Social Media Para Eventos, Congresos y Proyectos GCDP

Guía práctica y

eficaz para lograr

engage en la

comunidad

mediante historias

Esta guía está dirigida a:

•LCVPs.

•OCVPs.

•Community Managers.

•Personas a cargo de eventos.

Esta guía está dirigida a (II):

•Personas a cargo de Congresos.

•Personas a cargo de GCDPs.

•Miembros en general.

¿Por qué una guía?

• Queremos regularizar y estandarizar nuestro uso de comunicación digital, con un manejo efectivo de esta en el caso de eventos especiales.

• Queremos dotar de herramientas a personas que se estén desempeñando por primera vez en responsabilidades de comunicación online, para que puedan responder al reto adecuadamente.

¿A qué tipos de evento aplica esta

guía?

• Congresos.

• Eventos para externos o internos (My First AIESEC Day, Youth to Business, por ejemplo)

• GCDPs.

• Cualquier evento o congreso organizado por AIESEC Perú o sus comités locales que no sea internacional (organizar un ILC, por ejemplo, aplicaría algunas partes de esta guía, pero no todas).

Así qué: ¡Comencemos!

Canales a utilizar

• Decidimos que hoy en día no es sostenible crear más páginas de Facebook para eventos o Congresos.

• No nos genera una audiencia para el futuro

• Por el poco tiempo de planificación su alcance es bastante bajo.

• Se maneja una marca como principal, la del evento, no la de AIESEC.

Canales a utilizar (II)

• Los canales a utilizar en lugar de nuevas fanpages serán dos, en función de si nuestro público ha de ser interno o externo.

• Para gente dentro de la organización, se utilizará la página del MC Perú.

• Para público externo se utilizará la página de AIESEC Perú.

Canales a utilizar (III)

• En el caso de eventos y congresos locales se utilizará la página del LC para externos y el grupo del LC o un grupo adicional (como en el caso de newbies o de aspirantes a intercambio) para la comunicación interna.

• El contenido en estos canales será gestionado directamente por el OC del evento o congreso, con la supervisión del encargado directo del canal.

Excepciones

• Youth to Business: El evento a nivel nacional manejará sus propios canales, en busca de que el evento sea posicionado similar a TED.com.

• Los Y2B locales se manejarán por el canal nacional + los canales de redes sociales del LC + los canales de social media de @PE.

Excepciones (II)

• GCDP Nacionales, como por ejemplo Impacta Hoy, manejarán sus propios canales.

• GCDP con posicionamiento ya definido, como el Summer Fun Project de Arequipa o LEAD, mantienen sus propios canales.

• Criterios básicos en estos casos son: • Ser un proyecto con ediciones continuas en el

año (tipo realizarse 2 o 3 veces) y tener un CM local que lo gestione, y tener una temática definida.

Método de trabajo

• Cada evento o congreso tiene sus propios objetivos y manejo de comunicación, sin embargo en esta guía quisiéramos darles algunos lineamientos de lo que queremos lograr a futuro. Buscaremos ser lo más específicos posibles a la hora de tocar cada tipo distinto de evento.

Storytelling para eventos y congresos

• Antes, durante y después.

• Todo el material de storytelling se difundirá tanto por MC Perú como por nuestro blog.

Antes

• el OC. El trabajo, la preparación, los partners, el equipo, las expectativas. Contarlo por medio de texto/fotos/video.

• También acá pueden presentar al OC y hablar de por qué es importante el evento para ustedes.

• Pueden presentar a los FACIs y hacer lo mismo. • Para esto usaremos el canal del MC. • Por ejemplo, reunión de OC: Foto de la reunión, inputs de

la reunión (ejemplo: inputs valiosos, logros obtenidos, material conseguido, etc.)

• Hablar de antes es mostrarle a la gente lo importante de nuestro trabajo, para que la gente lo valore mucho más y esté orgullosa de nuestro trabajo.

Durante

• El evento: Fotos de las plenarias, grabar y tener listo testimonios de los participantes en el mismo momento del evento: Delegados y FACIs, internos y externos.

• Cosas necesarias: Una cámara que grabe en HD, almacenamiento suficiente, cámaras de fotos, un smartphone, una conexión a Internet.

• Una de las cosas que usaremos junto con el blog y nuestros dos canales principales es una cuenta en Instagram de @PE, como la del ILC 2013: http://instagram.com/ilcpanama2013/

Durante (II)

• El evento se cubre en Vivo vía la cuenta de Twitter de @PE, con un hashtag personalizado para el evento.

• De ser posible transmitir video en vivo por streaming, debería hacerse.

• Subir fotos de lo más relevante cada día en @PE. Priorizar historias sobre contenido: Es decir, no subas 200 fotos si no puedes explicar que pasa en ellas. ¡Mostrémosle a la gente de afuera lo que pasa dentro de la organización!

Después

• Los asistentes al evento cuentan sus experiencias, y como

ese evento fue significativo para sus vidas. Se les graba o se les pide que escriban y compartan sus propias fotos en nuestro blog.

• Se suben los videos del evento. Se hace un post sobre el evento o congreso que incluya los videos, texto resumiendo todo lo acontecido, los logros obtenidos, y lo que viene a futuro, además de algunas fotos representativas.

• Se cursan cartas de agradecimiento a externos que se hacen públicas por nuestro canal externo. La copia de las cartas se sube a Slideshare.

Medios para Storytelling

• Fotos: En Facebook, Twitter, Instagram.

• Videos: Youtube o Vimeo. Solo canales oficiales.

• Texto: En el blog de AIESEC Perú fundamentalmente.

• Mapas: Se utiliza Google Maps.

• Canales adicionales: Previa consulta al equipo nacional de COMM/MKT.

Storytelling para Proyectos GCDP.

Antes

• el OC. El trabajo, la preparación, los partners, el equipo, las expectativas. Contarlo por medio de texto/fotos/video.

• También acá pueden presentar al OC y hablar de por qué es importante el evento para ustedes.

• Pueden presentar a los trainees y hacer lo mismo. • Para esto usaremos el canal de AIESEC Perú, el canal del LC,

o el canal del proyecto. • Por ejemplo, reunión de OC: Foto de la reunión, inputs de

la reunión (ejemplo: inputs valiosos, logros obtenidos, material conseguido, etc.) También el trabajo de preparación con los trainees, capacitación, planificación, organización.

Antes (II)

• Las reuniones con stake holders: Municipalidades, ONGs, y los avances de cooperación de trabajo.

• Hablar de antes es mostrarle a la gente lo importante de nuestro trabajo, para que la gente lo valore mucho más y esté orgullosa de nuestro trabajo.

• Además, podemos mostrarle a nuestros partners nuestra preparación y todo el proceso de trabajo, y a nuestros partners futuros mostrarles como hemos venido trabajando a través de los años.

Durante

• El proyecto: Fotos de las plenarias, grabar y tener listo testimonios de los participantes del proyecto durante este: OC, trainees, beneficiados del proyecto.

• Cosas necesarias: Una cámara que grabe en HD, almacenamiento suficiente, cámaras de fotos, un smartphone, una conexión a Internet.

Durante (II)

• Subir fotos de lo más relevante cada día en @PE. Priorizar historias sobre contenido: Es decir, no subas 200 fotos si no puedes explicar que pasa en ellas y contar una historia a través de ellas.

• Una de las cosas que usaremos junto con el blog y nuestros dos canales principales es una cuenta en Instagram de @PE, como la del ILC 2013: http://instagram.com/ilcpanama2013/

Después

• En este punto los participantes del proyecto cuentan sus experiencias, y como ese evento fue significativo para sus vidas. Se les graba o se les pide que escriban y compartan sus propias fotos en nuestro blog.

• Se suben los videos del proyecto. Se hace un post sobre el proyecto que incluya los videos, texto resumiendo todo lo acontecido, los logros obtenidos, y lo que viene a futuro, además de algunas fotos representativas.

• Se cursan cartas de agradecimiento a externos que se hacen públicas por nuestro canal externo. La copia de las cartas se sube a Slideshare.

Medios para Storytelling

• Fotos: En Facebook, Twitter, Instagram.

• Videos: Youtube o Vimeo. Solo canales oficiales.

• Texto: En el blog de AIESEC Perú fundamentalmente.

• Mapas: Se utiliza Google Maps.

• Canales adicionales: Previa consulta al equipo nacional de COMM/MKT, manejando los criterios descritos al inicio de esta guía.

• .

ANEXO: Canales nacionales

Disponibles Actualmente

• Páginas de Facebook: AIESEC Perú, MC Perú.

• Cuentas de Twitter: @AIESEC_PERU.

• Blog: http://aiesecinperu.blogspot.com/

• Youtube: (Externo - www.youtube.com/aiesecperu) (Interno - www.youtube.com/AIESECinPERU)

• LinkedIn: http://goo.gl/eZOvF

• Issuu (Externo: Flyers) - Slideshare (Interno: Training)

• Instagram: aiesecperu.

• Pinterest: http://pinterest.com/aiesecperu/