STRATEGI KOMUNIKASI PERUBAHAN

STRATEGI KOMUNIKASI PERUBAHAN

KOMUNIKASI SANGAT PENTING

Survei KPMG → manajer 131 perusahaan top Kanada →

komunikasi faktor terpenting perubahan

Survei, 410 top manajer Fortune 1000 → komunikasi yg jelas

& konsisten adalah bagian integral perubahan

Riset, 43 organisasi US → kebanyakan perusahaan tidak

membuat strategi untuk menyampaikan perubahan.

Studi Wyatt Company, CEO di 531 organisasi US → jika bisa

mengulang, akan lebih fokus komunikasi dengan karyawan

Beer dan Eisenstat, 12 perusahaan → 10 perusahaan

komunikasi vertikal-nya buruk

Lewis, survei implementer perubahan → komunikasi termasuk

isu paling problematis

TUJUAN KOMUNIKASI MENURUT IMAGE

Naviga-tor

Direc-tor

Care-taker

Coach

Nurtu-rer

Interpre-ter

DIRECTOR

Memastikan orang memahami apa yang akan

terjadi dan apa yang diharapkan dari mereka.

Strategi komunikasi memastikan bahwa tidak

ada pesan yang berlebihan atau pesan yang

terdistorsi

NAVIGATOR

Mirip dengan director, tetapi memberi

perhatian untuk mengidentifikasi kepentingan-

kepentingan lain yang mungkin mengganggu

perubahan. Teknik “tell and sell" dipakai untuk

mencoba mengajak orang menuju perubahan

CARETAKER

Fokus pada membiarkan orang mengetahui

tentang "mengapa" berubah, yakni keniscayaan

perubahan dan bagaimana cara terbaik untuk

bertahan dalam perubahan tersebut.

Teknik komunikasi yang biasa dipakai: “identify

and reply" (reaktif)

COACH

Fokus untuk memastikan orang-orang memiliki nilai yang sama (shared values) dan menyadari tindakan apa yang tepat untuk nilai-nilai tersebut.

Fokus mendapatkan “buy-in” untuk perubahan melalui nilai bersama dan penggunakan "emosi positif".

Interaksi “underscore and explore" dipakai untuk menyampaikan perubahan

INTERPRETER

Interpreter memberikan kepada staf perasaan

"apa yang terjadi" melalui cerita, metafora, dan

sebagainya. Mereka mengakui bahwa tidak

semua akan setuju dengan kisah perubahan,

tetapi setidaknya sebagian besar akan setuju.

Biasanya menggunaan media komunikasi yang

sempurna (rich)

NURTURER

Memperkuat pandangan bahwa proses tidak

dapat diprediksi dan seringkali hasilnya akan

inovatif dan kreatif bagi organisasi, meskipun

hanya sedikit orang yang bisa

mengantisipasinya

PROSES KOMUNIKASI (1)

Model Proses Komunikasi (Nelson and Coxhead, 1997:40)

PROSES KOMUNIKASI (2)

Komponen komunikasi

Pesan: verbal dan nonverbal

Feedback: respon pesan sehingga pengirim tahu apakah maksud pesannya sudah diterima

Channel: media pengiriman

Pengirim/penerima

Encoding/decoding: pembuatan, tranformasi, dan dechiper pesan

Noise: gangguan yang mungkin mempengaruhi pengiriman makna pesan

Komunikasi

Pesan

Feedback

Channel

Sender/ Receiver

Encoding/ Decoding

Noise

PROSES KOMUNIKASI (3)

Permasalahan:

Overload pesan

Distorsi pesan, dan

Ambiguitas pesan

PROSES KOMUNIKASI (4)

Pengaruh Bahasa, Kuasa, Gender, dan Emosi

Bahasa mencerminkan dan menguatkan hubungan sosial dan jabatan

Perbedaan gender juga berpengaruh, contohnya:

Getting credit

Confidence and boasting

Asking questions

Hal lain yang mempengaruhi:

Bagaimana feedback diberikan dan diterima

Bagaimana pujian (compliments) diberikan

Apakah komunikasi dilakukan langsung atau tidak

PROSES KOMUNIKASI (5)

Emosi memiliki andil merusak proses komunikasi

Seseorang mungkin merasa bahwa perubahan organisasi dapat merugikan mereka secara personal (merasa terancam oleh situasi perubahan)

Untuk mengatasi situasi emosional, manajer dapat menggunakan teknik-teknik, seperti:

Melihat perspektif orang lain

Perilaku mengurangi ancaman

Refleksi

STRATEGI KOMUNIKASI (1)

Banyaknya komunikasi. Tergantung perubahan

dan tipe manajer perubahan. Tingkat dan

luasnya komunikasi bisa bervariasi.

Getting the word out or getting buy-in:

perbedaannya pada fokus penyediaan

informasi atau untuk mendapatkan partistipasi

dalam proses perubahan.

STRATEGI KOMUNIKASI (2)

Beyond spray and pray.

Clampitt, DeKoch, and Cushman, 2000

STRATEGI KOMUNIKASI (3)

Beyond spray and pray:

Spray and pray: pegawai diberi informasi seluas-luasnya dengan asumsi banyak informasi semakin bagus.

Tell and sell: informasi yang diberikan terbatas pada isu-isu penting.

Underscore and explore: isu dasar tetap fokus, tetapi manajemen melibatkan pegawai dalam dialog tentang perubahan

Identify and reply: strategi defensif, manajemen mengidentifikasi dan merespon rumor yang berkembang

Withhold and uphold: informasi ditahan sampai benar-benar diperlukan

STRATEGI KOMUNIKASI (4)

Pendekatan kontingensi, sangat tergantung pada:

Tipe perubahan

Tahapan perubahan

STRATEGI KOMUNIKASI (5)

Pendekatan kontingensi - Tipe perubahan (Stace &

Dunphy, 2001)

a. Developmental or incremental,

b. Task-focused,

c. Charismatic,

d. Turnaround

STRATEGI KOMUNIKASI (6)

Pendekatan kontingensi - Tahapan perubahan

(Reardon & Reardon, 1999)

a. Planning,

b. Enabling,

c. Launching,

d. Catalyzing,

e. Maintaining

Tipe Kepemimpinan

Commanding

Logical

Inspirational

Supportive

MEDIA KOMUNIKASI (1)

Kesempurnaan media (richness)

Tergantung jangkauan kontak interpersonal

Jenis media yang berbeda cocok untuk audiens

yang berbeda dengan kebutuhan masing-masing

yang berbeda pula

MEDIA KOMUNIKASI (2)

Hirarki richness

MEDIA KOMUNIKASI (3)

Penanggung jawab komunikasi perubahan:

CEO. CEO harus menjadi komunikator utama

perubahan

Supervisor: kepanjangan tangan CEO

Tag Teams, tim manajemen transisi.

Peranannya untuk menstimulasi percakapan

terbuka ke seluruh unit organisasi serta

menyebarkan informasi.