Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 182 STUDY KOMPERATIF SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN EFEKTIVITAS PELAYANAN KARYAWAN FKIP UHAMKA JAKARTA DAN FKIP UPI BANDUNG Dra. Hj. Sri Giyanti, MM. Pendidikan Ekonomi, Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammdiyah Prof. Dr. Hamka ABSTRAK Penelitian ini mengkaji study komperatif sistem informasi manajemen dan efektivitas pelayanan karyawan FKIPUhamka Jakarta dan FKIPUPIBandung. Teknik analisa data yang digunakan kwalititatif deskriptif, yaitu cara mendeskripsikan data atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya termasuk membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Hasil yang diperoleh dari SIM yang diaplikasikan di kedua lembaga tersebut menunjukkan : a)Secara umum Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang diterapkan dalam memberikan pelayanan nilai KHS, KRS dan jadwal sudah cukup baik dengan diterapkannya sistem komputerisasi, b)Kesiapan perangkat komputer dan petugas untuk membantu mahasiswa mengurus berbagai keperluan administrasi msaih perlu ditingkatkan baik jumlah maupun kualitasnya, c) Dengan penerapan SIM pengurusan kartu ujian maupun jadwal dan absen sudah cukup baik, d)Kesiapan petugas dan sikap ramah karyawan dalam melayani mahasiswa perlu ditingkatkan, e) Dengan SIM dan komputerisasi mempermudah tugas karyawan dan mempercepat pelayanan kepada mahasiswa.Sementara SIM dan efektifitas pelayanan bagi karyawan diperoleh hasil : a) Secara umum perhatian lembaga terhadap peningkatan kemampuan karyawan dengan berbagai pelatihan agar dapat memberikan pelayanan secara efektif sudah cukup baik namun masih perlu ditingkatkan, b) Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi dapat mempermudah dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga komputer perlu selalu diperbaharui programnya sebagai pengembangan teknologi dan pekerjaan, c) Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi mempermudah karyawan dalam memberikan pelayanan KRS, KHS, jadwal dan kartu ujian sehingga pelayanan lebih efektif, d) Karyawan merasa perlu untuk selalu ramah dan siap membantu kesulitan mahasiswa namun belum maksimal dan masih perlu ditingkatkan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Efektivitas pelayanan, Karyawan PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di Era globalisasi seperti saat ini, pelayanan dalam sebuah lembaga ataupun institusi pendidikan merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan oleh semua - orang yang terlibat didalamnya, pelayanan yang baik dan efektif tentunya dituntut untuk memberikan hasil yang memuaskan, baik itu dalam hal pengambilan
20
Embed
STUDY KOMPERATIF SISTEM INFORMASI …lppmuhamka.weebly.com/uploads/2/4/5/6/2456272/makalah13giyanti.pdf · Pendidikan Ekonomi, ... Universitas Muhammdiyah Prof. Dr. Hamka ... Menurut
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 182
STUDY KOMPERATIF SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN
EFEKTIVITAS PELAYANAN KARYAWAN
FKIP UHAMKA JAKARTA DAN FKIP UPI BANDUNG
Dra. Hj. Sri Giyanti, MM.
Pendidikan Ekonomi, Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Muhammdiyah Prof. Dr. Hamka
ABSTRAK
Penelitian ini mengkaji study komperatif sistem informasi manajemen dan efektivitas
pelayanan karyawan FKIPUhamka Jakarta dan FKIPUPIBandung. Teknik analisa data
yang digunakan kwalititatif deskriptif, yaitu cara mendeskripsikan data atau
menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya termasuk membuat
kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Hasil yang diperoleh dari SIM
yang diaplikasikan di kedua lembaga tersebut menunjukkan : a)Secara umum Sistem
Informasi Manajemen (SIM) yang diterapkan dalam memberikan pelayanan nilai KHS,
KRS dan jadwal sudah cukup baik dengan diterapkannya sistem komputerisasi,
b)Kesiapan perangkat komputer dan petugas untuk membantu mahasiswa mengurus
berbagai keperluan administrasi msaih perlu ditingkatkan baik jumlah maupun
kualitasnya, c) Dengan penerapan SIM pengurusan kartu ujian maupun jadwal dan
absen sudah cukup baik, d)Kesiapan petugas dan sikap ramah karyawan dalam melayani
mahasiswa perlu ditingkatkan, e) Dengan SIM dan komputerisasi mempermudah tugas
karyawan dan mempercepat pelayanan kepada mahasiswa.Sementara SIM dan
efektifitas pelayanan bagi karyawan diperoleh hasil : a) Secara umum perhatian
lembaga terhadap peningkatan kemampuan karyawan dengan berbagai pelatihan agar
dapat memberikan pelayanan secara efektif sudah cukup baik namun masih perlu
ditingkatkan, b) Karyawan merasa dengan SIM dan komputerisasi dapat mempermudah
dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga komputer perlu selalu diperbaharui
programnya sebagai pengembangan teknologi dan pekerjaan, c) Karyawan merasa
dengan SIM dan komputerisasi mempermudah karyawan dalam memberikan pelayanan
KRS, KHS, jadwal dan kartu ujian sehingga pelayanan lebih efektif, d) Karyawan
merasa perlu untuk selalu ramah dan siap membantu kesulitan mahasiswa namun belum
maksimal dan masih perlu ditingkatkan.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Efektivitas pelayanan, Karyawan
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di Era globalisasi seperti saat ini, pelayanan dalam sebuah lembaga ataupun
institusi pendidikan merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan oleh semua -
orang yang terlibat didalamnya, pelayanan yang baik dan efektif tentunya dituntut
untuk memberikan hasil yang memuaskan, baik itu dalam hal pengambilan
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 183
keputusan, pemeberian informasi, pengolahan data ketepatan dan kecepatan
waktu, kecermatan dan ketelitian yang tinggi juga keterampilan dan penguasaan
bidang yang dilakoninya. Tentunya saat ini untuk melaksanakan tugas tugas
pekerjaan yang seperti itu tidak mungkin lagi jika masih menggunakan fasilitas
sistem yang tidak memadai dan manual. Dengan kata lain harus adanya korelasi
atau hubungan yang saling menguntungkan dan memberikan dampak positif antara
sebuah sistem, manajemen, dan kinerja karyawan yang memberikan pelayanan
berupa informasi. Sehingga terciptalah efektivitas pelayanan.
Salah satu sistem yang dianggap dapat memberikan kemudahan dan
kelancaran dalam pengolahan data dan pelayanan disuatu instansi yaitu Sistem
Informasi manajemen yang merupakan satu upaya untuk mengelola seluruh
masukan input berupa data yang dipergunakan oleh pihak manajemen untuk
diproses dan kemudian diambil keputusan tentang strategi. Pelaksanaan operasional
dalam suatu Instansi dengan sistem informsai yang baik akan memberikan
pengaruh terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan oleh karywan dan
kepuasan pemakai jasa.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun
dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan
pemrosesan komputer. agar mampu melayani tugas utama.Tujuan sistem informasi
manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi dalam Instansi atau dalam
subunit organisasional
SIM merupakan kehidupan dan urat nadi terhadap kemajuan organisasi yang
. menunjang aktivitas dan memudahkan karyawan dalam bekerja dan memberi
pelayanan, akan tetapi kadangkala pada kenyataannya terdapat perbedaan yang
cukup mengherankan antara konsep dan kondisi lapangan secara riil. Dimana hal
ini terjadi di lembaga swasta maupun pemerintah di ibu kota maupun di daerah
yang sudah mapan seperti yang terjadi di bagian akademik FKIP UHAMKA
maupun di FKIP UPI Bandung yang merupakan bagian pelayanan langsung kepada
mahasiswa berkenaan dengan nilai, KHS, KHS, jadwal perkuliahan, absensi
mahasiswa dan administrasi lainnya masih banyak keluhan seperti;
1. pelayanan yang terkesan lambat, kurang profesional, dan menyulitkan
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 184
2. karyawan yang kurang bersahabat dengan mahasiswa
3. sistem kerja yang kurang berjalan secara efektif dan efisien
4. tidak tersedianya petunjuk pelayanan yang memudahkan mahasiswa
5. pengisian KRS di komputer yang harus antri, dll.
Berangkat dari kondisi riil tersebut kami tertarik untuk meneliti lebih jauh lagi
mengenai pelaksanaan SIM di FKIP UHAMKA dan FKIP UPI dalam
meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa.
Dipilihnya dua perguruan tinggi yang berjauhan letaknya dan berbasis negeri
dan swasta karena: sama-sama berbasis FKIP yang akan menghasilkan lulusan
tenaga pendidik (guru) yang berkwalitas dan bertaraf universitas, dalam rangka
meningkatkan kwalitas pendidikan yang akan merintis terwujudnya masyarakat
yang sejahtera dan cerdas
B. Rumusan Masalah
Dengan berbagai masalah tersebut diatas maka paermasalahan dapat
dirumuskan sbb; Bagaimanakah penerapan SISITEM INFORMASI MANAJEMEN
dan EFEKTIFITAS PELAYANAN KARYAWAN kepada mahasiswa FKIP
UHAMKA dan FKIP UPI BANDUNG dilaksanakan
KAJIAN PUSTAKA
A. Pengertian Efektifitas Pelayanan
Efektivitas kerja organisasi sangat tergantung dari efektivitas kerja dari
orang-orang yang bekerja di dalamnya. Sangat sulit untuk mengukur efektivitas
kerja, karena penilaiannya sangat subjektif dan sangat tergantung pada orang yang
menerima pelayanan tersebut. . menurut Sondang P. Siagian, “Efektivitas
pelayanan publik berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah
ditentukan, artinya pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak sangat
tergantung pada penyelesaian tugas tersebut dengan waktu yang telah ditetapkan”. 1
1. Faktor-Faktor yang Digunakan untuk Mengukur Efektifitas Kerja
1 Sondang P. Siagian. 1966. Organisasi Kepemimpinan dan prilaku. Jakarta. Gunung agung.
Hlm.151
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 185
a. Faktor waktu
Faktor waktu di sisni maksudnya adalah ketepatan waktu dan kecepatan
waktu dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja
penggunaan, ukuran tentang tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan
yang diberikan berbeda dari satu orang ke orang lain.
b. Faktor kecermatan
Faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas
kerja organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini
adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan
akan cenderung memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi
pelayanan.
c. Faktor gaya pemberian pelayanan
Gaya pemeberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat
digunakan dalam mengukur efektivitas. Yang dimaksud dengan gaya disini
adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada
pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya pelanggan
yang diberikan oleh pemberi pelayanan.jika berbicara tentang sesuatu yang
menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk hal
yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang
yang bersangkutan2
2. Pelayanan
Menurut Soetopo yang dikutip Napitulu mendefinisikan pelayanan sebagai
suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Dan
pelayanan adalah serangkaian kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang
lain secara lebih memuaskan berupa produk jasa dengan sejumlah ciri seperti,
tidak berwujud, cepat hilang, lebih cepat berpartisipasi aktif dalam proses
mengkonsumsi jasa tersebut.3
2 Sondang P. Siagian, ibid. 60 3 DR. Paimin Napitulu, M.Si. 2007. Pelayanan Publik & Customer Satification. Bandung :
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 186
B. Pengertian Informasi dan Sistem Informasi
Pengertian informasi adalah pengetahuan yang mempunyai arti dan berguna
untuk mencapai tujuan. Dan dalam pengertiannya beberapa ahli berkesimpulan,
Data dan informasi merupakan ‘jiwa’ yang memberi kehidupan dalam suatu
organisasi atau kantor. Organisasi yang sedikit memiliki informasi, apalagi jika
data dan informasi tersebut tidak diperbaharui, tidak bisa membekali diri
menghadapi perubahan global yang sangat kompetitif. Kondisi tersebut
ibaratnya sama seperti seseorang yang memiliki ‘jiwa’ yang tidak pernah diisi
dengan pengetahuan umum, ia akan menjadi manusia yang tidak bisa
bermanfaat bagi orang lain. Orang lain oleh karena itu, data dan informasi
perlu dicari, diolah, disimpan dan disebarkan. Pada kantor yang modern,
proses tersebut umumnya dilakukan dengan bantuan teknologi.
C. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan
informasi.4 dengan kata lain Sistem informasi merupakan suatu kesatuan elemen-
elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan
dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan
melakukan kontrol terhadap jalannya kegiatan.
D. Pengertian Manajemen
Arti umum kata manajemen berasal dari bahasa Inggris, yaitu management;
to manage, yang berarti “mengurusi”. Arti khusus kata manajemen selalu dikaitkan
dengan pimpinan atau manajer (dan kepemimpinan), yaitu orang yang melakukan
kegiatan memimpin organisasi. Secara umum, manajemen berarti suatu rangkaian
langkah yang terpadu yang mengembangkan suatu organisasi sebagai suatu sistem
yang bersifat sosio-ekonomi-teknis.5
4 Budi Sutedjo D.O, S.Kom. 2002.Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta.
ANDI. Hlm.11 5 Laksmi, dkk. Ibid. Hlm. 21
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 187
E. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang selain melakukan
pengolahan transaksi yang diperlukan oleh suatu organisasi. Juga memberikan
dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan proses
pengambilan keputusan.
Menurut pendapat Wahyudi Kumorotomo
“Pada umumnya, apabila orang membicarakan sistem informasi manajemen,
yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan
pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi.
Pemanfaatan disini dapat berarti penunjang pada tugas tugas rutin, evaluasi
terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh
organisasi tersebut.”
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis data dan pembahasan dalam penelitian ini di bagi dalam dua kelompok
besar yaitu :
1. Analisis data dan pembahasan layanan Sistem Informasi Manajemen terhadap
mahasiswa IPS FKIP UHAMKA dan IPS FKIP UPI Bandung
2. Analisis data efektifitas pelayanan karyawan FKIP UHAMKA dan FKIP UPI
Bandung.
A. Pembahasan layanan Sistem Informasi Manajemen terhadap mahasiswa
Data layanan sistem informasi manajemen terhadap mahasiswa di peroleh
dengan cara menyebarkan quisioner yang terkait dengan KRS, KHS, Akses
Komputer, Absen, Jadwal, Kartu Ujian dan sikap petugas kepada mahasiswa.
Sampel dari jurusan IPS FKIP UPI Bandung dan FKIP UHAMKA masing-masing
dari program studi pendidikan sejarah, geografi dan pendidikan ekonomi dimana
masing-masing program diambil 10 orang sampel sehingga jumlah seluruhnya dari
kedua lembaga tersebut 60 orang mahasiswa.
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 188
Analisis data akan dibuat satu persatu dari pertanyaan yang ada di quisioner,
kemudian dibuat presentasenya untuk mengetahui tingkat kualitas layanan yang di
terima dari masing-masing lembaga kemudian di komparasikan seperti :
Tabel 3.1: Mahasiswa dpt mengetahui nilai secara tepat waktu
Jawaban
FKIP UPI Bandung FKIP UHAMKA
Sejarah % Geografi % Pek
om % Sejarah %
Geograf
i % Pekom %
Selalu - - - - 1 10 - - - -
Sering 4 40 - - 3 30 - - 2 20 5 50
Kadang-
kadang 3 30 6 60 4 40 4 40 7 70 5 50
Tidak
Pernah 3 30 4 40 3 30 5 50 1 10 - -
∑ 10 100 10 100 10 100 10 100 10 10
0 10 100
Dari tabel data diatas ternyata pelayanan untuk mengetahui nilai selalu tepat
waktu antara jurusan IPS FKIP UPI Bandung dengan Jurusan IPS FKIP UHAMKA
sedikit lebih tepat waktu jurusan IPS FKIP UHAMKA.
Tabel. 3.2 : Aktivitas layanan KHS dengan cepat
Jawaban FKIP UPI Bandung
FKIP UHAMKA
Sejarah % Geografi % Pekom %
Sejarah % Geografi % Pekom %
Selalu 4 40 3 30 3 30
- - - - - -
Sering 4 40 6 60 3 30
2 20 2 20 1 10
Kadang-kadang 2 20 1 10 4 40
- - 7 70 9 90
Tidak Pernah - - - - - -
8 80 1 10 - -
∑ 10 100 10 100 10 100
10 100 10 100 10 100
Dari tabel diatas ternyata pelayanan KHS selalu dengan cepat antara FKIP UPI
Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih cepat waktu FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.3 : Pelayanan yang baik dalam menyusun KRS
Prosiding Penelitian Bidang Ilmu Sosial dan Humaniora 2011 189
Jawaban FKIP UPI Bandung
FKIP UHAMKA
Sejarah % Geografi % Pekom %
Sejarah % Geografi % Pekom %
Selalu 2 20 2 20 - -
- - - - 1 10
Sering 4 40 7 70 4 40
2 20 - - - -
Kadang-kadang 3 30 1 10 4 40
7 70 5 50 9 90
Tidak Pernah 1 10 - - 2 20
1 10 5 50 - -
∑ 10 100 10 100 10 100
10 100 10 100 10 100
Dari tabel dan penjelasan diatas ternyata pemberian layanan yang baik dalam
menyusun KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA, lebih baik
FKIP UPI Bandung.
Tabel 3.4 : Kesiapan mata kuliah yang diambil dalam pengisian KRS
Jawaban IKIP UPI Bandung
FKIP UHAMKA
Sejarah % Geografi % Pekom %
Sejarah % Geografi % Pekom %
Selalu 3 30 2 20 1 10
2 20 1 10 6 60
Sering 2 20 5 50 2 20
3 30 3 30 3 30
Kadang-kadang 3 30 3 30 7 70
4 40 6 60 1 10
Tidak Pernah 2 20 - - - -
1 10 - - - -
∑ 10 100 10 100 10 100
10 100 10 100 10 100
Dari hasil tabel data diatas terlihat ternyata kesiapan mata kuliah yang diambil
dalam pengisian KRS antara FKIP UPI Bandung dengan FKIP UHAMKA lebih