Page 1
Strategické plánovanieStrategické plánovanie--
účinný nástroj riadenia zmien v účinný nástroj riadenia zmien v knižniciachknižniciach
Darina Kožuchová
[email protected]
Univerzitná knižnica Univerzity P.J.Šafárika v Košiciach
http://library.upjs.sk
Page 2
”Nemať žiadny plán znamená byť spokojný s budúcnosťou, ktorú sme si nezvolili sami,
ale o ktorej za nás rozhodol niekto iný alebo náhodné okolnosti”
Page 3
Strategické plánovanieStrategické plánovanie
formálny a široko koncipovaný proces
presná analýza súčasných podmienok
identifikácia budúcich trendov a vplyvov
päťročný cyklus
ročná kontrola a aktualizácia
zohľadnenie potrieb a požiadaviek zriaďovateľa
zohľadnenie potrieb a požiadaviek používateľov
Page 4
” Kde sme teraz?”
”Ako dobre to robíme?”
” Aké sú naše predstavy o budúcnosti?”
”Kde by sme chceli byť v budúcnosti a prečo?”
”Ako môžeme dosiahnuť naše strategické ciele”?
”Aké náklady a aký osoh z toho pre nás vyplynie?”
”Prečo by nás mohli naši konkurenti predbehnúť a dosiahnuť naše ciele?”
”Ako môžeme inštitucionálne zmeniť spôsob nášho myslenia a práce v budúcnosti v porovnaní s prítomnosťou?”
”Máme dostatok kapacít a zdrojov, aby sme dosiahli naše ciele?”
”Ako budeme kontrolovať, upravovať a hodnotiť naše plány?”
Page 5
KDE SME ? AKO SA TAM DOSTANEME ?
KAM SA
CHCEME DOSTAŤ ?
Page 6
Prvý krok …Prvý krok …Pre koho budete tvoriť strategický plán?
Na aké časové obdobie budete plánovať?
Na aké dôležité otázky by mal odpovedať?
Ako dlho bude prebiehať plánovací proces? Dokedy má byť spracovaný?
Prizvete k plánovaniu konzultanta? Ak áno, kto to bude a čo od neho očakávate?
Koľko a akých členov bude mať váš plánovací tím?
Akých ďalších ľudí chcete prizvať počas plánovania? Koho, kedy a prečo?
Kto z vašej organizácie bude zodpovedný za manažovanie plánovania?
Kto bude viesť jednotlivé plánovacie stretnutia?
Ako bude vyzerať váš plánovací proces? Aké budú kroky a očakávané výstupy, zodpovednosti, časové intervaly?
Page 7
Vytvorte plánovací tímVytvorte plánovací tím
”zhora nadol”
”zdola nahor”
Page 8
1. 1. KDE SME?KDE SME?
STEP analýza vonkajších podmienok a ich vplyv na knižnicu
SWOT analýza vnútorného prostredia knižnice
Page 9
2. 2. KAM SA CHCEME DOSTAŤ?KAM SA CHCEME DOSTAŤ?
Formulácia poslania knižnice
Formulácia vízie
Page 10
3. 3. AKO SA TAM DOSTANEME?AKO SA TAM DOSTANEME?
Formulácia strategických oblastí činnosti knižnice, hlavných a vedľajších cieľov
Plán konkrétnych úloh
Realizácia a priebežná kontrola
Page 11
Analýza Analýza vonkajších a vnútorných podmienok vonkajších a vnútorných podmienok
knižniceknižnice
Zhodnoďte minulosť a súčasnosť organizácie
Definujte alebo redefinujte poslanie organizácie
Uskutočnite analýzu z hľadiska príležitostí a ohrození
Page 12
Analýza STEPAnalýza STEP
Sociálno-demografické prostredie
Technologické prostredie
Ekonomické prostredie
Politické prostredie
Page 13
SWOT analýza
Silné stránky Slabé stránky
Príležitosti Ohrozenia
Strenght Weakness
Opportunity Threat
Page 14
Interné prostredieInterné prostredie postavenie a vzťah k zriaďovateľovi
služby
fondy
priestory
kvalita ľudských zdrojov
finančná podpora
dodávatelia
konkurencia
používatelia
verejnosť
Page 15
Aké služby knižnica poskytuje?
Ako knižnica uspokojuje požiadavky používateľov?
Čo knižnica nerobí a mala by robiť?
V čom je knižnica úspešná a v čom nie je úspešná?
Do akej miery je jej finančné zabezpečenie adekvátne?
Page 16
Poslanie knižnicePoslanie knižnice dôvod na existenciu knižnice
čo knižnica robí
komu knižnica slúži
geografické vymedzenie
krátke
všeobecné
Page 17
”Ak inštitúcia nemá svoju víziu, za ktorou ide, tak nemá to hlavné. Nemá v hlave jasno, nemá identitu a ťažko sa odlišuje od iných.”
Andrew Lass
Page 18
VíziaVízia
orientovaná do budúcnosti
idealizovaný stav
takmer nedosiahnuteľná
detailnejšia a obsiahlejšia ako poslanie
Page 19
Tvorba stratégieTvorba stratégie
Stanovenie scenára
Stanovenie kritických bodov
Stanovenie cieľov
Page 20
VÍZIA
MISIA
Hlavný cieľ 1 Hlavný cieľ 2 Hlavný cieľ 3
Vedľ.cieľ 2Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 2
Stratégia 1
Stratégia 2
Stratégia 1
Stratégia 2
Stratégia 3
Page 21
Hlavné a vedľajšie cieleHlavné a vedľajšie ciele
Zvýšiť informačnú gramotnosť študentov a iných používateľov
Zlepšiť prístup k informačným zdrojom
Dokončenie retrokonverzie lístkového katalógu
Spracovať príručku o vyhľadávaní v OPAC
Čo najviac uľahčiť a zjednodušiť využívanie knižnice používateľmi
Prerobiť navigačný systém pri vstupe do knižnice
Zvýšiť počet elektronických informačných zdrojov voľne prístupných používateľom
Page 22
PLÁN ČINNOSTÍPLÁN ČINNOSTÍ
vymedzenie osobnej zodpovednosti
stanovenie termínu splnenia úlohy
ročný, max. dvojročný plán
Page 23
Obsah záverečného dokumentuObsah záverečného dokumentu
Poslanie a stratégia
Plán zamestnancov
Finančný plán
Plán implementácie
Plán zariadení a vybavenia
Plán organizačnej štruktúry
Návrh spolupráce s inými organizáciami
a pod.
Page 24
Distribúcia záverečného Distribúcia záverečného dokumentudokumentu
• zamestnanci knižnice
• členovia poradného orgánu knižnice
• vedenie organizácie
• zriaďovateľ knižnice
Page 25
Úskalia strategického Úskalia strategického plánovaniaplánovania
Nereálne ciele, nezakladajúce sa na možnostiach
Nedostatočné riadenie
Malá podpora zo strany zamestnancov
Absencia kontrolného mechanizmu realizácie plánu
Nedostatok prostriedkov k realizácii plánu
Neschopnosť zrušiť služby, ktoré nie sú dôležité pre poslanie knižnice
Neschopnosť hľadať a nachádzať tvorivé riešenia
Plán nie je integrovaný do každodennej praxe celej knižnice
Pomalé legislatívne zmeny
Page 26
Prečo to vôbec robíme?Prečo to vôbec robíme?
Aby sme zvýšili svoju výkonnosť
Aby sme efektívne hospodárili so zdrojmi
Aby sme mali jasné smerovanie do budúcnosti
Aby sme lepšie predvídali a rýchlejšie reagovali na zmeny
Aby sme sústredili pozornosť na najdôležitejšie oblasti
Aby sme posilnili tímovú prácu
Aby sme ľahšie vyriešili organizačné zmeny
Aby sme prežili…