-
Bart Bruins is klinisch psycholoog en concern-adviseur van de
Raad van Bestuur van GGZ Rivierduinen (zie kader Over
Rivierduinen). Toen Rivierduinen in 2005 uit een fusie ont-stond,
is hem gevraagd het kwaliteitsmanage-mentsysteem op te zetten.
Rivierduinen heeft de ambitie voorop te lopen als organisatie op
tal van terreinen. Een logisch gevolg daarvan is de inrichting van
een kwa-liteitsbeleid. Het was mijn taak een voorstel te doen voor
een kwaliteitssysteem waarmee de kwaliteit van de organisatie kan
worden gewaarborgd en tegelijkertijd kan worden voldaan aan de
HKZ-norm, vertelt Bruins. De stichting Harmonisatie
Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) is in 1994 opgericht
met als doel te komen tot harmonisatie van kwa-liteitsbeoordeling
in zorg en welzijn. Elke drie jaar moet een zorginstelling het
HKZ-certificaat vernieuwen.
Zoals bij fusies gebruikelijk is, kende Rivierduinen een waaier
aan diverse systemen en werkwijzen. De organisatievorm met
diverse,
tamelijk zelfstandig opererende centra versterkt dit effect. Aan
Bruins de taak orde in de chaos te scheppen. Het te kiezen
softwarepakket zou hieraan nadrukkelijk moeten bijdragen.
meccAnoBruins vertelt dat na een uitgebreide inventari-satie van
programmatuur uiteindelijk de keus is gevallen op Infoland. Het
Nederlandse software-bedrijf levert een complete suite van
software, waarmee alle onderdelen van het kwaliteitsma-nagement
worden ondersteund. Ook speelde mee dat de software heel flexibel
is te gebruiken en inderdaad helpt de informatiestromen en
werkprocessen te ordenen en stroomlijnen met behoud van de
eigenheid van de diverse centra van Rivierduinen. Eenheid in
verscheidenheid! De kennis van het softwarehuis over onze
werk-processen heeft mede de keuze benvloed, licht Bruins toe.
Hij vergelijkt de software met de doos Meccano uit zijn jeugd.
Je kunt de modules van de suite precies inrichten naar de wensen
van de orga-nisatie zonder dat daar programmeerwerk bij
18
komt kijken, legt hij uit. Daarbij komt natuurlijk de
begeleiding van de leverancier bij de inge-bruikname. De
medewerkers van het software-huis denken mee en hebben kennis van
zaken. Daarmee is het bedrijf sterk op het gebied van
raadgeving.
gerichte kennisdelingRivierduinen is niet meteen met het
complete pakket voor kwaliteitsmanagement aan de slag gegaan, maar
groeit stap voor stap naar een doordacht systeem voor
kwaliteitsbeheer. De stichting is begonnen met het
documentma-nagementsysteem DKS. Momenteel bereidt Rivierduinen de
migratie voor naar de opvolger iDocument. Dit is een webgebaseerde
software-toepassing voor het beheren en borgen van
kwaliteitsdocumenten. Met deze oplossing is het mogelijk alle
documenten op een efficinte, gebruiksvriendelijke en veilige manier
te distri-bueren. Door een uitgebreide mogelijkheid lees-rechten in
te richten, zien medewerkers alleen die informatie die voor hen
bedoeld is.Met het documentmanagementsysteem bleek het mogelijk
onze medewerkers te beschermen
weten wAAr je AAn toe bent,
eenvoudig kunnen nAgAAn
welke Protocollen gelden.
dAt Zijn minimAle vereis-
ten voor orgAnisAties die
de kwAliteit vAn hAndelen
hoog willen houden. juist
in de geZondheidsZorg wAAr
het wemelt vAn (Persoons-
gebonden) documenten en
Protocollen is het ZAAk dit
goed geregeld te hebben.
bArt bruins vAn rivierduinen
en jAcco bestemAn vAn vu
medisch centrum vertellen
over de softwAre die Zij hier-
voor gebruiken.
het stroom-lijnen vAn
informAtie
-
komt kijken, legt hij uit. Daarbij komt natuurlijk de
begeleiding van de leverancier bij de inge-bruikname. De
medewerkers van het software-huis denken mee en hebben kennis van
zaken. Daarmee is het bedrijf sterk op het gebied van
raadgeving.
gerichte kennisdelingRivierduinen is niet meteen met het
complete pakket voor kwaliteitsmanagement aan de slag gegaan, maar
groeit stap voor stap naar een doordacht systeem voor
kwaliteitsbeheer. De stichting is begonnen met het
documentma-nagementsysteem DKS. Momenteel bereidt Rivierduinen de
migratie voor naar de opvolger iDocument. Dit is een webgebaseerde
software-toepassing voor het beheren en borgen van
kwaliteitsdocumenten. Met deze oplossing is het mogelijk alle
documenten op een efficinte, gebruiksvriendelijke en veilige manier
te distri-bueren. Door een uitgebreide mogelijkheid lees-rechten in
te richten, zien medewerkers alleen die informatie die voor hen
bedoeld is.Met het documentmanagementsysteem bleek het mogelijk
onze medewerkers te beschermen
tegen de overvloed aan niet-relevante informa-tie, zegt Bruins.
Tegelijkertijd konden wij een gerichte kennisdeling op gang brengen
tussen de centra onderling en de centrale organisatie.
In de tweede fase is iTask in gebruik genomen. In de eerste
plaats voor het Veilig Incidenten Melden. Nu gebruikt Rivierduinen
iTask voor verschillende toepassingen. De afdeling
Zorgadministratie gebruikt iTask bijvoorbeeld om klachten en andere
meldingen gestruc-tureerd te registreren, te analyseren en af te
handelen. Het is een eenvoudig te gebruiken systeem - met een
koppeling naar e-mailpro-gramma MsOutlook - dat makkelijk is in te
rich-ten naar de eigen wensen.
kwAliteitsZorg sPeerPuntEen andere organisatie die in zee is
gegaan met Infoland is VU medisch centrum. Het zieken-huis telt nu
ongeveer 6.800 medewerkers en bestaat uit zeven divisies waarbij
het Instituut Ondersteuning Patintenzorg (IOP) groten-deels zorg
draagt voor het kwaliteitsbeleid. Het IOP voert projecten uit die
impact hebben op
19
cris hemmink (links), bElEids-advisEur vuMc. jAcco bestemAn
(MiddEn), stafadvisEur io vuMc.
bArt bruins (rEchts), klinisch psycholoog En concErn-advisEur
raad van bEstuur riviErduinEn. intErviEw door: teus molenAAr
-
alle divisies van het VUmc. Zo houdt het zich onder andere bezig
met procesanalyses en het neerzetten van processen. Tegenwoordig is
het begrip zorgpaden onderwerp van studie. Vertrekkend van de
zorgbehoeften, vragen, verwachtingen en voorkeuren van de
individuele patint, beschrijven zorgpaden proactief de
opeenvolgende stappen in het zorgproces voor een patint met een
specifieke zorgvraag. Doel is het logistieke proces zo efficint en
effectief mogelijk in te richten voor de patint.
Jacco Besteman werkt als stafadviseur bij het IOP en kijkt samen
met Kris Hemmink, beleids-adviseur bij het VUmc, op welke manier
die optimaal zijn in te zetten. Hemmink vertelt dat voorheen in
diverse, zelfgebouwde systemen documenten de ronde deden. Daarmee
was het niet mogelijk om die documenten op een eenduidige manier te
beheren, verklaart zij de reden waarom het ziekenhuis omzag naar
andere, gentegreerde software.Daar komt bij dat kwaliteitszorg een
belangrijke rol speelt binnen het VUmc. In het meerjarenbe-leid
2005 2010 staat uitstekende kwaliteitsre-putatie als een van de
belangrijkste speerpun-ten genoemd.
documenten overZettenNiet alleen documenten, maar ook
protocollen, richtlijnen, processen en normen worden met iDocument
eenduidig (en eenmalig geborgd) opgeslagen en ter beschikking
gesteld aan het intranet, zodat alle artsen er kennis van kunnen
nemen. Een voorbeeld van een procesbeschrij-ving die we op die
manier hebben vastgelegd?, reageert Hemmink. Om meteen het antwoord
te geven: de opname van een patint in het zieken-huis. Daar horen
tal van documenten bij die dan keurig geordend klaar staan voor
bijvoorbeeld de behandelend arts.
In iTask worden alle incidenten geregistreerd en geanalyseerd.
Je moet dan wel met elkaar afspreken wie verantwoordelijk is voor
de afhan-deling van bepaalde incidenten. En die persoon moet ook
beschrijven hoe hij iets heeft opgelost. Op die manier blijft die
kennis bewaard voor anderen, en is later altijd na te gaan hoe een
en ander is verlopen. Uit de analyses volgen verbe-teracties en
vervolgens is na te gaan of die acties inderdaad in de praktijk
worden uitgevoerd.
Het ziekenhuis zet iTask onder meer in voor meldingen van
agressie tegen (ambulance)per-soneel. Het mooie is, zegt Hemmink,
dat alle modules in elkaar grijpen. Je kunt heel makkelijk tussen
de verschillende onderdelen wisselen. Al met al scheelt het tijd om
met deze software te werken. Vroeger had je te maken met pakken
papier en verschillende systemen die niet met elkaar overweg
konden. Nu is het een kwestie van eenmalig alles goed inrichten en
alle infor-matie is voor alle rechthebbenden beschikbaar.
In totaal zijn er ongeveer dertigduizend docu-menten omgezet
naar iDocument. Deze wor-den nu bekeken of ze nog actueel en ter
zake doend zijn. Als het nodig is, herschrijft iemand een document.
Deze overzetting liet meteen
zien wat de status is van documenten, welke verouderd zijn,
welke meermalen in de syste-men voorkomen, en wellicht belangrijker
nog welke er ontbreken.
met n knoPHet VUmc heeft ook iCompliance in gebruik. Met deze
module is het mogelijk om alle beno-digde data voor een bepaalde
normering met slechts n druk op de knop digitaal inzichtelijk te
maken. Dat is ideaal voor bijvoorbeeld een in- of externe audit of
een visitatie. Daarover kan Besteman meepraten. Onlangs is het
zieken-huis bezocht om na te gaan of het de JACIE-accreditatie kon
behalen. Deze normering heeft te maken met de streng gereguleerde
proces-gangen rond het transplanteren van stamcellen (zie kader Wat
is JACIE?).
Voordat de controleur op bezoek zou komen, had Besteman via
iCompliance alle documenten die met de accreditatie te maken
hebben, ver-zameld. Digitaal, wel te verstaan. Met n druk op de
knop waren alle benodigde documenten zichtbaar te maken. Via de
compliance manager bleek het mogelijk een overzicht af te drukken
van de beschikbare documenten voor de betref-fende normeringen.
Besteman: De inspecteur viel stil toen hij dat overzicht zag.
Hij wist even niet hoe hij ermee moest omgaan, want normaal
gesproken moet hij in alle hoeken en gaten op zoek naar de gewenste
informatie. En nu kreeg hij het bij wijze van spreken - op een
zilveren schaaltje aangeboden. Nu konden we de inspecteur zelf
vertellen op welke punten we nog extra infor-matie bij elkaar
moesten vergaren. Doordat het overzicht klaar stond was er zoveel
tijd over dat het team van Besteman samen met de inspec-teur heel
gericht op zoek kon gaan om de ont-brekende gegevens boven water te
krijgen. Al met al zijn Hemmink en Besteman drukdoende het streven
naar een nog hogere kwaliteit han-den en voeten te geven.
sectorkennisWie de verhalen van Rivierduinen en VUmc goed
beluistert, hoort op de achtergrond steeds het belang van
sectorkennis. Weinig branches zijn zo gereguleerd en genormeerd als
de zorgsec-tor. Weinig branches ook kennen zulke inten-sieve
informatiestromen, waarbij het uitermate belangrijk is dat alleen
gerechtigden de informa-tie tot zich kunnen nemen of kunnen
wijzigen.
Leveranciers van software voor deze sector dienen op de hoogte
te zijn van de protocollen, normen, wet- en regelgeving die opgeld
doen. Ook als het ogenschijnlijk alleen om een
docu-mentbeheersysteem gaat. Misschien wel juist omdat het om een
documentbeheersysteem gaat, want elk handelen vindt uiteindelijk
zijn oorsprong of weerslag in een document.Bij de keuze van een
softwaresysteem is dan niet alleen de functionaliteit van de
program-matuur doorslaggevend, maar evenzeer de bekendheid van de
leverancier met de proces-sen die gebruikelijk zijn binnen de
betreffende branche.
20
-
21
wAt is jAcie?De afkorting staat voor Joint Accreditation
Committee-ISCT. Het orgaan is in Europa opgericht in 1998 om ervoor
te zorgen dat de kwaliteitsprocessen voor het implementeren van
stamcellen zijn gewaarborgd. Daarbij is ook een accreditatielichaam
in het leven geroepen.
Ziekenhuizen die dergelijke implantaties uitvoeren, moeten een
JACIE-accreditatie hebben verworven, willen zij de han-delingen
vergoed krijgen van zorgverzekeraars. In de norm staat aangegeven
welke documenten nodig zijn om de vereiste kwaliteit te borgen. Per
implementatie gaat het dan al snel om tientallen documenten.
over rivierduinenRivierduinen is een organisatie voor
geestelijke gezondheidszorg in het noorden en midden van
Zuid-Holland. Vanuit zes regionale centra wordt zorg geboden aan
volwassenen en ouderen. Voor zorg aan kinderen en jeugd zijn er
verschillende vestigingen. Verder heeft de instelling vijf
specialistische centra, onder andere op het gebied van autisme en
eetstoor-nissen. Rivierduinen biedt zorg dichtbij, werkt op basis
van zorgprogrammas gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en meet
voortdurend de resultaten van de behandeling. Er zijn ruim 2700
medewerkers in dienst.
Ultimo 2009 was het aantal clinten in zorg 25.000 en de omzet
over 2009 bedroeg 190 miljoen.
over de leverAncierInfoland ontwikkelt en levert software aan de
zorg, onderwijs en zakelijke markt op het gebied van
kwaliteitsmanagement en informatie. Het funda-ment bestaat uit een
suite van softwareproducten die als geheel de naam iProva draagt.
iProva biedt optimale ondersteuning in het proces dat nodig is
organisaties transparanter en efficinter te maken.
De kracht van de onderneming zit in de kennis over de diverse
verticale marktsegmenten waarop zij actief is. Dan gaat het om de
sectoren Zorg, Onderwijs en Zakelijke markt. De onderneming is
actief in Nederland met vestigingen in Veldhoven en Houten en in
Belgi met een vestiging in Geel.
over vu medisch centrumKerntaken van VU medisch centrum in
Amsterdam zijn zorg, onder-wijs (opleiding geneeskunde;
verpleegkundige vervolgopleidingen, opleiding tot medisch
specialist) en wetenschappelijk onderzoek. De patintenzorg omvat
zowel basiszorg als ook topklinische en toprefe-rente zorg. Het
centrum biedt een compleet palet aan medisch specia-lismen. In het
wetenschappelijk onderzoek streeft de instelling naar een
toonaangevende nationale en internationale rol. Het
wetenschappelijk onderzoek concentreert zich op vijf zwaartepunten:
Kanker en Afweer, Hersenen, Vitale functies, Bewegen, Extra- en
Transmuraal.
De gemiddelde personeelsbezettting in 2008 bedroeg ruim 5100
men-sen. Het totaal aantal studenten lag boven de 2.000 en het
totaal aantal bedden is 733. In 2008 waren er ruim 46.000 opnames
van patinten.
WietseRectangle