Správa dokumentů

Správa dokumentů… systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpečení

dokumentů…...

Martin HumpolecVedoucí vývoje Lotus

Praha, 19. 1. 2005

Co

• Papírové dokumenty• Emaily• Faxy• Směrnice• Řídící dokumenty (ISO)• Manuály• Faktury• Objednávky• Žádosti o dovolenou• Služební cesty• Interní žádanky• Podatelna

Kde

• Email

• Síťové disky

• Lokální disky

• Papír, skříně, šanony

• Diskety, CD

Proč ne!

• Duplikace dokumentů, práce

• Zatížení komunikačních cest (email)

• Neexistence jednotné „firemní paměti“

• Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání

• Možnost ztráty dat

Požadavky na systém

• Ukládání a archivování• Dostupnost• Hierarchická organizace• Vyhledávání• Integrace s kancelářským

systémem

• Řízení přístupu• Řízení verzí – schvalování• Kategorizace, profily• Rozšiřitelnost• Integrace s dalšími

systémy• Možnost práce offline• Možnost různých přístupů• Monitorování přístupu

Vývoj

Filesystém

Vlastní LN aplikace

Jednoduché DMS(PDM, SPPS)

Plné DMS(Document Manager)

Plné DMS + Workflow(Document Manager)

Správa znalostí

IBM Lotus Domino Document Manager

• Nadstavba Lotus Notes• Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes• Řízení přístupů• Hierarchická struktura• Verzování• Schvalování• Workflow• Profily dokumentů• Replikace• Rozšiřitelnost• Podpora práce offline• Prověřeno časem

Definice struktury

• Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon)

• Omezení přístupu do určitých oblastí• Omezení povolených typů dokumentů• Nastavení oběhů• Nastavení vyhledávání

Profily dokumentů

• Definované profily dokumentů

• Možnost určení popisných položek dokumentů

• Různé typy položek• Možnost označení položky

jako povinné• Využití při vyhledávání

Proces publikace dokumentu

2.0

Publish

ČtenářiČtenáři AutořiAutoři SoučasnýSoučasný autorautor

(pracovní kopie)

Check Out

1.0

Check In

1.1

ApproveApprove

Možnosti přístupu

Lotus Workflow

• Nadstavba Lotus Notes• Rozšíření (nejen) DMS o další procesy• Organizační struktura společnosti• Správa veškerých procesů• Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%• Možnost „uživatelské“ změny procesů• Zrychlení doby vývoje až o 85%• Možnost monitorování procesů a vyhodnocování

slabých míst• Centrální správa procesů s bezpečným přístupem

a jejich verzováním

Proč Lotus Workflow?• Procesy

– Time management pro kontrolu doby trvání

– Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu

– Grafické navrhování procesů

• Lidé– Plná kontrola nad informacemi

dostupnými v daný čas– Organizační struktura – správní

lidé na správných místech– Job viewer pro informaci o

průběhu procesu

• Aplikace– Nadstavba Lotus Notes– Znovupoužitelné komponenty

Information Information ObjectsObjectsDocuments, Documents, ApplicationsApplications

Business Business ProcessesProcessesWork Routing Work Routing

RulesRules

PeoplePeopleOrganization Structure Organization Structure

and Rolesand Roles

Lotus Workflow Architect

• Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře)

• Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura

• Možnost verzování• Automatická kontrola

procesu

Lotus Workflow Engine

• Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas

• Možnost úprav formuláře pro zadávání dat

• Zamknutí dokumentů při práci

• Omezení přístupu

• Hlídání časů

Lotus Workflow Viewer

• Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu

• Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů

Na co si dá pozor při implementaci

• Jasně definovat cíle, přínosy• Nebát se postupného zavádění po oblastech• Zvolit vhodnou technologickou platformu s

ohledem na integraci se stávající infrastrukturou• Nejdůležitější etapy projektu

– Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)– Školení, informování uživatelů

• Důležitá je podpora vedení

Příklady projektů• Digitální archiv – S Morava Leasing

– Komplexní pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů

• Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin– Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů

organizace. Důraz na bezpečnost.• Centrální podatelna – SČE

– Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti– Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování

• Správa dokumentů – PRE– Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i

týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO