarla solo en aquellos casos en que su divulgación este autorizada por la Superintendencia conforme a las disposiciones del presente Manual y la Ley.

2.1.11. Queda expresamente prohibido el tratamiento de datos personales con

información exclusivamente desfavorable. Los gestores del tratamiento de datos en la Superintendencia de la Economía Solidaria, aplicarán criterios de razonabilidad y necesidad para limitar el tratamiento del dato de acuerdo con la naturaleza del mismo.

2.2 . Principios En la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales la Superintendencia de la Economía Solidaria aplicará los siguientes principios: 2.2.1. Principio de Autorización Previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, la Superintendencia de la Economía Solidaria dispondrá de medios escritos, masivos o electrónicos para obtener la autorización del tratamiento de datos de los respectivos titulares. 2.2.2. Principio de Acceso Restringido: La Superintendencia de la Economía Solidaria restringirá el acceso a Datos Personales a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el mismo solo a las personas Autorizadas.

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2.2.3. Principio de confidencialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 2.2.4. Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en calidad de Responsable, como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Superintendencia haya terminado. Así mismo a la terminación de dicho vínculo, los Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con las disposiciones de este Manual y con la Ley. 2.2.5. Principio de Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la ley, la Constitución y de los principios rectores para el tratamiento de datos personales, especialmente, de los principios de temporalidad de la información y la finalidad dela base de datos. 2.2.6. Principio de la Entrega de Información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. 2.2.7. Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto. 2.2.8. Principio de Interpretación Integral de Derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012, los Decretos que la reglamentan o modifican y el presente Manual se interpretarán teniendo en cuenta el amparo adecuado los derechos constitucionales de hábeas data, el buen nombre, a la honra, a la intimidad y a la información. Los derechos de los titulares de datos se interpretarán en armonía con éstos derechos constitucionales y en especial con los derechos a la protección de datos y a la información previstos en los artículos 15 y 20 de la Constitución. 2.2.9. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, la Superintendencia de la Economía Solidaria dará aplicación a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y de los derechos constitucionales. 2.2.10. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

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2.2.11. Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. 2.2.12. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento. 2.2.13. Principio de Temporalidad de la Información. Los datos personales del titular solo podrá ser recolectados, almacenados, usados y circulados por la Superintendencia de la Economía Solidaria atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Superintendencia deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 2.2.14. Principio de Transparencia. En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales la Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad. 2.2.15. Principio de Veracidad o Calidad de los Registros o Datos. La información contenida en las bases de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

3.1Finalidad del Tratamiento. Una vez la Superintendencia de la Economía Solidaria cuente con la respectiva autorización otorgada por parte de los titulares de los datos personales, vigilados, funcionarios de los vigilados, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas, contratistas, funcionarios, ex funcionarios y practicantes la Superintendencia realizará el tratamiento de la información, con las siguientes finalidades: 3.1.1. Supervisar la actividad financiera del cooperativismo y los servicios de ahorro y

crédito de los fondos de empleados y asociaciones mutualistas y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados por parte de las organizaciones de la economía solidaria de acuerdo con lo establecido para el efecto en la Ley 454 de 1998 y demás normas que a modifiquen, adicionen o que le sean concordantes.

3.1.3. Usar los datos para la vinculación, desempeño de funciones, retiro o terminación de la relación laboral, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Superintendencia de la Economía Solidaria.

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3.1.4. Desarrollar el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Superintendencia de la Economía Solidaria requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.

3.1.5. Supervisar todo lo relacionado con el desempeño y actividad de los Agentes Especiales inscritos y designados en las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

3.1.6. Atender requerimientos y órdenes de parte de autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras, en ejercicio de sus funciones legales.

3.1.7. Las demás finalidades que autorice su titular o se permitan de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas que la regulen, o modifiquen.

4. ROLES EN EL CUMPLIMIENTO DEL PRESENTE MANUAL 4.1. Responsable del Tratamiento El responsable del tratamiento de los datos es la Superintendencia de la Economía Solidaria y como el responsable del tratamiento de los datos deberá cumplir, además de los deberes contenidos en las disposiciones vigentes, con los siguientes: 4.1.1. Garantizar al Titular de la información personal registrada en sus bases de datos, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 4.1.2. Solicitar en las condiciones previstas en la ley, la respectiva autorización otorgada por el Titular y garantizar su conservación. 4.1.3. Informar debidamente a los Titulares de los datos registrados en sus bases de datos sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 4.1.4. Informar adecuadamente a los titulares de la información registrada en sus bases de datos las políticas y el contenido del Manual para el tratamiento de datos. 4.1.5. Garantizar la seguridad de la información contenida en sus bases de datos, con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 4.1.6. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 4.1.7. Rectificar y actualizar la información cuando sea incorrecta. 4.1.8. Respectar en todo momento las condiciones de seguridad y privacidad de la información personal que se encuentra registrada en sus bases de datos 4.1.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares, sus causahabientes o sus representantes en los términos señalados en la ley y en el presente Manual. 4.1.10. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

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4.1.11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 4.1.12. Inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento. 4.1.13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 4.1.14. Cumplir con las obligaciones y deberes previstos en la ley respecto del encargado del tratamiento, en el evento que la Superintendencia de la Economía Solidaria decida asociarse con un tercero para el realizar el tratamiento de datos. 4.2. Otros Roles: Al interior de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se incluyen los siguientes roles, con el fin de desarrollar adecuadamente el que le corresponde como Responsable del Tratamiento. 4.2. Gestores de la base de datos personales: Son los funcionarios de la

Superintendencia de la Economía de la Solidaria encargados de realizar el tratamiento de la bases de datos de información personal que están a cargo de su área o Delegatura.

4.3. Delegado del Registro: Es la Secretaría General quién ejercerá el control del

registro de las bases de datos con información personal que hay inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y, apoyará la actualización de las mismas en dicho registro.

4.4. Delegado para Trámites: Es la Secretaría General quién coordinará y tramitará

la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares realicen a la Supersolidaria.

5. DERECHOS Y DEBERES 5.1 Derechos de los Titulares de la Información Les corresponde a los Titulares de los datos los siguientes derechos frente a la Superintendencia de Economía Solidaria como Responsable del Tratamiento de datos, a través de sus canales de comunicación: 5.1.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá

ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.1.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo

cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley.

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5.1.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del

uso que le ha dado a sus datos personales.

5.1.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.1.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

5.1.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Tratamiento. Adicionalmente. 5.2. Personas Facultadas para ejercer los derechos: Los derechos de los Titulares de la información, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

5.3. Deberes dela Superintendencia de la Economía Solidaria como responsable del tratamiento de Datos Personales

La Superintendencia de la Economía Solidaria como Responsable del Tratamiento de Datos tendrá a su cargo los siguientes deberes: 5.3.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.

5.3.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

5.3.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos

que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

5.3.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

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fraudulento.

5.3.5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5.3.6. Actualizar la información conforme con todas las novedades respecto de los datos que previamente le se haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

5.3.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

5.3.8. Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de

conformidad con lo previsto en la ley.

5.3.9. Mantener en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

5.3.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley

y el presente Manual. 5.3.11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el

adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

5.3.12. Informar a quién corresponda al interior de la Superintendencia cuando

determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

5.3.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

5.3.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones

a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5.3.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.4. Deberes del Encargado del Tratamiento

En el evento que la Superintendencia de la Economía Solidaria decida asociarse con otra persona para la realización del tratamiento de datos, esa persona asumirá el rol de Encargado del Tratamiento quién tendrá los siguientes deberes: 5.4.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data. 5.4.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

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5.4.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

5.4.4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo

5.4.5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.

5.4.6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

5.4.7. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

5.4.8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

5.4.9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.4.10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

5.4.11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5.4.1.2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. 5.5. Deberes de la Superintendencia de la Economía Solidaria como Usuario Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la normatividad vigente, cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria acceda a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por un operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información, tendrá los siguientes deberes: 5.5.1. Guardar la debida reserva sobre la información que les sea suministrada por los

operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información, utilizando dicha información únicamente para los fines para los que le fue entregada.

5.5.2. Atender las solicitudes de información de sus titulares en relación con el uso que le está dando a la información.

5.5.3. Adoptar y cumplir las medidas de seguridad de la información necesarias para la conservación de la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

5.5.4. Cumplir con las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, en relación con el cumplimiento de las normas sobre protección de datos.

5.5.5. Los demás que se deriven de la Constitución, la ley y el presente Manual. 5.6. Prohibiciones

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A la Superintendencia de la Economía Solidaria le estarán prohibidas las siguientes conductas frente a los titulares de la información personal y especialmente, de los titulares de datos sensibles. 5.6.1. Negarse a recibir y tramitar las consultas y los reclamos. 5.6.2. Exigir la presentación personal de las consultas y los reclamos, o documentos

cuando la ley no lo exija. 5.6.3. Demorar en forma injustificada la respuesta de la consulta o el reclamo. 5.6.4. Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir a presentar su requerimiento

ante la Superintendencia. 5.7. Medidas en Caso de Incumplimiento En el evento que se los funcionarios de la Superintendencia de la Economía Solidaria incurran en incumplimiento de los deberes y obligaciones que les impone la Ley de protección de datos personales y las disposiciones del presente Manual, la Superintendencia exigirá a los responsables que tomen las acciones correctivas a que haya lugar. En caso de persistir el incumplimiento, se aplicará el procedimiento contenido en el reglamento interno de trabajo sin perjuicio de las demás acciones a que haya lugar. Si el incumplimiento proviene de un tercero, vinculado contractualmente con la entidad, se atenderá a lo dispuesto en el contrato respectivo. 6. AUTORIZACIÓN Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa expresa, informada e inequívoca del titular, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En el aparte de la autorización correspondiente a la inclusión de los aspectos señalados por la Ley General se indicará, la finalidad o finalidades perseguidas con el tratamiento, el tipo de tratamiento a ser efectuado, la identificación, dirección física o electrónica a la que podrá dirigirse el titular de los datos, y se señalarán los derechos que le asisten al titular, en particular el de revocar el consentimiento. Se deberá solicitar una nueva autorización al Titular, cuando se realicen cambios con respecto a la finalidad del tratamiento o la identificación del responsable del tratamiento.

6.1 Casos en los que no se Requiere la Autorización La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 6.1.1. Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en

ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

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6.1.2. Tratamiento de Datos de naturaleza pública. 6.1.3. Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos

reglamentarios. 6.2. Mecanismos para Otorgar la Autorización La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será puesta a disposición del titular para su suscripción, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la ley 1581 de 2012. Con este procedimiento la Superintendencia pone en conocimiento del titular de los datos personales, quien es el responsable del tratamiento y recopila la información, que tipo de información quedará registrada en las bases de datos de la Superintendencia, con que finalidad se recoge dicha información, como ejercer el derecho de acceso, corrección, actualización o supresión de sus datos personales, con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste:

Por escrito;

De forma oral o;

Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

6.3. Prueba de la Autorización La Superintendencia de la Economía Solidaria adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. 6.4. Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles

La Superintendencia de la Economía Solidaria no registrará en sus bases de datos información sensible a menos que sea imperiosamente necesario para el cumplimiento de su objeto legal, caso en el cual el tratamiento de la información, se hará cumpliendo el siguiente procedimiento:

6.4.1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar

su Tratamiento.

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6.4.2. Informar al Titular de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento escrito y expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

6.5. Revocatoria de la Autorización: La autorización para el tratamiento de datos es revocable y el procedimiento para ello será el descrito en el numeral 7.8 del presente Manual. 6.6. Datos recolectados antes de la expedición de la Ley Para los datos recolectados antes de la expedición de la Ley, se tendrá en cuenta lo siguiente: 6.1. La Superintendencia de la Economía Solidaria deberá solicitar por escrito la autorización a los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales, para lo cual adjuntará el formulario respectivo con el fin sea diligenciado poniendo en conocimiento de estos las políticas del tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. Esta comunicación se enviará a la última dirección registrada, ya sea, física o vía correo electrónico y copia de la misma se archivará en la respectiva carpeta para su consulta. En el evento que no sea posible ubicar a los titulares o si dentro de los quince (15) días Hábiles siguientes al envío de la comunicación éstos no responden a la solicitud de envío de la autorización; la Superintendencia podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos anteriormente, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación. 6.7. Aviso de Privacidad El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad será comunicado a través de los canales de comunicación de que dispone la Superintendencia. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización. 6.8. Contenido Mínimo del Aviso de Privacidad El aviso de privacidad como mínimo deberá contener la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;

El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; y

Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos se debe informar al titular como acceder o consultar la política de tratamiento de la información.

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6.9. Aviso de Privacidad y las Políticas de Tratamiento de Datos. La Superintendencia de la Economía Solidaria conservará el formato del Aviso de privacidad que se comunicó a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven, pudiendo emplear medios informáticos electrónicos o cualquier otra tecnología que considere pertinente para el efecto.

6.10. Transmisión y recepción de datos por parte de terceros o Encargados Autorizados Dependiendo de la naturaleza de la Información Personal y de la finalidad que pueda dársele a esta, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá transmitir a terceros o encargados debidamente autorizados, parte o la totalidad de la Información Personal de la cual actúa como responsable, siempre y cuando cuente con autorización legal o expresa de su titular. Lo anterior, sin perjuicio de la seguridad y confidencialidad que puedan tener estos terceros frente a la entidad. Así mismo, la Superintendencia verificará que la información y bases de datos que se reciban de terceros cuenten con las debidas autorizaciones para su tratamiento. 7. PROCEDIMIENTOS

7.1. Derecho de Acceso a Consultas La Superintendencia de la Economía Solidaria garantiza al titular de los datos, su representante legal o su causahabiente el derecho de consultar la información personal que repose en cualquiera de sus bases de datos mediante la habilitación de los canales de comunicación que se indican a continuación, con el fin puedan acceder de manera segura, eficaz y ágil a la información que de ellos este contenida en las bases de datos. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la Supersolidaria habilita los siguientes canales:

Dirección: Carrera 7 no. 31-10. Pisos 11,15 y 16, Bogotá

Teléfono: 7560557

Línea Gratuita Nacional: 018000511737

Correo Electrónico: [email protected]

Horario de Atención: Lunes a viernes de 8:30am.m a 4:30p.m.

Página Web: www.supersolidaria.gov.co

Las consultas se absolverán en el término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la consulta. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Cuando no sea el titular de la información el que eleva la consulta sino su causahabiente, independientemente del medio a través del cual la realice, deberá presentar copia de la escritura pública de sucesión o la apertura del proceso de sucesión y copia de su cédula de ciudadanía o documento de identidad.

mailto:[email protected]

http://www.supersolidaria.gov.co/

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En el evento que la consulta la realice el representante legal o apoderado del titular del dato, deberán acreditar la representación legal o copia auténtica del poder que los autoriza a realizar la consulta y copia de la cédula de ciudadanía o documento de identidad. 7.2. Implementación del procedimiento para garantizar el Derecho a Presentar

Reclamos. Los Titulares, sus representantes legales o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos cuyo tratamiento realiza la Superintendencia debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, a través de cualquiera de los canales de comunicación y éste deberá contener la siguiente información:

Nombre e identificación del Titular

La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que la Superintendencia de la Economía Solidaria no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, la Superintendencia requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la falta de información requerida. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Recibido el reclamo con la información requerida completa, la Superintendencia lo incluirá en la respectiva base de datos con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, la Supersolidaria informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3. Rectificación y Actualización de Datos

La Superintendencia de la Economía Solidaria tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la información incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y condiciones señalados en este numeral. El titular, causahabiente, su representante o apoderado, en cualquier lugar y de manera gratuita podrá solicitar a la Superintendencia la rectificación, actualización o supresión de

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sus datos personales, previa la acreditación de la identidad, de la calidad o de la representación o apoderamiento de la siguiente manera:

El titular la cédula de ciudadanía;

El Causahabiente el documento donde conste la apertura de la sucesión y su calidad. Adicionalmente debe aportar el documento de identidad.

El representante acreditar la representación o el poder otorgado y el documento de identidad.

Cuando no se acredita la representación, como se expone anteriormente, la presentación

de la solicitud se tendrá por no escrita. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada por medio de los canales habilitados por la Superintendencia de la Economía Solidaria mencionados anteriormente. La solicitud debe contener por lo menos lo siguiente:

El nombre y dirección de notificación del titular, causahabiente, representante o apoderado.

Los documentos que acrediten la identidad, la calidad de causahabiente, representante o apoderado.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca la corrección o modificación.

La descripción clara y precisa de los hechos que dieron lugar a la solicitud de modificación o aclaración.

Otros elementos o documentos relevantes que faciliten la identificación de los datos.

La Superintendencia de la Economía Solidaria deberá dar al solicitante una respuesta oportuna y de fondo a su petición. Las repuestas y las acciones correspondientes para la modificación o actualización de datos deben ser adoptadas adentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de las solicitudes. Si por algún motivo, no es viable responder dentro del término antes señalado, la Superintendencia deberá indicar esta situación al peticionario fijando la fecha en la cual se dará la respuesta, fecha que no puede ser superior a cinco (5) días hábiles. 7.4. Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Superintendencia de la Economía Solidaria la supresión (eliminación) de sus datos personales, en los mismos términos del artículo precedente cuando:

Sus datos personales no sean tratados conforme a los derechos y obligaciones contenidos en la Ley 1581 de 2012.

Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual

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fueron obtenidos.

El fin para los que fueron obtenidos ha sido superado. No obstante lo anterior, el derecho a la supresión no es absoluto, por lo que la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá negarse en los siguientes eventos:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del

titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con

una obligación legalmente adquirida por el titular.

Cuando se cumplan las condiciones anteriores la Superintendencia de la Economía Solidaria estará obligada a eliminar total o parcialmente a los datos del titular de las bases datos que administra. La supresión debe darse de tal manera que no permita la recuperación del dato eliminado.

7.5. Responsable al interior de la Superintendencia de la atención de peticiones,

consultas y reclamos relacionadas con el tratamiento de dato La Secretaria General será la encargada de atender las peticiones relacionadas con la protección de datos.

7.6. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de que una vez agotado el procedimiento interno, el titular, causahabiente representante o apoderado considere que la respuesta a su solicitud no fue satisfactoria, podrá acudir a Superintendencia de Industria y Comercio – SIC para formular una queja. 7.7. Procedimiento para Solicitar Prueba de la Autorización

El titular, causahabiente, representante o apoderado podrán solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, a través de cualquiera de los canales autorizados, copia de la autorización impartida para el tratamiento de datos, debiendo la Superintendencia hacer entregar de dicha copia dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de las propuestas. Si por algún motivo, no es viable responder dentro del término arriba señalado, la Superintendencia deberá indicar esta situación al solicitante fijando la fecha en la cual se dará la respuesta, fecha que no puede ser superior a cinco (5) días hábiles.

7.8. Procedimiento para la Revocatoria de la Autorización

El titular puede revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento elevando una solicitud a través de cualquiera de los canales autorizados. Salvo que el consentimiento no pueda ser revocado por su carácter

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necesario en la relación entre titular y el responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal. En esta solicitud el titular, causahabiente, representante o apoderado deberán indicar si la revocación que se pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. En este evento, la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá efectuar la anotación de la cancelación de la autorización respectiva y entregar copia de dicha anotación dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. Si por algún motivo, no es viable responder dentro del término antes señalado, la Superintendencia deberá indicar esta situación al solicitante fijando la fecha en la cual se dará la respuesta, esta fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles. 7.9. Canales de comunicación habilitados

Los canales habilitados por la Superintendencia de la Economía Solidaria son:


Teléfono: 7560557





Cada vez que la Superintendencia de la Economía Solidaria ponga a disposición de los titulares, causahabientes, representantes o apoderados un nuevo canal de comunicación o suprima alguno de los existentes, lo informará a través de su página web www.supersolidaria.gov.co. 8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

8.1 Medidas de Seguridad En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de la Economía Solidaria adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas requeridas para otorgar seguridad a las bases de datos que administra. Las medidas adoptadas deberán propender por la no adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información registrada en las bases de datos. 8.2. Implementación de las Medidas de Seguridad

La Superintendencia de la Economía Solidaria implementará y mantendrá medidas de seguridad que deberán cumplir los funcionarios que tengan acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.




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Estas medidas de seguridad consistirán en:

Inclusión dentro del contrato laboral de cláusulas que establezcan de la manera clara y precisa la obligación del funcionario de garantizar el adecuado acceso a los datos y la privacidad de la información.

En caso de celebrar un contrato con cualquier persona natural o jurídica que requiera que el contratista consulte las bases de datos que administra la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán incluir cláusulas que establezcan de manera clara y expresa el uso que debe dar el contratista a la información personal y la privacidad de la información.

En el evento anterior, además, debe exigirse al contratista que divulgue a sus empleados el correcto tratamiento que debe darse a los datos personales de acuerdo con el contrato celebrado con la Superintendencia. De la misma manera es necesario que el contratista pacte con los empleados, que tendrán acceso a las bases de datos suministradas por la Superintendencia, la cláusula de privacidad y el buen uso de la información exigida a los funcionarios de la Superintendencia que manejan las bases de datos.

Desarrollo e implementación de todos los procedimientos establecidos en el presente Manual y que son consecuencia de las exigencias contenidas en la Ley 1581 de 2012.

Las demás medidas de seguridad técnicas e informáticas que considere la Superintendencia necesarias para el buen uso de la información y su privacidad.

9. BASES DE DATOS IDENTIFICADAS Y SU FINALIDAD

9.1 Bases de datos identificadas al interior de la Superintendencia

9.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de la Supersolidaria:

9.1.1. Base de Datos Vigilados: Este tratamiento tendrán la finalidad de supervisar la actividad financiera del cooperativismo y los servicios de ahorro y crédito de los fondos de empleados y asociaciones mutualistas y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados por parte de las organizaciones de la economía solidaria de acuerdo con lo establecido para el efecto en la Ley 454 de 1998 y demás normas que la modifiquen, adicionen o que le sean concordantes. 9.1.2. En relación con el funcionamiento de la Supersolidaria: 9.1.2.1.Base de datos Recurso Humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Superintendencia, incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios y practicantes. 9.1.2.2. En relación con los Proveedores y Contratistas de la Supersolidaria: El Tratamiento de los datos se ejecutará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Superintendencia requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

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9.1.2.3. Base de Datos Agentes Especiales: El tratamiento tendrán la finalidad de supervisar todo lo relacionado con el desempeño y la actividad de los Agentes especiales, inscritos y designados en las entidades vigiladas por la Supersolidaria. 9. 2.Inscripción bases de datos La Superintendencia de la Economía Solidaria como responsable del Tratamiento inscribió bajo el número Asignado 16-451864--000000-000en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera independiente, cada una de las bases de datos antes descritas y sujetas a Tratamiento de acuerdo con lo estipulado en el artículo 3 del Decreto 886 de 2014 y demás normas concordantes. Anexos:

1. Formato de autorización 2. Aviso de privacidad.

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AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por la Superintendencia de la Economía Solidaria de que:

1. La Superintendencia actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrán recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Superintendencia disponible en www.supersolidaria.gov.co.

2. Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles (1) o sobre menores de edad.

3. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

4. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por la Superintendencia que se indican a continuación y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Superintendencia.


Teléfono: 7560557





5. Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de

datos personales, puedo contactarme al correo electrónico [email protected]





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6. La Superintendencia garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad,

transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a la Superintendencia de la Economía Solidaria para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Superintendencia y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Superintendencia. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica. Se firma en ________________________, el ____ de _______________ de 201. Firma: _________________________________ Nombre: _______________________________ Identificación: ___________________________ NOTA: Por favor diligencie este documento con su nombre, identificación, fecha y firma, y remítalo al correo electrónico [email protected]

(1) Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


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AVISO DE PRIVACIDAD

La Superintendencia de la Economía Solidaria, con domicilio en la Ciudad de Bogotá D.C., Colombia, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos personales de los Vigilados, los funcionarios de los vigilados, los contratistas, los funcionarios, ex funcionarios, practicantes, agentes especiales y las demás personas naturales y jurídicas con que ha entablado una relación comercial, funcional o laboral.


Teléfono: 7560557





En consecuencia, informa que sus datos personales serán incluidos en una base de datos y utilizados de manera directa o a través de terceros designados por la Superintendencia para las siguientes finalidades relacionadas con su naturaleza y funciones propias: Base de Datos Vigilados: Este tratamiento tendrán la finalidad de supervisar la actividad financiera del cooperativismo y los servicios de ahorro y crédito de los fondos de empleados y asociaciones mutualistas y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados por parte de las organizaciones de la economía solidaria de acuerdo con lo establecido para el efecto en la Ley 454 de 1998 y demás normas que la modifiquen, adicionen o que le sean concordantes. Base de datos Recurso Humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Superintendencia, incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios y practicantes. Base de datos con los Proveedores y Contratistas de la Supersolidaria: El Tratamiento de los datos se ejecutará para los fines relacionados con el desarrollo el



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proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Superintendencia requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente. Base de Datos Agentes Especiales: El tratamiento tendrán la finalidad de supervisar todo lo relacionado con el desempeño y la actividad de los Agentes especiales, inscritos y designados en las entidades vigiladas por la Supersolidaria. La Superintendencia de la Economía Solidaria como responsable del Tratamiento inscribió bajo el número Asignado 16-451864--000000-000en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera independiente, cada una de las bases de datos antes descritas y sujetas a Tratamiento de acuerdo con lo estipulado en el artículo 3 del Decreto 886 de 2014 y demás normas concordantes.

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA AÑO 2017 · 2018-12-13 · 886 de 2014 que reglamenta el artículo 25 de la Ley y la Circular Externa 001 de 2016. 1.5 . Objeto. Las políticas

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