GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT POUR ORGANISME D’ACCUEIL Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’accueil d’un stagiaire en développement de carrière et que vous n’aurez pas à demander! Stages en développement de carrière UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Dernière révision : août 2013 Veuillez vous assurer d’avoir la version la plus récente
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Stage DDC Guide d'accompagnement pour organisme d'accueil
• Relation d’aide appliquée à la carrière : individuel, groupe, interculturel • Stratégies dynamiques de recherche d’emploi • Recherche d’information scolaire et professionnelle • Bilan de compétences et reconnaissance d’acquis • Formation et animation de groupe • Administration d’outils d’évaluation psychométriques (de base) • Statistiques et économie de l’emploi
Stages demandés de 4 à 5 jours par semaine.
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GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT
POUR ORGANISME D’ACCUEIL
Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’accueil d’un stagiaire en
développement de carrière et que vous n’aurez pas à demander!
Stages en
développement
de carrière
UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL
Dernière révision : août 2013
Veuillez vous assurer d’avoir la version la plus récente
Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012
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TABLE DES MATIÈRES
1. Introduction et remerciements ............................................................................................... 3
2. Description des stages en développement de carrière ........................................................... 4
3. Description des milieux de stage possible ............................................................................... 6
4. Quel type de stage pouvez-vous offrir aux étudiants? ........................................................... 7
5. Avantages à accueillir un stagiaire .......................................................................................... 8
6. Procédure pour demander un stagiaire .................................................................................. 8
7. Rôle et responsabilités ............................................................................................................ 9
7.1 Organisme d’accueil : quelles seront vos responsabilités? ............................................. 9
7.2 Le professionnel associé : quelles seront vos responsabilités? .................................... 10
7.3 L’étudiant-stagiaire : rôle et responsabilités ................................................................. 11
7.4 Le superviseur de stage de l’UQAM : rôle et responsabilités ....................................... 13
7.5 L’agent de gestion aux études : rôle et responsabilités ................................................ 14
7.6 Le directeur de programme : rôle et responsabilités .................................................... 15
7.7 Les obligations conjointes : université, organisme, stagiaire ........................................ 16
7.8 Procédure d’arrêt de stage ............................................................................................ 16
10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple.................................. 21
10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage .............................................................. 22
10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage................................................................... 25
10.4 Formulaire – Offre de stage .......................................................................................... 26
Important : Avant de vous référer à ce guide d’accompagnement, veuillez vous
assurer que vous avez la plus récente version de ce document.
Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012
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1. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS
Ce guide constitue un protocole de fonctionnement des stages (CAR 3901; CAR 3902)
offerts au sein des programmes de premier cycle en développement de carrière de
l’Université du Québec à Montréal. Il propose une description détaillée du fonctionnement
des stages en développement de carrière (DDC), des types de milieux visés par les stages,
des avantages pour les organisations à accueillir des stagiaires, des rôles et responsabilités
conférés aux différents acteurs rattachés à la réussite en stage des étudiantes et des
étudiants, de la procédure d’évaluation, de la démarche de transmission par les
organisations d’une offre de stage et enfin, pour des précisions supplémentaires ou pour
toute autre information, des coordonnées de la direction de programmes1 en
développement de carrière .
Le contenu de ce guide s’inspire de l’expérience de nombreux professeurs et chargés de
cours2 rattachés aux programmes en développement de carrière qui, année après année,
ont travaillé ardemment à développer et à adapter des pratiques et des règlements justes et
professionnalisant. La présente version se fonde sur le travail de Chloé Girard,
anciennement agente de stage, et est le fruit d’un travail de collaboration entre la direction
de programmes en développement de carrière (Louis Cournoyer, c.o., professeur et
directeur des programmes en DDC; Martin Hutchison, assistant de gestion de programme
1er cycle communément appelé AGE3) et des professeurs et chargées de cours (Edwidge
Desjardins et Yves Chagnon, professeurs, Andrée Drolet, Ilia Essopos et Angélique
Desgroseillers, chargées de cours). Toute la coordination des différentes étapes menant à la
production de ce guide fut assurée par la chargée de projet Emmanuelle Desrosiers. Bonne
quête d’information !
Louis Cournoyer, Ph. D., c.o.
Directeur des unités de programmes en développement de carrière
Professeur (counseling de carrière)
Département d'éducation et de pédagogie
Université du Québec à Montréal (UQAM)
1 La direction de programmes fait référence à la direction du programme de baccalauréat en développement de
carrière et de certificat en développement de carrière. 2 Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le
texte. 3 Dans le présent document, l’acronyme AGE fait référence au titre d’agent de gestion aux études. Ce titre sera
priorisé à celui d’assistant de gestion de programme 1er cycle, mais fait référence au même poste.
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2. DESCRIPTION DES STAGES EN DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE
Le baccalauréat en développement de carrière de l’Université du Québec à Montréal
vise la formation de professionnels en développement de carrière. De façon générale, le
spécialiste en développement de carrière se préoccupe de la mise en valeur des ressources
humaines ainsi que des relations dynamiques entre la formation, la profession et le travail.
Quant au certificat en développement de carrière, il rejoint l'essence de la formation en
développement de carrière puisqu’il inclut plusieurs des blocs de la formation du
baccalauréat.
Un stage intitulé Activités professionnelles obligatoires vient clôturer ces
programmes de formation. Ce stage obligatoire a pour but la mise en pratique des
connaissances et des habiletés acquises en tenant compte de la réalité multidimensionnelle
des milieux d’intervention. Il vise à permettre au stagiaire de compléter la formation
fondamentale confrontée à la réalité du marché du travail. Il a comme objectif de favoriser
un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle ainsi qu’une mise à jour du
profil personnel de formation professionnelle.
De plus, l’étudiant de baccalauréat à la possibilité d’effectuer un deuxième stage
intitulé Activités professionnelles optionnelles. Ce cours a aussi comme objectif de favoriser
un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle. Ce stage optionnel peut
être réalisé au cours du même trimestre que le stage obligatoire, mais, normalement dans
un milieu professionnel différent, et porter sur des activités professionnelles différentes ou
complémentaires. Si le stage optionnel est effectué dans le même milieu que le stage
complémentaire, les exigences envers le stagiaire seront revues à la hausse pour le
deuxième stage.
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IMPORTANT
Chaque stage doit comporter une durée totale de 280 heures ou 40 jours ouvrables. Nous recommandons fortement aux étudiants d’effectuer un stage à temps plein (soit quatre à cinq jours/semaine). Le stage doit débuter au cours des deux premières semaines du trimestre. Toute autre situation demande l’approbation préalable de la direction de programmes.
Il s’agit d’un stage non rémunéré. Toutefois, rien ne vous empêche de procéder à des démarches en vue de rémunérer le stagiaire.
3. DESCRIPTION DES MILIEUX DE STAGE POSSIBLE
Il existe plusieurs milieux de pratique pouvant accueillir des stagiaires en développement de carrière. Ce tableau fait état de la
diversité des milieux de stage possible.
2.1 Milieu
communautaire/
employabilité
2.2 Milieu
communautaire
autonome
2.3 Milieu
organisationnel
2.4 Milieu scolaire
public et privé
2.5 Milieu publique et
parapublique
municipal, provincial,
fédéral
2.6 Firmes-conseils
Club de recherche
d’emploi (ACREQ –
association des clubs
de recherche
d’emploi du Québec
CJE (carrefour
jeunesse emploi)
RQODE
(regroupement
québécois des
organismes en
développement de
l’employabilité)
Tous les organismes à
but non lucratif ayant
une vocation qui va
dans le sens du
développement
social, démocratique
et collectif (éducation
populaire, santé
mentale, réinsertion
socioprofessionnelle,
défense des droits
des minorités
visibles, handicapés,
clientèle fragilisée,
immigrants, etc.)
Entreprises privées
(ex. : Rona,
Vidéotron, La Baie,
etc.)
Les services des
Ressources
humaines en général
La dotation (ex. :
hôpitaux, banques,
etc.)
École primaire
(école orientante)
École secondaire
Centre d’éducation
aux adultes
Centre de formation
professionnelle
Cégep
Université
Emploi-Québec
Centre local d’emploi
CSST
SAAQ
Municipalité
Hôpital
CSSS-CLSC
Forces armées
Agence de placement
Cabinet de
professionnels
Pratique privée
4. QUEL TYPE DE STAGE POUVEZ-VOUS OFFRIR AUX ÉTUDIANTS?
Les étudiants formés dans les programmes de 1er cycle en développement de
carrière sont polyvalents et capables de réaliser des tâches variées. Selon votre secteur de
pratique, vous pouvez, par exemple et de façon non limitative, leur confier des mandats liés
à l'information scolaire et professionnelle, au suivi et à l'encadrement des élèves, à l’étude
de dossiers et inscription des élèves, à l'approche orientante, à la motivation et à la
persévérance scolaire, à la reconnaissance des acquis, à la conception et à la réalisation
d'activités de formation, au développement de méthodes dynamiques de recherche
d'emploi, à l'organisation d'événements liés au développement de carrière, à la recherche et
au placement en stage, au recrutement et à la sélection de participants / élèves / personnel.
Concrètement, le contenu du stage doit couvrir – de façon substantielle — au moins
deux champs d’activités parmi les suivants :
Counseling et/ou services-conseils;
Gestion et communication d’information;
Encadrement et suivi de la clientèle;
Évaluation et psychométrie;
Animation et formation;
Employabilité, recrutement et/ou sélection;
Développement et production d’activités de formation;
Élaboration et suivi de projet en développement de carrière.
Parallèlement, le stage doit également miser sur le développement personnel et
professionnel :
Sens de l’initiative;
Relations interpersonnelles;
Autonomie;
Rigueur et organisation;
Éthique et communication.
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5. AVANTAGES À ACCUEILLIR UN STAGIAIRE
L’accueil d’un stagiaire en développement de carrière peut comporter plusieurs
avantages. En voici quelques-uns :
Il s’agit d’un groupe professionnel expert en matière de développement de
carrière ayant, entre autres, de l’expérience en counseling tant individuel que de
groupe, une compréhension des besoins particuliers en contexte pluriethnique, des
notions de psychologie, de développement vocationnel et de psychométrie, des
compétences en méthodes dynamiques de recherche d’emploi et des compétences
en entrevue, sans oublier une capacité d’élaboration d’activités de formation;
Il s’agit également d’une main-d’œuvre motivée, désireuse d’apprendre et de se
dépasser;
L’accueil d’un stagiaire permet à un membre choisi du personnel de jouer un rôle de
mentor pour la relève. Un rôle essentiel qui est particulièrement valorisant;
L’accueil d’un stagiaire peut être la solution à un remplacement d’été ou de congé de
maternité;
Il s’agit également d’une occasion de former sur mesure votre futur personnel.
6. PROCÉDURE POUR DEMANDER UN STAGIAIRE
Les milieux œuvrant dans les différents secteurs de pratique en développement de
carrière sont invités à proposer des offres de stages à nos étudiants. La direction de
programmes se fera un plaisir de diffuser celles-ci. Pour ce faire, vous devez dans l’ordre :
- Remplir le formulaire d’offre de stage (voir annexe 10.4);
- Transmettre par courriel le document complété à la direction de programmes en
développement de carrière, plus particulièrement à [email protected].
Les stages débutent normalement au début du trimestre d’automne (septembre),
d’hiver (janvier) et d’été (mai). Pour vous assurer un maximum de visibilité de votre offre
de stage, veuillez prendre note que les offres reçues sont toutes transmises en même et ce,
cinq fois par année, soit les premier lundi des mois suivants :
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10. ANNEXES
Formulaire de confirmation de placement en stage
Précisions sur les procédures d’arrêt de stage
Grille d’évaluation/plan de stage
Formulaire – Offre de stage
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10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple
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10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage
Arrêt de stage à la demande du stagiaire
Lorsque le stagiaire souhaite mettre fin à son stage, la procédure comporte les
éléments suivants :
Le stagiaire avise – par écrit — le superviseur des raisons qui l’amènent à vouloir
arrêter son stage;
Il doit détailler et, au besoin, appuyer par des documents justificatifs (ex. : rapport
médical) sa démarche.
Principes à respecter par le superviseur de stage:
S’assurer que la décision de mettre fin au stage fasse suite à une réflexion sérieuse,
digne de professionnalisme, de la part du stagiaire;
S’assurer que des avenues alternatives de solutions d’arrangement ont été
envisagées et proposées au stagiaire avant d’arrêter le stage;
S’assurer que le professionnel associé et la direction de programmes ont été
consultés avant l’arrêt définitif du stage;
S’assurer que le stagiaire ait compris les conséquences de l’arrêt du stage sur son
cheminement scolaire et professionnel;
S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le
stagiaire et le professionnel associé;
POUR TOUTES CES SITUATIONS — Voir à rencontrer « en personne », à une ou
plusieurs reprises, le stagiaire au besoin.
Arrêt de stage à la demande du professionnel associé
Lorsque le professionnel associé souhaite mettre fin au stage d’un stagiaire, la
procédure comporte les éléments suivants :
Le professionnel associé traite de la situation avec le stagiaire, le superviseur de
l’UQAM ou la direction de programmes;
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Lorsque la décision est prise, le professionnel associé avise le superviseur de cours
en carriérologie et ce dernier en avise les responsables du milieu.
Principes à respecter par le professionnel associé :
S’assurer que le superviseur de l’UQAM ait été informé de la décision prise par le
professionnel associé de mettre fin au stage;
S’assurer de rédiger un rapport écrit précisant les raisons qui justifient l’arrêt du
stage;
S’assurer en tant que professionnel associé de procéder à l’évaluation du stagiaire
pour les jours complétés par le stagiaire;
S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le
stagiaire et pour le professionnel associé.
Arrêt de stage à la demande du superviseur de stage de l’UQAM
Lorsque le superviseur de stage souhaite mettre fin au stage du stagiaire, la
procédure suivante est proposée à titre indicatif :
Le superviseur l’UQAM et le professionnel du milieu prennent contact;
À moins de circonstances particulières, le superviseur effectue une visite dans le
milieu de stage;
Le superviseur traite de la situation avec le stagiaire, la direction du milieu (si
nécessaire) et la direction de programmes;
La direction de programmes et le superviseur conviennent de la suite à donner avec
le stagiaire et le professionnel associé;
Un rapport écrit relatant les faits qui justifient l’arrêt du stage doit être complété par
le superviseur de l’UQAM;
Le superviseur de l’UQAM avise, dans les meilleurs délais, toutes les parties
concernées.
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Dans la mesure du possible :
L’arrêt du stage devrait être l’ultime démarche entreprise, après plusieurs efforts
préalables de corrections de la situation problématique, auprès du stagiaire ou du
milieu;
L’arrêt du stage ne devrait pas être définitif avant qu’une rencontre ait eu lieu entre
le stagiaire, le directeur du programme et le superviseur;
Lors de cette rencontre, des avenues de solutions possibles devraient être
envisagées de façon à apporter tout le support possible au stagiaire;
En attendant la décision finale de l’arrêt du stage, le stagiaire est retiré du milieu de
stage.
Il est nécessaire de s’assurer que l’arrêt de stage se fait dans les meilleures
conditions possible pour le stagiaire et le professionnel associé.
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10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage
PRATIQUE PROFESSIONNELLE
(Activités)
% DE
TEMPS INVESTI
OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT
VISÉS
PRINCIPALES TÂCHES ASSOCIÉES
INDICATEURS DE RÉUSSITE
NOTE A, B, C,
D, E, N/A
Counseling et/ou
services-conseils
Gestion et
communication
d'information
Encadrement et suivi de
clientèle
Évaluation et
psychométrie
Animation et formation
Employabilité
Recrutement et/ou
sélection
Développement et
production d'activités de
formation
Élaboration et suivi de
projet
INTÉGRATION SOCIOPROFESSIONNELLE
OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT
VISÉS INDICATEURS DE RÉUSSITE NOTE
Sens de l'initiative
Relations
interpersonnelles
Autonomie
Rigueur et organisation
Éthique et
professionnalisme
Autres — précisez
* Cette évaluation compte pour 30 % de la note finale.
10.4 Formulaire – Offre de stage
DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE
OFFRE DE STAGE
ESPACE POUR INSÉRER LE LOGO DE L’ORGANISATION
ORGANISATION
Nom de l’institution, de l’organisme, de l’entreprise (caractère 14
points, gras).
Coordonnées postales et téléphoniques
Adresse URL s’il y a lieu
MISSION ET SERVICES
Que vise à offrir ou à produire l’organisation ?
Quelles sont ses valeurs, ses intentions ?
Quels types de services sont offerts, en général ou en particulier.
DESCRIPTION DE TÂCHES
Types de tâches qui seront demandés au stagiaire selon les différentes avenues de compétences de ceux-ci : Counseling et/ou service-conseil Gestion et communication d’information Encadrement et suivi de la clientèle Évaluation et psychométrie Formation et animation Employabilité Recrutement et/ou sélection Développement et production d’activités de formation Élaboration et suivi de projet Autre chose …
QUALIFICATIONS Qu’est-ce que vous recherchez comme profil de stagiaire ?
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REQUISES
Langues parlées, écrites, lues ? Connaissances de logiciels de micro-informatique ? Types d’expériences antérieures de travail ? Connaissances liées à un secteur d’activité professionnelle
donnée ? Intérêts pour tels ou tels types d’activité de travail ? Intérêt et aptitudes pour certains contextes de travail :
travail en équipe/solitaire; capacité de travail sous le stress; organisation/planification; vente de services; etc.
Autre chose …
HORAIRE/TEMPS DE TRAVAIL
Quel sera l’horaire hebdomadaire et journalier du stagiaire ?
LIEU DE TRAVAIL
Quel est le nom et les coordonnées postales de l’endroit où travaillera le stagiaire. Réinscrire au besoin les coordonnées indiquées plus haut si identiques.
RÉMUNÉRATION Si oui, indiquez ici le salaire horaire.
Si non, indiquez « Non rémunéré ».
DATE D’ENTRÉE EN POSTE
Trimestre du stage (hiver, été, automne)
Et/ou à quelle date est prévue l’entrée en poste ?
NOMBRE DE STAGIAIRES
Combien de stagiaires souhaitez-vous accueillir en fonction de ce descriptif d’offre de stage ?
SUPERVISEUR EN MILIEU DE PRATIQUE
Qui assumera le rôle de superviseur auprès du stagiaire dans le milieu de pratique ?
Quel est le titre professionnel de cette personne ?
PROCÉDURE DE SÉLECTION
Quelle est la date limite pour transmettre sa candidature ?
Que doit-on transmettre comme document de candidature ?
À qui doit-on transmettre sa candidature ?
Quelles sont les coordonnées de la personne responsable de recevoir les candidatures ?
Comment se réalisera le processus de sélection ?
Vous pouvez prendre tout l’espace nécessaire à détailler les caractéristiques du stage offert.
Vous pouvez adresser vos offres en format Word ou PDF au directeur des programmes de premier cycle en développement de carrière : Louis Cournoyer, professeur, c.o., par courriel à l’adresse [email protected]