SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ... : akademik.ugm.ac.id Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan menerima user dan password untuk online ke portal

SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN

ADMINISTRASI AKADEMIK

SISTEM INFORMASI DAN WISUDA

Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs.

Direktorat Akademik

Universitas Gadjah Mada

#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013

OUTLINES

A. SISTEM INFORMASI

SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk)

SIREG (Sistem Informasi Registrasi)

SIA (Sistem Informasi Akademik)

SIWU (Sistem Informasi Wisuda)

Sistem Pelaporan EPSBED

2


OUTLINES

B. WISUDA dan Kelulusan

Pengumuman Wisuda

Syarat Wisuda

Pendaftaran Wisuda

Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan

Ijazah

Surat Keterangan Pengganti Ijazah

3


SISTEM INFORMASI

Flow diagram sistem informasi di universitas:

4

4

SI Registrasi

(SIREG) Sistem Informasi

Akademik (SIA)

SI Alumni SI Wisuda

SI Ujian Masuk

(SIUM)


SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk) 5


SIREG (Sistem Informasi Registrasi)

A. SIREG (Back- End)

6


B. SIREG (Front-End)

7


SIREG (Front-End)

8


SIA (Sistem Informasi Akademik)

Arsitektur SIA

9

System Back End System Front End SERVER SIA

Mahasiswa

Administrator

Dosen


A. SIA (Back-end)

10


B. SIA (Front-end)

B. SIA (Front-end)

Alamat : akademika.ugm.ac.id

11


12


SIA masa depan

Terkoneksi

dengan banyak

SI lain

Fitur yang semakin

berkembang

INTEGRATION

IS A MUST!

13


Permasalahan SIA

Future Works (Saran, Perbaikan)

Perlu dibuat sistem standar/standarisasi data akademik

yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan fitur

SIA UGM, yang dapat mengakomodir permintaan dari

unit-unit.

Dikembangkan web service yang dapat memudahkan

pertukaran data antara Universitas dengan unit yang

tidak menggunakan SIA UGM

Perlu dibuat kebijakan/payung hukum terkait integrasi

sistem

14


SIWU (Sistem Informasi Wisuda)

15


Sistem Informasi Wisuda

16


WISUDA 17

B. Wisuda dan Kelulusan

Pengumuman Wisuda dan Syarat Wisuda

diinformasikan melalui surat edaran dan web

DA : akademik.ugm.ac.id

Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online

Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan

menerima user dan password untuk online ke

portal wisuda

Batas entry online dan batas penyerahan berkas

ke DA sudah ditentukan di edaran wisuda


Prosedur Pengajuan Surat Evaluasi Pertimbangan

Kelulusan untuk Program Pascasarjana :

Mahasiswa sudah menempuh tes TPA/PAPS dan

TOEFL/AcEPTS minimal 6 kali

Mengajukan surat permohonan evaluasi kelulusan ke

prodi/fakultas

Fakultas mengajukan permohonan surat evaluasi

kelulusan ke Rektor, tembusan WRAKM dan Direktur

Akademik, surat ditandatangani dosen pembimbing,

Kaprodi, Wakil Dekan Akademik, dan Mengetahui

Dekan

18


Ijazah

Ijazah dicetak berdasarkan acuan berkas data calon

wisudawan yang diserahkan ke DA

Jika ada perubahan nama, tanggal lahir perlu

dilampirkan surat keterangan dari yang berwenang

Ijazah hanya dapat diberikan pada hari H Wisuda

19


Prosedur Pembuatan Surat Keterangan Pengganti

Ijazah :

Mahasiswa mengajukan surat permohonan ke

Fakultas (dilampiri syarat yang diperlukan, fotocopy

ijazah, surat keterangan Polisi (jika hilang)

Fakultas mengajukan permohonan surat keterangan

ijazah ke universitas

DA memproses surat keterangan ijazah

20


EPSBED

EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri)

Kewajiban Perguruan Tinggi untuk tetap melaporkan proses belajar

mengajar setiap Program Studi melalui EPSBED/PDPT sesuai

dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.

21


22

Hasil disampaikan ke PT

melalui media website

https://forlap.dikti.go.id/


Data Master 23

Data Master yang diisikan pada system secara terpusat

adalah :

MSYYS - Master Badan Hukum

MSPTI - Master Perguruan Tinggi

MSPST - Master Program Studi

MSDOS - Master Dosen

MSPDS - Master Riwayat Pendidikan Dosen

TRPIM - Transaksi Nama Pimpinan dan

Rekapitulasi Tenaga Administrasi

Data-data pendukung lainnya


Data Pokok Pelaporan Prodi 24

Data pokok yang diperlukan pada pelaporan

PDPT/EPSBED ada 6 yaitu :

MSMHS - Master Mahasiswa

TBKMK - Tabel Kurikulum/ Matakuliah

TRAKM - Transaksi Aktifitas Kuliah Mahasiswa

TRNLM - Transaksi Nilai Semester Mahasiswa

TRLSM - Transaksi Mahasiswa

Cuti/Lulus/Keluar/D.O./ Non-aktif

TRAKD - Transaksi Mengajar Dosen


25

HASIL VALIDASI SUDAH VALID

KUALITAS DATA? Masih banyak dijumpai laporan yang

sudah tervalidasi Oke, namun ketika

pengecekan data ada yang tidak sesuai

dengan data riil.

PERLU DITINGKATKAN KUALITAS

DATA LAPORAN EPSBED


Contoh Kasus 26

Kasus

NIM 06/192407/BI/07748

Penulisan seharusnya

06192407BI07748

Namun realisasi tertulis

06192407774801

Konfirmasi ke fakultas (01 = kode unik

untuk Fakultas?)

Solusi : seharusnya penulisan NIM

sesuai dengan NIM dari SIREG


DAMPAK 27

Pendaftaran Beasiswa dari Dikti:

contoh beasiswa BPPDN

jika NIM pendaftar tidak sama/sesuai dengan

database NIM di DIKTI, berkas tidak akan diproses


28

Pendaftaran PNS

jika NIM pendaftar CPNS dicek tidak sama dengan

NIM di database DIKTI, berkas tidak lolos verifikasi

contoh: pendaftaran CPNS di LIPI


SOLUSI 29

Checking Data lebih teliti di tingkat

operator EPSBED Validasi Data

Verifikasi Data oleh koordinator

Prodi

Berkas/lampiran Validasi EPSBED

disyahkan/ditandatangani kaprodi, diketahui oleh

Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan


Solusi 30

Data SIREG SIA Import Data

dari SIREG

Proses Olah Data

oleh Operator

EPSBED

Checking/Verifikasi

Data oleh Pimpinan

Pelaporan

EPSBED ke

Universitas


31


Semoga Sukses!

32

SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ... : akademik.ugm.ac.id Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan menerima user dan password untuk online ke portal

Documents