BOSS - Back Office Support System Kde najít možné úspory?
BOSS - Back Office Support System
Kde najít možné
úspory?
BOSS - Back Office Support System
Reference
BOSS - Back Office Support System
BOSS - Back Office Support System
Co máme nasazeno interně
• Evidence majetku z pohledu uživatele• Přehled o přiděleném majetku
• Vyúčtování telefonů• Zlepšení sledování nákladů, tarifů a využitelnosti
objednaných služeb, 10 – 20 % platí zaměstnanci• Datové schránky• Přijímáme, skoro neodesíláme
• Směrnice• Máme zajištěno, že se lidi seznámí a mají přístup
BOSS - Back Office Support System
Co chceme nasadit
• Nákupní požadavky• Pro objednávání kancelářského materiálu a služeb
• Smlouvy• Kontrola nad verzemi, snadné zpřístupnění
• Evidence příležitostí• Včetně plánování příjmů
• Schvalování faktur• Pro přehled u koho se faktura zdržela
BOSS - Back Office Support System
BOSSŠéf, který pomáhá
BOSS - Back Office Support System
Finanční ředitel
Chce
• mít jistotu, že se nic neztratí a
nikdo se nedostane k datům,
ke kterým nesmí;
• získat rychle přehled
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
• Dostupnost informací
• Bezpečnost
• Prokazatelnost
• Úspora papíru a času
• Lepší hlídání průběhu
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
Evidence všech potřebných údajů
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
Rychlé nalezení
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
Zpřístupnění vedoucím dotčených oddělení
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
i dalším osobám
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
Složité schvalování, zástupnost
BOSS - Back Office Support System
Smlouvy
Upozorňování na konec platnosti, automatická prolongace
BOSS - Back Office Support System
Služební cesty
• Jistota vyúčtování
• Počítání diet, spotřeby, daně
• Kontrola vyúčtování CCS
• Doklady se neztrácejí
BOSS - Back Office Support System
Služební cesty – TREX
Zajištění vyplnění vyúčtování
BOSS - Back Office Support System
Služební cesty – TREX
Kalkulace diet, vyúčtování, evidence záloh
BOSS - Back Office Support System
Služební cesty – TREX
Evidence dokladů = neztrácejí se
BOSS - Back Office Support System
Vozidla
Reporty• Přiznání k silniční dani• Report CO2
• Náklady na vozidlo
BOSS - Back Office Support System
Schvalování faktur
• Celý proces požadavek – objednávka – faktura
• Zapojení více schvalovatelů, úspora za licence
• Navázání na rozpočty
• Archivace přijatých faktur
BOSS - Back Office Support System
Schvalování faktur - EPOS
Nákupní požadavky (včetně katalogu)
BOSS - Back Office Support System
Schvalování faktur - EPOS
Sledování objednávek
BOSS - Back Office Support System
Schvalování faktur - EPOS
Schvalování došlých faktur
BOSS - Back Office Support System
IT manažer
Musí zajistit
• bezpečnost dat
• omezení nákladů
• podklady pro audit
BOSS - Back Office Support System
Datové schránky
• Archivace zpráv
• Jistota výběru schránky
• Přehled o zpracování
• Bezpečnost
BOSS - Back Office Support System
Datové schránky
Přehled zpráv dle oprávnění
BOSS - Back Office Support System
Datové schránky
Podpora zpracování
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
• Drobný majetek
• Přehled přiděleného majetku
• Žádanky na pořízení
• Podpora pro SW audit
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
Přehled majetku
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
Definice libovolného množství typů
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
Sledování umístění, odpovědné osoby
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
Report pohybu majetku
BOSS - Back Office Support System
Vybavení
Žádosti na pořízení majetku
BOSS - Back Office Support System
Vyúčtování telefonů
• Automatické zpracování výpisu
• Aplikace nastavených pravidel
• Přehled čerpání
• Podklady pro změnu tarifů
• Úspory až 40 %
BOSS - Back Office Support System
Vyúčtování telefonů
Vedoucí – přehled po pracovnících
BOSS - Back Office Support System
Vyúčtování telefonů
Detailní přehled konkrétního měsíce
BOSS - Back Office Support System
Vyúčtování telefonů
Nastavení limitů na SIM kartě
BOSS - Back Office Support System
Schvalování práv
• Převedení pravomocí na odpovědné uživatele
• Schválený stav = skutečný stav
• Podklady pro audit změn
• Přehled práv, jejich převedení a zrušení
BOSS - Back Office Support System
Schvalování práv
Žádost o změnu
BOSS - Back Office Support System
Schvalování práv
Přehled práv uživatele
BOSS - Back Office Support System
Personální ředitelka
Zodpovědná za
• nábor pracovníků a jejich
zapojení do organizace
• seznamování pracovníků
s interními předpisy
• přehled o čerpání volna
BOSS - Back Office Support System
Nepřítomnosti
• Přehled o čerpání
• Hlídání nastavených pravidel
• Informace o nepřítomnosti dalších osob
• Provázání se mzdovým systémem
• Provázání s MS Exchange kalendářem
BOSS - Back Office Support System
Nepřítomnosti
Přehled uživatele
BOSS - Back Office Support System
Nepřítomnosti
Při schvalování informace o kolezích
BOSS - Back Office Support System
Nepřítomnosti
Definice typů a pravidel
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
• Schvalování
• Definice seznamovaných
• Testování
• Sledování platnosti
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
Definice cílové skupiny
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
Testovací otázky (nepovinné)
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
Obnovování po určité době
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
Přehled o seznámených
BOSS - Back Office Support System
Směrnice
Zaměstnanci mají přehled
BOSS - Back Office Support System
Procesy
Systeum.cz
BOSS - Back Office Support System
Hromadné procesy• Nástup zaměstnance• Změna zařazení pracovníka• Odchod pracovníka
BOSS - Back Office Support System
Jednotlivé procesy• Přidělení přístupu• Dovolené• Změna telefonního čísla• Žádost o nový počítač, vozidlo
• Uživatelsky definovatelné oběhy
• Hlídání termínů
• Podpora zástupců
• Definice typických variant žádostí
BOSS - Back Office Support System
Schéma systému
Jádro systému
Vozidla
Vyúčtování telefonů
Dovolené
Směrnice
Evidence přístupů
BOSS - Back Office Support System
Jádro systému
• Definice uživatelů, jejich práv a zařazení
• Evidence úkolů a aktivit napříč moduly
• Podpora vícejazyčného prostředí
• Sledování historie změn záznamů
• Kurzovní lístky, svátky, správa příloh
BOSS - Back Office Support System
Organizační struktura
• Zobrazení organizační struktury
• Respektování priorit útvarů a osob
• Telefonní seznam s možností hledání dle parametrů
• Podpora žádosti o změnu čísla
BOSS - Back Office Support System
Vývoj od roku
2006 Mexconnect.com
BOSS - Back Office Support System
Technologie
BOSS - Back Office Support System
www.youtube.com/TheBOSSProduct
BOSS - Back Office Support System
BOSS - Back Office Support System
DIGI TRADEMartin Humpolec
Tel. 222 722 [email protected]://www.digi-trade.cz/boss