UJIAN NASIONAL
TAHUN PELAJARAN 2014/2015SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN
Satuan Pendidikan
:Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)Kompetensi Keahlian
:Administrasi PerkantoranKode
:6045Alokasi Waktu
:20 jamBentuk Soal
:Penugasan Perorangan
I. PETUNJUK UMUM1. Anda adalah Sekretaris PT. SARANA PRODUKSI
JAYA , Jalan Pahlawan No. 104, Surabaya ( 60174 ), Telp (031)
70886633, Faks. (031) 70886644 http://www.saranaproja.sch.id,
E-mail : [email protected] anda bernama Bapak Ir.
Raihan Baskoro . Beliau menjabat sebagai Kepala Devisi
Umum.Perusahaan anda bergerak di bidang percetakan, peralatan
kantor dan distribusi majalah.2. Dokumen soal ujian praktik ini
terdiri dari 9 pekerjaan, yaitu:a. Mengetik kecepatan
b. Membuat surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
c. Mengatur pertemuan rapatd. Menangani arsip
e. Mengelola kas kecil
f. Menangani perjalanan bisnisg. Mencari informasi melalui
interneth. Menangani telepon
i. Melakukan presentasi3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah
setiap item tugas dengan cermat dan teliti4. Periksa seluruh
kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah
melapor kepada pengawas ujian5. Kerjakan tugas yang paling mudah
terlebih dahulu 6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor
ujian pada setiap hasil pekerjaan7. Periksa kembali hasil pekerjaan
sebelum menyerahkan kepada pengawas ujianii.Keselamatan Kerja
8. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda
mengerjakan soal ujian praktik ini.9. Laporkan jika terdapat
kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada
pengawas ujianIII.DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN
No.Nama
Alat/Komponen/BahanSpesifikasiJumlahKeterangan
12345
Alat Tes /Alat tangan
1.KomputerPentium 4Disesuaikan
2.PrinterStandarDisesuaikan
3.InternetJaringan cepatJaringan
4.PerforatorDisesuaikan
5.StaplerDisesuaikan
6.LCD/Infocus1
7.KalkulatorDisesuaikan
8.TeleponDisesuaikan
9.GuntingDisesuaikan
10.Stopwatch1
11.Catridge toner1
Komponen
1.Map snelhecterUkuran A 421 untuk arsip dan 1 untuk kas
kecil
2.GuideBufallo warna Disesuaikanguide untuk arsip dan guide
untuk kas kecil
3.Kalender Meja Tahun 20151 / siswa
4.ATKDisesuaikan
Bahan
1.Kertas HVS
A4
13 lembar
Untuk setiap siswa
2.AmplopPersegi panjang3 buah
3.Form buku agenda tunggal1 lembar
4.Lembar perjalanan bisnis pimpinan1 lembar
5.Form bukti penerimaan kas kecil2
6.Form bukti pengeluaran kas kecil17
7.Form laporan kas kecil1
8.Lembar Pesan Telepon ( LPT )1
9.Block Note1
V. SOAL / TUGASTUGAS 1
: KECEPATAN MENGETIK1. Petunjuk Kerjaa. Kerjakan tugas berikut
ini dengan menggunakan aplikasi word processingb. Bila ada masalah
dengan alat atau naskah, tanyakan kepada penguji
c. Ketiklah naskah pemanasan dengan waktu 5 menit
d. Ketiklah naskah kecepatan dengan baik dalam waktu 15 menite.
Cetak naskah dalam waktu 5 menit
f. Manfaatkan waktu dengan sebaik-baikya
2. Peralatan dan bahan yang diperlukana. Komputer dengan
aplikasi word processingb. Printerc. Stapler kecil
d. Staplese. Stopwatch untuk pengujif. Kertas HVS A4
g. Catridge/toner
3. Alur Kegiatana. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan
digunakanb. Latihan pemanasan selama 5 menit dipandu oleh
penguji
c. Mengetik kecepatan dilakukan secara bersama-sama, oleh karena
itu perlu diperhatikan aba aba penguji
d. Setelah selesai mengetik segera mencetak dan hasilnya
serahkan penguji
e. Gunakan jarak spasi 1,5
f. Font Calibrig. Font size 124. Hasil yang diharapkan
a. Kecepatan mengetik mencapai 125 s.d 300 epmb. Ketelitian
mencapai 92 % NASKAH PEMANASAN KECEPATAN MENGETIK
Dalam menunjang aktifitas dan tujuan organisasi, setiap
organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan administrasi
yang baik. Semua kegiatan administrasi dalam suatu perkantoran
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan
pekerjaan dan juga membantu dalam kelancaran pekerjaan.
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada
administrasi. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif, segala sesuatu yang berkaitan
dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi
pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut,
terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal.
Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan
faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantorKantor adalah
tempat diselenggarakannya kegiatan yang berkaitan dengan informasi.
Kantor juga merupakan tempat dari proses penanganan informasi mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengolah, meminjam, sampai menyalurkan
/ mendistribusikan informasi.(Bila waktu masih ada kembali ke
pengetikan awal)NASKAH KECEPATAN MENGETIK PEKERJAAN KANTORPekerjaan
kantor ( Office work ) dalam bahasa Inggris disebut juga pekerjaan
administrative ( clerical work ). Pekerjaan dapat dirumuskan dengan
baik melalui pemahaman secara detail apa, maksud, dan hubungan
antara aspek- aspek yang berhubungan seperti nama pekerjaan,
perlengkapan pekerjaan, persyaratan fisik dari pekerjaan ( misalnya
ruang kerja, penerangan, pencahayaan dll ), persyaratan pekerjaan
misalnya pendidikan, pengetahuan, keterampilan, kepribadian menarik
dll, serta hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya.
George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat, guna meyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford,
pekerjaan kantor yaitu lebih menekankan kepada fungsi kantor.
Pekerjaan kantor memiliki beberapa fungsi yaitu memberikan
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi, menyediakan informasi bagi pimpinan
organisasi untuk membuat keputusan dan membantu kelancaran
perkembangan organisasi secara keseluruhan.
Bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan
dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Bagi seorang pegawai
kantor bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada
prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap
pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. Prosedur kerja
merupakan rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta
jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang
tugas. Dan dalam pelaksanaan pekerjaan sering dijumpai kendala
kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktifitas kerja.
Diantaranya dapat berupa system, prosedur atau cara kerja yang
kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Dengan demikian
pekerjaan kantor merupakan wujud dan mekanisme administrasi sebuah
organisasi yang bertujuan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi
kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah pilah
menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar
pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas
yang semestinya. Prinsip prinsip dalam tata kerja, prosedur dan
sistem kerja yang saling berhubungan, Tata kerja, prosedur dan
sistem kerja disusun dengan mengacu pada tujuan, fasilitas,
peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia. Tidak lupa luas
pekerjaan, macam, dan sifat tugasnya juga harus diperhatikan.
Prosedur kerja disusun bukan berdasarkan kuantitas tenaga kerja
yang ada, melainkan berdasarkan skill kualitas pekerja yang
dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan bidang kerja tertentu.
Penyusunan sistem, prosedur, dan tata kerja harus sesuai degan
kemajuan zaman dan teknologi ( updatednes ). Biasanya dalam
menggambarkan penerapan suatu prosedur digunakan tanda-tanda atau
symbol dan skema / bagan setepat-tepatnya. Bagan ini disebut skema
arus kerja ( work flow chart ) atau skema proses kerja ( work
prosedur chart ).Selain itu, untuk memastikan penerapan tata kerja,
prosedur dan sistem kerja maka harus ada buku manual sebagai
pedoman segala sesuatu yang harus dilakukan dan tidak boleh
dilakukan.(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)
72137204275345413483544611675744808671937999106111241134661362002633303964565235866537207898519139721038110211651211127613431408144915121575163817021768183018891951201520752140219922632326239024232486255026162678273928052868293329973065313232003224328533483400
TUGAS 2 a : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA 1.Petunjuk Kerja1.
Anda diminta untuk membuat surat Bahasa Indonesia tentang penawaran
produk perusahaan anda berupa Digital Scanner Printer yang terbaru,
Printer All in one / Multifunction, harga murah dan maksimal dari
beberapa merk kepada pelanggan Bapak Drs. Andi Pesesa, SE sebagai
Kepala Devisi Sarana PT. WIRA KARYA EXPRESS yang berlamat di Jl
Embong Malang III / 207b Surabaya (60275). Sebagai kelengkapan
sertakan spesifikasi dan daftar harganya.2. Ketiklah surat tersebut
3. Barang barang yang ditawarkan adalah sebagai berikut :No.Nama
BarangMerkHarga lamaRp.Harga baruRp.
1PrinterHP Officejet Pro 6830 e-All-in-one
2.574.000-3%2.480.000
2PrinterEpson Printer ( M 200 )2.482.000-1%2.436.000
3.PrinterCanon Pixma ( MG 6470 ) White2.361.000-10%2.119.000
4. Pemesanan s.d akhir bulan ini mendapat potongan 2 %5.
Pembayaran uang muka minimal 25 % dari harga pesanan, sisanya 2
minggu setelah barang diterima6. Bagian bagian yang dianggap perlu,
dipersilahkan untuk melengkapi sendiri.7. Anda dianjurkan untuk
membuat konsep terlebih dahulu2.Alat dan Bahan
a. Komputerb. Printerc. Kertas HVS ukuran A4d. Kop surat
e. Amplop persegi panjang3.Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Membuat surat
dalam Bahasa Indonesia tersebut diketik dengan menggunakan MS. Word
dalam bentuk Official Style3. Tanggal surat 27 Februari 20154.
Nomor Surat .........................5. Sebelum dicetak simpan pada
file anda
6. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model low
standard fold dan dimasukkan ke dalam amplop.4.Hasil yang
diharapkan
1. Surat Bahasa Indonesia yang jelas, informatif dan rapi
2. Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Official Style, dilipat
dalam lipatan Low Standard Fold dan dimasukkan ke dalam
amplop.TUGAS 2b: MEMBUAT SURAT BAHASA INGGRIS
1. InstructionsMake an order letter in official style complete
with the envelope !a. Date of the letter is March 5 th, 2015
b. The part of the letter must be completed
c. The sender is Mr. Ir. Raihan Baskoro ( PT. Sarana Produksi
Jaya )d. The purposes of the letter are :
1) To order :
1 Paper screder GBC 21 CDX 1 Toshiba E. Studio 2051 C
2 Panasonic KX-FT 983 CX
2) Term of payment is 30% paid after the order arrived and 70 %
will be paid
within a month. Term of delivery is by Plane.
3) For special attention, the order must be arrived in four
days
e. The inside address, Creative Technology, Jl. Engku Putri Ruko
Purimas Blok
A. 26 Batam Centre.
Tools and Materialsa. Computerb. Printer
c. HVS A4 with letter head
d. Envelope
Result hoped
The English letter is in Official Style with Low Standard Fold
Style and put
in an envelope.
TUGAS 3: MENGATUR PERTEMUAN RAPAT
1.Petunjuk Kerja
a. Buatlah surat undangan kepada relasi yang diundang, agenda
rapat dan daftar hadir rapat sesuai dengan format yang lengkap dan
benarb. Buatlah surat pesanan reservasi ke hotel tempat pelaksanaan
rapat, untuk pesan ruangan meeting, penginapan sekaligus lunch
& coffee Break pada saat rapatc. Ketik dengan menggunakan
aplikasi komputer Word Processing
2.Alat dan Bahan
a. Komputerb. Printerc. Kertas HVS ukuran A4d. Kop Surat
e. Alat tulis lainnya3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukanb. Baca soal
dengan cermatc. Membuat surat undangan rapat dan surat pesanan
reservasi ke hotel pelaksanaan
rapat dengan bentuk surat official style dilipat dengan lipatan
low standard fold d. Membuat agenda rapat secara detaile. Membuat
daftar hadir rapat sesuai dengan jumlah yang di undangf. Sebelum
dicetak simpan pada file andag. Cetak hasil ketikan di kertas HVS
A44.Hasil yang diharapkan
a. Surat undangan rapat dan surat pesanan reservasi ke hotel
yang tercetak dengan pengkalimatan yang sesuai dan dilampiri dengan
agenda rapatnya.b. Daftar hadir peserta rapat sesuai dengan jumlah
yang diundangMEMPERSIAPKAN RAPAT
Pimpinan anda menginformasikan bahwa tanggal 11 - 13 Maret 2015
akan mengadakan rapat evaluasi pemasaran pada tri wulan pertama,
yang diundang rapat adalah Kepala Devisi Pemasaran cabang Mataram,
Balik Papan, Denpasar, Palembang dan Surabaya dan rencananya rapat
akan diadakan di Sun Island hotel Kuta, Jalan Kartika Plaza No 88
Kuta - Bali.Sebagai seorang Sekretaris Anda segera melakukan
persiapan persiapan sebelum rapat diadakan, untuk itu anda segera
membuat surat undangan kepada Kepala Devisi Pemasaran seluruh
cabang, selain itu anda juga membuat surat pesanan reservasi ke
Manager Sun Island hotel Kuta Bali untuk memesan kamar hotel dengan
spesifikasi Deluxe Room sebanyak 5 kamar, dan paket meeting ( 1 x
lunch dan 2 x Coffe Break ) selama 3 hari dan tanggal 13 Maret 2015
pk 12.00 check out dan persiapkan hal-hal yang terkait.TUGAS 4:
MENANGANI ARSIP
1. Petunjuk Kerjaa. Saat ini di meja anda ada 8 surat masuk dan
6 surat keluarb. Baca soal dengan cermatc. Telitilah surat-surat
tersebut untuk proses pencatatan 2. Bahan dan Alat
a. Format buku agenda tunggalb. 14 lembar surat c. Guide (HVS
Warna)d. Kertas cover warna ( 2 macam ) untuk penanda surat masuk /
surat keluar
e. 1 map snelhechterf. Perforatorg. Staplerh. ATK3. Alur
Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan2. Mencatat
surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda tunggal yang telah
disediakan3.Lanjutkan untuk proses penyimpanannya ( arsip ) dengan
menggunakan Sistem Nomor ( Numerical Filing System ) dengan kode
angka notasi sebagai berikut :
000
: Umum
100
: Kepegawaian
200
: Pemasaran
300
: Operasional4. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan
sistem yang digunakan
5. Setelah dicatat dalam buku agenda tunggal selanjutnya
susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip tersebut dalam map
snelhechter sesuai dengan sistem yang digunakan4. Hasil yang
diharapkan
a. Buku agenda tunggal terisi dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhechter sesuai dengan
Sistem Nomor
( Numerical Filing System )Lampiran Surat Masuk dan Surat Keluar
sebagai berikut :PT. SARANA PRODUKSI JAYAJalan Pahlawan No.
104Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031)
70886644http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected] KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
NO. 043/DU-SPJ/I/2015Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama
: Ir. RAIHAN BASKORO
Jabatan
: Kepala Devisi Umum
Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah
ini :
Nama
: MEILANI HANDAYANI
Alamat : Jl. Kutilang No 49 Wonokromo
Surabaya ( 60243 )Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami
pimpin terhitung sejak 01 Maret 2007 sampai dengan 30 Januari 2015,
dengan jabatan terakhir Sekretaris Kepala Devisi Pemasaran.
Selama menjadi karyawan kami, Saudari MEILANI HANDAYANI telah
menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan
dan tidak pernah melakukan hal- hal yang merugikan perusahaan. Yang
bersangkutan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat
lebih sukses dimasa yang akan datang.
Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat digunakan
sebagaimana mestinya.
Surabaya, 01 Februari 2015
Ir. Raihan BaskoroKepala Devisi Umum
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031) 70886644
http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected] Februari 2015Nomor :
56/DU-SPJ//II/2015
Yth. Saudari Helena CandraningtyasJl. Musi No. 37 Malang ( 65123
)Perihal : Panggilan WawancaraDengan hormat,
Setelah kami mempelajari surat lamaran Saudari yang di kirim
beberapa waktu yang lalu, dengan lamaran Saudari untuk menjadi
tenaga Sekretaris di perusahaan kami, maka kami mengundang Saudari
untuk mengikuti wawancara pada :
Hari/Tanggal
: Rabu, 3 Februari 2015Pukul
: 09.00 s.d 11.00
Tempat
: Ruang Meeting Devisi Umum
PT Sarana Produksi Jaya
Jl. Pahlawan No, 104
Surabaya ( 60174 )Kami harap Saudari datang tepat waktu. Atas
perhatian dan kerja sama Saudari, kami sampaikan terima
kasih.Hormat kami,
Ir. Raihan Baskoro
Kepala Devisi UmumPT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031) 70886644
http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected] :47/DU-SPJ/II/2015
5 Februari 2015
Kepada
PT. COKRO ELEKTRONIKJl. Acmad Yani No. 23Surabaya ( 60239
)Perihal : Pengaduan Kesalahan Pengiriman MesinDengan hormat,
Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami
pada beberapa waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03
Februari 2015.
Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang
Saudara kirim adalah binding machine sebanyak 5 buah. Sementara
barang yang kami pesan, yaitu mesin pemotong kertas sebanyak 5 buah
tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan
kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.
Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai
dengan janji kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong.
Sehubungan dengan binding machine, kami siap apabila Saudara
meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi.Kami menunggu
kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut
di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.
Hormat kami,
Ir. Raihan Baskoro
Kepala Devisi UmumPT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031) 70886644
http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected]. : 50/DU-SPJ/II/2015 February 7th,
2013
Subject : Attendance Confirmation
THE GOLDEN BRIDGE
10, Gentle RoadSingapore 309194Dear Mr. Benjamin,
Iam so pleased for your invitation on How to be A Wonderful
Person seminar. But unfortunately I couldnt come to your invitation
because I have other plans that has scheduled before.
For further, hopefully I can attend your other wonderful
invitation. Thank you very much for your understanding.
Sincerely yours,
Ir. Raihan Baskoro
Head of DevisionPT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031) 70886644
http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected] : 20/DU-SPJ/I/2015
19 Januari 2015
Hal
: Sewa KendaraanYth. Manager Sarana Lengkap Travel Agent
Jl. Sulawesi III / 23
Surabaya ( 60281 )Dengan hormat,
Dengan ini kami memesan kendaraan berupa mobil, yang akan
digunakan pada tanggal 24- 25 Januari 2015 untuk tujuan Surabaya
Yogyakarta dengan spesifikasi sebagai berikut. :
Mobil jenis Avanza / Innova fasilitas : AC, audio, dan Mini
TV
sopir berpengalaman dan memiliki izin
Mengenai pembayaran akan kami lakukan melalui transfer ke
rekening Saudara.
Demikian sambil menunggu konfirmasi Saudara, kami sampaikan
terima kasih.
Hormat kami,
Ir. Raihan Baskoro
Kepala Devisi UmumPT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Telp. (031) 70886633, Fax. (031) 70886644
http://www.saranaproja.sch.id, E-mail :
[email protected] Januari 2015
Nomor : 24/DU-SPJ/I/2015
Bayu Perdana, SE
Manager Pemasaran
PT. KARYA USAHA MANDIRI
Jalan Cokroaminoto No. 104
Surabaya ( 60264 )
Dengan Hormat,
PT. Sarana Produksi Jaya Penandatanganan Kontrak Kerja
Terima kasih atas surat Saudara tertanggal 21 Januari 2015
mengenai penandatanganan kontrak kerja. Kami menyetujui waktu
penanda- tanganannya yaitu Hari Senin tanggal 26 Januari 2015, pada
pukul 10.00, di Kantor kami di Surabaya.
Hormat kami,
Ir. Raihan Baskoro
Kepala Devisi UmumKENCANA MOTOR SALES SERVICEJl. Raya Cipinang
No. 125 A Telp. ( 021 ) 8856771, Faks. ( 021 ) 8856772JAKARTA TIMUR
( 13240 )http://www.km_salesservice.com , E-mail :
[email protected]
Nomor
: 16/ KMSS/II/2015 5 Januari 2015Kepada
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Hal : Pembayaran Ongkos ServiceDengan
Hormat,
Kami beritahukan bahwa perbaikan mobil MERCEDES BENZ milik
perusahaan Saudara telah selesai dan mobil tersebut sudah kami
kirim kembali ke SurabayaDan kami beritahukan bahwa total biaya
perbaikan seluruhnya sebesar Rp 8.700 000,00 ( Delapan juta tujuh
ratus ribu rupiah ). Untuk itu kami harap Saudara dapat mengirimkan
pembayaran tersebut melalui Bank Mandiri Cabang Jakarta
Selatan.Atas perhatian Saudara kami Sampaikan terima kasih
Hormat kami,Surya AtmadjaManager
PT. COKRO ELEKTRONIK
Jl. Abdul Gani. 23 Fax (0341) 888566, Telp. 997878Malang ( 65311
)http://www.cokroelektronik.sch.id, E-mail :
[email protected]: 435/PM/II/2015
7 Februari 2015Kepada
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Dengan Hormat,
Terima kasih atas surat pengaduan saudara tertanggal 5 Februari
2015, Tentang Kesalahan pengiriman binding machine sebanyak 5 buah
yang kami kirim beberapa waktu yang lalu.
Kami sungguh menyesali kejadian tersebut. Untuk itu seperti apa
yang Saudara pesan yaitu pemotong kertas sebanyak 5 buah akan kami
kirimkan secepatnya paling lambat hari Selasa tanggal 10 Pebruari
2015 Mengenai pelunasan sisa pembayaran, kami setuju untuk dibayar
setelah barang tersebut di terima.
Mohon maaf atas kejadian ini, semoga dalam kerja sama ke depan
tidak akan terjadi lagi.Atas perhatian dan kerjasamanya kami
sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Cokro Abidin
Kabag pemasaran
PT. KENCANA GEMILANGJl. Raya Pondok Bambu III No. 124 JAKARTA (
13430 )Telp. ( 021 ) 8556677, Faks. ( 021 ) 8557878E-mail : Kencana
[email protected] : 32/PM/II/2015
23 Januari 2015
Kepada
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Dengan Hormat,SELAMAT & SUKSES
Kami mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya Kantor Cabang
PT WIRA KARYA SEJATI di Jl. Gatot Subroto No. 100 Jakarta Selatan (
13120 ).Kami berharap kerja sama yang telah terjalin dengan baik
selama ini dapat di lanjutkan untuk masa masa mendatang, baik untuk
kepentingan kantor pusat maupun cabang cabangnya.Terima Kasih atas
perhatian dan kerja sama Saudara.
Hormat kami,
Mahendra, SE
Manajer Pemasaran
PT. BANGUN GEMILANGJl. Mahesa Barat No. 203 ,Telp. (0299)
567890SEMARANG ( 50192 )http://www.bangungemilang.com , E-mail :
[email protected] Nomor: 21/BG/II/2015
20 Januari 2015
Kepada
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Perihal : Permintaan Penawaran Mesin Mesin
KantorDengan hormat,
Kami informasikan bahwa saat ini kami sedang melakukan perluasan
kantor dengan menambah gedung baru.Untuk itu kami minta Saudara
dapat memberikan penawaran kepada kami tentang mesin mesin kantor
yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun dalam
segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat
pengoperasian.Kami akan sangat menghargai apabila diberikan brosur
lengkap dengan daftar harga yang ada didalamnya.
Apabila memungkinkan, kami berharap ada diskon yang dapat kami
peroleh bila kami membeli dalam jumlah yang cukup banyak.
Kami tunggu kabar dari Saudara, dan kami sampaikan terima
kasih.
Hormat kami,
Purbo Sutejo
Personalia
PT Indo Tangguh Mulya
General TradingJalan Basuki Rakhmat 212 Surabaya ( 60271 )Nomor:
112/SPMS/IM/II/2015
21 Februari 2015
Hal
: Pesanan Peralatan kantor
Yth. Kepala Devisi Pemasaran PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Dengan Hormat,
Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak beserta
brosur terlampir , tanggal 8 Februari 2015 yang lalu. Bersama surat
ini kami sampaikan bahwa tertarik dengan produk yang Bapak
tawarkan, selanjutnya kami mempertimbangkan dengan seksama dan
diputuskan bahwa kami memesan barang barang sebagai berikut :
NoJenis BarangJumlah Barang
1Binding machine5 (lima) unit
2Mesin foto copy merk Bosta type Bs F5321 (satu) unit
3Pemotong kertas merk Bosta type XA 15 (lima) unit
Kami berharap barang sudah kami terima sebelum tanggal 25
Februari 2015 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami
terima.
Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terimakasih.
Hormat Kami,
James Pradopo, MBA
Our Contact : Telp. (031) 7416727 Fax.(031) 7416728
Email : [email protected] PENGUSAHA INDONESIA
Wilayah Jawa, Bali dan Sekitarnya
Sekretariat Jl. Raya Darmo No. 145 Surabaya ( 60226 )
Telp. 031 70997099, Fax. (031)70667066
http://www.ipi jawabali.sch.id, E-mail : info@ipi
jawabali.sch.idNomor: 22/SP/I/2015
3 Januari 2015
Lampiran:
Hal
: Undangan
Kepada :
Yth. Kepala Devisi Pemasaran
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Kami mengharap kehadiran Saudara selaku Ketua
Ikatan Pengusaha Indonesia wilayah Jawa - Bali dan sekitarnya, pada
:
Hari, tanggal: Sabtu, 10 Januari 2015
Pukul
: 08.00 selesai
Tempat
: Hotel Sheraton
Jalan Embong Malang No. 25 32
Surabaya ( 60261 )
Keperluan
: Pemateri bidang wirausaha untuk pengusaha profesional
IndonesiaAtas Kehadiran Saudara kami sampaikan terima kasih
Panitia,
Tamibisono Geral
Malang, 12 Januari 2015
Kepada :
Yth. Bapak / Ibu Pimpinan Personalia
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang saya baca di harian Jawa Pos, tanggal
10 Januari 2015 tentang lowongan pekerjaan, dengan ini saya
bermaksud mengajukan permohonan kerja sebagai sekretaris / staf
Administrasi di perusahaan yang bapak /ibu pimpin.
Nama Saya Anisah Prawesti, usia 22 tahun, alamat Jl, Raya
Singosari No.22 Malang ( 65153 ), Pendidikan lulus SMK program
keahlian administrasi Perkantoran dan melanjutkan pendidikan
terakhir D1 Sekretaris. Saya mampu berbahasa Inggris secara aktif,
dan menguasai beberapa program komputer MS. Word, MS. Excel, MS.
Powerpoint dan Publisher. Saat ini saya baru menyelesaikan
pendidikan, tetapi saya yakin dapat bekerja dan melaksanakan tugas
dengan baik.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini saya sertakan
beberapa berkas, foto copy ijasah dan transkrip, pas foto, daftar
riwayat hidup serta beberapa berkas lainnya.
Besar harapan saya untuk mendapatkan kesempatan bekerja di
perusahaan Bapak/ibu.
Demikian permohonan kerja dari saya. Atas perhatian Bapak/ibu
saya sampaikan terima kasih
Hormat saya,
Anisah Prawesti
PT. KARYA USAHA MANDIRI
Jl. Cokroaminoto No. 104
SURABAYA (60264)
http://www.cokroaminoto.sch.id, E-mail :
[email protected] Januari 2015Nomor: 43/PM/I/2015Ir.
Raihan BaskoroKepala Devisi Umum
PT. SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
Surabaya (60174)Dengan Hormat,
Terima kasih atas waktu yang telah diberikan untuk membicarakan
kemungkinan penanganan layanan system Jaringan IT di perusahaan
Bapak.
Bapak telah membaca proposal system Jaringan IT serta menyetujui
perancangan informasi antar lokasi cabang dan kantor pusat.
Demikian pula Bapak telah menyetujui detail anggaran yang di
butuhkan, rencana waktu implementasinya, dan sumber daya yang
diperlukan ( operasional jaringan )
Kami telah menyiapkan kontrak kerja Proyek PT. Sarana Produksi
Jaya. Apabila disetujui kontrak kerja ini dapat kita tandatangani
hari Senin, 26 Januari 2015 di Surabaya Kantor Pusat PT. Sarana
Produksi Jaya. Kami menunggu konfirmasi dari Bapak.
Atas kerja samanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Bayu Perdana, SE
Manager Pemasaran
TUGAS 5 : MENGELOLA KAS KECIL
1.Petunjuk Kerja
a. Baca secara cermat soal terlampirb. Lakukan pembukuan sesuai
prosedur
c. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Excell
2.Alat dan Bahan
a. Komputerb. Printerc. Kertas HVS ukuran A4d. Map
snelhechter
e. Format bukti kas masuk
f. Format bukti kas keluar
g. Kertas double folio bergaris
h. ATK3.Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Mencatat transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas
dan bukti
pengeluaran kasc. Membuat catatan pembukuan kas kecil dengan
System Imprestd. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4
e. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran
kas pada ordner yang tersedia sesuai sistem yang digunakan
4.Hasil yang diharapkan
Laporan pengelolaan kas kecil beserta bukti bukti transaksi pada
bulan Februari 2015 , bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan
disusun secara kronologis simpan dalam map snelhechter yang
tersedia.SOAL MENGELOLA KAS KECIL
Anda diminta untuk membukukan transaksi transaksi yang telah
dilakukan selama bulan Februari 2015, dana kas kecil ditetapkan
sebesar Rp. 6.000.000,00 setiap bulannya dengan menggunakan System
Imprest.Tentukan berapa dana yang perlu ditambahkan untuk pengisian
petty cash berikutnya,
Pos-Pos Pengeluaran adalah sebagai berikut : 201Konsumsi
202Alat Tulis Kantor 203Telepon, PDAM, Listrik
204Foto Copy
205Transportasi 206Lain-lain Berikut ini transaksi transaksi
yang dilakukan selama bulan Februari 2015 :1. Tanggal 2 Februari
2015Saldo bulan Januari 2015 adalah Rp. 450.000,00 2. Tanggal 18
Februari 2015 Biaya servis komputer Rp. 82.000,003. Tanggal 4
Februari 2015 Konsumsi rapat internal untuk 5 orang Rp. 75.000,004.
Tanggal 6 Februari 2015 Langganan koran dan majalah untuk ruang
tamu
Rp. 143,000,005. Tanggal 6 Februari 2015 Taksi Bapak Raihan ke
Disperindag Rp. 67.000,006. Tanggal 16 Februari 2015 Pembelian
gula, teh dan kopi untuk keperluan kantor Rp. 49.000,007. Tanggal 5
Februari 2015Membayar foto copy dan jilid untuk laporan hasil rapat
tanggal 4 Februari 2015 Rp. 73.250,008. Tanggal 17 Februari 2015
Membayar rekening telepon Rp. 553.000,00Membayar PDAM Rp.
626.300,00
Membayar rekening Listrik Rp. 1.317.500,009. Tanggal 23 Februari
2015 Taksi Bapak Raihan ke kantor cabang Bali
Rp. 68.000,0010. Tanggal 9 Februari 2015 Membeli 1 lusin hanging
map @ Rp. 8.500,00 dan
3 buah tip-ex @ Rp. 19.000,0011. Tanggal 27 Februari 2015
Pembelian pertamax untuk mobil kantor 15 liter @ Rp. 10.800,0012.
Tanggal 20 Februari 2015 Membeli 3 rim kertas HVS A4 @ Rp.
42.000,00 / rim dan 2 lusin ballpoint Faster @ Rp. 38.000,00 /
lusin 13. Tanggal 11 Februari 2015 Pemberian tip petugas kebersihan
untuk memindahkan perabot kantor 2 orang sejumlah Rp. 70.000,0014.
Tanggal 26 Februari 2015 Bunga duka cita untuk keluarga
karyawan
Rp, 425.000,0015. Tanggal 25 Februari 2015 Membeli 1 buah
cartridge untuk printer Rp. 350.00,0016. Tanggal 12 Februari 2015
Biaya servis AC 2 ruangan kantor @ Rp. 65.000,0017. Tanggal 13
Februari 2015 Pembelian pertamax untuk mobil kantor 10 liter
@ Rp. 10.800,00TUGAS 6 : MENANGANI PERJALANAN BISNIS1.Petunjuk
Kerja
a. Anda diminta untuk membuatkan daftar perjalanan bisnis
pimpinan dengan data informasi yang telah tersedia. ( terlampir )
b. Susunlah data-data dan informasi tersebut sehingga memudahkan
pimpinan anda untuk melakukan kegiatan.c. Ketik dengan menggunakan
aplikasi MS Word / MS Excel2.Alat dan Bahan
a. Perangkat komputer dan printerb. Kertas HVS ukuran A4c.
Stapler dan Staples
d. Kalender meja tahun 2015 dan ATK3.Alur Kegiatan
a. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan
rapi dan benarb. Membuat format jadwal perjalanan bisnis pimpinan
yang lengkap sesuai kebutuhanc. Masukkan data data kegiatan secara
kronologisd. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A44.Hasil yang
diharapkan
Daftar perjalanan bisnis pimpinan tersusun dengan benar, jelas,
informatif dan lengkap.SOAL PERJALANAN BISNIS PIMPINANPimpinan anda
akan mengadakan perjalanan bisnis ke Denpasar dari tanggal 9 Maret
2015 sampai dengan 12 Maret 2015. Berangkat dari Surabaya tanggal 9
Maret 2015 dengan penerbangan Lion 804 pukul 6:05 am dan rencana
kembali ke Surabaya pada tanggal 12 Maret 2015 dengan penerbangan
Garuda Indonesia 340, Pukul 2:20 pm. Ada perbedaan waktu 1 jam
antara Surabaya dan Denpasar.Kegiatan perjalanan adalah sebagai
berikut :
1. Tanggal 9 Maret 2015, Check in Hotel Mercure Kuta2. Pukul
10.00 kunjungan ke kantor cabang PT. Sarana Produksi Jaya Jl.
Untung Suropati No. 107 Denpasar Bali
3. Makan Siang bersama MR John Thomas Direktur FGG Ltd
4. Janji dengan Bapak Wayan Pratama, Marketing Manager Denpasar
Vigor pk 14.005. Tanggal 10 Maret 2015 pk. 09.00 ke Singaraja janji
dengan Bapak Antonius Direktur PT. Cahaya Putra Abadi6. Main golf
bersama bapak Antonius dan Mr. John Thomas pk. 15.00 di Nirwana
Bali, Tanah Lot, Kediri, Tabanan Bali7. Tanggal 11 Maret 2015 pk.
08.00 12.00 janji dengan Mr. Thomas Jules ke Dewa Jules Indonesia8.
Mengunjungi Bali Art Centre pk. 14.00, Denpasar
9. Tanggal 12 Maret 2015 pk. 09.00 janji dengan Bapak Krisnaya,
Direktur PT. Krisnaya Agung, Jalan Gunung Agung No. 223,
Denpasar-Bali, dan Kembali ke Surabaya dengan penerbangan Garuda
Indonesia 340, Pukul 2:20 pm.10. Janji dengan Bapak Cahya Gunawan
di Sheraton hotel, Surabaya pk. 18.00.TUGAS 7 : MENCARI INFORMASI
MELALUI INTERNET DAN E-MAIL1.Petunjuk Kerja
a.Komputer telah terhubung dengan jaringan internet sesuai
dengan kebutuhan untuk membuka program Web Browser,
b.Anda diminta oleh pimpinan untuk mencari informasi di internet
tentang Situs ( web ) yang menawarkan program training bulan
Februari 2015 atau Maret 2015. c.Anda bisa mencari melalui google
di alamat http://www.google.co.id/2.Alat dan Bahan
a.Komputer yang telah terhubung dengan internet
b.Printer
c.Kertas HVS A4
3. Alur Kegiatan
a. Membuka internet dengan browser andab. Cari informasi
tersebutc. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word
procesing, maksimal 2 halaman dan lakukan pengaturan dengan baik
sehingga tampilannya rapi dan menarik.
d. Simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor
peserta andae. Kirim data tersebut ke alamat e-mail ( penguji
menyiapkan alamat e-mail )
f. Edit dan cetak hasilnya.4. Hasil yang diharapkan
a.Kesesuaian antara permintaan ( soal ) dengan hasil
penelusuranb. Keterbatasan informasi yang ada didalamnyac. Hardcopy
yang tercetak secara menarikd.. Isi pesan pada e-mail dan
pengiriman dokumen melalui e-mailSOAL MENCARI INFORMASI MELALUI
INTERNET
Pengelolaan kantor yang baik dan modern ( sesuai tuntutan zaman
) akan berdampak pada efisien dan efektifitas perusahaan secara
keseluruhan. Kantor merupakan pusat sistem administrasi. Maka dari
itu personil yang terlibat dalam kegiatan kantor harus memiliki
pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai Administrasi
Perkantoran. Pimpinan anda Bapak Ir. Raihan Baskoro yang berencana
akan mengikuti program training MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODERN , anda diminta untuk mencarikan informasi :1. Tempat
Training di Jakarta / Yogyakarta / Surabaya pada bulan Februari
2015 atau bulan Maret 20152. Materi, fasilitas, kuota dan
pendaftaran.TUGAS 8
: PENANGANAN TELEPON1. Petunjuk Kerjaa. Menerima panggilan
telepon
Saat Anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelepon
Anda
Siapkan Lembar Pesan Telepon ( LPT ) serta hal lain yang
diperlukan.b. Melakukan panggilan telepon Anda akan diminta penguji
untuk melakukan kegitan menelepon.
Siapkan Block Note serta hal lain yang diperlukan
c. Berkomunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa
Inggris
sesuai pilihan peserta2. Bahan dan Alat
a. Pesawat Teleponb. Lembar Pesan Telepon ( LPT )c. Block
Note
d. Alat tulis
3. Alur Kegiatan
a. Menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon
b. Catat informasi / pesan yang diterima pada format Lembar
Pesan Telepon ( LPT )
c. Membuat catatan hal hal apa saja yang akan disampaikan ke
relasi melalui telepon pada format block note.d. Melakukan
panggilan telepon kepada relasi yang di minta pimpinane. Berikan
informasi kepada relasi yang ditelepon sesuai kebutuhan
4. Hasil yang diharapkan
a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap
dan etika bertelepon yang sesuai dengan standarb. Lembar pesan
telepon ( LPT ) dapat diisi dengan rapi dan benarc. Dapat melakukan
panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon
dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang
dimintad. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya
sesuai dengan permasalahan yang diminta
SOAL PENANGANAN TELEPONA. Menerima Panggilan TeleponPada saat
anda sedang sibuk menyelesaikan pekerjaan rutin, tiba-tiba telepon
berdering dan anda sebagai sekretaris harus menangani telepon masuk
dan menjawab segala informasi yang diperlukan sipenelepon.
Penelepon
: Ade Ayu sekretaris Bapak Irwansyah direktur PT. PUTRA GADING,
Jalan Sriwijaya No. 27 Mataram telp (370) 636283
Masalah
: Beliau ingin bertemu dengan pimpinan anda pada
hari kamis tanggal 5 Maret 2015, pukul 10.00 di kantor kami,
beliau ingin mendiskusikan kerjasama pemasaran produk Epson untuk
wilayah Surabaya , kami menunggu konfirmasi anda secepatnya.B.
Melakukan Panggilan TeleponAnda diminta untuk menelepon Bapak Drs.
Andi Pesesa, SE PT.Wira KaryaExpress yang berlamat di Jl Embong
Malang III / 207b Surabaya. Perusahaan tersebut bergerak di bidang
distributor peralatan kantor. Memberitahukan bahwa Bapak Raihan
Baskoro bersedia mendiskusikan kerjasama pemasaran Produk Canon
yang diselenggarakan pada hari rabu tanggal 13 Maret 2015 pukul
10.00-12.00 di Hotel Sangrila Jl. May. Jend. Sungkono 120 Surabaya
( 60256 ), kami menunggu konfirmasi secepatnya.TUGAS 9
: TUGAS PRESENTASI1. Petunjuk Kerjaa. Kerjakan soal presentasi
dengan tema di bawah ini yang merupakan pilihan tema / topic
b. Tema tersebut bukan keharusan untuk digunakan sebagai judul
presentasi, melainkan dapat dikembangkan sesuai dengan cakupan
tema
c. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 10 menit setiap
peserta ujid. Anda bisa mencarinya melalui situs
http://www.google.co.id/ dan mengunduh salah satu tema atau judul
presentasi tersebut.e. Buatlah materi presentasi dengan menggunakan
aplikasi MS. Power Point.
2. Bahan dan Alat
a. Komputer dengan aplikasi pptb. LCDc. Flash diskd. Modem /
WIFI area 3. Alur kegiatan a. Mempersiapkan alat dan bahan yang
akan dipresentasikan
b. Memaparkan tema presentasi dengan menggunakan Bahasa
Indonesia atau Bahasa Inggris.c. Jumlah paparan minimal 4 slide dan
maksimal 6 slide untuk dipaparkan
4. Hasil yang diharapkan
Presentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan
materi, penggunaan Bahasa Indonesia / Bahasa Inggris, penampilan,
pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan
dengan baik.
Tema Presentasi
1. Pekerjaan Sekretaris2. Pentingnya tata krama bagi
sekretaris
3. Tantangan Sekretaris4. How to be a good Secretary
5. Qualified Secretary6. The Importment of foreign language for
a secretary
7. The Performance of Secretary
SELAMAT dan SUKSES
Paket
2
DOKUMEN NEGARA
6045P2-14/15 Hak Cipta pada KemdikbudSPK-32/32