Sosialisasi, 17 Juni 2011 PANDUAN PENYUSUNAN RENCANA ...rpps.ums.ac.id/sosialisasiRPU2011.pdfMeliputi 4 aspek: kelembagaan, SDM, system informasi dan Dilakukan berjenjang, dari paling

PANDUAN PENYUSUNAN

RENCANA PENGEMBANGAN UNIT

Sosialisasi, 17 Juni 2011

LATAR BELAKANG

� Akreditasi program studi

� Sasaran mutu UMS

� Rencana Strategis UMS 2009-2013

Akreditasi Institusi� Akreditasi Institusi

� Program Penguatan Program Studi

PENDEKATAN PENYUSUNAN RPU

� Orgaware

� Humanware

� Inforware

� Technoware � Kelembagaan

Evaluasi Diri Evaluasi Diri Evaluasi Diri Evaluasi Diri dan RPUdan RPUdan RPUdan RPU

SystemSystemSystemSystem

� Technoware � Kelembagaan

� SDM

� System Informasi

� Sarana & Prasarana

� Kelembagaan

� SDM

� Layanan

Komponen BiayaKomponen BiayaKomponen BiayaKomponen Biaya

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT RPU

� Siapkan data dan dokumen yang terkait dengan unit

� Lakukan evaluasi diri� Meliputi 4 aspek: kelembagaan, SDM, system informasi

dan dan

� Dilakukan berjenjang, dari paling atas ke bawah

� Susun RPU dengan mempertimbangkan� Hasil evaluasi diri

� Prioritas pengembangan UMS

� Renstra dan Standar Akreditasi Institusi

� Masukan dari program studi dan fakultas

LANGKAH-LANGKAH.....LANJUTAN

� Tentukan indikator pencapaian dari tiap aktivitas

pengembangan

� Standar akreditasi

� Renstra� Renstra

� Lainnya

� Susun Rencana Implementasi Tahun 2011/2012

� 5W1H: What, Why, Where, When, Who, How

� Susun Anggaran biaya

� Rekap dalam tabel

SIAPKAN DATA DAN DOKUMEN YANG TERKAIT

� Visi, Misi dan tujuan unit

� Data staf

� Data sarana dan prasarana

Daftar jabatan, pejabat & Job description� Daftar jabatan, pejabat & Job description

� Standard Operating Procedure

� Daftar masalah yang pernah dihadapi

LAKUKAN EVALUASI DIRI

� Dimulai dari unit, diteruskan ke jabatan yang

ada

� Evaluasi diri bersifat apa adanya, tidak perlu

ditutupi, berorientasi untuk pengembanganditutupi, berorientasi untuk pengembangan

� Dapat menggunakan alat bantu cause-effect

diagram, namun dapat juga langsung dibuat

dalam bentuk tabel

APA YANG PERLU DIEVALUASI

� Kelembagaan� Kelengkapan dan kesesuaian Struktur Organisasi sesuai dengan tugas unit

� Standardisasi pelayanan unit yang telah dibakukan dalam bentuk prosedur-prosedur yang disahkan pimpinan

� Tugas dan Wewenang setiap staf unit dijabarkan dan dievaluasi terhadap tugas utama unit

� Sumberdaya ManusiaKompetensi SDM yang diperlukan dengan yang tersedia

Sumberdaya Manusia� Kompetensi SDM yang diperlukan dengan yang tersedia

� Kinerja SDM yang diukur dari pelaksanaan tugas

� Pengembangan SDM yang pernah dilakukan dan diperlukan

� Sistem Informasi pendukung Layanan� Ketersediaan sistem informasi dalam pelaksanaan tugas unit

� Tingkat pemanfaatan sistem informasi yang sudah tersedia dalam pelaksanaan tugas unit dan pelayanan kepada pengguna

� Sarana dan Prasarana pendukung Layanan� Ketercukupan dan kesesuaian sarana prasarana dengan tugas unit

� Pemanfaatan dan perawatan sarana

CONTOH CAUSE-EFFECT DIAGRAM UNIT

CONTOH CAUSE-EFFECT DIAGRAM KETUA UNIT

CONTOH TABEL EVALUASI DIRI UNIT/JABATAN

Nama Unit IT

Aktivitas yang dijalani

saat iniKondisi Saat Ini/Persoalan

Kelembagaan SDM SI Sarana

Belum ada SOP Kurang terampil Belum SI Memadai

Memelihara jaringan komputer

Belum ada SOP Kurang terampil Belum SI

pendukung

Memadai

MEMBUAT RENCANA PENGEMBANGAN 2011-2014

� Rencana Pengembangan Kelembagaan, upaya mewujudkan sistem manajemen yang baik dan memenuhi prinsip good governance university dalam menjalankan aktivitas utama unit.

� Rencana Pengembangan Sumberdaya Manusia, upaya untuk memenuhi kompetensi dan ketercukupan jumlah sumberdaya manusia yang seharusnya dimiliki oleh unit.

� Rencana Pengembangan Sistem Informasi untuk mendukung � Rencana Pengembangan Sistem Informasi untuk mendukung layanan, upaya untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi, sistem dokumentasi, serta dijitalisasi dokumen dalam melaksanakan aktivitas unit.

� Rencana Pengembangan Sarana dan Prasarana untuk mendukung layanan, upaya memenuhi kebutuhan sarana prasarana yang diperlukan untuk menunjang tugas utama unit.

TABEL RPU TAHUN 2011-2014

RENCANA PENGEMBANGAN UNIT

UNIT ..................................................................

No Aktivitas Pengembangan

2011/2012 2012/2013 2013/2014

Unit TerkaitGanjil Genap Ganjil Genap Ganjil Genap

I. KELEMBAGAAN

1 Pembuatan SOP unit ... QAC

2

3 ......

II. SUMBERDAYA MANUSIAII. SUMBERDAYA MANUSIA

1

Pelatihan administrasi untuk

karyawan HRD

2 BAU

3 ......

III. SISTEM INFORMASI PENDUKUNG LAYANAN

1 Pengembangan SI unit IT

2 Updating data dan informasi IT

3 ...... PMB

IV. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG LAYANAN

1

Peningkatan sarana untuk

layanan dosen IT

2 MAINTENANCE

3 ......

MEMBUAT INDIKATOR PENCAPAIAN

� Indikator dapat ditentukan berdasarkan renstra

ums, standar akreditasi institusi maupun

evaluasi diri yang sudah dilakukan

� Indikator sebaiknya jelas dan mudah untuk � Indikator sebaiknya jelas dan mudah untuk

diukur

TABEL INDIKATOR KINERJA

INDIKATOR KINERJA PENGEMBANGAN UNIT

UNIT ...............................................

No. Indikator Kinerja Baseline

Target Capaian Akhir

2011/2012 2012/2013 2013/2014

I. KELEMBAGAAN1 Tersusunnya SOP pelayanan unit

...

20% 90% 100% 100%

...

2 .....

II. SUMBERDAYA MANUSIA

1

2 .....

III. SISTEM INFORMASI PENDUKUNG LAYANAN

1

2 .....

IV. SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG LAYANAN

1

2 .....

MEMBUAT RENCANA IMPLEMENTASI

� Untuk setiap kegiatan perlu disiapkan� WhatWhatWhatWhat: Kegiatan apa yang akan dilakukan

� WhyWhyWhyWhy: Mengapa, dapat berupa latar belakang, tujuan dan indikator terkait

� WhenWhenWhenWhen: waktu pelaksanaan� WhenWhenWhenWhen: waktu pelaksanaan

� WhereWhereWhereWhere: dimana pelaksanaannya

� WhoWhoWhoWho: siapa yang menjadi penanggung jawab dan pelaksana (panitia)

� HowHowHowHow: bagaimana kegiatan dilakukan, sejak dari awal sampai akhir pelaksanaan

� For Whom: Untuk siapa

MEMBUAT RENCANA ANGGARAN

� Untuk setiap kegiatan perlu dibuat rencana

anggaran, berdasarkan komponen pembiayaan

dan mata anggaran yang sesuai

� Contoh Rapat Rutin� Contoh Rapat Rutin

� MA : Konsolidasi organisasi Bidang....

� Detail:

�Honor peserta @50.000 x jumlah peserta

�Snack Peserta @7.500 x jumlah peserta

REKAP DALAM TABELRENCANA IMPLEMENTASI TAHUN 2011/2012

UNIT .................................................................

No

Aktivitas

Pengembangan PIC

Nomor

Indikator MA

Kebutuhan dana Tahun 2011/2012 (dalam ribuan rupiah)

TOTAL

Juli Ags Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Juni

Pengembangan Kelembagaan

1 0

2 0

3 0

Sub Total Pengembangan Kelembagaan 0

Pengembangan Sumberdaya ManusiaPengembangan Sumberdaya Manusia

1

2

3

Sub Total Pengembangan Sumberdaya

Manusia

Pengembangan Sistem Informasi Pendukung Layanan

1 0

2 0

3 0

Sub Total Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendukung Layanan

1 0

2 0

3 0

Sub Total Pengembangan Sarana dan

Prasarana 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

SELAMAT BEKERJA...