Studi Kasus Analisa Proses Bisnis

PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG DI PT. MULTI GARMENTAMA

TUGASDiajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Matakuliah Analisa Proses Bisnis Kelas MI-14 Semester III

Oleh : Kelompok Mix Fourteen Haris Munandar Moh. Habibi Riyan Farismana Baban Bakti N. 10506889 10508656 10508667 10508654

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2009

1. Objek Studi Kasus Studi kasus dilaksanakan di PT. Multi Garmentama Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung pada proses penjualan dan pembelian barang dagang. 1.1. Sejarah Singkat PT. Multi Garmentama PT. Multi Garmentama awalnya bernama PT. Menara Garisin, yaitu sebuah perusahaan industri yang bergerak di bidang garment (pakaian jadi). PT. Menara Garisin ini pada mulanya merupakan perusahaan keluarga yang tergolong pada industri kecil dengan mengggunakan seperangkat peralatan yang sederhana serta tenaga kerja yang masih sedikit. Orientasi pemasaran produksi pada saat itu hanya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di daerah Bandung dan sekitarnya. Pada saat itu hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan berupa celana panjang, celana pendek, kemeja panjang, kemeja pendek, kaos, jaket dan rompi. Setelah perusahaan berjalan beberapa lama, hasil produksi mulai digemari tidak hanya oleh masyarakat sekitar tapi juga oleh masyarakat luas. Seiring dengan semakin bertambahnya permintaan dari konsumen juga pangsa pasar yang memberikan harapan serta peluang yang baik, maka pada tahun 1992 didirikanlah PT. MENARA GARISIN yang mengambil lokasi di Jalan Bihbul Raya No. 76 Kopo Bandung. Setelah melakukan pengembangan industrinya kemudian perusahaan diresmikan kembali pada tahun 1994 dengan nama baru yaitu PT. Menara Garmentama dan berpindah lokasi di Jl. Bihbul Raya No. 103 Kopo Bandung. Keadaan ini tidak berlangsung lama, karena adanya penggabungan usaha dari

2

pemilik saham baru, maka PT. Menara Garmentama ditutup dan didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Multi Garmentama pada tanggal 1 September 2000 dengan alamat Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung. 1.2. Struktur Organisasi PT. Multi Garmentama Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Struktur organisasi PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai berikut :STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI GARMENTAMADIREKTUR UTAMA

Audit Intern

GENERAL MANAGER I

Product Developmen t Gudang Bahan Baku

PPIC

Purchasing

Produksi

Follow Up

Marketing

Accounting

Personalia

Keperluan Produksi

Teknik Produksi

Follow Up

Kas & Bank

Umum

Gudang Accesories

Washing

Shipping

Payroll

Kepegawaian

Proses Produksi

Gudang Barang Jadi

Cost Accounting

Keamanan

Proses Penunjang

General Accounting

Cabang

3

1.3. Deskripsi Tugas (Job Description) PT. Multi Garmentama Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian mengerti akan kedudukannya. Adapun deskripsi tugas yang ada didalam PT. Multi Garmentama antara lain : 1. Direktur Utama a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan program kerja tahunan untuk seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. b. Mempunyai tanggung jawab luas terhadap seluruh pegawai maupun kesejahteraan lainnya sesuai dengan ketentuan undang-undang yang ada. c. Mempunyai hak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan juga serta meminta pertanggung jawaban dari staf bagian tertentu. 2. General Manager General Manager dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh beberapa kepala bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. a. Menyusun anggaran bagi semua kegiatan yang ada dibagiannya. b. Menyusun rencana kerja dan kegiatan sesuai dengan tujuan fungsionalnya. c. Membuat laporan berkala tentang kegiatan dari masing-masing bagian dan program kegiatan yang telah diperintahkan atasan. 3. PPIC (Planning Production Inventory Control) atau perencana produk dan pengawasan. a. Menyusun rencana produksi berikut kalkulasi harga pokok.

4

b. Menyusun pengaturan mesin, tenaga kerja dan bahan baku yang diperlukan. c. Mengawasi jalannya proses produksi dan membuat laporan produksi. 4. Bagian Administrasi Gudang a. Menyediakan berbagai keperluan kantor, seperti formulir-formulir dan dokumen yang dibutuhkan. b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang. 5. Bagian Gudang Bahan Baku a. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang. b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku dengan dokumen yang sah. 6. Bagian Pembelian (Purchasing) a. Mengurus program pembelian dan mengkoordinir proses pelaksanaan pembelian dan pengangkutan hasil pembelian. b. Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan. c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada kepala bagian produksi. 7. Kepala Bagian Produksi a. Menyusun rencana produksi, pengaturan mesin, tenaga kerja agar dapat mencapai tingkat efisiensi yang optmal. b. Memproduksi barang sesuai dengan rencana, baik kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu.

5

c. Mengawasi jalannya proses produksi dan atas hasil produksi. 8. Inspektor Tugasnya adalah melakukan pengawasan standar mutu terhadap hasil produksi barang setengah jadi ataupun barang jadi. Bagian ini menentukan apakah barang bisa dilanjutkan atau tidak, maka bagian ini akan mengembalikan barang tersebut kepada unit-unit produksi dimana kesalahan itu berasal. 9. Bagian Marketing a. Merencanakan jumlah penjualan serta merencanakan penyalurannya. b. Mengatur dan mempersiapkan surat-surat yang berhubungan dengan penjualan. c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada Direktur Utama. 10. Bagian Follow Up Tugasnya adalah memonitor barang yang akan dan sedang dikerjakan mulai dari pengadaan bahan baku dan target-target produksi yang harus dicapai sampai dengan produksi tersebut selesai. 11. Bagian Gudang Barang Jadi a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya. b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut. c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar surat permintaan pengiriman barang.

6

12. Kepala Bagian Accounting Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa bagian diantaranya adalah : a. Kas dan Bank Tugas pokoknya adalah menerima uang yang berasal dari penjualan kontan atau penerimaan pembayaran utang secara langsung maupun dari sales. Disamping itu bertanggung jawab dalam setiap pengeluaran uang untuk pembayaran baik secara tunai, cek atau giro dan juga membuat laporan kas. b. Payroll 1. Menghitung upah karyawan dan staf produksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan membuat laporan dua mingguan. 2. Membuat rencana atau taksiran biaya upah dari jam hari kerja yang telah diterima dan melaporkan kepada finance. c. Cost Accounting 1. Menyusun kelompok-kelompok biaya yang berhubungan dengan kegiatan produksi baik itu biaya tetap maupun biaya variabelnya. 2. Membuat harga pokok barang dan laporan harga pokok produksi 3. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses dan persediaan barang jadi. d. General Accounting Tugas pokoknya adalah membuat laporan kas, bank dan kredit serta mencatat, menghitung dan membuat laporan hutang dan piutang.

7

13. Kepala Bagian Personalia Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa bagian diantaranya adalah : a. Bagian Umum b. Bagian Kepegawaian c. Bagian Keamanan 1. Menyelenggarakan dan mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan. 2. Mengadakan seleksi penerimaan pegawai dan penempatan pegawai baru. 3. Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan serta penyusunan daftar gaji. 4. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian dan ketertiban umum.

2. Tinjauan Proses Bisnis Proses bisnis yang kami amati adalah pada proses penjualan dan pembelian barang yang terjadi di PT. Multi Garmentama. 2.1. Proses Penjualan Barang PT. Multi Garmentama Untuk mengamati proses penjualan barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map. 2.1.1. Prosedur Penjualan Barang PT. Multi Garmentama Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai berikut :

8

1. Konsumen menyerahkan data barang yang akan dibeli kepada Kasir toko. Kemudian Kasir akan memasukkan data barang dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen, rangkap ke 2 akan diarsipkan oleh kasir. 2. Berdasarkan arsip nota penjualan, Kasir kemudian membuat laporan penjualan harian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan. 3. Setelah menerima rekapitulasi nota penjualan dan laporan penjualan harian dari Kasir, Fashion Advisor kemudian membuat laporan penjualan mingguan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 digunakan untuk membuat surat permintaan barang dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Marketing. 4. Fashion Advisor kemudian akan membuat surat permintaan barang, berdasarkan laporan penjualan mingguan rangkap 1. Surat permintaan barang rangkap 1 diberikan kepada bagian Marketing, sedangkan Surat permintaan barang rangkap 2 akan diarsipkan. 5. Setelah menerima surat permintaan barang rangkap 2 dari Fashion Advisor, bagian Marketing membuat order penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 untuk membuat laporan penjualan bulanan dan rangkap 2 diserahkan kepada bagian Gudang. 6. Berdasarkan order penjualan dari bagian Marketing, maka bagian Gudang akan membuat surat jalan jual yang kemudian diteruskan ke bagian Administrasi. Bagian Gudang juga akan membuat laporan stok barang

9

berdasarkan order penjualan, sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke bagian Marketing dan rangkap 2 diarsipkan. 7. Setelah surat jalan jual diterima dari bagian Gudang, maka bagian administrasi akan membuat faktur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan. 8. Setelah menerima faktur jual dari bagian Gudang, kemudian Fashion Advisor akan mengecek faktur jual tersebut. Jika terdapat barang yang cacat, maka akan dibuat nota retur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada bagian Pembelian dan rangkap 2 akan diarsipkan. 9. Berdasarkan order penjualan rangkap 1, laporan penjualan mingguan dan nota retur jual dari Fashion Advisor serta laporan stok barang dari bagian Gudang, maka bagian Marketing akan membuat laporan penjualan bulanan sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diarsipkan, rangkap 2 diberikan kepada Bagian Keuangan sedangkan rangkap 3 diberikan kepada General Manager. 10. Setelah menerima laporan penjualan bulanan dari bagian Marketing, bagian Keuangan akan membuat Laporan Penjualan Keuangan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diarsipkan sedangkan rangkap 2 diberikan kepada General Manager.

10

2.1.2. Flowmap Penjualan Barang PT. Multi Garmentama

KonsumenData Barang

KasirData Barang

Fashion Advisor2 Nota Penjualan 1 Lap. Penjualan Harian A. LPH

Marketing1 Surat Permintaan Barang

Gudang2 Order Penjualan

AdministrasiSurat Jalan Jual

Bagian Keuangan General Manager

Memasukkan Data Barang

Membuat Order Penjualan

Membuat Surat Jalan

Membuat Faktur

Data Barang

Membuat Laporan Penjualan Mingguan 2

1 Order Penjualan

2 Surat Jalan Jual Faktur Jual Membuat Laporan Stok Barang 1 2

Membuat Nota Penjualan 1 Lap. Penjualan Mingguan

1 Nota Penjualan

1 Nota Penjualan

2

2 Lap. Penjualan Mingguan

A. FJ A. NP Membuat Surat Permintaan Barang Membuat Laporan Penjualan Bulanan 1 Laporan Stok Barang 2

Membuat Laporan Penjualan Harian

1 Surat Permintaan Barang

2

A. LSB 3 1 Lap. Penjualan Bulanan A. LPB 2 3 Lap.Penjualan Bulanan

1 Lap. Penjualan Harian

2

A. SPB

2 Lap.Penjualan Bulanan

1 A. LPH Faktur Jual Membuat Laporan Penjualan Keuangan

Membuat Nota Retur Jual

1 Nota Retur Jual

2 Nota Retur Jual

2 1 1 Lap. Penjualan Keuangan

2 Lap.Penjualan Keuangan

A. NRJ

A. LPK

Keterangan :A.LPH : Arsip Laporan Penjualan Harian A.SPB : Arsip Permintaan Barang A.LPB : Arsip Laporan Penjualan Bulanan A.LSB : Arsip Laporan Stok Barang A.LPK : Arsip Laporan Penjualan Keuangan A.NP A.NRJ A.FJ : Arsip Nota Penjualan : Arsip Nota Retur Jual : Arsip Faktur Jual

11

2.2. Proses Pembelian Barang PT. Multi Garmentama Untuk mengamati proses pembelian barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map. 2.2.1. Prosedur Pembelian Barang PT. Multi Garmentama Adapun prosedur pembelian barang pada PT. Multi Garmentama Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pengadaan Barang menerima laporan stok barang dari bagian Gudang. Jika stok barang yang ada di gudang sudah mendekati stok aman, maka bagian Pengadaan Barang akan membuat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Pembelian. 2. Setelah menerima permintaan pembelian dari bagian Pengadaan Barang, bagian Pembelian kemudian membuat order pembelian sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier, rangkap 2 diserahkan ke bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan. 3. Bagian Gudang kemudian akan memeriksa barang dan surat jalan beli yang diterima dari Suplier. Jika barang tersebut ada cacat maka bagian Gudang akan membuat nota retur beli sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier sedangkan rangkap 2 diarsipkan. Tetapi jika barang tersebut tidak ada cacat, maka bagian Gudang akan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian Pembelian dan rangkap ke 2 diarsipkan. 4. Kemudian bagian pembelian akan mendapat faktur beli dari Suplier. 12

5. Berdasarkan order pembelian yang diterima dari bagian Pembelian, bagian Keuangan akan mencetak kontra Bon sebanyak 3 rangkap. Rangkap 2 diserahkan kepada Suplier rangkap 3 diarsipkan dan rangkap 1 digunakan untuk melakukan pembayaran. Setelah bagian Keuangan melakukan pembayaran, maka akan dihasilkan kwitansi sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan kepada Suplier dan rangkap 2 diarsipkan. 6. Faktur beli dari Suplier dan laporan penerimaan barang kemudian akan menjadi dasar dalam pembuatan laporan pembelian. Bagian Pembelian akan membuat laporan pembelian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada General Manager dan rangkap 2 diarsipkan.

13

2.2.2. Flowmap Pembelian Barang PT. Multi GarmentamaBagian Pengadaan Barang2 Lap. Stok Barang Permintaan Pembelian

Gudang

Bagian Pembelian1

Supplier1 Order Pembelian

Bagian Keuangan

General Manger

A. LSB

Membuat Permintaan Pembelian 2 Lap. Stok Barang 1 Permintaan Pembelian 2

Membuat Order Pembelian

2 1 Order Pembelian

3 Order Pembelian

2

A. PP

A. OP Surat Jalan Beli

Membuat Kontra Bon

Surat Jalan Beli Kontra Bon

1

2

3

Membuat Nota Retur 1 Membuat Lap. Penerimaan Barang 2 Nota Retur Beli Melakukan Pembayaran 2 Kontra Bon A. NRB 1 Kwitansi Lap.Penerimaan Barang Kwitansi 1 2

A. KB

1 Nota Retur Beli

2 1 Lap.Penerimaan Barang

A. KWT

A. LPBE

Membuat Lap. Pembelian

Faktur Beli

Faktur Beli

2 1 Lap.Pembelian A. LP 1 Lap.Pembelian

Keterangan :A. PP A. OP A. LP : Arsip Permintaan Pembelian : Arsip Order Pembelian : Arsip Laporan Pembelian A.KB : Arsip Kontra Bon A.KWT: Arsip Kwitansi A.NRB : Arsip Nota Retur Beli

A.LPBE : Arsip Laporan Penerimaan Barang

14

3.

Benchmarking

Setelah dilakukan pemetaan proses pembelian dan penjualan barang pada PT. MULTI GARMENTAMA, kami memutuskan untuk melakukan

benchmarking pada proses penjualan barang yang terjadi pada PT. MULTI GARMENTAMA. Karena menurut kami, proses penjualan pada PT tersebut belumlah dirasakan optimal. Selain itu, sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis juga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip. Masalah lainnya adalah lambatnya proses pengolahan data penjualan barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan barang. Dalam hal ini, kami melakukan benchmarking PT. MULTI

GARMENTAMA dengan Bandung Book Center (BBC) yang meskipun tidak terlalu besar, namun dalam proses penjualan yang dilakukannya dirasakan lebih baik dari PT. MULTI GARMENTAMA.

Tabel Perbandingan PT MULTI GARMENTAMA Pelanggan meminta katalog produk langsung ke perusahaan. BANDUNG BOOK CENTER Pelanggan melihat katalog produk secara online, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ke

perusahaan untuk meminta katalog produk. Pemesanan barang dilakukan melalui telepon ataupun datang langsung ke perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam barang yang dipesan. Pemesanan barang dilakukan secara online. Sehingga kemungkinan

kesalahan pemesanan kecil, karena pemesanan barang dapat dilakukan sesaat setelah pelanggan menemukan

15

barang yang dicarinya di katalog online. Proses penjualan dilakukan secara manual, yaitu pelanggan mendatangi perusahaan dan menyerahkan data barang yang akan dibelinya. Proses penjualan, selain dengan cara manual, dilakukan juga penjualan secara online, dimana pelanggan

dapat memilih buku yang ada di katalog online, dan memesannya untuk kemudian diantarkan oleh

pegawai BBC ke tempat pelanggan. Laporan penjualan harian dilakukan secara manual, yaitu dengan Laporan penjualan harian dilakukan secara komputerisasi, yaitu setiap penjualan barang, maka data tersebut akan langsung diproses oleh

mengumpulkan nota-nota penjualan yang terjadi dalam satu dan

menghitungnya serta mencatatnya ke dalam buku laporan. Dokumen penjualan disimpan dengan cara diarsipkan, sehingga sulit dicari apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

komputer untuk dibuatkan laporan harian. Dokumen penjualan disimpan dalam data base komputer, sehingga mudah dicari apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan.4. Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis tehadap proses penjualan dan pembelian yang sedang berjalan saat ini, maka dapat disimpulkan bahwa secara garis besar sistem yang ada sudah cukup baik, walaupun masih memiliki kelemahan antara lain : a. Sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis, memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip. b. Lambatnya proses pengolahan data penjualan dan pembelian barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga 16

sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian barang. Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka menurut kami PT. Multi Garmentama perlu menerapkan proses bisnis yang terkomputerisasi.

17